Rapoarte de conducere cum să se pregătească și să verifice. Cum să construiți un sistem eficient pentru generarea de rapoarte de management de bază

Datorită particularităților legislației, întreprinderile din Rusia au unele obligații legate de furnizarea diferitelor rapoarte către organismele guvernamentale. Pregătirea competentă a documentelor necesare necesită adesea consolidarea unor volume mari de resurse interne corporative. În majoritatea companiilor se generează și raportare de management, care nu este obligatorie depusă la agențiile guvernamentale, dar multe firme întocmesc aceste documente. Deci, de ce este necesar acest tip de raportare?

Pentru ce este raportarea managementului?

Raportarea de gestiune a unei întreprinderi este un document intern care conține anumite cifre care reflectă diferite aspecte ale activității de afaceri a companiei.

O astfel de raportare este o componentă esențială a planificării afacerii. Documentele care o formează reflectă date care sunt de mare importanță la calcularea perspectivelor oricăror decizii de management. Când o anumită etapă a dezvoltării companiei este finalizată, aceste documente vă permit să analizați și să identificați greșelile conducerii companiei, precum și cauzele acestor neajunsuri și opțiuni posibile alte solutii.

Este important să înțelegeți că raportarea financiară, contabilă și de management sunt diferite una de cealaltă. În primul rând, au o metodologie diferită. Deci, dacă primele două tipuri de raportare sunt date statistice care reflectă cifra de afaceri a capitalului, atunci raportarea de management nu reflectă doar statistici, ci și interpretează cifre. Astfel, conducerea nu numai că vede cifrele, dar înțelege și ce înseamnă acestea.

De exemplu, raportarea conducerii arată ce cauzează o rentabilitate mai mare în producția de tipuri specifice de produse sau, dimpotrivă, care este motivul pentru venituri insuficiente și costuri prea mari într-o anumită zonă de afaceri. Astfel de cifre interpretate din aceste rapoarte îi ajută pe manageri să ia deciziile corecte, să actualizeze mijloacele fixe, să actualizeze echipamentele la timp și așa mai departe.

Raportarea de management în cadrul companiei, atunci când este compilată corect și în timp util, ajută la identificarea zonelor de afaceri mai puțin eficiente.

Opinia expertului

Cum poate fi utilă raportarea managementului?

Evgheni Kabanov,

Director general al grupului de companii „Kubanagroprod”, Teritoriul Krasnodar

Pentru a înțelege de ce este necesară contabilitatea de gestiune și raportarea, trebuie să definiți clar obiectivele pe care le urmăriți, precum și sarcinile care trebuie rezolvate. Acţionarii firmei, inclusiv eu, sunt nevoiţi să găsească răspunsuri la diverse întrebări. probleme strategice, pentru că trebuie să vedem rezultatele multor ani de activitate în afaceri. Principalul indicator al raportării manageriale este valoarea companiei. Tehnica de măsurare a acestor date presupune înțelegerea algoritmului de calcul valoare privată societate și diferențele acesteia față de metoda de calcul a valorii unei companii ale cărei acțiuni sunt cotate la bursă.

În plus, diverși factori din industrie pot afecta foarte mult valoarea firmei. În cazul afacerii noastre, prețul unei exploatații depinde de indicatorii absoluti și relativi ai volumului vânzărilor, profitului net, „pârghiei” financiare și marjei de siguranță financiară. Încercăm să acordăm atenție costului prelucrării și contabilității acestuia, adică la nivelul productivității muncii. Dacă alte condiții sunt egale, atunci acest indicator determină câștigătorul în competiție.

O importanță deosebită este acordată indicatorilor de natură nefinanciară (de exemplu, numărul de cumpărători pentru o anumită perioadă), structurii clienților și altor date. Acestea vă permit să primiți rapoarte de management precis.

Pe acest moment in cadrul companiei noastre, sistemul de raportare a managementului primeste informatii din contabilitate automatizata, plus este format si analizat in Excel. Pentru a elimina problemele organizatorice și alte inconveniente asociate cu colectarea, prelucrarea și analiza informațiilor, la sfârșitul anului 2005 am decis să transferăm complet contabilitatea întreprinderilor noastre într-un sistem automatizat.

Cel mai tipic exemplu este Enron. Investitorii și creditorii acestei companii și-au pierdut o mare parte din bani tocmai pentru că și-au dedicat toată atenția situațiilor financiare și nu au văzut alți indicatori importanți care să reflecte dezvoltarea afacerii din spatele acestor date.

Ce este inclus în raportarea managementului

Raportarea managementului nu are reglementări stricte în cadrul legii, este formată într-o formă liberă și trebuie să răspundă doar nevoilor conducerii unei anumite companii. Din acest motiv, există un număr mare de opțiuni pentru o astfel de documentare. Cu toate acestea, există anumite nuanțe care sunt importante de inclus în raport.

1. Rapoarte operaționale

Activitatea de exploatare este activitatea principală a companiei, care are ca scop obținerea de profit (aceasta este producția de bunuri, prestarea de servicii și alte activități care generează profit).

O astfel de raportare include date despre:

• producerea de bunuri;
• achizitie de obiecte de inventar;
• achiziționarea de materii prime, consumabile și componente;
• stocuri de produse finite în depozite;
• fluxul de numerar;
• creanţe de încasat.

Astfel, un astfel de raport reflectă situația actuală a companiei.

2. Rapoarte privind activitățile de investiții

Investițiile reprezintă o parte importantă a activităților companiei. La urma urmei, chiar și cea mai mică întreprindere alocă fonduri care merg spre dezvoltarea și extinderea afacerii.

Acest tip de raportare de management conține date despre:

• circulația mijloacelor fixe;
• circulația imobilizărilor necorporale ale companiei;
• depozite în numerar pe termen lung;
• investiții planificate și investiții de capital;
• implementarea proiectelor de investitii.

3. Rapoarte de activitate financiară

Acest raport se concentrează pe investiții pe termen scurt, strângerea de datorii și capitaluri proprii, împrumuturi și gestionarea numerarului.

4. Rapoarte de vânzări sau service

Aceste rapoarte sunt întocmite de departamentul de vânzări pentru conducerea și managerii de top ai organizației. Un astfel de document arată în ce volume sunt vândute produsele și cu ce etichetă de preț. Uneori informații suplimentare despre dinamica expedierilor, stocurilor pt depozite, costurile de vânzare etc.

5. Rapoarte de achiziții

Un astfel de raport conține date privind achiziția de materii prime, consumabile, echipamente, unelte și alte active de producție. Acest document este deosebit de important în producția la scară largă, unde un număr mare de active materiale diferite sunt utilizate în lucrare.

Opinia expertului

Raportarea managementului ar trebui să reflecte indicatorii cheie de performanță ai companiei

Natalia Gazizova,

Şeful Biroului de reprezentare al Epicor Scala CIS, Moscova

Pentru a exclude o abordare creativă a pregătirii raportării manageriale a companiei în activitatea serviciilor financiare, managerul trebuie să identifice în mod clar principalii indicatori ai performanței companiei. În același timp, aceste date ar trebui să fie informative și să vă permită să urmăriți rezultatele muncii și să faceți prognoze. În compania noastră, acești indicatori includ:

• volumul creanțelor și facturilor restante (DSO, vânzări zilnice în engleză restante - un indicator al vânzărilor neplătite);
• raportul dintre vânzări față de clienții actuali și clienții noi pentru perioada de raportare;
• marja brută (marja încrucișată);
• analiza costurilor companiei (analiza rata de rulare);
• contribuția fiecărei activități (fiecărui tip de produs) la profitul companiei (contribuția);
• Cheltuieli de capital.

Datorită faptului că firma noastră este o firmă de consultanță și orientată spre proiecte, este important pentru noi să luăm în considerare și rata medie orară a unui consultant și implementarea (acest indicator ne permite să stabilim măsura în care consultanții noștri sunt angajați în proiecte).

Forme de bază de raportare managerială

Există mai multe forme de raportare de gestiune, cum ar fi un bilanţ de gestiune.

Echilibrul de gestiuneîn cea mai mare parte asemănătoare cu contabilitatea. Totuși, acolo diferența cheie din raportarea gestiunii contabile, care consta in scop functional. Acest tip de raportare nu reflectă doar cifrele, ci vă permite și să le interpretați în ceea ce privește eficacitatea modelului de afaceri al organizației, adică oferă o oportunitate de a vedea o imagine a stării generale a lucrurilor în ceea ce privește activele și diverse obligații ale companiei față de parteneri și invers.

În funcție de modul în care vor fi interpretați indicatorii de raportare a managementului, se formează o structură originală de raportare a managementului. În acest caz, este de o importanță deosebită cine exact va folosi aceste rapoarte.

Bilanțul de gestiune este un document universal, deoarece include informații care interesează nu numai directorul general, ci și adjunctul acestuia și proprietarul afacerii însuși.

Ce alte tipuri de raportare managerială există?

Raport despre venituri și pierderi materiale este un document care trebuie depus la autoritățile competente. În același timp, poate fi folosit ca sursă pentru crearea de rapoarte de management; acest lucru este facilitat și de structura convenabilă a acestui document.

Un astfel de raport este conceput pentru a înregistra rezultatele activităților companiei într-o anumită perioadă din punct de vedere financiar. Conține date numerice privind veniturile, costurile și rezultatele financiare cu un total cumulat. În cadrul raportării manageriale, reflectă: sursele de venit, elementele de cheltuieli, profitabilitatea companiei. Totuși, pentru ca acestea să nu fie cifre simple, ci și o interpretare, este necesar să se însoțească datele de mai sus cu surse suplimentare care să fixeze explicațiile necesare cu privire la indicatorii descriși în raport.

Un alt tip important de raportare este situația fluxurilor de trezorerie. Acest document arată primirea finanțării în corelare cu sursele. În plus, reflectă plățile organizației în raport cu domenii cheie de cheltuieli (pentru o anumită perioadă de timp) și vă permite să determinați bonitatea companiei. Un astfel de raport este util nu numai conducerii întreprinderii, ci și proprietarilor acesteia.

Toate tipurile de raportare managerială luate în considerare pot fi completate de alte surse, care, la rândul lor, se pot baza pe o varietate de abordări ale compilarii lor.

Cerințe care trebuie îndeplinite de raportarea managementului intern

1. Claritate.

Este important de știut că înțelegerea principalelor obiective ale unui anumit tip de raportare managerială crește foarte mult gradul de înțelegere al acestuia pentru un anumit utilizator. În același timp, obiectivele rapoartelor ar trebui determinate în timpul dezvoltării clasificatorului de raportare de gestiune.

Astfel, este clar că un astfel de raport ar trebui să fie de înțeles utilizatorului de raportare de gestiune, dar există o anumită nuanță: acest utilizator, la rândul său, trebuie să aibă și unele cunoștințe speciale. Baza pentru aceasta este informațiile financiare și economice.

Desigur, conducerea companiilor nu este obligată să înțeleagă temeinic metodologia de generare a rapoartelor de gestiune, totuși, managerii trebuie să fie conștienți de semnificația principalilor indicatori indicați în raportare, precum și să cunoască politica contabilă de gestiune. În acest sens, este important să planificați pregătirea de specialitate, dar și pentru liderii companiei. Majoritatea companiilor nu acordă atenția cuvenită acestei probleme, iar lipsa de pregătire duce la multe consecințe negative.

Deci, informațiile conținute în raportare trebuie să fie înțelese de utilizatorul care este familiarizat cu principiile raportării manageriale și are cunoștințe de bază în economie și finanțe.

2. Semnificaţie

Raportarea conducerii ar trebui să reflecte întotdeauna exclusiv date de informații semnificative. În ciuda faptului că din numele documentelor reiese clar că astfel de rapoarte sunt importante pentru organizație și ar trebui să conțină doar date semnificative, acestea sunt încă supraîncărcate cu informații inutile în multe companii. În același timp, lipsa unei pregătiri adecvate pentru raportare este motivul pentru o astfel de redundanță a informațiilor. Mai ales de multe ori nu se gândesc la principalul clasificator al raportării manageriale, ei uită să definească clar obiectivele. Drept urmare, rapoartele pline de informații inutile.

Cei cărora le place să adauge date suplimentare la raport pot profita de caracteristicile speciale ale produselor software specializate, care permit ca toți indicatorii să nu fie afișați pe ecran. Pe de o parte, puteți furniza imediat toți indicatorii potențial interesanți pentru un anumit raport în setări, dar, pe de altă parte, atunci când îl vizualizați, afișați doar o parte a acestora.

Este important să înțelegeți că unul sau altul indicator poate fi semnificativ în moduri diferite perioade diferite timp. Deci, într-o companie de construcții de drumuri, managerii de vârf solicită raportări zilnice din partea departamentelor de producție. Cu toate că lucru la distanță prevăd întotdeauna un control mai mare, astfel de rapoarte, datorită faptului că erau întocmite în fiecare zi, aveau o semnificație pentru cauza comună de doar 30%. Astfel, această abordare s-a dovedit a fi doar o pierdere de timp pentru angajații DRSU (șantiere de reparații drumuri).

Așadar, toate informațiile de raportare a managementului ar trebui să fie utile și să contribuie la luarea deciziilor, precum și la evaluarea evenimentelor trecute, prezente și viitoare, ceea ce la rândul său vă permite să corectați estimările anterioare sau să le confirmați.

3. Fiabilitate (fiabilitatea)

În ciuda faptului că, spre deosebire de rapoartele contabile, rapoartele de gestiune nu au nevoie de o acuratețe scrupuloasă, această caracteristică este totuși foarte importantă la întocmirea unui raport. Cert este că uneori este cel mai important ca un manager să primească un raport relativ exact, dar într-un timp strict alocat, mai degrabă decât un raport care este verificat până la cel mai mic detaliu, dar cu întârziere. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că raportarea conducerii nu necesită deloc acuratețe.

A scoate in evidenta: raportul de management ar trebui să reflecte starea reală a organizației și să nu conțină erori semnificative.

Este important să îndepliniți anumite condiții pentru a asigura o raportare de management fiabilă.

4. Adevarul

Această condiție spune că raportul trebuie să reflecte adevăratele tranzacții și alte evenimente care au stat la baza întocmirii lui. Lipsa informațiilor veridice are loc uneori din cauza dificultăților de identificare și evaluare a evenimentelor. Acest lucru se poate întâmpla în timpul finalizării raportului și a introducerii datelor, mai ales dacă intrarea se bazează pe documentație primară, în care este imposibil să se definească clar analiza. Acest lucru se întâmplă și atunci când documentul principal nu a sosit la timp, iar documentul principal intern conținea unele erori.

5. Neutralitate

Această condiție este ca informațiile furnizate să fie imparțial și să nu influențeze luarea deciziilor pentru a obține rezultatul planificat. Deși lipsa neutralității apare adesea atunci când managerii se bazează prea mult pe intuiția lor. Cu alte cuvinte, ei păstrează în cap decizia finală și percep raportul de management doar ca pe un instrument de confirmare a acestei decizii. Apoi informațiile pot fi pur și simplu ajustate la același rezultat gata făcut, deși inconștient.

O astfel de ajustare a informațiilor poate fi încheiată prin excluderea din raportarea managementului a acelor indicatori care demonstrează în mod clar punctele slabe ale soluției implementate sau în curs de pregătire. De asemenea, pentru a potrivi raportul la tabloul care s-a maturizat în cap, la calculul indicatorilor se poate aplica o altă politică contabilă.

Cert este că aceiași indicatori au adesea semnificații diferite în funcție de utilizarea unor principii diferite pentru recunoașterea și evaluarea tranzacțiilor comerciale. Această metodă de ajustare a informațiilor poate fi utilizată cu succes în timpul elaborării rapoartelor de gestiune planificate (bugete), întrucât de fapt raportarea poate fi obținută exclusiv pe baza datelor introduse anterior, ceea ce înseamnă că politica contabilă de gestiune nu poate fi schimbată cu ușurință.

Este important de înțeles că politica contabilă de gestiune poate fi aleasă inițial în așa fel încât la utilizarea ei, acei indicatori care prezintă interes pentru proprietarii companiei să pară mai atractivi.

6. Predominanța esenței asupra formei juridice

Pentru a asigura fiabilitatea informațiilor, acestea trebuie prezentate ținând cont de acestea esenta economicași realitatea, și nu numai după forma lor juridică. Este clar că această condiție este direct legată de politica contabilă de gestiune și, mai precis, de oricare dintre diferențele acesteia față de politica contabilă.

7. Discreție(conservator)

Acest concept implică prudență în formarea judecăților în cadrul raportării, mai ales în fața incertitudinii. Nu supraestimați activele și subestimați-vă pasivele.

Dacă gradul de incertitudine este foarte mare, atunci evenimentele ar trebui dezvăluite exclusiv în notele la raport. Cu alte cuvinte, raportul nu trebuie înfrumusețat în așa fel încât să fie mai plăcut pentru șeful sau proprietarul întreprinderii.

8. Comparabilitatea

Este important de înțeles că, cu schimbări frecvente în formatele de raportare de management, va fi extrem de dificil să compari, să controlezi și să analizezi dinamica indicatorilor unor astfel de documente.

Desigur, nu în toate cazurile este imediat posibilă crearea unei forme optime de raportare managerială. Și dacă doriți să fiți complet sigur de completitatea formularului, de regulă, trebuie să întocmiți un raport de gestiune de mai multe ori pentru a-l testa pe numere.

Există diverse ajustări ale formatelor de raportare de management, dar ulterior este mai bine să nu se schimbe forma rapoartelor decât dacă este absolut necesar. Această nevoie poate apărea în legătură cu o schimbare a strategiei companiei, care va presupune planificarea și controlul oricăror indicatori noi care nu au fost utilizați anterior la întocmirea raportului.

Într-o astfel de situație, formatul raportării manageriale poate deveni diferit, dar organizația, de regulă, își schimbă rar strategia, ceea ce înseamnă că forma raportului variază foarte rar.

Compoziția și numărul de rapoarte se pot modifica din alte motive. De exemplu, o companie folosește un sistem de management al bugetului, iar modelul de planificare a fost detaliat din anumite motive, care a devenit baza pentru apariția bugetelor și indicatorilor. În acest caz, este de asemenea necesar să se mărească numărul și componența raportării efective de management, astfel încât să fie posibilă primirea rapoartelor plan-fapt pentru analiza ulterioară.

Aceste acțiuni, la rândul lor, pot implica o modificare a formatelor existente de raportare efectivă a managementului.

Opinia expertului

Principii pentru formarea raportării informative de management

Pavel Menșikov,

contabil șef al aparatului de gestiune CEO din Mostotrest, contabil șef adjunct al Mostotrest, Moscova

Există mai multe principii care vă pot ajuta să organizați contabilitatea de gestiune în așa fel încât să nu petreceți prea mult timp studiind documentele contabile.

1. Nimic nu trebuie să fie complicat. Este mai bine să folosiți forma unui tabel. Dacă este posibil să faceți graficul raportului, atunci ar trebui să utilizați construcția de grafice și diagrame.
2. Ar trebui să evaluează starea companiei în trei forme principale:bilanţ, contul de profit şi pierdere şi situaţia fluxurilor de numerar. În întreprinderile mici, aceste formulare pot fi folosite pentru a analiza starea activelor și a evalua performanța. Dar dacă politica contabilă de gestiune diferă de cea contabilă, atunci formularele nu ar trebui să fie contabile, ci manageriale.
3. Cheltuieli împărțiți principalii indicatori ai raportării manageriale în absoluti și relativi. Absoluții ar trebui considerați indicatori ai veniturilor, profitului, venitului marginal și costului. Mai mult, ele pot fi prezentate nu numai în termeni monetari, ci și în natură. Al doilea grup de indicatori este menit să poată evalua performanța companiei, departamentului și angajaților. Cel mai bine este să analizați acești indicatori în dinamică. În plus, valorile relative vă oferă posibilitatea de a compara valorile cheie ale firmei dvs. cu cele ale altor companii din industrie.
4. Cu cât organizația dvs. este mai mare, cu atât mai mult controlul indicatorilor cheie(o dată pe lună sau pe săptămână). În același timp, managerul trebuie să evalueze personal un grup mic de indicatori, adică nu ar trebui să vă asumați mult. Este mai bine să dați instrucțiuni adecvate adjuncților dvs., care vor monitoriza și personal unii indicatori.
5. Colectați informații primare de înaltă calitate. Deci, dacă doi saci de zahăr cu o greutate standard de 50 kg fiecare sunt eliberați din depozit fără cântărire, atunci eliberarea a două pungi de 50 de kilograme, și nu 100 kg de zahăr, trebuie înregistrată. Desigur, puteți lua în considerare greutatea în kilograme, dar numai atunci când materialele care se distribuie sunt cântărite, deoarece greutatea standard diferă uneori semnificativ de cea reală. O altă problemă comună este calitatea bazelor de date. De exemplu, aceeași contrapartidă poate fi introdusă în baza de date sub denumiri diferite (LLC „Stroymarket”, „Stroymarket”, „Stroy Market”, „Stroy-Market”). O problemă similară apare atunci când scrieți numele materialelor. Pentru a elimina inexactitățile de acest tip, merită să lucrați cu o automatizare competentă. În organizațiile mici, Excel este cea mai bună alegere. Dar dacă compania este mare și raportarea managementului este alcătuită din câteva zeci de oameni, atunci este necesar să se folosească un sistem informațional specializat.
6. Urmăriți o singură bază de date. Adesea, informațiile, de exemplu, despre creanțe, sunt disponibile în departamentul de vânzări și în serviciul financiar și în departamentul de contabilitate. În același timp, fiecare divizie are propriul microsistem de contabilitate personal. Pentru a putea primi rapid un raport de management de înaltă calitate, este necesar să se folosească un singur sistem informatic și să se oblige cu strictețe toate departamentele să țină evidența doar în acesta. Astfel, de exemplu, puteți expedia produse dintr-un depozit sau puteți emite consumabile pentru producție doar conectându-vă la sistem și imprimând un document însoțitor. În același timp, se va putea obține numai dacă toate datele necesare au fost introduse corect în baza de date.

Formarea raportării manageriale: principalele etape

Etapa 1.Realizarea unei liste cu persoanele care trebuie să utilizeze raportarea de management

Această listă ar trebui să reflecte directorii generali și comerciali, managerii de top și directorii de vânzări, pentru că mai devreme sau mai târziu toți vor avea nevoie de raportare de management.

Etapa 2.Colectarea rapoartelor de management existente așa cum sunt

În cazurile în care sunt utilizate situații financiare, acestea trebuie incluse și în set.

Etapa 3.Întocmirea unei matrice pentru raportarea managementului

Alcătuirea acestei matrice presupune introducerea următoarelor informații: utilizatori de rapoarte / tipuri de rapoarte, la intersecție este necesar să se indice ce anume se uită fiecare utilizator în raport (literalmente unde caută, în ce celulă, care total - în pentru a găsi informații inutile sau informații într-o formă incomodă, atunci când utilizatorul raportului încă recalculează ceva pe calculator).

În plus, trebuie puse întrebări adecvate pentru a determina ce utilizatori lipsesc din raport. Deci, dacă compania are indicatori care sunt utilizați ca indicatori de control și țintă, atunci trebuie să îi includeți în tabelul din celulele acelor rapoarte din care sunt preluate valorile lor. Acest lucru este extrem de important în timpul pregătirii raportării manageriale.

Masa. Matricea de raportare a managementului

	Raportarea datelor privind deținerea vânzărilor. Indicator țintă - volumul vânzărilor	Raportarea datelor privind vânzările fiecărei sucursale. Benchmark - volumul de vânzări al fiecărei unități de ramură	Raport privind creantele Benchmark-uri - sumele creantelor sucursalelor	Raportul costurilor de distribuție. Benchmark - Marja
CEO	Atrage atenția asupra rezultatelor vânzărilor. Necesar: total pe regiune	Atrage atenția asupra vânzărilor totale ale tuturor filialelor. Obligatoriu: total grup de articole	Atrage atenția asupra totalului datoriilor restante	Compară costul total cu marja. Dezavantaje: nu există indicator de marjă în același raport. Nu descifrați costurile fleacurilor. Necesitatea de a: separa costurile de producție de costurile administrative
Director comercial	Atrage atenția asupra volumului vânzărilor din toate regiunile.	Atrage atenția asupra cantității de vânzări pentru fiecare manager. Necesar: urmăriți numărul de clienți noi per manager	Atrage atenția asupra datoriilor restante și totale pentru fiecare manager

În această etapă, obțineți o imagine a modului în care sunt lucrurile cu adevărat. Este necesar să se selecteze cei mai raționali indicatori din acesta, astfel încât noua contabilitate de gestiune să aibă tot ce a fost folosit anterior.

Etapa 4.Dezvoltarea și crearea unui clasificator managerial

În această etapă, este important să se creeze un clasificator competent care să reflecte cheltuielile și veniturile, precum și fluxurile de numerar (BDDS) și bugetul de investiții, precum și să conțină articole pentru contabilizarea cifrei de afaceri între elementele din bilanţ.

Etapa 5.A decide ce alte cărți de referință analitice sunt necesare

Următorul pas este să decideți ce alte cărți de referință de analiză sunt necesare la compilarea rapoartelor de management. Să presupunem, acordând atenție tabelului descris mai sus, putem concluziona imediat că vor deveni necesare cărți de referință despre divizii (sucursale), regiuni, grupuri de produse, manageri și, eventual, și despre articolele de cost și contrapărți. Raportarea gestiunii monetare, de regulă, necesită contabilitatea analitică a locurilor de depozitare a resurselor financiare (conturi de decontare, casierie, persoane responsabile). Aceste directoare trebuie luate din baze de date deja dezvoltate (puteți lua un director de contrapartide dintr-o bază de date contabilă, de exemplu) sau puteți crea singuri altele noi, dar trebuie să fie convenite cu toate persoanele care utilizează raportul cu privire la acest beneficiu special. .

Etapa 6.Întocmirea principalelor formulare de raportare

Acum este necesar să se dezvolte principalele forme de raportare managerială (BDR, BDDS, Balance). Este necesar să se verifice dacă raportarea conține exact informațiile pe care conducerea le-a folosit anterior. Prin urmare, formularele trebuie să se bazeze pe date reale. Deci, dacă formularele sunt dezvoltate într-o foaie de calcul Excel, nu uitați să adăugați la aceasta toată contabilitatea analitică necesară (de exemplu, conform articolelor privind cifra de afaceri), să afișați regiuni sau grupuri de articole și să faceți coloane pe luni.

Dacă software-ul „Planificare de afaceri” este utilizat pentru a crea formulare, atunci puteți completa doar directorul „Forme de buget” și apoi verificați rezultatul în raportul de decodificare a analizelor de care aveți nevoie.

Etapa 7.Întocmirea altor formulare de raportare

Pe baza cărților de referință analitice utilizate, este necesară crearea altor forme de raportare managerială. Inițial, trebuie făcute formulare care să fie similare cu cele deja folosite în organizație. În continuare, merită să luați în considerare materialele organizațiilor similare cu compania dvs. și să evaluați utilizatorii acestora, apoi trebuie să prezentați o propunere pentru introducerea unor formulare de raportare suplimentare.

Etapa 8.Adăugați formule și valori calculate la rapoartele generate

În această etapă, documentația începe să ia forma unui raport de management.

Etapa 9.Completarea formularelor de raportare

Trebuie să completați formularele doar cu datele care sunt reale, pentru aceeași lună. De asemenea, este necesară coordonarea formularelor completate cu acele persoane care au fost implicate anterior în întocmirea raportării de gestiune.

Etapa 10.Coordonarea raportarii cu utilizatorii

Rapoartele completate trebuie convenite cu utilizatorii. În același timp, este probabil ca documentația de raportare a managementului să fie corectată și finalizată în conformitate cu comentariile primite.

Așadar, pregătirea raportării manageriale se face în etape. Mai mult, fiecare dintre ele este foarte important și trebuie să-i monitorizezi trecerea corectă. Abia atunci raportul va fi bine scris.

Cât de des trebuie pregătite rapoarte de management?

Cât de des trebuie să întocmiți un raport de management, fiecare manager decide individual. Principalul criteriu de alegere a frecvenței este oportunitatea luării deciziilor pe baza acestor rapoarte. În același timp, pentru nivelurile inferioare de management, eficiența luării deciziilor este mai importantă decât pentru cele superioare. Prin urmare, frecvența raportării la niveluri inferioare ar trebui să fie mai frecventă.

Se obișnuiește să se distingă trei perioade de bază condiționate pentru furnizarea de raportare de conducere.

1. Pe termen scurt rapoartele sunt întocmite cât mai des posibil - în fiecare zi sau o dată pe săptămână. Dar termenul final depinde numai de specificul producției. O astfel de raportare se formează pe baza documentelor primare pe diverse aspecte. Cu alte cuvinte, aceasta este cea mai relevantă informație pentru companie, reflectând aspectele cele mai importante și în schimbare dinamică ale producției. Cel mai adesea, această formă de raportare managerială este folosită de managerii de nivel mediu care iau deciziile pe baza acestor documente.
2. termen mediu raportarea este generată săptămânal sau lunar. Combină indicatorii actuali și de prognoză. În acest fel, puteți urmări modificarea prețurilor mărfurilor folosind datele pentru luna finalizată și puteți anticipa modificări ulterioare pe baza prețurilor de piață în schimbare. Principalii consumatori ai acestor rapoarte sunt managerii de top și directorii companiei. Deciziile care sunt luate pe baza acestor rapoarte sunt de o importanță deosebită pentru companie și afectează semnificativ rezultatele activităților sale.
3. periodic (sau termen lung) raportarea managementului se întocmește lunar sau o dată la șase luni. Scopul său principal este de a stabili o legătură cu situațiile financiare pentru a reflecta schimbările și relațiile dintre indicatorii de management și datele de raportare. Datorită faptului că fiecare companie are rapoarte trimestriale, acest tip de raportare managerială este un instrument pur strategic și analitic. Întrucât este necesar să se răspundă la schimbările situaționale în conformitate cu situațiile financiare pe o bază trimestrială, cea mai importantă este încă raportarea pe termen scurt a managementului, care reflectă schimbările de dinamică.

În ciuda faptului că formarea rapoartelor este determinată individual de către compania însăși, este extrem de important să se întocmească un program adecvat, deoarece astfel de rapoarte sunt parte integrantă a sistem comun controlul intern în organizație.

Dacă nu există feedback în timp util, există o probabilitate mare de pierdere a controlului din partea managerului. Atunci toate obiectivele își pierd relevanța și rămân doar planuri nerealizate scrise pe hârtie. Dacă nu există nicio modalitate de a afla rapid cât de eficientă este organizația, managerul pierde ocazia de a face ajustări menite să rezolve diverse probleme. Raportarea managementului intern este un instrument important în mâinile managerului, care poartă o mare responsabilitate pentru atingerea tuturor obiectivelor și îndeplinirea tuturor sarcinilor stabilite.

Cel mai mare dezavantaj al raportării interne în abordările tradiționale de raportare este să se concentreze prea mult pe erori în loc să ofere informațiile de care managerii de vârf au nevoie pentru a lua efectiv măsuri eficiente. Astfel, feedback-ul vizează adesea doar organizarea de audituri sau găsirea de omisiuni care nu mai pot fi corectate, iar accentul pus pe evenimentele trecute nu lasă nicio oportunitate de a lucra cu viitorul.

Care sunt provocările întocmirii rapoartelor de management?

Experții în domeniul afacerilor și managementului consideră că principala problemă în pregătirea raportării manageriale este lipsa de loialitate suficientă față de astfel de documente atât din partea angajaților organizației, cât și, în unele cazuri, din partea managerilor și a managerilor. proprietari de afaceri. Adesea, acest lucru se datorează reticenței de a petrece timp pentru formarea de rapoarte suplimentare, deoarece companiile au deja obligații de a furniza anumite documente oficiale agențiilor guvernamentale, ceea ce necesită, de asemenea, mult timp și efort. Prin urmare, se întâmplă ca raportarea managementului pur și simplu să nu fie percepută ca o documentație care merită cu adevărat atenție. Mai mult, nu numai directorul, ci și proprietarii afacerii înșiși pot gândi în acest fel, așa cum am menționat mai sus. Faptul este că managementul percepe adesea o astfel de raportare ca o altă metodă de a induce în eroare reprezentanții conducerii (managementului), mai ales atunci când devine necesar să se distragă atenția de la orice indicatori de producție nereușiți.

Care ar putea fi soluția la această problemă? Analiștii sfătuiesc de obicei să începeți de la nivel executiv. În pregătirea raportării manageriale, managerii de top ar trebui să fie interesați în primul rând, deoarece ei sunt cei care pot forma toate actele legale locale necesare, conform cărora alți angajați vor trebui să asiste la formarea documentelor relevante.

O altă dificultate în rezolvarea acestei probleme constă în necesitatea dezvoltării continue a unor noi abordări de interpretare a cifrelor cuprinse în raport. Există o condiționalitate a acestui fapt din cauza schimbărilor în structura producției de afaceri. Când lucrați cu situații contabile și financiare, nu este nevoie să interpretați numerele, ceea ce înseamnă că puteți utiliza formulare standardizate în care sunt înregistrați indicatorii relevanți.

Raportarea managementului este concepută pentru a rezolva alte probleme. În primul rând, aceste rapoarte sunt necesare companiei însăși, și nu oricăror organe de stat (spre deosebire de formularele contabile și de raportare financiară). Chiar și atunci când interpretarea cifrelor cuprinse în raportarea managementului, având în vedere structura producției într-o anumită perioadă, a jucat un rol pozitiv, nu există nicio garanție că va fi la fel de utilă, cu condiția ca caracteristicile anumitor procese de afaceri să se fi schimbat.

Dacă există modificări în zona de producție, atunci compilatorul documentației de raportare va trebui să îmbunătățească abordările de interpretare a datelor digitale. Acesta este un proces destul de lung, deoarece cel mai probabil compilatorul va trebui să-și petreacă nu numai timpul propriu, ci și timpul personal al colegilor săi, la care se poate adresa pentru sfaturi, păreri sau pentru niște indicatori auxiliari care reflectă rezultatele. a întreprinderii.

O soluție excelentă la această problemă o constituie comunicările bine stabilite între colegi (de exemplu, întâlniri în care sunt revizuiți indicatorii actuali și sunt elaborate măsuri pentru îmbunătățirea acestora, inclusiv prin introducerea de noi metode de raportare, precum managementul).

Ce este analiza raportării manageriale

Este extrem de important nu doar să întocmești corect rapoartele de management, ci și să interpretezi corect indicatorii și datele obținute. Pentru o percepție mai bună și mai vizuală, ar trebui să utilizați nu numai foi de calcul, ci și imagini grafice (inclusiv diagrame) cu descrieri text. Va fi util să se compare indicatorii perioadei curente cu cei din anii anteriori etc.

Scopul analizei raportării conducerii este de a evalua eficacitatea întreprinderii pentru perioada de raportare.

Se efectuează lucrări analitice pentru a evalua:

• calcularea profitului operațional și net, precum și a altor tipuri de profit;
• raportul dintre capitalul împrumutat și capitalul propriu, capacitatea de a plăti obligațiile asumate.

Merită să folosiți grupuri de indicatori financiari de lichiditate, activitate comercială, solvabilitate, activitate de piață și structura capitalului. Ele sunt dezvoltate pe baza nevoilor de bază ale managementului și pot fi aplicate nu numai în combinație, ci și separat.

La indicatorii care sunt planificați a fi utilizați în viitor pentru adoptare decizii strategice, trebuie tratat cu foarte mare atenție. În cazurile în care în calculul lor sunt utilizate date inexacte sau se comit erori metodologice grosolane, sunteți expuși unui mare risc, deoarece puteți crea erori grave de management care vor atrage dificultăți financiare considerabile.

Un alt punct important este înțelegerea diferențelor fundamental importante dintre standardele de raportare financiară din Rusia și cele internaționale. Faptul este că unele concepte atunci când sunt traduse în rusă pot fi interpretate în moduri diferite (de exemplu, în Federația Rusă resursele monetare sunt înțelese ca fonduri care se află în casieria unei întreprinderi sau într-un cont bancar, iar în cadrul standardelor internaționale, toate activele foarte lichide care pot fi convertite într-un echivalent valutar sunt denumite și resurse monetare). O altă diferență importantă este metoda contabilității: de exemplu, în Federația Rusă, uneori se folosește metoda de angajamente, în timp ce conform IFRS este acceptată doar metoda numerarului.

IFRS oferă informațiile cele mai necesare pentru contabilitatea de gestiune, sunt mai rapid și mai des folosite de directorii financiari.

Când este necesară automatizarea raportării manageriale?

Merită să începeți automatizarea raportării de gestiune atunci când aveți deja elaborate proceduri contabile de acest fel sau în cazurile în care puteți întocmi inițial o sarcină tehnică clară și competentă pentru programatorii care vor lucra cu produsul software selectat.

Introducerea raportării automate de gestiune ar trebui să fie treptată. Trebuie să începeți cu automatizarea contabilității financiare. Este necesar să se întocmească un buget pentru mișcarea resurselor financiare în detaliu pe puncte de responsabilitate, elemente de venituri, cheltuieli. Toate acestea sunt doar un proces contabil controlat.

Dacă compania nu are deloc contabilitate de gestiune sau este în curs de dezvoltare, atunci merită luată în considerare abordarea „tranziției de la simplu la complex”.

Pentru pregătirea competentă a raportării manageriale, aveți nevoie de:

• definirea schemei punctelor de responsabilitate;
• stabilește formatul bugetului de fonduri, care necesită alocarea competentă a articolelor din acest buget;
• depune o cerere de plată.

Totodată, pentru a automatiza sistemul de raportare a managementului, nu este necesară achiziționarea unui sistem ERP costisitor. Există o selecție mare de software de contabilitate care vă va permite să automatizați raportarea de gestiune.

Dacă nu aveți încă 1C pentru a începe automatizarea raportării managementului, atunci ar trebui să achiziționați acest program. Ajută la urmărirea automată a mișcării fondurilor. Desigur, există opțiuni pentru programe mai scumpe, dar trebuie luate în considerare următoarele.

1. Compania dvs. nu are neapărat nevoie de o gamă largă de funcții.
2. Dacă raportarea de management nu a fost încă dezvoltată în organizația dvs., atunci nu veți putea întocmi imediat o sarcină tehnică competentă pentru programatori. În plus, cu cât intenționați să țineți mai multe linii ale activității dvs. de afaceri, cu atât mai mult timp veți avea nevoie pentru a vă adapta în consecință.
3. Nu orice soluție standard pe care ți-o va oferi un consultant va fi potrivită pentru afacerea ta. Dacă doriți să țineți pasul cu standardele, atunci trebuie fie să vă modificați producția pentru a se potrivi cu programul, fie să ajustați programul pentru a se potrivi cu producția dvs., cu toate acestea, nu toate produsele software se pretează la o astfel de procesare. În plus, asta va dura timp.
4. Nu trebuie să vă gândiți că dacă ați plătit mulți bani unui furnizor cunoscut de pe piață, atunci automatizarea de succes vă este garantată. În orice caz, va trebui să creați singuri termenii de referință, deoarece, dacă sunt compilați de reprezentanți ai companiei furnizor, este puțin probabil ca aceștia să poată lua în considerare toate nuanțele importante ale afacerii dvs. specifice.

Atunci când nu există proceduri de contabilitate de gestiune bine stabilite, redactarea și acordul asupra termenilor de referință va necesita elaborarea tuturor aspectelor afacerii dvs. de la bun început. În același timp, este extrem de important să nu pierzi timpul și să nu blochezi întregul proces.

Formarea raportării manageriale prin externalizare

Dacă decideți să începeți să utilizați raportarea de management în organizația dvs., dar nu înțelegeți de unde să începeți, atunci ar trebui să alegeți specialiști în acest domeniu și să le încredințați această chestiune. Iată principalele caracteristici care îi caracterizează pe adevărații profesioniști din acest domeniu.

1. Eficiența raportării

În cazurile în care documentația de raportare este furnizată lent și târziu, datele devin depășite. Astfel de rapoarte nu au deloc valoare, deoarece este imposibil să luați decizia corectă pe baza unor date care și-au pierdut relevanța.

În cazurile în care raportarea vine mult mai târziu decât solicitarea managerului, nu are nicio valoare - luați în considerare implementarea unui nou sistem de la o altă companie de outsourcing.

1. Fiabilitatea informațiilor

În cazurile în care datele nu pot fi confirmate, iar angajații nu pot explica de unde provin anumite date digitale, merită să concluzionam că sistemul este departe de a fi perfect sau nu știu să-l folosească corect. În orice caz, cei care au introdus un astfel de sistem de raportare managerială sunt vinovați.

1. Raportarea este oferită într-un format simplu și ușor de înțeles

De cele mai multe ori, directorii nu au timp să se dedice înțelegerii tabelelor și graficelor complexe și să caute informații importante în datele redundante. Prin urmare, raportarea managementului ar trebui să fie clară, concisă și structurată. Cu toate acestea, merită să ne amintim că detaliile excesive sunt la fel de rele ca și informațiile suplimentare. Astfel, este necesar să găsiți un mijloc de aur.

Informații despre experți

Evgheni Kabanov, Director General al grupului de companii „Kubanagroprod”, Teritoriul Krasnodar. GC „Kubanagroprod” este o companie agroindustrială integrată pe verticală care controlează întregul proces tehnologic de producere a proteinei din soia furajeră pentru animalele de fermă (achiziționarea boabelor de soia, depozitare, procesare) și vânzarea produselor finite - proteine ​​de soia și ulei de soia. Grupul este format din trei companii din Teritoriul Krasnodarși biroul de vânzări din Moscova. Forma de organizare: SRL. Locație: Teritoriul Krasnodar

Natalia Gazizova, Șeful Reprezentanței Epicor Scala CIS, Moscova. Compania Epicor Scala CIS dezvoltă și implementează sisteme informatice de automatizare a managementului clasei ERP, SCM (managementul lanțului de aprovizionare - managementul integrat al fluxurilor de materiale și informații de-a lungul lanțului de aprovizionare), CRM și ESA (automatizarea serviciilor la întreprinderi - automatizarea companiilor de servicii). și afaceri orientate spre design). Compania are birouri în Moscova, Sankt Petersburg, Alma-Ata și Kiev. Sediul central este situat în Irvine (SUA, California), birourile și sucursalele sunt situate în întreaga lume. Printre clienții corporativi din CSI: Novotel, Marriott, Hyatt, Tetra Pak, ABB, Danone, CPC Foods, Fabrica Bolșevică, Uzina Electrometalurgică Chelyabinsk, OJSC Svetogorsk, Compania de transport maritim Novorossiysk.

Pavel Menșikov, Contabil șef al Biroului de conducere al Directorului General al Companiei Mostotrest, Contabil șef adjunct al Companiei Mostotrest, Moscova. Pavel Menshikov a absolvit Institutul de Oțel și Aliaje din Moscova (MISiS). Expert în construirea de departamente eficiente și în implementarea sistemelor informaționale corporative. Înainte de a se alătura Mostotrest, a gestionat proiecte de consultanță în diverse industrii (de la sectorul serviciilor până la industrie; a onorat comenzi pentru cele mai mari holdinguri industriale, inclusiv United Metallurgical Company și Uralkali). Conduce seminarii privind contabilitatea de gestiune, fluxul de lucru și dezvoltarea organizațională. Autor al cărții „Contabilitatea fără muncă de urgență și probleme. Cum se configurează munca eficienta contabilitate. Ghid practic pentru director și contabil” (M.: Dobraya kniga, 2010).

Articolul va aborda principalele probleme legate de raportarea managementului. Care este documentul, de ce este necesar și cum să-l completezi corect - mai departe.

Legislația impune organizațiilor să prezinte rapoarte autorităților de reglementare. În ceea ce privește rapoartele financiare, unele întreprinderi realizează și rapoarte de management.

Întocmirea lor este opțională, dar este necesară atașarea lor la documentația contabilă. Ce este raportarea managementului?

Puncte generale

Raportarea managementului este esențială pentru adoptare decizii corecte, deoarece conține informații despre starea de fapt în întreprindere.

Sarcini de raportare:

• furnizarea informațiilor necesare;
• pregătirea documentației necesare pentru raportarea regulată;
• prognoza si analiza activitatilor organizatiei si ale filialelor acesteia;
• aprobarea deciziilor corecte bazate pe date veridice;
• îmbunătățirea disciplinei financiare.

Sistemul de contabilitate de gestiune și raportare vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

• să formeze un astfel de management care să vizeze creșterea eficienței deciziilor luate;
• evaluează managementul tuturor aspectelor activității financiare și a rezultatelor acesteia;
• reduce la minimum costul pregătirii și depunerii rapoartelor;
• legați regulile de analiză și contabilitate;
• creează o bază pentru motivarea angajaților.

Dacă există o restructurare a organizației, este imposibil să se elaboreze formulare de raportare. Are urmatoarele caracteristici:

Concepte

Raportarea managementului	Documentația, inclusiv informațiile necesare controlului activităților organizației. Indică poziția financiară a întreprinderii
Raportare consolidată	Raportarea de tip financiar a mai multor organizații interdependente care sunt considerate ca una. Documentul caracterizează proprietatea și poziția financiară a grupului pe anumită dată, care este raportarea
Raportarea managementului	Un set de documentație în cadrul unei organizații care conține cifre pentru afișarea aspectelor activității. Este voluntar. Scopul principal este de a oferi organelor de conducere ale întreprinderii informații veridice despre rezultatele activităților
Filială	Societatea formată pe baza alteia, care exercită controlul asupra ei și ia decizii
firma-mama	O companie care are o sumă mare de capital de la o altă firmă. Controlează activitățile companiilor dependente de acesta prin acțiunile lor
Consolidare	Tip de formare a legii, al cărei scop este crearea unui astfel de document (act juridic de reglementare) care nu ar avea impact asupra actelor existente și nu le-ar schimba esența
Societate cu răspundere limitată	O companie care a fost creată de una sau mai multe persoane (atât persoane fizice, cât și persoane juridice) și al cărei capital este împărțit în părți

Principalele tipuri

Raportarea managementului este împărțită în mai multe tipuri:

• complex;
• conform rezultatelor finale;
• analitic.

Un raport cuprinzător acoperă în întregime activitățile întreprinderii, departamentele și sucursalele acesteia.

Este furnizat la o anumită oră - un raport pentru zi, pentru lună etc. într-un astfel de raport, rezultatele activităților organizației în ansamblu și pentru fiecare segment, precum și costuri, datorii și așa mai departe, sunt afișate.

Rapoartele finale pot fi raportate în orice moment. Conține cele mai importante date pentru întreprindere privind numărul de comenzi primite pentru anumite produse.

Caracterizează gradul de implementare a acestora, dacă a existat o căsătorie și în ce cantitate, care sunt volumele de vânzări și resursele folosite.

Raportarea de tip analitic se întocmește la solicitarea organelor de conducere. Raportul poate conține informații despre motivele creșterii stocurilor, numărul de muncă neregulată, scăderea sau creșterea vânzărilor.

Baza normativă

Acte normative care trebuie utilizate în pregătirea raportării manageriale:

Formarea rapoartelor de management ale organizației

Algoritmul de raportare este următorul:

1. Aflați de la sau de la el ce informații trebuie să trimită și cu ce frecvență.
2. O conversație cu un contabil pentru a clarifica detaliile.
3. Crearea documentației în care vor fi evidențiați indicatorii și interpretarea acestora. Persoana responsabilă cu raportarea poate pregăti formulare de documente separat pentru fiecare organ de conducere.
4. Formarea raportului.

Ce este inclus (formulare)

Formularele includ, raportul de venituri și cheltuieli,. Balanța afișează numere și interpretarea lor.

Este baza pentru formarea situatiilor financiare. Înregistrează rezultatele activităților pentru o anumită perioadă de timp.

Formularele sunt dezvoltate pe baza următoarelor principii:

Principii de bază ale formării

Principiile de bază în pregătire sunt:

• rentabilitatea;
• fiabilitate;
• consistența coeficienților;
• conţinut;
• veridicitatea.

Următoarele principii sunt necesare pentru procesul de raportare:

• rapiditate;
• orientare;
• concretețe;
• nedezvăluire;
• neutralitate.

Intern

Raportarea managementului intern este partea principală pe care se sprijină structura de management. Conține principalii coeficienți și informații de bază.

Cerințe de compilare:

• informațiile furnizate în raport trebuie să corespundă scopului pentru care sunt create;
• nu trebuie incluse în rapoartele interne. Opinie subiectivă, estimări părtinitoare;
• documentația trebuie depusă în termenul în care trebuie luată o decizie;
• Nu ar trebui să existe informații suplimentare. Cu cât raportul este mai mic, cu atât decizia este luată mai rapid și conținutul documentului este înțeles;
• raportul trebuie comparat cu planurile;
• documentul trebuie să ajungă la managerul responsabil care nu va dezvălui informațiile.

Raportarea managementului intern este utilizată pentru a oferi personalului de la orice nivel informațiile necesare.

Nu este ușor să elaborezi rapoarte de acest tip, ele trebuie să conțină o structură flexibilă, înțelegere a datelor, frecvență optimă de furnizare.

Fiecare formular de raportare trebuie să conțină informațiile care vor fi utile. Nu abuzați și nu supraîncărcați documentul cu numere.

Cele mai frecvente exemple de erori:

Raportarea internă poate fi anuală, trimestrială, lunară etc. documentul trebuie depus atunci când s-a luat decizia. Frecvența nu va afecta rata de acceptare.

Raportare cuprinzătoare	Include informații despre rezultatele efectuării acțiunilor pentru o anumită perioadă de activitate. Este necesar să se furnizeze în mod regulat și în timp util, deoarece raportul afișează costurile și profiturile, mișcarea finanțelor și alți indicatori importanți
Tematic	Care este furnizat pe măsură ce apar abateri ale coeficienților importanți. Acestea includ - pierderi datorate căsătoriei, ținte, volume de vânzări
Raportare analitică	Se eliberează la cererea organelor de conducere ale organizației. Conține date despre motivele pentru care a fost obținut un anumit rezultat

În funcție de nivelul de management, există raportare operațională, curentă și de sinteză. Raportul operațional se întocmește în fiecare lună sau în fiecare săptămână.

Conține datele necesare pentru a lua o decizie. Raportul curent este emis în fiecare lună sau trimestru. Include informații despre profit.

Rezumatul poate fi întocmit fie o dată pe lună, fie o dată pe an. Conține informații despre cele mai semnificative date care influențează adoptarea deciziilor strategice.

În funcție de volumul de date, raportarea internă este împărțită în rezumate, rapoarte finale și rapoarte generale. Rezumate - informatie scurta despre coeficienți individuali pentru o perioadă scurtă de timp, de exemplu, pe zi.

Raportul final este întocmit în fiecare lună și conține informații rezumate. Raportarea generală este pregătită pentru întreprindere în ansamblu.

Raportarea internă poate fi sub formă de tabele, grafice sau text simplu. Cea mai convenabilă formă este tabelară, deoarece raportul conține mulți indicatori numerici.

Ce permite documentația de gestiune a băncii

Documentele de gestiune bancară includ:

• plăți pentru decontări fără numerar;
• activitatile operationale ale bancii;
• documentație referitoare la împrumuturi;
• documente de control privind costurile forței de muncă;
• documente de ieșire;
• documente de depozit;
• forme de documente utilizate în cadrul băncii și altele.

Aceste documente oferă ocazia de a analiza activitatea, de a trage o concluzie.

Dacă consolidată

Raportarea consolidată include:

• echilibru;
• raport privind rezultatele financiare;
• raportarea asupra mișcării fondurilor;

O astfel de documentație include situațiile financiare ale membrilor grupului consolidat pe anul. Banca întocmește situații financiare consolidate pe baza datelor primite de la membrii grupului.

În acest caz, se utilizează una dintre metode - consolidarea completă sau participarea la capitaluri proprii. Grupurile au o structură diferită:

Situatiile financiare consolidate sunt elaborate de banca pentru prezentarea actionarilor sai.

Documentul trebuie să evidențieze următoarele informații:

• natura relației dintre filiale și organizațiile-mamă;
• din ce motive investitorul cu majoritatea acțiunilor nu exercită controlul asupra raportării;
• data la care se încheie perioada de raportare. Cel pentru care se întocmește raportul;
• restricții care se aplică unei filiale (dacă există);
• situații în care controlul asupra filialelor a fost pierdut.

Metoda consolidată presupune colectarea și prelucrarea unei cantități uriașe de date. Are următorii pași:

• Raportarea de către toate organizațiile care sunt membre ale grupului.
• Efectuarea de ajustări în timpul consolidării (dacă este necesar).
• Pregătirea raportării și furnizarea acesteia.

Caracteristicile grupului:

• deținerea unui număr de acțiuni ale unei filiale înființate sub forma unui SRL;
• exercitarea influenței asupra activităților organizației pe baza acordului încheiat;
• capacitatea de a numi sau rechema comisia de verificare;
• participarea la organele de conducere.

Dacă cel puțin unul dintre semnele enumerate este prezent, atunci se poate forma un grup. Cerințe pentru întocmirea situațiilor financiare consolidate:

Prima raportare ar trebui să fie formată atunci când se formează o filială. O astfel de raportare trebuie făcută publică.

Exemplu de completare

Toate întreprinderile sunt obligate prin lege să țină evidența contabilă și să întocmească situații financiare. Cu toate acestea, situațiile financiare standard nu conțin toate informațiile necesare management eficient Afaceri. Prin urmare, în majoritatea întreprinderilor, pe lângă contabilitate, se întocmește și raportarea managementului. Luați în considerare modul de pregătire a raportării de management și analiza acesteia.

Principii pe care se bazează formarea raportării manageriale

Principala diferență dintre raportarea de gestiune și contabilitate este concentrarea pe nevoile utilizatorilor interni. Pregătirea raportării manageriale este indisolubil legată de procesul de bugetare. În esență, acesta este unul și același proces, iar raportarea managementului intern este utilizată în scopuri legate în primul rând de monitorizarea execuției bugetelor.

Fundamentele bugetării și raportării manageriale se bazează pe următoarele principii :

1. Promptitudine - toate informațiile trebuie colectate și furnizate în intervalul de timp necesar pentru a asigura un management eficient.
2. Suficiență - informațiile ar trebui să fie complete, dar nu redundante.
3. Obiectivitate - datele trebuie să corespundă stării reale a întreprinderii.
4. Comparabilitate - capacitatea de a compara în mod obiectiv cifrele planificate cu cele reale, precum și indicatorii pentru diferite perioade de raportare.
5. Confidențialitate - informațiile ar trebui furnizate utilizatorilor în conformitate cu îndatoririle lor oficiale.
6. Fezabilitate economică - costul culegerii și procesării informațiilor nu trebuie să depășească beneficiile economice din utilizarea acestora.

Analiza raportării managementului se realizează conform acelorași principii care sunt utilizate pentru situațiile financiare. Se analizează structura bilanţului, componenţa costurilor, se face o comparaţie cu planul şi cu perioadele anterioare, se determină diverşi indicatori relativi - rentabilitate, lichiditate etc.

Principala diferență aici este frecvența. Rapoartele contabile sunt întocmite și analizate trimestrial, în timp ce rapoartele de gestiune sunt întocmite mult mai frecvent. De regulă, rapoartele de management cheie sunt pregătite lunar. Dar pentru o serie de indicatori (de exemplu, producție, vânzări, flux de numerar), informațiile pot fi furnizate și mai des - zece zile, săptămânal și chiar zilnic.

Prin urmare, există mult mai multe oportunități de analiză operațională în acest caz. Acest lucru permite conducerii companiei să răspundă „în timp real” la situația în schimbare de pe piață.

Formulare de raportare management

Întocmirea rapoartelor de management ar trebui să ofere utilizatorilor săi informații complete despre toate aspectele întreprinderii. În acest scop, în raportarea de gestiune sunt incluse următoarele formulare principale:

1. echilibru managerial. În general, de obicei repetă structura contabilității. Diferențele pot fi în evaluarea grupurilor individuale de active sau pasive. De exemplu, pentru contabilitatea de gestiune se pot folosi și alte metode de amortizare, caz în care costul activelor fixe și al activelor necorporale va diferi.
2. Adeverinta de venit. De asemenea, forma raportului de aici seamănă de obicei cu o contrapartidă contabilă. Cu toate acestea, indicatorii înșiși pot diferi semnificativ, deoarece. distribuția veniturilor și cheltuielilor pe elemente din contabilitatea de gestiune poate să nu fie conformă cu principiile adoptate în contabilitate.
3. Situația fluxurilor de trezorerie. Acest formular răspunde la întrebarea preferată a multor manageri: „De ce există profit pe raport, dar nu există bani în cont?”. Acest raport arată structura intrărilor și ieșirilor de numerar. De obicei, fluxurile de numerar sunt luate în considerare separat pentru activitățile principale, de investiții și financiare.

Astfel, raportul devine „volum”, rezultatele activităților întreprinderii sunt considerate din unghiuri diferite, fiecare fiind „responsabil” pentru o formă separată de raportare a managementului. Mai jos este prezentată o mostră de completare a rezultatelor financiare și a situațiilor fluxurilor de numerar.

Care este scopul raportării interne de management? Ce este procesul de raportare și ce include acesta? Unde pot găsi o mostră de completare a formularului de raportare de management?

Să ne imaginăm o situație. La o întreprindere, serviciul financiar întocmește rapoarte săptămânale de gestiune pentru conducere, care conțin totul: indicatori financiari de bază, cheltuieli ale companiei, informații despre livrări și soldurile stocurilor, informații despre rambursarea împrumuturilor etc.

Într-o altă firmă, un tânăr contabil se ocupă cu documentele financiare, ca atare, nimeni nu întocmește raportări de gestiune. Astfel încât nici directorul nu știe unde se duc banii și cum merg lucrurile cu rambursarea împrumutului.

În ce companie credeți că managementul ia decizii mai competente și mai eficiente? Bineînțeles, în unul, vei răspunde, unde există o interacțiune clară între interpreți și conducere. Raportarea managementului este doar asta. legătură.

Despre, modul de intocmire a rapoartelor de management, și ce sarcini rezolvă, voi spune eu, Denis Kuderin, expert în probleme economice, într-un nou articol.

Stai pe loc și citește până la sfârșit - în final vei găsi o prezentare generală a companiilor care ajuta la organizarea contabilitatii de gestiune la unitatea dvs., plus sfaturi despre cum să distingeți artiștii profesioniști de amatori.

1. Ce este raportarea de management și pentru ce este folosită

Managementul întreprinderii- un proces continuu, a carui esenta este impactul asupra obiectului pentru a-l stabiliza, controla sau modifica in concordanta cu obiectivele de business. O altă funcție de management este utilizarea rațională a forței de muncă și a resurselor companiei pentru a crește profitabilitatea.

Pentru a menține afacerea eficientă și competitivă, liderii trebuie în orice moment Accept anumite solutii . Aceste decizii se bazează pe informații actualizate despre afacerile întreprinderii. Aceste informații sunt pe care rapoartele de management (MA) le furnizează conducerii.

- un instrument de control intern al companiei și o modalitate de evaluare a perspectivelor sale economice.

Spre deosebire de situațiile financiare, nu există obligația de a întocmi rapoarte de gestiune . Dar managerii au nevoie de el pentru a-și gestiona eficient afacerea. MA conține informații despre toate diviziile structurale ale întreprinderii.

Se poate susține că un manager competent este capabil să evalueze indicatorii economici pe baza contabilității. Acest lucru este parțial adevărat, dar contabilitatea nu dezvăluie toate nuanțele întreprinderii.

Din rapoartele contabile este greu de înțeles ce produse sunt la mare căutare, și care este invers. arată o imagine mai clară.

Exemplu

Companie „Produse semifabricate siberiene”și-a extins gama de produse anul trecut. Cu ajutorul raportării manageriale, pe care directorul executiv și-a propus să o introducă în întreprindere, conducerea a aflat că produsele „ Galuste de familie" și " Cârnați de sat". Am decis să creștem producția acestor poziții.

AM a arătat, de asemenea, că achiziționarea de materiale de ambalare de la furnizori este mai puțin profitabilă decât să le faci singur. Director a decis să deschidă un nou magazin pentru producerea ambalajelor proprii.

Contabilitatea este nevoie de proprietarii economici, lungi de vedere și prudenți, care doresc să obțină profit nu numai prin creșterea volumelor de producție, ci și prin creșterea productivității muncii, precum și prin reducerea cheltuielilor inutile. aceasta componentă alfabetizat.

Care este client raportarea managementului? Managerii de topși managerii de linie– directori de producție, directori financiari, directori de vânzări etc.

Pentru a întocmi un document, se folosesc mai des diverse forme - tabele, grafice, diagrame.

Informatiile trebuie sa fie:

• credibil- reflectă procese reale fără adăugiri și jongleri;
• abordare- adresat anumitor utilizatori, de exemplu, directorul general;
• confidenţial- persoanele din afara nu au nevoie sa afle despre afacerile interne ale companiei;
• operațională– gata de utilizare la momentul potrivit și care conține date la zi;
• util pentru luarea deciziilor manageriale.

De unde pot obține date pentru raportare? Din programe de contabilitate, documente financiare, rapoarte contabile. Pentru început, desigur, este necesar să se stabilească un sistem funcțional de transfer de informații la întreprindere.

De exemplu, consumabilele au intrat în producție dintr-un depozit - persoanele responsabile (magazinul și directorul magazinului) trebuie să documenteze această problemă.

Într-o întreprindere mare, va fi dificil să acoperiți toate aspectele producției, astfel încât cei responsabili cu compilarea TOS ar trebui să acționeze conform unui plan prestabilit.

- « tovarășul Novoselțev acesta este raportul tau? Trebuie să iei lucrurile în serios sau deloc. Statistica este o știință, nu tolerează aproximarea. Cum puteți utiliza datele neverificate. Luați-o și refaceți-o!

Din filmul „Office Romance”

Novoseltsev cu un raport - un cadru din filmul „Office Romance”

Acum voi enumera principalele sarcini ale UO:

• furnizarea managementului cu informații fiabile și la zi cu privire la financiar și activitati de productie companii;
• prognoza și analiza activității întreprinderii și a ramurilor acesteia;
• îmbunătățirea disciplinei financiare;
• reducerea costurilor de producție;
• creșterea profiturilor ca urmare a luării unor decizii viabile din punct de vedere economic.

MA nu trebuie trimis la Serviciul Fiscal Federal sau oriunde altundeva. Acesta este un document pentru nevoi interne. Permite managerilor sau proprietarilor să fie conștienți de situația obiectivă din întreprindere. Documentul reflectă principalele procese care au loc sau au avut loc în cadrul companiei în perioada de raportare.

2. Ce include raportarea managementului - o privire de ansamblu asupra punctelor principale

Acum despre ce este inclus în UO. Spre deosebire de contabilitatea financiară și fiscală, care sunt strict reglementate de lege, se întocmește raportarea de gestiune în formă liberăși răspunde nevoilor conducerii unei anumite companii, îndeplinește obiectivele .

Din acest motiv, există multe variante ale unor astfel de documente. Există însă puncte care ar trebui incluse fără greș în raport pentru ca conducerea să poată analiza situația economică actuală din companie și să evalueze obiectiv perspectivele.

Momentul 1. Rapoarte de operatiuni

Activitati de operare- Aceasta este munca principală a companiei, care vizează obținerea de profit. Aceasta include producția de produse, furnizarea de servicii și orice altă activitate de bază prin care compania câștigă bani.

Acest raport include următoarele date:

• privind producția de mărfuri;
• privind achizitia de obiecte de inventar;
• privind achiziționarea de materii prime, consumabile și componente;
• pe stocurile de produse finite în depozite;
• asupra fluxului de numerar;
• despre creanțe.

TOS de operațiuni este un document care reflectă starea actuală a lucrurilor.

Momentul 2. Rapoarte asupra activității investiționale

Investiție- parte a activitatilor financiare ale societatii. Chiar și o întreprindere mică investește în dezvoltarea și extinderea producției.

Următorii parametri sunt reflectați în AM privind investițiile:

• circulația mijloacelor fixe;
• circulația imobilizărilor necorporale ale companiei;
• depozite în numerar pe termen lung;
• investiții de capital planificate;
• date privind implementarea proiectelor de investiții.

Momentul 3. Rapoarte asupra activităților financiare

Activitati financiare este o investiție pe termen scurt împrumutatși capital social capital, împrumutși gestionarea numerarului (casajul întreprinderii). Toate aceste aspecte sunt reflectate în AM financiar.

Momentul 4. Rapoarte despre vânzări sau servicii prestate

Raport de vânzări este serviciul de vânzări al întreprinderii pentru șeful departamentului de vânzări, directorii comerciali și generali. Arată câte produse sunt vândute și la ce prețuri.

Uneori includ articole suplimentare - dinamica expedierii, informații despre stocurile din depozite, costuri de vânzare, informații despre creanțe.

Momentul 5. Rapoarte de achiziții

LA raport de cumpărare include informații privind achiziționarea de materii prime, consumabile, echipamente, unelte și alte active de producție. Un document separat al unui astfel de plan este necesar la unitățile de producție mari, unde o varietate de active materiale sunt utilizate pentru lucru.

Pentru claritate, vom întocmi tipurile de bază de MA în tabel:

3. Procedura de întocmire a raportului de gestiune - 6 etape principale

Raportarea managementului este căi diferite. Acum câțiva ani am lucrat într-o companie în care am participat la întocmirea documentelor de raportare o întreagă echipă de contabiliși profesioniști financiari.

Raportul a fost detaliat și detaliat, ceea ce a permis conducerii să conducă analiză cuprinzătoare și corectați în timp util activitatea întreprinderii, dacă este necesar.

Într-o altă companie, unde am avut și eu șansa de a lucra, un contabil pe baza 1C a fost angajat în raport, în timp ce a introdus manual toate datele în program. Un astfel de raport avea puțin sens..

Pentru a crea un raport competent și util, utilizați un algoritm gata făcut. Schema nu pretinde a fi adevărul suprem - atunci când vă generați propriul raport, luați în considerare specificul întreprinderii și amploarea acesteia.

Etapa 1. Stabilirea scopurilor și obiectivelor

În primul rând, avem nevoie de o înțelegere clară a sarcinilor care trebuie rezolvate cu ajutorul raportării manageriale. Este util ca CEO-ul companiei sa aiba macar informatiile necesare în fiecare săptămână . Și dacă întreprinderea este un moment al schimbării și al introducerii de noi tehnologii și metode, atunci mai des.

Scopurile în fiecare caz sunt individuale: controlul veniturilor-cheltuieli, analiza costurilor de producție, evaluarea eficienței departamentelor, urmărirea dinamicii creanțelor și datoriilor.

Forma de acordare a AM către conducere este, de asemenea, importantă. Tabelele sunt mai ușor de utilizatși grafice decât fișiere text. Cu cât documentele sunt mai detaliate, cu atât mai bine..

Dar amintiți-vă - nu puteți îmbrățișa imensitatea. Trebuie să fie capabil să organizeze informațiile pe grupe de venituri și cheltuieli, pe tipuri de clienți, pe departamente, pentru a rezuma rezultate intermediare.

Frecvența raportului este reglementată chiar de conducere. Dacă directorul are nevoie de un raport săptămânal, acesta va fi realizat săptămânal. Același lucru este valabil și pentru detalii.

Etapa 2. Determinarea cercului de funcționari care au nevoie de raportare managerială

Acesta este un pas necesar pentru organizare eficientă Procesul de pregătire a MA. Determinat cui anume și ce fel de raportare furnizate.

De asemenea, este important să nu uităm responsabil de raportare. Adesea, managerii sau specialiștii de conducere ai departamentelor relevante sunt numiți responsabili. Aceștia sunt responsabili atât pentru conținutul rapoartelor, cât și pentru momentul pregătirii și transmiterii acestora.

Se organizează și companii mari unitati speciale pentru intocmirea rapoartelor de gestiune.

Etapa 3. Determinarea informațiilor care trebuie prezentate în raportarea managementului

Ce informații vor fi conținute în raport depinde de scopul acestui document. De regulă, include cele mai semnificative date care reflectă situația economică și financiară reală a întreprinderii.

Ar fi bine dacă s-ar ține cont relația logică a indicatorilor pentru comoditatea procesului de analiză RO și a concluziilor. Uneori, managerii îi întreabă pe cei care generează rapoarte formula imediat concluziile cheie .

Etapa 4. Determinarea posibilității de utilizare a informațiilor generate în sistemele contabile

Evaluați de ce informații avem nevoie în scopuri de management cuprinse deja în sisteme de informare contabilitate companiilor. Este vorba despre contabilitate, financiar, impozitși alte sisteme contabile care sunt deja stabilite și funcționează cu succes la întreprindere.

Dacă da, atunci puteți și ar trebui să încercați să îl utilizați, ceea ce vă poate facilita foarte mult sarcina și vă poate salva "munca dubla".

Raportarea trebuie să fie regulată, clară și structurată

Etapa 5. Elaborarea reglementărilor pentru raportarea managementului

Neapărat necesar reguli de raportare - cine, în ce formă și în ce interval de timp le va furniza. Documentați aceste acorduri.

Fiecare șef al CFR (centrul de responsabilitate financiară) să monitorizeze execuția procesului.

Etapa 6. Dezvoltarea instrumentelor de colectare, generare și procesare a informațiilor de raportare de management

Instruiți specialiștilor IT să dezvolte programe (sau șabloane de fișiere) în care persoanele responsabile vor genera rapoarte.

Dar nu uitați de principiile principale:

• costul automatizării ar trebui recuperat prin beneficiile utilizării acesteia;
• un program prost este mai rău decât un sistem de foi de calcul gândit în Excel.

Dacă compania nu are specialiști IT proprii, apelați la ajutorul unor companii terțe. Există informații despre ei în secțiunea următoare.

- Liudmila Prokofievna Ești uimitor de perspicace. Priviți doar în depărtare! În prezent lucrez la raportul meu și chiar în fața ochilor mei devine mai bine, mai bine!

Fericit pentru tine, tovarășe Novoselțev...

Din filmul „Office Romance”

4. Asistență în pregătirea raportării manageriale - o privire de ansamblu asupra TOP-3 companii care oferă servicii

Doriți să implementați un sistem de raportare de management la întreprinderea dvs., dar nu aveți idee de unde să începeți? Doriți să încredințați această sarcină unor interpreți profesioniști?

Revizuirea experților pentru a vă ajuta să alegeți parteneri de încredere care va dezvolta, implementa și lansa MR eficient în compania dumneavoastră.

O companie diversificată care activează pe piața serviciilor de consultanță de mai bine de 20 de ani. Domeniul de interes al companiei include: consultanta in management si fiscala, infiintarea si automatizarea contabilitatii, dezvoltarea sistemelor de bugetare si multe alte servicii de afaceri relevante.

Specialiștii vor dezvolta o contabilitate de gestiune eficientă bazată pe produse software 1C în compania clientului. Clientul primeste: depanarea proceselor de business, suport de consultanta in toate etapele implementarii raportarii manageriale, un sistem automat de management al intreprinderii modern.

O echipă experimentată de practicieni cu experiență vastă în construirea și depanarea sistemelor de contabilitate și bugetare de gestiune. Profesionişti configurați contabilitatea de la zero pentru întreprinderile mici și mijlocii, îmbunătățirea sistemului de control financiar și managerial la întreprinderile mari.

Dacă este necesar, specialiștii companiei „Accounting Chetko” instruiți-vă angajații elementele de bază ale lucrului cu sisteme automatizate, organizați munca cu documente, optimizați costurile întreprinderii, dezvoltați programe unice pentru uz individual.

3) GBCS

Compania de consultanță GBCS are 28 de experți calificați în domeniul automatizării contabilității de gestiune. Specialiștii vor crea sistem eficient contabilitate, ajustarea bugetului la locul clientului, îmbunătățirea situației financiare în producție și reducerea costurilor.

Nu-ți pierde timpul dezvoltând singur contabilitatea de gestiune - ai încredere în cei care știu să o facă rapid și profesional. Din contul companiei - mai mult de 50 proiecte finalizate . Evoluțiile de la GBCS au ajutat deja clienții să câștige peste 60.000.000 de ruble din profit net.

5. Cum să alegi o companie de raportare de management - 3 semne că lucrezi cu profesioniști

Este întotdeauna dificil să alegi interpreți cu adevărat competenți.

Conducerea oricărei companii este de neconceput fără informații oportune și exacte despre starea acesteia. Aceste informații stau la baza luării tuturor deciziilor financiare, până la intrarea pe piețele mondiale de capital. Dar ce să faci dacă datele necesare controlului precum aerul nu ajung la timp sau, și mai rău, se contrazic. Ce decizie ar trebui să ia CEO-ul dacă, atunci când este întrebat despre volumul vânzărilor pentru luna trecuta departamentul de vânzări, departamentul financiar și departamentul de contabilitate trimit date „independente” care diferă într-un ordin de mărime? Cum să fii într-o astfel de situație? Ai încredere în una dintre divizii? Sau calculezi media? Sau poate instruiți subordonații să cadă de acord între ei și să „închidă ochii” la discrepanțe?

Vom încerca să dăm răspunsuri la aceste întrebări, pe baza experienței acumulate și a exemplelor specifice din activitățile casnice. întreprinderile industriale.

DE UNDE VIN INFORMAȚIA DE MANAGEMENT?

Una dintre sursele de informații de management este contabilitatea. Cu această afirmație, putem șoca susținătorii contabilității de gestiune, care în mod tradițional o separă de contabilitate, obiectivele fiscale de cerințele de management, utilizatorii externi de interni și așa mai departe. Dar, în realitate, contabilitatea internă poartă istoric o povară managerială. La unele întreprinderi care nu și-au pierdut experiența economiei sovietice, informațiile privind costurile pe elemente, articole, locuri de apariție se acumulează în registrele contabile de la an la an, costul de producție este format pe grupuri de costuri etc. La alte întreprinderi care utilizează metoda standard de contabilitate, până la 90% din costuri și estimarea costurilor sunt calculate la o zi după lansarea unui lot de produse sau furnizarea unui serviciu.

Dar această orientare managerială a contabilității este mai degrabă excepția decât regula. Obiectivele fiscale impun propriile lor specificități asupra procedurii de înregistrare a tranzacțiilor comerciale: se construiesc scheme contractuale complexe care minimizează impozitarea în cadrul stabilit de lege. În plus, principiul prudenței și cerințele de documentare a tranzacțiilor comerciale în practică duc la faptul că înregistrările contabile apar la câteva săptămâni sau chiar luni după perioada de raportare. Deci este imposibil să acceptăm contabilitatea ca principală sursă de informații pentru manageri. Așadar, în diviziile întreprinderilor și companiilor, contabilitatea operațională a contractelor și a relațiilor cu contrapărțile, mișcarea valorilor materiale, încasările și plățile etc. se organizează spontan sau în gestiune centralizată. Particularitatea sa este concentrarea exclusiv asupra obiectivelor de management, precum și utilizarea surselor nedocumentate de informații, estimări predictive etc.

Ceea ce se obține prin combinarea datelor contabilității și contabilității operaționale se numește contabilitate de gestiune. Dar o simplă asociere nu realizează comparabilitatea datelor. Prin urmare, unele întreprinderi au mai multă încredere în contabilitate, pentru managementul altora - contabilitatea operațională este o prioritate. În medie, apare următoarea imagine (vezi tabelul).

Contabilitatea operațională servește ca furnizor de informații:	Informatiile provin din contabilitate:
Despre contractele cu cumpărătorii și relațiile cu aceștia	Despre vânzarea produselor (lucrări, servicii)
Pe stocurile de articole de inventar (materii prime, materiale, produse finite)	Despre costuri directe cu materiale și forță de muncă, costuri generale pe elemente și articole, pe transportatori de costuri, pe locuri de producere, centre de responsabilitate etc.
Despre contractele cu furnizorii și antreprenorii și relațiile cu aceștia	Cu privire la costul produselor (lucrări, servicii)
Despre fluxul de fonduri: încasări de la cumpărători, plăți către furnizori, antreprenori, buget, fonduri extrabugetare, organizații de credit etc.	Despre profitul întreprinderii
	Cu privire la acumularea și plata impozitelor, taxelor și plăților obligatorii către buget și fonduri extrabugetare
	Cu privire la creanțe și datorii către contrapărți externe
	Cu privire la utilizarea surselor și fondurilor proprii (profit, amortizare) și împrumutate

Dar, indiferent de modul în care sunt stabilite prioritățile în contabilitatea de gestiune, la utilizarea acesteia pot apărea următoarele probleme:

• cei care folosesc în primul rând contabilitatea, - eficiență scăzută, detaliere insuficientă a informațiilor faptice etc.;
• cei care folosesc în primul rând contabilitatea operaţională, - poziție financiară nesatisfăcătoare în timpul evaluării oficiale a situațiilor financiare de către utilizatorii externi (comisii de licitație, investitori etc.). Paradoxal este faptul că o astfel de concluzie poate apărea în condițiile în care întreprinderea nu are probleme financiare.
• cei care folosesc atât datele contabile, cât și cele operaționale, - incompatibilitatea datelor de management obținute din diferite surse.

CUM SE REALIZEAZĂ COMPARABILITATEA DATELOR?

Problema comparabilității datelor contabile și operaționale în contabilitatea de gestiune este, fără îndoială, principala. În mod ideal, o întreprindere ar trebui să creeze un singur spațiu de informații pentru informații contabile bazate pe un sistem ERP.

În acest sistem, toate datele efective sunt introduse o singură dată, după care se reflectă fie numai în contabilitate, fie numai în contabilitatea operațională, fie simultan în aceste două tipuri. Compararea datelor din vânzări, aprovizionare, departament financiar etc cu datele contabile se transformă într-o procedură automată elementară care se realizează cu orice frecvență la cererea utilizatorului.

Dar cum rămâne cu o întreprindere care nu este pregătită să plătească câteva zeci sau sute de mii de dolari pentru un sistem ERP? Pentru astfel de întreprinderi, recomandăm organizarea de reconcilieri regulate a datelor contabile și operaționale (scopul nu este de a echivala aici datele contabile și operaționale). Ca urmare a acestor reconcilieri, managerii vor primi informații despre cauzele discrepanțelor în contabilitate, adică. datorită căruia, de exemplu, volumul vânzărilor furnizate de departamentul de contabilitate diferă de datele de gestiune privind vânzările de la departamentul de vânzări și de volumul de încasări de la departamentul financiar al întreprinderii.

CUM SE REGLEMENTĂ FURNIZAREA INFORMAȚIILOR

Pentru a realiza comparabilitatea datelor contabile și operaționale, ne propunem să procedăm după cum urmează.

În primul rând, să „facem o poză” asupra stării actuale a lucrurilor (este necesar să aflăm cum se primesc acum informațiile de management, de unde provin (din contabilitate sau contabilitatea operațională), unde se produce duplicarea datelor).

În al doilea rând, determinați sursa informațiilor faptice pentru fiecare raport care vine la biroul de conducere:

• din contabilitate;
• din contabilitatea operațională;
• din contabilitatea operațională cu ajustarea ulterioară a indicatorului în funcție de datele contabile.

Un punct dificil și în același timp important este disponibilitatea conducerii companiei de a primi informații prompte, dar nu întotdeauna exacte.

În al treilea rând, să se determine punctele de contact și procedura de reconciliere a datelor contabile și operaționale.

La prima vedere, se pare că cel mai bun rezultat va aduce o reconciliere continuă a înregistrărilor operaționale și contabile pentru perioada de raportare. Dar nu este așa, deoarece costurile forței de muncă pentru implementarea sa sunt de obicei destul de mari, iar contabilii și managerii altor departamente sunt distrași de la munca lor principală. Prin urmare, pentru a analiza discrepanțe, propunem să folosim analiza factorială cu compararea ulterioară a rezultatelor acesteia cu un nivel de materialitate stabilit anterior. Dacă discrepanțele sunt minore, atunci nu trebuie făcută nicio lucrare suplimentară. În caz contrar, mai trebuie să reconciliați datele pe poziții.

Să aruncăm o privire mai atentă la cel mai mult punct important- procedura de reconciliere a datelor contabile și operaționale. Să o luăm pe exemplul unei situații practice, analizând discrepanțele dintre datele privind volumul vânzărilor de petrol pe lună, obținute de la departamentul de contabilitate și de la divizia comercială (vânzări) a întreprinderii.

Exemplu. O companie producătoare de petrol și gaze vinde petrol pe piața externă folosind serviciile unui comerciant afiliat situat într-o zonă offshore. Comerciantul, la rândul său, vinde petrol cumpărătorilor la prețurile pieței. Departamentul de vânzări lucrează direct cu cumpărătorul final de produse petroliere și primește zilnic informații despre vânzările loturilor de petrol de la biroul comerciantului în format electronic. Informațiile documentate (acte de transfer de petrol către un comerciant offshore) intră în departamentul de contabilitate prin poștă, unde servesc drept bază pentru înregistrările contabile.

În primele zile ale lunii următoare celei de raportare, diviziile întocmesc rapoarte pentru CEO. Raportul departamentului de vânzări este generat în preturile pieteiși în dolari. Departamentul de contabilitate generează rapoarte în conformitate cu regulile contabile.

În concluzie, trebuie menționat că abordarea propusă de noi nu este un panaceu în lupta împotriva eterogenității și incompatibilității informațiilor de management. Utilizarea sa este limitată la următoarele puncte:

• complexitatea obiectivă a procesului de afaceri și documentarea acestuia în contabilitate. Exemplul luat în considerare, deși ia în considerare o serie de factori - discrepanța în volumele vânzărilor, prețurile și diferențele de curs valutar, în același timp nu reflectă complexitatea relațiilor de drept civil care apar în holdingurile cu companiile lor offshore, servicii companii, etc. Odată cu complexitatea procesului de afaceri, costurile cu forța de muncă pentru contabilitate și, în consecință, probabilitatea erorilor cresc de mai multe ori.
• eficienta economica a reconciliilor. Acest criteriu universal de piață vă permite să comparați în mod obiectiv costurile muncii manuale pentru reconcilierea lunară a datelor cu costurile implementării unui sistem ERP și, în unele cazuri, să formulați o întrebare rezonabilă: „Poate ERP până la urmă?”

Cu toate acestea, metoda propusă are dreptul la viață. Cu ajutorul acestuia, conducerea întreprinderii va primi informații de management acceptabile, din punct de vedere al oportunității și acurateții. Dar, atunci când se stabilește furnizarea acesteia, conducerea întreprinderii se confruntă cu întrebări de prognoză și analiză: „Cu ce ​​să comparăm? Suma activelor nete de 120 de milioane de ruble este bună sau rea? Unde trebuia să fim și unde am terminat. cu cât va scădea profitul managementului odată cu introducerea unei interdicții de a comercializa petrol prin comercianții offshore?