Matricea priorităților (analiza datelor matricei). D - nu este important și nu urgent

Metoda de determinare a criteriilor pe bază de consens este utilizată atunci când numărul experților este mai mare de 8 persoane, există un număr semnificativ de criterii (de la 6 la 15), există număr mare date clasate (aproximativ 10-20 de elemente).

Metoda matricei este utilizată în principal atunci când există o relație puternică între elementele clasate, iar găsirea elementului cu cea mai mare influență este critică pentru rezolvarea problemei.

Ordinea acțiunilor prin care este construită matricea de priorități pentru toate cele trei opțiuni este practic aceeași. Diferențele constă în determinarea semnificației criteriilor.

Matricea de priorități este încorporată următoarea comandă:

1. Se determină scopul principal, de dragul căruia se construiește matricea de priorități.

2. Se formează o echipă de experți pentru a lucra la sarcină. Experții trebuie să înțeleagă sfera problemei care se rezolvă și să aibă o idee despre metodele de lucru în echipă (de exemplu, metoda brainstorming, metoda Delphi etc.)

3. Realizarea unei liste solutii posibile problema pusă. Lista poate fi compilată folosind alte instrumente de calitate, cum ar fi brainstorming, diagrame Ishikawa etc.

4. Se determină componența criteriilor. Inițial, poate fi destul de mare. Matricea de priorități va include doar o parte din aceste criterii, deoarece în viitor, acesta va fi redus prin alegerea celor mai importante și esențiale.

Următoarele abordări pot fi utilizate pentru a determina compoziția criteriilor:

• analiza tinta. Acest lucru se poate face cu o diagramă arborescentă sau o diagramă Ishikawa;
• identificați constrângerile existente în atingerea obiectivului (de exemplu, constrângeri financiare sau constrângeri de timp);
• determinați beneficiile atingerii scopului;
• formulați denumirile criteriilor în așa fel încât să poată fi măsurate ușor și obiectiv.

5. Pentru fiecare criteriu i se atribuie un factor de ponderare. Factorul de ponderare este atribuit în funcție de metoda selectată.

Pentru metoda analitică:

• se stabilește o scală de evaluare pentru fiecare criteriu;
• pentru fiecare valoare numerică a scalei este dată o definiție a semnificației. Pentru a face diferența dintre coeficienții de greutate mai vizibilă, se utilizează de obicei o scală cu valori numerice 1-3-9, unde 1 este de semnificație scăzută, 3 este de semnificație medie și 9 este de semnificație mare).

Pentru metoda consensului:

• se stabilește un anumit număr de puncte, pe care experții trebuie să le distribuie între criterii. Numărul de puncte nu trebuie să fie mai mic decât numărul de criterii;
• fiecare dintre experți distribuie punctele atribuite între criterii;
• se determină numărul total de puncte pentru fiecare dintre criterii. Această valoare va fi coeficientul de greutate pentru fiecare dintre criterii.

Pentru metoda matricei:

• criteriile sunt aranjate sub forma unei matrice L;
• se stabilește o scală pentru compararea în perechi a criteriilor (de exemplu, "0" - criteriul A este mai puțin semnificativ decât criteriul B; "1" - criteriul A și criteriul B sunt echivalente; "2" - criteriul A este mai semnificativ decât criteriul B );
• se efectuează o comparație în perechi a tuturor criteriilor.
• se determină coeficientul de greutate al fiecărui criteriu (coeficientul de greutate este calculat ca suma tuturor valorilor din rândul matricei).

6. Sunt selectate criteriile cele mai semnificative. Acest lucru se poate face prin eliminarea criteriilor cu cele mai mici valori coeficienții de greutate. Dacă numărul de criterii nu este mare, atunci toate criteriile pot fi salvate pentru lucrări ulterioare.

7. Se stabilește o metodă de calcul a semnificației fiecăreia dintre deciziile matricei de prioritate (determinată în pasul 3) pe baza criteriilor selectate (determinate în pasul 6).

Pentru aceasta puteți folosi următoarele opțiuni:

• se ia un set limitat de valori numerice posibile cu text asociat (similar cu metoda analitică specificată la pasul 5);
• se foloseste un sistem de vot, ca si la metoda consensului (pasul 5), cand fiecare expert are un numar limitat de puncte ce pot fi repartizate intre solutii;
• utilizați valori numerice negative pentru relații negative;
• se folosește o scală procentuală în locul punctajului direct pentru fiecare dintre soluții.

8. Fiecare soluție este evaluată în funcție de fiecare criteriu.

9. Scorul se înmulțește cu factorul de ponderare al criteriului corespunzător. Valorile obținute sunt rezumate pentru fiecare dintre decizii, ceea ce oferă evaluarea finală a priorității deciziilor. Scorul final, care conține matricea priorităților, poate fi lăsat ca atare sau transformat în procente.

10. Lista de soluții rezultată este sortată în ordinea priorităților. Dacă este necesar, prioritatea deciziilor poate fi reprezentată în formular

Primul lucru pe care trebuie să-l înveți în lucrul cu matricea este cu competență în afaceri. Să fii capabil să distingă importantul de urgent, nu foarte urgent de neimportant.

Matricea timpului este împărțită în 4 cadrane, în care există 2 axe de importanță și același număr de axe de urgență. Cazurile și sarcinile se încadrează în fiecare dintre ele, ceea ce vă ajută să vedeți vizual prioritatea fiecărei componente: ce să faceți mai întâi, ce să faceți în al doilea rând etc.

Șablonul matricei arată astfel:

Să ne uităm la fiecare cadran mai detaliat.

Important și urgent

Gestionarea ideală a timpului înseamnă că acest cadran va fi gol. Acest lucru se datorează faptului că, cu prioritizarea corespunzătoare și finalizarea la timp a cazurilor, pur și simplu nu va exista niciun blocaj. Acest lucru poate fi normal doar din când în când, dar haosul constant în afaceri este un semn de dezorganizare.

Pentru a evita problemele cu cadranul A, trebuie să organizați o planificare competentă în alte domenii și să urmați întocmai toate punctele. Cu toate acestea, dacă totuși apare nevoia de a o completa, atunci se potrivește aici:

• Cazuri, a căror eșec pune în pericol atingerea scopului.
• Sarcini, al căror eșec contribuie la apariția dificultăți de viațăși dificultăți.
• Sarcini care sunt direct legate de sănătate.

Nu uita de. Se întâmplă adesea ca lucrurile din cadranul A să poată fi încredințate unei alte persoane. Dacă este posibil, folosiți acest drept.

Nu uitați de delegarea responsabilităților. Se întâmplă adesea ca lucrurile din cadranul A să poată fi încredințate unei alte persoane.

Important, dar nu urgent

Cele mai prioritare cazuri și sarcini se află aici, așa că trebuie să acorde o atenție maximă. Acestea sunt activități de zi cu zi, a căror urgență nu este atât de mare, dar sunt totuși importante. Experții au observat că oamenii care lucrează în mod specific cu cadranul „B” obțin un succes mai mare în viață și își ating obiectivele. Câștigă mai mulți bani și fac ceea ce le place, ceea ce îi face fericiți.

Deoarece nu există urgență în cazuri, nu există panică, ceea ce face ca abordarea implementării lor să fie echilibrată și rezonabilă. Aceasta la rândul său contribuie Eficiență ridicată si productivitate. Cu toate acestea, nu uitați că finalizarea cu întârziere a sarcinilor din cadranul B le mută în cadranul A.

Deci, toate activitățile curente care sunt legate de treburile zilnice se încadrează în această zonă: activitatea principală, activități sportive, planuri pentru ziua etc.

Urgent, dar nu important

Activitățile care „stă la baza” acestui cadran tind să fie distrageri. Implementarea lor nu are nicio utilitate în ceea ce privește atingerea obiectivelor și nu duce la niciun rezultat. Adesea ele interferează doar cu concentrarea asupra realului chestiuni importante si reduce eficienta generala. Când lucrați cu matrice, principalul lucru este să nu confundați cazurile din cadranele „A” și „C”, altfel va exista confuzie în prioritatea cazurilor.

Zona „C” poate include chestiuni legate de negocieri și întâlniri care sunt impuse de cineva, cu sărbătorirea zilelor de naștere a unor persoane care nu se află într-un cerc foarte apropiat, treburi casnice care apar brusc. Deoarece lucrurile din acest cadran doar încetinesc și „fură” timpul, trebuie să li se acorde un minim de timp.

Nu urgent și nu important

Nu există absolut niciun beneficiu să faci lucruri care se potrivesc în acest cadran. Ele trebuie tratate ultimele. Chiar dacă nu ai de-a face cu ei deloc, se va îmbunătăți. Cu toate acestea, este necesar să țineți cont de astfel de cazuri, după cum se spune, trebuie să cunoașteți inamicul din vedere. Aceștia sunt cei mai „devorători” de timp util de care ar trebui să scapi.

Lucrurile care se încadrează în cadranul D sunt de absolut nici un folos.

Dar cel mai interesant lucru este că cazurile din acest cadran sunt foarte atractive pentru oameni. Iată cel mai plăcut și simplu, peste care nu trebuie să lucrați. Se relaxează și aduc plăcere. O distracție plăcută face să fie problematică să le refuzi.

Aceasta include vorbirea la telefon cu prietenii și rudele, ședința în rețelele sociale, Navigare pe internet, jocuri pe calculator, se uita la televizor, se petrece în cluburi.

Desigur, odihna este importantă pentru munca productivă, la fel ca și oxigenul pentru o persoană, dar ar trebui să fie și utilă. În loc să stai pe canapea tot weekendul, aranjează ieșiri și excursii în natură, elaborează un plan activ de recreere, acesta, apropo, va ajuta la îmbunătățirea sănătății tale. Citiți informativ sau doar carte interesanta pentru care nu a existat timp înainte, va stimula mintea.

Pe măsură ce preiei controlul asupra vieții tale, amintește-ți că și odihna trebuie să fie planificată. Este inacceptabil ca acesta să fie spontan. Dar nici nu le neglija. Acest lucru este plin de lenețe prelungită, deoarece surmenajul nu a beneficiat încă nimănui. Aici regula este potrivită: „Timp pentru afaceri - oră pentru distracție”.

Un exemplu de program pentru fiecare zi ar putea arăta astfel:

Puteți desena singur foile sau puteți descărca formulare gata făcute de pe Internet.

Prioritizare

La început, din obișnuință, va fi problematic să determinați urgența și importanța fiecărui caz, dar rezultatul final merită. Încercați următorul exercițiu:

1. Desenați un tabel cu coloane: Nr. p / p, afaceri, urgență, importanță. Ajustați singur numărul de linii, în funcție de lungimea listei.
2. În a doua coloană, „de făcut”, notează toate sarcinile și activitățile pe care le faci de obicei.
3. După aceea, treceți la evaluarea cât de importantă este fiecare activitate sau cât de urgentă este.

Pentru a face acest lucru mai ușor, utilizați următoarele criterii de importanță atunci când puneți întrebări pentru fiecare caz:

• Finalizarea acestei sarcini este necesară pentru a-mi atinge obiectivul cheie (Da înseamnă important; Nu înseamnă că nu este important).
• Nerespectarea acestui lucru are consecințe grave pentru activitati curente(Da - important; Nu - nu este important).

Criterii de urgență:

• Dacă sarcina nu este finalizată acum, atunci își pierde relevanța (Da - urgent; Nu - non-urgent).

Acest instrument de prioritizare va simplifica foarte mult întregul flux de lucru. Pe măsură ce treceți prin această explorare, veți descoperi cât timp ați pierdut până în acest moment și cât timp util pare a fi eliberat.

În fluxul nesfârșit al activităților de zi cu zi, te poți încurca cu ușurință, deoarece în fiecare zi sunt din ce în ce mai multe. Afacerea neterminată de ieri devine cea de azi, iar ceea ce nu am avut timp să facem astăzi este mutat automat pe mâine. Drept urmare, se pot acumula atât de multe lucruri pe care nu le poți desluși mai târziu: ce s-a făcut, ce este în proces și ce altceva așteaptă doar în aripi.

Asemenea situații sau situații detaliate apar adesea la persoanele care nu acordă atenția cuvenită procesului de planificare a activităților lor. Desigur, până la urmă, abilitățile de gestionare a timpului și de gestionare a timpului nu sunt predate la școală, iar mulți părinți și alți oameni care acționează ca educatori în procesul dezvoltării noastre de multe ori nu știu cu adevărat cum să-și planifice ei înșiși activitățile, deși acest lucru nu este la fel. toate dificile. Pur și simplu nu primește atenția pe care o merită.

Cu toate acestea, astăzi există multe tehnici excelente de planificare care vă permit să învățați cum să vă folosiți rațional resursa de timp și să extrageți singur beneficiul maxim din acest proces. Dar în acest articol nu vom lua în considerare toate aceste tehnici, ci vom oferi un exemplu doar una, care se distinge prin simplitatea și eficacitatea sa. Această tehnică se numește „Matricea Eisenhower”.

Matricea Eisenhower este unul dintre cele mai populare instrumente de management al timpului și este folosit de mulți oameni din întreaga lume, de la angajați obișnuiți și manageri de mijloc până la directori generali ai companiilor mari și corporațiilor de renume mondial. Fondatorul acestei matrice este cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight David Eisenhower. După cum ați putea ghici, acest bărbat era foarte ocupat și trebuia să facă o mulțime de tot felul de lucruri legate de activitățile sale. Din acest motiv, s-a angajat în optimizarea programului său de lucru și a listei de sarcini. Rezultatul cercetării sale a fost matricea pe care o luăm în considerare.

Semnificația matricei Eisenhower este, în principal, să înveți cum să-ți distribui corect toate sarcinile, să faci distincția între importante și urgente, nu urgente de cele mai puțin importante și, de asemenea, să reducă timpul la maximum pentru a face orice afacere care nu oferă orice rezultate semnificative. Să vorbim despre cum funcționează totul în practică.

Esența matricei Eisenhower
Matricea Eisenhower constă din patru cadrane, a căror bază sunt două axe - aceasta este axa importanței (vertical) și axa urgenței (orizontală). Ca urmare, se dovedește că fiecare cadran diferă în ceea ce privește indicatorii săi calitativi. Toate sarcinile și cazurile sunt înregistrate în fiecare dintre cadrane, datorită cărora se formează o imagine extrem de clară și obiectivă a ceea ce ar trebui făcut mai întâi, a ceea ce ar trebui făcut în al doilea rând și a ceea ce nu trebuie făcut deloc. Toate acestea sunt destul de simple, dar nu va fi de prisos să dai în niciun caz câteva explicații.

Cadranul A: chestiuni importante și urgente
Cu o planificare ideală, acest cadran al matricei ar trebui să rămână gol, deoarece apariţia unor cazuri importante şi urgente este un indicator al dezorganizării şi asumării unui blocaj. Această parte a programului se umple pentru mulți oameni din cauza lenei lor inerente și a prioritizării incorecte. Desigur, uneori astfel de cazuri pot apărea la fiecare persoană, dar dacă acest lucru se întâmplă zilnic, atunci este timpul să acordați atenție autodisciplinei.

Deci, apariția cazurilor în cadranul A trebuie evitată. Și pentru aceasta, este necesar doar să îndepliniți punctele din cadranele rămase la timp. Dar dacă ceva mai merită să intre în primul cadran, atunci acesta:

Cazuri, a căror eșec afectează negativ atingerea obiectivelor
Lucruri care, dacă nu sunt făcute, pot cauza dificultăți și necazuri
Cazuri legate de sănătate
De asemenea, este important să ne amintim că există un astfel de lucru ca „delegare”. Aceasta înseamnă că atunci când există cazuri în cadranul dvs. A care pot fi delegate cuiva, această oportunitate ar trebui neapărat folosită pentru a rezolva cât mai curând posibil alte probleme importante și urgente.

Cadranul B: important, dar nu urgent
Al doilea cadran merită cea mai mare atenție pentru că treburile care se află în el sunt cele mai prioritare și promițătoare și din ele ar trebui să constea sarcinile zilnice ale oricărei persoane. Se observă că oamenii care sunt implicați în principal în treburile acestui cadran realizează în viață cel mai mare succes, promovați, câștigați mai mulți bani, aveți suficient timp liber și trăiți vieți fericite și împlinite.

Acordați atenție, de asemenea, faptului că lipsa de urgență vă permite să abordați soluția oricăror probleme în mod mai deliberat și mai constructiv, iar acest lucru, la rândul său, permite unei persoane să-și dezvăluie potențialul la maximum, să gândiți în mod independent toate nuanțele sale. activitatea și gestionează intervalul de timp al afacerilor sale. Dar aici, printre altele, trebuie să vă amintiți că lucrurile care se află în cadranul B, dacă nu sunt făcute în timp util, pot cădea cu ușurință în cadranul A, devenind și mai importante și necesitând finalizare rapidă.

Experții cu experiență în managementul timpului recomandă includerea în cadranul B a tuturor problemelor curente legate de activitatea principală, planificarea și analiza activităților de muncă, antrenament și sport, respectarea programului și alimentației optime. Acestea. tot ceea ce alcătuiește rutina noastră zilnică.

Cadranul C: urgent, dar nu important
Activitățile care se află în acest cadran sunt în cea mai mare parte care distrag atenția și nu aduc persoana mai aproape de rezultatele dorite. Adesea, ele împiedică să se concentreze pe sarcini cu adevărat importante și reduc eficiența. Principalul lucru atunci când lucrați cu matrice este să nu confundați problemele urgente din cadranul C cu problemele urgente din cadranul A. În caz contrar, va apărea confuzie și ceea ce ar trebui făcut mai întâi rămâne în fundal. Ține-ți mereu cont de obiectivele tale și învață să deosebești importantul de neimportant.

Lucrurile din cadranul C includ, de exemplu, întâlniri sau negocieri impuse de cineva din exterior, sărbătorile de naștere ale unor persoane nu foarte apropiate, treburi bruște prin casă, eliminarea distracțiilor care nu sunt vitale, dar necesită atenție (o vază s-a spart, o cuptorul cu microunde a spart un aragaz, un bec s-a ars etc.), precum și tot felul de alte lucruri care nu te mișcă înainte, ci doar te încetinesc.

Cadranul D: Nu este urgent sau important
Sarcinile legate de ultimul cadran nu aduc deloc beneficii. În multe cazuri, este util nu numai să ne ocupăm de ei ultimul, dar să nu le facem deloc. Deși cu siguranță trebuie să știi despre ele, pentru că. sunt cei care pierde timpul.

O altă caracteristică a cazurilor din acest grup este, de asemenea, interesantă: sunt foarte atractive pentru mulți oameni - aceste cazuri sunt ușor de executat și oferă plăcere, vă permit să vă relaxați și să vă distrați. Prin urmare, a rezista tentației de a lucra cu ei poate fi destul de problematică. Dar este absolut necesar să faci asta.

În cadranul D, puteți înregistra lucruri precum vorbirea la telefon cu prietenii despre ceva neimportant, corespondența inutilă sau petrecerea timpului pe rețelele de socializare, vizionarea unor emisiuni TV și diverse emisiuni TV „stupefiante”, jocuri pe calculator etc. Desigur, fiecare persoană ar trebui să se odihnească și să se distreze cumva din când în când, dar există modalități mai interesante și mai dezvoltate pentru asta: citirea cărților bune, Jocuri ale mintii, vizitarea sălilor de sport și a piscinelor, excursii în natură etc. Dacă nu poți sau nu vrei să te eliberezi complet de a face lucruri din cadranul D, atunci trebuie să amâni implementarea lor cel puțin până în momentul în care lucrurile din cadranele B și C sunt finalizate și momentul în care va fi dedicat afacerilor din cadranul D ar trebui reduse la minimum. Aici binecunoscutul proverb va fi potrivit pentru toată lumea: „Pentru că este timpul, distracția este o oră”.

De îndată ce stăpânești matricea Eisenhower și înveți cum să-ți distribui corect treburile în cadrul acesteia, vei observa că ai destul de mult timp liber nou, reușești să faci totul la timp și fără grabă, toate treburile tale sunt în ordine. , obiectivele sunt atinse unul după altul, iar tu însuți ești aproape întotdeauna în bună dispozițieși starea de spirit veselă. Totul este să fii organizat și concentrat. Probabil, tu însuți observi din când în când că oamenii dezorganizați sunt mereu în ciclul unor treburi de neînțeles, sunt mereu ocupați cu ceva stupid, dar „foarte important”, par obosiți și enervați. Trăsături distinctive multe pot fi citate. Dar nu asta este important, ci faptul că dacă tu și cu mine nu vrem să avem rezultate similare, atunci trebuie să acționăm diferit. Și anume, trebuie să fim organizați, să înțelegem clar ce și când trebuie să facem și de ce facem toate acestea. Și matricea Eisenhower este excelentă pentru asta.

Vă dorim mult succes și succes în stăpânirea noii abilități!

34 Președintele SUA Dwight David Eisenhower a fost un om foarte ocupat. Pentru a putea face mai mult într-o zi, și-a creat-o pe a lui instrument eficient managementul timpului, care astăzi se numește Matricea Eisenhower sau Matricea Priorităților. Care este esența metodei?

Ce este Matricea Eisenhower?

Ideea matricei Eisenhower este de a învăța să distingem rapid între chestiunile importante de cele minore și cele care nu necesită deloc atenție. Eisenhower a propus să împartă toate cazurile curente și planificate în 4 categorii conform principiului urgenței și importanței. Pentru claritate, a desenat un pătrat și l-a împărțit în 4 câmpuri. Fiecare dintre câmpuri conținea o listă de activități:

• 1 domeniu: Probleme importante și urgente;
• 2 câmp: chestiuni importante, dar nu foarte urgente;
• Domeniul 3: Nu este important, dar chestiuni urgente;
• Al 4-lea câmp: Nu este important și nu este chestiuni urgente.

Cum se lucrează cu pătratul Eisenhower?

Luați în considerare piața Eisenhower mai detaliat:

1. Chestiuni importante și urgente. Ce ai pune in aceasta categorie? Câte lucruri urgente și importante ar putea fi scrise în acest pătrat? Trucul este că planificarea conform lui Eisenhower poate fi numită eficientă doar atunci când primul pătrat este întotdeauna curat, fără o singură intrare. Dacă ai o listă de sarcini pe care le poți atribui acestui domeniu al matricei, înseamnă că ceva interferează cu munca ta productivă: lenea, lipsa de autodisciplină, incapacitatea de a stabili prioritățile corect etc. Toate acestea duc la locuri de muncă grăbite. , care are un efect negativ asupra stării mentale și fizice a unei persoane.
2. Chestiuni importante, dar nu foarte urgente. Eisenhower, creând sistemul său de management al timpului, era sigur că această categorie anume era cea mai importantă. A plasa o sarcină aici în timp util și a prelua executarea acesteia înseamnă oportunitatea de a dedica atât timp cât este necesar rezolvării problemei. Deci, de exemplu, o vizită în timp util la medic va preveni boala, iar scrierea unei teze de student este puțin înainte de termen lăsați loc pentru corectarea erorilor.
3. Nu foarte important, dar chestiuni urgente. Acest câmp al matricei Esenhower este destinat să plaseze aici cazuri care interferează munca eficientași, prin urmare, necesită eliminare imediată. De exemplu, remedierea unei avarii de calculator, ajutarea soacrei să transporte mobila la casa de țară etc.
4. Nu urgent, nu important.În matricea priorităților există și un loc pentru lucrurile pe care le facem zilnic pentru a ne distrage atenția de la muncă.

   Acestea sunt telefoane lungi, vizionarea de emisiuni TV, casetele prietenilor, scrisorile scrise etc. Adică toate acele lucruri care sunt plăcute, dar nu obligatorii. Eisenhower, vorbind despre priorități, a numit astfel de activități „pierderi de timp” care afectează negativ productivitatea muncii.

Va fi mai convenabil să lucrați cu pătratul Eisenhower dacă:

• Aranjați sarcinile în fiecare câmp în ordinea importanței, numerotându-le cu litere sau cifre latine. Merită să vă ocupați mai întâi de chestiuni mai urgente și mai importante;
• Concentrați-vă în principal pe lucrurile din pătratul 2. Dacă lucrurile din lista nu foarte urgente, dar importante, se încadrează în pătratul lucrurilor importante și urgente, e în regulă. Principalul lucru este că o astfel de mișcare nu devine o tendință;
• Stabiliți-vă obiective pe termen lung și schițați sarcinile pentru a le atinge pas cu pas. Distribuiți sarcinile pe pătrate;
• Nu fi distras de la ceea ce se face acest moment sarcini pentru pauze de fum, vizionarea e-mailurilor și alte lucruri.

Astfel, matricea creată de președintele Eisenhower este un instrument eficient de management al timpului care a fost folosit cu succes în practică de mai bine de jumătate de secol.

Articole similare

Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare

Există opinia că această metodă a fost folosită de generalul Dwight Eisenhower.

A alcătuit o matrice de clasificare a cazurilor pe care a folosit-o pentru a-și organiza timpul mai eficient și l-a ajutat să reușească să devină președinte al Statelor Unite.

Toate cazurile, conform matricei Eisenhower, pot fi împărțite în patru categorii în funcție de importanța și urgența lor.

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre aceste categorii.

A. Important și urgent. Cazurile din această categorie trebuie făcute imediat. Cuvântul cel mai potrivit pentru ei este „cu mâinile în jos”.

Mâine e examenul, dar biletele încă nu s-au învățat și trebuie să termine grăbit de învățat ceea ce a fost amânat de multă vreme pentru mai târziu.

„Trebuie să trăim în așa fel încât lucrurile importante să nu devină urgente”.

B. Important și neurgent. Cazurile din această categorie sunt cele mai „ jignite”, le acordăm cea mai mică atenție, pentru că nu sunt urgente! „Timpul dăinuie”, ne gândim la astfel de chestiuni și le punem pe dos. „Examenul este atât de departe, tot semestrul este înainte, nu te poți gândi încă la asta

despre pregătire... Ei bine, mai este o lună înainte de examen, voi avea timp să învăț totul... Încă o săptămână întreagă înainte, mai este timp... „Și treptat, din cauza neglijării noastre față de treburile categorie ÎN se transformă în cazuri de categorie A.Și acum este ultima noapte de dinaintea examenului și încercăm frenetic să ne amintim măcar ceva, iar capul ni se învârte: „O, ar fi trebuit să încep să mă pregătesc mai devreme!” Pentru a evita un scenariu similar de evenimente din viata ta, cazurilor din categoria ÎN ar trebui abordată ca o investiție care trebuie făcută astăzi pentru a obține un profit mâine.

CU. lipsită de importanță și urgentă . Lucruri complicate cărora le place să „se prefacă a fi importante”. Ei se deghează inteligent în fapte ale categoriei A, și adesea reușesc să ne păcălească: este natura umană să confunde importanța și urgența, de care profită sarcinile de categoria C. Aceste sarcini creează o atmosferă de agitație, forfotă și grabă eternă, dar din anumite motive acest lucru starea de fapt este adesea considerată un indicator al muncii active. Dar chiar și la începutul secolului al XX-lea. F. Taylor, un clasic al organizării științifice a muncii, a remarcat că o întreprindere bine organizată este una în care nimeni nu aleargă nicăieri, nu se agita, iar toate lucrurile se fac încet, dar la timp și cu înaltă calitate. Privește cu atenție corporația ta personală „Eu”. Cum sunt lucrurile cu tine?

D. Neimportant și neurgent("coș de gunoi"). Aceste tipuri de cazuri includ pierderile noștri de timp. Sunt adesea plăcute și interesante, așa că preferăm să ne petrecem cele mai bune ore pe ele și atunci nu ne amintim unde a trecut atât de mult timp? Este necesar să „finanțam” astfel de cazuri conform principiului rezidual, altfel vor „mânca” întregul buget al timpului nostru. Dacă respectăm acest principiu, ei se pot transforma din absorbanți în ajutoarele noastre.

Fă-o o regulă: „Voi scrie un eseu despre economie, voi face o sarcină despre gestionarea timpului și, dacă există timp liber Mă voi juca o oră

într-un joc pe calculator”, și urmați-l cu strictețe. Apoi se va face munca importantă și va fi timp pentru distracție.

Beneficiile matricei Eisenhower:

- ușor de folosit;

- vă permite să reduceți numărul de cazuri neimportante;

- ajută la identificarea rapidă a sarcinilor și a cazurilor prioritare.

Stephen Covey Matricea managementului timpului

Stephen Covey a fost unul dintre puținii oameni de pe planetă care a știut să gestioneze corect fiecare minut de timp.

Covey a lucrat la autorul sistem de management al timpului de-a lungul mai multor ani, după ce a investit în ea toată experiența practică pe care a acumulat-o în sute, și poate mii, de consultații de afaceri și doar oameni de afaceri care visează să stoarce totul din timp. Până la ultima picătură.

Stephen a scris mai multe cărți despre productivitate. Cel mai faimos Cele șapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți. Descrie obiceiurile pe care trebuie să le respectați pentru a deveni mai productiv.

Pe scurt despre fiecare dintre obiceiuri:

1. Fii proactiv. Schimbați lumea din jurul vostru pentru a crea un mediu confortabil pentru atingerea obiectivelor, auto-realizare și creație. Ignorați factorii care sunt în afara controlului dvs., cum ar fi politica
2. Începeți cu obiectivul final în minte. Toate acțiunile tale ar trebui să fie îndreptate spre atingerea acestui obiectiv.
3. Compune matricea managementului timpului si acorda prioritate sarcinilor importante si in acelasi timp neurgente
4. Acționează în funcție de strategie câștig-câștig(câștigat-câștigat).

   În orice problemă, există întotdeauna 2 părți (participanți). Gândiți-vă cum să o rezolvați simultan și în cel mai benefic mod pentru toată lumea

5. În primul rând, încercați să înțelegeți persoana, să fiți înțeles este o chestiune de a doua importanță. Dezvoltați ascultarea empatică - acceptând emoții, sentimente și nu doar cuvinte de la o persoană. Și nu uita să-ți dai
6. Străduiți-vă să obțineți efectul sinergic. Sinergia înseamnă că întregul este întotdeauna mai mare decât părțile sale constitutive. Efectul apare atunci când lucrați la sarcini dificile, precum și atunci când lucrați în echipă
7. Ascuțiți ferăstrăul. Îmbunătățiți-vă în mod continuu abilitățile de planificare, comunicare și empatie

Cel mai interesant și neobișnuit articol dintre cele de mai sus este al treilea articol: „Matricea timpului”.

Ce este o matrice de gestionare a timpului și cum se lucrează cu ea

O matrice este un șablon prin care se poate determina ordinea sarcinilor.

Fizic matrice este un pătrat împărțit în 4 pătrate mai mici. măsurată orizontal urgenţă, și pe verticală importanţă.

Orice afacere nouă trebuie să fie corelată cu unul dintre pătrate și, în funcție de pătratul ales, trebuie întreprinsă o acțiune specifică, de exemplu, preluarea imediată a implementării sau amânarea acesteia pentru mai târziu.

Opțiuni de caz

Matricea de management al timpului a lui Stephen Covey sugerează 4 opțiuni pentru dezvoltarea acțiunilor.

Daca este cazul urgent și important, trebuie făcut chiar acum. Proporția acestor cazuri poate ajunge până la 40-50%. Covey susține că sarcinile urgente și importante contribuie puțin la atingerea obiectivelor tale principale. Disponibilitate un numar mare astfel de cazuri, în primul rând, vorbește despre o urgență, prin urmare, despre organizarea greșită a timpului de lucru și productivitate personală scăzută.

Daca este cazul urgent și important, apoi pentru implementarea sa trebuie să alocați maximul de timp, atenție și resurse. Aceste lucruri te conduc la obiectivele tale, ceea ce înseamnă că beneficiile din implementare sunt maxime.

Daca este cazul urgente si neimportante, trebuie să-l delegi (instruiți). Încercați să găsiți un interpret pentru care această sarcină este importantă. În acest fel, economisești timp.

Daca este cazul neimportant și neimportant- nu o face. Uneori este dificil din punct de vedere psihologic să refuzi să performezi, deoarece ideea s-a întărit deja în minte că sarcina trebuie îndeplinită. Dacă nu poți să arăți voință și să te învingi, pune sarcina pe o listă separată „De făcut într-o zi”.

Cum să gestionați o mulțime de cazuri folosind matricea

Cel mai probabil, ești o persoană foarte ocupată și numărul cazurilor tale se măsoară în zeci.

Este contraproductiv să încerci să le ții în cap sau să le notezi pe hârtie.

Vă prezentăm LeaderTask - un program specializat pentru analiza cazurilor. LeaderTask sprijină metodologia de gestionare a timpului a lui Stephen Covey.

Creați 4 foldere (proiecte) în program pentru a lucra pe matricea timpului:

Începeți să le completați cu sarcini:

Încerca LeaderTask pentru a lucra la matricea de gestionare a timpului Covey.

Descărcați LeaderTask

Matricea Eisenhower (care poartă numele celui de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, care a inventat-o) este una dintre metodele de management al timpului pentru prioritizarea sarcinilor zilei. Matricea arată ca patru pătrate, care se obțin prin încrucișarea axelor „Important – Nu este important” pe orizontală și „Urgent - Nu Urgent” pe verticală.

Cum se folosește această matrice? Doar sortați-vă sarcinile (de exemplu, sarcinile zilei) acolo în funcție de importanța și urgența lor.

Problemele importante și urgente sunt cele care sunt foarte importante și nu pot fi amânate. Fără ele, totul se va prăbuși și va fi prea târziu pentru a le face mâine. Aceste lucruri trebuie făcute astăzi, în primul rând - și fără greș. Exemple de sarcini importante și urgente: finalizarea unei sarcini de proiect care urmează să fie scadente; o călătorie neprogramată la dentist, traumatolog sau alt specialist; apel telefonic urgent către un client sau o contraparte. În teorie, pătratul problemelor importante și urgente ar trebui să fie gol, dar în practică, uneori fiecare om are chestiuni importante și urgente, unele dintre ele sunt generate de lene, altele de lipsa de profesionalism, iar altele de forță majoră.

Lucrurile care sunt importante, dar nu urgente sunt lucruri importante care vor deveni în curând urgente. Dacă nu intenționați să așteptați acest lucru și să organizați o cursă inutilă pentru dvs., atunci acordați o atenție deosebită acestor chestiuni. Exemple de astfel de cazuri: munca curentă (planificată) la proiectele dumneavoastră; planificarea de noi proiecte; evaluarea rezultatelor obţinute prin proiecte.

Lucrurile nu sunt importante, ci urgente. De regulă, lucrurile care nu te apropie de scop, oricare ar fi acesta, cad în acest pătrat, acestea sunt lucruri care trebuie făcute, dar numai pentru a le face. La mulți ani (se dovedește că Vasya s-a născut astăzi), sosirea neașteptată a oaspeților și alte întâlniri neplanificate, impuse, care nu pot fi refuzate. Dacă poți delega ceva din asta, instruiește pe cineva, fă-o prin toate mijloacele.

Lucruri nu importante și nu urgente - aceasta este cea mai dezgustătoare categorie de cazuri. Nu sunt importante, nu sunt urgente, dar sunt ceea ce vrei să faci. Aceștia sunt cei care pierde timpul - citind reviste lucioase, jucați jocuri pe calculator, vă uitați la televizor și navigați pe internet.

Important: mulți oameni încep să facă gunoi atunci când sunt doar obosiți. Când vrei, vrei. Deci, aceasta este o decizie greșită. Așa este - program odihna de calitate(această categorie este Importantă, dar nu urgentă) și odihnește-te bine și nu te angajezi în gunoaie.

Pe scurt, ca instrument, matricea Eisenhower funcționează și, în plus, se organizează bine dacă o urmezi. Poți fi mândru de tine dacă pătratul „Important și Urgent” este adesea gol pentru tine: și acest lucru este destul de real dacă te ocupi mai des de treburile pătratului „Important, dar nu Urgent”. Așa lucrează profesioniștii!

Vă va fi util să determinați cât de eficient vă petreceți timpul, dacă știți să stabiliți priorități și să delegeți responsabilități.

Scrieți un plan pentru o zi din săptămânal/jurnal. Ce ai făcut, ce sarcini
a decis cu cine te-ai întâlnit, cine te-a împiedicat să lucrezi, cât timp a durat? Împărțiți ceea ce ați făcut în cele patru cadrane ale Matricei Eisenhower, indicând timpul petrecut.

Calculați cum a fost distribuit timpul pe cele patru cadrane?

Prelucrarea rezultatelor.

Cadranul I - acele cazuri care necesită rezolvare imediată. Sunt atât urgente, cât și importante și așa
și strigă despre ei înșiși: „Fă-o! Hotaraste-te! Răspunde la scrisoare! Întâlnire! Pregătește un raport!

Ce ai primit?
Dacă cadranul I a crescut disproporționat, asta înseamnă că datele și datele controlează pe tine, nu tu viața ta. Poate tocmai ai tras totul la ultima limită? La urma urmei, este foarte posibil ca sarcinile din cadranul II, care sunt și ele importante, dar nu urgente, să fi devenit urgente pentru că nu ați avut timp să le finalizați la timp? Îți lipsește o abordare strategică a problemei. Managerul, și doar o persoană care se află într-o astfel de situație, se află sub sabia zilnică a lui Damocles a stresului cauzat de o situație de criză de durată. Nu ai nici timpul, nici puterea să te gândești la planuri pe termen lung, să pregătești propuneri pentru un produs nou, prietenii tăi, cu care prețuiești atât de mult relațiile, au uitat cum arăți. Prindeți din urmă trenul care pleacă și, la un moment dat, vă veți găsi pe un peron gol, cu inima zdrobită.

De ce?
Ai stabilit incorect prioritățile, nu știi să delegi responsabilități, nu ai încredere
pentru angajații tăi, trage toate poverile asupra ta. În această stare de lucruri, îți este greu să o faci
conta pentru o creștere, pentru că Nu ai o părere, o viziune asupra viitorului companiei, ești complet ocupat
probleme importante de astăzi.

Ce să fac?
Învață să delegeți responsabilități, educați-vă un adjunct, un substudant, dacă doriți, care să vă înlocuiască dacă va fi nevoie. Pregătește o listă de sarcini pe care angajații tăi le pot îndeplini în locul tău. Examinați lista de priorități. Mutați centrul de greutate al activității dvs. în cadranul II.

Regula de aur: O criză este mai ușor de prevenit decât de rezolvat.

Cadranul II. Important, dar nu urgent - mare filozofie! Dacă ai reușit să-ți aloci timpul în așa fel încât cadranul II să fie cel mai plin de cazuri, poți fi sincer felicitat!

Ce ai primit?
Știi perfect să „separi grâul de pleavă”, să te concentrezi asupra principalului lucru, să ai propria ta viziune asupra tuturor, pentru că ai timp suficient să te gândești cu calm la proiectele actuale și viitoare. Ai bine relatie de afaceri cu colegii tăi, ai la cine să apelezi cu o întrebare și pentru sfaturi, dacă este cazul.

De ce?
Sistemul dumneavoastră de prioritizare se potrivește bine activității dumneavoastră specifice.
Știi să delegi responsabilități și nu pierzi timpul rezolvând problemele altora.

Cadranul III. Nu contează, dar urgent? Fleacuri nesemnificative, scopuri pe termen scurt, interese și probleme de moment.

Ce ai primit?
Nu crezi că astupi toate găurile? Sau ai aranjat-o singur? De ce faci cea mai neimportantă parte a muncii? Cine face totul pentru tine?

Dacă, în plus, locul doi în ceea ce privește timpul petrecut în matricea dvs. este ocupat de cadranul IV, atunci sunteți primul candidat la concediere.

De ce?
Dintr-un motiv oarecare, tu din toate atributii oficiale selectate doar pe cele neimportante. Mai mult, tu însuți ai stabilit care este principalul lucru pentru tine și ce este vanitatea vanităților. Dacă tu însuți recunoști că pierzi timpul cu sarcini neimportante, atunci de ce faci asta? Nu aveți nici obiective clare, nici planuri, atât pentru viitorul apropiat, cât și pentru termen lung. Arată ca un sabotaj și tu însuți vei suferi de pe urma lui în primul rând.

Ce să fac?
Dacă ai de gând să cauți un alt loc de muncă, gândește-te mai întâi, pe ce recomandare din partea actualei conduceri te poți baza cu un asemenea entuziasm de muncă? Probabil că este mai bine să faci ordine la locul tău de muncă actual, astfel încât șeful tău să te lase cu lacrimi în ochi și cu promisiunea că te va accepta de îndată ce vrei să te întorci. Pentru a face acest lucru, trebuie să mutați „pur și simplu” centrul de greutate al afacerilor dumneavoastră în cadranul II, să deveniți un angajat indispensabil și cu adevărat necesar. Pentru a face acest lucru, trebuie să revizuiți imediat lista de priorități, programele pentru finalizarea sarcinilor și să stăpâniți toate tehnicile de economisire a timpului. Nu ai unde să te retragi, ești într-o criză care se poate termina rău!

Cadranul IV. Chestiuni neimportante și neurgente. Pentru ce esti platit? Nu te deranjează să cheltuiești
viața ta să faci fapte fără valoare? Comentariile sunt de prisos.

„Lucrurile urgente nu sunt de obicei cele mai importante,
iar cele importante nu sunt cele mai urgente.”
D. Eisenhower

O analiză preliminară a matricei dvs. Eisenhower a arătat că oamenii care se străduiesc și obțin succes evită să facă lucruri din cadranele III și IV.

Dacă majoritatea cazurilor dumneavoastră sunt în cadranele I și III, vă este util să citiți nota: Cadranele I și III

De ce este atât de dificil să alegi între sarcinile prioritare și cele secundare? Cercetările efectuate de neurologul Antonio Damasio arată că luarea deciziilor este indisolubil legată de emoții. Prin urmare, nu este surprinzător faptul că anxietatea și depresia sunt adesea caracterizate ca stări de blocare și incapacitate de a lua decizii. Utilizare instrumente simple ca și matricea Eisenhower, ajută nu numai la rezolvarea lucrurilor, ci și la reducerea poverii emoționale. De-a lungul timpului, stăpânind principiile acestui concept, puteți învăța să distingeți ușor și rapid între important, urgent, secundar și inutil.

Se crede că Matricea Eisenhower este direct legată de cuvintele lui Dwight D. Eisenhower: „Am două probleme: urgente și importante. Urgent nu este important și important este urgent.”

Dwight D. Eisenhower este cel mai bine cunoscut drept al 34-lea președinte al Statelor Unite (din 1953 până în 1961). Înainte de a deveni președinte, a fost general și a comandat forțele aliate în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. În 1950, Eisenhower a devenit primul comandant suprem aliat al NATO din Europa.

specific activitate profesională l-a forțat constant pe Eisenhower să ia decizii dificile și să se concentreze zilnic asupra diverse sarcini. Pentru a optimiza procesul, și-a creat propria metodă, care a devenit cunoscută pe scară largă ca matricea Eisenhower. Astăzi poate fi folosit nu numai de generali, ci și oameni normali până la gospodine - ajută la prioritizarea sarcinilor curente și la ordinea lucrurilor.

Cum se utilizează Matricea Eisenhower

Acest instrument este potrivit pentru cei care sunt pregătiți și capabili să evalueze importanța sarcinilor lor și să le clasifice clar. Metoda presupune împărțirea sarcinilor și acțiunilor în patru grupe:

1. urgent și important;
2. important, dar nu urgent;
3. urgent, dar nu important;
4. nici urgent, nici important.

Scopul final al Metodei Eisenhower este de a ajuta la filtrarea elementelor care nu sunt esențiale decizii importanteși concentrează-te pe ceea ce contează cu adevărat.

Dacă ne imaginăm matricea Eisenhower ca o imagine, atunci va arăta astfel:

Semnificația cadranelor din matrice

Sarcinile sunt împărțite în cadrane specifice, care, la rândul lor, determină când și pentru cât timp puteți finaliza sarcina.

• Cadranul I - „Fă-o acum” (urgent și important)

Aceasta include sarcini prioritare care necesită atenție imediată. Au termene stricte și trebuie efectuate înainte de orice altceva și personal.

• Cadranul II - „Decideți când o veți face” (important, dar nu urgent)

Acest cadran este partea strategică a matricei, ideală pentru dezvoltarea pe termen lung. Elementele pe care le include sunt importante, dar nu necesită o atenție imediată. În același timp, sarcinile au un anumit termen limită și sunt îndeplinite și personal.

• Cadranul III - „Delegați cuiva” (urgent, dar nu important)

Acest cadran include apeluri telefonice, e-mailuri și programarea întâlnirilor și evenimentelor. Aceste tipuri de sarcini de obicei nu necesită atenție personală, deoarece nu implică un rezultat măsurabil. Cadranul III ajută la minimizarea distragerilor de la muncă importantă. Delegarea vă permite să vă concentrați pe lucruri mai importante.

• Cadranul IV - „Fă-o mai târziu” (nu este important, nu este urgent)

Activitățile care se încadrează în Cadranul IV sunt activități conexe care nu oferă nicio valoare. Pur și simplu, acesta este ceva care poate fi întotdeauna amânat fără teama de vreo consecință. Aceste lucruri iau timp și stau în calea sarcinilor mai importante pe care le contribui la primele două cadrane.

Alegerea unei culori pentru matrice

Atribuiți o culoare fiecăruia dintre cadranele matricei și asociați-o cu un nivel de prioritate.

De exemplu:

Roșu = urgent.

Galben = important dar nu foarte urgent.

Verde = urgent, dar nu important.

Gri = nu urgent, nu important.

În procesul de utilizare a matricei în scopuri profesionale, veți descoperi că majoritatea sarcinilor se încadrează în cadranele I și III. Activitățile din Cadranul II produc cele mai semnificative rezultate deoarece acestea sunt obiective de afaceri care afectează succesul pe termen lung al afacerii și sunt rareori clasificate ca urgente.

Cel mai greu de înțeles este ceea ce vă distrage atenția de la cursul planificat. Dar dacă te confrunți cu această problemă fundamentală a managementului timpului, vei scăpa de gândurile de ore pierdute. Puneți-vă două întrebări pentru a vă ghida strategiile de luare a deciziilor pe termen lung:

• Când vei face sarcini importante, dar nu urgente?
• Când poți petrece timp pe sarcini importante înainte ca acestea să devină brusc urgente?

Merită să ne amintim că uneori sarcinile dintr-un cadran cad brusc în altul. Dacă apare o urgență, prioritățile tale se vor schimba. De exemplu, deții mici afaceri, un client nemulțumit sună și cere să fie conectat cu managerul din cauza unei întârzieri în livrare. Această problemă se va ridica imediat deasupra celorlalte elemente din matrice.

Distribuția sarcinilor pe cadrane are câteva caracteristici și trebuie luate în considerare:

1. Listele de sarcini fac viața mai ușoară. Asigurați-vă că puneți întrebările potrivite atunci când atribuiți sarcini pentru a determina ce trebuie făcut mai întâi. Cheia este prioritatea.
2. Puteți adăuga multe activități și sarcini în fiecare cadran, dar cel mai bine este să păstrați numărul maxim la cel mult opt ​​elemente. În caz contrar, te vei îndepărta de scopul principal- finalizarea sarcinii.
3. Creați matrici separate pentru viața profesională și cea personală.
4. Doar tu poți determina nivelul de prioritate al articolelor din lista ta. Începeți fiecare dimineață cu o listă de activități din matrice, iar până la sfârșitul săptămânii veți vedea rezultatul.

Șablon de matrice Eisenhower

Pentru a simplifica procesul de distribuire a sarcinilor, utilizați șablonul dezvoltat de serviciul Evernote:

Matricea Eisenhower poate fi tradusă în software-ul de management al proiectelor Trello. Faceți o listă de lucruri de făcut pentru fiecare dintre cele patru panouri (= cadran) și creați un panou separat de Inbox unde vor merge toate sarcinile până când sunt atribuite cadranelor. Acest lucru vă va permite să vă evaluați vizual volumul de muncă.

Matricea Eisenhower este un instrument simplu care vă ajută să evitați starea de paralizie a analizei care apare de fiecare dată când nici măcar nu știți de unde să începeți.