Planificarea timpului de lucru nu este doar un set de cuvinte frumoase, ci un sistem de cunoștințe care poate fi benefic atât la nivel individual, cât și la scara întregii întreprinderi.

O sa inveti:

• Ceea ce oferă planificarea rațională a timpului de lucru la întreprindere.
• Care sunt metodele de programare a timpului de lucru.
• Care sunt regulile pentru programarea eficientă a timpului de lucru.

Nu este un secret pentru nimeni că eficiența organizației este influențată nu în ultimul rând de rentabilitatea muncii zilnice a personalului de conducere. Absența tehnicilor și metodelor moderne de lucru, refuzul de a îmbunătăți stilul individual de muncă de către lider și subalternii săi duc la faptul că dificultățile în stabilirea muncii unei astfel de echipe devin o axiomă.

Componentele care determină cât de pregătit este un manager pentru succes sunt destul de simple. Acestea sunt abilitățile, abilitățile lui, cunoștințe profesionaleși, desigur, calități personale. Cu toate acestea, nu trebuie ignorată analiza factorilor cauzali care provoacă probleme și dificultăți, precum și dorința de a le depăși și de a îmbunătăți calitatea muncii. Aici vine în ajutor utilizare raționalășeful timpului de lucru, cu alte cuvinte, planificarea acestuia. La urma urmei, este conceput pentru a elimina defectele procesului zilnic de muncă.

Eficacitatea planificării timpului de lucru se bazează pe obiectivele activităților în funcție de durata acestora: pe termen scurt și pe termen lung. Un astfel de cadru de management nu necesită efort suplimentar, deoarece toate acțiunile și activitățile identificate și-au primit termenele limită în timpul procesului de organizare.

Scopurile stabilite de lider au două funcții: de a determina acțiunile necesare implementării lor și de a stimula implementarea lor. Când un lider își stabilește o sarcină clară, acțiunile sale devin conștiente în implementarea acesteia. Stabilirea obiectivelor este a forta motrice, încărcând silueta cu energie până la chiar atingerea rezultatului.

Pentru ca planificarea echilibrului timpului de lucru să fie cât mai eficientă, managerul trebuie să recurgă la tactica „perioadelor de planificare” (pot fi diferite perioade de timp: an, lună, săptămână, zi). Particularitatea constă în individualitatea fiecărui astfel de interval, ceea ce implică crearea de planuri separate care să reflecte perioada de timp corespunzătoare.

Astfel, principalul accent pozitiv planificare adecvată timpul liber devine însuși câștigul timpului. Managerul va dobândi capacitatea de a atinge eficient și fructuos obiectivele de lucru descrise și, în același timp, va petrece cât mai puțin timp posibil. În organizarea muncii individuale, rolul planificării este greu de supraestimat: la urma urmei, ajută la pregătirea pentru îndeplinirea obiectivelor și la structurarea timpului alocat muncii.

Cum să delegați sarcini pentru a economisi 25% din timpul de lucru: listă de verificare

Pentru a face față fluxului uriaș de informații și pentru a vă dezvolta afacerea, este important să vă gestionați timpul rațional și să nu pierdeți energie cu sarcini de rutină. Pentru a face acest lucru, trebuie să delegați în mod corespunzător sarcinile subordonaților și să monitorizați implementarea acestora.

Verificați lista de verificare pregătită de redactorii revistei Director Comercial pentru a vedea dacă vă gestionați corect timpul sau faceți greșeli în delegarea sarcinilor și rămâneți treaz la muncă.

Metode de planificare a timpului de lucru

Principiul Pareto

Wilfred Pareto (1848–1923) a formulat principiul că în cadrul unui anumit grup, importanța obiectivă a unei anumite părți mici va fi mult mai mare decât ponderea sa relativă în acest grup. Pareto în modelul său a folosit formula 80/20, care a început să fie aplicată peste tot.

• Din 20% din mărfurile vândute, puteți obține 80% din profit.
• 80% din bunurile rămase vor aduce doar 20% din profit.
• 20% dintre greșeli cauzează 80% din pierderi.
• 80% din alte greșeli cauzează 20% din pierderi.

Acest principiu nu a fost ocolit de fanii planificării timpului de lucru. Dacă îl proiectați asupra muncii unui manager, atunci rezultatul va fi următorul: pentru a obține 80% din rezultate, trebuie să petreceți doar 20% din timpul de lucru. Restul timpului petrecut aduce doar 20% din rezultatul total.

În limbajul procesului de muncă, aceasta ar însemna că munca uşoară şi plăcută, care necesită un minim de efort, dar un timp decent de lucru, nu ar trebui să fie o prioritate. Este necesar să începeți activitățile cu o atenție maximă a importanței fiecărei sarcini. În primul loc de lucru, planificarea ar trebui să fie întrebări vitale.

Pentru implementarea deplină a principiului Pareto în materie de planificare rațională și urmărire a timpului, este necesar să se analizeze toate sarcinile pentru procentul contribuției lor la rezultatul general și, de asemenea, să le distribuie pe categorii ABC.

Planificarea ABC

Baza analizei ABC este experiența care arată că proporțiile cazurilor de importanță mai mare și mai mică sunt adesea aproximativ aceleași. Literele A, B și C sunt folosite pentru a clasifica semnificația sarcinilor în raport cu atingerea obiectivelor în trei clase. Acest principiu a atras mulți manageri.

De asemenea, puteți utiliza această analiză pentru a planifica modul în care vă folosiți timpul de lucru. Principalul lucru este să vă amintiți ce să distribuiți timp de lucru este necesar în ceea ce priveşte importanţa sarcinilor, şi nu laboriozitatea şi ponderea lor în planul general de activitate.

Analiza ABC vine din experiență bazată pe trei piloni.

• Sarcinile de categoria A (cele mai importante) primesc 15% din totalul sarcinilor managerului. În ciuda ponderii relativ scăzute în planificare, ei contribuie cu 65% la atingerea obiectivelor.
• Sarcinile de categoria B (importante) reprezintă aproximativ 20% din totalul sarcinilor, iar importanța lor este, de asemenea, estimată la 20%.
• Sarcini de categoria C (ca cea mai puțin importantă): li se acordă aproximativ 65% din cifra totală, dar importanța lor este neglijabilă - doar 15% din ponderea relativă.

În consecință, la planificarea timpului de lucru, analiza ABC se concentrează pe îndeplinirea inițială a sarcinilor din categoria A, deoarece acestea aduc partea leului din eficacitatea activității finale de muncă. Urmează la rândul lor întrebările din grupa B, a căror contribuție la rezultatul final nu trebuie neglijată nici. Și, în sfârșit, puteți decide deja ce să faceți cu sarcinile rămase din categoria C: contribuiți la planificarea timpului de lucru sau delegatul.

Principiul lui Eisenhower în planificarea timpului de lucru

Matricea Eisenhower (priorități) a câștigat o largă recunoaștere ca instrument de planificare a timpului personal și de lucru.

Este format din patru câmpuri (cadrante), unde fiecare dintre ele corespunde unei anumite categorii de sarcini. Categoriile sunt construite pe baza a două principii: importanța și urgența. Relația lor este cel mai bine demonstrată vizual în figura de mai jos.

Cadranele se completează numai dacă cazurile introduse în ele corespund unui anumit câmp. Pentru a înțelege pe deplin cum funcționează această matrice, trebuie să definiți sarcinile care corespund fiecărui cadran. Merită să ne amintim că matricea va fi eficientă numai pentru sarcini de-a lungul zilei sau alte perioade scurte de timp.

1. Cadranul 1: Important și Urgent

Inima matricei Eisenhower este tocmai primul cadran, deoarece este plină de secretul principal- este lăsat gol. Acest lucru va indica faptul că o persoană are abilitățile de a planifica eficient timpul de lucru pentru a atinge obiectivele.

Prezența cazurilor care susțin primul cadran indică munca practică constantă în viața și munca unei astfel de persoane. În consecință, o persoană nu este obișnuită cu repartizarea treburilor și îndatoririlor sale, ci în schimb amână tot ce poate până în ultimul moment. Și, când termenele limită se împlinesc, se apucă de treabă.

Desigur, cel mai bine este să preveniți eventualele situații dacă vă gândiți la toate dinainte. La urma urmei, există un principiu binecunoscut conform căruia este întotdeauna mai dificil să eliminați consecințele decât să prevăd toate necazurile posibile. În cazul în care astfel de cazuri pot fi efectuate de alte persoane, acestea ar trebui transferate.

1. Cadranul 2: Important și neurgent

În planificarea timpului său de lucru, Eisenhower a determinat sarcinile din al doilea cadran ca fiind cele mai importante sarcini. Dacă executantul îndeplinește în mod constant sarcina plasată în acest cadran în timp util, atunci își poate permite să petreacă atât de mult timp cât este necesar. El nu va fi bântuit de tam-tam, grabă și diverse consecințe negative. Acest lucru este foarte asemănător cu o programare la medic: la fel cum o examinare preventivă a ochiului va preveni probleme mai grave de vedere, momentul potrivit pentru a lucra la raport va evita procesarea urgentă peste noapte.

Planificarea și contabilizarea timpului de lucru în cadrul celui de-al doilea cadran se realizează astfel încât să se atingă obiectivele personale ale angajatului.

Și deși sabia lui Damocles nu atârnă peste muncitori sub forma urgenței muncii, ceea ce ne permite să ne concentrăm asupra calității muncii, nu trebuie să uităm că există încă termene limită și trebuie monitorizate, deoarece neîndeplinirea sarcinii celui de-al doilea cadran o transferă automat la primul. Și acest rezultat este plin de consecințe pentru planificarea timpului personal.

1. Cadranul 3: Urgent și nu important

Tipul de cazuri corespunzătoare celui de-al treilea cadran nu vă permite să vă concentrați mai mult chestiuni importante din cauza urgentei sale. Și astfel de cazuri sunt ușor confundate cu cazurile din primul cadran. Cu toate acestea, merită să tragem o linie între urgent și important, deoarece aceste concepte nu sunt sinonime. Există o modalitate simplă de a determina acest lucru: trebuie să vă întrebați dacă aceasta sau acea sarcină vă aduce mai aproape de îndeplinirea unui obiectiv dat. De obicei, cazurile din al treilea cadran primesc un răspuns negativ.

Cel mai adesea, problemele casnice sunt aduse în acest cadran: curățătorie chimică a hainelor la sfârșitul sezonului, ajutorarea vecinilor într-o problemă urgentă, întâlniri și negocieri neimportante. Există un alt exemplu - repararea computerului, dar aici ar trebui să fii extrem de atent: dacă acest echipament este necesar pentru lucru, atunci repararea lui va deveni o sarcină de importanță capitală (adică primul cadran), iar dacă este folosit numai pentru divertisment, atunci chiar locul acestei probleme este în al treilea cadran.

Afacerile acestui cadran nu numai că nu se încadrează în planificarea timpului de lucru, dar chiar distrag atenția de la obiectivele principale și selectează timp prețios. Cel mai bine este să le ignorați dacă este posibil. Cum să determinați importanța unei sarcini pentru dvs.? Foarte simplu. Ar trebui să vă puneți întrebarea: „Ce se va întâmpla dacă nu fac asta?”

1. Cadranul 4: Nu este important și nu este urgent

Această categorie include treburile vieții noastre de zi cu zi care nu au nimic de-a face cu munca: rețele sociale, forumuri, navigarea pe internet, jocuri pe calculator, vizionand seriale. Da, o astfel de activitate este cu siguranță plăcută, dar nu este obligatorie.

În general, această activitate reduce semnificativ productivitatea zilei de lucru, Eisenhower a numit cazurile din această categorie „devoratoare de timp personal”.

Luați, de exemplu, o serie care durează 200 de ore - în ceea ce privește recalcularea, obțineți o săptămână întreagă de timp pierdut, care ar fi putut fi folosit cu un beneficiu mult mai mare.

Prin urmare, este necesar să vă identificați consumatorii personali și să depuneți eforturi pentru a avea un control strâns asupra lor prin planificarea nu numai a muncii, ci și a timpului personal.

Există și lucruri de rutină în acest cadran care nu sunt atât de plăcute pentru mulți: de exemplu, spălarea vaselor, curățarea, gătitul. Și aici merită să cauți un compromis cu acele persoane cu care locuiești în aceeași casă, pentru a planifica o încărcătură uniformă.

Indiferență sănătoasă: instrucțiuni pentru cei care nu cred în managementul timpului

Instrucțiunea, care a fost pregătită de redactorii revistei Director Comercial, vă va spune cum să găsiți armonia în viață, chiar și în situații fără speranță, explică ce atitudini impuse de societate și mass-media de care trebuie să scapi urgent și să-ți spună ce să faci dacă nici măcar nu ai suficiente zile pentru a face față muncii.

Tabel de planificare a timpului de lucru

Iată un exemplu simplu sub forma unui tabel.

marţi		Subsarcină	Un comentariu
	Verificați lista de activități
	naveta la serviciu
	Apeluri telefonice		Preluați două numere de contact din e-mailul de la serviciu
	Scrierea articolului	Analiza materialului
	Scrierea articolului	Traducere materiale suplimentare dintr-o limbă străină și dactilografiarea textului principal	Nu uitați să emiteți note de subsol la surse și să corectați cratimele de pe liniuță
	Du-te la editor
	întâlnire
miercuri

Acest exemplu demonstrează clar principiul construirii planurilor de lucru. Dacă este necesar, tabelele pot fi de mai mare adâncime, cu spațiu extins pentru note. Nu contează ce program va fi folosit pentru a implementa, să zicem, un individ planificarea timpului de lucru al managerului/specialistului. Masa - instrumentul este universal, poate fi desenat chiar și pe hârtie simplă. Ceea ce este cu adevărat important este să poți să-l adaptezi pentru tine, sarcinile și obiectivele tale și să stabilești la ce intervale de timp va fi folosit: pe zile, săptămâni, luni.

Cum este planificarea fondului de timp de lucru

Etapa inițială de planificare este de a analiza parametrii inițiali ai sistemului - prezența activității de îmbunătățire a fondului de timp de lucru (FW) și direcțiile acestuia. Urmează apoi răspunsul la întrebări: cine este responsabil pentru această activitate (specialişti, servicii) şi planificarea ei? În ce măsură se ia în considerare programul de lucru? Timpul petrecut este monitorizat? Sunt dezvăluite rezervele FRV? Sunt luate măsuri pentru a reduce pierderea timpului de lucru în etapa de planificare? Ce metode sunt folosite pentru aceasta?

Următoarea etapă este analiza aplicării PDF-ului. În cadrul acestuia, ei studiază dinamica producției de muncitori (cu referire la timp - orar, zilnic, anual) și identifică factorii care o influențează; analizați starea PDF-ului și determinați oportunitățile neutilizate pentru a reduce anumite tipuri de absenteism; elaborarea datelor observaționale privind funcționarea fondului de timp de lucru etc. Mai multe detalii despre metodele de analiză a utilizării fondului de timp de lucru se găsesc în literatura educațională și metodologică.

Baza de informații pentru analiza PDF-ului o constituie datele de înregistrări statistice și de timp ale orelor de lucru; un rezumat al contabilității primare (un pliant despre timpul inactiv, angajarea orelor suplimentare, despre eliminarea căsătoriei); autofotografii și fotografii ale timpului de lucru; datele de sondaj și chestionare.

Analiza examinează aplicarea întregului PDF și a acestuia părțile constitutive- fonduri pentru toată ziua și în cadrul schimburilor în cadrul diverse niveluriîntreprinderi (diviziuni structurale, întreprinderea în ansamblu, profesii și grupuri). Această abordare face posibilă detectarea „gâturilor de sticlă” cărora ar trebui să li se acorde atenție în primul rând. Rezultatul analizei este o evaluare a rezervelor pentru îmbunătățirea utilizării PDF-ului și, în consecință, creșterea eficienței planificării timpului de lucru.

Rezultatele obținute sunt folosite pentru a planifica un fond util de timp de lucru. Acest eveniment include pregătirea unui buget de echilibru planificat, o comparație a componentelor acestuia cu normele întreprinderii, precum și economisirea timpului de lucru pentru costuri neproductive. Metodele de repartizare a soldului timpului de lucru au primit o acoperire adecvată în materiale și manuale educaționale.

Planificarea și analiza timpului de lucru au dobândit caracteristici specifice în condiții economie de piata. De exemplu, concediul administrativ obligatoriu este benefic pentru întreprindere în ceea ce privește costurile acesteia. Munca cu fracțiune de normă și-a pierdut statutul de rezervă.

O abordare diferențiată pentru angajații permanenți cu normă întreagă devine relevantă în planificarea ECF, angajați temporari; în muncă cu jumătate de normă.

În scopul organizării și planificării cât mai eficiente a timpului de lucru, la întreprindere se iau măsuri speciale: socio-economice, organizatorice, tehnice și terapeutice și profilactice. Ele se reflectă în diverse planuri organizatorice și tehnice, planificarea pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă etc. Implicarea participanților externi ar trebui discutată cu autoritățile locale și abia apoi să fie inclusă în planificarea activității. Orice eveniment trebuie să fie furnizat de resurse.

Cum să vă planificați corect timpul de lucru

Regula 1. Ridică-te în același timp

Acest stadiul inițial orice planificare este foarte disciplinată și contribuie la un val de forță.

Regula 2 Dispoziție pozitivă la începutul zilei

Lucrează-ți starea de spirit în fiecare dimineață, deoarece afectează foarte mult rezolvarea sarcinilor pentru atingerea obiectivelor. Pentru a face acest lucru, vă puteți adresa trei întrebări:

• Cum mă va aduce „azi” mai aproape de succes?
• Ce ar trebui să fac pentru a face astăzi cât mai multă bucurie?
• Ce trebuie făcut în această zi pentru a vă menține sănătatea?

Răspunsul la aceste întrebări și crearea unei motivații pozitive nu depășesc adesea două minute. Oferă-le ție înainte de a începe activitatea standard de dimineață.

Regula 3

Cheia unei dimineți armonioase este un somn bun și un mic dejun bun. Dar mulți le donează, scuzați de lipsa de timp. Cu toate acestea, ambele misiuni necesită prioritizare doar în etapa de planificare a rutinei zilnice - în esență, trebuie doar să-ți aloci timpul în așa fel încât să te culci devreme.

Regula 4: Luați în considerare factori precum oboseala atunci când vă planificați ziua de lucru

Mulți oameni simt că productivitatea lor în muncă fluctuează ca un val sinusoid toată ziua. Acest lucru nu depinde de bioritmurile zilnice - dacă ești o „lacără” sau o „bufniță”. Merită să aflați că perioadele dvs. personale de activitate cresc și să plasați cele mai importante lucruri pentru acest interval zilnic în planificarea activității. Este mai bine să vă dedicați după-amiaza muncii de rutină zilnică care nu are o importanță deosebită.

Regula 5. Ia pauze la timp

Una dintre regulile de bază pentru planificarea timpului de lucru este o scurtă odihnă, deoarece permite organismului să se recupereze și să readuce atenția asupra muncii. Asigurați-vă că faceți pauze scurte de lucru, setați singur durata și frecvența. Amintiți-vă de regularitate.

Regula 6

Încercați să nu săriți la muncă și aduceți munca pe care ați început-o la concluzia ei logică. Nu te lasa distras de lucruri mai mici, pentru ca ele fura timpul de lucru. Amintiți-vă că, de fiecare dată când vă întoarceți la munca deja începută, va trebui să repetați acțiunile vechi, iar acest lucru va afecta echilibrul planificării activității personale.

Regula 7

Străduiți-vă să umpleți toate golurile nesocotite din programul dvs. (așteptare la coadă, întâlnire neinformativă) cu activități utile. Definiți-i singur esența punându-vă întrebarea: „Cum pot completa aceste minute pentru a obține beneficiul maxim?”

Regula 8: Respectați principiul 70/30

Trebuie să înregistrați doar 70% din timpul de lucru în jurnal. Altfel, chiar dacă îți programezi ziua de lucru 100%, nu vei primi garanții că toate sarcinile vor fi finalizate, cu atât mai mult: multe acțiuni nu vor coincide cu programul. Scopul planificării timpului de lucru conform acestui principiu este economisirea sistem nervos de suprasarcini, prevenind senzatia de masinarie si izolarea intr-un cadru rigid.

Regula 9. Seara, fă-ți un plan pentru mâine

Fă-ți planificarea pentru mâine la sfârșitul zilei de azi și fă-o sub forma unei liste scrise pentru a nu pierde nimic. Este mai bine să stabiliți în prealabil importanța cazurilor și să le distribuiți în coloane. Acest lucru va face posibilă concentrarea asupra sarcinilor necesare, iar cele mai puțin semnificative pot fi mutate în caz de forță majoră.

Regula 10

O regulă imuabilă pentru toată lumea. Cu cât poți găsi mai des timp pentru odihnă, cu atât vei lucra mai târziu mai productiv. În această perioadă, puteți pune lucrurile în ordine la locul de muncă, în casă, puteți spăla vasele, puteți citi o revistă sau o carte, puteți face o plimbare pe aer proaspat pentru a-i ajuta pe cei din jur. Dacă nu o puteți face spontan, planificați și acele acțiuni.

Regula 11. Fii realist cu privire la abilitățile tale

Nu te copleși cu o cantitate imensă de muncă, crezând că poți face față oricăror munți. Abordați cu sobru evaluarea propriilor puncte forte și luați mai bine ceea ce vi se garantează că veți face față într-o zi/săptămână/lună, o astfel de planificare a timpului de lucru va fi mai eficientă.

Regula 12

Această abordare a articolelor de pe masă și de la birou vă ajută să economisiți timp în viitor. Fă-o regulă, după ce ai folosit un lucru, întoarce-l acolo unde l-ai luat. Setați locații specifice pentru tipuri diferite lucruri - un dosar pentru hârtii, o casetă de creion, un sertar de birou sau o casetă de selectare.

Regula 13 stil de viata sanatos viaţă

S-ar părea, de ce lucrătorii de birou au nevoie de sport, yoga, fitness, alimentație adecvată, gimnastica? Apoi, că un corp sănătos și bunăstare sunt cel mai bine adaptate la energia pozitivă și pregătirea pentru o activitate de muncă extrem de productivă, mai ales după planificarea sa de calitate.

Regula 14

Cel mai bun mod de a se autoorganiza în planificare și implementare activitate profesională- să experimenteze un sentiment de satisfacție și dragoste pentru munca lor. Avantajul său este că motivația nu trebuie scoasă cu clești, vine de la sine și în volume mari.

Planificarea și organizarea timpului de lucru al șefului

Sfat 1. Examinați planurile pentru ziua respectivă

Pentru a face acest lucru, puteți utiliza analiza ABC sau matricea Eisenhower. Chiar și o pregătire de zece minute pentru o zi de lucru poate economisi până la două ore pe zi. Folosește-le bine.

Sfat 2. Formarea blocurilor de cazuri similare

O persoană distrasă în mod constant are nevoie de mult mai mult timp pentru a lucra decât o persoană concentrată și entuziastă. Acest lucru se datorează nevoii unui alt „demaraj” și „imersie”, adică o revenire la activitatea de muncă. Blocurile de același tip de sarcini vor ajuta la economisirea timpului de lucru: sunt mai ușor de reparat în etapa de planificare a activității.

Sfatul 3: Fă-ți timp pentru tine la serviciu

Adesea, vizitatorii, subordonații sau clienții la telefon distrage atenția de la sarcinile directe. Toate creează interferențe puternice în îndeplinirea sarcinilor cu adevărat importante, perturbă echilibrul timpului de lucru. În acest sens, este imposibil să fii accesibil tuturor și tuturor pe tot parcursul întregului Ziua Muncii Atât la birou, cât și la telefon. În procesul de programare a orelor de lucru, maeștrii meșteșugurilor lor își organizează ei înșiși goluri atunci când nimeni nu îi va deranja. De asemenea, puteți folosi instrumentele lor, de exemplu, setați orele de primire a vizitatorilor, utilizați un robot telefonic.

Sfat 4: Alocați timp limitat pentru fiecare sarcină de lucru

Durata unui anumit tip de muncă depinde direct de timpul disponibil. Chiar și cea mai mică sarcină este supusă planificării: învățați să acordați sarcinii exact cât timp este nevoie pentru a o îndeplini. De exemplu, negocierile de afaceri nu trebuie amânate, ar trebui să discutați toate problemele de interes cât mai mult posibil, dar nu mai mult de o oră. Acest lucru se poate face cu ajutorul unor termene și reglementări stricte. fii ghidat regula simpla: „Timpul înseamnă bani”, apreciați-i și salvați-i.

Sfat 5: Folosiți delegarea

Niciun actor care respectă timpul nu ar trebui să facă singur toate sarcinile. Această abordare a fost deja descrisă în principiile și regulile de planificare a timpului de lucru: tot ceea ce poate fi delegat altor persoane (65% din sarcinile care consumă timp și efort, dar nu aduc rezultate semnificative) ar trebui să le fie delegat. Acest lucru se aplică nu numai asistenței angajaților, ci și utilizării asistenței din partea agențiilor terțe, organizațiilor, firmelor de consultanță.

Sfat 6. Împărțiți sarcinile mari în componente

Oamenii au tendința de a se sustrage sarcinilor mari sau voluminoase, în toate modurile posibile pentru a întârzia implementarea acestora, deoarece rezultatul le pare prea îndepărtat. Acest fapt indică abilități slabe de planificare a timpului personal, dar poate fi ocolit. Cazuri care dau cel mai mult rezultat rapid ca aproape toată lumea. Acest lucru a fost observat de Albert Einstein pe exemplul tăierii lemnului. Același lucru se poate face cu obiectivele pe termen lung și proiecte mari: împărțiți-le în sarcini mici, planificați-le și apoi finalizați-le metodic într-o perioadă de timp (de exemplu, două ore pe zi). După, să zicem, o săptămână, vor apărea primele rezultate - obiectivul primei părți a proiectului va fi atins (conform planificării), acest lucru va da putere și motivație pentru a continua să lucreze în această direcție.

Sfat 7. Stabiliți termene limită personale pentru sarcinile prioritare

Când știți dinainte care cazuri vor fi prioritare pentru luna în curs, acestea pot fi notate în calendarul de lucru și luate în considerare în planificarea personală împreună cu aceleași negocieri/întâlniri. Astfel, atunci când va fi necesar să faceți un alt eveniment sau acțiune pentru această dată, acesta va fi deja „rezervat”, ceea ce vă reamintește încă o dată de semnificația obiectivă a sarcinii. Acest sfat are o valoare deosebită în ceea ce privește planificarea activităților de lucru.

Sfat 8: organizează-te la locul de muncă

În primul rând, se referă la comanda de pe desktop. Pe el ar trebui lăsate doar acele documente, fără de care este imposibil să se facă sarcinile din categoria A. Această acțiune are un fundal psihologic: ordinea pe masă ajută la ordinea în gânduri, iar lucrările suplimentare necesită timp.

Sfat 9. Încearcă să nu-i lași pe alții să-ți pună responsabilități suplimentare

Adesea, liderii sunt interesați și implicați în lucruri noi, extinzându-și domeniile de competență. Ieșind din interes personal la întâlnirile la care un angajat nu participă de obicei, acesta poate intra în grupuri de lucru sau poate primi sarcini suplimentare care nu sunt incluse în planul său și, ca urmare, devin o povară pentru munca principală și planificarea acesteia. Cel mai bine este să verificați din nou toate acțiunile dvs. pentru relevanța lor în cadrul postului, îmbunătățindu-vă astfel abilitățile de planificare a timpului.

Sfat 10. Evaluează cât de importante și urgente sunt lucrurile în care ei vor să te implice brusc.

Forța majoră și alte probleme urgente sunt o întâmplare comună pentru orice firmă sau întreprindere, chiar dacă se străduiește să funcționeze în cadrul unei planificări stricte. Pentru a le rezolva, sunt mobilizate toate resursele disponibile. Dacă sunteți de acord să ajutați în situația actuală, amintiți-vă că acest lucru vă va lua timp de la sarcinile importante curente din programul dvs., așa că cântăriți întotdeauna dacă merită sacrificate.

Sfatul 11 ​​Nu acționați din impuls - luați decizii inteligente

Uneori anumite solutii primit ca urmare a unui impuls, a unui impuls necontrolat. Dar acest lucru provoacă abateri în program și interferează cu planificarea eficientă a orelor de lucru pentru atingerea obiectivului. Dacă simțiți o dorință momentană de a face ceva (de exemplu, sunați), luați în considerare cu atenție și cântăriți dacă chiar merită să faceți ceea ce ați planificat.

Sfat 12. Stabiliți-vă prioritățile corect

Într-un flux mare de cazuri - conferințe, întâlniri, apeluri, mesaje text - poate fi foarte dificil de navigat, iar atunci când preiei totul deodată sau îl apuci în părți din capete diferite, ajungi să ai foarte puțin timp. Aici este util să amintim un astfel de mod de planificare a timpului ca o matrice de priorități și să începem cu implementarea unor sarcini clar definite și fără ambiguitate semnificative, trecând treptat către cele mai puțin importante.

Planificarea timpului de lucru al secretarului șefului

Principala sarcină și scopul planificării timpului individual de lucru al secretarului este de a ușura cât mai mult posibil șeful și de a-l ajuta să-și aloce timpul. Este sarcina de a crește eficiența utilizării tuturor orelor și minutelor posibile pentru activitatea de muncă. Și asta înseamnă că sarcinile și planificarea activităților șefului și secretarului sunt interdependente.

În primul rând, secretarul ajută la organizare, pregătire și tipuri manageriale munca, eliberează șefului spațiu pentru creativitate. În acest scop, asistentul trebuie să cunoască rutina zilnică a nivelului superior, programul sarcinilor sale pentru toate perioadele posibile - zi/lună/trimestru. Planificarea eficientă a timpului de lucru al secretarului depinde de programul supervizorului său imediat, deoarece acesta pregătește toate întâlnirile, negocierile și alte chestiuni (primirea vizitatorilor, documente) care sunt în programul șefului. Un rol cheie în planificare îl joacă ierarhia sarcinilor în funcție de valoarea și importanța acestora.

În plus, atribuțiile secretarului includ și alte activități care nu depind de regimul zilei autorităților (și se reflectă în planificarea activității de muncă): aceasta este verificarea corespondenței și răspunsul la corespondență, gestionarea documentelor, un control. dosar etc. Abilitățile asistentului de planificare a timpului trebuie să fie superioare. Punctele de pornire ale programului său sunt întotdeauna activități repetitive, de exemplu:

• pregătiți locul de muncă al capului;
• aranjați-vă propriul loc de muncă;
• gestionează toate tipurile de e-mailuri primite;
• vizualizați fișierul de control;
• furnizează autorităților un rezumat al stării de fapt și clarifică programul pentru ziua în curs.

Luați în considerare un exemplu simplu de planificare a timpului de lucru în raport cu programul managerului. Programul de acțiune al secretarului va arăta cam așa. Când șeful plănuiește o întâlnire la 11:00, atunci planul asistentului de la 10:30 va marca organizația sa cu toate acțiunile ulterioare: memento, fotocopiarea materialelor, curățarea sălii de conferințe, înregistrarea în jurnal. Dacă la ora 14:00 managerul a planificat negocieri în afara biroului, atunci programul secretarului va include articole despre apelarea unei mașini și colectarea documentelor. De asemenea, lista lucrărilor indică cu cine și la ce oră trebuie să conectați șeful conversație telefonică, ce documentație trebuie corectată și ce trebuie completat de la zero etc.

Cea mai bună opțiune este de a determina, împreună cu șeful, un interval de timp constant pentru activitățile zilnice: semnarea documentelor, primirea vizitatorilor. Acest lucru va îmbunătăți munca și va ajuta la planificarea timpului de lucru atât al specialistului, cât și al asistentului său. Atunci când elaborați un program de lucru, trebuie să lăsați o rezervă decentă în cazul unor sarcini bruște urgente și importante, apeluri telefonice și alte urgențe.

Secretarul dedică sfârșitul zilei de lucru trimiterii corespondenței de ieșire și, de asemenea, planifică evenimente pentru mâine.

Când ziua de lucru s-a terminat, iar managerul întârzie la birou, asistentul poate pleca acasă doar dacă există un acord corespunzător între ei și îi pune la dispoziție șefului toate datele necesare.

Înainte de a părăsi sediul, secretarul îndepărtează toate documentele, închide dulapuri, seifuri, oprește echipamentele electronice (acest lucru nu se aplică la telefon, modem, fax), pune în ordine locul de muncă.

Programarea timpului managerului

Esența planificării este pregătirea pentru implementarea obiectivelor și reglementarea timpului de lucru. Principiile de planificare a timpului de lucru al managerului nu diferă mult de principiile generale ale reglementării muncii. Aplicare rațională resursele proprii de timp implică înțelegerea funcțiilor, scopurilor, obiectivelor și bugetului de timp.

În procesul de organizare a timpului de lucru al unui specialist se folosesc tehnici de planificare larg cunoscute. Managerul trebuie să fie ghidat de următoarele reguli:

• 60% din planul zilnic de lucru este alocat muncii programate;
• 20% din timp - pentru acțiuni neprevăzute;
• ultimii 20% sunt cel mai bine lăsați pentru sarcini spontane.

Structurile organizatorice „plate” sunt folosite în întreprinderile mici pentru a rezolva probleme complexe în condiții de incertitudine semnificativă. Astfel de unități se caracterizează prin următoarele dezavantaje: volumul excesiv de muncă al managerilor, dificultatea de a controla acțiunile un numar mare oameni, precum și dificultăți asociate cu coordonarea activității departamentelor.

Timpul petrecut (mai ales dacă nu este notat în faza de planificare) trebuie înregistrat cu o indicație obligatorie despre ce și cum a fost utilizat. Acest lucru contribuie la faptul că, după ce a primit o imagine completă a costurilor timpului său de lucru, managerul își va putea organiza mai eficient planificarea în viitor; în vederea elaborării unui plan de calitate, sarcinile vor fi împărțite pe termen scurt, mediu și lung.

Regularitatea, consecvența și consecvența ar trebui să fie poziționate ca principii principale ale planificării. Trebuie să urmați unul dintre principii importante activități de planificare – realitatea scopurilor: preia cât mai multe responsabilități va fi posibil să le îndeplinești.

În centrul cheltuirii raționale a timpului de lucru al managerului se află planul său pe termen lung. Acesta este un sistem multianual, ținând cont de ce planuri anuale și trimestriale sunt create. Acesta din urmă poate fi coordonat cu anual și poate fi împărțit în lunar. Planurile zilnice și săptămânale le corespund pe deplin și, în același timp, reflectă cel mai exact utilizarea timpului de lucru al managerului. Planificarea activitatilor de munca la nivel de o zi este un pas important in planificarea de ansamblu a activitatilor de munca ale managerului, este supusa monitorizarii si ajustarii constante in functie de situatie.

Gândește-te la cele mai mari eșecuri ale tale din viață. Certe, neînțelegeri care ți-au schimbat întreaga viață într-un mod negativ. Examene nereușite, interviuri de angajare etc. Motivele unor astfel de eșecuri sunt similare, de regulă, sunt rezultatul unei pregătiri proaste și al acțiunilor neplăcute, mai jos vom analiza cum să faceți totul și să vă planificați ziua/săptămâna.

Ce se va întâmpla dacă un sportiv încetează să se antreneze cu o lună înainte de Jocurile Olimpice - aptitudinile și forța musculară se vor slăbi semnificativ și va ocupa unul dintre ultimele locuri. Ca și în sport, în orice afacere ai nevoie de o bună pregătire, fără de care șansele de succes sunt mult reduse.

Factorul cheie în pregătire este planificarea "Regula 6 P": Planificarea întreprinsă în mod corespunzător previne degradarea performanței.

Mai jos voi oferi 7 moduri de a face totul cu ajutorul unei planificări adecvate a zilei, săptămânii.

Metoda 1: Faceți o listă de lucruri de făcut pentru ziua respectivă

Pentru ce este o listă de sarcini?

Mai întâi, să aruncăm o privire la modul în care funcționează creierul nostru. S-a constatat că putem ține sub control nu mai mult de 7+-2 cazuri sau gânduri importante în capul nostru. Pentru a verifica acest lucru, numărați câte cercuri sunt afișate în imagini:

Orez. 1	Orez. 2	Orez. 3

Orez. 4	Orez. 5

Cel mai probabil, pentru a determina numărul de obiecte din figurile 1, 3 și 4, este suficientă o singură privire.

Și pentru figurile 2 și 5, o singură privire nu a fost suficientă, a fost necesar să se numere separat. Cu cât obiectele sunt mai mici, cu atât este mai ușor să le gestionezi. Limita creierului vine atunci când numărul devine mai mult de 7+-2.

Același lucru este și cu gândurile, în același timp în capul nostru nu putem stoca mai mult de 7 + -2 sarcini, restul este uitat.

Imaginează-ți o situație de viață reală

Te trezești dimineața și mergi la muncă, pe drum îți amintești că:

Trebuie să cumpărați un cadou pentru ziua de naștere a unei persoane dragi;
- Plătiți pentru internet, până când acesta este oprit.

Când ai ajuns la serviciu:

Aflați că trebuie să pregătiți un raport astăzi;
- Am intrat, un coleg a cerut să arunce modelul de contract;
- După întâlnirea de planificare de dimineață, șeful mi-a cerut să fac 3 lucruri.

Capul este deja plin, dar timpul nu se oprește, un client te poate suna, persoană apropiată, coleg, se poate întâmpla o situație neprevăzută etc. Ce se întâmplă într-un astfel de caz? Uităm ceva. Dacă uităm să cumpărăm mâncare din magazin, atunci nu se va întâmpla nimic groaznic, desigur, dar puteți uita ceva mai important: nu veniți la o întâlnire importantă, luați medicamente etc.

În plus, cu cât avem mai multe lucruri în capul nostru, cu atât abilitățile noastre analitice devin mai slabe, deoarece energia este cheltuită pentru a reține informații.

Beneficiile unui caiet

Notebook - elimină toate problemele descrise mai sus și are următoarele avantaje în comparație cu lucrul din memorie:

1) Scrierea este întotdeauna mai rapidă decât memorarea. De exemplu, notarea unui telefon mobil este de 10-100 de ori mai rapidă decât memorarea. Tot cu afaceri.

2) Economie de energie. Pentru a nu uita ce este important, ne amintim adesea, energia este cheltuită pentru asta. Notebook-ul rezolvă această problemă.

3) Fiabilitate. Ceea ce este scris cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Orice afacere poate fi uitată, pe fondul oboselii, emoțiilor sau a altor lucruri. Dar dacă sarcinile sunt scrise, atunci uitarea este mult mai dificilă.

Puteți păstra o listă de sarcini pe o foaie obișnuită, blocnotes, dar este mai bine dacă este un caiet, deoarece are calendar. Lista sarcinilor pentru ziua poate fi pe un computer sau pe hârtie. Cel mai important este ca il ai, pentru ca este baza pentru planificare, ca si fundatia unei case. Dacă casa nu are o fundație, atunci maximul care poate fi construit este o structură mică cu un etaj fără încălzire din plastic sau placaj. De asemenea, în planificare, desigur, te poți descurca fără o listă de sarcini pentru ziua sau un caiet, dar vei fi foarte limitat în capacitățile tale.

Cel mai important lucru de pe o listă de activități sau caiet este o listă de lucruri de făcut în timpul zilei. A doua parte cea mai importantă este calendarul, în care puteți vedea sarcinile care trebuie finalizate într-o anumită zi. Prin urmare, un caiet este de preferat unei liste obișnuite, deoarece acolo există un calendar.

Metoda 2: Lucrați cu lista de sarcini în fiecare zi

Cel mai important lucru atunci când lucrezi cu un organizator de timp sau un caiet este să lucrezi conform unui plan întocmit anterior. Pentru a face acest lucru, revizuiește-ți caietul în mod regulat pentru a afla dacă ai făcut tot ce ai planificat pentru astăzi. Puteți vizualiza lista după ce finalizați sarcina curentă. Este foarte important să puneți în organizator lucruri importante pe care trebuie să le faceți astăzi.

Metoda 3: Mai întâi scrieți, apoi faceți

Dacă sosește o sarcină nouă și nu este urgentă, atunci mai întâi notează-o într-un caiet și procedează numai când este vorba de ea. Orice sarcini noi par foarte importante și începem să ne asumăm totul la rând: verificați corespondența, facem apeluri telefonice etc. Dar de îndată ce începeți să notați mai întâi toate sarcinile primite într-un caiet, veți descoperi că există sarcini mai importante lângă această intrare.

Toate mișcările din partea dreaptă a corpului sunt controlate de emisfera stângă a creierului, care este responsabilă de logică. Când scriem o sarcină nouă mana dreapta, apoi activăm emisfera stângă a creierului nostru, care este responsabilă de logică. Activarea logicii atunci când scriem cu mâna dreaptă ne va ajuta să luăm decizii mai bune.

Notand totul intr-un caiet inainte de a incepe munca, vei putea indeplini cele mai importante sarcini in timpul zilei si vei putea rezista sarcinilor secundare care iti distrag atentia constant.

4 moduri. Mai întâi importante, apoi sarcini urgente

Toate sarcinile planificate ar trebui efectuate în ordinea importanței lor și apoi până la momentul execuției. Incepand cu cele mai importante si trecand treptat la cele mai putin importante. Notează sarcinile în planul tău pentru astăzi, în ordinea importanței lor, apoi sortează după urgență și începe să lucrezi cu cea mai mare prioritate.

De exemplu, un prieten te-a sunat pentru a discuta. Apel telefonic, chestiune urgentă, pentru că telefonul sună chiar acum, dar poate să nu fie important. Dacă aveți sarcini mai semnificative, de exemplu, să pregătiți un raport despre muncă, atunci este mai bine să faceți mai întâi sarcini din ce în ce mai importante, în special un raport, apoi, dacă aveți timp, să sunați înapoi și să discutați cu un prieten . Dar nu invers, altfel, din cauza unui apel nesemnificativ, s-ar putea să nu ai timp să faci lucruri mai importante.

Importanța față de urgență. Sarcinile urgente trebuie preluate doar dacă sunteți în controlul situației și sunteți sigur că veți avea timp pentru toate cele mai importante.

5 moduri: Organizator electronic

Există un număr mare de caiete electronice. Un jurnal electronic are avantaje incontestabile față de cele pe hârtie:

A. Economisiți timp. Pe jurnalul electronic, nu este nevoie să rescrieți sarcinile din ziua anterioară în cea actuală și, de asemenea, puteți lucra cu el atât pe computer, cât și pe telefon sau tabletă, sincronizând datele pe toate dispozitivele.

B. Volume și viteză: Într-un jurnal electronic, puteți copia foarte rapid o cantitate mare de informații pentru a lucra în continuare. De exemplu: vrei să coaci o plăcintă cu banane seara și trebuie să notezi ingredientele necesare înainte de a merge la magazin. Dacă aveți un organizator electronic, atunci puteți copia rapid o rețetă întreagă de pe Internet într-un jurnal, în doar câteva secunde. Totodata, pentru a nota doar ingredientele manual pe o bucata de hartie, vei avea nevoie de mai mult timp decat pentru intreaga reteta in format electronic. Și în magazin, va fi suficient să porniți jurnalul de pe telefon pentru a înțelege rapid ce să cumpărați.

B. Comoditate. Este incomod să folosești un caiet obișnuit în transport, într-un magazin, în vacanță, în aceste locuri este greu să notezi și să te uiți la notițe, deoarece jurnalul de hârtie este mare și ai nevoie de 2 mâini pentru a-l deschide. Dar caietul electronic de pe telefon va fi mereu cu tine, oriunde te-ai afla: Transport, magazin, strada. Puteți lua rapid note pe computer și apoi să le sincronizați pentru a avea acele note pe telefon în câteva secunde.

Metoda 6: Planificați ziua următoare seara

Faceți dinainte un plan de acțiune pentru ziua următoare, cel mai bun timp este sfârșitul zilei de lucru înainte de a pleca acasă. Această acțiune simplă te va ajuta să dormi mai bine, deoarece de multe ori cauza insomniei este că seara trecem în memorie toate lucrurile importante care trebuie făcute mâine pentru a nu le uita dimineața. Și aceste gânduri sunt cele care ne împiedică să ne relaxăm și să adormim liniștiți, dar dacă îți notezi toate planurile, vei oferi nu numai somn odihnitor dar şi seara.

În plus, atunci când îți faci un plan în avans, subconștientul tău va lucra în mod constant toată noaptea la cum să faci cel mai bine planificat. Soluția la probleme complexe poate veni la tine la micul dejun, în drum spre serviciu sau chiar în miezul nopții. Dimineața apar cel mai adesea idei noi și vei folosi acest timp la maximum, trebuie doar să scrii în avans o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare.

Apropo, dacă aveți întrebări la care doriți să obțineți un răspuns, atunci înainte de a adormi și de a închide ochii, întrebați-le, de preferință cu voce tare și adormiți imediat. Și dimineața, pregătește-te să notezi imediat toate gândurile care pot apărea în momentul în care te trezești sau mai târziu.

Metoda 7: Programați sarcini complexe pentru vârful activității dvs

Fă-ți un plan pentru ziua astfel încât munca care necesită multă energie să cadă în vârful activității tale, când ai multă energie și ești cât mai productiv. De regulă, vârful de activitate începe dimineața, deoarece după somn ai multă forță și un cap proaspăt, dar se întâmplă ca vârful de activitate să poată apărea și în timpul zilei și chiar seara.

Activitățile cele mai consumatoare de energie sunt lucruri pentru care nu există talent. De obicei, acestea sunt lucrurile pe care nu vrei să le faci cel mai mult. Aceste sarcini în managementul timpului se numesc broaște, deoarece aceste sarcini sunt neplăcute de început să le faci. Există o regulă în gestionarea timpului - începeți ziua cu o broască, adică dintr-o aventură neplăcută. Această regulă îți va permite să lucrezi mai eficient, deoarece de obicei dimineața ai cea mai mare putere, iar aceste forțe sunt extrem de importante pentru a face cea mai neplăcută muncă.

O sa dau un exemplu din viata, am o mentalitate tehnica, deci științe exacte cum ar fi: Fizica și matematica sunt ușoare pentru mine, dar cu materiile umanitare este mai greu, așa că atunci când eram la școală, mă pregăteam adesea pentru un test Limba engleză dimineața. M-am trezit cu 1-2 ore înainte de școală și am studiat engleza. Era dimineața când aveam cea mai mare energie, așa că la ora asta mi-a fost mai ușor să fac sarcină dificilă pentru care aveam cel mai mic talent. Rezultatele pregătirii mi-au depășit toate așteptările, am ajuns excelent sau bun la o materie care nu mi-a plăcut.

Planificați cele mai neplăcute sarcini pentru vârful activității, de exemplu, dimineața, și veți vedea cum veți face mai multe și eficiența personală va crește.

P.S. Dacă aveți dificultăți sau întrebări cu privire la articolul citit, precum și la subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, experiențe etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-mă, voi încerca să vă ajut. Consultarea prin Skype este, de asemenea, posibilă.

P.P.S. De asemenea, puteți urma un training online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii, completările tale;)

Abonați-vă prin e-mail Adaugă-te pe tine

Cunoscutul specialist german în domeniul managementului L. Seivert a elaborat anumite reguli pentru planificarea timpului de lucru:

Planificați o zi de lucru pentru 60%, lăsând 20% pentru rezolvarea sarcinilor neprevăzute și 20% pentru activități creative (de exemplu, dezvoltare profesională).

2. Documentați și controlați cu atenție consumul de timp, ceea ce vă permite să aveți o idee clară despre acesta, determinând nevoile viitoare pentru acesta și distribuirea corectă a acestuia.

3. Diferențierea sarcinilor din perioada următoare pe termen lung, mediu și scurt, stabilind prioritatea acțiunilor pentru rezolvarea acestora.

4. Termină întotdeauna în mod constant ceea ce ai început.

5. Faceți planuri flexibile.

6.Planirovat cantitatea reală de sarcini, calculate în conformitate cu capacitățile echipei.

7. Folosiți formulare și carduri speciale pentru planificarea timpului.

8. Transferați automat sarcinile restante în planurile pentru perioada următoare.

9. Reflectați în planuri nu numai acțiunile în sine, ci și rezultatele așteptate.

10. Stabiliți limite de timp precise și asigurați-vă pentru acest caz exact atât cât este nevoie.

11. Implementați principiul autodisciplinei, stabilind termenele exacte pentru implementarea tuturor tipurilor de muncă.

12. Stabiliți prioritățile în cazuri.

După cum arată practica, principalele motive pentru pierderea timpului de lucru sunt: ​​1) lipsa de claritate în stabilirea obiectivelor și a priorităților; 2) lipsa planificării timpului de lucru sau slaba organizare a acestuia; 3) nivelul scăzut de disciplină al subordonaților; 4) leadership slab, incapacitatea de a lucra cu subalterni, parteneri, vizitatori.

Planificarea timpului de lucru este una dintre sarcinile principale ale managerului, precum și planificarea activităților organizației în ansamblu. În țara noastră, managerii nu au învățat încă cum să facă față acestui lucru și dedică acestui proces de 4 ori mai puțin timp decât colegii americani. După cum notează economiștii occidentali, este necesar să începem planificarea cu o declarație clară a sarcinilor. Pentru a face acest lucru, se întocmește o listă de cazuri și posibile obstacole, care va necesita timp separat pentru a le depăși. Analiza acestei liste în viitor vă va permite să ajustați planul și să eliminați punctele neesențiale. În plus, managementul timpului permite managementului să se gândească critic la propriile idei și să găsească modalități eficiente de a le rezolva în timp, creând o anumită perioadă de timp. Planificarea permite managerului să se concentreze asupra principalului lucru, ținând cont de momentul și timpul de rezolvare a sarcinilor principale. Ca urmare a planificării, structura zilei de lucru se îmbunătățește și apare posibilitatea de programare.

Planul prevede rezolvarea problemelor existente în ordine rațională . În primul rând, se lucrează cu un termen limită fix sau este planificată cea mai intensă muncă și cea mai consumatoare de timp. Este de nedorit să amânați lucrurile neplăcute, este mai bine să le faceți înaintea altora. În continuare, sunt planificate munca de rutină și punerea în aplicare a sarcinilor zilnice. Ultimele din plan sunt cazurile secundare și episodice care nu necesită mult timp (citirea corespondenței curente, deplasarea la locurile de muncă). Principalul lucru - în procesul de planificare, este stabilit termenul exact pentru finalizarea cazurilor.

Dar se întâmplă că cantitatea de lucru planificată viitoare nu poate fi finalizată la ora specificată și apoi trebuie amânată la o dată ulterioară.

Documentarea atentă a timpului și controlul asupra utilizării acestuia este o condiție prealabilă pentru planificare. Există mai multe tipuri de planuri de utilizare a timpului: pe termen lung, pe termen mediu și pe termen scurt.

Prin utilizarea termen lung planuri este determinată structura timpului necesar realizării obiectivelor majore de viață, concepute pentru mulți ani, uneori decenii. Aceasta poate fi muncă legată de educație, promovare etc. termen mediu planuri- anuală, în care repartizarea timpului se realizează pentru rezolvarea unor sarcini specifice mari de natură de producţie.

Pe termen scurt - include o defalcare a timpului pentru rezolvarea sarcinilor care specifică planuri pe termen mediu și lung. Acestea includ: trimestrial, lunar, de zece zile, săptămânal și zilnic . Începând cu planurile lunare, calculul timpului este deja în ore. Dintre planurile pe termen scurt, cel mai important este cel zilnic. Include nu mai mult de o duzină de probleme, dintre care o treime sunt principalele care sunt implementate în primul rând. Aceste lucruri, precum și cele mai neplăcute, sunt de obicei planificate pentru prima jumătate a zilei (dimineața). Acest lucru le permite să fie finalizate până seara. În planul zilnic, sarcinile omogene sunt grupate într-un bloc, ceea ce economisește timp semnificativ și vă permite să nu săriți de la o sarcină la alta.

Luat în considerare în planul zilnic și pauzele. Acestea sunt determinate în funcție de performanța unei persoane și de timpul scurs de la începutul zilei de lucru. Oboseala crește odată cu creșterea perioadei de timp de la începutul zilei de lucru, în mod natural, acest lucru reduce productivitatea unui manager sau specialist.

În lumea modernă, atunci când dezvoltați planurile zilnice, particularitățibioritmuri individuale . Este necesar să planificați ziua de lucru astfel încât cele mai dificile ore să cadă pe „performanța de vârf”. Acest „vârf” pentru „lacăre” este dimineața, „porumbeii” sunt cei mai activi în mijlocul zilei de lucru, iar „bufnițele” - seara.

Cunoașterea tuturor tehnicilor și metodelor de planificare vă permite să distribuiți corect sarcinile în funcție de complexitatea, dificultatea, responsabilitatea, tensiunea lor în cadrul zilei de lucru și să le alternați optim.

Cea mai bună opțiune pentru stabilirea planului zilnic este prezentarea lui scrisă. Acest lucru nu vă permite să ignorați lucrurile puse în el, descarcă memoria, disciplinează, face munca mai concentrată. De asemenea, este mai ușor să analizați implementarea planului prin scriere.

Elaborarea (întocmirea) planului are loc cu o seară înainte în mai multe etape: se formulează sarcini (transferate din planul lunar sau pe zece zile, transferate din planul zilei precedente, nerezolvate până în prezent), orele de lucru necesare. pentru soluționarea acestora sunt determinate, se lasă „ferestre” în caz de necesitate pentru rezolvarea problemelor urgente, se planifică pauze de 5-10 minute după fiecare oră de lucru, se evidențiază sarcinile prioritare.

Planul de lucru al managerului se precizează dimineața împreună cu secretarul, ținând cont de noile circumstanțe bruște. În general, planul zilnic trebuie să fie flexibil, în timp ce, în același timp, trebuie să respecte în mod clar regulile asociate cu invitarea persoanelor (vizitatori, întâlniri etc.).

Scurte concluzii asupra subiectului

Timpul de lucru este cel mai important factor de producție, a cărui utilizare atentă poate avea un efect uriaș. Dar în centrul unei astfel de atitudini față de timpul de lucru este un studiu profund al structurii costurilor sale și identificarea rezervelor neutilizate.

Analiza costurilor timpului de lucru se realizează cu ajutorul cronometrului și fotografierea timpului de lucru, care este adesea numit diagnosticare a timpului, ceea ce face posibilă identificarea pierderilor semnificative ale acestuia și determinarea modalităților de îmbunătățire a utilizării acestuia.

Un rol important în îmbunătățirea utilizării timpului de lucru este acordat planificării acestuia, care este una dintre sarcinile principale ale managerului. Este planificarea timpului de lucru care îi permite managerului să se concentreze asupra principalului lucru, ținând cont de momentul și timpul de rezolvare a sarcinilor principale.

Raționalizarea și planificarea timpului de lucru al executanților și managerilor crește semnificativ eficiența utilizării acestuia și are cel mai bun efect asupra rezultatelor finale ale activităților departamentelor.

M.A. Lukașenko, doctor în economie, profesor, vicepreședinte al Universității Financiare și Industriale din Moscova „Synergy”, expert consultant principal al companiei „Organizarea timpului”

Planifică-ți timpul în mod eficient

Vorbesc o dată cu unul extrem de ocupat CEO, am auzit de la el o frază minunată: „Nu pierd un minut degeaba. Ba chiar iau masa doar cu contabilul-șef pentru a rezolva toate problemele acumulate. În acel moment, am experimentat un sentiment mixt de compasiune și admirație pentru contabilul șef. Într-adevăr, în timpul prânzului său sângeros, nu se poate relaxa și se odihnește.

Este bine cunoscut faptul că munca unui contabil este foarte dificilă, responsabilă, stresantă. Și, de obicei, sunt multe. Prin urmare, majoritatea contabililor sunt filozofi cu faptul că de multe ori trebuie să stai până târziu sau să lucrezi în weekend pentru a avea timp să faci tot ce ai nevoie. Dar nu există miracole în lume și, în timp, supraîncărcările constante se fac simțite cu oboseală cronică. Și pentru o persoană obosită, nici cea mai iubită lucrare nu este o bucurie.

Cu toate acestea, există instrumente de gestionare a timpului care pot facilita foarte mult munca, o pot face mai previzibilă și mai ușor de gestionat. Cu ajutorul lor, poți reuși să faci toate lucrurile planificate și, în același timp, să mergi acasă la timp. Acest articol le este dedicat.

Cum să faci o listă de lucruri de făcut

Ați auzit vreodată zicala „Cea mai ascuțită amintire este mai proastă decât cel mai plictisitor creion”? Dacă nu, atunci asigurați-vă că îl luați în funcțiune, deoarece reflectă principiul cheie al managementului timpului - principiul materializării. Spune: „Nu ține nimic în capul tău, scrie totulși într-un loc convenabil pentru a găsi imediat, și în forma corectă să te înțelegi după un timp. În consecință, toate instrumentele de planificare se bazează pe faptul că nu încercați să vă amintiți sarcinile necesare, ci să le scrieți imediat.

Efectuarea unor liste simple de activități este cea mai de încredere și mod eficient nu uita nimic și fă tot ce este necesar. Luați o foaie de hârtie și notați tot ce trebuie făcut astăzi. În același timp, trebuie să prioritizați toate sarcinile - de la cele mai importante la cele mai puțin importante. Și trebuie făcute în ordine. Apoi, până la sfârșitul zilei de lucru, aveți garanția că veți face cel mai important lucru și că veți putea decide deja dacă sarcinile rămase merită să rămâneți la locul de muncă.

Articulează ceea ce trebuie făcut

Când compilați o listă de activități, este recomandabil să utilizați un formular de introducere orientat către rezultate. Imaginează-ți că pentru săptămâna următoare ai notat pentru tine: „Ivanov, contract”. A trecut o săptămână în care ți s-au întâmplat multe evenimente diferite. Și când vezi din nou această intrare, pentru viața ta, nu poți să-ți amintești ce ai avut în minte, despre ce fel de contract vorbești și ce trebuie făcut cu el: ridica, întocmește, semnează, reziliază. .. Prin urmare, în intrarea dvs., trebuie să fiți un verb care denotă acțiunea în sine plus rezultatul acesteia. În cazul nostru, trebuie să notați: „Trimiteți contractul de împrumut nr. ...” lui Ivanov pentru aprobare.

Planificăm pentru viitor

Cu ajutorul listelor de „afaceri”, puteți organiza nu doar planificarea pe termen scurt, ci și pe termen mediu și chiar pe termen lung. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți trei liste de sarcini diferite - pentru zi, pentru săptămână și pentru lună (trimestru, jumătate de an etc.). Rețineți că vorbim despre sarcini care nu sunt legate de un anumit timp. De exemplu, puteți colecta rapoarte de călătorie în orice zi a săptămânii următoare, acest lucru nu trebuie făcut strict luni la ora 12.00.

Obiectivul principal al acestei tehnici este de a revizui listele în mod regulat și de a transfera sarcini de la una la alta. În același timp, ar trebui să vizualizați lista de sarcini pentru săptămână în fiecare zi. Acele sarcini care sunt „coapte” pentru a fi finalizate a doua zi, le transferați la lista de sarcini pentru ziua respectivă. „Nu este copt” - lăsați unde erau. Și vezi lista sarcinilor pe termen lung o dată pe săptămână, de exemplu, vineri. Sarcinile care trebuie finalizate săptămâna viitoare, le transferați în lista corespunzătoare. Deci nu veți uita de acele sarcini care trebuie finalizate nu imediat, ci mai târziu.

Apropo, este adevărat și invers. La urma urmei, un contabil diligent încearcă de obicei să „înghesuie” mai multe cazuri în lista zilnică. În același timp, este conștient că nu le poate îndeplini fizic pe toate, dar speră la bine. Care este rezultatul? O persoană părăsește munca cu afaceri neterminate, formând în sine un complex de perdanți. Dar, dimpotrivă, trebuie să planificați cât mai multe sarcini puteți finaliza cu ușurință într-o zi și să mergeți acasă cu un sentiment de realizare.

Tehnica de planificare este cel mai bine implementată folosind MS Outlook. Folosind panoul „Sarcini”, puteți crea liste de activități atribuindu-le o anumită categorie - „Ziua”, „Săptămâna” sau „Luna”. Și pentru aceste categorii, configurați gruparea de sarcini (vezi ilustrația de mai jos). Apoi puteți transfera cu ușurință sarcini dintr-o listă în alta într-o secundă, doar schimbându-le categoria. Cu toate acestea, această tehnică este perfect implementată atât în ​​jurnal, cât și pe panourile de planificare.

Fiecare sarcină are timpul ei

Acum spune-mi, ți s-a întâmplat vreodată să întâlnești din greșeală persoana de care ai nevoie, căreia îi ai câteva întrebări importante, dar tocmai în momentul întâlnirii ți-au zburat, parcă rău, din cap ? Și cu siguranță, colegii te sună adesea cu cuvintele: „Am vrut să-ți spun ceva, dar am uitat... Bine, îmi voi aminti - te voi suna înapoi.”

Avem multe sarcini care trebuie făcute nu la un anumit moment, ci în anumite condiții. De exemplu, atunci când reușiți să-l prindeți pe director, trebuie să semnați toate documentele cu el, să discutați raportul, să eliminați întrebările despre echipamentele de dezafectare etc. Dar uneori nu ne putem imagina când putem vorbi cu el. Aceasta înseamnă că nu înțelegem unde să notăm astfel de sarcini, deoarece este imposibil să le legăm de un anumit moment. E nevoie aici contextual tehnica de planificare. Acesta este atunci când există un set de condiții favorabile pentru îndeplinirea unei anumite sarcini.

Unul dintre contextele noastre este loc. De exemplu, când sunt înăuntru oficiu fiscal, înscrieți-vă pentru o reconciliere. Când plec într-o călătorie de afaceri, în același timp voi vizita filiala noastră. Adică, sarcinile sunt legate de un anumit loc.

Un alt context este Oameni. Cu toții avem cazuri din când în când care sunt legate de o persoană. De exemplu, când văd clientul N, trebuie să discut cu el o nouă listă de prețuri și prelungirea contractului. Mai multe contexte sunt circumstante, externă și internă. Exemple de circumstanțe externe: când șeful va avea bună dispoziție cand iese asa si asa lege. Circumstanțele interne sunt, de exemplu, un val puternic de inspirație sau, dimpotrivă, o lipsă de dorință de a lucra.

Planificare contextuală: diverse tehnici

Aici revenim din nou la listele noastre de sarcini, doar că acum le grupăm pe contexte. De exemplu, începem din secțiunile jurnalului despre contexte tipice. Să presupunem că numim una dintre secțiuni „Bancă” și listăm toate problemele care trebuie rezolvate în timp ce sunteți în bancă. Sau, de exemplu, „Proiectul XXX” - și a existat o listă de întrebări care trebuie clarificate pentru proiect. Principalul lucru este să nu uiți de sarcină la momentul potrivit.

Și există multe astfel de metode de planificare contextuală. De exemplu, notați întrebările pe o notiță pe care trebuie neapărat să le fotografiați la o întâlnire și puneți această bucată de hârtie în husa pentru ochelari. Și știi că primul lucru pe care îl faci în orice întâlnire este să scoți și să-ți pui ochelarii. În consecință, întrebările pentru discuție își vor aminti de ele însele.

Puteți pregăti dosare contextuale pentru diferite ocazii. De exemplu, știi că într-un an biroul tău va fi renovat cu schimbarea ferestrelor. Obțineți un folder „Reparare” și puneți în el toate articolele „de contabilitate”, scrisori de la Ministerul Finanțelor și Serviciul Fiscal Federal pe această temă etc. Credeți-mă, când vine timpul să luați în considerare costurile de reparație, conținutul folderul vă va fi de mare ajutor și vă va economisi mult timp.

Puteți afla mai multe despre gestionarea timpului în MS Outlook din carte: G. Arhangelski. „Formula timpului”. Îți poate configura cu ușurință computerul pentru a-ți automatiza sistemul de planificare personală.

Când programați folosind MS Outlook, categoriile atribuite sarcinilor pot fi folosite ca contexte. De exemplu, puteți crea categoriile „Șef”, „Bancă”, „Impozit”, „Proiect XXX”, etc. Și când apar anumite sarcini, adăugați-le imediat la categoria dorită. Când te sună șeful tău, poți să-i deschizi categoria „lui”, să vezi toate sarcinile atașate acesteia și să le rezolvi rapid.

Contabil, sunteți pregătit pentru o schimbare de circumstanțe? Mereu pregătit!

În practica de afaceri, schimbarea bruscă a sarcinilor este o întâmplare comună și cu siguranță este deprimantă. Cu toate acestea, putem planifica lucrurile astfel încât schimbările să cauzeze puține sau deloc daune planurilor noastre. Pentru aceasta, este convenabil să folosiți algoritmul de programare rigid-flexibil. Implică împărțirea sarcinilor noastre zilnice în trei tipuri.

Primul tip- Acest sarcini grele, a cărui execuție este legată de un anumit timp. Planificarea lor este obișnuită - doar le notăm pe grila de timp a jurnalului. De exemplu, la ora 10 - o întâlnire, la ora 12 - sunați la asigurările sociale, la ora 17 - o întâlnire.

Al doilea tip - misiuni flexibile, nelegat de timp. De exemplu, trebuie să scrieți adresă însoțitoare la clarificare. Și nu contează când o faci: la ora 11 dimineața sau la 3 după-amiaza. Principalul lucru este astăzi.

Și, în sfârșit al treilea tip- Acest sarcini bugetate necesitând un buget de timp. De exemplu, pentru a întocmi un bilanţ pe 9 luni. Este clar că aceasta nu este o chestiune de un minut, veți avea nevoie de cel puțin câteva zile.

Principiul unei abordări rigide-flexibile a planificării zilei este de a nu include acele sarcini care nu sunt strict legate de o anumită oră în grila ceasului. Pentru a face acest lucru, împărțim pagina jurnalului nostru în jumătate pe verticală.

(1) În grila ceasului, înregistrăm doar sarcini grele. Aici plasăm și sarcini bugetate, alocandu-le bugetul de timp necesar.

(2) În partea dreaptă a jurnalului, scriem o listă cu toate sarcinile flexibile, aliniindu-le în funcție de prioritate.

Astfel, avem în fața ochilor noștri tabloul întreg al zilei. Știm ce sunt lucrurile grele și la ce oră avem de făcut. Înțelegem ce sarcini consumatoare de timp trebuie făcute și avem timp rezervat pentru ele. În același timp, vedem clar timp liberși să se ocupe cu calm de sarcini flexibile. Dacă apar sarcini noi, trebuie doar să re-prioritizăm și, dacă este necesar, să schimbăm succesiunea de a face lucrurile. În general, planul nu se schimbă.

Rezumând planificarea zilei, evidențiem regulile de bază.

1. La începutul zilei de lucru, alocam 5-10 minute pentru sarcinile de planificare. În mod ideal, ar trebui să fie planificate seara. Dar acest lucru nu funcționează întotdeauna, în plus, în ajun este posibil să nu știm despre unele chestiuni urgente. Deci seara poți ghici plan brut ziua, iar când veniți la muncă, clarificați cu calm dacă există probleme urgente.

2. Introducem doar sarcini grele în grila de timp.

3. Planul zilei, întocmit în așa fel încât fiecare rând din jurnal să fie ocupat, în sine este deja obositor și deranjant. Prin urmare, timpul planificat nu trebuie să depășească 70% din timpul total de lucru. 30% pentru circumstanțe neprevăzute. Încercați să aveți mai mult „aer” în plan, adică timp în rezervă. Cu cât este mai mult, cu atât este mai mare probabilitatea ca planul să fie îndeplinit și, în același timp, vei rămâne în stare bună de sănătate și de bună dispoziție.

• De ce este nevoie de planificare

În acest articol vom vorbi despre beneficiile, beneficiile și avantajele planificării. Planificarea unei zile de lucru este un instrument folosit de fiecare persoană de succes care vă va face munca mai bună și mai productivă. Când face planuri, o persoană determină ea însăși domeniul de activitate. Știe ce trebuie să facă, când și de ce. Să aruncăm o privire mai atentă beneficiile planificarii.

De ce este nevoie de planificare

1. Planul zilei de lucru: și niciun lucru nu va trece neobservat

Indiferent cât de bună ar fi memoria ta, dacă lucrurile sunt deasupra acoperișului, nu îți vei aminti totul. Un plan de lucru scris pe hârtie va face mai ușor de reținut și va elibera atenția pentru lucruri mai importante. Și nu vei fi deranjat de întrebarea: „Am făcut totul?”, pentru că întotdeauna va exista o oportunitate de a te uita în jurnal. Beneficiile planificării în acest caz sunt evidente!

2. Când petrecem timp planificându-ne ziua de lucru, aceasta devine mai lungă.

Multe experiențe de viață oameni de succes arată că o creștere a timpului de planificare duce la o reducere a timpului de execuție și, ca urmare, la economii de timp în general. Beneficiile Planificării este că fiecare 100 de minute petrecute în planificarea unei activități economisește 10 minute de implementare. Adică, oferă o rentabilitate de 1000% a energiei mentale, emoționale și fizice investite.

Elaborarea unui plan pentru ziua va dura 10-12 minute. Această investiție mică de 10-12 minute vă va economisi 100-120 de minute de execuție, ceea ce asigură o creștere a timpului productiv cu două ore pe zi, adică o creștere cu 25% a productivității zilnice din ziua în care începeți să vă planificați. zi lucrătoare în avans. Într-o lună rezultă 2000-2400 de minute, adică 4-5 zile lucrătoare pline!!! Și fără pierdere de timp!

3. Un plan de lucru stabilește prioritățile.

Distribuind ordinea sarcinilor în fața dvs., veți ști în ce ordine și ce trebuie făcut. Nu va mai exista o situație cu tine când lucruri mai importante și mai necesare sunt uitate sau lăsate pentru mai târziu, așa cum se întâmplă adesea când o persoană suferă. procrastinare.

4. Planul pentru zi oferă o stare emoțională calmă

Beneficiile Planificării Constă, de asemenea, în faptul că o persoană determină domeniul de activitate pentru sine. Știe ce trebuie să facă, când și de ce. Întrucât formularea sarcinilor principale este sub ochii tăi și abordările pentru soluționarea lor sunt conturate, noua zi aglomerată nu mai arată gri și grea, ci vizibilă, planificată și gestionabilă. Frica de necunoscut și incertitudinea dispare. O persoană deține informații, prin urmare este calmă și pregătită din punct de vedere emoțional să efectueze cutare sau cutare muncă.

Unii oameni reușesc să facă la fel de mult într-o zi precum alții în trei. Secretul, după cum putem vedea, este simplu: planificarea unei zile de lucru, o persoană care are timp să ducă la bun sfârșit o cantitate mare de muncă, știe să-și planifice timpul, să evidențieze sarcinile principale și pe cele secundare. Nu se poate acționa fără a face planuri pentru ziua noastră, deși statisticile arată că doar 20% din populație alcătuiește un plan de acțiune. Dacă nici măcar nu ai planificat ziua de lucru viitoare, te asigur, ar trebui să faci din asta un obicei. Și veți învăța cum să o faceți corect din următorul articol: „Metode de planificare a timpului de lucru”.

Dacă găsiți o eroare, evidențiați o bucată de text și faceți clic Ctrl+Enter.