Ich bin mir sicher, dass jeder von Ihnen es schon oft bemerkt hat: Sie scheinen den ganzen Tag höllisch zu arbeiten, unglaublich beschäftigt mit etwas, aber am Ende des Tages, wenn Sie darüber nachdenken, was Sie heute geschafft haben, stellen Sie das mit großer Überraschung fest es gibt kein signifikantes Ergebnis.

Wie verbringt der durchschnittliche Russe seinen Tag? Aufgewacht, gegessen (falls man schon etwas zu essen hat). Ich ging zur Arbeit und dachte: „Heute ist ein wichtiger Tag. Heute muss alles erledigt werden! Ich kam an, setzte mich an meinen Schreibtisch und schaute auf den Monitor: Also, Sir, wo soll ich besser anfangen...?. Ich sollte meine E-Mails checken... und unterwegs kurz Kontakt aufnehmen... Zwei Stunden vergingen. Mir fiel ein, dass ich arbeiten musste. Ich hatte gerade mit der Arbeit begonnen, als mich plötzlich die Männer zum Rauchen riefen, ich ging mit ihnen und eine halbe Stunde verging unbemerkt vom Gespräch. Und hier ist es schon fast Mittag, es ist sinnlos, sich zu stressen, denn nach dem Mittagessen ist noch viel Zeit, man hat Zeit, alles zu erledigen. Nach dem Mittagessen schickte mich der Chef plötzlich zu einem Treffen mit Partnern. Du kommst abends im Büro an, merkst, dass du überhaupt keine Zeit hattest, etwas zu erledigen, du bleibst lange bei der Arbeit, um alles zu erledigen. Plötzlich fällt Ihnen ein, dass heute jemand Geburtstag hat Geliebte, du rufst ihn an, gratulierst ihm und sagst, dass du nicht kommst, weil... sehr viel Arbeit. Du kommst von der Arbeit nach Hause, in keiner Stimmung, müde wie ein Hund, und trinkst ein paar Flaschen Bier, um deine Stimmung zu verbessern. Ich habe keine Lust, mit Kindern zu spielen, und mit meiner Frau (meinem Mann) ist es im Moment auch nicht das Beste. bester Moment Zeit verbringen. Er schaltete den Fernseher ein und wurde bald auf seinem Stuhl ohnmächtig, ohne sein Bier auszutrinken. Und so Tag für Tag...

Ich hoffe, Sie machen das Beste aus Ihrem Tag. Dennoch leben viele Menschen ihren Alltag so. Natürlich ist das, was ich als Beispiel gegeben habe, nur ein kleiner Teil dessen, was den Menschen tatsächlich widerfährt. Es gibt noch eine Menge andere Nebenwirkungen. Und das alles aufgrund der Tatsache, dass ein Mensch für den heutigen Tag lebt und ihn entsprechend den Umständen ausgibt. Daher liegt die Produktivität sowohl am Arbeitsplatz als auch zu Hause nahe bei Null. Zum Glück gibt es einen Ausweg. Die tägliche Planung Ihres Tages wird Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern.

Tägliche Planung Ihrer Zeit ist ein wesentlicher Bestandteil von jedem erfolgreiche Person. Denn wenn ein Mensch immer weiß, was er will und was zu einem bestimmten Zeitpunkt getan werden muss, schafft er viel mehr als jemand, der seinen Tag so verbringt, „wie es passiert“.

Ich werde zehn Grundregeln nennen, nach denen Sie Ihre eigenen erstellen können Arbeitsalltag so effizient wie möglich. Natürlich ist dies kein Allheilmittel, und jeder kann sein Tagebuch entsprechend seinen Stärken, Arbeitsaufwand, Geschwindigkeit der Aufgabenerledigung, Schlafmuster, Ruhezeiten usw. bearbeiten.

PLANEN SIE IHRE ZEIT. 10 REGELN.

1. Versuchen Sie, sich an das 70/30-Prinzip zu halten.
Es ist unpraktisch, die ganze Zeit zu planen, weil... In diesem Fall weichen Ihre Aktionen völlig von Ihrem Zeitplan ab. Und die vollständige „Einkerkerung“ Ihrer Zeit in einem Tagebuch führt dazu, dass Sie sich in zu engen Grenzen bewegen und sich ständig wie eine Art Roboter fühlen, dessen gesamtes Leben Minute für Minute geplant wird.

Die optimale Lösung ist Planung 70 % Ihrer Freizeit. Stimmen Sie zu, manche Ereignisse sind schwer vorherzusagen und fast jeden Tag gibt es einen gewissen „Überraschungseffekt“, daher sollten Sie immer etwas Zeit frei lassen. Oder bilden Sie optional in jedem Zeitraum eine bestimmte Reserve.

2. Machen Sie heute Abend einen Plan für den nächsten Tag.
Es ist lobenswert, am Ende des Tages den nächsten Tag zu planen, aber um nichts zu vergessen, schreiben Sie unbedingt alles auf, was Sie tun. Teilen Sie die Dinge nach Wichtigkeit auf, indem Sie Ihr Notizbuch in zwei Spalten unterteilen. Schreiben Sie zunächst auf, was sofort erledigt werden muss. Im zweiten Fall ist es weniger wichtig und kann im Falle höherer Gewalt auf einen anderen Tag verschoben werden.

Streichen Sie die Aufgaben und Dinge, die Sie erledigt haben, nacheinander durch. Dies wird Ihnen als zusätzlicher Ansporn dienen und Ihnen neue Kraft für die Lösung der verbleibenden Aufgaben geben. Je weniger Aufgaben Sie noch haben, desto mehr Vertrauen haben Sie, dass Sie diese bewältigen können.

Am Ende jedes Tages können Sie ganz unten eine Inschrift hinzufügen wie: "Hurra! Ich habe es geschafft“, „Mir geht es großartig!“ Aber das ist erst der Anfang!“, „Ich habe alles geschafft!“ Ich bin cool! Aber es gibt noch viel zu tun!“. Auch diese Inschrift wird Sie vom Morgen an dazu anregen, Ihre Ziele zu erreichen und sich gleichzeitig nicht zu entspannen.

3. Versuchen Sie, die meisten Ihrer Pläne vor dem Mittagessen fertigzustellen.
Wenn Sie mitten am Tag feststellen, dass das Wichtigste für den Tag erledigt und bereits hinter Ihnen liegt, ist es viel einfacher, die verbleibenden Aufgaben zu erledigen. Nutzen Sie Ihre Mittagspause, um sich um Ihre persönlichen Angelegenheiten zu kümmern (Angehörige anrufen, verpasste Anrufe entgegennehmen, Kreditangelegenheiten mit der Bank besprechen, Rechnungen bezahlen usw.). Lassen Sie das Minimum für den Abend übrig (Verhandlungen mit dem Bauträger, in den Salon gehen, Lebensmittel kaufen, im Fitnessstudio trainieren).

4. Integrieren Sie in jede Arbeitsstunde Ruheminuten.
Zwingende Regel für alle. Je öfter Sie sich ausruhen, desto produktiver werden Ihre Aktivitäten sein. Jeder wählt für sich das bequemste Schema, aber zwei Schemata funktionieren besonders gut: 50 Minuten Arbeit / 10 Minuten Pause oder 45 Minuten Arbeit / 15 Minuten Pause.

Beim Entspannen ist es überhaupt nicht nötig, auf dem Sofa liegend Bambus zu rauchen und an die Decke zu spucken. Schließlich kann diese Zeit sinnvoll genutzt werden. Machen Sie ein Aufwärmtraining: Machen Sie Liegestütze, Klimmzüge, stellen Sie sich auf den Kopf (wenn der Platz es zulässt), machen Sie Übungen für Nacken und Augen. Bringen Arbeitsplatz Räumen Sie auf, putzen Sie Ihr Zuhause oder Ihr Büro, lesen Sie ein Buch, machen Sie einen Spaziergang frische Luft, geplante Anrufe tätigen, Kollegen bei etwas helfen (Familie, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten) usw.

5. Versuchen Sie, eine realistische Planung zu erstellen.
Überfordern Sie sich nicht mit so viel Arbeit, die Sie nicht bewältigen können. Gehen Sie nicht ins Extreme der Überplanung (wie Sie jeden Berg bewältigen können) und planen Sie nur das Aufgabenvolumen, das Sie realistischerweise bewältigen können.

Bitte verwechseln Sie Planung nicht mit Zielen. Ihre Ziele mögen überaus grandios sein; im Prinzip sollten sie es auch sein. Aber um diese Ziele zu erreichen so schnell wie möglich Es muss eine realistische und kompetente Planung der übertragenen Aufgaben vorliegen. Das bedeutet keineswegs, dass Sie jeden Tag hart arbeiten müssen, um Ihr Ziel so schnell wie möglich zu erreichen. Es ist besser, jeden Tag eine Sache in kleinen Portionen konsequent zu erledigen, als vom Anfang bis zum Ende des Tages das Gleiche chaotisch und hastig zu tun. Dann sind Sie nicht erschöpft und das Erreichen Ihrer Ziele verläuft reibungslos.

Fügen Sie außerdem am Ende jedes Tages eine Spalte hinzu „Der Plan ist zu ____ % abgeschlossen“ und geben Sie es dort ein Prozentsatz Ihre erledigten Aufgaben für heute. Dies dient als zusätzlicher Anreiz für Sie und gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, Ergebnisse zu vergleichen und in Zukunft bei Ihrer Zeitplanung entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Versuchen Sie jeden Tag, den Plan zu übertreffen, zumindest nicht viel. Diese. Versuchen Sie, zusätzlich die Aufgaben abzudecken, die im Plan nicht vorgesehen waren. Selbstverständlich sollte ihre Lösung erst dann in Angriff genommen werden, wenn alle geplanten Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Stimmen Sie zu, es ist schön, Ihre Superproduktivität zu beobachten, wenn Sie am Ende eines jeden Arbeitstages die Zahlen 105 %, 110 %, 115 % betrachten.

6. Erledigen Sie große Aufgaben in kleinen Teilen.
Diese Taktik wird auch „Salami-Slicing“-Taktik genannt. Das bemerkte auch Einstein Den meisten Menschen macht das Holzhacken Spaß, weil die Aktion unmittelbar auf das Ergebnis folgt. Teilen Sie Ihre Ziele und Projekte in kleine Abschnitte auf und erledigen Sie diese über einen längeren Zeitraum. Nehmen Sie sich für diese Arbeit jeden Tag etwa zwei Stunden Zeit. Mit Erreichen des ersten Zwischenziels werden sich bestimmte Ergebnisse abzeichnen, die zur Erledigung der verbleibenden Aufgaben anregen.

Ich nehme als Beispiel die Erstellung eines Produkts: Jeden Tag kann man dummerweise die Zeile „Videokurs erstellen“ in sein Tagebuch eintragen und an diesem Kurs arbeiten. Aber in diesem Fall gibt es das mehrere große Nachteile:

• Sie können die Frist für den Abschluss Ihres Kurses nicht im Voraus vorhersagen
• Jeden Tag weiß man nicht, wo genau man am Kurs weiterarbeiten soll
• Sie sind mit Ihrer Arbeit erst dann zufrieden, wenn Sie Ihr Studium vollständig abgeschlossen haben

Wenn Sie die Erstellung des Kurses in viele kleine Abschnitte aufteilen und diese nach und nach abschließen, können alle aufgeführten Nachteile leicht vermieden werden.

Jene Aufgaben, deren Ausführung Sie gelinde gesagt unzufrieden macht oder bei denen Sie inkompetent sind, Sie können die Arbeit gerne an andere Spezialisten delegieren, die solche Aufgaben zum Spaß erledigen. Sie sparen viel Zeit und die geplanten Arbeiten werden professioneller erledigt.

7. Schweigen Sie eine Weile.
Es kommt oft vor, dass ein Fernseher im Nebenzimmer, ein Radio, das tagelang läuft, die Stimmen von jemandem, Leute, die an einem vorbeigehen, ein im Bau befindliches Gebäude in der nächsten Straße irgendwann so störend werden, dass man sich einfach nicht mehr richtig darauf konzentrieren kann wichtige Dinge. Anstatt konkrete Probleme zu lösen, wird Ihr Kopf mit Strumpfhosen für 574 Rubel gefüllt, die Ihr Mitarbeiter heute gekauft hat, oder mit Justin Biebers neuestem Super-Megahit, der gerade im Radio läuft.

Um äußerst wichtige Aufgaben zu erledigen, ist es notwendig, ruhig und ohne Einmischung von außen arbeiten zu können. In diesem Fall können Sie mit maximaler Konzentration höchste Produktivität und Effektivität erzielen.

8. Legen Sie die Gegenstände zurück, sobald Sie sie nicht mehr verwenden.
Dadurch sparen Sie in Zukunft viel Zeit und vermeiden Unordnung. Nicht umsonst heißt es: „Wenn Sie etwas über Ihren zukünftigen Partner wissen wollen, schauen Sie auf seinen Schreibtisch.“ Die Ordnung, die auf seinem Tisch herrscht, ist die gleiche Ordnung in seinen Angelegenheiten.“

Ich rate Ihnen, alle alten und unnötigen Dinge komplett wegzuwerfen und unnötigen Müll loszuwerden, damit nur das Nötigste für die Arbeit auf dem Tisch liegt.

Bewahren Sie Dinge an klar definierten Orten auf. Legen Sie beispielsweise alle Dokumente in einen separaten Ordner oder eine separate Box, bewahren Sie Quittungen an einem bestimmten Ort auf und bewahren Sie Kugelschreiber und Bleistifte an der für die Verwendung am besten geeigneten Stelle auf. Glücklicherweise können Sie jetzt problemlos spezielle Sets, Boxen und Koffer erwerben, um dieses Problem zu lösen.

Tun Sie dies und spüren Sie die unglaubliche Wirkung!

9. Befreien Sie sich von Dingen, die Sie nicht brauchen.
Alle verbleibenden Vorräte an alten Dingen für den Fall, dass sie sich als nützlich erweisen, bringen Ihnen nichts als zusätzlichen Staub und Unordnung. Darüber hinaus wird davon ausgegangen, dass die Dinge, die wir „zum Schrott“ geschickt haben, im Zwischengeschoss, in Koffern, unter dem Sofa, im Schrank usw. liegen Küche eingerichtet, tragen negative Energie.

Dies gilt, wie Sie wissen, nicht nur für den Schreibtisch, sondern auch für den Arbeits- und Wohnraum im Allgemeinen. Entsorgen Sie sich daher rücksichtslos von den „sehr notwendigen Dingen, die Sie ungern wegwerfen“. Sammeln Sie alle Waren in einem LKW, bringen Sie sie zur Mülldeponie und verbrennen Sie sie. Wenn es wirklich schade ist, dann stellen Sie alles neben den Eingang, die Bedürftigen nehmen es schnell auseinander. Kleidung und Schuhe können an Waisenhäuser und Pflegeheime verteilt werden. Sie werden Ihnen nur dankbar sein.

10. Seien Sie aktiv und gesundes Bild Leben.
Wenn Sie sich mit Sport, Gymnastik, Wasseraufbereitungen, richtige Ernährung usw., dann rate ich Ihnen, etwas davon in Ihren Alltag einzubauen. Ich gebe Ihnen eine 100%ige Garantie, dass Sie mit den Ergebnissen sehr zufrieden sein werden. Die Hauptsache ist, dass Sie nicht zögern und Ihren Sportplan strikt einhalten. Sie werden gar nicht merken, wie schnell sich Ihr Gesundheitszustand und Ihre allgemeine körperliche Verfassung verbessern. Sie können es auch leicht loswerden schlechte Angewohnheiten, wenn Sie sich ein Ziel setzen und gute statt schlechte Gewohnheiten entwickeln.

Daran sollte man sich erinnern bester Schlaf- Das ist Schlaf bis Mitternacht, denn In dieser Zeit ruht Ihr Körper und gewinnt optimal an Kraft. Mit anderen Worten, Geh heute ins Bett, nicht morgen.

Schlafen Sie ausreichend, bewegen Sie sich und ernähren Sie sich richtig. Ihr Körper wird es Ihnen mit guter Gesundheit, einem hohen Maß an positiver Energie und der Bereitschaft zu produktiven Aktivitäten danken.

Am Ende werde ich ein Beispiel meiner Routine geben, damit Sie etwas zum Vergleich haben. Ich kann nicht sagen, dass es ein perfekter Allrounder ist. Tagesordnung für jeden, aber ich persönlich bin rundum zufrieden damit. Im Vergleich zu meiner allerersten Routine kam es darin mehr als einmal zu Anpassungen dieser Moment es sieht aus wie das...

PERFEKTE TAGESPLANUNG AUS MEINER SICHT

Ein paar Anmerkungen zum Plan:

• Der Routine ist für Wochentage (Werktage) konzipiert und gilt nicht für Wochenenden. An Wochenenden sollte es einen Plan geben, der aber speziell auf die Ruhe zugeschnitten ist (alles bleibt gleich, grob gesagt, nur der Arbeitsprozess ändert sich in Ruhe), in als letztes einige Arbeitsmomente werden auf einen freien Tag verschoben (wenn etwas nicht rechtzeitig erledigt wurde oder etwas von entscheidender Bedeutung ist).
• Jeder Zeitraum wird mit einem gewissen Spielraum berücksichtigt. Eine Abweichung von 30 Minuten von Ihrer Routine ist normal.
• Jeder Morgen kann zu einer anderen Zeit beginnen. Ich habe einfach auf eine frühere Zeit umgestellt, um mehr zu erledigen, und es gab positive Ergebnisse.
• Auch die Zeit, die man braucht, um das Haus zur Arbeit und zurück zu verlassen, kann für jeden unterschiedlich sein. Ich habe den für mich optimalen Zeitpunkt gewählt – als sich die Staus in der Stadt bereits auflösten.
• Ich halte das tägliche Lesen von Literatur für eine verpflichtende Regel für jeden. Wenn die Zeit es Ihnen nicht erlaubt, bei der Arbeit zu lesen, lesen Sie beim Mittagessen, im Bus, nach der Arbeit, vor dem Schlafengehen.
• Es kommt vor, dass man aufgrund zusätzlicher Arbeit viel später ins Bett gehen muss. Versuchen Sie auf jeden Fall, nach Ihrem Zeitplan aufzuwachen, sonst verschiebt sich Ihr Tagesablauf ständig, und das ist nicht gut.
• Am Wochenende können Sie später aufstehen und später zu Bett gehen, sich aber auch an einen Zeitplan halten und gleichzeitig aufstehen und zu Bett gehen (z. B. ein oder zwei Stunden später als an Wochentagen).

Um Ihre Zeit zu planen, können Sie einen Organizer, einen Notizblock, ein normales Blatt Papier, ein Notizbuch sowie verschiedene spezielle Programme und Anwendungen verwenden. Persönlich verwende ich Google Kalender, der sehr einfach zu verwenden ist. Zusätzlich zu der Tatsache, dass es über eine Reihe nützlicher Funktionen verfügt, synchronisiert es sich mit mobile Geräte, sodass Sie es immer zur Hand haben, egal wo Sie sind. Generell macht Google große Fortschritte im Bereich der Anwendungssynchronisierung. Dies vereinfacht die Arbeit erheblich, wenn in einem Konto alle möglichen Assistenten zur Hand sind, die auch untereinander synchronisiert sind. Ich kann mir die Arbeit am Computer und am Telefon ohne Google Chrome, Kalender, YouTube, Drive, Translator, Google+, Maps, Analitics, Picasa und viele andere nützliche Dienste nicht mehr vorstellen. Ich empfehle außerdem die Verwendung des Superplaners Wunderlist

Das ist alles, worüber ich Ihnen heute erzählen wollte. Wenn Sie noch kein Tagebuch führen und sich keine Ziele setzen, beginnen Sie sofort damit und machen Sie es kontinuierlich weiter! Ich hoffe, dass die oben genannten 10 goldenen Regeln Ihnen bei der Planung Ihrer Zeit helfen und Sie beginnen, viel mehr zu erledigen.

Zeitmanagement, Arbeitszeitplanung oder Arbeitszeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit für einen Unternehmer. Erfolg wird meist als hohe Leistung und das Erreichen sinnvoller Ziele wahrgenommen. Aber vergessen Sie nicht: Gut investierte Zeit ist ein weiteres Schlüsselkriterium für den Erfolg.

Zeitmanagementziele

Arbeitszeitmanagement kann viele Ziele und Aufgaben lösen, der moderne Lebensrhythmus zwingt Sie dazu, mit der Zeit mit großer Aufmerksamkeit umzugehen, und moderne und erfolgreiche Trainer entwickeln viele Techniken, die die Zeit dem geschäftlichen Lebensrhythmus unterordnen. Was aber überrascht: Viele der Gesetze der Zeitkontrolle wurden bereits in der Mitte des 20. Jahrhunderts entdeckt und formuliert, manche sogar schon früher – vor hundert oder noch mehr Jahren, als die Wirtschaft gerade erst anfing, sich durchzusetzen und der Lebensrhythmus stimmte fängt gerade erst an, sich zu beschleunigen.

Das Parkinson-Gesetz besagt: „Arbeit füllt die Zeit aus, die dafür zur Verfügung steht.“ Dieser Aphorismus ist ironisch, aber seine Richtigkeit wird durch das direkte Leben bewiesen. Der englische Historiker beobachtete sich selbst, seine Lieben und dann die Arbeit von Regierungsstellen und offiziellen Institutionen und bemerkte dies sowohl im Alltag als auch in öffentliches Leben Eine Person ist bereit, Zeit mit nutzlosen Dingen zu verschwenden.

Das Parkinson-Gesetz wurde 1955 vom Historiker Cyril Northcote Parkinson in einem Artikel formuliert, der in der britischen Zeitschrift The Economist veröffentlicht wurde.

Wenn sich ein Mensch nicht auf einen Zeitrahmen beschränkt, kann er die Arbeit immer wieder erledigen, endlos etwas korrigieren, anpassen, nach Mängeln suchen, als ob er danach strebt, die Sache zur absoluten Perfektion zu bringen, und nicht nach dem Ergebnis handeln, sondern eintauchen sich selbst dabei.

Die Einhaltung dieses Gesetzes ist jedoch kein Dogma. Im Gegenteil, die Aufgabe eines jeden erfolgreichen Menschen besteht darin, die Trägheit dieser Regel zu überwinden und dieses Gesetz seinen Plänen und Richtlinien unterzuordnen.

Der Zweck des Zeitmanagements besteht darin, die Arbeitszeit zu organisieren, Prioritäten zu setzen, die Zeit zu kontrollieren und sie rational zu nutzen.

Planungsgrundsätze

Die Planung besteht immer aus mehreren Ebenen:

• strategisch global (Planung für mehrere Jahre, dies ist ein oder mehrere Superziele, die sich eine Person setzt)
• strategische Planung für ein Jahr oder sechs Monate (jene allgemeine Aufgaben, was einen Menschen langsam aber sicher seinem Wesen näher bringen wird, Hauptziel)
• taktische Planung für den Monat und die Woche,
• taktische Planung für den Tag.

Jeder von ihnen hat unterschiedliche Anforderungen und auch die Methoden des Zeitmanagements unterscheiden sich deutlich. Sie sind sehr individuell und werden größtenteils vom Einzelnen selbständig geformt.

Eisenhower-Matrix

Natürlich ist auch die Planung des Tages individuell, aber in diesem Fall hat die Geschäftswelt viel Erfahrung im Zeitmanagement gesammelt. Das Hauptprinzip des alltäglichen Zeitmanagements basiert auf der sogenannten Eisenhower-Matrix.

36 US-Präsident Dwight David Eisenhower entwickelte eine Prioritätenmatrix, um seine Arbeitsbelastung zu optimieren Arbeitszeit. Er verstand: Alle Dinge, die ein Mensch an einem Tag tun muss, können in wichtig und unwichtig, dringend und nicht dringend unterteilt werden. Dadurch entsteht folgendes Quadrat mit 4 Zonen:

Am schwierigsten ist es, alle Verantwortlichkeiten und Anliegen auf diese vier Gruppen zu verteilen: zu verstehen, welche Dinge tatsächlich wichtig und welche unwichtig sind. Laut Trainern sind Dinge wichtig, die uns unserem Ziel näher bringen und mit der Planung für das Jahr zusammenhängen.

Das erste Feld sollte idealerweise frei sein, denn wenn es belegt ist, bedeutet das, dass wichtige Dinge nicht rechtzeitig erledigt wurden und Zeitdruck einsetzte. Unwichtige und nicht dringende Angelegenheiten (in der Regel sind dies soziale Netzwerke, ziellos Telefongespräche, Computerspiele usw.) im Idealfall können Sie auch getrost beiseite schieben und sich auf das Wichtige und Nicht-Dringende konzentrieren, das einen wichtigen Platz im Arbeitsplan einnimmt. Dringende und unwichtige Angelegenheiten können in der verbleibenden Zeit erledigt oder deren Erledigung an Kollegen oder Untergebene delegiert werden.

Pareto-Prinzip

Zweite wichtiger Grundsatz steht im Einklang mit der Eisenhower-Matrix und wurde nach dem Soziologen Vilfredo Pareto benannt. Der zweite Name des Prinzips ist das 20/80-Prinzip, Pareto im 19. Jahrhundert. stellte fest: „20 % des Aufwands führen zu 80 % des Ergebnisses, und die restlichen 80 % des Aufwands führen nur zu 20 % des Ergebnisses.“ Es ist wirklich schwer, dagegen zu argumentieren: Die meisten Bemühungen führen nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Es wird sich jedoch als sehr effektiv erweisen, diese Tatsache als selbstverständlich zu betrachten und sie nicht nur auf die Ergebnisse, sondern auch auf die aufgewendete Zeit anzuwenden. Die Hauptsache ist, diese 20 % zu finden wichtige Informationen aus einem Brief oder Geschäftsgespräch, was diese 80 % der Ergebnisse bringen wird. Isolieren Sie im Laufe des Tages inmitten des Kreislaufs der Dinge diese 20 % Ihrer Pläne, deren Umsetzung 80 % des Erfolgs bringen wird.

Folgerung des Pareto-Gesetzes: Normalerweise ist es zu schwierig und mühsam zu verstehen, was vor sich geht, und oft ist es auch nicht notwendig – Sie müssen nur wissen, ob Ihre Idee funktioniert oder nicht, und sie so ändern, dass sie funktioniert, und sie dann beibehalten Situation, bis dies der Fall ist. bis die Idee nicht mehr funktioniert.

Ein weiteres Prinzip des Zeitmanagements basiert auf der menschlichen Physiologie und unter Berücksichtigung seines Biorhythmus. Tagsüber funktioniert der menschliche Körper ungleichmäßig; die Biorhythmuskurve sieht etwa so aus:

Bei der Planung Ihres Arbeitstages ist es wichtig, die Zeit hoher Leistung zu berücksichtigen und unbedingt Zeit für Ruhe und die Möglichkeit zum Entspannen und Abschalten einzuplanen, damit Sie loslegen können negative Konsequenzen Tagesstress.

Viertes Prinzip Planung mag im Widerspruch zu allem erscheinen, was oben beschrieben wurde, aber seine Einhaltung wird zu einem sanften, ruhigen Gefühl des Laufs der Zeit beitragen, einem Gefühl, dass es dem Menschen unterworfen ist. Ein Plan kann einen Menschen nicht beherrschen: Variabilität und Flexibilität der Planung – vielleicht die wichtigste Installation Zeiteinteilung. Dieses Prinzip impliziert die Fähigkeit, Pläne rechtzeitig zu ändern und neue Verbindungsketten zwischen Ereignissen aufzubauen. In der Praxis bedeutet dies, wichtige und dringende Angelegenheiten als die wichtigsten zu erfassen, die das Rückgrat des Tages bilden, und so genannte Pufferzonen für mögliche Änderungen, neue Umstände und unvorhergesehene dringende Angelegenheiten zu lassen.

Mit einem Wort: Produktivität und Geschäftigkeit lassen sich nicht vermischen. Durch die Planung können Sie Zeitmangelsituationen vermeiden und Prioritäten richtig setzen, was die Produktivität Ihres Arbeitstages erheblich steigert.

10 Regeln zur Arbeitszeitplanung

Tatsächlich kann es so viele Regeln geben, wie jede Person aus der folgenden Liste auswählen kann.

• Datenschutzregel. Bei der Arbeit ist es wünschenswert, alleine bleiben zu können: Dazu die Türen schließen, Ruhezeiten einstellen, den Anrufbeantworter einschalten, die Sekretärin um Ruhe bitten. Zeit für ähnliche Arbeit kann morgens oder gegen Ende des Arbeitstages installiert werden, wenn die Bürostimmung nachgelassen hat.
• Arbeitsblockregel. Alle Arbeiten im Büro lassen sich in Blöcke unterteilen: Telefongespräche und Geschäftskorrespondenz, Besprechungen und Besprechungen mit Kollegen, Dokumentation und Papierkram. Durch die Arbeit in ähnlichen Blöcken sparen wir Aufwand und wechseln nicht von einer Tätigkeitsart zur anderen.
• Es gilt die Regel: kleine Teile – richtige Scheiben. Eine große, schwierige Aufgabe, eine strategische Aufgabe, lässt sich nicht mit einem einzigen Kraftaufwand bewältigen, deshalb jeden Tag kleine Teile methodisch erledigen Hauptprojekt Wir nähern uns taktisch dem globalen Ziel.
• Regel zur Delegation von Verantwortlichkeiten. Auch die Fähigkeit, Befugnisse zu delegieren, gehört zum Zeitmanagement.
• Regulierungsregel und Fristenregel. Legen Sie klare Zeitrahmen fest Geschäftstreffen, Besprechungen oder Vorstellungsgespräche sowie der Umfang der Arbeit - bedeutet, bewusst und produktiv gegen das Parkinson-Gesetz zu verstoßen und es zu Ihrem Mitstreiter zu machen.

Voltaire: Die Zeit ist für jemanden, der sie nutzt, ziemlich lang; wer arbeitet und wer denkt, erweitert seine Grenzen.

• Regel der Priorisierung. Nach und nach können Sie die Fähigkeit entwickeln, bei neuen Fällen und Situationen jedem von ihnen gedanklich einen Status aus der Eisenhower-Matrix zuzuordnen: dringend – nicht dringend, wichtig – unwichtig. Dann richten sich die Prioritäten automatisch aus.
• Die Regel zur Berücksichtigung der Tageszeit und des Biorhythmus. Planen Sie wichtige und dringende Angelegenheiten besser am Morgen. Ihre Umsetzung wird im Arbeitsalltag zu einer Erfolgssituation führen. Besser ist es, abends zu planen: Laut Psychologen und Trainern baut das Unterbewusstsein dann über Nacht den Ablauf für den nächsten Tag optimal auf.

• Notizregel: „Denken Sie auf Papier.“ Notizen sind notwendig: Sie organisieren Ihr Bewusstsein, bilden ein visuelles Bild in Ihrem Kopf und helfen Ihnen, den ganzen Tag über die Kontrolle zu behalten.
• Ergebnisregel. Eine Zusammenfassung am Ende des Arbeitstages kann ein Gefühl von Erfolg und Produktivität vermitteln und dabei helfen, Ihre Aktionen und Pläne für die kommenden Tage zu koordinieren.

Methoden der Arbeitszeitplanung

Die wichtigsten Methoden des Zeitmanagements sind das Führen von Aufzeichnungen, Kalendern und Arbeitstagskarten. Dabei werden ein oder mehrere Zeitmanagementprinzipien zugrunde gelegt: das Schaffen allgemeines Schema, eine Vorlage, die von einer bestimmten Person für ihre tägliche Routine angepasst und verwendet werden kann.

Eine der Methoden des Autors ist in Tracy Browns Buch beschrieben und heißt „Leave Disgust, Eat a Frog!“. Dabei geht es darum, Pläne in positiv gefärbte, angenehme und unangenehme Verantwortlichkeiten zu unterteilen. Wenn Sie Ihre Pläne für den Tag sorgfältig und bewusst analysieren, werden Sie bestimmt Dinge finden, die Sie nicht tun möchten (man könnte sie grob als Frösche oder Kröten bezeichnen). Dies sind die Dinge, die zuerst getan werden müssen: Ekel beiseite legen und metaphorisch „zuerst dieses Froschding essen“.

Brian Tracy: Zum Schluss noch eine Beobachtung: Wenn Sie einen lebenden Frosch „essen“ müssen, sitzen Sie nicht zu lange da und starren ihn an. Weg zum Erfolg hohes Level Professionalität und Arbeitsproduktivität beruhen auf der Aneignung einer stabilen Gewohnheit, die meisten Lösungen zu finden wichtige Aufgaben vom Morgen an, ohne Zeit mit anderen Problemen zu verschwenden. Sie müssen zuerst lernen, „den Frosch zu essen“, ohne sich auf vorläufige, oft müßige Überlegungen einzulassen.

Zusätzlich zu dieser Technik noch ein Ratschlag: Um den Nachgeschmack noch angenehmer zu machen, können Sie nach dem Frosch „ein Dessert essen“: Tun Sie etwas Angenehmes, Geliebtes, das Freude und Freude am Arbeitsplatz bringt.

Eine interessante Methode zur Planung eines Arbeitstages wurde von Alexander und Dmitry Tsyglin, Vertretern der Franklin School, vorgeschlagen:

Video über die Erstellung einer Karte für den Tag

Benjamin Franklin, der Autor des berühmten Aphorismus „Zeit ist Geld“, bemerkte auch Folgendes: Reichtum hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab: von Fleiß und Mäßigung, mit anderen Worten: Verschwenden Sie weder Zeit noch Geld und nutzen Sie beides optimal.

Die moderne Form der Tagesplanung sind spezielle Programme für Smartphones und PDAs (Organizer), die auf Kalender- oder Tabellenkalkulationsfunktionen basieren und es Ihnen ermöglichen, Datum und Uhrzeit zu berücksichtigen, den Zeitrahmen für jedes Ereignis anzugeben und zu verlassen Notizen und Kommentare erstellen und nicht nur taktische Pläne für den Tag erstellen, sondern auch strategische Bewegungen in Richtung des Hauptziels sehen. Sie sind mobil, praktisch und vor allem effektiv moderne Verhältnisse Leben.

Beispielprogramme

Durch die Kombination mehrerer Techniken und die Berücksichtigung möglichst vieler Prinzipien und Regeln des Zeitmanagements können Sie eine Programmvorlage erstellen.

Es ist wichtig, die Hauptsache zu verstehen: Eine Liste von Dingen, die zu tun sind, ist kein Plan. Er wird nur dann zum Planer, wenn er der Regel von Brian Tracy gerecht wird: „Planung geht den richtigen Handlungen voraus und verhindert schlechte Handlungen.“

Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, wird klar, welche Aufgaben zu Blöcken zusammengefasst werden können, welche Aufgaben zu global, aber wichtig und nicht dringend sind (sie sind im Gegenteil in „gleichmäßige Abschnitte“ unterteilt), welche Aufgaben sein können gelten als „Frösche“, die zu einem angenehmen und köstlichen Dessert werden. Sie können sie in Form von Diagrammen oder Diagrammen darstellen, Sie können sie in verschiedenen Farben malen.

Die Planung und Organisation der Arbeit ist der Schlüssel zur weiteren Selbstentwicklung. Lesen Sie den Artikel über die Grundprinzipien und Regeln der täglichen Planung.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Warum brauchen Sie eine tägliche Planung?

Nicht jeder versteht, warum er seinen Arbeitstag planen muss. Denn jeder Mensch weiß auch ohne Planung, welche Funktionen er wahrnimmt und welche Aufgaben vor ihm liegen. Viele Menschen sehen keinen Sinn darin, Pläne für den Tag zu machen, da es immer unerwartete Aufgaben gibt, die alle zuvor geplanten Punkte durcheinander bringen können.

Laden Sie Dokumente zum Thema herunter:

Wenn Sie zwei Arbeitnehmer vergleichen, die die gleichen Funktionen ausführen und über die gleichen Fähigkeiten verfügen, werden Sie feststellen, dass der Umfang und die Qualität der von ihnen geleisteten Arbeit unterschiedlich sind sind anders. Ein Mitarbeiter schafft es, sowohl aktuelle als auch strategische Aufgaben zu lösen, der zweite hat keine Zeit, selbst dringende Aufgaben zu erledigen und ist gezwungen, die ganze Zeit nach der Arbeit zu bleiben. Die besten Ergebnisse werden diejenigen zeigen, die mehr sind . Das heißt, jemand, für den der Planungsprozess eine tägliche Verantwortung und Notwendigkeit darstellt. Einen Plan zu haben, auch auf psychologischer Ebene, zwingt eine Person zur Mobilisierung. Er hat ein festes Ziel und es zeigt sich ein inneres Bedürfnis, es zu erreichen.

Wie plant man effektiv?

Die Planung und Organisation der Arbeit obliegt dem Mitarbeiter. Nicht die Führungskraft, sondern der Mitarbeiter sollte sich selbst Aufgaben stellen. In diesem Fall setzt er sich selbstständig Ziele und handelt in die von ihm gewählte Richtung. In der Regel ist der Anteil erledigter Aufgaben bei der Eigenplanung höher als bei der Generalplanung. , entwickelt vom Regisseur.

Es gibt ein praxiserprobtes und praxiserprobtes Arbeitsplanungssystem optimale Nutzung Arbeitszeit. Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Grundsätzen, anhand derer eine Person einen kompetenten, realistischen und erreichbaren Plan erstellen kann.

Bestimmen Sie zunächst, was enthalten sein muss Tagesplan. Es sollte unter Berücksichtigung eines strategischen Plans erstellt werden, der für sechs Monate oder ein Jahr entwickelt wurde. Die Planung für jeden Tag berücksichtigt alle zur Umsetzung vorgesehenen Aufgaben, sowohl direkt arbeitsbezogene als auch sekundäre. Zum Beispiel einem Kollegen zum Geburtstag gratulieren. Zusätzlich zu den Aufgaben, deren Erledigung die Führungskraft erwartet, müssen auch persönliche Angelegenheiten in den Plan einbezogen werden. Dies ist notwendig für persönliche Entwicklung und ein positives Image zu schaffen.

Bei der Arbeitsplanung sollten große Aufgaben, die mehrere Tage oder Wochen in Anspruch nehmen, in Schritte unterteilt und nacheinander erledigt werden. Legen Sie für jede Phase ein Fälligkeitsdatum fest. Machen Sie einen Plan für den kommenden Tag, einschließlich Unteraufgaben. Um einen Plan zu erstellen, können Sie ein normales Papiertagebuch oder ein spezielles Programm verwenden.

Ziel der Arbeitsplanung ist nicht die Erfüllung der Planpunkte um jeden Preis, sondern die rechtzeitige und qualitativ hochwertige Ausführung vorrangiger Aufgaben und dringender Aufgaben. Daher muss die Liste der zu erledigenden Aufgaben sortiert und die Aufgaben nach absteigender Priorität geordnet werden. Im Gange Sie können mehrere Methoden gleichzeitig verwenden.

Beispielsweise erhalten Aufgaben mit einer festen Deadline und Aufgaben, deren Erledigung einen höheren Aufwand erfordert, die höchste Priorität. Die zweitwichtigsten Aufgaben werden die täglichen Aufgaben sein, die erledigt werden müssen, und die Aufgaben, deren Erledigungstermine für die kommenden Tage geplant sind. Die niedrigste Priorität in der täglichen Planung wird Kleinigkeiten eingeräumt, deren Scheitern keine erheblichen negativen Folgen hat.

Regeln für die Tagesplanung

Ebenso wie die Planung der Arbeit eines Unternehmens muss auch die Planung des Arbeitstages eines einzelnen Mitarbeiters den Regeln folgen. Wenn Sie diese befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Pläne auf eine für Sie angenehme Weise umgesetzt werden.

1. Planen Sie nicht mehr als 70 % Ihrer Arbeitszeit ein. Dadurch können Sie dringende außerplanmäßige Aufgaben ruhig erledigen und müssen nicht nervös werden, wenn Sie von der Ausführung abgelenkt werden müssen .
2. Nehmen Sie nicht mehr als drei wichtige und dringende Aufgaben gleichzeitig in Ihren Tagesplan auf. Begrenzen Sie die Gesamtzahl der Planelemente auf zehn.
3. Bilden Sie ähnliche Fälle zu Blöcken. Dies wird dazu beitragen, sie mit einem einzigen Algorithmus auszuführen, was die Ausführungszeit verkürzt.
4. Verschieben Sie den Planungsprozess auf den Abend des Vortages. Sie haben Zeit, bei Bedarf Anpassungen am Plan vorzunehmen.
5. Planen Sie komplexe Aufgaben unter Berücksichtigung Ihres Biorhythmus. Manche sind morgens produktiver, manche sind nachmittags produktiver und manche arbeiten abends am produktivsten.
6. Beginnen Sie keine neue Aufgabe, bevor Sie die bereits begonnene Arbeit abgeschlossen haben. Wenn Sie eine Pause machen mussten, kommen Sie zurück und beenden Sie, was Sie begonnen haben.
7. Schieben Sie die Erledigung einer außerplanmäßigen Aufgabe nicht auf, wenn sie in wenigen Minuten erledigt werden kann.
8. Machen Sie stündlich Pausen, ohne an Ihrem Schreibtisch zu bleiben. Widmen Sie Ihre Pausen leichten Dehnübungen, dies hilft dabei, Ihren Kopf zu „erfrischen“.
9. Seien Sie nicht verwirrt Stellen Sie sich beim Erreichen von Zielen keine Aufgaben und skizzieren Sie keine Volumina, die schwer zu bewältigen sind.
10. Wenn es unerfüllte Aufgaben gibt, die ihre Relevanz nicht verloren haben, verschieben Sie sie in den Plan für den nächsten Tag.
11. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie angenehm arbeiten können.

Abschluss

Für jeden Tag zu planen ist eine nützliche und notwendige Fähigkeit. Dies ist eine Möglichkeit der Selbstorganisation und Selbstentwicklung, eine Garantie dafür, dass Sie effektiv arbeiten können. Das vorgeschlagene Arbeitsplanungssystem hilft Ihnen, die Grundprinzipien zu verstehen Zeiteinteilung und dieses Wissen erfolgreich in der Praxis anwenden.

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Der berühmte deutsche Managementspezialist L. Seiwert hat bestimmte Regeln für die Arbeitszeitplanung entwickelt:

Planen Sie Ihren Arbeitstag zu 60 % und lassen Sie 20 % für die Lösung unvorhergesehener Probleme und 20 % für kreative Aktivitäten (z. B. berufliche Weiterentwicklung) übrig.

2. Dokumentieren und kontrollieren Sie den Zeitverbrauch sorgfältig, um ein klares Verständnis davon zu erhalten, den zukünftigen Bedarf zu ermitteln und ihn richtig zu verteilen.

3. Unterteilen Sie die Aufgaben der kommenden Zeit in lang-, mittel- und kurzfristige Aufgaben und legen Sie die Priorität der Maßnahmen zu ihrer Lösung fest.

4. Beenden Sie immer konsequent, was Sie begonnen haben.

5. Machen Sie flexible Pläne.

6.Planen Sie das tatsächliche Aufgabenvolumen, berechnet entsprechend den Fähigkeiten des Teams.

7. Nutzen Sie spezielle Formulare und Karten zur Zeitplanung.

8. Übertragen Sie unerfüllte Aufgaben automatisch in die Pläne der nächsten Periode.

9. Reflektieren Sie in Plänen nicht nur die Maßnahmen selbst, sondern auch die erwarteten Ergebnisse.

10. Legen Sie genaue Zeitvorgaben fest und planen Sie für diese oder jene Aufgabe genau so viel Zeit ein, wie sie wirklich erfordert.

11. Setzen Sie den Grundsatz der Selbstdisziplin um und legen Sie genaue Fristen für die Erledigung aller Arten von Arbeiten fest.

12. Bestimmen Sie Prioritäten in Angelegenheiten.

Wie die Praxis zeigt, sind die Hauptgründe für Arbeitsausfälle: 1) mangelnde Klarheit bei der Festlegung von Zielen und der Festlegung von Prioritäten; 2) mangelnde Planung der Arbeitszeit oder schlechte Organisation; 3) geringe Disziplin der Untergebenen; 4) schwache Führung, Unfähigkeit, mit Untergebenen, Partnern und Besuchern zusammenzuarbeiten.

Die Planung der Arbeitszeit gehört neben der Planung der Aktivitäten der gesamten Organisation zu den Hauptaufgaben einer Führungskraft. In unserem Land haben Manager dies noch nicht gelernt und widmen diesem Prozess viermal weniger Zeit als ihre amerikanischen Kollegen. Wie westliche Ökonomen anmerken, muss die Planung mit einer klaren Zielerklärung beginnen. Dazu wird eine Liste mit Aufgaben und möglichen Hindernissen erstellt, deren Überwindung besondere Zeit erfordert. Durch die zukünftige Analyse dieser Liste können Sie den Plan anpassen und unwichtige Punkte eliminieren. Darüber hinaus ermöglicht die Zeitplanung dem Management, kritisch über die eigenen Ideen nachzudenken und effektive Wege zu finden, diese rechtzeitig zu lösen, wodurch eine gewisse Zeitreserve entsteht. Durch die Planung kann sich der Manager unter Berücksichtigung der Fristen und Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben auf das Wesentliche konzentrieren. Durch die Planung verbessert sich die Struktur des Arbeitstages und es entsteht die Möglichkeit, einen Zeitplan zu erstellen.

Der Plan sieht die Lösung bestehender Probleme vor rationale Ordnung . Zunächst werden Arbeiten mit festem Termin oder die arbeitsintensivsten, zeitaufwändigsten Arbeiten geplant. Es ist unerwünscht, unangenehme Dinge aufzuschieben; es ist besser, sie vor anderen zu tun. Als nächstes sind Routinearbeiten und tägliche Pflichten geplant. Die letzten Punkte im Plan sind kleinere und gelegentliche Aufgaben, die nicht viel Zeit erfordern (Lesen der aktuellen Korrespondenz, Rundgänge am Arbeitsplatz). Wichtig ist, dass im Planungsprozess ein genauer Fertigstellungstermin festgelegt wird.

Es kommt jedoch vor, dass der anstehende geplante Arbeitsumfang nicht zum angegebenen Zeitpunkt abgeschlossen werden kann und dann auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden muss.

Voraussetzung für die Planung ist eine sorgfältige Zeitdokumentation und Überwachung ihres Einsatzes. Es gibt verschiedene Arten von Zeitnutzungsplänen: langfristige, mittelfristige und kurzfristige.

Mit Hilfe langfristig Pläne Es wird die Struktur der für die Umsetzung großer Lebensziele benötigten Zeit festgelegt, die auf viele Jahre, manchmal Jahrzehnte ausgelegt ist. Dabei kann es sich um Arbeiten im Zusammenhang mit der Erlangung einer Ausbildung, einer Beförderung usw. handeln. Mittelfristig Pläne- jährlich, in dem Zeit für die Lösung großer spezifischer Produktionsaufgaben aufgewendet wird.

Kurzfristig - eine Aufschlüsselung der Zeit für die Lösung von Problemen enthalten, die mittel- und langfristige Pläne vorgibt. Diese beinhalten: vierteljährlich, monatlich, zehntägig, wöchentlich und täglich . Beginnend mit Monatsplänen wird die Zeit in Stunden berechnet. Unter den kurzfristigen Plänen ist der Tagesplan der wichtigste. Es umfasst nicht mehr als ein Dutzend Probleme, von denen ein Drittel die Hauptprobleme sind, die überhaupt erst gelöst wurden. Diese Dinge sowie die unangenehmsten Dinge werden normalerweise für die erste Tageshälfte (morgens) geplant. Dadurch können sie bis zum Abend fertiggestellt werden. Im Tagesplan werden ähnliche Aufgaben in einem Block zusammengefasst, was deutlich Zeit spart und das Springen von einer Aufgabe zur nächsten vermeidet.

Auch Pausen werden im Tagesplan berücksichtigt. Sie werden anhand der Leistung der Person und der seit Beginn des Arbeitstages verstrichenen Zeit ermittelt. Mit zunehmender Zeit ab Beginn des Arbeitstages nimmt die Müdigkeit zu, was natürlich die Produktivität einer Führungskraft oder Fachkraft verringert.

In der modernen Welt berücksichtigen wir bei der Entwicklung von Tagesplänen BesonderheitenIndividueller Biorhythmus . Es ist notwendig, den Arbeitstag so zu planen, dass die schwierigsten Stunden in die „Höchstleistung“ fallen. Dieser „Höhepunkt“ für „Lerchen“ liegt in den Morgenstunden, „Tauben“ sind in der Mitte des Arbeitstages am aktivsten und „Eulen“ sind am Abend am aktivsten.

Die Kenntnis aller Planungstechniken und -methoden ermöglicht es Ihnen, Aufgaben entsprechend ihrer Komplexität, Schwierigkeit, Verantwortung, Anspannung innerhalb des Arbeitstages richtig zu verteilen und optimal abzuwechseln.

Die beste Möglichkeit, einen Tagesplan festzuhalten, ist die schriftliche Vorlage. Dadurch können Sie die darin enthaltenen Aufgaben nicht ignorieren, Ihr Gedächtnis wird entlastet, Sie werden diszipliniert und Ihre Arbeit wird konzentrierter. Außerdem lässt sich die Umsetzung des Plans anhand von Aufzeichnungen einfacher analysieren.

Die Entwicklung (Erstellung) des Plans erfolgt am Vorabend in mehreren Schritten: Es werden Aufgaben formuliert (aus dem Monats- oder Zehn-Tages-Plan übernommen, aus dem Vortagesplan übernommen, bisher ungelöst), die benötigten Arbeitsstunden zur Lösung Sie werden festgelegt, im Bedarfsfall werden „Fenster“ gelassen, um dringende Probleme zu lösen, nach jeder Arbeitsstunde 5-10-minütige Pausen einplanen und vorrangige Aufgaben hervorheben.

Der Arbeitsplan der Führungskraft wird am Vormittag gemeinsam mit der Sekretärin unter Berücksichtigung plötzlich auftretender neuer Umstände geklärt. Generell sollte die Tagesplanung flexibel sein, sich aber gleichzeitig klar an die Vorschriften bezüglich der Einladung von Personen (Besucher, Abhaltung von Besprechungen etc.) halten.

Kurze Schlussfolgerungen zum Thema

Arbeitszeit ist der wichtigste Produktionsfaktor, dessen sorgfältiger Umgang große Auswirkungen haben kann. Diese Einstellung zur Arbeitszeit basiert jedoch auf einer eingehenden Untersuchung der Struktur ihrer Kosten und der Identifizierung ungenutzter Reserven.

Die Analyse der Arbeitszeitkosten erfolgt mithilfe von Zeiterfassung und Arbeitszeitfotos, die oft als Zeitdiagnostik bezeichnet werden, was es ermöglicht, erhebliche Verluste zu erkennen und Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Nutzung aufzuzeigen.

Eine große Rolle bei der Verbesserung der Arbeitszeitnutzung kommt der Planung zu, die eine der Hauptaufgaben einer Führungskraft darstellt. Es ist die Arbeitszeitplanung, die es der Führungskraft ermöglicht, sich unter Berücksichtigung der Fristen und Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die Standardisierung und Planung der Arbeitszeit von Künstlern und Führungskräften erhöht die Effizienz ihrer Nutzung erheblich und wirkt sich optimal auf die Endergebnisse der Abteilungen aus.