Lettres commerciales. Comment rédiger et mettre en forme des lettres commerciales

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La conception de modèles d'e-mails n'est pas donnée à tout le monde, car il existe des règles. Mais il n'y a pas de grandes différences entre les lettres électroniques et les sites réguliers sur html. Les seules différences sont le css à l'intérieur du html et la présence d'une mise en page tabulaire déjà obsolète sur les sites. Par conséquent, la connaissance du html sera suffisante pour créer un email. Il n'a pas besoin de passer éducation professionnelle création de sites web. Mais il est beaucoup plus facile de télécharger des options disponibles gratuitement sur Internet. Et voici une de ces options. On regarde, on se réjouit, on swingue.

Modèle d'e-mail portant le nom de code "Focus"

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Modèle d'e-mail sympa "Les étés arrivent"

Modèle d'e-mail simple léger et réactif entièrement réactif

Un modèle ou une plate-forme bien conçu pour un modèle d'e-mail. Il n'y a pas d'images, d'icônes, etc. Ceci est un exemple de mise en page des modèles d'e-mail. Parfait pour les notifications d'inscription, la confirmation du mot de passe, etc.

Joli modèle d'e-mail bleu appelé "Minty"

Modèle d'e-mail amusant et élégant avec plusieurs blocs. Probablement le mieux adapté à l'envoi d'articles à partir d'un portail d'actualités ou d'un blog.

Modèle d'email "Nexit" pour boutique en ligne

Mail sérieux. À en juger par les photos, il s'agit d'une liste de diffusion pour une boutique en ligne de vêtements pour femmes. Les rabais, les promotions et les positions populaires avec des prix sont bien présentés. Excellent outil de courrier électronique promotionnel.

Modèle d'e-mail élégant et strict "Simple"

J'aime le minimalisme. Et ça, bon sang, c'est l'incarnation la plus ardente du minimalisme. Police mince, images et icônes élégantes. D'accord. Un excellent modèle de courrier électronique pour l'envoi d'articles promotionnels dans une boutique en ligne de matériel, principalement de matériel informatique.

Modèle d'e-mail "Tempo" sur le thème du tourisme

Mini site au format email. Il y a aussi un menu et une mini bannière. Très bon pour envoyer des visites chaudes (si c'est Compagnie de voyage) ou des offres récentes d'appartements (agence immobilière ou agence immobilière)

Modèle simple à deux blocs "Tubor" pour les newsletters par e-mail

Un modèle d'e-mail simple et sans thème appelé "Tubor".

Modèle d'e-mail html bizarre marron "Underscore"

Modèle d'e-mail "Wooshi" pour une newsletter de restaurant ou de café

Chaque modèle a une mise en page adaptative, de sorte qu'ils fonctionneront également bien sur les appareils mobiles. De plus, chaque e-mail de cette version suit toutes les règles d'un e-mail. Il y a des liens vers le site principal, une version mobile et un lien pour se désabonner de la liste de diffusion. C'était un bon poste. J'espère que vous avez obtenu les modèles dont vous avez besoin. Heureux de vous aider, à la prochaine publication. Vous pouvez également télécharger les 10 modèles d'e-mails en une seule fois en cliquant sur le bouton "Télécharger" ci-dessous.

Probablement, tout le monde a dû faire face au moins une fois à la nécessité d'écrire une lettre commerciale. Lors de la compilation, vous en arrivez involontairement à la conclusion que ce n'est pas du tout facile. Il existe de nombreuses règles et réglementations pour la rédaction de lettres commerciales que vous devez connaître. L'article décrit en détail le processus de rédaction d'un document, fournit des exemples de lettre commerciale, discute de leurs types et de leur conception.

Formulaire

Les formulaires prêts à l'emploi donneront de la solidité et indiqueront la fiabilité de l'entreprise. Ils contiennent des informations essentielles sur l'organisation, telles que :

• Nom.
• Adresse.
• Numéros de téléphone de contact.
• Site Internet.
• E-mail.
• Logo.
• Autres coordonnées.

Il n'y a pas de règles strictes sur les formulaires. Par conséquent, chaque organisation décide indépendamment des informations à y mettre.

Comment bien rédiger des lettres commerciales ? Entraînement

Lettres commerciales sont écrits et rédigés d'une certaine manière, obéissant à leurs règles et exigences inhérentes. Selon l'objectif, l'auteur réfléchit au contenu en détail afin d'obtenir le résultat qu'il calcule. Il doit clairement comprendre quelles informations le destinataire connaît déjà sur le sujet de la lettre, de quoi procéder et ce qu'il y aura de nouveau dans celle-ci. Les arguments dépendent du but poursuivi par l'auteur. Le processus de préparation d'une lettre commerciale peut être divisé en plusieurs étapes :

• L'étude de la question.
• Rédaction d'un projet de lettre.
• Son accord.
• Signature.
• Inscription.
• Envoi au destinataire.

Structure des lettres commerciales

Lors de la rédaction d'une lettre, il est nécessaire de la saturer d'informations, c'est-à-dire d'y mettre toutes les informations nécessaires. Il peut être simple ou complexe. Dans une lettre simple, le contenu affiche de manière claire et concise des informations qui ne nécessitent généralement pas de réponse de la part du destinataire. Le complexe peut être composé de plusieurs sections, paragraphes et paragraphes. Chaque paragraphe présente un aspect de l'information. Les échantillons de ce type de lettre commerciale se composent généralement d'une introduction, d'une partie principale et d'une partie finale.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de rédaction d'une lettre commerciale - sa partie introductive.

La partie principale décrit des situations, des événements, leur analyse et des preuves. C'est dans cette partie qu'ils convainquent qu'il faut agir d'une manière ou d'une autre, ils prouvent comment les choses se sont passées et informent de la nécessité de participer à tout événement, citant divers arguments.

La conclusion contient des conclusions qui sont faites sous forme de propositions, de demandes, de rappels, de refus, etc.

Un exemple de rédaction d'une lettre commerciale - sa dernière partie - est présenté ci-dessous. Ceci résume l'exigence énoncée dans le principal.

Toutes les informations fournies doivent être parfaitement cohérentes et compréhensibles pour la perception.

Chaque e-mail commence par un message centré. Cette petite partie est extrêmement importante. Lors de son choix, l'auteur doit prendre en compte:

• La position du destinataire.
• La nature de la relation.
• Officialité.
• Étiquette.

La lettre doit se terminer par une formule de politesse. Par exemple : "... J'exprime l'espoir d'une coopération future (merci pour l'invitation)...". Ces phrases sont suivies de la signature de l'auteur.

Style

Toutes les lettres doivent être en style d'affaires formel, ce qui signifie l'utilisation de moyens de parole pour les relations d'affaires officielles. Les caractéristiques d'une telle langue sont formées dans les circonstances suivantes:

• Les principaux acteurs des relations d'affaires sont entités juridiques, au nom des chefs et des fonctionnaires dont les lettres sont écrites.
• Les relations dans les organisations sont strictement réglementées.
• L'objet de la communication est l'activité de l'entreprise.
• Les documents de nature managériale ont généralement un destinataire spécifique.
• Souvent, dans le cadre des activités d'une organisation, les mêmes situations se produisent.

A cet égard, les informations contenues dans la lettre commerciale doivent être :

• Officiel, impersonnel, mettant l'accent sur la distance entre les participants à la communication.
• Adresse, destinée à un destinataire précis.
• Actuel au moment de la rédaction.
• Fiable et impartial.
• Raisonné pour inciter le destinataire à prendre des mesures.
• Complet pour la prise de décision.

Conditions

Une lettre commerciale doit répondre aux exigences suivantes :

• La parole est standardisée à tous les niveaux - lexical, morphologique et syntaxique. Il contient de nombreux tours, termes et formules.
• Le ton de l'écriture est neutre, retenu et strict, sans l'utilisation d'expressions émotionnelles et expressives.
• L'exactitude et la clarté du texte, sans erreurs logiques, la clarté et la réflexion de la formulation.
• Concision et brièveté - sans l'utilisation d'expressions porteuses de sens supplémentaires.
• L'utilisation de formules linguistiques formées à la suite de situations répétitives.
• L'utilisation de termes, c'est-à-dire de mots ou de phrases qui ont des concepts particuliers.
• L'utilisation d'abréviations pouvant être lexicales (c'est-à-dire des mots composés formés en supprimant des lettres de parties de mots : LLC, GOST, etc.) et graphiques (c'est-à-dire des désignations de mots abrégées : gr-n, zh-d, etc. ).
• L'utilisation des constructions dans les cas génitifs et instrumentaux.
• Phrases avec des noms verbaux ("support" au lieu de "support").
• Utiliser des phrases courantes simples.

Les exemples de lettres commerciales ci-dessous sont présentés dans version complète(avec la partie principale). L'information répond à toutes les exigences du style commercial officiel.

Types de lettres commerciales

Il est préférable d'écrire une lettre commerciale sur une question spécifique. Si vous devez résoudre plusieurs problèmes à la fois, il est recommandé d'élaborer plusieurs options différentes.

Les lettres commerciales peuvent être dans leur contenu :

• Accompagnement. Ces lettres sont généralement nécessaires pour indiquer où envoyer les documents.
  (Comment rédiger une lettre commerciale ? Exemple lettre de motivation aidera ceux qui ont besoin de compiler ce genre de document.)

• Garantie. Ils sont écrits pour confirmer toute promesse ou condition. Il peut être garanti, par exemple, le paiement des travaux, le loyer, les délais de livraison, etc.
• Merci. Ils ont été utilisés particulièrement fréquemment dans Ces derniers temps. De telles lettres démontrent le bon ton des partenariats. Ils peuvent être émis sur un papier à en-tête ordinaire ou sur du papier de couleur avec une belle impression.
  (Comment écrire une lettre commerciale? Un échantillon d'une variété de remerciement est rédigé sous forme libre, en fonction des tâches qu'il résout. Dans ce cas, la lettre exprime son essence sous la forme la plus courte. Un tel échantillon, composé sur papier de couleur avec un ornement, peut accrocher au mur dans la salle des entreprises à une place d'honneur.)

• Informationnel.
• Instructif.
• De félicitations.
• Publicité.

Il y a aussi des lettres :

• Propositions de coopération. Assez courants ces derniers temps, envoyés à des organisations, sont souvent de nature promotionnelle, par exemple, comme cet échantillon. Il est assez difficile d'écrire des lettres commerciales, vous devez prendre en compte de nombreuses nuances pour qu'ils y prêtent attention, et plus encore s'y intéressent. Mais si vous le réalisez selon le modèle ci-dessous, il a toutes les chances de réussir.

• Invitations. Ils sont envoyés, proposant de participer à divers événements. Elles sont généralement adressées au chef ou officiel, mais peut aussi s'adresser à toute l'équipe.
• Demandes.
• Notifications.
• demandes et bien d'autres.

Comment écrire une réponse à une lettre. Exemple

La réponse doit commencer par une répétition de la demande énoncée dans la première lettre. Ensuite, les résultats de son examen sont donnés et l'approbation ou la raison du refus est exprimée. Une lettre de réponse commerciale peut contenir une solution alternative aux informations attendues. Il suit généralement les principes suivants :

• La présence d'un lien vers la première lettre et son contenu.
• La même langue signifie.
• Volumes et aspects de contenu comparables.
• Respect d'une certaine séquence.

Décor

En plus d'utiliser des lettres commerciales à en-tête, vous devez prendre en compte d'autres subtilités dans leur conception. Ce sont des détails, des règles pour les abréviations, l'orthographe de l'adresse, le titre, la longueur du texte, la largeur du champ et plus encore.

Des échantillons d'une lettre commerciale aident à la composer, en tenant compte de toutes les subtilités et nuances. Ils sont utilisés à la fois par les commis novices et les travailleurs expérimentés. Grâce aux exemples, ils apprennent à écrire correctement les lettres et gagnent beaucoup de temps.

En utilisant correspondance commerciale il y a non seulement la coordination des activités commerciales, mais aussi la collecte des informations nécessaires à cette organisation, qui seront sollicitées lors des différents audits de reporting. Par conséquent, tout d'abord, les tâches des employés administratifs comprennent la tenue correcte des registres commerciaux, pour lesquels divers consignes internes et formes. L'avantage d'un formulaire standard est le fait que la personne le remplit automatiquement, économisant ainsi son temps et celui de l'entreprise.

La correspondance commerciale doit contenir :

Des informations fiables et complètes ;
- sommaire en raison du manque de narration ;
- ton d'adresse neutre, mais de manière amicale ;
- une chaîne logique, et non une appréciation émotionnelle des faits présentés.

Comment rédiger une lettre commerciale ?

Le plus important est de décider quel type de lettre commerciale convient à cette situation. Il en existe plusieurs types :

Rappel;
- la confirmation;
- refus ;
- lettre de transmission ;
- invitation;
- garantie;
- informations;
- une lettre avec un avis et un ordre.

En règle générale, ces lettres commerciales nécessitent une réponse contenant une demande, une offre, un appel, une demande ou une demande dans leur contenu.

Règles pour rédiger une lettre commerciale.

Le ton d'une lettre commerciale porte une charge émotionnelle très importante, car un manque de respect voilé transparaîtra toujours avec des méthodes de communication irréprochables. Vous devez être particulièrement prudent lorsque vous rédigez une lettre commerciale contenant un refus. Dans ce cas, vous ne devez pas indiquer le refus au tout début de la lettre. Dans la première partie du message, vous devez donner des arguments convaincants en faveur de votre point de vue, pour cela vous pouvez utiliser des formules telles que

- « Nous ne pouvons malheureusement pas satisfaire votre demande » ;
- "Nous sommes profondément désolés, mais il n'est pas possible de satisfaire votre souhait", etc.

En cas de refus, il est important de rappeler que notre tâche est de refuser, mais pas de perdre le client, partenaire, etc.

Donc, les règles de base pour écrire une lettre commerciale:

Pour bonne assimilation l'essentiel de la lettre, il est nécessaire de répéter plusieurs fois dans le texte la demande adressée au destinataire;
- dans la lettre de refus il est important d'indiquer les raisons pour lesquelles cette demande ne peut être satisfaite ;
- le rejet de l'offre est une formule de rejet.

Langue de la correspondance commerciale.

Il est important que le lecteur de la correspondance commerciale ne saisisse que son essence, et non la langue dans laquelle elle est rédigée. C'est dans cette condition que réside la maîtrise des règles de rédaction d'une lettre commerciale, qui s'acquiert au fil de nombreuses années d'expérience.

Il convient de rappeler que dans une lettre commerciale :

Doit être consommé mots simples en même temps, sans appauvrir le contenu ;
- utilisez plus souvent des verbes que des adjectifs - cela rendra le texte de la lettre dynamique;
- rester proche du sens du recours, sans entrer dans les détails et le raisonnement ;
- n'utilisez pas de longues phrases, car elles éparpillent l'attention du lecteur ;
- la transition entre les phrases doit être logique et imperceptible ;
- Utilisez le moins de pronoms possible.

Une lettre commerciale se distingue par sa littératie et son style.

Rédaction de correspondance commerciale.

Lors de la rédaction d'une lettre commerciale, n'oubliez pas que la partie supérieure (1/4 de feuille A4) doit rester libre pour le papier à en-tête. De plus, dans le coin supérieur de la lettre, le numéro et la date sortants sont indiqués, qui sont enregistrés dans un journal spécial du courrier sortant.

Dans le coin inférieur gauche, le poste, le nom et la signature du gestionnaire sont indiqués, et à la toute fin de la feuille, le nom de famille de l'exécuteur de la lettre commerciale est indiqué avec son numéro de téléphone pour des informations supplémentaires.

Ainsi, une lettre commerciale se compose de trois parties : l'essentiel de la demande, sa justification et les éléments justificatifs.

Lorsque vous répondez à une lettre, la première partie du contenu doit faire référence à la dernière lettre du destinataire. S'il y a une correspondance étrangère, alors pour plus de clarté, il est nécessaire de joindre à la lettre un livret dont un lien sera indiqué dans cette lettre. Il est très important de terminer une telle lettre avec gratitude pour la coopération et la phrase "Cordialement (nom) ..."

L'entrepreneur doit mener une correspondance active à la fois avec les fonctionnaires (par exemple, les représentants des organismes de l'État) et avec les «semi-officiels» - partenaires, entrepreneurs, spécialistes impliqués dans une commande indépendante, etc. La compétence de la communication écrite se développe assez rapidement, mais au début, vous pouvez faire beaucoup d'erreurs et ne pas faire l'impression la plus agréable sur vos destinataires. Dans cet article, nous parlerons des caractéristiques de la rédaction de lettres commerciales ordinaires (sur papier) et de messages électroniques.

Papier à en-tête et mise en page

Assurez-vous d'utiliser le papier à en-tête de votre entreprise. Cela marque toujours les esprits et fidélise les « interlocuteurs ». Le type de formulaires, les normes pour les remplir et les éléments de conception doivent être fixés dans la commande pour l'organisation (ou les instructions pour le travail de bureau). Les exigences de base pour les formulaires de lettre commerciale peuvent être trouvées dans GOST 2003 "Exigences pour la paperasserie".

Il est souhaitable de "compresser" les informations de base sur l'entreprise dans le formulaire :

• nom (et nom abrégé);
• adresses réelles et postales ;
• Adresse e-mail;
• numéros de téléphone de contact ;
• Adresse du site Web.

Il ne s'agit pas d'une liste de données obligatoires, mais seulement d'une liste indicative. Vous pouvez ajouter ou supprimer à votre guise.

Les exigences générales pour écrire une lettre ressemblent à de la manière suivante:

• retrait minimum - 10 mm à droite et 20 mm à gauche, en haut et en bas ;
• si la lettre est écrite sur deux feuilles ou plus, chacune d'elles doit être numérotée au milieu à partir du haut;
• chaque demande est numérotée séparément ;
• le numéro sortant de la lettre est indiqué dans le coin supérieur gauche (n'oubliez pas de le corriger dans le journal d'enregistrement des documents);
• dans le coin supérieur droit, le nom de l'organisation, la fonction du destinataire et son nom de famille avec des initiales sont indiqués;
• dans le coin inférieur gauche - votre poste, nom de famille avec initiales et signature;
• assurez-vous d'inscrire la date d'écriture de la lettre en bas.

Cependant, GOST 2003 permet l'utilisation de formulaires non seulement avec une disposition angulaire, mais également avec une disposition longitudinale des détails (lorsqu'ils sont indiqués au centre). La mise en page angulaire semble plus familière et plus facile à lire, il est donc préférable de choisir cette option.

Règles générales d'écriture

La structure textuelle classique d'une lettre commerciale comprend trois éléments :

• partie introductive (une brève indication des raisons pour lesquelles la lettre est écrite, son objectif);
• contenu (description de la situation, proposition de solutions, présentation des conclusions et recommandations) ;
• partie récapitulative (un bref résumé avec une indication claire de ce que vous attendez du destinataire).

Vous devez toujours comprendre le but d'écrire une lettre. Souhaitez-vous offrir une coopération? Soumettre une réclamation ? Inviter à une présentation ou à un autre événement ? Écrivez uniquement à ce sujet et ne vous laissez pas distraire par de longs arguments et des hypothèses qui ne sont pas pertinents pour l'affaire.

Chaque lettre commerciale devrait en avoir un but spécifique. Si vous y abordez plusieurs questions, elles doivent être étroitement liées. Si vous avez besoin de contacter le même organisme sur plusieurs sujets différents, il est préférable d'écrire une lettre distincte pour chacun d'eux.

Langue d'écriture

Le style de correspondance commerciale est une affaire officielle « légère ». Il est possible et nécessaire d'uniformiser les phrases, d'utiliser quelques clichés et clichés, mais il n'est pas recommandé d'amener tout cela à la bureaucratie sèche. Le langage "vivant" est toujours perçu facilement et favorablement. Bien sûr, les affaires langue écrite doit se conformer aux normes d'étiquette (qui seront discutées ci-dessous), mais l'essence de la question doit être énoncée de manière claire et concise.

Quelques conseils pratiques :

• utiliser des mots simples : les termes « intelligents » sont mal perçus et provoquent souvent une irritation chez une personne qui est obligée de les lire et de les déchiffrer ;
• utiliser plus souvent les verbes et moins souvent les adjectifs ;
• ne diffusez pas vos pensées le long de l'arbre - uniquement des détails et uniquement dans le cadre d'un sujet donné, sans beaucoup de détails et des détails insignifiants;
• éviter de longues phrases, si possible, n'utilisez pas les révolutions participiales et participes ;
• écrivez précisément : divers « à ce sujet », « ils/il/elle » sont inacceptables ;
• éviter les incohérences logiques et les transitions abruptes d'un bloc sémantique à un autre ;
• vérifiez tout ce qui est écrit à l'oreille : des erreurs d'élocution se produisent dans presque tous les textes non édités.

L'une des principales règles de rédaction des lettres commerciales stipule que le message doit être écrit et vérifié stylistiquement.

Caractéristiques de l'adressage au destinataire

En règle générale, le destinataire est adressé une seule fois, au début de la lettre. Cela peut se faire de trois manières.

1. Si vous vous adressez à une personne pour la première fois (ou si une relation purement officielle s'est établie entre vous et le destinataire), vous devez utiliser une adresse qui indique une certaine distance. Exemple : "Cher M. Ivanov !".
2. Si vous contactez une personne avec qui vous avez établi une relation de confiance de longue date relation d'affaires, mieux vaut l'appeler par son prénom et son patronyme. Exemple: "chère Ekaterina Leonidovna!".
3. Lorsque vous vous adressez collectivement, utilisez la phrase standard "Chers Messieurs !".

Dans la dernière partie, vous devez utiliser la phrase dite de clôture. Il y a plus d'options ici :

• « Respectueusement », « Sincèrement vôtre » ;
• "DE Meilleurs vœux»;
• « Dans l'espoir de poursuivre la coopération » ;
• « Nous sommes toujours heureux de vous servir » ;
• etc.

En un mot, le choix de la dernière phrase est affaire de goût.

éthique de la rédaction commerciale

Même le dédain voilé dans une lettre commerciale ne passe pas inaperçu. Bien sûr, dans ce cas, vous ne pourrez plus compter sur une attitude positive ou du moins égale envers vous-même. La conclusion est évidente : ne cédez pas aux émotions et restez à l'intérieur même si le destinataire vous exaspère vraiment. Faites toujours attention au ton du message.

Une attention particulière doit être portée à la lettre contenant le refus. Il est extrêmement imprudent de commencer un tel message par un "non" catégorique sous une forme ou une autre - cela créera le sentiment chez la personne qu'il a simplement été envoyé. Essayez d'abord de fournir des explications convaincantes (non artificielles). Après avoir brièvement exposé les raisons du refus, il convient de passer en douceur à son énoncé. Dans ce cas, les expressions suivantes peuvent être utilisées :

• "Malheureusement, nous ne voyons pas l'opportunité d'accéder à votre demande" ;
• « Votre demande ne peut être satisfaite pour les raisons suivantes… » ;
• "Profondément désolé, mais nous devons décliner votre offre."

Idéalement, avant même de justifier le refus - au tout début de la lettre - vous devriez brièvement répéter la demande du destinataire. Il comprendra que vous avez lu attentivement sa demande ou sa proposition, et l'appréciera certainement. Peut-être qu'à l'avenir, vous travaillerez à nouveau ensemble - pourquoi diffuser immédiatement le négatif et effrayer la personne avec une dureté excessive?

N'allez jamais à l'autre extrême. La flatterie et de nombreuses assurances d'une disposition sincère sont des signes évidents de manque de sincérité. Le manque de sincérité provoque toujours le rejet.

Composer des e-mails

Les messages sur papier deviennent déjà obsolètes. Bien sûr, la correspondance "papier" ne disparaîtra jamais complètement, mais dans quelques années les lettres écrites sur des formulaires classiques deviendront une rareté. Les négociations se déroulent de plus en plus par voie électronique. L'entrepreneur moderne envoie désormais beaucoup plus de lettres par e-mail que par courrier ordinaire.

Les lettres commerciales envoyées par e-mail sont rédigées en utilisant le même règles générales. Exigences en matière de langue, de style et de ton, respect de l'étiquette - tout cela éléments requis ne changez pas. Cependant, les messages électroniques ont leurs propres spécificités.

1. Assurez-vous que votre connexion semble solide ou au moins adéquate. [courriel protégé]- Bien, [courriel protégé]- pauvrement.
2. Il est très important de toujours remplir le champ "Objet". Cela dépend de cette ligne si une personne ouvrira le message entrant. Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas, vous devriez essayer de trouver un titre intéressant. Mais n'en faites pas trop - sujets dans l'esprit "Urgent !!! Offre unique, ouverte dès maintenant !” ne provoquent que l'envie de cliquer rapidement sur l'icône du panier en haut. Le titre doit être composé de 3 à 5 mots et refléter le contenu du message.
3. Si vous ne connaissez pas le destinataire, décrivez brièvement qui vous êtes, comment vous l'avez connu. Sans cette introduction obligatoire, le message peut être confondu avec du spam et immédiatement supprimé.
4. Ne désactivez pas la citation dans les paramètres - laissez la correspondance précédente s'afficher ci-dessous, sous la coupe.
5. La lecture sur écran est un plaisir douteux. Une lettre papier peut être ramassée, et pour cette seule raison, elle est prise plus au sérieux à un niveau inconscient qu'une lettre électronique. Considère ceci.
6. Plus le message électronique est court, plus il sera répondu rapidement.
7. Utiliser seulement polices standard.
8. N'abusez pas de la sélection de texte - au maximum les points importants"gras" peut être appliqué, mais utilisez Couleurs différentes inacceptable.
9. Pas de « majuscules ». Jamais. Même dans les sous-titres. Il en va de même pour les signes de ponctuation en double.
10. Séparez le texte en paragraphes avec un espacement entre eux (laissez simplement une ligne vide).
11. Vous pouvez joindre des images ou des fichiers texte à un e-mail. Matériaux additionnels et explications, commentaires, détails descriptions détaillées- tout cela doit être dans les fichiers joints, mais pas dans le corps de la lettre.
12. Dans la correspondance commerciale avec des personnes avec lesquelles vous avez établi une relation de confiance (on parle de partenaires de confiance, de contreparties fiables), vous pouvez occasionnellement utiliser des émoticônes. Cela «ravivera» la communication - les smileys à l'écran (même dans un message commercial) sont perçus de manière assez positive. Bien sûr, ils ne peuvent pas être utilisés dans des lettres "papier".
13. Assurez-vous de signer. Dans les e-mails, il se compose généralement de 3 à 6 lignes et comprend le prénom et le nom de l'expéditeur, le poste, le nom de l'entreprise, l'adresse du site Web et le numéro de téléphone du contact.

Exemple de signature :

Sincèrement,

Ivan Ivanov

[courriel protégé]

http://site.com.

Voici un exemple de lettre commerciale pour vous.

Résumé

Bien que ce soit assez simple, les exemples de lettres commerciales bien rédigées ne sont pas si nombreux. Les entrepreneurs sont régulièrement confus dans la conception, utilisent des adresses pas tout à fait correctes et oublient les nuances importantes.

Nous listons les principales caractéristiques inhérentes aux bons messages commerciaux :

• objectivité;
• brièveté (il est souhaitable que la lettre ne prenne pas plus d'une page);
• ton de présentation neutre;
• manque de raisonnement, récit, détails excessifs ;
• manque d'évaluations émotionnelles;
• une relation logique claire entre les parties du texte et les phrases individuelles.

Il s'agit d'une sorte de liste de contrôle que vous pouvez vérifier dans un premier temps. Après des centaines de messages commerciaux écrits et envoyés, le besoin en disparaîtra. N'ignorez pas les règles ci-dessus et rappelez-vous: la compétence «pompée» de la correspondance commerciale augmente considérablement votre réputation et, par conséquent, l'image de l'entreprise.

Une lettre commerciale est votre représentant officiel. En plus du contenu, il est très important de bien formater une lettre commerciale, comme vous le savez, "rendez-vous par les vêtements". Considérez la procédure pour écrire une lettre commerciale.

Formulaire

Une lettre commerciale doit être sur le papier à en-tête officiel de l'organisation. Les en-têtes du formulaire doivent contenir les informations suivantes :

• Nom de l'organisation ;
• adresse physique de l'organisation;
• téléphone et télécopieur;
• site Web et e-mail.

De plus, les détails de l'organisation et son logo peuvent être reflétés sur le formulaire.

La présence de toutes ces informations permet au destinataire de connaître rapidement l'expéditeur et d'envoyer une lettre de réponse à la bonne adresse.

des champs

Une lettre commerciale doit avoir des marges: à gauche - environ trois centimètres, à droite - environ un et demi. Nous vous conseillons d'utiliser les formulaires standards de Microsoft Word. Les champs sont nécessaires pour d'éventuelles notes que le destinataire prendra, ainsi que pour le classement d'une lettre dans un dossier d'archives.

Numéro d'enregistrement

Le numéro d'enregistrement de la lettre, qui comprend la date à laquelle la lettre a été signée par le gestionnaire, est nécessaire pour votre commodité. Par exemple, vous avez décidé d'envoyer une lettre à une autre organisation et vous ne lui avez pas attribué de date ni de numéro. Et si cette entreprise reçoit plusieurs milliers de courriers par jour, comment suivrez-vous le sort de votre message ? Recherche généralement par date et numéro. Cela est particulièrement vrai pour les institutions gouvernementales. Une lettre de réponse, en plus de son propre numéro sortant, doit également contenir des informations sur le numéro de la lettre entrante à laquelle elle est une réponse. Le numéro d'enregistrement est placé dans le coin supérieur gauche de la lettre. Naturellement, dans toute organisation, les lettres entrantes et sortantes doivent être enregistrées avec précision.

Exemple:

Réf. N° 546 du 28/07/2008 à l'entrée. N°321 du 25/07/2008

En-tête de lettre

L'en-tête de la lettre, contenant un appel au destinataire, est placé juste en dessous du numéro d'enregistrement et est généralement rédigé comme suit : la fonction et le nom complet du destinataire sont inscrits dans le coin supérieur droit de la lettre. L'appel direct est rédigé au centre de la lettre et se termine par un point d'exclamation. L'en-tête peut être en gras.

Exemple:

au PDG
Aube LLC
Miloslavsky P.N.

Cher Pavel Nikolaïevitch !

Police de caractère

La police de la lettre affecte fondamentalement sa perception par le destinataire. La police ne doit être ni trop petite ni trop grande. En même temps, il devrait être le même tout au long de la lettre. La pratique courante consiste à utiliser Times New Roman 12 points avec un interligne simple. Mais si vous savez que le destinataire a une mauvaise vue, faites attention - augmentez la police de la lettre.

Le choix de la police pour la correspondance professionnelle personnelle (invitations, félicitations, condoléances, etc.) peut être abordé de manière plus créative.

Numérotation des feuilles

La numérotation des feuilles est particulièrement importante pour les lettres de plus de 2 pages, et surtout pour celles contenant des pièces jointes. Lors de la numérotation des feuilles dans l'éditeur de texte Microsoft Word, nous vous recommandons d'utiliser les "En-têtes et pieds de page" - "Insérer une insertion automatique" - "Pg. Non de tout." Cela permettra au destinataire d'estimer correctement le volume total de la lettre et de ne pas confondre la séquence de ses pages.

La numérotation se trouve dans le coin inférieur droit de la feuille.

Informations sur l'artiste

Les informations sur l'entrepreneur doivent être contenues dans toutes les lettres commerciales signées par les cadres supérieurs de l'entreprise et les chefs de département. Cela permettra au destinataire de trouver rapidement un spécialiste spécifique chargé de résoudre le problème dans l'entreprise d'envoi.

Les informations sur l'entrepreneur doivent contenir son nom complet (de préférence en entier, sinon il sera difficile pour votre contrepartie de commencer conversation téléphonique, qui peut être nécessaire pour clarifier des informations supplémentaires) et un numéro de téléphone de contact - professionnel ou mobile. Il est également souhaitable de fournir une adresse e-mail.

Les informations sur l'interprète sont écrites à la toute fin de la lettre après la signature. La taille de sa police doit être inférieure d'une ou deux unités à la police du corps du texte de la lettre.

Applications

Si la lettre contient des pièces jointes, elles sont rédigées sur des feuilles séparées. Dans ce cas, la numérotation des feuilles peut être commune pour l'ensemble du document ou distincte pour la lettre principale et chaque demande. Les informations sur les pièces jointes doivent être contenues dans le corps de la lettre principale avant la signature.

Exemple:

A cette lettre sont joints 2 documents sur 3 feuilles :
1. attestation de réception des travaux exécutés en deux exemplaires ;
2. factures.

Cordialement, Vasilyeva N.K., comptable en chef de l'usine de meubles "Bolshevichka"