La planification du temps de travail n'est pas seulement un ensemble de beaux mots, mais un système de connaissances qui peut être bénéfique tant au niveau individuel qu'à l'échelle de l'ensemble de l'entreprise.

Tu vas apprendre:

• Ce qui donne une planification rationnelle du temps de travail dans l'entreprise.
• Quelles sont les modalités d'aménagement du temps de travail.
• Quelles sont les règles pour un aménagement efficace du temps de travail.

Ce n'est un secret pour personne que l'efficacité de l'organisation n'est pas moins influencée par le rendement du travail quotidien du personnel d'encadrement. L'absence de techniques et de méthodes de travail modernes, le refus d'améliorer le style de travail individuel du chef et de ses subordonnés font que les difficultés à établir le travail d'une telle équipe deviennent un axiome.

Les éléments qui déterminent dans quelle mesure un gestionnaire est prêt à réussir sont assez simples. Ce sont ses compétences, ses capacités, connaissances professionnelles et, bien sûr, des qualités personnelles. Néanmoins, il ne faut pas négliger l'analyse des facteurs de causalité qui causent des problèmes et des difficultés, ainsi que le désir de les surmonter et d'améliorer la qualité de son travail. Voici venir à la rescousse utilisation rationnelle le responsable du temps de travail, c'est-à-dire sa planification. Après tout, il est conçu pour éliminer les défauts du processus de travail quotidien.

L'efficacité de la planification du temps de travail repose sur les objectifs des activités en fonction de leur durée : à court terme et à long terme. Un tel cadre de gestion ne demande pas d'effort supplémentaire, puisque toutes les actions et activités identifiées ont reçu leurs échéances lors du processus d'organisation.

Les objectifs fixés par le leader ont deux fonctions : déterminer les actions nécessaires à leur mise en œuvre et stimuler leur mise en œuvre. Lorsqu'un leader se fixe une tâche claire, ses actions deviennent conscientes dans sa mise en œuvre. L'établissement d'objectifs est un force motrice, chargeant la figure d'énergie jusqu'à la réalisation même du résultat.

Pour que la planification de l'équilibre du temps de travail soit la plus efficace possible, le manager doit recourir à la tactique des « périodes de planification » (il peut s'agir de périodes différentes : année, mois, semaine, jour). La particularité réside dans l'individualité de chacune de ces gammes, ce qui implique la création de plans séparés qui refléteraient la période de temps correspondante.

Ainsi, le principal accent positif bonne planification le temps libre devient le gain de temps lui-même. Le gestionnaire acquerra la capacité d'atteindre efficacement et fructueusement les objectifs de travail décrits, tout en passant le moins de temps possible. Dans l'organisation du travail individuel, le rôle de la planification est difficile à surestimer : après tout, elle permet de se préparer à la réalisation des objectifs et de structurer le temps imparti au travail.

Comment déléguer des tâches pour gagner 25% de temps de travail : checklist

Pour faire face à l'énorme flux d'informations et développer votre activité, il est important de gérer votre temps de manière rationnelle et de ne pas gaspiller d'énergie sur des tâches routinières. Pour ce faire, vous devez déléguer correctement les tâches aux subordonnés et surveiller leur mise en œuvre.

Consultez la liste de contrôle préparée par les rédacteurs du magazine Commercial Director pour voir si vous gérez correctement votre temps ou si vous faites des erreurs dans la délégation des tâches et restez éveillé au travail.

Méthodes de planification du temps de travail

Principe de Pareto

Wilfred Pareto (1848-1923) a formulé le principe qu'au sein d'un certain groupe, l'importance objective d'une certaine petite partie sera bien supérieure à son poids relatif dans ce groupe. Pareto dans son modèle a utilisé la formule 80/20, qui a commencé à être appliquée partout.

• À partir de 20% des marchandises vendues, vous pouvez obtenir 80% des bénéfices.
• 80% des biens restants n'apporteront que 20% du profit.
• 20% des erreurs causent 80% des pertes.
• 80% des autres erreurs causent 20% des pertes.

Ce principe n'a pas été contourné par les adeptes de l'aménagement du temps de travail. Si vous le projetez sur le travail d'un manager, alors le résultat sera le suivant : pour atteindre 80% des résultats, vous n'avez besoin de passer que 20% du temps de travail. Le reste du temps passé n'apporte que 20% du résultat total.

Dans le langage du processus de travail, cela signifierait qu'un travail facile et agréable, qui demande un minimum d'efforts, mais un temps de travail décent, ne devrait pas être une priorité. Il est nécessaire de commencer les activités en tenant compte au maximum de l'importance de chaque tâche. En premier lieu, la planification du travail devrait être des questions vitales.

Pour la mise en œuvre complète du principe de Pareto en matière de planification rationnelle et de suivi du temps, il est nécessaire d'analyser toutes les tâches pour le pourcentage de leur contribution au résultat global, et également de les répartir par catégories ABC.

Planification ABC

La base de l'analyse ABC est l'expérience qui montre que les proportions de cas de plus ou moins grande importance sont souvent approximativement les mêmes. Les lettres A, B et C sont utilisées pour classer l'importance des tâches par rapport à la réalisation des objectifs en trois classes. Ce principe a séduit de nombreux managers.

Vous pouvez également utiliser cette analyse pour planifier l'utilisation de votre temps de travail. L'essentiel est de se souvenir de ce qu'il faut distribuer temps de travail elle est nécessaire au regard de l'importance des tâches, et non de leur pénibilité et de leur poids dans le plan général d'activité.

L'analyse ABC est issue d'une expérience basée sur trois piliers.

• Les tâches de catégorie A (les plus importantes) reçoivent 15% du total des tâches du manager. Malgré leur faible poids relatif dans la planification, ils contribuent à hauteur de 65 % à l'atteinte des objectifs.
• Les tâches de catégorie B (importantes) représentent environ 20 % du total des tâches et leur importance est également estimée à 20 %.
• Tâches de catégorie C (comme les moins importantes): elles reçoivent environ 65% du chiffre total, mais leur importance est négligeable - seulement 15% du poids relatif.

Ainsi, lors de la planification du temps de travail, l'analyse ABC se concentre sur l'exécution initiale des tâches de la catégorie A, puisqu'elles apportent l'essentiel de l'efficacité de l'activité de travail finale. Viennent ensuite les questions du groupe B, dont la contribution au résultat final ne doit pas non plus être négligée. Et enfin, vous pouvez déjà décider quoi faire des tâches restantes de la catégorie C : contribuer à l'aménagement de votre temps de travail ou déléguer.

Le principe d'Eisenhower dans la planification du temps de travail

La matrice d'Eisenhower (priorités) a acquis une large reconnaissance en tant qu'outil de planification du temps personnel et du temps de travail.

Il se compose de quatre champs (quadrants), où chacun d'eux correspond à une certaine catégorie de tâches. Les catégories sont construites sur la base de deux principes : l'importance et l'urgence. Leur relation est mieux illustrée visuellement dans la figure ci-dessous.

Les quadrants ne sont remplis que si les observations qui y sont saisies correspondent à un certain champ. Pour bien comprendre le fonctionnement de cette matrice, vous devez définir les tâches qui correspondent à chaque quadrant. Il convient de rappeler que la matrice ne sera efficace que pour les tâches tout au long de la journée ou sur une courte période.

1. Quadrant 1 : Important et urgent

Le cœur de la matrice d'Eisenhower est précisément le premier quadrant, car il est chargé de secret principal- il est laissé vide. Cela indiquera qu'une personne a la capacité de planifier efficacement son temps de travail pour atteindre ses objectifs.

La présence de cas revendiquant le premier quadrant indique un travail pratique constant dans la vie et le travail d'une telle personne. Par conséquent, une personne n'est pas habituée à la répartition de ses affaires et de ses devoirs, mais retarde tout ce qu'elle peut jusqu'au dernier moment. Et, lorsque les délais sont comptés, il se met au travail.

Bien sûr, il est préférable de prévenir les situations possibles si vous pensez à tout à l'avance. Après tout, il existe un principe bien connu selon lequel il est toujours plus difficile d'éliminer les conséquences que de prévoir tous les troubles possibles. Dans le cas où de tels cas peuvent être effectués par d'autres personnes, ils doivent être transférés.

1. Quadrant 2 : Important et non urgent

En planifiant son temps de travail, Eisenhower a déterminé les tâches du deuxième quadrant comme les tâches les plus importantes. Si l'exécutant exécute systématiquement la tâche placée dans ce quadrant en temps opportun, il peut alors se permettre d'y consacrer autant de temps que nécessaire. Il ne sera pas hanté par l'agitation, la hâte et diverses conséquences négatives. Ceci est très similaire à un rendez-vous chez le médecin : tout comme un examen oculaire préventif préviendra des problèmes de vision plus graves, le bon moment pour travailler sur le rapport évitera un traitement urgent du jour au lendemain.

La planification et la comptabilisation du temps de travail dans le cadre du deuxième quadrant sont faites de manière à atteindre les objectifs personnels du salarié.

Et bien que l'épée de Damoclès ne pèse pas sur les ouvriers sous la forme de l'urgence du travail, qui permet de se concentrer sur la qualité du travail, il ne faut pas oublier qu'il y a encore des délais, et qu'il faut les surveiller, car le fait de ne pas terminer la tâche du deuxième quadrant la transfère automatiquement au premier. Et ce résultat est lourd de conséquences pour la planification du temps personnel.

1. Quadrant 3 : Urgent et pas important

Le type de cas correspondant au troisième quadrant ne permet pas de se focaliser sur plus questions importantes en raison de son urgence. Et de tels cas sont facilement confondus avec les cas du premier quadrant. Cependant, il convient de tracer une ligne entre urgent et important, car ces concepts ne sont pas synonymes. Il existe un moyen simple de le déterminer : vous devez vous demander si telle ou telle tâche vous rapproche de la réalisation d'un objectif donné. Habituellement, les cas du troisième quadrant reçoivent une réponse négative.

Le plus souvent, les problèmes domestiques sont introduits dans ce quadrant: nettoyage à sec des vêtements en fin de saison, aide aux voisins dans une affaire urgente, réunions et négociations sans importance. Il existe un autre exemple - la réparation d'ordinateurs, mais ici, vous devez être extrêmement prudent: si cet équipement est nécessaire pour le travail, sa réparation deviendra une tâche d'une importance primordiale (c'est-à-dire le premier quadrant), et s'il n'est utilisé que pour divertissement, alors la place même de ce problème est dans le troisième quadrant.

Les affaires de ce quadrant non seulement ne rentrent pas dans la planification du temps de travail, mais détournent même des objectifs principaux et sélectionnent un temps précieux. Il est préférable de les ignorer si possible. Comment déterminer l'importance d'une tâche pour soi ? Très simple. Vous devriez vous poser la question : « Que se passera-t-il si je ne le fais pas ?

1. Quadrant 4 : Pas important et pas urgent

Cette catégorie regroupe les affaires de notre quotidien qui n'ont rien à voir avec le travail : réseaux sociaux, forums, surfer sur Internet, jeux informatiques, regarder des feuilletons. Oui, une telle activité est certainement agréable, mais elle n'est pas obligatoire.

En général, cette activité réduit considérablement la productivité de la journée de travail, Eisenhower a qualifié les cas de cette catégorie de "dévoreurs de temps personnel".

Prenons, par exemple, une série de 200 heures - en termes de recalcul, vous obtenez une semaine entière de temps perdu, qui aurait pu être utilisée avec beaucoup plus d'avantages.

Par conséquent, il est nécessaire d'identifier vos mangeurs personnels et de vous efforcer de les contrôler étroitement en planifiant non seulement le travail, mais également le temps personnel.

Il y a aussi des choses routinières dans ce quadrant qui ne sont pas si agréables pour beaucoup : par exemple, laver la vaisselle, nettoyer, cuisiner. Ici aussi, il vaut la peine de rechercher un compromis avec les personnes avec lesquelles vous vivez dans la même maison, afin de prévoir une charge uniforme.

Indifférence saine : instructions pour ceux qui ne croient pas à la gestion du temps

L'instruction, qui a été préparée par les rédacteurs du magazine Commercial Director, vous expliquera comment trouver l'harmonie dans la vie, même en situations désespérées, expliquez de quelles attitudes imposées par la société et les médias, vous devez vous débarrasser de toute urgence, et vous dire quoi faire si vous n'avez même pas assez de jours pour faire face au travail.

Tableau de planification du temps de travail

Voici un exemple simple sous forme de tableau.

Mardi		Sous-tâche	Commentaire
	Vérifier la liste de tâches
	se rendre au travail
	Appels téléphoniques		Récupérer deux numéros de contact de la messagerie professionnelle
	Rédaction d'articles	Analyse des matériaux
	Rédaction d'articles	Traduction matériaux additionnelsà partir d'une langue étrangère et saisie du texte principal	N'oubliez pas d'émettre des notes de bas de page aux sources et de corriger les traits d'union sur le tiret
	Aller à l'éditeur
	Rencontre
Mercredi

Cet exemple montre bien le principe de construction des plans de travail. Si nécessaire, les tableaux peuvent être plus profonds, avec un espace étendu pour les notes. Peu importe le programme qui sera utilisé pour mettre en œuvre, disons, un individu planifier le temps de travail du gestionnaire/spécialiste. Table - l'outil est universel, il peut être dessiné même sur du papier ordinaire. Ce qui est vraiment important, c'est de pouvoir l'adapter à vous-même, à vos tâches et objectifs, et de déterminer sur quels intervalles de temps il sera utilisé : par jours, semaines, mois.

Comment se passe la planification du fonds pour le temps de travail

L'étape initiale de la planification consiste à analyser les paramètres initiaux du système - la présence d'activités pour améliorer le fonds pour le temps de travail (FW) et ses orientations. Vient ensuite la réponse aux questions : qui est responsable de cette activité (spécialistes, services) et de sa planification ? Dans quelle mesure les heures de travail sont-elles prises en compte ? Le temps passé est-il contrôlé ? Les réserves FRV sont-elles divulguées ? Des mesures sont-elles prises pour réduire la perte de temps de travail au stade de la planification ? Quelles sont les méthodes utilisées pour cela ?

La prochaine étape est l'analyse de l'application du PDF. Dans son cadre, ils étudient la dynamique de la production de travailleurs (en référence au temps - horaire, journalier, annuel) et identifient les facteurs qui l'influencent ; analyser l'état du PDF et déterminer les opportunités non utilisées pour réduire certains types d'absentéisme ; élaborer des données d'observation sur le fonctionnement du fonds temps de travail, etc. Plus de détails sur les méthodes d'analyse de l'utilisation du fonds temps de travail peuvent être trouvés dans la littérature pédagogique et méthodologique.

La base d'informations pour l'analyse du PDF est constituée des données d'enregistrements statistiques et horaires des heures de travail ; un récapitulatif de la comptabilité primaire (un dépliant sur les temps morts, les heures supplémentaires, sur la suppression du mariage) ; auto-photographies et photographies du temps de travail ; données d'enquête et de questionnaire.

L'analyse examine l'application de l'ensemble du PDF et ses parties constitutives- des fonds journaliers et intra-poste dans le cadre de différents niveaux entreprises (divisions structurelles, entreprise dans son ensemble, professions et groupes). Cette approche permet de détecter les "goulots d'étranglement" auxquels il convient de prêter attention en premier lieu. Le résultat de l'analyse est une évaluation des réserves pour améliorer l'utilisation du PDF et, par conséquent, accroître l'efficacité de la planification du temps de travail.

Les résultats obtenus sont utilisés pour planifier un fonds utile de temps de travail. Cet événement comprend la préparation d'un budget prévisionnel, une comparaison de ses composants avec les normes de l'entreprise, ainsi que l'économie de temps de travail pour les coûts improductifs. Les méthodes de répartition du solde du temps de travail ont reçu une couverture adéquate dans les matériels et manuels pédagogiques.

La planification et l'analyse du temps de travail ont acquis des spécificités dans les conditions économie de marché. Par exemple, le congé administratif obligatoire est avantageux pour l'entreprise en termes de coûts. Le travail à temps partiel a perdu son statut de réserve.

Une approche différenciée pour les salariés permanents à temps plein devient pertinente dans la planification de l'ECF, intérimaires; en emploi à temps partiel.

Afin d'organiser et de planifier le plus efficacement possible le temps de travail, des mesures spéciales sont prises dans l'entreprise: socio-économiques, organisationnelles, techniques, thérapeutiques et prophylactiques. Ils se traduisent par divers plans organisationnels et techniques, des plans d'amélioration des conditions de travail, etc. L'implication d'intervenants externes doit être discutée avec les autorités locales et n'être incluse qu'ensuite dans la planification des activités. Tout événement doit être fourni par des ressources.

Comment bien planifier son temps de travail

Règle 1. Levez-vous en même temps

Cette stade initial toute planification est très disciplinée et contribue à un élan de force.

Règle 2 Humeur positive au début de la journée

Travaillez chaque matin sur votre humeur, car cela affecte grandement la résolution des tâches pour atteindre les objectifs. Pour ce faire, vous pouvez vous poser trois questions :

• Comment « aujourd'hui » me rapprochera-t-il du succès ?
• Que dois-je faire pour faire aujourd'hui autant de joie que possible ?
• Que faut-il faire ce jour-là pour maintenir votre santé?

La réponse à ces questions et la création d'une motivation positive ne dépassent souvent pas deux minutes. Donnez-les-vous avant de commencer votre activité matinale standard.

Règle 3

La clé d'une matinée harmonieuse est une bonne nuit de sommeil et un bon petit déjeuner. Mais beaucoup en font don, excusés par le manque de temps. Cependant, les deux missions ne nécessitent qu'une hiérarchisation au stade de la planification de la routine quotidienne - en substance, il vous suffit d'allouer votre temps de manière à vous coucher tôt.

Règle 4 : Tenez compte de facteurs comme la fatigue lors de la planification de votre journée de travail

De nombreuses personnes ont le sentiment que leur productivité au travail fluctue comme une onde sinusoïdale tout au long de la journée. Cela ne dépend pas des biorythmes quotidiens - que vous soyez une "alouette" ou une "hibou". Il vaut la peine de découvrir vos périodes d'activité personnelles et de placer les choses les plus importantes pour cet intervalle quotidien dans la planification des activités. Il est préférable de consacrer l'après-midi à des travaux de routine quotidiens sans importance particulière.

Règle 5. Faites des pauses à temps

L'une des règles de base pour planifier le temps de travail est un repos court, car il permet au corps de récupérer et de se concentrer sur le travail. Assurez-vous de prendre de courtes pauses dans le travail, définissez vous-même la durée et la fréquence. Rappelez-vous la régularité.

Règle 6

Essayez de ne pas sauter dans le travail et d'amener le travail que vous avez commencé à sa conclusion logique. Ne vous laissez pas distraire par de petites choses, car elles volent du temps de travail. N'oubliez pas qu'à chaque fois que vous reprenez le travail déjà commencé, vous devrez répéter les anciennes actions, ce qui affectera l'équilibre de la planification des activités personnelles.

Règle 7

Efforcez-vous de combler toutes les lacunes non comptabilisées dans votre emploi du temps (attente en ligne, réunion non informative) avec des activités utiles. Définissez vous-même son essence en vous posant la question : « Comment puis-je remplir ces minutes afin d'en tirer le maximum d'avantages ?

Règle 8 : respectez le principe 70/30

Il vous suffit de consigner 70 % de votre temps de travail dans votre agenda. Sinon, même si vous programmez votre journée de travail à 100%, vous ne recevrez pas de garanties que toutes les tâches seront terminées, encore plus : de nombreuses actions ne coïncideront pas avec le planning. L'objectif d'une planification du temps de travail selon ce principe est d'économiser système nerveux des surcharges, évitant l'impression d'être une machine et l'enfermement dans un cadre rigide.

Règle 9. Le soir, faites un plan pour demain

Faites votre planification pour demain en fin d'aujourd'hui et faites-le sous forme de liste écrite pour ne rien manquer. Il est préférable d'établir à l'avance l'importance des cas et de les répartir en colonnes. Cela permettra de se concentrer sur les tâches nécessaires, et les moins importantes pourront être déplacées en cas de force majeure.

Règle 10

Une règle immuable pour tous. Plus vous pourrez trouver du temps pour vous reposer, plus vous travaillerez plus tard. Pendant cette période, vous pouvez mettre de l'ordre sur le lieu de travail, dans la maison, faire la vaisselle, lire un magazine ou un livre, vous promener air frais pour aider ceux qui vous entourent. Si vous ne pouvez pas le faire spontanément, planifiez également ces actions.

Règle 11. Soyez réaliste quant à vos capacités

Ne vous submergez pas par une énorme quantité de travail, en pensant que vous pouvez gérer toutes les montagnes. Approchez-vous sobrement de l'évaluation de vos propres forces et prenez mieux ce que vous êtes assuré de faire face en une journée/semaine/mois, une telle planification du temps de travail sera plus efficace.

Règle 12

Cette approche des objets sur la table et au bureau permet de gagner du temps à l'avenir. Faites-en une règle, après avoir utilisé une chose, remettez-la là où vous l'avez prise. Définissez des emplacements spécifiques pour différents types choses - un dossier pour les papiers, une trousse à crayons, un tiroir de bureau ou une case à cocher.

Règle 13 mode de vie sain la vie

Il semblerait, pourquoi les employés de bureau ont-ils besoin de sport, de yoga, de fitness, nutrition adéquat, gymnastique? Ensuite, qu'un corps sain et un bien-être sont mieux adaptés à l'énergie positive et à la préparation à une activité de travail hautement productive, en particulier après sa planification de qualité.

Règle 14

La meilleure façon de s'auto-organiser dans la planification et la mise en œuvre activité professionnelle- éprouver un sentiment de satisfaction et d'amour pour leur travail. Son avantage est que la motivation n'a pas besoin d'être tirée avec des pincettes, elle vient toute seule et en gros volumes.

Planification et organisation du temps de travail du chef

Astuce 1. Passez en revue les plans de la journée

Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'analyse ABC ou la matrice d'Eisenhower. Même une préparation de dix minutes pour une journée de travail peut faire gagner jusqu'à deux heures par jour. Faites-en bon usage.

Astuce 2. Formation de blocs de cas similaires

Une personne constamment distraite a besoin de beaucoup plus de temps pour travailler qu'une personne concentrée et enthousiaste. Cela est dû à la nécessité d'une autre « montée en puissance » et d'une « immersion », c'est-à-dire d'un retour à l'activité professionnelle. Des blocs d'un même type de tâches permettront de gagner du temps de travail : ils sont plus faciles à corriger au stade de la planification des activités.

Astuce 3 : Prenez du temps pour vous au travail

Souvent, les visiteurs, les subordonnés ou les clients au téléphone détournent l'attention des tâches directes. Tous créent une forte interférence dans l'exécution de tâches vraiment importantes, perturbent l'équilibre du temps de travail. A cet égard, il est impossible d'être accessible à toutes et à tous sur l'ensemble de la Fête du travail Aussi bien au bureau qu'au téléphone. Dans le processus de planification des heures de travail, les maîtres de leur métier organisent eux-mêmes des interruptions lorsque personne ne les dérangera. Vous pouvez également utiliser leurs outils, par exemple, définir les heures d'accueil des visiteurs, utiliser un répondeur.

Astuce 4 : Réservez un temps limité pour chaque tâche de travail

La durée d'un certain type de travail dépend directement du temps disponible. Même la plus petite tâche est sujette à planification : apprenez à donner à la tâche exactement le temps qu'il faut pour l'accomplir. Par exemple, les négociations commerciales ne doivent pas être retardées, vous devez discuter de toutes les questions d'intérêt autant que possible, mais pas plus d'une heure. Cela peut être fait avec l'aide de délais et de réglementations strictes. être guidé règle simple: "Le temps c'est de l'argent", appréciez-les et économisez-les.

Astuce 5 : Utilisez la délégation

Aucun acteur qui respecte le temps ne devrait faire toutes les tâches par lui-même. Cette approche a déjà été décrite dans les principes et règles d'aménagement du temps de travail : tout ce qui peut être délégué à d'autres personnes (65 % des tâches qui consomment du temps et des efforts, mais n'apportent pas de résultats significatifs) doit leur être délégué. Cela s'applique non seulement à l'assistance des employés, mais également à l'utilisation de l'assistance d'agences tierces, d'organisations, de cabinets de conseil.

Astuce 6. Divisez les grandes tâches en composants

Les gens ont tendance à éluder les tâches importantes ou volumineuses, par tous les moyens possibles pour retarder leur mise en œuvre, car le résultat leur semble trop lointain. Ce fait indique de faibles compétences en planification du temps personnel, mais il peut être contourné. Les cas qui donnent le plus résultat rapide comme presque tout le monde. Cela a été remarqué par Albert Einstein sur l'exemple de couper du bois. La même chose peut être faite avec des objectifs à long terme et grands projets: divisez-les en petites tâches, planifiez-les, puis complétez-les méthodiquement sur une période de temps (par exemple, deux heures par jour). Après, disons, une semaine, les premiers résultats apparaîtront - l'objectif de la première partie du projet sera atteint (selon la planification), cela donnera la force et la motivation pour continuer à travailler dans cette direction.

Astuce 7. Fixez des délais personnels pour les tâches prioritaires

Lorsque vous savez à l'avance quels cas seront prioritaires pour le mois en cours, ils peuvent être notés dans le calendrier de travail et pris en compte dans la planification personnelle avec les mêmes négociations / réunions. Ainsi, lorsqu'il devient nécessaire de faire un autre événement ou action pour cette date, il sera déjà "réservé", ce qui vous rappelle une fois de plus l'importance objective de la tâche. Ces conseils sont particulièrement précieux en matière de planification des activités de travail.

Astuce 8 : Organisez-vous lieu de travail

Tout d'abord, cela concerne la commande sur le bureau. Seuls les documents doivent y être laissés, sans lesquels il est impossible d'effectuer les tâches de la catégorie A. Cette action a un arrière-plan psychologique : l'ordre sur la table aide à ordonner les pensées, et les papiers supplémentaires prennent du temps.

Astuce 9. Essayez de ne pas laisser les autres vous confier des responsabilités supplémentaires

Souvent, les dirigeants sont intéressés et engagés dans de nouvelles choses, élargissant leurs domaines de compétence. Sortant par intérêt personnel de réunions auxquelles un employé n'assiste pas habituellement, il peut entrer dans des groupes de travail ou recevoir des tâches supplémentaires qui ne sont pas incluses dans son plan et, par conséquent, devenir un fardeau pour le travail principal et sa planification. Il est préférable de revérifier la pertinence de toutes vos actions au sein du poste, améliorant ainsi vos compétences en matière de planification du temps.

Astuce 10. Évaluez à quel point les choses dans lesquelles ils veulent soudainement vous impliquer sont importantes et urgentes.

Les cas de force majeure et autres urgences sont monnaie courante pour toute entreprise ou entreprise, même si elle s'efforce de fonctionner dans le cadre d'une planification stricte. Pour les résoudre, toutes les ressources disponibles sont mobilisées. Si vous acceptez d'aider dans la situation actuelle, rappelez-vous que cela prendra du temps sur les tâches importantes actuelles de votre emploi du temps, alors pesez toujours si elles valent la peine d'être sacrifiées.

Astuce 11 N'agissez pas de manière impulsive - prenez des décisions intelligentes

quelquefois certaines décisions reçu à la suite d'une impulsion, une impulsion incontrôlée. Mais cela provoque des écarts dans l'horaire et interfère avec la planification efficace des heures de travail pour atteindre l'objectif. Si vous ressentez un désir momentané de faire quelque chose (par exemple, appeler), réfléchissez attentivement et évaluez si cela vaut vraiment la peine de faire ce que vous avez prévu.

Conseil 12. Définissez correctement vos priorités

Dans un grand nombre de cas - conférences, réunions, appels, SMS - il peut être très difficile de s'y retrouver, et lorsque vous vous chargez de tout en même temps ou que vous le saisissez par parties de différentes extrémités, vous vous retrouvez avec très peu de temps. Ici, il est utile de rappeler une telle manière de planifier le temps comme une matrice de priorités, et de commencer par la mise en œuvre de tâches clairement définies et sans ambiguïté significatives, en évoluant progressivement vers les moins importantes.

Planification du temps de travail de la secrétaire du chef

Le devoir et le but principaux de la planification du temps de travail individuel de la secrétaire sont de soulager le patron autant que possible et de l'aider à répartir son temps. Il s'agit d'augmenter l'efficacité de l'utilisation de toutes les heures et minutes possibles pour l'activité de travail. Et cela signifie que les tâches et la planification des activités du chef et du secrétaire sont interdépendantes.

Tout d'abord, le secrétaire aide dans l'organisation, la préparation et types de gestion travail, libère l'espace patron pour la créativité. A cet effet, l'assistant a besoin de connaître la routine quotidienne du niveau supérieur, le planning de ses tâches pour toutes les périodes possibles - jour/mois/trimestre. La planification efficace du temps de travail du secrétaire dépend de l'horaire de son supérieur immédiat, puisqu'il prépare toutes les réunions, négociations et autres (accueil des visiteurs, paperasse) qui sont à l'horaire du patron. Un rôle clé dans la planification est joué par la hiérarchie des tâches selon leur valeur et leur importance.

En outre, les fonctions du secrétaire comprennent également d'autres travaux qui ne dépendent pas du régime du jour des autorités (et se reflètent dans la planification de l'activité de travail): il s'agit de vérifier le courrier et de répondre à la correspondance, la gestion des documents, un contrôle fichier, etc... Les compétences de planification du temps de l'assistant doivent être au top. Les points de départ de son emploi du temps sont toujours des activités répétitives, par exemple :

• préparer le lieu de travail du chef;
• ranger votre propre lieu de travail;
• traiter tous les types d'e-mails entrants ;
• afficher le fichier de contrôle ;
• fournir aux autorités un résumé de l'état des choses et clarifier le programme de la journée en cours.

Prenons un exemple simple de planification du temps de travail par rapport à l'emploi du temps du manager. Le programme d'action du secrétaire ressemblera à ceci. Lorsque le patron prévoit un rendez-vous à 11h00, alors le plan de l'assistant à 10h30 marquera son organisation avec toutes les actions qui en découlent : rappel, photocopies des supports, nettoyage de la salle de conférence, journalisation. Si à 14h00, le responsable a prévu des négociations à l'extérieur du bureau, l'horaire de la secrétaire comprendra des éléments sur l'appel d'une voiture et la collecte de documents. De plus, la liste des travaux indique avec qui et à quelle heure vous devez connecter le patron pour conversation téléphonique, quels documents doivent être corrigés et quoi remplir à partir de zéro, etc.

La meilleure option est de déterminer, avec le patron, un intervalle de temps constant pour les activités quotidiennes : signature de documents, réception de visiteurs. Cela améliorera le travail et aidera à planifier le temps de travail du spécialiste et de son assistant. Lors de l'élaboration d'un horaire de travail, vous devez également laisser une réserve décente en cas de tâches urgentes et importantes, d'appels téléphoniques et d'autres urgences.

La secrétaire consacre la fin de la journée de travail à l'envoi de la correspondance sortante et planifie également les événements du lendemain.

Lorsque la journée de travail est terminée et que le responsable est en retard au bureau, l'assistant ne peut rentrer chez lui que s'il existe un accord approprié entre eux et qu'il fournit au patron toutes les données nécessaires.

Avant de quitter les lieux, la secrétaire enlève tous les documents, ferme les armoires, les coffres-forts, éteint les équipements électroniques (ceci ne s'applique pas au téléphone, au modem, au fax), met de l'ordre sur le lieu de travail.

Planification du temps du gestionnaire

L'essence de la planification est la préparation de la mise en œuvre des objectifs et de la réglementation du temps de travail. Les principes d'aménagement du temps de travail du cadre ne diffèrent pas beaucoup des principes généraux de la réglementation du travail. Application rationnelle ses propres ressources en temps impliquent de comprendre leurs fonctions, leurs buts, leurs objectifs et leur budget temps.

Dans le processus d'organisation du temps de travail d'un spécialiste, des techniques de planification largement connues sont utilisées. Le gestionnaire doit être guidé par les règles suivantes :

• 60 % du plan de travail journalier est alloué au travail programmé ;
• 20% du temps - pour des actions imprévues ;
• les 20 derniers % sont préférables pour les tâches spontanées.

Les structures organisationnelles "plates" sont utilisées dans les petites entreprises pour résoudre des problèmes complexes dans des conditions d'incertitude importante. Ces unités se caractérisent par les inconvénients suivants: charge de travail excessive des gestionnaires, difficulté à contrôler les actions un grand nombre personnes, ainsi que les difficultés liées à la coordination du travail des services.

Le temps passé (surtout s'il n'est pas noté au stade de la planification) doit être enregistré avec une indication obligatoire de quoi et comment il a été utilisé. Cela contribue au fait qu'ayant reçu une image complète des coûts de son temps de travail, le manager pourra organiser plus efficacement sa planification à l'avenir; Afin d'élaborer un plan qualité, les tâches seront divisées en court, moyen et long terme.

La régularité, la cohérence et la cohérence doivent être positionnées comme les grands principes de la planification. Vous devez suivre l'un des principes importants planification des activités - la réalité des objectifs : assumer autant de responsabilités qu'il sera possible d'assumer.

Au cœur de l'utilisation rationnelle du temps de travail du manager se trouve son plan à long terme. Il s'agit d'un système pluriannuel, prenant en compte les plans annuels et trimestriels créés. Ce dernier peut être coordonné avec l'annuel et être divisé en mensuel. Les plans quotidiens et hebdomadaires leur correspondent parfaitement et reflètent en même temps le plus fidèlement l'utilisation du temps de travail du manager. La planification des activités de travail au niveau d'une journée est une étape importante dans la planification globale des activités de travail du gestionnaire, elle fait l'objet d'un suivi et d'un ajustement constants en fonction de la situation.

Repensez à vos plus grands échecs dans la vie. Des querelles, des malentendus qui ont changé toute votre vie de manière négative. Examens ratés, entretiens d'embauche, etc. Les raisons de ces échecs sont similaires, en règle générale, elles sont le résultat d'une mauvaise préparation et d'actions irréfléchies, nous verrons ci-dessous comment tout faire et planifier votre journée / semaine.

Que se passera-t-il si un athlète arrête de s'entraîner un mois avant les Jeux olympiques - les compétences et la force musculaire s'affaibliront considérablement et il prendra l'une des dernières places. Comme dans le sport, dans toute entreprise, il faut une bonne préparation, sans laquelle les chances de réussite sont fortement réduites.

Le facteur clé de la préparation est la planification. "Règle 6 P": Une planification correctement entreprise empêche la dégradation des performances.

Ci-dessous, je donnerai 7 façons de tout faire à l'aide d'une bonne planification de la journée, de la semaine.

Méthode 1 : Faites une liste de choses à faire pour la journée

A quoi sert une liste de tâches ?

Voyons d'abord comment fonctionne notre cerveau. Il a été constaté que nous ne pouvons pas contrôler plus de 7+-2 cas ou pensées importantes dans notre tête. Pour vérifier cela, comptez le nombre de cercles affichés sur les images :

Riz. une	Riz. 2	Riz. 3

Riz. quatre	Riz. 5

Très probablement, pour déterminer le nombre d'objets dans les figures 1, 3 et 4, un coup d'œil suffit.

Et pour les figures 2 et 5, un regard ne suffisait pas, il fallait compter à part. Plus les objets sont petits, plus il est facile de les gérer. La limite du cerveau survient lorsque le nombre devient supérieur à 7+-2.

Il en va de même pour les pensées, en même temps dans notre tête nous ne pouvons pas stocker plus de 7 + -2 tâches, le reste est oublié.

Imaginez une situation réelle

Vous vous levez le matin et allez travailler, en chemin vous vous souvenez que :

Vous devez acheter un cadeau pour l'anniversaire d'un être cher;
- Payer pour Internet, jusqu'à ce qu'il soit éteint.

A votre arrivée au travail :

Découvrez que vous devez préparer un rapport aujourd'hui ;
- Je suis entré, un collègue a demandé de jeter le modèle de contrat ;
- Après la réunion de planification du matin, le patron m'a demandé de faire 3 choses.

La tête est déjà pleine, mais le temps ne s'arrête pas, un client peut vous appeler, personne proche, collègue, un imprévu peut survenir, etc. Que se passe-t-il dans un tel cas ? On oublie quelque chose. Si nous oublions d'acheter de la nourriture dans le magasin, il ne se passera rien de grave, bien sûr, mais vous pouvez oublier quelque chose de plus important : Ne venez pas à une réunion importante, ne prenez pas de médicaments, etc.

De plus, plus nous avons de choses dans la tête, plus nos capacités d'analyse se détériorent, car l'énergie est dépensée pour se souvenir des informations.

Avantages d'un ordinateur portable

Notebook - supprime tous les problèmes décrits ci-dessus et présente les avantages suivants par rapport au travail à partir de la mémoire :

1) Écrire est toujours plus rapide que mémoriser. Par exemple, écrire sur un téléphone portable est 10 à 100 fois plus rapide que mémoriser. Aussi avec les entreprises.

2) Économie d'énergie. Afin de ne pas oublier l'important, nous nous en souvenons souvent, l'énergie y est dépensée. Notebook résout ce problème.

3) Fiabilité. Ce qui est écrit avec un stylo ne peut pas être coupé avec une hache. Toute entreprise peut être oubliée, sur fond de fatigue, d'émotions ou d'autres choses. Mais si les tâches sont écrites, l'oubli est beaucoup plus difficile.

Vous pouvez conserver une liste de tâches sur une feuille ordinaire, un bloc-notes, mais c'est mieux s'il s'agit d'un cahier, car il a un calendrier. La liste des tâches de la journée peut être sur ordinateur ou sur papier. Le plus important est que vous l'ayez, car c'est la base de la planification, comme la fondation d'une maison. Si la maison n'a pas de fondation, le maximum qui peut être construit est une petite structure d'un étage sans chauffage en plastique ou en contreplaqué. De plus, dans la planification, bien sûr, vous pouvez vous passer d'une liste de tâches pour la journée ou d'un cahier, mais vous serez fortement limité dans vos capacités.

La chose la plus importante sur une liste de tâches ou un cahier est une liste de choses à faire pendant la journée. La deuxième partie la plus importante est le calendrier, dans lequel vous pouvez voir les tâches à accomplir un jour donné. Par conséquent, un cahier est préférable à une liste régulière, car il y a un calendrier.

Méthode 2 : Travaillez avec la liste de tâches tous les jours

La chose la plus importante lorsque vous travaillez avec un organisateur de temps ou un cahier est de travailler selon un plan préalablement établi. Pour ce faire, consultez régulièrement votre cahier pour savoir si vous avez fait tout ce que vous avez prévu pour aujourd'hui. Vous pouvez afficher la liste après avoir terminé la tâche en cours. Il est très important de mettre dans votre organiseur les choses importantes que vous devez faire aujourd'hui.

Méthode 3 : Écrivez d'abord, puis faites

Si une nouvelle tâche arrive et qu'elle n'est pas urgente, notez-la d'abord dans un cahier et ne continuez qu'en cas de besoin. Toute nouvelle tâche semble très importante et nous commençons à tout assumer d'affilée : vérifier le courrier, rédiger Appels téléphoniques etc. Mais dès que vous commencez à écrire toutes les tâches entrantes dans un cahier, vous constaterez qu'il y a des tâches plus importantes à côté de cette entrée.

Tous les mouvements du côté droit du corps sont contrôlés par l'hémisphère gauche du cerveau, responsable de la logique. Lorsque nous écrivons une nouvelle tâche main droite, puis nous activons l'hémisphère gauche de notre cerveau, qui est responsable de la logique. Activer la logique lors de l'écriture avec la main droite nous aidera à prendre de meilleures décisions.

En notant tout dans un cahier avant de commencer le travail, vous pourrez accomplir les tâches les plus importantes de la journée et résisterez aux tâches secondaires qui vous distraient constamment.

4 voies. D'abord les tâches importantes, puis urgentes

Toutes les tâches planifiées doivent être effectuées dans l'ordre de leur importance, puis au moment de l'exécution. Commencez par les plus importants et passez progressivement aux moins importants. Notez les tâches de votre plan pour aujourd'hui par ordre d'importance, puis triez-les par urgence et commencez à travailler avec la priorité la plus élevée.

Par exemple, un ami vous a appelé pour discuter. Appel téléphonique, affaire urgente, car le téléphone sonne en ce moment, mais ce n'est peut-être pas important. Si vous avez des tâches plus importantes, par exemple, préparer un rapport sur le travail, alors il est préférable de faire d'abord des tâches de plus en plus importantes, notamment un rapport, puis, s'il reste du temps, de rappeler et de parler avec un ami . Mais pas l'inverse, sinon, à cause d'un appel insignifiant, vous n'aurez peut-être pas le temps de faire des choses plus importantes.

L'importance plutôt que l'urgence. Les tâches urgentes ne doivent être entreprises que si vous contrôlez la situation et êtes sûr que vous aurez du temps pour toutes les plus importantes.

5 voies : organiseur électronique

Il existe un grand nombre de cahiers électroniques. Un agenda électronique présente des avantages indéniables par rapport aux agendas papier :

A. Gagner du temps. Sur l'agenda électronique, vous n'avez pas besoin de réécrire les tâches de la veille à la veille, et vous pouvez également travailler avec à la fois sur un ordinateur et sur un téléphone ou une tablette, en synchronisant les données sur tous les appareils.

B. Volumes et vitesse: Dans un journal électronique, vous pouvez copier très rapidement une grande quantité d'informations pour un travail ultérieur. Par exemple : Vous voulez faire cuire une tarte aux bananes le soir et vous devez noter les ingrédients nécessaires avant de vous rendre au magasin. Si vous avez un organiseur électronique, vous pouvez rapidement copier une recette entière d'Internet dans un journal, en quelques secondes seulement. En même temps, pour ne noter que les ingrédients à la main sur une feuille de papier, il vous faudra plus de temps que pour toute la recette sous forme électronique. Et en magasin, il suffira d'allumer l'agenda de son téléphone pour comprendre rapidement ce qu'il faut acheter.

B. Commodité. Il n'est pas pratique d'utiliser un cahier ordinaire dans les transports, dans un magasin, en vacances, dans ces endroits, il est difficile d'écrire et de regarder des notes, car le journal papier est grand et il faut 2 mains pour l'ouvrir. Mais le carnet électronique du téléphone sera toujours avec vous, où que vous soyez : Transport, magasin, rue. Vous pouvez rapidement prendre des notes sur votre ordinateur, puis synchroniser pour avoir ces notes sur votre téléphone en quelques secondes.

Méthode 6 : Planifiez le lendemain en soirée

Faire un plan d'action pour le lendemain à l'avance, meilleur temps est la fin de la journée de travail avant de rentrer chez vous. Ce geste simple vous aidera à mieux dormir, car souvent la cause de l'insomnie est que le soir on repasse en mémoire toutes les choses importantes qu'il faut faire demain pour ne pas les oublier le matin. Et ce sont ces pensées qui nous empêchent de nous détendre et de nous endormir paisiblement, mais si vous écrivez tous vos plans, vous fournirez non seulement Sommeil réparateur mais aussi le soir.

De plus, lorsque vous faites un plan à l'avance, votre subconscient travaillera constamment toute la nuit sur la meilleure façon de faire le plan. La solution à des problèmes complexes peut vous venir au petit-déjeuner, sur le chemin du travail ou même au milieu de la nuit. C'est le matin que les nouvelles idées arrivent le plus souvent et vous utiliserez ce temps au maximum, il vous suffit de rédiger à l'avance une liste de choses à faire pour le lendemain.

Soit dit en passant, si vous avez des questions auxquelles vous souhaitez obtenir une réponse, alors avant de vous endormir et de fermer les yeux, posez-les-vous, de préférence à voix haute et endormez-vous immédiatement. Et le matin, préparez-vous à noter immédiatement toutes les pensées qui peuvent apparaître au moment où vous vous réveillez ou plus tard.

Méthode 7 : Planifiez des tâches complexes pour le pic de votre activité

Faites un plan pour la journée afin que le travail qui demande beaucoup d'énergie tombe au sommet de votre activité, lorsque vous avez beaucoup d'énergie et que vous êtes aussi productif que possible. En règle générale, le pic d'activité commence le matin, car après le sommeil, vous avez beaucoup de force et la tête fraîche, mais il arrive que le pic d'activité puisse également se produire pendant la journée et même le soir.

Les activités les plus énergivores sont celles pour lesquelles il n'y a pas de talent. Typiquement, ce sont les choses que vous ne voulez pas faire le plus. Ces tâches dans la gestion du temps sont appelées grenouilles, car ces tâches sont désagréables à commencer. Il y a une règle dans la gestion du temps - commencez la journée avec une grenouille, c'est-à-dire d'une affaire désagréable. Cette règle vous permettra de travailler plus efficacement, car c'est généralement le matin que vous avez le plus de force, et ces forces sont extrêmement importantes pour effectuer les travaux les plus désagréables.

Je vais donner un exemple tiré de la vie, j'ai un état d'esprit technique, donc sciences exactes comme : La physique et les mathématiques sont faciles pour moi, mais avec les matières humanitaires, c'est plus difficile, donc quand j'étais à l'école, je me préparais souvent pour un test langue Anglaise du matin. Je me suis levé 1-2 heures avant l'école et j'ai étudié l'anglais. C'était le matin que j'avais le plus d'énergie, donc à ce moment-là, c'était plus facile pour moi de faire tâche difficile pour lequel j'avais le moins de talent. Les résultats de la préparation ont dépassé toutes mes attentes, j'ai obtenu excellent ou bon dans une matière que je n'aimais pas.

Planifiez les tâches les plus désagréables pour le pic d'activité, par exemple le matin, et vous verrez comment vous en ferez plus et votre efficacité personnelle augmentera.

PS Si vous avez des difficultés ou des questions sur l'article que vous avez lu, ainsi que sur les sujets : Psychologie (mauvaises habitudes, expériences, etc.), ventes, business, gestion du temps, etc., demandez-moi, j'essaierai de vous aider. La consultation par Skype est également possible.

P.P.S. Vous pouvez également suivre une formation en ligne "Comment obtenir 1h de temps supplémentaire". Écrivez des commentaires, vos ajouts ;)

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Le spécialiste allemand bien connu dans le domaine de la gestion L. Seivert a développé certaines règles de planification du temps de travail :

Planifiez une journée de travail à 60%, en laissant 20% pour résoudre des tâches imprévues et 20% pour des activités créatives (par exemple, le développement professionnel).

2. Documentez et contrôlez soigneusement la consommation de temps, ce qui vous permet d'avoir une idée claire à ce sujet, en déterminant les besoins futurs et sa répartition correcte.

3. Différencier les tâches de la période à venir en long, moyen et court terme, en fixant la priorité des actions pour les résoudre.

4. Finissez toujours systématiquement ce que vous avez commencé.

5. Faites des plans flexibles.

6.Planirovat la quantité réelle de tâches, calculée en fonction des capacités de l'équipe.

7. Utilisez des formulaires et des cartes spéciaux pour planifier le temps.

8. Transférez automatiquement les tâches en suspens vers les plans de la période suivante.

9. Refléter dans les plans non seulement les actions elles-mêmes, mais aussi les résultats attendus.

10. Fixez des délais précis et prévoyez pour tel ou tel cas exactement le temps qu'il faut réellement.

11. Mettre en œuvre le principe d'autodiscipline en fixant des délais précis pour la mise en œuvre de tous les types de travaux.

12. Déterminer les priorités dans les cas.

Comme le montre la pratique, les principales raisons de la perte de temps de travail sont : 1) le manque de clarté dans la définition des objectifs et des priorités ; 2) l'absence d'aménagement du temps de travail ou sa faible organisation ; 3) faible niveau de discipline des subordonnés ; 4) leadership faible, incapacité à travailler avec des subordonnés, des partenaires, des visiteurs.

La planification du temps de travail est l'une des principales tâches du gestionnaire, ainsi que la planification des activités de l'organisation dans son ensemble. Dans notre pays, les managers n'ont pas encore appris à gérer cela et consacrent 4 fois moins de temps à ce processus que leurs collègues américains. Comme le notent les économistes occidentaux, il est nécessaire de commencer la planification par un énoncé clair des tâches. Pour ce faire, une liste de cas et d'obstacles possibles est compilée, ce qui nécessitera un temps séparé pour les surmonter. L'analyse de cette liste à l'avenir vous permettra d'ajuster le plan et d'éliminer les points non essentiels. De plus, la gestion du temps permet à la direction de réfléchir de manière critique à ses propres idées et de trouver des moyens efficaces de les résoudre à temps, créant ainsi un certain laps de temps. La planification permet au responsable de se concentrer sur l'essentiel, en tenant compte du moment et du temps de résolution des tâches principales. À la suite de la planification, la structure de la journée de travail s'améliore et la possibilité de planification se présente.

Le plan prévoit la solution des problèmes existants dans ordre rationnel . Tout d'abord, travaillez avec un délai fixe ou le travail le plus laborieux et le plus chronophage est planifié. Il n'est pas souhaitable de reporter les choses désagréables, il vaut mieux les faire avant les autres. Ensuite, le travail de routine et la mise en œuvre des tâches quotidiennes sont planifiés. Les derniers du plan sont des cas secondaires et épisodiques qui ne demandent pas beaucoup de temps (lecture de la correspondance courante, faire le tour des lieux de travail). L'essentiel - dans le processus de planification, le délai exact pour l'achèvement des cas est fixé.

Mais il arrive que la quantité de travail prévue à venir ne puisse pas être achevée à l'heure spécifiée, puis elle doit être reportée à une date ultérieure.

Une documentation minutieuse du temps et du contrôle de son utilisation est une condition préalable à la planification. Il existe plusieurs types de plans d'utilisation du temps : à long terme, à moyen terme et à court terme.

En utilisant long terme des plans la structure du temps nécessaire à la réalisation des grands objectifs de vie, conçus pour de nombreuses années, parfois des décennies, est déterminée. Il peut s'agir de travaux liés à l'éducation, à la promotion, etc. moyen terme des plans- annuel, dans lequel la répartition du temps est effectuée pour résoudre de grandes tâches spécifiques de nature productive.

Court terme - inclure une répartition du temps pour résoudre les tâches qui précisent les plans à moyen et à long terme. Ceux-ci inclus: trimestrielle, mensuelle, décadaire, hebdomadaire et quotidienne . À partir des forfaits mensuels, le calcul du temps se fait déjà en heures. Parmi les plans à court terme, le plus important est le plan quotidien. Il ne comprend pas plus d'une douzaine de problèmes, parmi lesquels un tiers sont les principaux qui sont mis en œuvre en premier lieu. Ces choses, ainsi que les plus désagréables, sont généralement prévues pour la première moitié de la journée (le matin). Cela permet de les compléter le soir. Dans le plan journalier, les tâches homogènes sont regroupées dans un bloc, ce qui fait gagner beaucoup de temps et permet de ne pas sauter d'une tâche à l'autre.

Prise en compte dans le planning journalier et les pauses. Ils sont déterminés en fonction de la performance d'une personne et du temps écoulé depuis le début de la journée de travail. La fatigue augmente avec une augmentation de la période de temps depuis le début de la journée de travail, naturellement, cela réduit la productivité d'un gestionnaire ou d'un spécialiste.

Dans le monde moderne, lors de l'élaboration de plans quotidiens, particularitésbiorythmes individuels . Il est nécessaire de planifier la journée de travail pour que les heures les plus difficiles tombent sur le "pic de performance". Ce "pic" pour les "alouettes" est le matin, les "colombes" sont les plus actives au milieu de la journée de travail et les "hiboux" - le soir.

La connaissance de toutes les techniques et méthodes de planification vous permet de répartir correctement les tâches en fonction de leur complexité, difficulté, responsabilité, tension au sein de la journée de travail et de les alterner de manière optimale.

La meilleure option pour fixer le plan quotidien est sa présentation écrite. Cela ne vous permet pas d'ignorer les choses qui y sont mises, décharge la mémoire, les disciplines, rend le travail plus ciblé. Il est également plus facile d'analyser la mise en œuvre du plan par écrit.

L'élaboration (élaboration) du plan s'effectue la veille en plusieurs étapes : les tâches sont formulées (reprises du plan mensuel ou décennal, reprises du plan de la veille, non résolues à ce jour), les heures de travail nécessaires pour que leur solution soit déterminée, des «fenêtres» sont laissées en cas de besoin pour résoudre des problèmes urgents, des pauses de 5 à 10 minutes sont prévues après chaque heure de travail, les tâches prioritaires sont mises en évidence.

Le plan de travail du manager est précisé le matin avec la secrétaire en tenant compte des circonstances nouvelles et soudaines. En général, le plan quotidien doit être flexible, tout en respectant clairement les règles associées à l'invitation de personnes (visiteurs, réunions, etc.).

Brèves conclusions sur le sujet

Le temps de travail est le facteur de production le plus important, dont l'utilisation prudente peut avoir un effet considérable. Mais au cœur d'une telle attitude face au temps de travail se trouve une étude approfondie de la structure de ses coûts et l'identification des réserves inutilisées.

L'analyse des coûts du temps de travail est réalisée à l'aide du chronométrage et de la photographie du temps de travail, souvent appelé diagnostic du temps, qui permet d'identifier ses pertes importantes et de déterminer les moyens d'améliorer son utilisation.

Un rôle important dans l'amélioration de l'utilisation du temps de travail est donné à sa planification, qui est l'une des principales tâches du gestionnaire. C'est la planification du temps de travail qui permet au responsable de se concentrer sur l'essentiel, en tenant compte du moment et du temps de résolution des tâches principales.

Le rationnement et la planification du temps de travail des exécuteurs et des gestionnaires augmentent considérablement l'efficacité de son utilisation et ont le meilleur effet sur les résultats finaux des activités des départements.

MA Loukachenko, docteur en économie, professeur, vice-président de l'Université financière et industrielle de Moscou "Synergie", consultant expert principal de la société "Organisation du temps"

Planifiez votre temps efficacement

Parler une fois avec quelqu'un d'extrêmement occupé PDG, j'ai entendu une phrase merveilleuse de sa part : « Je ne perds pas une minute en vain. Je dîne même uniquement avec le chef comptable afin de régler tous les problèmes accumulés. À ce moment-là, j'ai ressenti un mélange de compassion et d'admiration pour le chef comptable. En effet, pendant son déjeuner sanglant, il ne peut pas se détendre et se reposer.

Il est bien connu que le travail d'un comptable est très difficile, responsable, stressant. Et il y en a généralement beaucoup. Par conséquent, la plupart des comptables sont philosophiques sur le fait que vous devez souvent rester tard ou travailler le week-end afin d'avoir le temps de faire tout ce dont vous avez besoin. Mais il n'y a pas de miracles dans le monde, et au fil du temps, des surcharges constantes se font sentir avec une fatigue chronique. Et pour une personne fatiguée, même le travail le plus aimé n'est pas une joie.

Cependant, il existe des outils de gestion du temps qui peuvent grandement faciliter le travail, le rendre plus prévisible et gérable. Avec leur aide, vous pouvez réussir à faire toutes les choses prévues et en même temps rentrer chez vous à l'heure. Cet article leur est dédié.

Comment faire une liste de choses à faire

Avez-vous déjà entendu le dicton "La mémoire la plus nette est plus stupide que le crayon le plus terne" ? Si ce n'est pas le cas, assurez-vous de le mettre en service, car il reflète le principe clé de la gestion du temps - le principe de matérialisation. Il dit : "Ne gardez rien dans votre tête, tout écrire et dans un endroit pratique trouver immédiatement, et sous la bonne forme pour se comprendre au bout d'un moment. En conséquence, tous les outils de planification sont basés sur le fait de ne pas essayer de se souvenir des tâches requises, mais de les écrire immédiatement.

Faire des listes de tâches simples est le moyen le plus fiable et façon efficace ne rien oublier et faire le nécessaire. Vous prenez une feuille de papier et notez tout ce qui doit être fait aujourd'hui. En même temps, vous devez hiérarchiser toutes les tâches - des plus importantes aux moins importantes. Et il faut les faire dans l'ordre. Ensuite, à la fin de la journée de travail, vous êtes assuré de faire la chose la plus importante et de déjà être en mesure de décider si les tâches restantes valent la peine de rester au travail.

Articuler ce qui doit être fait

Lors de la compilation d'une liste de tâches, il est conseillé d'utiliser un formulaire de saisie axé sur les résultats. Imaginez que pour la semaine prochaine, vous écriviez pour vous-même: "Ivanov, contrat". Une semaine s'est écoulée, au cours de laquelle de nombreux événements différents vous sont arrivés. Et quand vous revoyez cette entrée, pour la vie de vous, vous ne pouvez pas vous souvenir de ce que vous aviez en tête, de quel type de contrat vous parlez et de ce qu'il faut en faire : ramasser, rédiger, signer, résilier. .. Par conséquent, dans votre entrée, vous devez être un verbe désignant l'action elle-même plus son résultat. Dans notre cas, vous devez écrire: "Soumettre le contrat de prêt n ° ..." à Ivanov pour approbation.

Nous planifions pour l'avenir

À l'aide de listes "d'entreprises", vous pouvez organiser non seulement une planification à court terme, mais également à moyen terme et même à long terme. Pour ce faire, vous devez disposer de trois listes de tâches différentes - pour la journée, pour la semaine et pour le mois (trimestre, semestre, etc.). Notez que nous parlons de tâches qui ne sont pas liées à un moment précis. Par exemple, vous pouvez collecter des rapports de voyage n'importe quel jour de la semaine prochaine, cela ne doit pas nécessairement être fait strictement le lundi à 12h00.

L'objectif principal de cette technique est de revoir régulièrement les listes et de transférer les tâches de l'une à l'autre. En même temps, vous devriez consulter la liste des tâches de la semaine tous les jours. Ces tâches qui sont "mûres" pour être terminées le lendemain, vous les transférez dans la liste des tâches de la journée. "Pas mûr" - laissez où ils étaient. Et vous consultez la liste des tâches à long terme une fois par semaine, par exemple le vendredi. Les tâches qui doivent être terminées la semaine prochaine, vous transférez à la liste appropriée. Ainsi, vous n'oublierez pas les tâches qui doivent être accomplies non pas immédiatement, mais plus tard.

Soit dit en passant, l'inverse est également vrai. Après tout, un comptable diligent essaie généralement de « caser » plus de cas dans la liste quotidienne. En même temps, il est conscient qu'il ne peut pas tous les remplir physiquement, mais il espère le meilleur. Quel est le résultat? Une personne quitte le travail avec des affaires inachevées, formant un complexe de perdant en lui-même. Mais au contraire, vous devez planifier autant de tâches que vous pouvez facilement accomplir en une journée et rentrer chez vous avec un sentiment d'accomplissement.

La technique de planification est mieux mise en œuvre à l'aide de MS Outlook. À l'aide du panneau "Tâches", vous pouvez créer des listes de tâches en leur attribuant une catégorie spécifique - "Jour", "Semaine" ou "Mois". Et pour ces catégories, configurez le regroupement des tâches (voir illustration ci-dessous). Ensuite, vous pouvez facilement transférer des tâches d'une liste à une autre en une seconde, uniquement en changeant leur catégorie. Cependant, cette technique est parfaitement mise en œuvre tant dans l'agenda que sur les tableaux de planification.

Chaque tâche a son temps

Maintenant, dites-moi, vous est-il déjà arrivé de rencontrer accidentellement la personne dont vous avez besoin, à qui vous avez quelques questions importantes, mais c'est au moment de la réunion qu'elles ont, comme si le mal, volé hors de votre tête ? Et bien sûr, les collègues vous appellent souvent avec les mots: "Je voulais vous dire quelque chose, mais j'ai oublié ... D'accord, je m'en souviendrai - je vous rappellerai."

Nous avons de nombreuses tâches qui doivent être accomplies non pas à un certain moment, mais dans certaines conditions. Par exemple, lorsque vous parvenez à attraper le directeur, vous devez signer tous les documents avec lui, discuter du rapport, supprimer les questions sur le démantèlement des équipements, etc. Mais parfois, nous ne pouvons pas imaginer quand nous pouvons parler avec lui. Cela signifie que nous ne comprenons pas où écrire ces tâches, car il est impossible de les lier à un moment précis. Nécessaire ici contextuel techniques de planification. C'est lorsqu'il existe un ensemble de conditions favorables à l'exécution d'une tâche particulière.

Un de nos contextes est place. Par exemple, quand je suis dans bureau des impôts, inscrivez-vous pour un rapprochement. Lorsque je pars en voyage d'affaires, je visite en même temps notre agence. Autrement dit, les tâches sont liées à un certain endroit.

Un autre contexte est personnes. Nous avons tous des cas de temps en temps qui sont liés à une personne. Par exemple, lorsque je vois le client N, je dois discuter avec lui d'une nouvelle liste de prix et d'une prolongation du contrat. Plus de contextes sont conditions, externe et interne. Exemples de circonstances externes : lorsque le patron aura bonne humeur quand telle ou telle loi sort. Les circonstances internes sont, par exemple, une forte poussée d'inspiration ou, au contraire, une réticence à travailler.

Planification contextuelle : diverses techniques

Ici, nous revenons à nos listes de tâches, seulement maintenant nous les regroupons par contextes. Par exemple, nous commençons dans les sections du journal sur des contextes typiques. Disons que nous appelons l'une des sections "Banque" et énumérons tous les problèmes qui doivent être résolus à la banque. Ou, par exemple, "Projet XXX" - et il y avait une liste de questions qui doivent être clarifiées pour le projet. L'essentiel est de ne pas oublier la tâche au bon moment.

Et il existe de nombreuses méthodes de planification contextuelle de ce type. Par exemple, vous écrivez sur un post-it des questions que vous devez absolument photographier lors d'une réunion, et vous mettez ce papier dans votre étui à lunettes. Et vous savez que la première chose que vous faites dans une réunion est de sortir et de mettre vos lunettes. En conséquence, les questions à débattre se rappelleront d'elles-mêmes.

Vous pouvez préparer des dossiers contextuels pour différentes occasions. Par exemple, vous savez que dans un an votre bureau sera rénové avec le remplacement des fenêtres. Procurez-vous un dossier «Réparation» et mettez-y tous les articles «comptables», les lettres du ministère des Finances et du Service fédéral des impôts à ce sujet, etc. Croyez-moi, quand vient le temps de prendre en compte les coûts de réparation, le contenu de le dossier vous sera d'une grande aide et vous fera gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez en savoir plus sur la gestion du temps dans MS Outlook à partir du livre : G. Arkhangelsky. "Formule du temps". Il peut facilement configurer votre ordinateur pour mini-automatiser votre système de planification personnel.

Lors de la planification à l'aide de MS Outlook, les catégories affectées aux tâches peuvent être utilisées comme contextes. Par exemple, vous pouvez créer les catégories "Chef", "Banque", "Taxe", "Projet XXX", etc. Et lorsque certaines tâches surviennent, ajoutez-les immédiatement à la catégorie souhaitée. Lorsque votre patron vous appelle, vous pouvez ouvrir « sa » catégorie, voir toutes les tâches qui s'y rattachent et les résoudre rapidement.

Comptable, êtes-vous prêt pour un changement de situation ? Toujours prêt!

Dans la pratique des affaires, le changement soudain de tâches est un phénomène courant, et c'est certainement déprimant. Cependant, nous pouvons planifier les choses de manière à ce que les changements causent peu ou pas de dommages à nos plans. Pour cela, il convient d'utiliser l'algorithme d'ordonnancement rigide-flexible. Il s'agit de diviser nos tâches quotidiennes en trois types.

Premier type- c'est tâches difficiles, dont l'exécution est liée à un moment précis. Leur planification est habituelle - nous les écrivons simplement sur la grille horaire de l'agenda. Par exemple, à 10 heures - une réunion, à 12 heures - appelez la sécurité sociale, à 17 heures - une réunion.

Deuxième type - missions flexibles, pas lié au temps. Par exemple, vous devez écrire lettre de transmissionà la clarification. Et peu importe quand vous le faites : à 11 heures du matin ou à 3 heures de l'après-midi. L'essentiel c'est aujourd'hui.

et enfin troisième type- c'est tâches budgétées nécessitant un budget temps. Par exemple, pour établir un bilan sur 9 mois. Il est clair que ce n'est pas une question d'une minute, vous aurez besoin d'au moins quelques jours.

Le principe d'une approche rigide-flexible de la planification de la journée est de ne pas inclure les tâches qui ne sont pas strictement liées à une heure spécifique dans la grille de l'horloge. Pour ce faire, nous divisons la page de notre journal en deux verticalement.

(1) Dans la grille de l'horloge, nous n'enregistrons que les tâches difficiles. Nous plaçons également ici les tâches budgétées, en leur allouant le budget temps nécessaire.

(2) Sur le côté droit du journal, nous écrivons une liste de toutes les tâches flexibles, en les alignant par priorité.

Ainsi, nous avons sous les yeux toute la situation de la journée. Nous savons ce que sont les choses difficiles et à quel moment nous devons le faire. Nous comprenons quelles tâches chronophages doivent être effectuées et nous avons du temps qui leur est réservé. En même temps, on voit clairement temps libre et s'occuper calmement des tâches flexibles. Si de nouvelles tâches surgissent, il suffit de redéfinir les priorités et, si nécessaire, de modifier l'ordre des actions. En général, le plan ne change pas.

Résumant le planning de la journée, nous soulignons les règles de base.

1. Au début de la journée de travail, nous allouons 5 à 10 minutes aux tâches de planification. Idéalement, ils devraient être planifiés le soir. Mais cela ne fonctionne pas toujours, en plus, à la veille, nous ne sommes peut-être pas au courant de certaines questions urgentes. Alors le soir tu peux deviner plan approximatif jour, et quand vous venez au travail, clarifiez calmement s'il y a des questions urgentes.

2. Nous entrons uniquement les tâches difficiles dans la grille horaire.

3. Le plan de la journée, rédigé de manière à ce que chaque ligne du journal soit occupée, est en soi déjà fatigant et énervant. Par conséquent, le temps prévu ne doit pas dépasser 70 % du temps de travail total. 30% pour circonstances imprévues. Essayez d'avoir plus «d'air» dans votre plan, c'est-à-dire du temps en réserve. Plus il y en a, plus la probabilité que le plan soit réalisé est élevée et en même temps vous resterez en bonne santé et de bonne humeur.

• Pourquoi la planification est nécessaire

Dans cet article nous parlerons sur les avantages, les avantages et les avantages de la planification. La planification d'une journée de travail est un outil utilisé par toute personne qui réussit qui rendra votre travail meilleur et plus productif. Lors de l'élaboration de plans, une personne détermine elle-même l'étendue des travaux. Il sait ce qu'il doit faire, quand et pourquoi. Regardons de plus près les avantages de la planification.

Pourquoi la planification est nécessaire

1. Plan de la journée de travail : et pas une seule chose ne passera inaperçue

Quelle que soit la qualité de votre mémoire, si les choses sont au-dessus du toit, vous ne vous souviendrez pas de tout. Un plan de travail écrit sur papier facilitera la mémorisation et libérera l'attention pour des choses plus importantes. Et vous ne serez pas dérangé par la question: "Ai-je tout fait?", car il y aura toujours une possibilité de consulter le journal. Les avantages de la planification dans ce cas sont évidents !

2. Lorsque nous passons du temps à planifier notre journée de travail, celle-ci s'allonge.

De nombreuses expériences de vie Les gens prospères montre qu'une augmentation du temps de planification entraîne une réduction du temps d'exécution et, par conséquent, un gain de temps en général. Avantages de la planification est que chaque 100 minutes passées à planifier une activité fait gagner 10 minutes de mise en œuvre. C'est-à-dire qu'il donne un retour de 1000% sur l'énergie mentale, émotionnelle et physique investie.

L'élaboration d'un plan pour la journée prendra 10 à 12 minutes. Ce petit investissement de 10-12 minutes vous fera économiser 100-120 minutes d'exécution, ce qui procure une augmentation du temps productif de deux heures par jour, soit une augmentation de 25% de votre productivité quotidienne dès le jour où vous commencez à planifier votre jour ouvrable à l'avance. En un mois, il s'avère 2000-2400 minutes, soit 4-5 jours ouvrables complets !!! Et pas de perte de temps !

3. Un plan de travail fixe les priorités.

En répartissant l'ordre des tâches devant vous, vous saurez dans quel ordre et ce qu'il faut faire. Il n'y aura plus de situation avec vous où des choses plus importantes et nécessaires sont oubliées ou laissées pour plus tard, comme cela arrive souvent lorsqu'une personne souffre procrastination.

4. Le plan de la journée fournit un état émotionnel calme

Avantages de la planification Cela réside également dans le fait qu'une personne détermine elle-même l'étendue du travail. Il sait ce qu'il doit faire, quand et pourquoi. Puisque la formulation des tâches principales est sous vos yeux et que les approches de leur solution sont décrites, la nouvelle journée bien remplie ne semble plus grise et lourde, mais visible, planifiée et gérable. La peur de l'inconnu et de l'incertitude disparaît. Une personne possède des informations, elle est donc calme et émotionnellement prête à effectuer tel ou tel travail.

Certaines personnes parviennent à en faire autant en une journée que d'autres en trois. Le secret, comme on peut le voir, est simple : planifier une journée de travail, une personne qui a le temps d'accomplir une grande quantité de travail, sait planifier son temps, mettre en évidence les tâches principales et les tâches secondaires. Il n'est pas possible d'agir sans faire de plans pour la journée à notre époque, bien que les statistiques montrent que seulement 20% de la population élabore un plan d'action. Si vous n'avez même jamais planifié la prochaine journée de travail, je vous assure que vous devriez en faire une habitude. Et vous apprendrez à le faire correctement à partir de l'article suivant : "Méthodes d'aménagement du temps de travail".

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