L'un des devoirs sacrés d'un secrétaire est de préparer les réunions, les réunions et les réunions qui sont initiées par les dirigeants différents niveaux. Dans la plupart des cas, le secrétaire tient également un procès-verbal de ces événements. Dans cet article, nous vous expliquerons comment rendre ces processus plus efficaces.

Pour commencer à parler de protocole, il faut d'abord s'attarder sur la préparation des rencontres. Avant un tel événement, il est important de réfléchir à l'ordre du jour, de déterminer la composition des participants, de lire les rapports de tous les intervenants et d'autres documents. Tout cela nécessitera des efforts supplémentaires, mais du coup, tenir le protocole sera beaucoup plus facile.

COMMENT GAGNER DU TEMPS ?

Selon diverses études, de 10 à 50 % du temps de travail du responsable de l'organisation et des autres employés peuvent être consacrés aux réunions. Pour gagner du temps, les initiateurs, les hôtes et les participants de la réunion doivent garder à l'esprit les règles suivantes :

Ne discutez lors de la réunion que des problèmes qui ne peuvent pas être résolus dans l'ordre de travail.

Limitez le nombre de participants à la réunion. Elle est directement proportionnelle à la durée de l'événement. Si une réunion avec 5 personnes dure 1 heure, alors avec 10 participants ou plus, elle durera probablement 2 heures ou plus.

Préparez à l'avance les documents d'information pour la réunion. Les calculs, les rapports d'analyse, les tableaux, les graphiques, les résumés, les documents photo et vidéo, les présentations, les échantillons de produits, les avis d'experts doivent être fournis par des spécialistes spécialisés. Mais le secrétaire de la réunion est tenu de vérifier l'état de préparation du matériel. Par conséquent, un jour ou deux avant l'événement, vous devez :

a) avec l'aide des personnes responsables qui feront des présentations, établir une liste de tous les documents d'information ;

b) recevoir des personnes responsables des documents sous forme électronique (par exemple, des présentations, des notes explicatives, etc.);

c) recevoir les résumés imprimés et les textes des rapports des personnes responsables.

Pour chaque problème, nommez un employé responsable, même lorsqu'un groupe de personnes doit exécuter la commande.

Ne perdez pas de temps à dénoncer les coupables. N'oubliez pas que la tâche principale de chaque réunion est de discuter de l'ordre du jour et de prendre des décisions à son sujet.

ORDRE DU JOUR

Il s'agit d'une liste de questions qui doivent être discutées lors de la réunion. Ils sont déterminés par le président de l'assemblée. Cependant, le secrétaire peut également être impliqué dans ce processus.

Utilisez les directives suivantes lors de l'établissement de l'ordre du jour :

• Divisez les sujets de réunion trop vastes en plusieurs sous-sujets. Les personnes responsables peuvent tenir des réunions préparatoires pour chaque sous-thème, si nécessaire.

Par exemple, une réunion prévue en fin de mois sur le thème « Sur la mise en œuvre des indicateurs prévus par les principaux ateliers de production » devrait être précédée d'une série de petites réunions dans les ateliers : « Sur la mise en œuvre du plan par les fonderie », « De l'exécution du plan par l'atelier d'ébauche », « De l'exécution du plan par l'atelier d'usinage », « De l'exécution du plan par l'atelier de montage ». Ou une réunion sur le thème «Sur la mise en œuvre d'un système ERP dans une entreprise» devrait être précédée de plusieurs réunions: «Sur les problèmes de mise en œuvre d'un système ERP en production», «Sur la communication entre le système ERP et 1C en comptabilité », « Sur le support technique du système ERP et le transfert de données », etc.

• Mettre à l'ordre du jour des questions d'égale importance, unies par un thème commun. Par exemple, la fourniture de transport, l'ordre de livraison à l'entrepôt, l'expédition et l'exportation de produits finis depuis le territoire de l'entreprise.

Un plus large éventail de questions interdépendantes pourraient également être inscrites à l'ordre du jour. Par exemple, ils peuvent inclure :

Acquisition d'une nouvelle ligne de production ;

Préparation technologique de la production ;

Apporter des modifications à la conception et à la documentation technologique dans le cadre de l'acquisition de nouveaux équipements ;

Modernisation des bâtiments de production et développement des reliures machines ;

Support logistique de la production.

Dans le même temps, la reconstruction de l'entrée de l'usine ou l'organisation du paiement électronique des laissez-passer à la cantine de l'usine ne méritent clairement pas d'être discutées lors de cette réunion.

Il est clair que le secrétaire ne peut pas toujours influencer le contenu de l'ordre du jour. La réunion est convoquée par le chef, qui décrit également l'éventail des questions. Et si le responsable inscrit à l'ordre du jour d'une réunion l'achat d'une nouvelle ligne de production pour la production de pièces moulées et l'organisation d'un subbotnik de printemps pour nettoyer le territoire, il ne sera peut-être pas possible de le convaincre. Mais pour notre part, nous pouvons proposer d'amener la discussion sur l'organisation du subbotnik à une autre réunion, par exemple en la combinant avec la question de peindre la façade du bâtiment ou d'organiser des célébrations à l'occasion de l'anniversaire de l'organisation.

• Faites l'ordre du jour uniquement des questions qui relèvent de la compétence et du domaine de responsabilité des participants à la réunion. Par exemple, il serait inutile de discuter des problèmes d'approvisionnement en l'absence du responsable de l'approvisionnement.
• Limiter le nombre de sujets et de points à l'ordre du jour. Ils doivent être aussi nombreux qu'ils peuvent être efficacement discutés et résolus dans le délai imparti. Par exemple, pour 1 heure de réunion, vous pouvez discuter de 1 à 5 sujets, selon l'ampleur des sujets abordés et la qualité de la préparation de la réunion.
• Inclure dans l'ordre du jour un rapport sur les tâches et affectations données lors de la dernière réunion, si les réunions sont unies par un thème commun et la composition des participants. Préparez-vous au fait que, même si un tel point n'est pas à l'ordre du jour, le président peut, avec son autorité, l'introduire. Par conséquent, il est préférable d'imprimer la liste des instructions à l'avance - le président, le responsable et le secrétaire doivent l'avoir.

PARTICIPANTS À LA RÉUNION

Exigences générales pour les participants de l'événement :

Compétence et intérêt pour les questions à l'ordre du jour;

Un poste suffisamment élevé pour prendre des décisions et donner des instructions aux subordonnés suite aux résultats de la réunion.

La liste des participants pendant l'événement peut changer. S'il y a des sujets à l'ordre du jour qui affectent tous les participants à la réunion, et des questions qui ne s'appliquent qu'à certains d'entre eux, alors les questions générales doivent être discutées en premier. À la fin de cette partie de la réunion, les employés qui ne sont pas impliqués dans d'autres discussions peuvent être libérés.

Comment avertir tout le monde

Informer tous les participants à la réunion sur la date, l'heure, le lieu de sa tenue, le sujet de l'événement.

Vous pouvez signaler une réunion en utilisant appel téléphonique, sms, e-mail (avec notification de livraison et de lecture), contournement personnel.

Si l'un des participants n'est pas sur le lieu de travail pendant des raisons différentes (congé annuel, incapacité temporaire, déplacement professionnel, etc.), il est nécessaire de connaître le motif de l'absence et de rappeler au salarié qui remplace l'absent selon le régime de remplacement qu'il doit être présent à la réunion.

Il sera également utile d'ajouter une info-bulle au calendrier de votre ordinateur, du type "rappeler au député qu'il doit être présent à la réunion de planification".

Les informations sur qui et quand a été averti de la réunion peuvent être saisies dans un tableau (exemple 1).

EXEMPLE 1

Notifier les participants à la réunion

La réunion aura lieu le 24/06/2017 à 11h00 dans le bureau du Directeur des Achats.

Sujet : Conclusion des contrats avec les fournisseurs pour le second semestre 2017.

Disposition des sièges pour les participants à la réunion

Assurez-vous de préparer un plan de salle pour la réunion s'il y aura :

Hauts fonctionnaires (villes, régions, territoires, républiques, fédérations) ;

Propriétaires sociétés transnationales et avoirs, etc. ;

Représentants des organisations partenaires.

Le secrétaire, si possible, se voit attribuer un siège à une table séparée à côté de la table du président (exemple 2).

Exemple 2

Plan de salle

Cartes de visite

Sur les tables en face des places correspondantes, il faut placer des cartes nominatives avec le poste et (ou) le nom complet. chaque participant. L'option la plus simple est une feuille de papier pliée en "maison" (Fig. 1)

Riz. une. Carte nominative des participants à la réunion

Insignes

Dans les cas particulièrement critiques, il est nécessaire de préparer des insignes (cuirasses), qui doivent indiquer :

NOM ET PRÉNOM. participants ;

leurs postes ;

Le nom de l'organisation que chaque participant représente;

La localité où se trouve l'organisation spécifiée.

Le badge peut également inclure :

Le logo de l'organisation que le participant représente ;

Logo (emblème) de l'événement (rencontres, conférences, etc.).

Vous pouvez utiliser des badges avec une ficelle ou une pince à linge. Ils sont vendus dans les papeteries et les magasins de fournitures de bureau.

Vous pouvez développer vous-même des encarts avec du texte, puis les imprimer sur une imprimante, les couper avec des ciseaux et les mettre dans des badges (Fig. 2).

Riz. 2. Insert de badge conçu par vous-même

Si suffisamment de fonds sont alloués pour la préparation, des cartes d'insertion peuvent être commandées auprès d'une organisation qui fournit des services d'impression. Et pour les réunions internes ordinaires, les badges ne sont pas du tout nécessaires.

DURÉE DE LA RÉUNION

Sur le différentes sortes les réunions sont attribuées montant différent temps. Par exemple, une réunion du matin peut durer environ une demi-heure, tandis qu'une réunion interrégionale sur une question spécifique peut prendre toute la journée.

La durée de la réunion doit être planifiée à l'avance. Tous les participants doivent connaître les heures de début et de fin de l'événement. Cela vous aidera à travailler rapidement et efficacement pour ne pas vous coucher tard.

pauses

Si la durée de la réunion dépasse une heure astronomique (60 minutes), alors il est nécessaire de faire des pauses toutes les heures académiques (45 minutes).

Lors d'événements particulièrement longs, des pauses peuvent être prévues, pendant lesquelles les participants se voient offrir des collations (sandwichs, fruits, sucreries) et des boissons (thé, café, jus, eau minérale etc.).

Lorsque le niveau de la réunion est bas et qu'il y a une glacière, une machine à café et de la vaisselle jetable pour les visiteurs du bureau à proximité de la salle de réunion, les participants à la réunion pourront alors se verser du café, du thé ou de l'eau.

Des bouteilles d'eau et des verres peuvent être placés à l'avance sur les tables auxquelles sont assis les participants à la réunion - ils pourront alors se désaltérer non seulement pendant la pause, mais à tout moment. Il vaut mieux ne pas mettre de nourriture sur les tables. Ce sera gênant si l'un des participants laisse tomber un sandwich sur des papiers d'affaires ou renverse du café.

Il est préférable de mettre la table avec des collations et des boissons dans une pièce séparée. Cela est généralement fait par le secrétaire, mais seulement s'il ne tient pas de procès-verbal. Lorsque le secrétaire ne peut pas quitter la salle pendant une réunion, un autre membre du personnel désigné pour prendre la pause doit organiser la pause. Ou, alternativement, le secrétaire prépare tout pour les pauses café avant la réunion. Lors de réunions prolongées, les assistants sont généralement indispensables.

Plage de temps

La durée de l'événement doit être réglementée. Le président de l'assemblée veille au respect de cette règle.

Lors de la planification de la réunion, assurez-vous de prendre en compte le temps nécessaire à chaque orateur pour parler et discuter de chaque question.

Vérifiez auprès du président l'horaire de chaque intervention.

Prévoyez des pauses si nécessaire.

Additionnez toutes les périodes de temps sur la calculatrice et ajoutez au montant reçu

La durée de la réunion doit être communiquée au président. S'il est d'accord avec ce chiffre, le règlement doit être porté à la connaissance de tous les participants, sinon, ils devront faire des ajustements et en faire rapport au président.

Après accord, l'ordre du jour avec des contraintes de temps est envoyé à tous les participants à la réunion (Exemple 3).

EXEMPLE 3

Agenda avec contraintes de temps

PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION : 5 ÉTAPES DE BASE

Protocole documenter aussi bien les activités des instances collégiales permanentes (commissions, comités, conseils, etc.) que des instances collégiales temporaires - réunions diverses, réunions, séminaires et conférences.

Il existe les types de protocoles suivants :

. Bref protocole- un document dans lequel le nom complet est fixé. et positions des participants à la réunion, son sujet, les principaux enjeux, sommaire rapports, décisions prises, une liste de tâches pour chaque personne responsable. En règle générale, un tel protocole est conservé lors des réunions opérationnelles.

. Protocole complet, en plus de tout ce qui précède, comprend des enregistrements détaillés de tous les discours, opinions, amendements et autres nuances de la discussion. Ce document permet de restituer une image détaillée de la réunion.

La forme de tenue des procès-verbaux est choisie par le président de séance ou le chef d'entreprise.

Les textes des discours et autres documents préparés pour la réunion sont rédigés sous forme de candidatures. Ils doivent être référencés dans le texte du protocole.

Le secrétaire est responsable de l'exactitude et de l'intégralité de l'enregistrement du déroulement de la réunion. Cette responsabilité ne peut être sous-estimée, puisque le protocole est le seul document qui reflète tous les discours, discussions, commentaires et décisions qui doivent être mis en œuvre. Pendant la réunion, ses participants peuvent ne pas entendre quelque chose, ils peuvent ne pas avoir le temps de l'écrire. Ce sera facile à restaurer en se référant au protocole.

Étape 1 : préparer le lieu de travail

Pour faciliter la rédaction des procès-verbaux, avant le début de la réunion :

. Choisissez votre place dans le hall où se déroulera l'événement. Il doit être visible de tous les participants de face, les discours du président, des orateurs et des « remarques du public » sont clairement audibles (voir le plan de salle dans l'exemple 2).

. Mettez sur votre table une liste des participants à la réunion avec les noms complets. et positions, ainsi qu'un plan de salle. Avant le début de la réunion, il serait utile d'étudier attentivement qui est assis où, puis de regarder dans le diagramme si nécessaire.

. stocker papeterie . Emportez 2-3 stylos, 2 crayons, 2 gommes avec vous.

. Vérifiez si le matériel de bureau et les autres appareils fonctionnent: horloge, enregistreur vocal, caméra vidéo (si disponible). N'oubliez pas le cordon d'alimentation et les piles ou accumulateurs de rechange.

Avant la réunion, révisez les points principaux de tous les rapports.

Étape 2 : fixer le déroulement de la réunion

Outre les documents préparés pour la réunion (textes des rapports, discours, références, projets de décisions, ordre du jour, listes des participants, etc.), le protocole est établi sur la base d'enregistrements sonores, d'enregistrements vidéo, de transcriptions ou de projets de notes manuscrites qui sont conservés pendant la réunion.

Comment conserver les brouillons de notes ?

1. Préparer des feuilles pour le projet de protocole- leur nombre dépend de la portée de l'ordre du jour. Sur la première feuille, écrivez la date de la réunion, son sujet, le numéro du protocole, la liste des participants, l'ordre du jour (Exemple 4).

EXEMPLE 4

Projet de procès-verbal de la réunion. Feuille numéro 1

Questions soumises à discussion, écrivez sur des des draps propres, laissant suffisamment d'espace pour les entrées :

Feuille numéro 2: "Sur l'état d'avancement des travaux sur la conclusion des contrats de fourniture de métaux non ferreux et ferreux." le rapport de Prokhorov P.D. ;

Feuille numéro 3

Feuille numéro 4: "Sur la fourniture de transport de fournitures." Rapport de Medvedev V.Yu. ;

Feuille numéro 5: ... (à compléter lors de la réunion) ;

Feuille numéro 6: "Sur l'état des règlements en vertu des contrats conclus et exécutés pour l'achat de matières premières et de matériaux." Rapport de Fomina K.D. ;

Feuille numéro 7: ... (à compléter lors de la réunion) ;

Feuille numéro 8: "Sur la conclusion d'accords avec Amethyst LLC sur la fourniture d'acier et d'alliages à OAO ESPZ". Propositions de Telegin I.I. ;

Feuille numéro 9: … (à compléter lors de la réunion).

2. Vérifiez si tous les participants à la réunion sont présents. Barrez ceux qui sont absents dans le projet de protocole avec un crayon - ils peuvent être en retard. Découvrez les raisons de l'absence et du retard après la réunion.

L'heure d'arrivée des retardataires, à fixer directement dans le texte du protocole entre parenthèses :

Dans ce cas, on saura exactement laquelle des personnes présentes et ce qui a exactement manqué lors de la réunion.

3. Remplissez la rubrique "ENTENDU". Sur la première feuille du brouillon et sur les feuilles avec les titres correspondants des rapports, notez systématiquement le nom complet. et les positions des orateurs, les sujets des discours et leur résumé. Vous devez corriger uniquement les informations de base : dates, chiffres, faits. Par la suite, vérifiez les notes avec les textes de discours fournis (résumés). Si vous constatez des divergences, signalez-les au président de la réunion.

4. Entrez l'élément "PARLER"(si nécessaire). Ce paragraphe est rempli lorsque le cours du discours des orateurs est interrompu par des commentaires, des questions et des objections d'autres participants. en protocole complet chacune de ces remarques doit être enregistrée immédiatement, surtout si elle est accompagnée de la phrase : "Veuillez l'inscrire au procès-verbal". Par exemple:

Le fait est que toute déclaration peut changer le cours de la réunion, et par la suite, il peut être nécessaire de souligner le moment où et en relation avec ce qui s'est passé.

Dans un court protocole

À la suite de la réunion, de la réunion ou de la réunion, un protocole est presque toujours établi selon le modèle approprié. Caractéristiques de remplissage et exemple fini le document se trouve ci-dessous.

Au cours de la réunion, un protocole est toujours établi et la direction décide elle-même du modèle à utiliser. Ce document remplit plusieurs fonctions à la fois :

1. Enregistre des informations sur toutes les personnes présentes et les orateurs.
2. Contient toutes les décisions clés prises lors de cette réunion.
3. Il reflète l'état réel du processus de négociation, fixe les principaux accords à ce stade.

Ainsi, la tâche principale du document est d'enregistrer le fait de la réunion et toutes les décisions qui ont été prises en conséquence.

REMARQUE. Toutes les réunions ne sont pas enregistrées, de sorte que la direction de l'entreprise a le droit de décider de manière indépendante dans quel cas établir un document de reporting, dans lequel ce n'est pas le cas. En règle générale, les procès-verbaux sont utilisés lors de ces réunions qui traitent de questions qui affectent directement le développement futur de l'organisation.

La législation n'a pas développé d'exigences pour le contenu du document, et plus encore il n'y a pas de formulaire unique. Par conséquent, chaque entreprise peut utiliser son propre formulaire. Il peut également être appliqué différentes variantes des formulaires pour des cas particuliers (par exemple, une réunion de service, une réunion extraordinaire ou une réunion conjointe avec des représentants de la contrepartie).

Le document contient généralement les informations suivantes :

1. Le nom complet de l'entreprise, le numéro du protocole et la date de sa compilation. La numérotation peut être effectuée jusqu'au - avec le début du compte à rebours de chaque année civile.
2. Composition des personnes présentes :

• président de la commission;
• secrétaire de direction fixant les inscriptions au procès-verbal ;
• le reste des personnes présentes - généralement la liste est placée à la fin du document.

1. Ordre du jour - c'est-à-dire liste des questions à discuter. Compilé à l'avance et communiqué à toutes les personnes présentes (généralement des annonces spéciales sont faites quelques jours à l'avance pour les réunions).
2. Liste des orateurs (nom, poste, sujet du discours, questions soulevées).
3. Décisions prises à la suite de la réunion.
4. Signatures du président et du secrétaire, transcriptions des signatures (nom et initiales).
5. Si des documents supplémentaires sont joints au protocole, ainsi que du matériel d'enregistrements audio, de tournage photo et vidéo, ce fait doit être reflété dans le document. À la fin, le mot « Annexes » est écrit et les noms des documents et autres supports, leur nombre et leur type (original ou copie), ainsi que le nombre de pages sont indiqués.

Formulaire et échantillon 2019

Dans le cas le plus simple, le formulaire ressemble à ceci.

Et à titre d'exemple, vous pouvez choisir ce formulaire :

REMARQUE. Dans la section « RÉSOLU » décrivant la décision, les résultats de la procédure de vote sont souvent indiqués, s'il a eu lieu lors de l'assemblée. Les résultats sont constatés par simple sommation des votes « POUR », « CONTRE » et des abstentions.

Variétés courtes et complètes

Différentes réunions peuvent avoir lieu au sein d'une même organisation. L'importance d'une réunion dépend des questions qu'elle aborde. Et ils déterminent également le choix de l'un ou l'autre échantillon, selon lequel le protocole sera établi. En général, il existe 2 types de documents :

Extrait du protocole

S'il est nécessaire d'obtenir des informations du protocole, un extrait est établi. Ce document est une copie exacte d'une partie du protocole. L'extrait doit mentionner la date d'établissement du document principal, son numéro et le nom de la société. L'exactitude de la copie est certifiée par la signature personnelle du secrétaire et/ou du président de séance.

Caractéristiques de la conduite

Dans le cas des réunions de rapport à la fin de l'année, les formes étendues du document sont généralement choisies. Si nous parlons d'une réunion d'une unité structurelle distincte, les gestionnaires choisissent généralement le modèle le plus simple.

Les caractéristiques d'enregistrement des faits et de stockage du protocole sont les suivantes :

1. Un exemple de procès-verbal de la réunion est approuvé par la direction de l'entreprise ou une unité structurelle spécifique de l'organisation.
2. Réalisé directement au moment de la rencontre. Un employé spécial est nommé responsable de l'exécution du document. Dans la plupart des cas, il s'agit du secrétaire qui agit également comme secrétaire d'assemblée.
3. Afin d'éviter les inexactitudes, une interprétation incorrecte des phrases des orateurs, un enregistrement supplémentaire de tous les événements survenus pendant la réunion est souvent effectué. Les moyens d'enregistrement audio et vidéo sont utilisés. Par la suite, si nécessaire, des transcriptions des discours sont données en annexe au protocole - citations précises ce que le personnel et les autres invités ont dit.
4. Le nombre d'exemplaires originaux est compilé en fonction de la situation. En règle générale, un original suffit. Cependant, dans le cas d'une réunion avec la participation d'un partenaire (représentants d'une autre société), il devient nécessaire d'établir 2 originaux. Habituellement, ces réunions ont lieu à différentes étapes des négociations commerciales.
5. Quant aux copies du document, vous pouvez en faire n'importe quel nombre. Un tel besoin se pose lors de la tenue de réunions dont les décisions sont contraignantes pour tous les départements de l'organisation. Ensuite, des copies sont envoyées à toutes les divisions structurelles. En règle générale, ils sont certifiés par le sceau original et la signature manuscrite du responsable.

Pour éviter d'éventuelles imprécisions, des outils d'enregistrement audio et vidéo sont utilisés pour restituer fidèlement par la suite le discours de chaque collaborateur ou invité en sténographie.

Un protocole est une sorte de rapport contenant des enregistrements du processus de discussion des questions et des décisions à leur sujet adoptées lors des réunions, entretiens d'affaires et réunions. Ce document a place importante dans le système de gestion documentaire de type organisationnel et administratif.

Qu'est-ce qu'un protocole

Un protocole est un document de rapport qui enregistre clairement le cours de la discussion des problèmes et des décisions prises lors d'événements officiels. Suite interprétation complète les mots fournissent des dictionnaires qui définissent ce concept comme un document avec un enregistrement de tout ce qui se passe lors d'un événement particulier.

informations générales

Un protocole est un document contenant certaines informations. Il comprend des informations sur le déroulement de la discussion sur des questions spécifiques. De plus, le procès-verbal de la réunion comporte des résolutions, ce qui permet de l'attribuer à des documents administratifs.

Au cours de la réunion, seule une version préliminaire du protocole peut être faite. Dans les 5 jours, le protocole doit être complété dans son intégralité.

Décor

Un protocole est un document établi sur la base de brouillons. Si une transcription a été conservée pendant la réunion, elle peut être transcrite, rédigée de la bonne manière et ajoutée au protocole final.

Le secrétaire est entièrement responsable du processus de préparation et de maintien de l'ensemble du protocole, ainsi que de l'exactitude des données qui y sont entrées. Certains types de protocoles doivent en outre être approuvés par le chef d'entreprise.

Formulaires de tenue de dossiers

Il existe 3 formes de journalisation :

Textuellement;

Bref.

Le court procès-verbal consigne les questions qui ont été discutées. Les noms des participants et les décisions qui ont été prises sont également saisis. Il est recommandé que les procès-verbaux de ce type d'événement soient conservés lors de la transcription de la réunion et que les textes des discours et des rapports soient fournis au secrétaire responsable.

Le protocole complet capture non seulement les points ci-dessus, mais contient également des enregistrements plus détaillés. Le protocole complet doit permettre de refléter une image détaillée de l'événement dans son intégralité.

Le procès-verbal est établi par le secrétaire responsable sur la base du procès-verbal de la réunion tenue.

L'équipe de direction de la société décide quelle forme de procès-verbal sera privilégiée pour chaque réunion. Tous les types de tels documents doivent être émis sur le papier à en-tête de l'entreprise (société) indiquant le nom du type de document - Protocole. Ou sur un formulaire de protocole prêt à l'emploi spécialement conçu. Détails requis tout document de ce type est le numéro d'enregistrement, la date, le titre, le texte et les signatures des personnes responsables.

Qui tient le registre

Un protocole est un document qui est conservé lors d'un événement. Il doit être compilé par une secrétaire professionnellement formée. La qualité des performances d'enregistrement dépendra de son niveau de qualification et de ses compétences professionnelles. Par conséquent, le choix de la personne qui rédige le procès-verbal de la réunion est une tâche responsable dans la préparation de l'événement.

Comment tenir un protocole : un exemple de protocole

Un exemple du protocole peut être vu sur la photo ci-dessous. Il existe un exemple de protocole. Si la réunion se déroule sur plusieurs jours, la date du début de la réunion et, après le trait d'union, la date de sa fin doivent être indiquées. Par exemple, 03/12/2016-03/14/16.

Dans la colonne "Lieu de la réunion" indiquez la ville ou localité où l'événement a eu lieu.

Le titre du protocole est écrit au génitif et contient une ventilation du type d'événement (session, réunion, réunion) et le nom de l'instance collégiale. Le nom du type de réunion doit être cohérent avec le nom de l'instance collégiale. Par exemple, "Réunion du comité".

Le contenu textuel du protocole lui-même est divisé en deux parties :

1. Partie introductive, qui indique le nom et les initiales du président, du secrétaire exécutif, de toutes les personnes présentes et le sujet de l'ordre du jour.

2. La partie principale, qui décrit le déroulement de la réunion elle-même.

Le protocole commence directement par le mot "président", après le trait d'union, le nom et les initiales du président sont indiqués. Le mot "secrétaire" est formé de la même manière. Lors de la tenue de réunions urgentes et rapides, cette partie du protocole n'est pas faite.

Ensuite, une liste de toutes les personnes présentes est établie. Après cette liste, les noms des invités sont enregistrés, où les postes qu'ils occupent sont indiqués. Lors de longues conférences et réunions avec un grand nombre de personnes présentes, leur composition doit être indiquée exclusivement quantitativement, et une liste avec les noms indiqués est jointe au protocole, qui est enregistré dans le protocole lui-même. Par exemple : « Il y avait 42 personnes (la liste est jointe) ».

Lors d'événements où la prise de décision nécessite une certaine quantité de personnes, dans la rubrique "Fréquentation", le nombre de personnes qui auraient dû être, et le nombre de participants qui sont venus, est indiqué.

Vient ensuite l'ordre du jour. Cette partie du protocole énumère les questions discutées. Chacun a son propre numéro et commence par la préposition "O" ("About").

La partie fondamentale du texte du protocole est rédigée en sections correspondant aux points à l'ordre du jour.

Chaque élément peut être divisé en parties telles que :

• A écouté.
• A fait un discours.
• Décidé (décidé).

Chacun de ces mots est écrit sur une nouvelle ligne.

Les données du locuteur (nom complet) et de tous les locuteurs sont écrites sur une nouvelle ligne.

La dernière partie de la section sur chaque point de l'ordre du jour est un compte rendu de la décision (décret) approuvée sur la question soulevée. Les décisions qui comportent plusieurs sections sont divisées en paragraphes et alinéas, numérotés en chiffres arabes. Le dispositif des décisions doit être spécifique et contenir des éléments : qui doit faire quoi et à quelle date.

Lors du choix fonctionnaires le protocole enregistre séparément les résultats du vote pour chacun des candidats.

Documentation de gestion

Contrôler

Variante 4

1. Protocole, types de protocoles, caractéristiques de conception 4

2. Traitement du courrier sortant 9

3. Émettre un acte de radiation de biens 11

4. Compiler un mémorandum 12

Références 14

1. Protocole, types de protocoles, caractéristiques de conception

Procès-verbal - un document qui fixe le cours de la discussion et de la prise de décision lors des réunions, des réunions et des réunions des organes collégiaux.

Une caractéristique du protocole est qu'il est utilisé pour documenter les activités des organes collégiaux : temporaires (réunions, conférences, réunions, commissions) et permanents (conseils de ministères et comités, conseils académiques d'institutions scientifiques, présidiums).

La préparation et l'exécution des procès-verbaux sont confiées aux secrétaires des organes collégiaux concernés (titulaires ou élus dans le cadre de leurs travaux). Le secrétaire, conjointement avec le président de l'organe collégial, est responsable de l'exactitude des informations contenues dans le procès-verbal. Le procès-verbal est établi sur la base d'actes manuscrits comprenant des verbatim ou des enregistrements audio de la réunion, ainsi que des documents préparés pour la réunion : ordre du jour, textes ou extraits de rapports et d'interventions, projets de décisions.

Les principaux types de protocole :

Bref protocole - fixe les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et les décisions prises. Il est recommandé de la mener dans les cas où la réunion est de nature opérationnelle.

Le protocole complet enregistre non seulement les questions débattues, les décisions prises et les noms des orateurs, mais aussi le contenu des rapports et des discours des participants à la réunion de manière suffisamment détaillée.

Le procès-verbal est établi sur la base du procès-verbal de la réunion (transcription) et traduit textuellement le processus de discussion de chaque question et de prise de décision à son sujet.

Le procès-verbal est rédigé sur papier à en-tête de l'organisation et contient les informations suivantes : le nom de l'organisation, le nom du type de document, la date de la réunion, le numéro du procès-verbal, le lieu où le procès-verbal a été rédigé (le lieu où s'est tenue la réunion), le titre du texte, le texte, les signatures, les visas de familiarisation. L'en-tête du texte du protocole est le nom de l'événement enregistré (réunion, séance, réunion) et le nom de l'instance collégiale dont les travaux sont enregistrés.

Le texte du protocole se compose de deux parties : une introduction et une partie principale. La partie introductive du texte du protocole doit indiquer : qui a dirigé l'événement enregistré ; qui a gardé le protocole; qui était présent à la réunion (séance, réunion, etc.) parmi les fonctionnaires membres de l'organe collégial qui tient la réunion ; qui a été invité (le cas échéant) à la réunion parmi les employés de l'organisation ou d'autres organisations ; quelles questions ont été discutées lors de la réunion.

Les informations concernant le responsable de la réunion, le secrétaire et les personnes présentes comprennent les noms et les initiales des responsables, indiqués respectivement après les mots : « président », « secrétaire », « assisté » (sans les guillemets). Pour les personnes supplémentaires invitées à la réunion parmi les employés de l'organisation, en plus du nom et des initiales, le poste occupé est indiqué, et pour les spécialistes d'autres organisations, le poste et le nom de l'organisation. Les informations sur les personnes invitées à la réunion peuvent être incluses dans la section "Participation" ou dans la section spéciale "Invités".

Lors d'événements collectifs tels que les réunions, il y a souvent un grand nombre de participants, énumérer ce qui dans la partie introductive du texte du protocole est inapproprié. Dans ce cas, une liste séparée des personnes présentes à la réunion est établie, qui est ensuite jointe au procès-verbal.

Dans le protocole lui-même, dans la section "Présences", seul le nombre total de personnes présentes avec un lien vers la liste jointe est indiqué. Il convient de souligner que les sections "Participé" et "Invité" revêtent une importance particulière par rapport aux autres sections du protocole, car elles affectent directement la force juridique de ce document, montrant la légitimité de la tenue d'un événement collectif. Ces sections reflètent la présence d'un quorum de l'assemblée, c'est-à-dire le nombre minimum requis de membres de l'organe collégial suffisant pour démarrer les travaux de l'assemblée (séances, conférences). En l'absence de quorum (majorité simple ou 2/3) établi pour cet organe collégial, l'assemblée est inacceptable, puisque ses décisions seront illégales. Les mots "président", "secrétaire", "assisté", "invité" sont imprimés à partir de la position zéro du dispositif d'impression, un tiret est mis à partir de la 2ème position, les noms sont écrits au nominatif, puis les initiales sont mettre. Les noms des personnes présentes et invitées sont inscrits dans ordre alphabétique et imprimer avec 1 interligne.

Les questions discutées lors de la réunion sont énumérées dans la section ORDRE DU JOUR. Les mots AGENDA sont imprimés à partir de la position zéro du dispositif d'impression, suivis de deux-points. Les points de l'ordre du jour sont numérotés. Chaque nouvelle question est tapée à partir du 1er taquet de tabulation. La séquence des questions est déterminée par le degré de leur importance. Le libellé des points de l'ordre du jour doit commencer par les prépositions sur (sur), le titre du poste et le nom de l'orateur sont donnés en génitif. La partie principale du texte du protocole est construite conformément aux points de l'ordre du jour. La construction d'un compte rendu de la discussion de chaque question à l'ordre du jour est réalisée selon le schéma: DISCOURS ÉCOUTÉ RÉSOLU (DÉCIDÉ). Ces mots sont imprimés en majuscules. Avant le mot ÉCOUTÉ mettre le numéro du point de l'ordre du jour, après les deux-points. Le nom de famille du locuteur est imprimé au nominatif à partir de la 1ère position du dispositif d'impression ; après le nom de famille mettre des initiales, puis un tiret et avec lettre capitale rédiger le contenu du rapport sous forme de discours direct. Si le texte du rapport (discours) est textuel ou présenté par l'orateur par écrit, alors après le tiret, ils écrivent également avec une majuscule "Le rapport est joint" (sans guillemets dans le protocole).

La discussion du rapport peut être précédée de questions à l'orateur, qui, avec les réponses, sont incluses dans la section ÉCOUTE. Avant d'enregistrer chaque question, les initiales, le nom et la fonction de son auteur sont indiqués et un tiret est mis. Le contenu de la question est écrit avec une majuscule sous forme de discours direct. Avant de formuler la réponse, le mot "Réponse" est écrit (dans le protocole sans guillemets), un tiret est mis et la réponse est écrite sous forme de discours direct. L'état d'avancement de la discussion du rapport est reflété dans la section INTERVENANTS. Deux-points sont placés après le mot SPEAKED. Le nom de famille de l'orateur est écrit au nominatif à partir de la 1ère position du dispositif d'impression, puis les initiales et la position de l'orateur sont indiquées, un tiret est mis et le contenu du discours est imprimé en majuscules sous la forme de discours indirect.

Les décisions adoptées sont contenues dans la section RÉSOLU (DÉCIDÉ). S'il y a plusieurs solutions, elles sont numérotées en chiffres arabes avec un point. En règle générale, chaque décision est accompagnée de l'indication de la fonction, du nom et des initiales de la personne chargée de son exécution et contient le délai d'exécution. Les décisions prises collectivement nécessitent souvent un vote. Dans ce cas, après la rubrique RÉSOLU, il est indiqué : « Voting » ou « Voted » (sans guillemets dans le procès-verbal) et les résultats du vote sont donnés : à l'unanimité ou pour…, contre…, abstention.. .

Dans la pratique, des formes abrégées et courtes de protocoles sont souvent utilisées lorsqu'un compte rendu détaillé de la discussion des problèmes n'est pas requis. Dans les protocoles abrégés, après la liste des personnes présentes ou invitées, il est indiqué numéro de série point à l'ordre du jour et le titre du rapport est imprimé. La dernière ligne du titre du rapport (point de l'ordre du jour) est soulignée et sous la ligne (entre parenthèses) les noms des orateurs sont imprimés dans l'ordre de leur présentation. Le titre de chaque rapport se termine par une décision protocolaire ou une résolution. Dans le protocole forme courte seules les questions examinées et les décisions prises sont indiquées. Le dispositif du texte du protocole peut contenir une clause relative à l'approbation de tout document. Dans ce cas, le document approuvé est joint au procès-verbal et fait référence à son numéro et à sa date. En pratique, il faut très souvent faire des extraits des protocoles. Un extrait du protocole contient les détails suivants :

tous les détails de l'en-tête du procès-verbal : nom de l'organisme, nom du type de document (EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL), date (date de la réunion), numéro du procès-verbal (numéro d'ordre de la réunion), lieu de compilation (lieu de la réunion);

titre du texte ;

tous les détails de la partie introductive du texte du protocole : "Président", "Secrétaire", "Participé", "Invité", "AGENDA" ;

détails séparés de la partie principale du texte du protocole: « ENTENDU », « DÉCIDÉ », « Vote » ;

détails de la partie mise en forme du procès-verbal: détails "Signature", y compris les mots "Président", "Secrétaire", initiales et noms du président et du secrétaire (sans leurs signatures personnelles, car les extraits, en règle générale, ne sont pas signés avec signatures originales, mais certifiées conformes par le secrétaire); copier la marque de certification.

Ainsi, seuls les éléments qui doivent être portés à l'attention des fonctionnaires intéressés sont repris du contenu du protocole. Pour constater les faits et événements constatés, un acte est dressé par plusieurs personnes. Les actes sont rédigés sur la base des résultats des audits des activités de l'entreprise ou de son unité structurelle et des fonctionnaires individuels, lors de l'acceptation et du transfert des cas, de la préparation des documents pour la destruction, de l'acceptation des objets pour l'exploitation.