Arbeitszeitplanung ist nicht nur eine Ansammlung schöner Worte, sondern ein Wissenssystem, das sowohl auf individueller Ebene als auch auf der Ebene des gesamten Unternehmens von Nutzen sein kann.

Du wirst es lernen:

• Was ergibt eine rationelle Planung der Arbeitszeit im Unternehmen.
• Welche Methoden zur Arbeitszeitplanung gibt es?
• Was sind die Regeln für eine effektive Arbeitszeitplanung?

Es ist kein Geheimnis, dass die Effektivität der Organisation nicht zuletzt von der Rendite der täglichen Arbeit der Führungskräfte beeinflusst wird. Das Fehlen moderner Techniken und Arbeitsmethoden, die Weigerung, den individuellen Arbeitsstil des Leiters und seiner Untergebenen zu verbessern, führen dazu, dass Schwierigkeiten beim Aufbau der Arbeit eines solchen Teams zu einem Axiom werden.

Die Komponenten, die bestimmen, wie erfolgsbereit eine Führungskraft ist, sind ganz einfach. Dies sind seine Fähigkeiten, Fähigkeiten, professionelles Wissen und natürlich persönliche Qualitäten. Dennoch sollte man die Analyse der ursächlichen Faktoren, die Probleme und Schwierigkeiten verursachen, sowie den Wunsch, diese zu überwinden und die Qualität der eigenen Arbeit zu verbessern, nicht außer Acht lassen. Hier kommt die Rettung rationelle Nutzung der Leiter der Arbeitszeit, also ihre Planung. Schließlich soll es die Mängel des täglichen Arbeitsprozesses beseitigen.

Die Wirksamkeit der Arbeitszeitplanung basiert auf den Zielen der Aktivitäten in Abhängigkeit von ihrer Dauer: kurz- und langfristig. Ein solcher Managementrahmen erfordert keinen zusätzlichen Aufwand, da alle identifizierten Aktionen und Aktivitäten während des Organisationsprozesses ihre Fristen erhalten haben.

Die von der Führungskraft gesetzten Ziele haben zwei Funktionen: die zu ihrer Umsetzung notwendigen Maßnahmen zu bestimmen und ihre Umsetzung anzuregen. Wenn sich eine Führungskraft eine klare Aufgabe stellt, werden ihre Handlungen in deren Umsetzung bewusst. Zielsetzung ist a treibende Kraft, die Figur bis zum Erreichen des Ergebnisses mit Energie aufladen.

Damit die Planung des Arbeitszeitausgleichs möglichst effektiv ist, muss die Führungskraft auf die Taktik der „Planungsperioden“ (das können unterschiedliche Zeiträume sein: Jahr, Monat, Woche, Tag) zurückgreifen. Die Besonderheit liegt in der Individualität jedes dieser Bereiche, was die Erstellung separater Pläne impliziert, die den entsprechenden Zeitraum widerspiegeln.

Somit die wichtigste positive Hervorhebung richtige Planung Freizeit wird selbst zum Zeitgewinn. Der Manager erhält die Fähigkeit, die beschriebenen Arbeitsziele effektiv und erfolgreich zu erreichen und gleichzeitig so wenig Zeit wie möglich aufzuwenden. Bei der Organisation individueller Arbeit ist die Rolle der Planung kaum zu überschätzen: Schließlich hilft sie, die Erfüllung von Zielen vorzubereiten und die Arbeitszeit zu strukturieren.

So delegieren Sie Aufgaben, um 25 % der Arbeitszeit einzusparen: Checkliste

Um den enormen Informationsfluss zu bewältigen und Ihr Geschäft auszubauen, ist es wichtig, Ihre Zeit rational einzuteilen und keine Energie für Routineaufgaben zu verschwenden. Dazu müssen Sie Aufgaben ordnungsgemäß an Untergebene delegieren und deren Umsetzung überwachen.

Überprüfen Sie anhand der Checkliste, die von den Redakteuren der Zeitschrift „Commercial Director“ erstellt wurde, ob Sie Ihre Zeit richtig einteilen oder Fehler beim Delegieren von Aufgaben machen und bei der Arbeit bleiben.

Methoden der Arbeitszeitplanung

Pareto-Prinzip

Wilfred Pareto (1848–1923) formulierte das Prinzip, dass innerhalb einer bestimmten Gruppe die objektive Bedeutung eines bestimmten kleinen Teils viel höher sein wird als sein relatives Gewicht in dieser Gruppe. Pareto verwendete in seinem Modell die 80/20-Formel, die überall angewendet wurde.

• Ab 20% der verkauften Ware können Sie 80% des Gewinns erhalten.
• 80 % der restlichen Ware bringen nur 20 % des Gewinns.
• 20 % der Fehler verursachen 80 % der Verluste.
• 80 % der anderen Fehler verursachen 20 % der Verluste.

Dieses Prinzip wird von den Fans der Arbeitszeitplanung nicht umgangen. Hochgerechnet auf die Arbeit einer Führungskraft ergibt sich folgendes Ergebnis: Um 80 % der Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie nur 20 % der Arbeitszeit aufwenden. Der Rest der aufgewendeten Zeit bringt nur 20% des Gesamtergebnisses.

In der Sprache des Arbeitsprozesses würde dies bedeuten, dass eine leichte und angenehme Arbeit, die ein Minimum an Anstrengung, aber eine angemessene Arbeitszeit erfordert, nicht im Vordergrund stehen sollte. Es ist notwendig, Aktivitäten unter maximaler Berücksichtigung der Wichtigkeit jeder Aufgabe zu beginnen. An erster Stelle der Arbeitsplanung sollten lebenswichtige Fragen stehen.

Für die vollständige Umsetzung des Pareto-Prinzips in Sachen rationeller Planung und Zeiterfassung ist es notwendig, alle Aufgaben auf ihren prozentualen Beitrag zum Gesamtergebnis zu analysieren und zusätzlich nach ABC-Kategorien zu verteilen.

ABC-Planung

Grundlage der ABC-Analyse ist die Erfahrung, dass die Anteile von Fällen mit größerer und geringerer Bedeutung oft ungefähr gleich sind. Mit den Buchstaben A, B und C wird die Bedeutung von Aufgaben in Bezug auf die Zielerreichung in drei Klassen eingeteilt. Dieses Prinzip sprach viele Manager an.

Mit dieser Analyse können Sie auch planen, wie Sie Ihre Arbeitszeit nutzen. Die Hauptsache ist, sich daran zu erinnern, was zu verteilen ist Arbeitszeit es ist notwendig im Hinblick auf die Wichtigkeit der Aufgaben und nicht auf ihre Mühsamkeit und ihr Gewicht im allgemeinen Tätigkeitsplan.

Die ABC-Analyse basiert auf Erfahrungswerten auf drei Säulen.

• Aufgaben der Kategorie A (am wichtigsten) erhalten 15 % der gesamten Aufgaben des Managers. Trotz ihres geringen relativen Gewichts in der Planung tragen sie mit 65 % zur Zielerreichung bei.
• Aufgaben der Kategorie B (wichtig) machen etwa 20 % der Gesamtaufgaben aus, und ihre Wichtigkeit wird ebenfalls auf 20 % geschätzt.
• Aufgaben der Kategorie C (als am wenigsten wichtig): Sie erhalten etwa 65 % der Gesamtzahl, aber ihre Bedeutung ist vernachlässigbar - nur 15 % des relativen Gewichts.

Dementsprechend konzentriert sich die ABC-Analyse bei der Planung der Arbeitszeit auf die anfängliche Erfüllung von Aufgaben aus der Kategorie A, da sie den Löwenanteil der Effektivität der abschließenden Arbeitstätigkeit bringen. Als nächstes folgen wiederum Fragen aus Gruppe B, deren Beitrag zum Endergebnis ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist. Und zu guter Letzt können Sie bereits entscheiden, was Sie mit den verbleibenden Aufgaben der Kategorie C machen: an der Planung Ihrer Arbeitszeit mitwirken oder delegieren.

Eisenhowers Prinzip der Arbeitszeitplanung

Die Eisenhower-Matrix (Prioritäten) hat sich als Instrument der Personal- und Arbeitszeitplanung breite Anerkennung erworben.

Es besteht aus vier Feldern (Quadranten), von denen jedes einer bestimmten Aufgabenkategorie entspricht. Kategorien basieren auf zwei Prinzipien: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ihre Beziehung wird am besten visuell in der Abbildung unten gezeigt.

Quadranten werden nur ausgefüllt, wenn die darin eingetragenen Fälle einem bestimmten Feld entsprechen. Um vollständig zu verstehen, wie diese Matrix funktioniert, müssen Sie die Aufgaben definieren, die jedem Quadranten entsprechen. Es sei daran erinnert, dass die Matrix nur für Aufgaben im Laufe des Tages oder für andere kurze Zeiträume wirksam ist.

1. Quadrant 1: Wichtig und dringend

Das Herzstück der Eisenhower-Matrix ist genau der erste Quadrant, da er voller ist Hauptgeheimnis- es bleibt leer. Dies weist darauf hin, dass eine Person die Fähigkeit besitzt, die Arbeitszeit effektiv zu planen, um Ziele zu erreichen.

Das Vorhandensein von Fällen, die den ersten Quadranten beanspruchen, weist auf eine ständige praktische Arbeit im Leben und Werk einer solchen Person hin. Folglich ist ein Mensch nicht an die Verteilung seiner Angelegenheiten und Pflichten gewöhnt, sondern schiebt stattdessen alles, was er kann, bis zum letzten Moment auf. Und wenn die Fristen abgelaufen sind, macht er sich an die Arbeit.

Natürlich ist es am besten, möglichen Situationen vorzubeugen, wenn Sie im Voraus an alles denken. Schließlich gibt es ein bekanntes Prinzip, nach dem es immer schwieriger ist, die Folgen zu beseitigen, als alle möglichen Probleme vorherzusehen. Falls solche Fälle von anderen Personen durchgeführt werden können, sollten sie übertragen werden.

1. Quadrant 2: Wichtig und nicht dringend

Bei der Planung seiner Arbeitszeit bestimmte Eisenhower die Aufgaben aus dem zweiten Quadranten als die wichtigsten Aufgaben. Wenn der Performer die in diesem Quadranten platzierte Aufgabe konsequent und zeitnah ausführt, kann er es sich leisten, so viel Zeit wie nötig dafür aufzuwenden. Er wird nicht von Aufregung, Eile und verschiedenen negativen Konsequenzen heimgesucht. Das ist ganz ähnlich wie bei einem Arzttermin: So wie eine Augenvorsorge-Untersuchung ernsthafteren Sehstörungen vorbeugt, vermeidet der richtige Zeitpunkt für die Bearbeitung des Gutachtens eine dringende Bearbeitung über Nacht.

Die Planung und Abrechnung der Arbeitszeit im Rahmen des zweiten Quadranten erfolgt so, dass die persönlichen Ziele des Mitarbeiters erreicht werden.

Und obwohl das Damoklesschwert nicht in Form der Dringlichkeit der Arbeit über den Arbeitern hängt, was es uns ermöglicht, uns auf die Qualität der Arbeit zu konzentrieren, sollten wir nicht vergessen, dass es immer noch Fristen gibt, und diese müssen überwacht werden Wenn die Aufgabe des zweiten Quadranten nicht abgeschlossen wird, wird sie automatisch in den ersten übertragen. Und dieses Ergebnis hat Konsequenzen für die persönliche Zeitplanung.

1. Quadrant 3: Dringend und nicht wichtig

Die Art der Fälle, die dem dritten Quadranten entsprechen, erlaubt es Ihnen nicht, sich auf mehr zu konzentrieren wichtige Angelegenheiten wegen seiner Dringlichkeit. Und solche Fälle werden leicht mit Fällen aus dem ersten Quadranten verwechselt. Es lohnt sich jedoch, eine Grenze zwischen dringend und wichtig zu ziehen, da diese Konzepte nicht synonym sind. Es gibt eine einfache Methode, dies festzustellen: Sie müssen sich fragen, ob diese oder jene Aufgabe Sie der Erfüllung eines bestimmten Ziels näher bringt. Normalerweise erhalten Fälle aus dem dritten Quadranten eine negative Antwort.

Am häufigsten werden Haushaltsangelegenheiten in diesen Quadranten gebracht: chemische Reinigung von Kleidung am Ende der Saison, Hilfe für Nachbarn in einer dringenden Angelegenheit, unwichtige Besprechungen und Verhandlungen. Es gibt ein weiteres Beispiel - Computerreparatur, aber hier sollten Sie äußerst vorsichtig sein: Wenn dieses Gerät für die Arbeit benötigt wird, wird seine Reparatur zu einer Aufgabe von größter Bedeutung (dh der erste Quadrant), und wenn es nur für verwendet wird Unterhaltung, dann ist der eigentliche Ort dieses Problems im dritten Quadranten.

Die Angelegenheiten dieses Quadranten passen nicht nur nicht in die Arbeitszeitplanung, sondern lenken sogar von den Hauptzielen ab und selektieren wertvolle Zeit. Es ist am besten, sie zu ignorieren, wenn möglich. Wie kann man die Wichtigkeit einer Aufgabe für sich selbst bestimmen? Sehr einfach. Sie sollten sich die Frage stellen: „Was passiert, wenn ich das nicht tue?“

1. Quadrant 4: Nicht wichtig und nicht dringend

In diese Kategorie fallen die Angelegenheiten unseres Alltags, die nichts mit der Arbeit zu tun haben: Soziale Netzwerke, Foren, Surfen im Internet, Computerspiele, Serien schauen. Ja, eine solche Aktivität macht auf jeden Fall Spaß, ist aber keine Pflicht.

Im Allgemeinen reduziere diese Tätigkeit die Produktivität des Arbeitstages erheblich, Eisenhower nannte die Fälle aus dieser Kategorie "Verschlinger der persönlichen Zeit".

Nehmen wir zum Beispiel eine Serie mit 200 Stunden Dauer – da kommt bei der Neuberechnung eine ganze Woche Zeitverschwendung heraus, die man viel sinnvoller hätte nutzen können.

Daher ist es notwendig, Ihre persönlichen Esser zu identifizieren und eine strenge Kontrolle über sie anzustreben, indem Sie nicht nur die Arbeit, sondern auch die persönliche Zeit planen.

Auch in diesem Quadranten gibt es Routine-Dinge, die für viele nicht so angenehm sind: zum Beispiel Geschirr spülen, putzen, kochen. Auch hier lohnt es sich, mit den Personen, mit denen Sie im selben Haus leben, einen Kompromiss zu suchen, um eine gleichmäßige Belastung zu planen.

Gesunde Gleichgültigkeit: Anleitung für diejenigen, die nicht an Zeitmanagement glauben

Die Anleitung, die von den Redakteuren der Zeitschrift Commercial Director erstellt wurde, wird Ihnen sagen, wie Sie Harmonie im Leben finden, sogar in aussichtslose Situationen, erklären, welche gesellschaftlichen und medialen Einstellungen Sie dringend ablegen müssen, und sagen Ihnen, was zu tun ist, wenn Sie nicht einmal genug Tage haben, um die Arbeit zu bewältigen.

Arbeitszeitplanungstabelle

Hier ist ein einfaches Beispiel in Form einer Tabelle.

Dieses Beispiel demonstriert anschaulich das Prinzip des Erstellens von Arbeitsplänen. Tabellen können bei Bedarf tiefer sein, mit erweitertem Platz für Notizen. Es spielt keine Rolle, welches Programm verwendet wird, um beispielsweise eine Person zu implementieren Planung der Arbeitszeit des Managers/Spezialisten. Tisch - Das Werkzeug ist universell, es kann sogar auf Normalpapier gezeichnet werden. Wichtig ist, dass Sie es für sich selbst, Ihre Aufgaben und Ziele anpassen und bestimmen können, in welchen Zeitabständen es verwendet werden soll: Tage, Wochen, Monate.

Wie ist die Planung des Arbeitszeitfonds

Die Anfangsphase der Planung besteht darin, die Anfangsparameter des Systems zu analysieren - das Vorhandensein von Aktivitäten zur Verbesserung des Arbeitszeitfonds (FW) und seiner Richtungen. Dann folgt die Beantwortung der Fragen: Wer ist für diese Tätigkeit (Fachkräfte, Dienste) und deren Planung verantwortlich? Inwieweit wird die Arbeitszeit berücksichtigt? Wird die aufgewendete Zeit überwacht? Werden FRV-Reserven offengelegt? Werden bereits in der Planungsphase Maßnahmen ergriffen, um den Arbeitsausfall zu reduzieren? Welche Methoden werden dafür verwendet?

Der nächste Schritt ist die Analyse der Anwendung des PDF. In ihrem Rahmen untersuchen sie die Dynamik der Produktion von Arbeitskräften (in Bezug auf die Zeit - stündlich, täglich, jährlich) und identifizieren die Faktoren, die sie beeinflussen; Analysieren Sie den Zustand des PDF und ermitteln Sie ungenutzte Möglichkeiten, um bestimmte Arten von Fehlzeiten zu reduzieren; Beobachtungsdaten zur Funktionsweise des Arbeitszeitfonds erarbeiten usw. Weitere Einzelheiten zu den Methoden zur Analyse der Verwendung des Arbeitszeitfonds finden sich in der pädagogischen und methodischen Literatur.

Informationsgrundlage für die Auswertung des PDF sind die Daten der Statistik- und Arbeitszeiterfassung; eine Zusammenfassung der Hauptbuchhaltung (ein Merkblatt zu Leerlaufzeiten, Überstundeneinsatz, zur Aufhebung der Ehe); Selbstfotografien und Fotografien der Arbeitszeit; Erhebungs- und Fragebogendaten.

Die Analyse untersucht die Anwendung des gesamten PDF und seiner Bestandteile- Ganztags- und Schichtgelder im Rahmen von verschiedene Ebenen Unternehmen (Strukturgliederung, Gesamtunternehmen, Berufe und Gruppen). Dieser Ansatz ermöglicht es, „Flaschenhälse“ zu erkennen, die überhaupt beachtet werden sollten. Ergebnis der Analyse ist eine Einschätzung der Reserven zur Verbesserung der PDF-Nutzung und damit zur Effizienzsteigerung der Arbeitszeitplanung.

Die gewonnenen Ergebnisse dienen der Planung eines sinnvollen Arbeitszeitfonds. Diese Veranstaltung umfasst die Erstellung eines geplanten Bilanzbudgets, einen Vergleich seiner Bestandteile mit den Normen des Unternehmens sowie das Einsparen von Arbeitszeit für unproduktive Kosten. Methoden zur Verteilung des Arbeitszeitausgleichs wurden in Unterrichtsmaterialien und Handbüchern angemessen behandelt.

Planung und Analyse der Arbeitszeit haben in den Bedingungen spezifische Züge erhalten Marktwirtschaft. So ist beispielsweise die Zwangsbeurlaubung kostenmäßig für das Unternehmen vorteilhaft. Teilzeitarbeit hat ihren Reservestatus verloren.

In der Planung des ECF wird ein differenzierter Ansatz für unbefristete Vollzeitbeschäftigte relevant, Zeitarbeiter; in Teilzeitbeschäftigung.

Zur möglichst effektiven Gestaltung und Planung der Arbeitszeit werden im Betrieb besondere Maßnahmen ergriffen: sozioökonomische, organisatorische, technische, therapeutische und prophylaktische. Sie spiegeln sich in verschiedenen organisatorischen und technischen Plänen, Planungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen usw. wider. Die Einbeziehung externer Teilnehmer sollte mit den lokalen Behörden besprochen und erst dann in die Aktivitätenplanung aufgenommen werden. Jedes Ereignis muss von Ressourcen bereitgestellt werden.

So planen Sie Ihre Arbeitszeit richtig

Regel 1. Stehen Sie gleichzeitig auf

Das Erstphase Jede Planung ist sehr diszipliniert und trägt zu einem Kraftschub bei.

Regel 2 Positive Stimmung zu Beginn des Tages

Arbeiten Sie jeden Morgen an Ihrer Stimmung, denn diese wirkt sich stark auf die Lösung von Aufgaben aus, um Ziele zu erreichen. Dazu können Sie sich drei Fragen stellen:

• Wie bringt mich „heute“ dem Erfolg näher?
• Was soll ich tun, um heute so viel Freude wie möglich zu machen?
• Was sollte an diesem Tag getan werden, um Ihre Gesundheit zu erhalten?

Die Beantwortung dieser Fragen und die Schaffung positiver Motivation dauern oft nicht länger als zwei Minuten. Geben Sie sie sich selbst, bevor Sie mit Ihrer morgendlichen Standardaktivität beginnen.

Regel 3

Der Schlüssel zu einem harmonischen Morgen ist ein guter Schlaf und ein gutes Frühstück. Aber viele spenden sie, entschuldigt durch Zeitmangel. Beide Missionen erfordern jedoch nur eine Priorisierung in der Planungsphase des Tagesablaufs – im Wesentlichen müssen Sie Ihre Zeit nur so einteilen, dass Sie früh ins Bett gehen.

Regel 4: Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Arbeitstages Faktoren wie Müdigkeit

Viele Menschen haben das Gefühl, dass ihre Arbeitsproduktivität den ganzen Tag wie eine Sinuswelle schwankt. Dabei kommt es nicht auf den täglichen Biorhythmus an – ob man „Lerche“ oder „Eule“ ist. Es lohnt sich, Ihren persönlichen Aktivitätsanstieg herauszufinden und die wichtigsten Dinge für dieses tägliche Intervall in die Aktivitätsplanung aufzunehmen. Besser ist es, den Nachmittag mit alltäglichen Routinearbeiten zu verbringen, die nicht von besonderer Bedeutung sind.

Regel 5. Machen Sie rechtzeitig Pausen

Eine der Grundregeln für die Planung der Arbeitszeit ist eine kurze Pause, da sie dem Körper ermöglicht, sich zu erholen und die Aufmerksamkeit wieder auf die Arbeit zu richten. Machen Sie unbedingt kurze Arbeitspausen, legen Sie Dauer und Häufigkeit selbst fest. Erinnere dich an die Regelmäßigkeit.

Regel 6

Versuchen Sie, nicht in die Arbeit zu springen und die Arbeit, die Sie begonnen haben, zu ihrem logischen Abschluss zu bringen. Lassen Sie sich nicht von kleineren Dingen ablenken, denn diese stehlen Ihnen die Arbeitszeit. Denken Sie daran, dass Sie jedes Mal, wenn Sie zu der bereits begonnenen Arbeit zurückkehren, die alten Aktionen wiederholen müssen, was sich auf das Gleichgewicht der persönlichen Aktivitätsplanung auswirkt.

Regel 7

Bemühen Sie sich, alle unberücksichtigten Lücken in Ihrem Zeitplan (Warteschlangen, wenig informative Besprechungen) mit nützlichen Aktivitäten zu füllen. Definieren Sie ihre Essenz für sich, indem Sie sich die Frage stellen: „Wie kann ich diese Minuten füllen, um den maximalen Nutzen zu erzielen?“

Regel 8: Halten Sie sich an das 70/30-Prinzip

Sie müssen nur 70 % Ihrer Arbeitszeit in Ihrem Tagebuch erfassen. Andernfalls erhalten Sie, selbst wenn Sie Ihren Arbeitstag zu 100 % planen, keine Garantie dafür, dass alle Aufgaben erledigt werden, mehr noch: Viele Aktionen werden nicht mit dem Zeitplan übereinstimmen. Ziel der Arbeitszeitplanung nach diesem Prinzip ist das Sparen nervöses System vor Überlastung, verhindert das Gefühl wie eine Maschine und das Einsperren in einen starren Rahmen.

Regel 9. Machen Sie abends einen Plan für morgen

Machen Sie Ihre Planung für morgen am Ende des heutigen Tages und tun Sie dies in Form einer schriftlichen Liste, damit Sie nichts verpassen. Es ist besser, die Wichtigkeit von Fällen im Voraus festzulegen und sie in Spalten zu verteilen. Dadurch wird es möglich, sich auf die notwendigen Aufgaben zu konzentrieren, und weniger wichtige Aufgaben können im Falle höherer Gewalt verschoben werden.

Regel 10

Eine unveränderliche Regel für alle. Je öfter du Zeit für Ruhe findest, desto produktiver arbeitest du später. In dieser Zeit können Sie am Arbeitsplatz, im Haus Ordnung schaffen, Geschirr spülen, eine Zeitschrift oder ein Buch lesen, spazieren gehen frische Luft um denen um dich herum zu helfen. Wenn Sie es nicht spontan tun können, planen Sie auch diese Aktionen.

Regel 11. Schätzen Sie Ihre Fähigkeiten realistisch ein

Überfordern Sie sich nicht mit einer riesigen Menge Arbeit und glauben Sie, dass Sie alle Berge bewältigen können. Gehen Sie nüchtern an die Einschätzung der eigenen Stärken heran und nehmen Sie besser das, was Sie in einem Tag / einer Woche / einem Monat garantiert bewältigen können, eine solche Arbeitszeitplanung wird effektiver.

Regel 12

Diese Herangehensweise an Gegenstände auf dem Tisch und im Büro hilft, in Zukunft Zeit zu sparen. Machen Sie es sich zur Regel, eine Sache, nachdem Sie sie benutzt haben, dorthin zurückzubringen, wo Sie sie genommen haben. Legen Sie bestimmte Standorte für fest verschiedene Typen Dinge - ein Ordner für Papiere, ein Federmäppchen, eine Schreibtischschublade oder ein Scheckkästchen.

Regel 13 gesunder Lebensstil Leben

Es scheint, warum brauchen Büroangestellte Sport, Yoga, Fitness, richtige Ernährung, Gymnastik? Dann, dass ein gesunder Körper und Wohlbefinden am besten mit positiver Energie und der Bereitschaft zu hochproduktiver Arbeitstätigkeit abgestimmt sind, insbesondere nach seiner Qualitätsplanung.

Regel 14

Der beste Weg zur Selbstorganisation in Planung und Umsetzung Professionelle Aktivität- ein Gefühl der Zufriedenheit und Liebe für ihre Arbeit erfahren. Sein Vorteil ist, dass die Motivation nicht mit einer Zange herausgezogen werden muss, sie kommt von selbst und in großen Mengen.

Planung und Organisation der Arbeitszeit des Leiters

Tipp 1. Überprüfen Sie die Pläne für den Tag

Dazu können Sie die ABC-Analyse oder die Eisenhower-Matrix verwenden. Selbst eine zehnminütige Vorbereitung auf einen Arbeitstag kann bis zu zwei Stunden am Tag einsparen. Nutzen Sie sie gut.

Tipp 2. Bildung von Blöcken ähnlicher Fälle

Ein ständig abgelenkter Mensch braucht deutlich mehr Zeit zum Arbeiten als ein konzentrierter und enthusiastischer Mensch. Dies liegt an der Notwendigkeit eines weiteren „Anlaufs“ und „Eintauchens“, dh einer Rückkehr zur Arbeitstätigkeit. Blöcke der gleichen Art von Aufgaben helfen, Arbeitszeit zu sparen: Sie lassen sich leichter in der Phase der Aktivitätsplanung beheben.

Tipp 3: Nimm dir bei der Arbeit Zeit für dich

Oft lenken Besucher, Untergebene oder Kunden am Telefon von den direkten Aufgaben ab. Sie alle verursachen starke Eingriffe in die Erfüllung wirklich wichtiger Aufgaben, stören das Gleichgewicht der Arbeitszeit. Insofern ist es unmöglich, durchgängig für alle und jeden erreichbar zu sein Tag der Arbeit Sowohl in Ihrem Büro als auch am Telefon. Meister ihres Fachs organisieren sich bei der Arbeitszeitplanung selbst Lücken, in denen sie niemand stört. Sie können auch ihre Tools verwenden, zum Beispiel die Zeiten für den Empfang von Besuchern festlegen, einen Anrufbeantworter verwenden.

Tipp 4: Planen Sie für jede Arbeitsaufgabe eine begrenzte Zeit ein

Die Dauer einer bestimmten Art von Arbeit hängt direkt von der verfügbaren Zeit ab. Selbst die kleinste Aufgabe muss geplant werden: Lernen Sie, der Aufgabe genau so viel Zeit zu geben, wie sie für ihre Erledigung benötigt. Zum Beispiel sollten Geschäftsverhandlungen nicht verzögert werden, Sie sollten alle interessanten Themen so viel wie möglich besprechen, aber nicht länger als eine Stunde. Dies kann mit Hilfe strenger Zeitrahmen und Vorschriften erfolgen. geführt werden einfache Regel: "Zeit ist Geld", schätze und spare sie.

Tipp 5: Verwenden Sie Delegierung

Kein zeitbewusster Schauspieler sollte alle Aufgaben alleine erledigen. Dieser Ansatz wurde bereits in den Grundsätzen und Regeln der Arbeitszeitplanung beschrieben: Alles, was an andere Personen delegiert werden kann (65 % der Aufgaben, die Zeit und Mühe kosten, aber keine signifikanten Ergebnisse bringen), sollte an sie delegiert werden. Dies gilt nicht nur für die Hilfeleistung von Mitarbeitern, sondern auch für die Inanspruchnahme von Hilfeleistungen von Drittstellen, Organisationen, Beratungsunternehmen.

Tipp 6. Teilen Sie große Aufgaben in Komponenten auf

Menschen neigen dazu, großen oder umfangreichen Aufgaben auszuweichen, um ihre Umsetzung auf jede erdenkliche Weise zu verzögern, weil ihnen das Ergebnis zu weit weg erscheint. Diese Tatsache weist auf schwache persönliche Zeitplanungsfähigkeiten hin, kann aber umgangen werden. Fälle, die am meisten geben schnelles Ergebnis wie fast alle. Dies bemerkte Albert Einstein am Beispiel des Holzhackens. Das gleiche kann mit langfristigen Zielen und getan werden große Projekte: Teilen Sie sie in kleine Aufgaben auf, planen Sie sie und erledigen Sie sie dann methodisch über einen bestimmten Zeitraum (z. B. zwei Stunden pro Tag). Nach beispielsweise einer Woche werden die ersten Ergebnisse angezeigt - das Ziel des ersten Teils des Projekts wird (gemäß Planung) erreicht, dies gibt Kraft und Motivation, in dieser Richtung weiterzuarbeiten.

Tipp 7. Setzen Sie sich persönliche Fristen für vorrangige Aufgaben

Wenn Sie im Voraus wissen, welche Fälle für den aktuellen Monat Priorität haben, können diese im Arbeitskalender vermerkt und in der persönlichen Planung mit den gleichen Verhandlungen / Besprechungen berücksichtigt werden. Wenn es also notwendig wird, für diesen Termin eine andere Veranstaltung oder Aktion durchzuführen, ist dieser bereits „gebucht“, was Sie noch einmal an die objektive Bedeutung der Aufgabe erinnert. Diese Beratung ist von besonderem Wert bei der Planung von Arbeitsaktivitäten.

Tipp 8: Organisieren Sie sich Arbeitsplatz

Zunächst geht es um die Anordnung auf dem Desktop. Es sollten nur jene Unterlagen darauf liegen bleiben, ohne die die Aufgaben der Kategorie A nicht zu bewältigen sind. Diese Aktion hat einen psychologischen Hintergrund: Ordnung auf dem Tisch hilft Ordnung in Gedanken, und zusätzliche Papiere brauchen Zeit.

Tipp 9. Lassen Sie sich nicht von anderen zusätzliche Verantwortung aufbürden

Führungskräfte sind oft an Neuem interessiert und engagiert und erweitern so ihre Kompetenzbereiche. Aus persönlichem Interesse zu Besprechungen kommend, an denen ein Mitarbeiter normalerweise nicht teilnimmt, kann er in Arbeitsgruppen geraten oder zusätzliche Aufgaben erhalten, die nicht in seinem Plan enthalten sind und dadurch die Hauptarbeit und deren Planung belasten. Am besten überprüfen Sie alle Ihre Aktionen noch einmal auf ihre Relevanz innerhalb der Position und verbessern so Ihre Zeitplanungsfähigkeiten.

Tipp 10. Schätzen Sie ein, wie wichtig und dringend die Dinge sind, in die sie Sie plötzlich einbeziehen wollen.

Höhere Gewalt und andere dringende Angelegenheiten sind für jede Firma oder jedes Unternehmen an der Tagesordnung, auch wenn sie sich bemühen, im Rahmen einer strengen Planung zu agieren. Um sie zu lösen, werden alle verfügbaren Ressourcen mobilisiert. Wenn Sie zustimmen, in der aktuellen Situation zu helfen, denken Sie daran, dass dies Zeit von den aktuellen wichtigen Aufgaben in Ihrem Zeitplan nimmt, also wägen Sie immer ab, ob es sich lohnt, sie zu opfern.

Tipp 11 Handeln Sie nicht impulsiv – treffen Sie kluge Entscheidungen

Manchmal bestimmte Lösungen empfangen als Ergebnis eines Impulses, eines unkontrollierten Impulses. Doch das provoziert Abweichungen im Zeitplan und stört die effektive Planung der Arbeitszeit zur Zielerreichung. Wenn Sie den momentanen Wunsch verspüren, etwas zu tun (z. B. telefonieren), überlegen Sie genau und wägen Sie ab, ob es sich wirklich lohnt, das zu tun, was Sie sich vorgenommen haben.

Tipp 12. Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig

In einem großen Strom von Fällen – Konferenzen, Besprechungen, Anrufe, SMS – kann es sehr schwierig sein, sich zurechtzufinden, und wenn Sie alles auf einmal übernehmen oder es in Teilen von verschiedenen Enden abrufen, haben Sie am Ende nur sehr wenig Zeit. Hier ist es hilfreich, sich an eine Art Zeitplanung als Prioritätenmatrix zu erinnern und mit der Umsetzung klar definierter und eindeutig wichtiger Aufgaben zu beginnen und sich allmählich zu weniger wichtigen zu bewegen.

Planung der Arbeitszeit der Chefsekretärin

Hauptaufgabe und Zweck der Planung der individuellen Arbeitszeit der Sekretärin ist es, den Chef so weit wie möglich zu entlasten und ihm bei der Zeiteinteilung zu helfen. Es ist die Aufgabe, die Effizienz zu steigern, indem alle möglichen Stunden und Minuten für die Arbeitstätigkeit verwendet werden. Und das bedeutet, dass die Aufgaben und die Planung der Aktivitäten des Leiters und des Sekretärs voneinander abhängig sind.

Zunächst einmal hilft die Sekretärin bei der Organisation, Vorbereitung und Führungstypen Arbeit, gibt dem Chef Raum für Kreativität. Zu diesem Zweck muss der Assistent den Tagesablauf der höheren Ebene kennen, den Zeitplan seiner Aufgaben für alle möglichen Zeiträume - Tag / Monat / Quartal. Eine effektive Planung der Arbeitszeit der Sekretärin hängt vom Zeitplan ihres unmittelbaren Vorgesetzten ab, da er alle Sitzungen, Verhandlungen und andere Angelegenheiten (Empfang von Besuchern, Papierkram) vorbereitet, die im Zeitplan des Chefs stehen. Eine Schlüsselrolle bei der Planung spielt die Hierarchie der Aufgaben nach ihrem Wert und ihrer Wichtigkeit.

Darüber hinaus gehören zu den Aufgaben der Sekretärin auch andere Arbeiten, die nicht vom Tagesregime der Behörden abhängen (und sich in der Planung der Arbeitstätigkeit widerspiegeln): Dies ist die Kontrolle der Post und die Beantwortung von Korrespondenz, die Dokumentenverwaltung, eine Kontrolle Datei usw. Die Zeitplanungsfähigkeiten des Assistenten müssen im Vordergrund stehen. Ausgangspunkte seines Zeitplans sind immer wiederkehrende Tätigkeiten, zum Beispiel:

• bereiten Sie den Arbeitsplatz des Kopfes vor;
• den eigenen Arbeitsplatz aufräumen;
• alle Arten eingehender E-Mails verarbeiten;
• sehen Sie sich die Steuerdatei an;
• den Behörden einen Überblick über den Stand der Dinge geben und den Zeitplan für den aktuellen Tag klären.

Betrachten Sie ein einfaches Beispiel für die Arbeitszeitplanung in Bezug auf den Zeitplan des Managers. Das Aktionsprogramm der Sekretärin wird in etwa so aussehen. Wenn der Chef ein Meeting um 11:00 Uhr plant, dann markiert der Plan des Assistenten um 10:30 Uhr seine Organisation mit allen nachfolgenden Aktionen: Erinnerung, Fotokopieren von Materialien, Reinigung des Konferenzraums, Protokollierung. Wenn der Manager um 14:00 Uhr Verhandlungen außerhalb des Büros geplant hat, enthält der Zeitplan der Sekretärin Punkte zum Anrufen eines Autos und zum Sammeln von Dokumenten. Die Liste der Arbeiten zeigt auch, mit wem und zu welcher Zeit Sie den Chef verbinden müssen Telefongespräch, welche Unterlagen korrigiert werden müssen, welche von Grund auf neu ausgefüllt werden müssen usw.

Am besten legen Sie gemeinsam mit dem Chef ein konstantes Zeitintervall für die täglichen Aktivitäten fest: Dokumente unterschreiben, Besuch empfangen. Dies verbessert die Arbeit und hilft, die Arbeitszeit sowohl des Spezialisten als auch seines Assistenten zu planen. Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen, müssen Sie auch eine angemessene Reserve für plötzliche dringende und wichtige Aufgaben, Telefonate und andere Notfälle einplanen.

Die Sekretärin widmet das Ende des Arbeitstages dem Versenden der ausgehenden Korrespondenz und plant auch Veranstaltungen für morgen.

Wenn der Arbeitstag vorbei ist und der Manager zu spät im Büro ist, kann der Assistent nur nach Hause gehen, wenn eine entsprechende Vereinbarung zwischen ihnen besteht und er dem Chef alle erforderlichen Daten zur Verfügung stellt.

Vor dem Verlassen der Räumlichkeiten entfernt die Sekretärin alle Unterlagen, schließt Schränke, Tresore, schaltet elektronische Geräte ab (gilt nicht für Telefon, Modem, Fax), bringt den Arbeitsplatz in Ordnung.

Zeitplanung des Managers

Das Wesen der Planung ist die Vorbereitung auf die Umsetzung von Zielen und die Regelung der Arbeitszeit. Die Grundsätze der Arbeitszeitplanung des Managers unterscheiden sich nicht wesentlich von den allgemeinen Grundsätzen der Arbeitsregulierung. Rationale Anwendung eigene Zeitressourcen beinhaltet das Verständnis ihrer Funktionen, Ziele, Zielsetzungen und ihres Zeitbudgets.

Bei der Organisation der Arbeitszeit eines Spezialisten werden allgemein bekannte Planungstechniken verwendet. Der Manager muss sich an folgenden Regeln orientieren:

• 60 % des Tagesarbeitsplans werden der geplanten Arbeit zugewiesen;
• 20 % der Zeit – für unvorhergesehene Aktionen;
• die letzten 20 % bleiben am besten für spontane Aufgaben übrig.

„Flache“ Organisationsstrukturen werden in kleinen Unternehmen verwendet, um komplexe Probleme unter Bedingungen erheblicher Unsicherheit zu lösen. Solche Einheiten sind durch folgende Nachteile gekennzeichnet: übermäßige Arbeitsbelastung der Manager, Schwierigkeiten bei der Kontrolle von Aktionen eine große Anzahl Menschen sowie Schwierigkeiten bei der Koordinierung der Arbeit der Abteilungen.

Die aufgewendete Zeit (insbesondere wenn sie nicht bereits in der Planungsphase vermerkt wurde) sollte mit einer obligatorischen Angabe, wofür und wie sie verwendet wurde, erfasst werden. Dies trägt dazu bei, dass der Manager, nachdem er ein vollständiges Bild der Kosten seiner Arbeitszeit erhalten hat, seine Planung in Zukunft effektiver organisieren kann; Um einen Qualitätsplan zu entwickeln, werden die Aufgaben in kurz-, mittel- und langfristig unterteilt.

Regelmäßigkeit, Konsistenz und Konsistenz sollten als Hauptprinzipien der Planung positioniert werden. Sie müssen einem folgen wichtige Grundsätze Planungsaktivitäten - die Realität der Ziele: Übernehmen Sie so viele Verantwortlichkeiten, wie Sie erfüllen können.

Im Mittelpunkt des rationellen Einsatzes der Arbeitszeit des Managers steht seine langfristige Planung. Hierbei handelt es sich um ein mehrjähriges System, bei dem berücksichtigt wird, welche Jahres- und Quartalspläne erstellt werden. Letzteres kann mit dem jährlichen abgestimmt und in monatliche aufgeteilt werden. Tages- und Wochenpläne entsprechen diesen vollständig und spiegeln gleichzeitig die Verwendung der Arbeitszeit der Führungskraft am genauesten wider. Die Planung der Arbeitsaktivitäten auf der Ebene eines Tages ist ein wichtiger Schritt in der Gesamtplanung der Arbeitsaktivitäten der Führungskraft, sie unterliegt einer ständigen Überwachung und Anpassung an die Situation.

Denken Sie an Ihre größten Misserfolge im Leben zurück. Streitereien, Missverständnisse, die dein ganzes Leben negativ verändert haben. Nicht bestandene Prüfungen, Vorstellungsgespräche usw. Die Gründe für solche Misserfolge sind ähnlich, in der Regel sind sie das Ergebnis einer schlechten Vorbereitung und vorschnellen Handelns. Im Folgenden werden wir uns ansehen, wie Sie alles tun und Ihren Tag / Ihre Woche planen.

Was passiert, wenn ein Athlet einen Monat vor den Olympischen Spielen mit dem Training aufhört - Fähigkeiten und Muskelkraft werden erheblich schwächer und er nimmt einen der letzten Plätze ein. Wie im Sport braucht man auch in jedem Business eine gute Vorbereitung, ohne die die Erfolgschancen stark sinken.

Der Schlüsselfaktor bei der Vorbereitung ist die Planung "Regel 6 P": Richtig durchgeführte Planung verhindert Leistungseinbußen.

Im Folgenden werde ich 7 Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie alles mit Hilfe der richtigen Planung des Tages und der Woche erledigen können.

Methode 1: Erstellen Sie eine To-Do-Liste für den Tag

Wozu dient eine Aufgabenliste?

Werfen wir zunächst einen Blick darauf, wie unser Gehirn funktioniert. Es wurde festgestellt, dass wir nicht mehr als 7+-2 Fälle oder wichtige Gedanken in unserem Kopf unter Kontrolle halten können. Um dies zu überprüfen, zählen Sie, wie viele Kreise auf den Bildern zu sehen sind:

Reis. 1	Reis. 2	Reis. 3

Reis. 4	Reis. 5

Um die Anzahl der Objekte in den Abbildungen 1, 3 und 4 zu bestimmen, genügt höchstwahrscheinlich ein Blick.

Und für die Zahlen 2 und 5 reichte ein Blick nicht aus, es musste separat gezählt werden. Je kleiner die Objekte sind, desto einfacher ist es, sie zu verwalten. Die Grenze des Gehirns kommt, wenn die Zahl mehr als 7+-2 wird.

Das gleiche gilt für Gedanken, gleichzeitig können wir in unserem Kopf nicht mehr als 7 + -2 Aufgaben speichern, der Rest ist vergessen.

Stellen Sie sich eine reale Lebenssituation vor

Sie müssen ein Geschenk zum Geburtstag eines geliebten Menschen kaufen;
- Zahlen Sie für das Internet, bis es abgeschaltet wird.

Wenn Sie am Arbeitsplatz angekommen sind:

Finden Sie heraus, dass Sie noch heute einen Bericht erstellen müssen;
- Ich ging hinein, ein Kollege bat darum, die Vertragsvorlage abzuwerfen;
- Nach dem morgendlichen Planungsmeeting bat mich der Chef, 3 Dinge zu tun.

Der Kopf ist schon voll, aber die Zeit bleibt nicht stehen, ein Kunde kann dich anrufen, naher Mensch, Kollege, eine unvorhergesehene Situation kann eintreten usw. Was passiert in einem solchen Fall? Wir vergessen etwas. Wenn wir vergessen, Lebensmittel im Laden einzukaufen, passiert natürlich nichts Schlimmes, aber Sie können etwas Wichtigeres vergessen: Kommen Sie nicht zu einem wichtigen Meeting, nehmen Sie keine Medikamente ein usw.

Je mehr Dinge wir in unseren Köpfen haben, desto schlechter werden unsere analytischen Fähigkeiten, da Energie darauf verwendet wird, sich an Informationen zu erinnern.

Vorteile eines Notebooks

Notebook - beseitigt alle oben beschriebenen Probleme und hat folgende Vorteile gegenüber dem Arbeiten aus dem Gedächtnis:

1) Aufschreiben geht immer schneller als auswendig lernen. Zum Beispiel ist das Aufschreiben eines Handys 10-100 Mal schneller als das Auswendiglernen. Auch geschäftlich.

2) Energie sparen. Um das Wichtige nicht zu vergessen, erinnern wir uns oft, wird dafür Energie aufgewendet. Notebook löst dieses Problem.

3) Zuverlässigkeit. Was mit einem Stift geschrieben wurde, kann nicht mit einer Axt abgeholzt werden. Jedes Geschäft kann vor dem Hintergrund von Müdigkeit, Emotionen oder anderen Dingen vergessen werden. Aber wenn Aufgaben aufgeschrieben werden, dann ist das Vergessen viel schwieriger.

Sie können eine Aufgabenliste auf einem normalen Blatt oder Notizblock führen, aber es ist besser, wenn es sich um ein Notizbuch handelt, da es einen Kalender hat. Die Liste der Aufgaben für den Tag kann auf einem Computer oder Papier sein. Das Wichtigste ist, dass Sie es haben, denn es ist die Grundlage für die Planung, wie das Fundament eines Hauses. Wenn das Haus kein Fundament hat, kann maximal eine kleine einstöckige Struktur ohne Heizung aus Kunststoff oder Sperrholz gebaut werden. Auch bei der Planung kannst du natürlich auf eine Liste mit Aufgaben für den Tag oder ein Notizbuch verzichten, aber du wirst in deinen Fähigkeiten stark eingeschränkt sein.

Das Wichtigste auf einer To-Do-Liste oder einem Notizbuch ist eine Liste mit Dingen, die tagsüber zu erledigen sind. Der zweitwichtigste Teil ist der Kalender, in dem Sie die Aufgaben sehen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Daher ist ein Notizbuch einer normalen Liste vorzuziehen, denn dort befindet sich ein Kalender.

Methode 2: Arbeiten Sie jeden Tag mit der To-Do-Liste

Das Wichtigste bei der Arbeit mit einem Zeitplaner oder einem Notizbuch ist, nach einem zuvor erstellten Plan zu arbeiten. Überprüfen Sie dazu regelmäßig Ihr Notizbuch, um herauszufinden, ob Sie alles getan haben, was Sie sich für heute vorgenommen haben. Sie können die Liste anzeigen, nachdem Sie die aktuelle Aufgabe abgeschlossen haben. Es ist sehr wichtig, wichtige Dinge, die Sie heute erledigen müssen, in Ihren Terminplaner zu packen.

Methode 3: Erst schreiben, dann machen

Wenn eine neue Aufgabe kommt und sie nicht dringend ist, dann schreibe sie zuerst in ein Notizbuch und mache erst weiter, wenn es darauf ankommt. Alle neuen Aufgaben scheinen sehr wichtig und wir fangen an, alles hintereinander anzugehen: Mails checken, machen Anrufe usw. Aber sobald Sie anfangen, alle eingehenden Aufgaben zuerst in ein Notizbuch zu schreiben, werden Sie feststellen, dass neben diesem Eintrag wichtigere Aufgaben stehen.

Alle Bewegungen der rechten Körperhälfte werden von der linken Gehirnhälfte gesteuert, die für die Logik zuständig ist. Wenn wir eine neue Aufgabe schreiben rechte Hand, dann aktivieren wir die linke Gehirnhälfte, die für die Logik zuständig ist. Die Aktivierung der Logik beim Schreiben mit der rechten Hand hilft uns, bessere Entscheidungen zu treffen.

Indem Sie vor Beginn der Arbeit alles in ein Notizbuch schreiben, können Sie die wichtigsten Aufgaben des Tages erledigen und Nebenaufgaben widerstehen, die Sie ständig ablenken.

4 Wege. Erst wichtige, dann dringende Aufgaben

Alle geplanten Aufgaben sollten in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und dann bis zum Ausführungszeitpunkt ausgeführt werden. Beginnen Sie mit den wichtigsten und gehen Sie nach und nach zu den weniger wichtigen über. Notieren Sie die Aufgaben in Ihrem Plan für heute in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sortieren Sie sie dann nach Dringlichkeit und beginnen Sie mit der Arbeit mit der höchsten Priorität.

Beispiel: Ein Freund hat Sie zum Chatten angerufen. Telefonanruf, dringende Angelegenheit, weil gerade das Telefon klingelt, aber es darf nicht wichtig sein. Wenn Sie wichtigere Aufgaben haben, zum Beispiel einen Arbeitsbericht zu erstellen, dann ist es besser, zuerst immer wichtigere Aufgaben zu erledigen, insbesondere einen Bericht, und dann, wenn Zeit ist, zurückzurufen und mit einem Freund zu sprechen . Aber nicht umgekehrt, sonst haben Sie aufgrund eines unbedeutenden Anrufs möglicherweise keine Zeit für wichtigere Dinge.

Wichtigkeit vor Dringlichkeit. Dringende Aufgaben sollten Sie nur übernehmen, wenn Sie die Situation im Griff haben und sicher sind, dass Sie Zeit für die wichtigeren Aufgaben haben.

5 Wege: Elektronischer Organizer

Es gibt eine Vielzahl von elektronischen Notizbüchern. Ein elektronisches Tagebuch hat gegenüber Papierkalendern unbestreitbare Vorteile:

A. Sparen Sie Zeit. Auf dem elektronischen Tagebuch müssen Sie keine Aufgaben vom Vortag auf den aktuellen umschreiben, und Sie können damit sowohl auf einem Computer als auch auf einem Telefon oder Tablet arbeiten und Daten auf allen Geräten synchronisieren.

B. Volumen und Geschwindigkeit: In ein elektronisches Tagebuch können Sie sehr schnell eine große Menge an Informationen für die weitere Arbeit kopieren. Zum Beispiel: Du möchtest abends einen Bananenkuchen backen und musst dir die nötigen Zutaten aufschreiben, bevor du in den Laden gehst. Wenn Sie über einen elektronischen Organizer verfügen, können Sie in Sekundenschnelle ein ganzes Rezept aus dem Internet in ein Tagebuch kopieren. Gleichzeitig benötigen Sie mehr Zeit, um nur die Zutaten per Hand auf ein Blatt Papier zu schreiben, als für das gesamte Rezept in elektronischer Form. Und im Laden reicht es aus, das Tagebuch auf Ihrem Telefon einzuschalten, um schnell zu verstehen, was Sie kaufen müssen.

B. Bequemlichkeit. Es ist unpraktisch, ein gewöhnliches Notizbuch beim Transport, in einem Geschäft oder im Urlaub zu verwenden. An diesen Orten ist es schwierig, Notizen aufzuschreiben und anzusehen, da das Papiertagebuch groß ist und Sie zwei Hände benötigen, um es zu öffnen. Aber das elektronische Notizbuch am Telefon ist immer dabei, wo immer Sie sind: Transport, Geschäft, Straße. Sie können schnell Notizen auf Ihrem Computer machen und dann synchronisieren, um diese Notizen in Sekundenschnelle auf Ihrem Telefon zu haben.

Methode 6: Planen Sie den nächsten Tag am Abend

Erstellen Sie im Voraus einen Aktionsplan für den nächsten Tag, beste Zeit ist das Ende des Arbeitstages, bevor Sie nach Hause gehen. Diese einfache Aktion hilft Ihnen, besser zu schlafen, denn oft liegt die Ursache für Schlaflosigkeit darin, dass wir abends alle wichtigen Dinge, die morgen erledigt werden müssen, in Erinnerung behalten, um sie morgens nicht zu vergessen. Und es sind diese Gedanken, die uns daran hindern, uns zu entspannen und friedlich einzuschlafen, aber wenn Sie alle Ihre Pläne aufschreiben, werden Sie nicht nur sorgen erholsamer Schlaf sondern auch abends.

Wenn Sie im Voraus einen Plan erstellen, arbeitet Ihr Unterbewusstsein außerdem die ganze Nacht daran, wie Sie das Geplante am besten umsetzen können. Die Lösung komplexer Probleme kann Ihnen beim Frühstück, auf dem Weg zur Arbeit oder sogar mitten in der Nacht einfallen. Am Morgen kommen am häufigsten neue Ideen und Sie werden diese Zeit optimal nutzen, Sie müssen nur eine To-Do-Liste für den nächsten Tag im Voraus schreiben.

Übrigens, wenn du Fragen hast, auf die du eine Antwort haben möchtest, dann stelle sie dir vor dem Einschlafen und Schließen der Augen, am besten laut und schlafe sofort ein. Und bereiten Sie sich morgens darauf vor, sofort alle Gedanken aufzuschreiben, die im Moment des Aufwachens oder später auftauchen könnten.

Methode 7: Planen Sie komplexe Aufgaben für den Höhepunkt Ihrer Aktivität

Planen Sie den Tag so, dass die Arbeit, die viel Energie erfordert, auf den Höhepunkt Ihrer Aktivität fällt, wenn Sie viel Energie haben und so produktiv wie möglich sind. In der Regel beginnt die Aktivitätsspitze morgens, denn nach dem Schlaf hat man viel Kraft und einen frischen Kopf, aber es kommt vor, dass die Aktivitätsspitze auch tagsüber und sogar abends auftreten kann.

Die energieaufwändigsten Tätigkeiten sind Dinge, für die kein Talent vorhanden ist. Typischerweise sind dies die Dinge, die Sie am liebsten nicht tun möchten. Diese Aufgaben im Zeitmanagement werden Frösche genannt, weil diese Aufgaben am Anfang unangenehm sind. Es gibt eine Regel im Zeitmanagement – ​​beginne den Tag mit einem Frosch, also aus einer unangenehmen Affäre. Diese Regel ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten, da Sie normalerweise morgens die meiste Kraft haben, und diese Kräfte sind äußerst wichtig, um die unangenehmsten Arbeiten zu erledigen.

Ich werde ein Beispiel aus dem Leben geben, ich habe eine technische Denkweise, also exakte Wissenschaften wie zum Beispiel: Physik und Mathematik fallen mir leicht, aber bei humanitären Fächern ist es schwieriger, deshalb habe ich mich in der Schule oft auf eine Prüfung vorbereitet Englische Sprache am Morgen. Ich bin 1-2 Stunden vor der Schule aufgestanden und habe Englisch gelernt. Am Morgen hatte ich die meiste Energie, also fiel es mir um diese Zeit leichter schwierige Aufgabe wofür ich am wenigsten Talent hatte. Die Ergebnisse der Vorbereitung übertrafen alle meine Erwartungen, ich wurde ausgezeichnet oder gut in einem Fach, das mir nicht gefiel.

Planen Sie die unangenehmsten Aufgaben für den Höhepunkt der Aktivität, zum Beispiel morgens, und Sie werden sehen, wie Sie mehr erledigen und Ihre persönliche Effizienz steigern.

P.S. Wenn Sie Schwierigkeiten oder Fragen zu dem Artikel haben, den Sie lesen, sowie zu den Themen: Psychologie (schlechte Angewohnheiten, Erfahrungen usw.), Verkauf, Wirtschaft, Zeitmanagement usw., fragen Sie mich, ich werde versuchen zu helfen. Auch eine Skype-Beratung ist möglich.

P.S.S. Sie können auch an einem Online-Training „So erhalten Sie 1 Stunde zusätzliche Zeit“ teilnehmen. Schreiben Sie Kommentare, Ihre Ergänzungen;)

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Der bekannte deutsche Spezialist auf dem Gebiet des Managements L. Seivert hat bestimmte Regeln für die Planung der Arbeitszeit entwickelt:

Planen Sie einen Arbeitstag für 60 % ein, lassen Sie 20 % für die Lösung unvorhergesehener Aufgaben und 20 % für kreative Aktivitäten (z. B. berufliche Entwicklung).

2. Dokumentieren und kontrollieren Sie den Zeitverbrauch sorgfältig, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, den zukünftigen Bedarf dafür bestimmen und die richtige Verteilung vornehmen können.

3. Unterscheiden Sie die Aufgaben der kommenden Periode in lang-, mittel- und kurzfristig und legen Sie die Priorität der Maßnahmen zu ihrer Lösung fest.

4. Beenden Sie immer konsequent, was Sie begonnen haben.

5. Machen Sie flexible Pläne.

6.Planirovat die tatsächliche Menge an Aufgaben, berechnet in Übereinstimmung mit den Fähigkeiten des Teams.

7. Verwenden Sie spezielle Formulare und Karten für die Zeitplanung.

8. Übertragen Sie ausstehende Aufgaben automatisch in Pläne für die nächste Periode.

9. Berücksichtigen Sie in den Plänen nicht nur die Maßnahmen selbst, sondern auch die erwarteten Ergebnisse.

10. Setzen Sie genaue Fristen und planen Sie für diesen oder jenen Fall genau so viel Zeit ein, wie es wirklich dauert.

11. Setzen Sie das Prinzip der Selbstdisziplin um und legen Sie genaue Fristen für die Durchführung aller Arten von Arbeiten fest.

12. Prioritäten in Fällen festlegen.

Wie die Praxis zeigt, sind die Hauptgründe für den Verlust von Arbeitszeit: 1) Unklarheit bei der Festlegung von Zielen und Prioritäten; 2) Mangel an Arbeitszeitplanung oder deren schwache Organisation; 3) geringe Disziplin der Untergebenen; 4) schwache Führung, Unfähigkeit, mit Untergebenen, Partnern, Besuchern zusammenzuarbeiten.

Die Planung der Arbeitszeit ist eine der Hauptaufgaben des Managers, ebenso wie die Planung der Aktivitäten der Organisation als Ganzes. In unserem Land haben Manager noch nicht gelernt, damit umzugehen und widmen diesem Prozess viermal weniger Zeit als amerikanische Kollegen. Wie westliche Ökonomen anmerken, ist es notwendig, die Planung mit einer klaren Aufgabenstellung zu beginnen. Dazu wird eine Liste von Fällen und möglichen Hindernissen erstellt, deren Überwindung gesonderte Zeit erfordert. Wenn Sie diese Liste in Zukunft analysieren, können Sie den Plan anpassen und unwesentliche Punkte eliminieren. Darüber hinaus ermöglicht Zeitmanagement dem Management, kritisch über seine eigenen Ideen nachzudenken und effektive Wege zu finden, sie rechtzeitig zu lösen, wodurch eine gewisse Zeit geschaffen wird. Die Planung ermöglicht es dem Manager, sich auf die Hauptsache zu konzentrieren, wobei der Zeitpunkt und die Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben berücksichtigt werden. Durch die Planung verbessert sich die Struktur des Arbeitstages und es entsteht die Möglichkeit der Terminplanung.

Der Plan sieht die Lösung der bestehenden Probleme in rationale Ordnung . Zunächst werden Arbeiten mit festem Termin oder die arbeitsintensivsten, zeitaufwändigsten Arbeiten geplant. Es ist unerwünscht, unangenehme Dinge zu verschieben, es ist besser, sie vor anderen zu tun. Als nächstes werden Routinearbeiten und die Umsetzung der täglichen Aufgaben geplant. Die letzten im Plan sind sekundäre und episodische Fälle, die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen (Lesen der aktuellen Korrespondenz, Umhergehen am Arbeitsplatz). Die Hauptsache - im Planungsprozess wird die genaue Frist für die Erledigung der Fälle festgelegt.

Es kommt jedoch vor, dass die anstehenden geplanten Arbeiten nicht zum angegebenen Zeitpunkt abgeschlossen werden können und dann auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden müssen.

Voraussetzung für die Planung ist eine sorgfältige Zeitdokumentation und Kontrolle über die Nutzung. Es gibt verschiedene Arten von Zeitnutzungsplänen: langfristig, mittelfristig und kurzfristig.

Mit Hilfe langfristig Pläne die auf viele Jahre, manchmal Jahrzehnte angelegte Struktur der für die Verwirklichung großer Lebensziele notwendigen Zeit wird festgelegt. Dies können Arbeiten im Zusammenhang mit Bildung, Beförderung usw. sein. mittelfristig Pläne- Jährlich, in dem die Zeitverteilung für die Lösung großer spezifischer Aufgaben mit Produktionscharakter erfolgt.

Kurzfristig - eine Aufschlüsselung der Zeit für die Lösung von Aufgaben enthalten, die mittel- und langfristige Pläne vorgeben. Diese beinhalten: vierteljährlich, monatlich, zehntägig, wöchentlich und täglich . Beginnend mit Monatsplänen erfolgt die Berechnung der Zeit bereits in Stunden. Unter den kurzfristigen Plänen ist der tägliche Plan der wichtigste. Es enthält nicht mehr als ein Dutzend Probleme, von denen ein Drittel die wichtigsten sind, die überhaupt implementiert werden. Diese Dinge, sowie die unangenehmsten, werden normalerweise für die erste Hälfte des Tages (morgens) geplant. So können sie bis zum Abend fertiggestellt werden. Im Tagesplan werden homogene Aufgaben in einem Block gruppiert, was erheblich Zeit spart und es Ihnen ermöglicht, nicht von einer Aufgabe zur anderen zu springen.

Berücksichtigt im Tagesplan und in den Pausen. Sie werden anhand der Leistung einer Person und der seit Beginn des Arbeitstages verstrichenen Zeit ermittelt. Die Ermüdung nimmt mit zunehmender Zeitspanne ab Beginn des Arbeitstages zu, was natürlich die Produktivität einer Führungskraft oder Fachkraft mindert.

In der modernen Welt, bei der Entwicklung von Tagesplänen, Besonderheitenindividuelle Biorhythmen . Es ist notwendig, den Arbeitstag so zu planen, dass die schwierigsten Stunden auf die „Spitzenleistung“ fallen. Dieser "Höhepunkt" für "Lerchen" ist am Morgen, "Tauben" sind mitten am Arbeitstag am aktivsten und "Eulen" - am Abend.

Die Kenntnis aller Techniken und Methoden der Planung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben je nach Komplexität, Schwierigkeit, Verantwortung, Anspannung innerhalb des Arbeitstages richtig zu verteilen und optimal abzuwechseln.

Die beste Möglichkeit, den Tagesplan festzulegen, ist seine schriftliche Präsentation. Dies erlaubt Ihnen nicht, die darin enthaltenen Dinge zu ignorieren, entlastet das Gedächtnis, diszipliniert und macht die Arbeit fokussierter. Es ist auch einfacher, die Umsetzung des Plans schriftlich zu analysieren.

Die Entwicklung (Erstellung) des Plans erfolgt am Vorabend in mehreren Etappen: Aufgaben werden formuliert (übernommen aus dem Monats- oder Zehntagesplan, übernommen aus dem Plan des Vortages, bis dato ungeklärt), die notwendigen Arbeitszeiten für deren Lösung festgelegt, „Fenster“ zur Notlösung dringender Probleme offen gelassen, nach jeder Arbeitsstunde 5-10-minütige Pausen eingeplant, vorrangige Aufgaben hervorgehoben.

Der Arbeitsplan des Managers wird morgens gemeinsam mit der Sekretärin unter Berücksichtigung der plötzlich neuen Umstände festgelegt. Generell sollte der Tagesablauf flexibel sein, sich aber gleichzeitig klar an die Regeln für die Einladung von Personen (Besucher, Besprechungen etc.) halten.

Kurze Zusammenfassungen zum Thema

Arbeitszeit ist der wichtigste Produktionsfaktor, dessen sorgsamer Umgang enorme Auswirkungen haben kann. Aber im Mittelpunkt einer solchen Einstellung zur Arbeitszeit steht eine gründliche Untersuchung der Kostenstruktur und die Identifizierung ungenutzter Reserven.

Die Analyse der Arbeitszeitkosten erfolgt mit Hilfe der Zeiterfassung und Fotografie der Arbeitszeit, die oft als Zeitdiagnostik bezeichnet wird, die es ermöglicht, ihre erheblichen Verluste zu identifizieren und Wege zur Verbesserung ihrer Nutzung zu ermitteln.

Eine große Rolle bei der Verbesserung der Nutzung der Arbeitszeit spielt ihre Planung, die eine der Hauptaufgaben des Managers ist. Es ist die Planung der Arbeitszeit, die es dem Manager ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, wobei der Zeitpunkt und die Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben berücksichtigt werden.

Die Rationierung und Planung der Arbeitszeit von Ausführenden und Managern erhöht die Effizienz ihrer Nutzung erheblich und wirkt sich am besten auf die Endergebnisse der Aktivitäten der Abteilungen aus.

MA Lukaschenko, Doktor der Wirtschaftswissenschaften, Professor, Vizepräsident der Moskauer Finanz- und Industrieuniversität "Synergy", führender Fachberater des Unternehmens "Organization of Time".

Planen Sie Ihre Zeit effektiv

Sprich einmal mit einem extrem beschäftigt CEO, hörte ich einen wunderbaren Satz von ihm: „Ich verschwende keine Minute umsonst. Ich esse sogar nur mit dem Hauptbuchhalter, um alle angehäuften Probleme zu lösen. In diesem Moment empfand ich ein gemischtes Gefühl von Mitgefühl und Bewunderung für den Hauptbuchhalter. Tatsächlich kann er sich in seiner verdammten Mittagspause nicht entspannen und ausruhen.

Es ist bekannt, dass die Arbeit eines Buchhalters sehr schwierig, verantwortungsvoll und anstrengend ist. Und davon gibt es meistens jede Menge. Daher sind die meisten Buchhalter philosophisch über die Tatsache, dass Sie oft länger bleiben oder am Wochenende arbeiten müssen, um Zeit zu haben, alles zu tun, was Sie brauchen. Aber es gibt keine Wunder auf der Welt, und mit der Zeit machen sich ständige Überlastungen mit chronischer Müdigkeit bemerkbar. Und für einen müden Menschen ist selbst die geliebteste Arbeit keine Freude.

Es gibt jedoch Zeitmanagement-Tools, die die Arbeit erheblich erleichtern, vorhersehbarer und überschaubarer machen können. Mit ihrer Hilfe schaffen Sie es, alle geplanten Dinge zu erledigen und gleichzeitig pünktlich nach Hause zu gehen. Dieser Artikel ist ihnen gewidmet.

So erstellen Sie eine To-do-Liste

Haben Sie schon einmal den Spruch gehört „Die schärfste Erinnerung ist dümmer als der stumpfe Bleistift“? Wenn nicht, nehmen Sie es unbedingt in Betrieb, denn es spiegelt das Schlüsselprinzip des Zeitmanagements wider - das Prinzip der Materialisierung. Es heißt: "Behalte nichts im Kopf, schreibe alles auf Und an einem bequemen Ort sofort zu finden, und in der richtigen Form sich selbst nach einer Weile zu verstehen. Dementsprechend basieren alle Planungstools darauf, sich die geforderten Aufgaben nicht zu merken, sondern gleich aufzuschreiben.

Das Erstellen einfacher To-do-Listen ist am zuverlässigsten und zuverlässigsten effektiver Weg nichts vergessen und alles Notwendige tun. Du nimmst ein Blatt Papier und schreibst alles auf, was heute zu erledigen ist. Gleichzeitig müssen Sie alle Aufgaben priorisieren – von den wichtigsten bis zu den unwichtigsten. Und sie müssen der Reihe nach ausgeführt werden. Dann haben Sie am Ende des Arbeitstages garantiert das Wichtigste erledigt und können bereits entscheiden, ob sich die verbleibenden Aufgaben lohnen, am Arbeitsplatz zu bleiben.

Artikulieren, was getan werden muss

Bei der Zusammenstellung einer To-do-Liste empfiehlt es sich, ein ergebnisorientiertes Eingabeformular zu verwenden. Stellen Sie sich vor, Sie hätten für die nächste Woche aufgeschrieben: "Iwanow, Vertrag." Eine Woche ist vergangen, in der Ihnen viele verschiedene Ereignisse widerfahren sind. Und wenn Sie diesen Eintrag noch einmal sehen, können Sie sich beim besten Willen nicht mehr daran erinnern, was Sie sich dabei gedacht haben, um was für einen Vertrag es sich handelt und was damit zu tun ist: abholen, aufsetzen, unterschreiben, kündigen . .. Daher müssen Sie in Ihrem Eintrag ein Verb sein, das die Aktion selbst und ihr Ergebnis bezeichnet. In unserem Fall müssen Sie Folgendes aufschreiben: „Darlehensvertrag Nr. ...“ zur Genehmigung bei Ivanov einreichen.

Wir planen für die Zukunft

Mit Hilfe von „Business“-Listen können Sie nicht nur kurzfristige, sondern auch mittelfristige und sogar langfristige Planungen organisieren. Dazu benötigen Sie drei verschiedene Aufgabenlisten – für den Tag, für die Woche und für den Monat (Quartal, Halbjahr usw.). Beachten Sie, dass es sich um Aufgaben handelt, die nicht an eine bestimmte Zeit gebunden sind. Beispielsweise können Sie Reiseberichte an jedem beliebigen Tag der nächsten Woche abholen, dies muss nicht unbedingt am Montag um 12.00 Uhr erfolgen.

Der Hauptfokus dieser Technik besteht darin, Listen regelmäßig zu überprüfen und Aufgaben von einer zur anderen zu übertragen. Gleichzeitig sollten Sie jeden Tag die Liste der Aufgaben für die Woche anzeigen. Diejenigen Aufgaben, die für den nächsten Tag „reif“ sind, übertragen Sie in die Aufgabenliste des Tages. "Nicht reif" - lassen Sie, wo sie waren. Und Sie sehen sich die Liste der Daueraufgaben einmal pro Woche an, zum Beispiel am Freitag. Aufgaben, die nächste Woche erledigt werden müssen, übertragen Sie in die entsprechende Liste. So vergessen Sie nicht die Aufgaben, die nicht sofort, sondern später erledigt werden müssen.

Umgekehrt gilt übrigens auch. Schließlich versucht ein fleißiger Buchhalter in der Regel, mehr Fälle in die Tagesliste zu „stopfen“. Gleichzeitig ist er sich bewusst, dass er sie körperlich nicht alle erfüllen kann, aber er hofft das Beste. Was ist das Ergebnis? Eine Person verlässt die Arbeit mit unerledigten Angelegenheiten und bildet in sich selbst einen Verliererkomplex. Aber im Gegenteil, Sie müssen so viele Aufgaben planen, wie Sie problemlos an einem Tag erledigen können, und mit einem Erfolgserlebnis nach Hause gehen.

Die Planungstechnik wird am besten mit MS Outlook umgesetzt. Im Bereich „Aufgaben“ können Sie Aufgabenlisten erstellen, indem Sie ihnen eine bestimmte Kategorie zuweisen – „Tag“, „Woche“ oder „Monat“. Konfigurieren Sie für diese Kategorien die Aufgabengruppierung (siehe Abbildung unten). Dann können Sie Aufgaben in Sekundenschnelle einfach von einer Liste auf eine andere übertragen, indem Sie einfach ihre Kategorie ändern. Diese Technik ist jedoch sowohl im Terminkalender als auch auf den Plantafeln perfekt umgesetzt.

Jede Aufgabe hat ihre Zeit

Sagen Sie mir, ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie zufällig die Person treffen, die Sie brauchen, an die Sie ein paar wichtige Fragen haben, aber im Moment des Treffens sind sie wie böse aus Ihrem Kopf geflogen ? Und sicher rufen Sie Kollegen oft mit den Worten an: „Ich wollte Ihnen etwas sagen, aber vergessen ... Okay, ich werde mich erinnern - ich rufe Sie zurück.“

Wir haben viele Aufgaben, die nicht zu einer bestimmten Zeit, sondern unter bestimmten Bedingungen erledigt werden müssen. Wenn Sie es beispielsweise schaffen, den Direktor zu fassen, müssen Sie alle Dokumente mit ihm unterschreiben, den Bericht besprechen, Fragen zur Stilllegung von Geräten beseitigen usw. Aber manchmal können wir uns nicht vorstellen, wann wir mit ihm sprechen können. Das bedeutet, dass wir nicht verstehen, wo wir solche Aufgaben aufschreiben sollen, weil es unmöglich ist, sie an eine bestimmte Zeit zu binden. Hier gebraucht kontextbezogen Planungstechnik. Dies ist der Fall, wenn eine Reihe von Bedingungen für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe günstig sind.

Einer unserer Kontexte ist Ort. Zum Beispiel wenn ich drin bin Finanzamt, melden Sie sich für eine Versöhnung an. Wenn ich auf Geschäftsreise gehe, besuche ich gleichzeitig unsere Filiale. Das heißt, Aufgaben sind an einen bestimmten Ort gebunden.

Ein weiterer Kontext ist Menschen. Wir alle haben von Zeit zu Zeit Fälle, die mit einer Person verbunden sind. Wenn ich zum Beispiel Kunde N sehe, muss ich mit ihm eine neue Preisliste und eine Vertragsverlängerung besprechen. Weitere Kontexte sind Umstände, Extern und intern. Beispiele für äußere Umstände: wenn der Chef haben wird gute Laune wenn dieses oder jenes Gesetz herauskommt. Innere Umstände sind zum Beispiel ein starker Inspirationsschub oder umgekehrt Arbeitsunwilligkeit.

Kontextuelle Planung: Verschiedene Techniken

Hier kehren wir wieder zu unseren Aufgabenlisten zurück, nur gruppieren wir sie jetzt nach Kontexten. Beispielsweise beginnen wir in den Tagebuchabschnitten mit typischen Kontexten. Nehmen wir an, wir nennen einen der Abschnitte "Bank" und listen alle Probleme auf, die in der Bank gelöst werden müssen. Oder zum Beispiel „Projekt XXX“ – und da war eine Liste mit Fragen, die es für das Projekt zu klären gilt. Die Hauptsache ist, die Aufgabe nicht zur richtigen Zeit zu vergessen.

Und es gibt viele solcher Methoden der kontextuellen Planung. Sie schreiben zum Beispiel Fragen auf einen Zettel, die Sie unbedingt bei einem Meeting schießen müssen, und stecken diesen Zettel in Ihr Brillenetui. Und Sie wissen, dass das erste, was Sie in jedem Meeting tun, ist, Ihre Brille herauszunehmen und aufzusetzen. Entsprechend erinnern sich die Diskussionsfragen an sich selbst.

Sie können kontextbezogene Ordner für verschiedene Anlässe vorbereiten. Sie wissen zum Beispiel, dass Ihr Büro in einem Jahr mit dem Austausch von Fenstern renoviert wird. Holen Sie sich einen „Reparatur“-Ordner und legen Sie alle „Buchhaltungs“-Artikel hinein, Schreiben des Finanzministeriums und des Bundessteuerdienstes zu diesem Thema usw. Glauben Sie mir, wenn es darum geht, Reparaturkosten zu berücksichtigen, der Inhalt Der Ordner wird Ihnen eine große Hilfe sein und viel Zeit sparen.

Bei der Planung mit MS Outlook können den Aufgaben zugeordnete Kategorien als Kontexte verwendet werden. So können Sie zum Beispiel die Kategorien „Chef“, „Bank“, „Steuern“, „Projekt XXX“ usw. anlegen. Und wenn bestimmte Aufgaben anfallen, fügen Sie diese gleich der gewünschten Kategorie hinzu. Wenn Ihr Chef Sie anruft, können Sie „seine“ Kategorie öffnen, alle damit verbundenen Aufgaben sehen und schnell lösen.

Buchhalter, sind Sie bereit für eine Veränderung der Umstände? Immer bereit!

In der Unternehmenspraxis ist der plötzliche Wechsel von Aufgaben alltäglich und deprimierend. Wir können die Dinge jedoch so planen, dass Änderungen unseren Plänen wenig oder keinen Schaden zufügen. Hierfür ist es zweckmäßig, den starr-flexiblen Scheduling-Algorithmus zu verwenden. Es geht darum, unsere täglichen Aufgaben in drei Arten zu unterteilen.

Erster Typ- Das schwere Aufgaben, deren Durchführung an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden ist. Ihre Planung ist gewohnheitsmäßig – wir tragen sie einfach in das Zeitraster des Tagebuchs ein. Zum Beispiel um 10 Uhr - ein Treffen, um 12 Uhr - Sozialversicherung anrufen, um 17 Uhr - ein Treffen.

Zweiter Typ - flexible Einsätze, nicht zeitgebunden. Zum Beispiel müssen Sie schreiben Motivationsschreiben zur Klärung. Und es spielt keine Rolle, wann Sie es tun: um 11 Uhr morgens oder um 3 Uhr nachmittags. Hauptsache heute.

Und endlich, dritte Art- Das budgetierte Aufgaben ein Zeitbudget benötigen. Zum Beispiel, um eine Bilanz für 9 Monate zu erstellen. Es ist klar, dass dies keine Frage einer Minute ist, Sie werden mindestens ein paar Tage benötigen.

Das Prinzip einer starr-flexiblen Tagesplanung besteht darin, Aufgaben, die nicht streng an eine bestimmte Zeit gebunden sind, nicht in das Taktraster aufzunehmen. Dazu teilen wir die Seite unseres Tagebuchs vertikal in zwei Hälften.

(1) Im Taktraster erfassen wir nur schwere Aufgaben. Hier platzieren wir auch budgetierte Aufgaben und weisen ihnen das notwendige Zeitbudget zu.

(2) Auf der rechten Seite des Tagebuchs schreiben wir eine Liste aller flexiblen Aufgaben, sortiert nach Priorität.

So haben wir das Gesamtbild des Tages vor Augen. Wir wissen, was schwierige Dinge sind und wann wir zu tun haben. Wir verstehen, welche zeitaufwändigen Aufgaben erledigt werden müssen, und wir haben dafür Zeit reserviert. Gleichzeitig sehen wir klar Freizeit und gelassen mit flexiblen Aufgaben umgehen. Kommen neue Aufgaben hinzu, müssen wir nur neu priorisieren und ggf. die Reihenfolge ändern. Im Allgemeinen ändert sich der Plan nicht.

Wir fassen die Planung des Tages zusammen und heben die Grundregeln hervor.

1. Zu Beginn des Arbeitstages planen wir 5-10 Minuten für Planungsaufgaben ein. Idealerweise sollten sie abends geplant werden. Aber das klappt nicht immer, außerdem wissen wir am Vorabend vielleicht nicht über einige dringende Angelegenheiten Bescheid. Abends können Sie also raten grober plan Tag, und wenn Sie zur Arbeit kommen, klären Sie in Ruhe, ob es dringende Angelegenheiten gibt.

2. Wir tragen nur schwere Aufgaben in das Zeitraster ein.

3. Der Tagesplan, so aufgestellt, dass jede Zeile des Tagebuchs belegt ist, ist an sich schon ermüdend und entnervend. Daher sollte die Höhe der Sollzeit 70 % der Gesamtarbeitszeit nicht überschreiten. 30 % für unvorhergesehene Umstände. Versuchen Sie, mehr „Luft“ in Ihrem Plan zu haben, also Zeitreserven. Je mehr es sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Plan erfüllt wird und Sie gleichzeitig bei guter Gesundheit und guter Laune bleiben.

• Warum Planung notwendig ist

In diesem Artikel wir werden redenüber den Nutzen, den Nutzen und die Vorteile der Planung. Die Planung eines Arbeitstages ist ein Werkzeug, das von jeder erfolgreichen Person verwendet wird, um Ihre Arbeit besser und produktiver zu machen. Bei der Erstellung von Plänen bestimmt eine Person den Arbeitsumfang für sich. Er weiß, was er tun muss, wann und warum. Lass uns genauer hinschauen Die Vorteile der Planung.

Warum Planung notwendig ist

1. Plan des Arbeitstages: und nichts wird unbemerkt bleiben

Egal wie gut Ihr Gedächtnis wäre, wenn die Dinge über dem Dach sind, werden Sie sich nicht an alles erinnern. Ein auf Papier niedergeschriebener Arbeitsplan erleichtert das Erinnern und macht die Aufmerksamkeit für wichtigere Dinge frei. Und Sie werden nicht von der Frage „Habe ich alles gemacht?“ belästigt, denn es wird immer die Möglichkeit geben, in das Tagebuch zu schauen. Die Vorteile der Planung liegen in diesem Fall auf der Hand!

2. Wenn wir Zeit damit verbringen, unseren Arbeitstag zu planen, wird er länger.

Viele Lebenserfahrungen erfolgreiche Menschen zeigt, dass eine Verlängerung der Planungszeit zu einer Verkürzung der Ausführungszeit und damit zu einer Zeitersparnis im Allgemeinen führt. Vorteile der Planung ist, dass alle 100 Minuten, die mit der Planung einer Aktivität verbracht werden, 10 Minuten der Implementierung einsparen. Das heißt, es gibt eine 1000%ige Rendite auf investierte mentale, emotionale und physische Energie.

Die Erstellung eines Tagesplans dauert 10-12 Minuten. Diese kleine Investition von 10-12 Minuten spart Ihnen 100-120 Minuten Ausführung, was eine Steigerung Ihrer produktiven Zeit um zwei Stunden pro Tag bedeutet, dh eine Steigerung Ihrer täglichen Produktivität um 25 % ab dem Tag, an dem Sie mit der Planung beginnen Werktag im Voraus. In einem Monat sind es 2000-2400 Minuten, das sind 4-5 volle Arbeitstage!!! Und keine Zeitverschwendung!

3. Ein Arbeitsplan legt Prioritäten fest.

Indem Sie die Reihenfolge der Aufgaben vor Ihnen verteilen, wissen Sie, in welcher Reihenfolge und was zu tun ist. Es wird bei Ihnen keine Situation mehr geben, in der Wichtigeres und Notwendigeres vergessen oder auf später verschoben wird, wie es oft passiert, wenn ein Mensch leidet Prokrastination.

4. Plan für den Tag sorgt für einen ruhigen emotionalen Zustand

Vorteile der Planung Es liegt auch darin, dass eine Person den Arbeitsumfang für sich selbst bestimmt. Er weiß, was er tun muss, wann und warum. Da die Formulierung der Hauptaufgaben vor Augen steht und die Lösungsansätze skizziert sind, sieht der neue arbeitsreiche Tag nicht mehr grau und schwer aus, sondern sichtbar, planbar und überschaubar. Die Angst vor dem Unbekannten und die Ungewissheit verschwinden. Eine Person besitzt Informationen, daher ist sie ruhig und emotional bereit, diese oder jene Arbeit auszuführen.

Manche schaffen an einem Tag so viel wie andere in drei. Das Geheimnis ist, wie wir sehen können, einfach: Planen Sie einen Arbeitstag, eine Person, die Zeit hat, eine große Menge an Arbeit zu erledigen, weiß, wie sie ihre Zeit plant, die Haupt- und Nebenaufgaben hervorhebt. Es ist in unserer Zeit nicht möglich, ohne Pläne für den Tag zu handeln, obwohl Statistiken zeigen, dass nur 20% der Bevölkerung einen Aktionsplan haben. Wenn Sie den bevorstehenden Arbeitstag noch nie geplant haben, versichere ich Ihnen, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen. Und wie es richtig geht, erfährst du in folgendem Artikel: "Methoden der Arbeitszeitplanung".

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