Vorbereitung auf das Treffen.
Nach der Sitzung ist ein Protokoll anzufertigen. Es gilt als das Hauptdokument, da es den tatsächlichen Ablauf der Sitzung, die dort getroffene Entscheidung und die Frist für deren Umsetzung festhält. Dieses Dokument dient anschließend als Grundlage für die Erteilung eines Beschlusses oder einer Entscheidung.

Vorbereitung des Treffens.

Die Sitzung findet in der Regel in beliebiger Zusammensetzung statt. Dazu können nicht nur Mitglieder des Kollegiums, sondern auch Abteilungsleiter oder Fachkräfte bestimmter Abteilungsstrukturen gehören. Je gründlicher das Meeting vorbereitet wird, desto weniger Zeit wird für die Vorbereitung benötigt und desto effektivere Entscheidungen können getroffen werden.

Während der Sitzung werden einige Dokumente erstellt, die anschließend als Anlage zum Protokoll dienen.

Als erstes Dokument dieser Reihe gilt die Tagesordnung. Es wird in der Regel von der Sekretärin erstellt. Anschließend wird es an alle Teilnehmer des Meetingprozesses und die dazu eingeladenen Personen versendet. Darin müssen die Anzahl und Reihenfolge der zu besprechenden Themen, das Datum und die Uhrzeit des Treffens sowie der Name des Redners angegeben werden. Wenn es viele davon gibt, müssen Sie jedes einzelne Thema und den Ort des Treffens auflisten. Die Form dieser Tagesordnung kann variieren. Das erste Beispiel zeigt ein Beispiel einer formelleren Tagesordnung, während das zweite für operative Besprechungen geeignet ist.

Das erste Beispiel eines Protokolls zur Tagesordnung.

Beispiel zwei.

Die Dokumente enthalten auch ein Projekt zur Lösung aller in dieser Tagesordnung enthaltenen Probleme. Die Referenten bereiten diese Projekte selbst vor.
Zur Vorbereitung der Sitzung wird außerdem eine Anwesenheitsliste bzw. Anmeldeliste für die Teilnehmer erstellt, ein Beispiel hierfür ist im Beispiel Nr. 13 dargestellt. Es muss erstellt werden, wenn mehr als fünfzehn Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen.

Musterregeln für die Erstellung eines Protokolls.

Das Verfahren zur Erstellung des Protokolls wird von GOST festgelegt. Dieses GOST legt die Regeln für die Erstellung des Protokolls fest, nämlich seinen Titel und seinen letzten Teil, sowie die Anforderungen an den Text dieses Dokuments.

Titel.

Es enthält den vollständigen Namen des Unternehmens, das Protokoll, seine Nummer und sein Datum sowie den Ort, an dem es erstellt wurde, und den Titel des Textes.

Wenn das Unternehmen einen offiziellen Kurznamen hat, kann dieser unten in Klammern angegeben werden. Dies wird in Beispiel drei veranschaulicht.

Verfügt das Unternehmen über eine übergeordnete Organisation, muss deren Name über dem Namen der Organisation angegeben werden. Dies wird in Beispiel fünf veranschaulicht.
Beispiel 3

Beispiel 4

Beispiel 5

Als Datum des Protokolls gilt der Tag der Sitzung selbst. Dauert die Sitzung länger als einen Tag, sind im Protokoll Beginn und Ende anzugeben. Dies wird in Beispiel sechs veranschaulicht.

Vorstandssitzung Aktiengesellschaft dauerte 2 Tage: 13. und 14. Januar 2009. Das Protokoll wurde am nächsten Tag erstellt und am Tag nach Ende der Sitzung, dem 16. Januar, unterzeichnet.

In dieser Situation lautet das Datum des Protokolls „13. – 14.01.2009“ oder der gleiche Zeitraum, jedoch länger vollständiges Schreiben„13.01.2009 – 14.01.2009.“ Eine verbal-numerische Methode zur Angabe des Datums „13.-14. Januar 2009“ ist ebenfalls möglich.

Berücksichtigt wird die Protokollnummer Ordnungsnummer das Treffen selbst.

Der Titel des Textes weist auf die Art der kollegialen Tätigkeit hin. Dies wird in Beispiel sieben veranschaulicht.

Beispiel 7

Überschriftendetails können in Längsrichtung angeordnet werden. Dies wird in Beispiel acht veranschaulicht. Oder eckig. Dies wird in Beispiel neun veranschaulicht.

Beispiel 8

Bei Meetings, Meetings, Sitzungen, Konferenzen.

Die Protokolle dokumentieren die Tätigkeit ständiger Kollegialorgane wie Ausschüsse und Ministerien, Kommunalverwaltungen sowie Wissenschafts-, Technik- und Methodenräte. Darüber hinaus finden Treffen der Leiter der Strukturabteilungen und Stellvertreter statt Generaldirektor, Regisseure, können ebenfalls aufgezeichnet werden.

Es ist üblich, Protokolle zu erstellen, um die Aktivitäten temporärer Kollegialorgane (Konferenzen, Sitzungen, Seminare usw.) zu dokumentieren.

Das Protokoll wird vom Sekretär auf der Grundlage der von ihm während der Sitzung geführten Notizen erstellt. Dabei kann es sich um kurze Notizen, Transkripte oder Sprachaufnahmen handeln. Zur Erstellung des Protokolls sammelt der Schriftführer vor der Sitzung Zusammenfassungen von Berichten und Reden sowie Beschlussentwürfe.

Protokoll in allgemeiner Form erstellt.

Titel, Datum und Protokollnummer

Der Protokollheader wird sein Name des Kollegiums oder Art der Sitzung. Zum Beispiel das Protokoll (was?) einer Sitzung des Pädagogischen Rates; Treffen der Leiter von Struktureinheiten usw.

Als Datum des Protokolls gilt das Datum der Sitzung (das Protokoll wird in der Regel nach der Sitzung erstellt). Wenn die Sitzung mehrere Tage dauerte, enthält das Datum des Protokolls das Anfangs- und Enddatum.

Zum Beispiel: 21 — 24.07.2009 .

Die Nummer (Index) des Protokolls ist die laufende Nummer der Sitzung innerhalb des Kalenderjahres bzw. der Amtszeit des Kollegiums.

Protokolltext beinhaltet folgende Teile:

• einleitend;
• hauptsächlich

Einführender Teil

Im einleitenden Teil des Protokolls werden nach dem Titel die Namen und Initialen des Vorsitzenden und des Protokollführers der Sitzung angegeben. Aus einer neuen Zeile nach dem Wort „ Gegenwärtig„V alphabetischer Reihenfolge Listen Sie Nachnamen und Initialen auf Beamte, bei der Sitzung anwesend.

Wenn bei dem Treffen Personen aus anderen Ländern anwesend waren, wird nach dem Wort „Vorgetragen“ das Wort „“ in einer neuen Zeile gedruckt. Eingeladen„und eine Liste der eingeladenen Personen wird angegeben; in diesem Fall werden vor jedem Namen die Position und der Name der Organisation angegeben.

Im einleitenden Teil des Protokolls die Tagesordnung ist angegeben.

Es besteht aus einer Liste der Themen, die bei der Sitzung besprochen werden, und legt die Reihenfolge ihrer Diskussion sowie die Namen der Redner (Berichterstatter) fest. Jeder Tagesordnungspunkt ist mit einer arabischen Ziffer nummeriert und wird mit den Präpositionen „O“ oder „About“ formuliert. Zum Beispiel: „Zur Genehmigung von Bildungsprogrammen“; „Über das Zusammenfassen Schuljahr».

Für jeden Punkt wird der Berichterstatter (der Beamte, der das Thema vorbereitet hat) angegeben.

Hauptteil

Entsprechend der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte wird der Text des Hauptteils des Protokolls erstellt – er sollte so viele Abschnitte enthalten, wie die Tagesordnungspunkte enthalten.

Daher ist der Header-Teil des Protokolls immer gleich formatiert. Der Wortlaut des Protokolls kann jedoch in angegeben werden verschiedene Formen: kurz oder vollständig.

Kurzes Protokoll— zeichnet die bei der Sitzung besprochenen Themen, die Namen der Redner und auf getroffene Entscheidungen. Solche Protokolle werden am häufigsten in Fällen geführt, in denen die Sitzung operativer Natur ist (siehe Abb. 3.3.).

Vollständiges Protokoll- enthält nicht nur Informationen über die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und die Namen der Redner, sondern auch recht detaillierte Aufzeichnungen über den Inhalt der Berichte und Reden der Sitzungsteilnehmer, alle geäußerten Meinungen, geäußerten Fragen und Bemerkungen, Kommentare, Positionen. Mit vollständigen Protokollen können Sie ein detailliertes Bild des Meetings dokumentieren (siehe Abbildung 3.4).

Reis. 3.3. Beispiel für ein Kurzprotokoll

Reis. 3.4. Beispiel eines vollständigen Protokolls

Bei der Verwendung eines Protokolls jeglicher Form wird dessen Text in so viele Abschnitte unterteilt, wie es Punkte auf der Tagesordnung gibt.

Jeder Abschnitt besteht aus drei Teilen: „LISTENED“, „SPEAKED“, „DECIDED“ („DECIDED“), die vom linken Rand in Großbuchstaben gedruckt werden. Diese Gestaltung ermöglicht es, im Text die Rede des Hauptredners, der Teilnehmer an der Diskussion des Themas und den Tenor, in dem die Entscheidung formuliert wird, hervorzuheben.

In dem Teil " HÖRT„Der Wortlaut der Rede ist angegeben. Geben Sie am Anfang des Textes ab einer neuen Zeile im Nominativ den Nachnamen des Sprechers an. Die Aufzeichnung der Rede wird durch einen Bindestrich vom Nachnamen getrennt. Die Rede wird in der dritten Person gehalten Singular. Anstelle der Aufzeichnung einer Rede ist die Angabe nach dem Nachnamen zulässig („Die Aufzeichnung der Rede ist beigefügt“, „Der Text des Berichts ist beigefügt“).

Im letzteren Fall werden die Berichte zu einem Anhang zum Protokoll.

In dem Teil " DURCHGEFÜHRT» Geben Sie in einer neuen Zeile im Nominativ den Nachnamen des Redners und nach einem Bindestrich den Text der Rede oder der Frage an (sofern diese dem Redner während der Rede gestellt wurde).

In dem Teil " ENTSCHIEDEN” („ENTSCHLOSSEN“) spiegeln die Entscheidung wider, die zu dem diskutierten Thema getroffen wurde. Der Text des Tenors wird in jeder Form des Protokolls vollständig abgedruckt.

Der Text des gesamten Protokolls wird im Abstand von 1,5 Zeilen gedruckt.

Das Protokoll wird vom Protokollführer der Sitzung erstellt. Das Protokoll wird vom Schriftführer unterzeichnet und innerhalb von 3 (drei) Werktagen nach der Sitzung dem Vorsitzenden zur Unterschrift vorgelegt.

Die Unterschriften sind im Abstand von 3 Zeilen vom Text getrennt. Der Titel der Position wird ab dem Rand des linken Randes gedruckt, der letzte Buchstabe des Nachnamens ist auf den rechten Rand beschränkt.

Am Tag der Unterzeichnung des Protokolls durch den Vorsitzenden muss es registriert werden.

Auszug aus dem Protokoll

Ein Auszug aus dem Protokoll ist eine exakte Kopie eines Teils des Textes des Originalprotokolls, der sich auf den Tagesordnungspunkt bezieht, zu dem der Auszug erstellt wird. Der Auszug gibt alle Einzelheiten des Formulars, den einleitenden Teil des Textes, den Tagesordnungspunkt, zu dem der Auszug erstellt wird, und den Text wieder, der die Diskussion des Themas und die getroffene Entscheidung widerspiegelt. Der Auszug aus dem Protokoll wird nur vom Sekretär unterzeichnet und von diesem auch beglaubigt. Die Beglaubigungsinschrift ist handschriftlich verfasst und besteht aus dem Wort „True“, einem Hinweis auf die Stellung der Person, die die Kopie beglaubigt (Auszug), persönlicher Unterschrift, Nachname, Initialen und Datum (siehe Abb. 3.5).

Reis. 3.5. Ein Beispiel für einen Auszug aus dem Protokoll

Auszüge aus Protokollen ersetzen mitunter eine solche Verwaltungsentscheidung als Beschluss. In diesem Fall dient der Auszug als Instrument zur Kommunikation der getroffenen Entscheidungen an die Testamentsvollstrecker. In diesem Fall verteilt beispielsweise der Sekretär des Vorstands spätestens 2 (zwei) Tage nach Unterzeichnung des Sitzungsprotokolls Auszüge aus dem Protokoll zu einzelnen Themen an die zuständigen Führungskräfte. Die Erklärungen werden vom Schriftführer unterzeichnet.

Auszüge aus Protokollen, die an eine andere Organisation gesendet werden, müssen mit einem Siegel versehen sein.

Originalexemplare des Protokolls werden vom Schriftführer entsprechend der Art der Sitzung zu Akten zusammengestellt. Zum Beispiel „Protokolle der Hauptversammlungen“, „Protokolle der Sitzungen des Verwaltungsrates“, „Protokolle der Sitzungen mit dem Direktor“ usw. Innerhalb eines Falles werden Protokolle nach Zahlen und Chronologie systematisiert. Fälle werden im Laufe des Kalenderjahres gebildet.

Das Sitzungsprotokoll ist ein Informations- und Verwaltungsakt, der den Prozess der Erörterung wirtschaftlicher Fragen im Unternehmen festhält. In dieser Form der Primärdokumentation sind auch Entscheidungen der Sitzungsteilnehmer enthalten. Die Führung einer solchen Dokumentation ist einer der notwendigen Bestandteile aller Besprechungen im Unternehmen..

Es ist dieses Protokoll, das für die Wirksamkeit der Umsetzung von Entscheidungen zu allen Themen verantwortlich ist.

Bürgerliches Gesetzbuch Russische Föderation In Artikel 181 Absatz 2 wird das Verfahren zur Erstellung dieses Dokuments ausführlich erörtert. Es gibt eine Reihe spezifischer Anforderungen, die die Person, die die Aufzeichnung erstellt, einhalten muss. Im Folgenden schlagen wir vor, darüber nachzudenken, wie Sitzungsprotokolle erstellt werden und welche Informationen darin enthalten sein müssen.

Zur Lösung von Wohnungsfragen schreibt der Gesetzgeber eine verpflichtende jährliche Sitzung vor

Wer ist für die Führung der Aufzeichnungen verantwortlich?

Verantwortlichkeiten für die Führung von Fortschrittsaufzeichnungen Hauptversammlung gehört zum Job der Sekretärin. Verantwortlich diese Person kommt rein und richtiges Design dieses Dokument. Der Sitzungssekretär kann nicht nur eine Person sein, die eine ähnliche Position im Personal des Unternehmens innehat. Jeder Mitarbeiter, der über die erforderliche behördliche Befugnis verfügt, kann Sitzungsprotokolle führen.

In den meisten Fällen liegt die Verantwortung für die Erstellung der erforderlichen Dokumentation bei Beamten, die über Kenntnisse zur Lösung des jeweiligen Problems verfügen. Für den Fall, dass sich die Sekretärin mit dem betreffenden Thema nicht gut auskennt, dann zu dieser Person Es ist Ihnen gestattet, zusätzliche Fragen zu stellen. Das Protokoll der Hauptversammlung soll den Diskussionsprozess möglichst genau wiedergeben.

Neben dem Notizenmachen besteht die Aufgabe der Sekretärin darin, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Zu den Aufgaben dieser Person gehört es, eine Teilnehmerliste zusammenzustellen, einen Überblick über den Prozess selbst zu entwickeln und mit der Primärdokumentation früherer Treffen zu arbeiten. Dieser Ansatz ermöglicht es uns, eine Reihe von Problemen zu identifizieren, die zuerst berücksichtigt werden sollten.

Formularstruktur

Zur schriftlichen Erfassung der besprochenen Sachverhalte werden von der Unternehmensverwaltung festgelegte Sonderformulare verwendet. Das Protokollformular für die Arbeitssitzung hat eine bestimmte Struktur und Standards für das Ausfüllen. Am häufigsten werden solche Formulare zur Führung von Aufzeichnungen in kommunalen und staatlichen Stellen verwendet. Einzelunternehmer und private Organisationen bevorzugen reguläre Vorlagen, die auf einem Computer zusammengestellt werden.

Ungeachtet des oben Gesagten muss dieses Gesetz in seiner Struktur die folgenden erforderlichen Bereiche enthalten:

• Angaben zum Unternehmen, über das verhandelt wird;
• Inhaltsverzeichnis;
• Datum des Verhaltens und Registrierungsnummer des Dokuments;
• Stadt, in der das Treffen stattfindet;
• Auflistung der betrachteten Themen;
• Schlüsselteil;
• Registrierung des Publikums, des Schriftführers und des Versammlungsleiters.

Ein Beispiel für die Erstellung des betreffenden Dokuments

Dieses Formular wird auf der Grundlage von Video- und Audiomaterialien erstellt, die der Sekretär während der Sitzung erstellt hat. Das Erstellen und Ausfüllen eines Protokolls ist ein langwieriger Prozess, der etwa fünf Tage dauern kann. In einigen Fällen, die gesetzlich oder durch eine interne Anordnung der Unternehmensverwaltung vorgeschrieben sind, können strenge Fristen für die Erstellung des Formulars festgelegt werden. Im Folgenden schlagen wir vor, ein Beispiel für die Gestaltung von Sitzungsprotokollen zu betrachten.

Protokolle – ein Dokument, das den Fortschritt der Diskussion von Themen und der Entscheidungsfindung bei Besprechungen, Sitzungen, Sitzungen und Konferenzen aufzeichnet

Dieses Feld gibt den Namen der Handlung an. IN spezifische Situation das Wort „Protokoll“ steht geschrieben. Als nächstes müssen Sie die Sitzung und das Kollegium definieren, das für die Durchführung der Sitzung verantwortlich ist. Im gegebenen Beispiel betrachten wir das „Protokoll der Produktionsbesprechung“.

Ort und Datum, Seriennummer

Bei der Erstellung eines Protokolls müssen Sie die Registrierungsnummer dieses Dokuments angeben. In den meisten Unternehmen ist die Seriennummer dieses Formulars identisch mit der Sitzungsnummer. Der Countdown beginnt mit Beginn des Kalenderjahres. In Bildungseinrichtungen wird bei der Aufrechterhaltung der Nummerierung der Dokumente der Countdown ab dem ersten Tag des Beginns des Studienjahres durchgeführt. Für den Fall, dass im Protokoll der Hauptversammlung die Beschlüsse eines vorläufigen Vorstands festgehalten werden, wird dem Gesetz eine Nummer zugewiesen, die mit der Amtszeit des Vorstands identisch ist.

Die Datumsspalte gibt den Tag an, an dem die Besprechung stattfand. Wenn ein solches Treffen mehrere Arbeitstage dauerte, sollten das Datum des Beginns der Verhandlungen und das Ende der Diskussion der Fragen angegeben werden. An dieser Moment muss angegangen werden Besondere Aufmerksamkeit, da das Vorhandensein fehlender Felder dazu führen kann, dass das Dokument seine Rechtskraft verliert. Ein Beispiel für das Ausfüllen des Datumsfeldes: „13.04.2009 – 15.04.2009“ oder „11. November 2015 – 13. November 2015“.

Nachfolgend finden Sie eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll:

JSC „Metallurg“

Protokoll
Produktionsbesprechung

Marketingabteilung
04.11.2017. ____________№5
Die Stadt Moskau.

Die Spalte „Erstellungsort“ ist unbedingt anzugeben. In diesem Feld wird der Name des Punktes im Bereich angezeigt, an dem das Treffen stattgefunden hat. Das Weglassen dieser Spalte ist zulässig, wenn der Name des Unternehmens den Namen der Stadt enthält. Als Beispiel können wir Namen wie „Ryazan Metallurgist“ oder „Omsk Woodworking Plant“ nennen.

Das obige Formular zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses des Formulars wird sowohl von privaten Unternehmen als auch von kommunalen Institutionen verwendet.

Einführender Teil

Im ersten Absatz des einleitenden Teils des betreffenden Dokuments sind der Nachname und die Initialen des Versammlungsleiters angegeben. Hier sollten Sie den Namen und die Position des Mitarbeiters des Unternehmens angeben, zu dessen Befugnissen auch die Abhaltung von Sitzungen gehört. Es ist jedoch zulässig, in diesem Feld nur den Nachnamen des Mitarbeiters anzugeben. Es sollte auch gesagt werden, dass der Vorsitzende der Versammlung nicht immer der Direktor des Unternehmens ist. Als nächstes sollten Sie den Namen des Sekretärs angeben, der den Verlauf der Besprechung protokolliert. Wenn die Produktionsbesprechung vom Firmenchef geleitet wird, sollten diese Daten im Protokoll aufgeführt werden.

Das Feld „Teilnehmer“ wird ausgefüllt, indem die Namen aller Besprechungsteilnehmer aufgeführt werden. Um diese Spalte korrekt auszufüllen, sollten Sie die folgenden Nuancen beachten:

1. In diesem Feld werden die Namen und Initialen der bei der Hauptversammlung anwesenden Mitarbeiter des Unternehmens in alphabetischer Reihenfolge angegeben. Es muss betont werden, dass die von ihnen besetzten Positionen in dieser Spalte nicht angegeben sind.
2. Wenn mehr als fünfzehn Personen an der Sitzung teilgenommen haben, sollte ein separater Antrag erstellt werden, in dem deren Nachnamen und Initialen aufgeführt werden. Diese Anlage wird anschließend dem Protokoll beigefügt.
3. Wenn bei der Sitzung Vertreter anderer Unternehmen und von anderen Unternehmen eingeladene Personen anwesend sind, müssen Sie dem vorbereiteten Formular die Spalte „Eingeladen“ hinzufügen. Dieses Feld zeigt die Details der eingeladenen Personen an. Die wichtigste Nuance beim Ausfüllen dieser Spalte ist die obligatorische Angabe der Position und des Namens der Organisation, die der Eingeladene vertritt.
4. Jeder Teilnehmer der Sitzung muss sich in einem speziellen Bereich anmelden, in dem er seine Anwesenheit bestätigt.

Protokolle dokumentieren die Tätigkeit der ständigen Kollegialorgane

Danach sollten Sie einen kurzen Exkurs machen und anschließend die „Agenda“ vorstellen. In diesem Abschnitt sollten die Themen aufgeführt sein, die während des Treffens besprochen wurden. Zur Nummerierung jedes Elements in diesem Feld werden arabische Ziffern verwendet. Bei der Formulierung einer Frage dürfen die Präpositionen „about“ und „about“ verwendet werden. Beim Ausfüllen dieser Felder müssen Sie die Person angeben, die über dieses Thema gesprochen hat. Ein Beispiel ist die folgende Formulierung:

„Zu den Arbeitsergebnissen für 2016-2017
Sprecher: M.P. Fadeev“

Das obige Musterprotokoll einer Hauptversammlung verdeutlicht den Aufbau dieses Dokuments.

Unterschiede zwischen mehreren und vollständigen Protokollen

Es gibt zwei Haupttypen der Protokollerstellung: Voll- und Kurzform. In diesem Zusammenhang ist es bei der Erstellung eines solchen Dokuments sehr wichtig, darüber nachzudenken, in welcher Form die Sitzung aufgezeichnet wird. Durch Ausfüllen des kurzen Dokumentenformulars ( diese Form wird bei der Erstellung des Protokolls einer Betriebsbesprechung verwendet) enthält der Hauptteil des Berichts folgende Informationen:

• das betrachtete Thema;
• Nachname und Initialen des Sprechers;
• Entscheidung, die von den Diskussionsteilnehmern genehmigt wurde.

Beim Verfassen eines vollständigen Protokolls enthält dieser Abschnitt nicht nur die oben genannten Informationen, sondern auch die Hauptpunkte, die den Vortrag der Redner am deutlichsten charakterisieren. Außerdem werden hier die Informationen und Debatten präsentiert, die während des Treffens entstanden sind. Beim Ausfüllen eines vollständigen Protokolls sollte das Hauptaugenmerk auf die geäußerten Meinungen der Vorstandsmitglieder, bestehende Kommentare und Einwände gelegt werden.

Hauptteil

Bei der Frage, wie man ein Sitzungsprotokoll, Muster und Beispiele aufbewahrt, sollte man besonders auf die Grundlage des Protokolls achten. In diesem Abschnitt sollten Sie mehrere Felder erstellen, in denen jeweils Lösungen für die auf der Tagesordnung aufgeführten Probleme berücksichtigt werden. Beim Kompilieren vollständige Form Formular werden in jedem Feld drei Spalten erstellt, die den Prozess der Betrachtung des Problems und verschiedene Nuancen, die während des Entscheidungsprozesses aufgetreten sind, darstellen.

Der Name jedes Teils sollte in Worten angegeben werden, wobei jeder Spalte ein eigenes Feld zugewiesen werden sollte. In der Spalte „Zuhören“ wird der Name des Redners angegeben, der das Produktionsthema behandelt. Der Nachname sollte nur im Nominativ angegeben werden. Nach Angabe des Namens erfolgt eine kurze (oder vollständige) Zusammenfassung des Berichts. Falls es nicht möglich ist, die Informationen vorzulegen, sollte der vollständige Text des Berichts in einem separaten Dokument beigefügt werden, das als Anhang zum Gesetz selbst dient. Gleichzeitig ist im Abschnitt „Angehört“ darauf hinzuweisen, dass der Text der Rede im Anhang ausführlich beschrieben wird.

Danach sollten Sie mit dem Ausfüllen der Spalte „Gesprochen“ fortfahren. In diesem Feld werden die Aussagen anderer Sitzungsteilnehmer angezeigt, die sich mit dem auf der Tagesordnung stehenden Thema befasst haben. Hier sollten Sie auch den Nachnamen und die Initialen jedes Vorstandsmitglieds angeben, das eine Rede gehalten hat. Nach Angabe der Initialen ist der Text der Rede selbst anzugeben.

In der Spalte „Entschieden“ ist die Entscheidung der Versammlungsteilnehmer zum Tagesordnungspunkt zu vermerken. Gemäß den geltenden Vorschriften müssen in diesem Feld vollständige Informationen angegeben werden, unabhängig davon, welche Form des Protokollausfüllens verwendet wird. Wenn das Problem durch Abstimmung gelöst wurde, ist die Gesamtzahl der Stimmen anzugeben und anzugeben, welcher der Sitzungsteilnehmer „dagegen“ oder „dafür“ gestimmt hat.

Kurzprotokoll – protokolliert die bei der Sitzung besprochenen Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen

Das Führen von Sitzungsprotokollen, in denen der Kern der angesprochenen Themen in prägnanter Form dargelegt wird, erfordert die richtige Herangehensweise beim Ausfüllen des Formulars. In dieser Situation sollten Sie in den Spalten „Hören“ und „Sprechen“ nur den grundlegenden Teil der Informationen angeben. Nach der Unterzeichnung des Dokuments durch den Sitzungsleiter und den Sekretär tritt dieses Gesetz in Kraft. Alle getroffenen Entscheidungen zu den auf der Sitzung aufgeworfenen Fragen sollten den Personen mitgeteilt werden, die zu den Testamentsvollstreckern ernannt wurden. Zu diesem Zweck kann der Exekutive sowohl eine Kopie des Gesetzes selbst als auch ein vom Sekretär unterzeichneter Auszug ausgehändigt werden.

In Unternehmen mit ausgebauter Infrastruktur werden besondere Verwaltungsdokumente (Richtlinien, Beschlüsse oder Anordnungen) erlassen, um die Umsetzung der im Beschluss festgelegten Anforderungen zu organisieren.

Speichermethode

Vor der Übermittlung an das Archiv zur Aufbewahrung wird diese Art von Dokument unter Berücksichtigung der Art der Sammlung kategorisiert. Als Archiv können sowohl das Sekretariat als auch die für die Aktenverwaltung zuständige Abteilung fungieren. Die Dauer der Aufbewahrungsfristen richtet sich nach den im Unternehmen festgelegten Regeln. Die Regelfrist für die Aufbewahrung von Unterlagen beträgt 3 Jahre, danach können die Unterlagen vernichtet werden.

Sitzungsprotokolle sind ein Akt, der die Entscheidungsfindung zu Tagesordnungspunkten vereinfacht. Mit Hilfe dieses Dokuments wird ein gewisser Rahmen für die Umsetzung verschiedener Aufgabenstellungen geschaffen Wirtschaftstätigkeit jedes Unternehmen. In modernen Unternehmen werden zur Erstellung solcher Dokumente spezielle elektronische Ressourcen eingesetzt. Diese Herangehensweise an die Büroarbeit vereinfacht die Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen des Unternehmens erheblich.

Dokumentationsunterstützung für das Management

Kontrolle

Option 4

1. Protokoll, Protokolltypen, Designmerkmale 4

2. Bearbeitung der versandten Korrespondenz 9

3. Erstellen Sie ein Immobilienabschreibungsgesetz 11

4. Schreiben Sie ein Memo 12

Bibliographie 14

1. Protokoll, Protokolltypen, Designmerkmale

Ein Protokoll ist ein Dokument, das den Verlauf von Diskussionen und Entscheidungen bei Sitzungen, Konferenzen und Sitzungen von Kollegialorganen festhält.

Eine Besonderheit des Protokolls besteht darin, dass es zur Dokumentation der Tätigkeit kollegialer Gremien dient: temporär (Sitzungen, Konferenzen, Sitzungen, Kommissionen) und dauerhaft (Ministeriums- und Ausschusskollegien, Wissenschaftliche Räte wissenschaftlicher Einrichtungen, Präsidien).

Für die Erstellung und Ausführung der Protokolle sind die (ordentlich oder im Rahmen ihrer Tätigkeit gewählten) Sekretäre der jeweiligen Kollegialorgane zuständig. Für die Richtigkeit der im Protokoll enthaltenen Angaben ist der Schriftführer gemeinsam mit dem Vorsitzenden des Kollegiums verantwortlich. Das Protokoll wird auf der Grundlage handschriftlicher, auch stenografischer oder Tonbandaufzeichnungen der Sitzung sowie der für die Sitzung erstellten Unterlagen erstellt: Tagesordnung, Texte oder Zusammenfassungen von Berichten und Reden, Beschlussentwürfe.

Hauptprotokolltypen:

Kurzes Protokoll – zeichnet die bei der Sitzung besprochenen Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen auf. Es wird empfohlen, es in Fällen durchzuführen, in denen das Treffen operativer Natur ist.

Im vollständigen Protokoll werden nicht nur die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und die Namen der Redner festgehalten, sondern auch der Inhalt der Berichte und Reden der Sitzungsteilnehmer ausreichend detailliert.

Das stenografische Protokoll wird auf der Grundlage eines stenografischen Protokolls der Sitzung (Abschrift) erstellt und vermittelt wörtlich den Prozess der Erörterung jedes einzelnen Themas und der Entscheidungsfindung.

Das Protokoll wird auf dem Briefkopf der Organisation erstellt und enthält folgende Angaben: Name der Organisation, Name der Dokumentenart, Datum der Sitzung, Protokollnummer, Ort der Protokollerstellung (Ort der Sitzung), Titel der Text, Text, Unterschriften, Einarbeitungsvisa. Der Titel des Protokolltextes ist der Name des aufgezeichneten Ereignisses (Sitzung, Sitzung, Sitzung) und der Name des Kollegiums, dessen Arbeit aufgezeichnet wird.

Der Text des Protokolls besteht aus zwei Teilen: Einleitung und Hauptteil. Der einleitende Teil des Protokolltextes sollte Folgendes enthalten: Wer hat das aufgezeichnete Ereignis geleitet? wer das Protokoll führte; wer aus dem Kreis der Beamten des kollegialen Gremiums, das die Sitzung leitet, bei der Sitzung (Sitzung, Sitzung usw.) anwesend war; wer von den Mitarbeitern der Organisation oder von anderen Organisationen zu der Sitzung eingeladen wurde (falls erforderlich); Welche Themen wurden bei dem Treffen besprochen?

Zu den Informationen über den Leiter der Sitzung, den Sekretär und die Anwesenden gehören die Nachnamen und Initialen der Beamten, jeweils angegeben nach den Worten: „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“ (ohne Anführungszeichen). Bei zusätzlich zur Sitzung eingeladenen Personen aus dem Kreis der Mitarbeiter der Organisation wird neben dem Nachnamen und den Initialen auch die Position angegeben, bei Fachkräften anderer Organisationen die Position und der Name der Organisation. Informationen über zu einer Besprechung eingeladene Personen können im Abschnitt „Teilgenommen“ oder in einem speziellen Abschnitt „Eingeladen“ enthalten sein.

Bei solchen kollektiven Veranstaltungen wie Versammlungen gibt es oft eine große Anzahl von Teilnehmern, deren Auflistung im einleitenden Teil des Protokolltextes unangemessen ist. In diesem Fall wird eine gesonderte Liste der Anwesenden erstellt und anschließend dem Protokoll beigefügt.

Im Protokoll selbst wird im Abschnitt „Teilnehmer“ lediglich die Gesamtzahl der Anwesenden unter Bezugnahme auf die beigefügte Liste angegeben. Es sollte betont werden, dass die Abschnitte „Anwesend“ und „Eingeladen“ im Verhältnis zu anderen Abschnitten des Protokolls von besonderer Bedeutung sind, da sie sich direkt auf die Rechtskraft dieses Dokuments auswirken und die Rechtmäßigkeit der Durchführung einer Gemeinschaftsveranstaltung belegen. Diese Abschnitte spiegeln das Vorhandensein eines Quorums der Versammlung wider, d. h. die erforderliche Mindestanzahl an Mitgliedern eines Kollegialorgans, die ausreicht, um die Arbeit der Versammlung (Sitzung, Konferenz) aufzunehmen. In Ermangelung eines normativ festgelegten Quorums für ein bestimmtes Kollegialorgan (einfache Mehrheit oder 2/3) ist die Abhaltung einer Sitzung nicht akzeptabel, da ihre Entscheidungen rechtswidrig sind. Die Wörter „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesend“, „Eingeladen“ werden ab der Nullposition des Druckgeräts gedruckt, ab der 2. Position wird ein Bindestrich eingefügt, Nachnamen werden im Nominativ geschrieben, dann werden Initialen eingefügt. Die Namen der Anwesenden und Eingeladenen werden alphabetisch geordnet und im Abstand von 1 Zeile gedruckt.

Die bei der Sitzung besprochenen Themen sind im Abschnitt TAGESORDNUNG aufgeführt. Die Worte AGENDA werden ab der Nullposition des Druckgeräts gedruckt, gefolgt von einem Doppelpunkt. Die Tagesordnungspunkte sind nummeriert. Jede neue Frage wird ab der 1. Position des Tabulators gedruckt. Die Reihenfolge der Fragen richtet sich nach dem Grad ihrer Wichtigkeit. Die Formulierung von Tagesordnungspunkten sollte mit den Präpositionen about (about) beginnen, der Titel der Position und der Nachname des Redners werden im Genitiv angegeben. Der Hauptteil des Protokolltextes ist entsprechend den Tagesordnungspunkten gegliedert. Der Aufbau der Aufzeichnung der Diskussion zu jedem Tagesordnungspunkt erfolgt nach folgendem Schema: SIE HÖREN ZU, SIE sprachen, SIE ENTSCHEIDETEN (ENTSCHIEDEN). Diese Wörter sind in Großbuchstaben geschrieben. Dem Wort ZUHÖREN wird die Nummer des Tagesordnungspunkts vorangestellt, gefolgt von einem Doppelpunkt. Der Nachname des Sprechers wird im Nominativ ab der 1. Stelle des Druckgeräts gedruckt; Nach dem Nachnamen werden Initialen, dann ein Bindestrich und ein s eingefügt Großbuchstabe Verfassen Sie den Inhalt des Berichts in Form einer direkten Rede. Wird der Text des Berichts (Rede) transkribiert oder vom Redner schriftlich vorgetragen, so steht hinter dem Bindestrich auch „Der Bericht liegt bei“ in Großbuchstaben (im Protokoll ohne Anführungszeichen).

Der Diskussion des Berichts können Fragen an den Redner vorausgehen, die zusammen mit den Antworten in den Abschnitt „HÖREN“ aufgenommen werden. Vor der Aufnahme jeder Frage werden die Initialen, der Nachname und die Position des Autors angegeben und ein Bindestrich gesetzt. Der Inhalt der Frage wird in Form der direkten Rede in Großbuchstaben geschrieben. Bevor Sie die Antwort formulieren, schreiben Sie das Wort „Antwort“ (im Protokoll ohne Anführungszeichen), setzen Sie einen Bindestrich und schreiben Sie die Antwort in Form einer direkten Rede. Der Fortschritt der Diskussion des Berichts wird im Abschnitt REFERENZEN widergespiegelt. Nach dem Wort SPOKE wird ein Doppelpunkt gesetzt. Der Nachname des Sprechers wird im Nominativ ab der 1. Stelle des Druckgeräts geschrieben, dann werden die Initialen und die Position des Sprechers angegeben, ein Bindestrich gesetzt und der Inhalt der Rede in Form der indirekten Rede in Großbuchstaben gedruckt .

Die angenommenen Entscheidungen sind im Abschnitt GELÖST (ENTSCHLOSSEN) enthalten. Bei mehreren Lösungen werden diese in arabischen Ziffern mit einem Punkt nummeriert. Jedem Beschluss ist in der Regel die Position, der Nachname und die Initialen der für die Umsetzung verantwortlichen Person beigefügt sowie eine Frist für die Umsetzung angegeben. Kollektiv getroffene Entscheidungen erfordern oft eine Abstimmung. In diesem Fall wird nach dem Abschnitt „BESCHLOSSEN“ Folgendes angezeigt: „Abstimmung“ oder „Abgestimmt“ (im Protokoll ohne Anführungszeichen) und die Abstimmungsergebnisse werden angegeben: einstimmig oder dafür..., dagegen..., Enthaltung. ..

In der Praxis werden abgekürzte und kurze Formen von Protokollen häufig verwendet, wenn eine detaillierte Aufzeichnung des Fortschritts der Diskussion von Themen nicht erforderlich ist. In Kurzprotokollen wird nach der Liste der Anwesenden oder Eingeladenen die laufende Nummer des Tagesordnungspunkts angegeben und der Titel des Berichts abgedruckt. Die letzte Zeile des Titels des Berichts (Tagesordnungspunkt) ist unterstrichen und die Namen der Redner in der Reihenfolge ihres Vortrags werden darunter (in Klammern) gedruckt. Der Titel jedes Berichts endet mit einem Protokollbeschluss oder Beschluss. Im Protokoll Kurzform Es werden nur die betrachteten Themen und getroffenen Entscheidungen angegeben. Der verfügende Teil des Protokolltextes kann eine Klausel über die Genehmigung eines Dokuments enthalten. In diesem Fall wird das genehmigte Dokument dem Protokoll beigefügt und mit einem Link zu dessen Nummer und Datum versehen. In der Praxis ist es sehr häufig notwendig, Auszüge aus Protokollen anzufertigen. Der Auszug aus dem Protokoll enthält folgende Angaben:

alle Angaben zum Kopfteil des Protokolls: Name der Organisation, Name der Dokumentart (PROTOKOLLAUSZUG), Datum (Datum der Sitzung), Protokollnummer (laufende Nummer der Sitzung), Ort der Vorbereitung ( Ort des Treffens);

Titel des Textes;

alle Angaben zum einleitenden Teil des Protokolltextes: „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“, „Eingeladene“, „TAGESORDNUNG“;

einzelne Angaben zum Hauptteil des Protokolltextes: „HÖRT“, „ENTSCHLOSSEN“, „Abstimmung“;

Einzelheiten zum formellen Teil des Protokolls: Einzelheiten „Unterschrift“, einschließlich der Wörter „Vorsitzender“, „Sekretär“, Initialen und Nachnamen des Vorsitzenden und des Sekretärs (ohne deren persönliche Unterschrift, da Auszüge in der Regel nicht im Original unterzeichnet werden). Unterschriften, werden jedoch vom Sekretär beglaubigt); ein Hinweis zur Beglaubigung der Kopie.

Aus dem Inhalt des Protokolls werden daher nur diejenigen Elemente übernommen, die interessierten Beamten zur Kenntnis gebracht werden müssen. Um festgestellte Tatsachen und Ereignisse zu bestätigen, verfassen mehrere Personen ein Gesetz. Gesetze werden auf der Grundlage der Ergebnisse von Prüfungen der Tätigkeit eines Unternehmens oder seiner Struktureinheit und einzelner Beamter bei der Annahme und Übergabe von Fällen, der Vorbereitung von Dokumenten zur Vernichtung und der Inbetriebnahme von Gegenständen erstellt.

Anweisungen

Vorbereitung. Melden Sie alle Teilnehmer an Treffen Geben Sie, wenn möglich, in alphabetischer Reihenfolge ihre Namen und Positionen an. Sie müssen diese Informationen im Protokoll so genau wie möglich wiedergeben, ohne die üblichen Abkürzungen.

Methoden zur Erstellung eines Protokolls. Es hängt alles davon ab, wie es üblich ist, Informationen darüber aufzuzeichnen Treffen X Provisionen in einer bestimmten Organisation oder Firma: entweder Stenographie, Tonaufnahme oder handschriftliche Notizen. Abhängig davon müssen Sie ein Transkript oder eine Audioaufnahme sowie den abstrakten Inhalt der an diesem Tag gehaltenen Berichte verfassen, transkribieren.

Bitte beachten Sie, dass der Protokolltext noch einen Einleitungs- und einen Hauptteil hat. Der einleitende Teil ist in der ausführlichen und in der kurzen Fassung gleich und enthält die Namen des Protokollführers und des Vorsitzenden Provisionen sowie die Gesamtzahl der Teilnehmer Treffen. Personen, die keine offiziellen Mitglieder sind Provisionen, aber die Anwesenden werden in der Punktion dennoch als „eingeladen“ gekennzeichnet.

Kein Protokoll hat dokumentarische Gültigkeit, bis es vom Sekretär und dem Vorsitzenden unterzeichnet wird. Das erforderliche Bedingung.

Die Durchführung vieler wirtschaftlicher und rechtlicher Maßnahmen geht mit der Erstellung von Dokumenten einher. Die Art der darin enthaltenen Informationen variiert je nach Typ Protokoll Es lassen sich jedoch einige allgemeine Muster beim Verfassen dieses Dokuments erkennen.

Anweisungen

Der Anwendungsbereich von Protokollen ist äußerst breit: Es werden Protokolle über Ordnungswidrigkeiten und über die Begehung bestimmter Ermittlungsmaßnahmen erstellt, Protokolle über Verfahren und Gesellschafterversammlungen geführt usw. Wie soll ein Protokoll erstellt werden? Welche Informationen müssen darin widergespiegelt werden?

Zunächst muss das Protokoll den Namen der Organisation enthalten, die es erstellt hat: Horns and Hooves LLC, N-sky District Court usw. Darauf folgt der Name des Dokuments – das Protokoll selbst und ein Hinweis darauf, welches Ereignis protokolliert wird. Zum Beispiel Protokolle einer Hauptversammlung oder Protokolle der Vernehmung eines Zeugen.
Anzugeben sind das Datum der aufgezeichneten Handlung (Besprechung, Vernehmung usw.), ihre Nummer (bzw. die Nummer des Falles, in dem sie durchgeführt wurde) sowie die Anfangs- und Endzeit des aufgezeichneten Ereignisses.

Nach den angegebenen Informationen ist es notwendig, die an der aufgezeichneten Aktion beteiligten Personen unter Angabe der von ihnen ausgeübten Rolle aufzulisten. Zum Beispiel: „Richter Ivanov I.I., beim Dirigieren