Zu den heiligen Aufgaben des Sekretärs gehört die Vorbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Sitzungen, die von Managern initiiert werden verschiedene Level. In den meisten Fällen führt die Sekretärin auch ein Protokoll über solche Ereignisse. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, wie Sie diese Prozesse effizienter gestalten können.

Um über das Protokoll zu sprechen, besteht der erste Schritt darin, über die Besprechungsvorbereitung zu sprechen. Vor einer solchen Veranstaltung ist es wichtig, die Tagesordnung zu durchdenken, die Zusammensetzung der Teilnehmer festzulegen und sich mit den Berichten aller Referenten und anderen Materialien vertraut zu machen. All dies erfordert zusätzlichen Aufwand, aber dadurch wird die Pflege des Protokolls viel einfacher.

WIE SPAREN SIE ZEIT?

Verschiedenen Studien zufolge können 10 bis 50 % der Arbeitszeit des Organisationsleiters und anderer Mitarbeiter für Besprechungen aufgewendet werden. Um den Zeitaufwand zu reduzieren, müssen Initiatoren, Organisatoren und Teilnehmer von Meetings die folgenden Regeln beachten:

Besprechen Sie bei der Besprechung nur Themen, die bei der Arbeit nicht gelöst werden können.

Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer an Besprechungen. Sie ist direkt proportional zur Dauer des Ereignisses. Wenn die Dauer eines Meetings mit 5 Mitarbeitern 1 Stunde beträgt, wird es bei einer Teilnehmerzahl von 10 oder mehr höchstwahrscheinlich 2 Stunden oder mehr dauern.

Bereiten Sie im Vorfeld Informationsmaterialien für das Treffen vor. Berechnungen, Analyseberichte, Tabellen, Grafiken, Berichte, Foto- und Videomaterialien, Präsentationen, Produktmuster, Gutachten müssen von spezialisierten Spezialisten erstellt werden. Für die Prüfung der Materialbereitschaft ist jedoch der Sitzungssekretär verantwortlich. Deshalb sollten Sie ein bis zwei Tage vor der Veranstaltung:

a) Erstellen Sie mit Hilfe verantwortlicher Personen, die Präsentationen durchführen, eine Liste aller Informationsmaterialien.

b) Materialien in elektronischer Form von verantwortlichen Personen erhalten (z. B. Präsentationen, Erläuterungen usw.);

c) von den Verantwortlichen gedruckte Zusammenfassungen und Berichtstexte erhalten.

Benennen Sie für jedes Problem einen verantwortlichen Mitarbeiter, auch wenn die Aufgabe von einer Gruppe von Personen ausgeführt werden muss.

Verschwenden Sie keine Zeit damit, die Schuldigen zu entlarven. Denken Sie daran, dass der Hauptzweck jedes Meetings darin besteht, die Tagesordnung zu besprechen und Entscheidungen dazu zu treffen.

TAGESORDNUNG

Dies ist eine Liste der Themen, die bei dem Treffen besprochen werden sollen. Sie werden vom Versammlungsleiter bestimmt. Allerdings kann auch die Sekretärin an diesem Prozess teilnehmen.

Befolgen Sie bei der Entwicklung Ihrer Agenda die folgenden Richtlinien:

• Teilen Sie Besprechungsthemen, die zu weit gefasst sind, in mehrere Unterthemen auf. Bei Bedarf können Verantwortliche zu jedem Unterthema vorbereitende Treffen abhalten.

Beispielsweise sollte einem für Ende des Monats geplanten Treffen zum Thema „Über die Umsetzung geplanter Indikatoren durch die Hauptproduktionsbetriebe“ eine Reihe kleiner Treffen in den Werkstätten vorausgehen: „Über die Umsetzung des Plans durch die.“ Gießerei“, „Zur Umsetzung des Plans durch die Beschaffungswerkstatt“, „Zur Umsetzung des Plans durch die Maschinenwerkstatt“, „Zur Umsetzung des Plans durch die Montagewerkstatt.“ Oder einem Treffen zum Thema „Zur Implementierung eines ERP-Systems in einem Unternehmen“ sollten mehrere Treffen vorausgehen: „Zu den Problemen der Implementierung eines ERP-Systems in der Produktion“, „Zur Sicherstellung der Kommunikation zwischen dem ERP-System und 1C im Rechnungswesen.“ “, „Zur technischen Unterstützung des ERP-Systems und zur Datenübertragung“ usw.

• Setzen Sie Themen von gleicher Bedeutung auf die Tagesordnung, vereint durch ein gemeinsames Thema.. Zum Beispiel die Bereitstellung von Transportmitteln, das Verfahren für die Lieferung an das Lager, den Versand und den Abtransport von Fertigprodukten aus dem Unternehmensgebiet.

Auch ein breiteres Spektrum miteinander verbundener Probleme kann auf die Tagesordnung gesetzt werden. Dazu können zum Beispiel gehören:

Kauf einer neuen Produktionslinie;

Technologische Vorbereitung der Produktion;

Vornahme von Änderungen an der Design- und Technologiedokumentation im Zusammenhang mit der Anschaffung neuer Geräte;

Modernisierung von Produktionsgebäuden und Ausbau von Maschinenanbindungen;

Logistikunterstützung für die Produktion.

Gleichzeitig ist der Umbau des Fabrikkontrollpunkts oder die Organisation der elektronischen Bezahlung von Ausweisen in der Fabrikkantine bei diesem Treffen offensichtlich nicht der Diskussion wert.

Es ist klar, dass der Schriftführer nicht immer Einfluss auf den Inhalt der Tagesordnung nehmen kann. Die Einberufung der Sitzung erfolgt durch den Leiter, der auch das Themenspektrum darlegt. Und wenn der Manager auf der Tagesordnung einer Sitzung den Kauf einer neuen Produktionslinie für die Gussproduktion und die Organisation eines Frühjahrsputztages zur Säuberung des Territoriums aufnimmt, ist es möglicherweise nicht möglich, ihn zu überzeugen. Aber Sie können Ihrerseits vorschlagen, die Diskussion über die Organisation einer Aufräumaktion auf ein anderes Treffen zu übertragen und sie beispielsweise mit der Frage des Anstrichs der Fassade eines Gebäudes oder mit der Durchführung von Feierlichkeiten anlässlich des Geburtstags der Organisation zu verbinden.

• Erstellen Sie eine Tagesordnung nur aus den Themen, die in die Kompetenz und den Verantwortungsbereich der Sitzungsteilnehmer fallen. Beispielsweise ist es sinnlos, Versorgungsfragen in Abwesenheit des Leiters des Versorgungsdienstes zu besprechen.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Themen und Punkte auf der Tagesordnung. Es sollten so viele davon sein, wie innerhalb der vorgegebenen Zeit wirksam besprochen und gelöst werden können. Beispielsweise können Sie in einer Stunde eines Meetings 1 bis 5 Themen besprechen, abhängig vom Umfang der besprochenen Themen und der Qualität der Vorbereitung des Meetings.
• Fügen Sie der Tagesordnung einen Bericht über die Aufgaben und Weisungen der letzten Sitzung bei, wenn die Treffen durch ein gemeinsames Thema und eine gemeinsame Zusammensetzung der Teilnehmer verbunden sind. Seien Sie darauf vorbereitet, dass der Vorsitzende ihn mit seiner Befugnis einbringen kann, auch wenn ein solcher Punkt nicht auf der Tagesordnung steht. Daher ist es besser, die Weisungsliste vorab auszudrucken – sie sollte dem Vorsitzenden, dem Verantwortlichen und dem Schriftführer vorliegen.

TEILNEHMER TREFFEN

Allgemeine Anforderungen an Veranstaltungsteilnehmer:

Kompetenz und Interesse an den Themen der Tagesordnung;

Eine ausreichend hohe Position, um auf der Grundlage der Ergebnisse der Besprechung Entscheidungen zu treffen und Untergebenen Anweisungen zu erteilen.

Die Zusammensetzung der Teilnehmer kann sich während der Veranstaltung ändern. Wenn auf der Tagesordnung Themen stehen, die alle Sitzungsteilnehmer betreffen, und Themen, die nur für einige von ihnen gelten, sollten zuerst allgemeine Fragen besprochen werden. Am Ende dieses Teils der Sitzung können Mitarbeiter, die nicht an der weiteren Diskussion beteiligt sind, entlassen werden.

So benachrichtigen Sie alle

Informieren Sie alle Besprechungsteilnehmer über Datum, Uhrzeit, Ort und Thema der Veranstaltung.

Sie können eine Besprechung mit melden Anruf, SMS-Nachrichten, E-Mails (mit Zustellungs- und Lesebenachrichtigung), persönliche Besuche.

Wenn einer der Teilnehmer nicht bei der Arbeit ist Aus verschiedenen Gründen (Jahresurlaub, vorübergehende Arbeitsunfähigkeit, Geschäftsreise usw.), ist es notwendig, den Grund für die Abwesenheit herauszufinden und den Arbeitnehmer, der den Abwesenden gemäß der Vertretungsregelung vertritt, daran zu erinnern, dass er bei der Besprechung anwesend sein muss.

Es kann auch hilfreich sein, eine Popup-Eingabeaufforderung in Ihren Computerkalender einzufügen, z. B. „Erinnern Sie Ihren Stellvertreter daran, an der Besprechung teilzunehmen.“

Informationen darüber, wer wann über die Besprechung benachrichtigt wird, können in eine Tabelle eingetragen werden (Beispiel 1).

BEISPIEL 1

Benachrichtigung der Besprechungsteilnehmer

Die Sitzung findet am 24. Juni 2017 um 11:00 Uhr im Büro des Beschaffungsdirektors statt.

Thema: Vertragsabschlüsse mit Lieferanten für das zweite Halbjahr 2017.

Sitzordnung für Besprechungsteilnehmer

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Sitzplan für die Besprechungsteilnehmer vorbereiten, wenn Folgendes anwesend ist:

Höhere Beamte (Stadt, Region, Territorium, Republik, Föderation);

Eigentümer Transnationale Unternehmen und Beteiligungen usw.;

Vertreter von Partnerorganisationen.

Dem Schriftführer wird nach Möglichkeit ein Sitzplatz an einem separaten Tisch neben dem Vorsitzendentisch zugewiesen (Beispiel 2).

Beispiel 2

Sitzplan

Namenskarten

Auf den gegenüberliegenden Tischen müssen an den entsprechenden Stellen Namenskarten mit der Position und (oder) dem vollständigen Namen angebracht werden. jeder Teilnehmer. Die einfachste Möglichkeit ist ein zu einem „Haus“ gefaltetes Blatt Papier (Abb. 1)

Reis. 1. Namenskarte für den Besprechungsteilnehmer

Abzeichen

In besonders kritischen Fällen ist es notwendig, Abzeichen (Brustkarten) anzufertigen, auf denen Sie Folgendes vermerken sollten:

VOLLSTÄNDIGER NAME. Teilnehmer;

Ihre Positionen;

Der Name der Organisation, die jeder Teilnehmer vertritt;

Der Ort, an dem sich die angegebene Organisation befindet.

Das Abzeichen kann außerdem Folgendes enthalten:

Logo der Organisation, die der Teilnehmer vertritt;

Logo (Emblem) der Veranstaltung (Tagungen, Konferenzen usw.).

Sie können Abzeichen mit einem Schlüsselband oder einer Wäscheklammer verwenden. Sie werden in Schreibwaren- und Bürobedarfsgeschäften verkauft.

Sie können Einleger mit Text selbst gestalten, diese dann auf einem Drucker ausdrucken, mit einer Schere ausschneiden und in Abzeichen stecken (Abb. 2).

Reis. 2. Eigenentworfener Abzeicheneinsatz

Wenn ausreichend Mittel für die Vorbereitung bereitgestellt wurden, können Einsteckkarten bei einer Organisation bestellt werden, die Druckdienstleistungen anbietet. Und für regelmäßige interne Meetings werden Badges überhaupt nicht benötigt.

DAUER DES TREFFENS

An Verschiedene Arten Sitzungen werden vergeben unterschiedliche Mengen Zeit. Beispielsweise kann ein morgendliches Planungstreffen etwa eine halbe Stunde dauern, ein interregionales Treffen zu einem bestimmten Thema kann jedoch den ganzen Tag dauern.

Die Dauer des Treffens sollte im Voraus geplant werden. Alle Teilnehmer müssen die Start- und Endzeiten der Veranstaltung kennen. Dies hilft Ihnen, schnell und effizient zu arbeiten, sodass Sie nicht lange bleiben müssen.

Geht kaputt

Wenn die Dauer der Sitzung eine astronomische Stunde (60 Minuten) überschreitet, ist es notwendig, nach jeder akademischen Stunde (45 Minuten) eine Pause einzulegen.

Bei besonders langen Veranstaltungen können Pausen vorgesehen werden, in denen den Teilnehmern Snacks (Sandwiches, Obst, Süßigkeiten) und Getränke (Tee, Kaffee, Säfte, Mineralwasser usw.).

Wenn das Niveau der Besprechung niedrig ist und neben dem Raum, in dem die Besprechung stattfindet, eine Kühlbox, eine Kaffeemaschine und Einweggeschirr für Bürobesucher vorhanden sind, können sich die Besprechungsteilnehmer Kaffee, Tee oder Wasser einschenken.

Wasserflaschen und Gläser können vorab auf die Tische gestellt werden, an denen die Tagungsteilnehmer sitzen – dann können sie nicht nur in der Pause, sondern jederzeit ihren Durst löschen. Es ist besser, kein Essen auf den Tisch zu stellen. Peinlich wird es, wenn einer der Teilnehmer ein Sandwich auf Geschäftspapiere fallen lässt oder Kaffee verschüttet.

Besser ist es, den Tisch mit Snacks und Getränken in einem separaten Raum zu decken. Dies geschieht in der Regel durch den Sekretär, jedoch nur, wenn dieser kein Protokoll führt. Kann die Sekretärin während einer Besprechung den Raum nicht verlassen, muss ein anderer dafür zuständiger Mitarbeiter eine Pause organisieren. Alternativ bereitet die Sekretärin vor Beginn der Besprechung alles für die Kaffeepausen vor. Auf Assistenten kann bei längeren Besprechungen in der Regel nicht verzichtet werden.

Zeitfenster

Die Dauer der Veranstaltung ist zu regeln. Der Versammlungsleiter überwacht die Einhaltung dieser Regel.

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Meetings unbedingt die Zeit, die jeder Redner zum Reden und jedes zu besprechende Thema benötigt.

Erkundigen Sie sich beim Vorsitzenden nach den Regeln für jede Rede.

Planen Sie bei Bedarf Pausen ein.

Addieren Sie alle Zeiträume auf dem Rechner und addieren Sie den resultierenden Betrag

Der Vorsitzende sollte darüber informiert werden, wie lange die Sitzung dauern kann. Ist er mit dieser Zahl einverstanden, sind die Regelungen allen Teilnehmern zur Kenntnis zu bringen, andernfalls sind Anpassungen vorzunehmen und dem Vorsitzenden erneut mitzuteilen.

Nach Vereinbarung wird die zeitlich begrenzte Tagesordnung an alle Sitzungsteilnehmer versandt (Beispiel 3).

BEISPIEL 3

Agenda mit Fristen

Besprechungsprotokoll: 5 grundlegende Schritte

Protokoll dokumentieren sowohl die Aktivitäten ständiger Kollegialorgane (Kommissionen, Ausschüsse, Räte etc.) als auch temporärer Kollegialorgane – verschiedene Sitzungen, Konferenzen, Seminare und Konferenzen.

Es werden folgende Protokolltypen unterschieden:

. Kurzes Protokoll- ein Dokument, in dem der vollständige Name vermerkt ist. und Positionen der Sitzungsteilnehmer, sein Thema, Hauptthemen, Zusammenfassung Berichte, getroffene Entscheidungen, eine Aufgabenliste für jede verantwortliche Person. Solche Protokolle werden in der Regel bei Betriebsbesprechungen geführt.

. Vollständiges Protokoll Darüber hinaus enthält es detaillierte Aufzeichnungen aller Reden, Meinungen, Änderungsanträge und anderer Nuancen der Diskussion. Mit diesem Dokument können Sie ein detailliertes Bild des Meetings wiederherstellen.

Die Form der Protokollführung wird vom Versammlungsleiter bzw. dem Betriebsleiter gewählt.

Texte von Reden und anderen für die Sitzung vorbereiteten Materialien werden in Form von Anhängen aufbereitet. Sie müssen im Text des Protokolls referenziert werden.

Der Schriftführer ist dafür verantwortlich, wie genau und vollständig der Verlauf der Besprechung protokolliert wird. Diese Verantwortung darf nicht unterschätzt werden, da das Protokoll das einzige Dokument ist, das alle Reden, Diskussionen, Kommentare und Entscheidungen widerspiegelt, die ausgeführt werden müssen. Während des Meetings hören die Teilnehmer möglicherweise nichts oder haben keine Zeit, es aufzuschreiben. Dies lässt sich mithilfe des Protokolls leicht wiederherstellen.

Schritt 1: Den Arbeitsplatz vorbereiten

Um es einfacher zu machen, vor Beginn der Besprechung ein Protokoll zu führen:

. Wählen Sie Ihren Sitzplatz im Saal wo die Veranstaltung stattfinden wird. Es sollte für alle Teilnehmer persönlich sichtbar sein, die Reden des Vorsitzenden, der Redner und „Nachbildungen aus dem Saal“ sollten deutlich hörbar sein (siehe Sitzplan in Beispiel 2).

. Legen Sie eine Liste der Besprechungsteilnehmer mit ihren vollständigen Namen auf Ihren Schreibtisch. und Positionen sowie einen Sitzplan. Bevor das Meeting beginnt, wäre es eine gute Idee, sorgfältig zu studieren, wer wo sitzt, und sich dann bei Bedarf das Diagramm anzusehen.

. Aufstocken Schreibwaren . Nehmen Sie 2-3 Stifte, 2 Bleistifte, 2 Radiergummis mit.

. Überprüfen Sie, ob Bürogeräte und andere Geräte funktionieren: Uhr, Diktiergerät, Videokamera (falls verfügbar). Vergessen Sie nicht das Netzkabel und Ersatzbatterien bzw. Akkus.

Frischen Sie vor der Besprechung die wichtigsten Punkte aller Berichte in Erinnerung.

Schritt 2: Protokollierung des Meetingfortschritts

Zusätzlich zu den für die Sitzung vorbereiteten Materialien (Texte von Berichten, Reden, Referenzen, Beschlussentwürfen, Tagesordnung, Teilnehmerlisten usw.) wird das Protokoll auf der Grundlage von Tonaufzeichnungen, Videoaufzeichnungen, Transkripten oder groben handschriftlichen Notizen erstellt die während der Sitzung aufbewahrt werden.

Wie mache ich grobe Notizen?

1. Bereiten Sie Blätter für den Protokollentwurf vor- Ihre Anzahl richtet sich nach dem Umfang der Tagesordnung. Schreiben Sie auf das erste Blatt das Datum der Sitzung, ihr Thema, die Protokollnummer, die Teilnehmerliste und die Tagesordnung (Beispiel 4).

BEISPIEL 4

Entwurf des Sitzungsprotokolls. Blatt Nr. 1

Schreiben Sie die zur Diskussion gestellten Fragen gesondert auf saubere Laken, sodass genügend Platz für Einträge bleibt:

Blatt Nr. 2: „Zum Stand der Arbeiten zum Abschluss von Verträgen über die Lieferung von Nichteisen- und Eisenmetallen.“ Bericht von Prokhorov P.D.;

Blatt Nr. 3

Blatt Nr. 4: „Zur Transportunterstützung für Nachschub.“ Bericht von Medvedev V.Yu.;

Blatt Nr. 5: ... (wird während der Sitzung ausgefüllt);

Blatt Nr. 6: „Zum Stand der Abrechnungen im Rahmen abgeschlossener und ausgeführter Verträge über den Einkauf von Rohstoffen und Lieferungen.“ Bericht von Fomina K.D.;

Blatt Nr. 7: ... (wird während der Sitzung ausgefüllt);

Blatt Nr. 8: „Über den Abschluss von Vereinbarungen mit Amethyst LLC über die Lieferung von Stahl und Legierungen an ESPZ OJSC.“ Vorschläge von Telegin I.I.;

Blatt Nr. 9: ... (wird während der Sitzung ausgefüllt).

2. Überprüfen Sie, ob alle Besprechungsteilnehmer anwesend sind. Streichen Sie diejenigen, die im Protokollentwurf fehlen, mit einem Bleistift durch – vielleicht sind sie zu spät. Informieren Sie sich nach der Besprechung über die Gründe für Abwesenheiten und Verzögerungen.

Tragen Sie die Ankunftszeit der Verspäteten direkt im Protokolltext in Klammern ein:

In diesem Fall ist genau bekannt, wer unter den Anwesenden ist und was genau sie während des Treffens verpasst haben.

3. Füllen Sie das Feld „HÖRT“ aus. Tragen Sie auf dem ersten Blatt des Entwurfs und auf den Blättern mit den entsprechenden Titeln der Berichte stets Ihren vollständigen Namen ein. und Positionen der Redner, Themen der Reden und deren Zusammenfassung. Sie müssen nur grundlegende Informationen erfassen: Daten, Zahlen, Fakten. Vergleichen Sie anschließend die Notizen mit den bereitgestellten Texten der Reden (These). Wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, benachrichtigen Sie den Sitzungsleiter.

4. Geben Sie den Punkt „PERFORMED“ ein(Bei Bedarf). Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Fortschritt der Redner durch Kommentare, Fragen und Einwände anderer Teilnehmer unterbrochen wird. Im vollständigen Protokoll Jede solche Bemerkung sollte sofort protokolliert werden, insbesondere wenn sie mit dem Satz „Bitte ins Protokoll aufnehmen“ versehen ist. Zum Beispiel:

Tatsache ist, dass jede Aussage den Verlauf des Treffens verändern kann und es daher notwendig sein kann, den Moment hervorzuheben, wann und warum dies geschah.

In einem kurzen Protokoll

Basierend auf den Ergebnissen einer Besprechung, eines Treffens oder einer Besprechung wird fast immer ein Protokoll nach der entsprechenden Vorlage erstellt. Merkmale der Füllung und fertiges Beispiel Das Dokument finden Sie unten.

Während der Besprechung wird stets ein Protokoll erstellt und die Geschäftsleitung entscheidet selbst, welche Vorlage am besten verwendet wird. Dieses Dokument erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig:

1. Zeichnet Informationen über alle Anwesenden und Redner auf.
2. Enthält alle wichtigen Entscheidungen, die während dieser Besprechung getroffen wurden.
3. Spiegelt den tatsächlichen Stand des Verhandlungsprozesses wider und zeichnet wichtige Vereinbarungen in dieser Phase auf.

Die Hauptaufgabe des Dokuments besteht daher darin, den Sachverhalt des Treffens und alle daraus resultierenden Entscheidungen festzuhalten.

BEACHTEN SIE. Da nicht alle Sitzungen aufgezeichnet werden, hat die Unternehmensleitung das Recht, selbstständig zu entscheiden, in welchem ​​Fall ein Berichtsdokument erstellt wird und in welchem ​​nicht. In der Regel werden Protokolle bei Besprechungen verwendet, bei denen Themen besprochen werden, die sich direkt auf die zukünftige Entwicklung der Organisation auswirken.

Der Gesetzgeber hat keine Anforderungen an den Inhalt des Dokuments entwickelt, geschweige denn eine einheitliche Form. Daher kann jedes Unternehmen sein eigenes Formular verwenden. Sie können auch verwenden verschiedene Varianten Formulare für bestimmte Fälle (zum Beispiel eine Abteilungssitzung, eine außerordentliche Sitzung oder eine gemeinsame Sitzung mit Vertretern der Gegenpartei).

Typischerweise enthält das Dokument die folgenden Informationen:

1. Vollständiger Name des Unternehmens, Protokollnummer und Datum seiner Erstellung. Die Nummerierung kann fortlaufend – beginnend mit jedem Kalenderjahr – erfolgen.
2. Zusammensetzung der Anwesenden:

• Vorsitzender der Kommission;
• geschäftsführender Sekretär, der Eintragungen in das Protokoll aufnimmt;
• der Rest der Anwesenden - normalerweise wird die Liste am Ende des Dokuments platziert.

1. Agenda – d.h. eine Liste der zu besprechenden Themen. Wird im Voraus erstellt und allen Anwesenden zur Kenntnis gebracht (in der Regel werden spezielle Ankündigungen mehrere Tage vor den Sitzungen erstellt).
2. Liste der Redner (Name, Position, Thema der Rede, angesprochene Themen).
3. Entscheidungen, die als Ergebnis des Treffens getroffen wurden.
4. Unterschriften des Vorsitzenden und des Schriftführers, Unterschriftenprotokolle (Name und Initialen).
5. Werden dem Protokoll weitere Unterlagen sowie Materialien aus Tonaufnahmen, Fotos und Videos beigefügt, muss dieser Umstand im Dokument berücksichtigt werden. Schreiben Sie am Ende das Wort „Anhänge“ und listen Sie die Namen von Dokumenten und anderen Materialien, deren Menge und Art (Original oder Kopie) sowie die Anzahl der Seiten auf.

Formular und Muster 2019

Im einfachsten Fall sieht das Formular so aus.

Und als Beispiel können Sie dieses Formular wählen:

BEACHTEN SIE. Im Abschnitt „BEHOBEN“ werden mit einer Beschreibung der Entscheidung häufig die Ergebnisse des Abstimmungsverfahrens angegeben, sofern dieses in der Sitzung stattgefunden hat. Die Ergebnisse werden durch einfache Summierung der Stimmen „DAFÜR“, „NACH“ und Enthaltungen erfasst.

Kurze und volle Sorten

In derselben Organisation können verschiedene Meetings abgehalten werden. Die Bedeutung eines bestimmten Treffens hängt von den Themen ab, die dort besprochen werden. Und sie bestimmen auch die Wahl der einen oder anderen Probe, nach der das Protokoll erstellt wird. Generell lassen sich zwei Arten von Dokumenten unterscheiden:

Auszug aus dem Protokoll

Wenn es notwendig ist, einige Informationen aus dem Protokoll zu erhalten, wird ein Auszug erstellt. Dieses Dokument ist eine exakte Kopie eines Teils des Protokolls. Der Auszug muss das Erstellungsdatum des Hauptdokuments, seine Nummer und den Namen des Unternehmens enthalten. Die Richtigkeit der Kopie wird durch die eigenhändige Unterschrift des Schriftführers und/oder des Versammlungsleiters bestätigt.

Merkmale des Managements

Bei Jahresabschlussbesprechungen werden in der Regel erweiterte Dokumentformen gewählt. Wenn es sich um ein Treffen einer separaten Struktureinheit handelt, wählen Führungskräfte in der Regel die einfachste Vorlage.

Die Merkmale der Sachverhaltserfassung und Protokollspeicherung sind folgende:

1. Ein Muster-Sitzungsprotokoll wird von der Geschäftsführung des Unternehmens oder einer bestimmten Struktureinheit der Organisation genehmigt.
2. Wird unmittelbar zum Zeitpunkt der Sitzung durchgeführt. Es wird ein spezieller Mitarbeiter ernannt, der für die Bearbeitung des Dokuments verantwortlich ist. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um einen Sekretär, der auch als Sekretär der Sitzung fungiert.
3. Um Ungenauigkeiten und Fehlinterpretationen der Redewendungen des Redners zu vermeiden, werden häufig alle Ereignisse während der Besprechung zusätzlich aufgezeichnet. Es werden Audio- und Videoaufzeichnungstools verwendet. Anschließend werden bei Bedarf Abschriften der Reden im Anhang zum Protokoll bereitgestellt - genaue Zitate was Mitarbeiter und andere Eingeladene sagten.
4. Die Anzahl der Originalexemplare wird je nach Situation zusammengestellt. In der Regel reicht ein Original. Wenn jedoch ein Treffen unter Beteiligung eines Partners (Vertreter eines anderen Unternehmens) stattfindet, ist die Erstellung von 2 Originalen erforderlich. Typischerweise finden solche Treffen in verschiedenen Phasen der Geschäftsverhandlungen statt.
5. Von Dokumentenkopien können Sie beliebig viele Kopien anfertigen. Dieser Bedarf entsteht bei der Abhaltung von Besprechungen, deren Entscheidungen für alle Abteilungen der Organisation bindend sind. Anschließend werden Kopien an alle Struktureinheiten gesendet. Sie werden in der Regel durch das Originalsiegel und die handschriftliche Unterschrift des Geschäftsführers beglaubigt.

Um mögliche Ungenauigkeiten zu vermeiden, werden Audio- und Videoaufzeichnungstools verwendet, um anschließend die Rede jedes Mitarbeiters oder der eingeladenen Person in Stenografie genau wiederzugeben.

Ein Protokoll ist eine Art Bericht, der Aufzeichnungen über den Prozess der Erörterung von Themen und die in Sitzungen getroffenen Entscheidungen darüber enthält. Geschäftstreffen und Treffen. Dieses Dokument hat wichtiger Platz in einem Dokumentenflusssystem organisatorischer und administrativer Art.

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll ist ein Berichtsdokument, das den Verlauf der Diskussion von Themen und Entscheidungen bei offiziellen Veranstaltungen klar festhält. Mehr vollständige Interpretation Wörter stellen Wörterbücher bereit, die dieses Konzept als ein Dokument definieren, das alles aufzeichnet, was bei einem bestimmten Ereignis geschieht.

allgemeine Informationen

Ein Protokoll kann ein Dokument genannt werden, das bestimmte Informationen enthält. Es enthält Informationen über den Fortschritt der Diskussionen zu bestimmten Themen. Darüber hinaus enthält das Sitzungsprotokoll Beschlüsse, was eine Einstufung als Verwaltungsdokument ermöglicht.

Während der Sitzung kann lediglich ein Entwurf des Protokolls erstellt werden. Innerhalb von 5 Tagen muss die Erstellung des Protokolls vollständig abgeschlossen sein.

Dekor

Ein Protokoll ist ein auf der Grundlage von Entwürfen erstelltes Dokument. Wurde während der Besprechung eine Niederschrift angefertigt, kann diese entschlüsselt, ggf. formatiert und dem fertigen Protokoll hinzugefügt werden.

Der Sekretär trägt die volle Verantwortung für die Erstellung und Pflege des gesamten Protokolls sowie für die Richtigkeit der darin eingegebenen Daten. Einige Arten von Protokollen müssen zusätzlich vom Unternehmensleiter genehmigt werden.

Minutenformen

Es werden 3 Protokollformen verwendet:

Kurzschrift;

Knapp.

In einem kurzen Protokoll werden die besprochenen Themen festgehalten. Die Namen der Teilnehmer und die getroffenen Entscheidungen sind ebenfalls enthalten. Es wird empfohlen, über eine Veranstaltung dieser Art ein Protokoll anzufertigen, wenn die Sitzung in Stenografie aufgezeichnet wird und die Texte der Reden und Berichte dem Geschäftsführer zur Verfügung gestellt werden.

Das vollständige Protokoll erfasst nicht nur die oben genannten Punkte, sondern enthält auch detailliertere Aufzeichnungen. Ein vollständiges Protokoll soll es Ihnen ermöglichen, ein detailliertes Bild der Veranstaltung vollständig wiederzugeben.

Das stenografische Protokoll wird vom Geschäftsführer auf der Grundlage des stenografischen Protokolls der Sitzung erstellt.

Die Unternehmensleitung entscheidet, welche Form des Protokolls für jede Sitzung vorzuziehen ist. Alle Arten solcher Dokumente müssen auf dem Briefkopf des Unternehmens (der Firma) erstellt werden, wobei der Name des Dokumenttyps – Protokoll – anzugeben ist. Oder auf einem speziell gestalteten vorgefertigten Protokollformular. Erforderliche Angaben Jedes Dokument dieser Art enthält die Registrierungsnummer, das Datum, den Titel, den Text und die Unterschriften der verantwortlichen Personen.

Wer führt das Protokoll?

Ein Protokoll ist ein Dokument, das während einer Veranstaltung geführt wird. Es muss von einer professionell ausgebildeten Sekretärin erstellt werden. Die Qualität der Aufzeichnung der Leistungen hängt von seinem Qualifikationsniveau und seinen beruflichen Fähigkeiten ab. Daher ist die Auswahl des Protokollführers eine verantwortungsvolle Aufgabe bei der Vorbereitung der Veranstaltung.

So führen Sie ein Protokoll: Beispielprotokoll

Ein Beispiel für die Führung eines Protokolls ist auf dem Foto unten zu sehen. Dort wird ein Beispielprotokoll vorgestellt. Findet die Besprechung über mehrere Tage statt, ist das Startdatum der Besprechung und nach dem Bindestrich das Enddatum anzugeben. Beispiel: 12.03.2016–14.03.16.

Geben Sie in der Spalte „Treffpunkt“ die Stadt bzw. den Ort an Ortschaft wo die Veranstaltung stattgefunden hat.

Der Titel des Protokolls ist im Genitiv geschrieben und enthält eine Dekodierung der Art der Veranstaltung (Sitzung, Versammlung, Konferenz) und den Namen des Kollegiums. Der Name der Sitzungsart muss mit dem Namen des Kollegiums übereinstimmen. Zum Beispiel „Ausschusssitzung“.

Der Textinhalt des Protokolls selbst gliedert sich in zwei Teile:

1. Einleitender Teil, der den Namen und die Initialen des Vorsitzenden, des Geschäftsführers, aller Anwesenden sowie das Thema der Tagesordnung angibt.

2. Der Hauptteil, der den Besprechungsprozess selbst beschreibt.

Das Protokoll beginnt unmittelbar mit dem Wort „Vorsitzender“, nach dem Bindestrich werden der Nachname des Vorsitzenden und seine Initialen angegeben. Das Wort „Sekretär“ wird auf die gleiche Weise gebildet. Bei dringenden und kurzfristigen Sitzungen wird dieser Teil des Protokolls nicht geführt.

Anschließend wird eine Liste aller Anwesenden erstellt. Nach dieser Liste werden die Namen der Eingeladenen notiert und ihre Positionen angegeben. Bei längeren Konferenzen und Sitzungen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern sollte deren Zusammensetzung ausschließlich quantitativ angegeben werden und dem Protokoll eine Liste mit Namen beigefügt werden, über die im Protokoll selbst ein entsprechender Eintrag erfolgen sollte. Zum Beispiel: „42 Personen waren anwesend (Liste beigefügt).“

Bei Veranstaltungen, bei denen Entscheidungen erforderlich sind eine bestimmte Menge von Personen, im Abschnitt „Teilnehmer“ wird die Anzahl der Personen angegeben, die dort hätten sein sollen und die Anzahl der Teilnehmer, die gekommen sind.

Dann kommt die Tagesordnung. In diesem Teil des Protokolls werden die behandelten Themen aufgeführt. Jedes hat seine eigene Nummer und beginnt mit der Präposition „O“ („About“).

Der Hauptteil des Protokolltextes ist in Abschnitte gegliedert, die den Tagesordnungspunkten entsprechen.

Für jeden Artikel können folgende Teile unterschieden werden:

• Wir hörten.
• Sie sprachen.
• Beschlossen (entschieden).

Jedes dieser Wörter wird in eine neue Zeile geschrieben.

Die Angaben zum Sprecher (vollständiger Name) und allen Sprechern werden in eine neue Zeile geschrieben.

Der letzte Teil des Abschnitts für jeden Tagesordnungspunkt ist eine Aufzeichnung der Entscheidung (Entschließung), die zu dem aufgeworfenen Thema angenommen wurde. Beschlüsse mit mehreren Abschnitten sind in Absätze und Unterabsätze unterteilt und mit arabischen Ziffern nummeriert. Der verfügende Teil von Entscheidungen muss konkret sein und die Komponenten enthalten: Wer muss was und bis zu welchem ​​Datum erledigen.

Bei der Wahl Beamte Das Protokoll erfasst die Abstimmungsergebnisse für jeden Kandidaten separat.

Dokumentationsunterstützung für das Management

Kontrolle

Option 4

1. Protokoll, Protokolltypen, Designmerkmale 4

2. Bearbeitung der versandten Korrespondenz 9

3. Erstellen Sie ein Immobilienabschreibungsgesetz 11

4. Schreiben Sie ein Memo 12

Bibliographie 14

1. Protokoll, Protokolltypen, Designmerkmale

Ein Protokoll ist ein Dokument, das den Verlauf von Diskussionen und Entscheidungen bei Sitzungen, Konferenzen und Sitzungen kollegialer Gremien festhält.

Eine Besonderheit des Protokolls besteht darin, dass es zur Dokumentation der Tätigkeit kollegialer Gremien dient: temporär (Sitzungen, Konferenzen, Sitzungen, Kommissionen) und dauerhaft (Ministeriums- und Ausschusskollegien, Wissenschaftliche Räte wissenschaftlicher Einrichtungen, Präsidien).

Für die Erstellung und Ausführung der Protokolle sind die (ordentlich oder im Rahmen ihrer Tätigkeit gewählten) Sekretäre der jeweiligen Kollegialorgane zuständig. Für die Richtigkeit der im Protokoll enthaltenen Angaben ist der Schriftführer gemeinsam mit dem Vorsitzenden des Kollegiums verantwortlich. Das Protokoll wird auf der Grundlage handschriftlicher, auch stenografischer oder Tonbandaufzeichnungen der Sitzung sowie der für die Sitzung erstellten Unterlagen erstellt: Tagesordnung, Texte oder Zusammenfassungen von Berichten und Reden, Beschlussentwürfe.

Hauptprotokolltypen:

Kurzes Protokoll – zeichnet die bei der Sitzung besprochenen Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen auf. Es wird empfohlen, es in Fällen durchzuführen, in denen das Treffen operativer Natur ist.

Im vollständigen Protokoll werden nicht nur die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und die Namen der Redner festgehalten, sondern auch der Inhalt der Berichte und Reden der Sitzungsteilnehmer ausreichend detailliert.

Das stenografische Protokoll wird auf der Grundlage eines stenografischen Protokolls der Sitzung (Abschrift) erstellt und vermittelt wörtlich den Prozess der Erörterung jedes einzelnen Themas und der Entscheidungsfindung.

Das Protokoll wird auf dem Briefkopf der Organisation erstellt und enthält folgende Angaben: Name der Organisation, Name der Dokumentenart, Datum der Sitzung, Protokollnummer, Ort der Protokollerstellung (Ort der Sitzung), Titel der Text, Text, Unterschriften, Einarbeitungsvisa. Der Titel des Protokolltextes ist der Name des aufgezeichneten Ereignisses (Sitzung, Sitzung, Sitzung) und der Name des Kollegiums, dessen Arbeit aufgezeichnet wird.

Der Text des Protokolls besteht aus zwei Teilen: Einleitung und Hauptteil. Der einleitende Teil des Protokolltextes sollte Folgendes enthalten: Wer hat das aufgezeichnete Ereignis geleitet? wer das Protokoll führte; wer aus dem Kreis der Beamten des kollegialen Gremiums, das die Sitzung leitet, bei der Sitzung (Sitzung, Sitzung usw.) anwesend war; wer von den Mitarbeitern der Organisation oder von anderen Organisationen zu der Sitzung eingeladen wurde (falls erforderlich); Welche Themen wurden bei dem Treffen besprochen?

Zu den Informationen über den Leiter der Sitzung, den Sekretär und die Anwesenden gehören die Nachnamen und Initialen der Beamten, jeweils angegeben nach den Worten: „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“ (ohne Anführungszeichen). Bei zusätzlich zur Sitzung eingeladenen Personen aus dem Kreis der Mitarbeiter der Organisation wird neben dem Nachnamen und den Initialen auch die Position angegeben, bei Fachkräften anderer Organisationen die Position und der Name der Organisation. Informationen über zu einer Besprechung eingeladene Personen können im Abschnitt „Teilgenommen“ oder in einem speziellen Abschnitt „Eingeladen“ enthalten sein.

Bei solchen kollektiven Veranstaltungen wie Versammlungen gibt es oft eine große Anzahl von Teilnehmern, deren Auflistung im einleitenden Teil des Protokolltextes unangemessen ist. In diesem Fall wird eine gesonderte Liste der Anwesenden erstellt und anschließend dem Protokoll beigefügt.

Im Protokoll selbst wird im Abschnitt „Teilnehmer“ lediglich die Gesamtzahl der Anwesenden unter Bezugnahme auf die beigefügte Liste angegeben. Es sollte betont werden, dass die Abschnitte „Anwesend“ und „Eingeladen“ im Verhältnis zu anderen Abschnitten des Protokolls von besonderer Bedeutung sind, da sie sich direkt auf die Rechtskraft dieses Dokuments auswirken und die Rechtmäßigkeit der Durchführung einer Gemeinschaftsveranstaltung belegen. Diese Abschnitte spiegeln das Vorhandensein eines Quorums der Versammlung wider, d. h. die erforderliche Mindestanzahl von Mitgliedern eines Kollegialorgans, die ausreicht, um die Arbeit der Versammlung (Sitzung, Sitzung) aufzunehmen. In Ermangelung eines normativ festgelegten Quorums für ein bestimmtes Kollegialorgan (einfache Mehrheit oder 2/3) ist die Abhaltung einer Sitzung nicht akzeptabel, da ihre Entscheidungen rechtswidrig sind. Die Wörter „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesend“, „Eingeladen“ werden ab der Nullposition des Druckgeräts gedruckt, ab der 2. Position wird ein Bindestrich eingefügt, Nachnamen werden im Nominativ geschrieben, dann werden Initialen eingefügt. Die Namen der Anwesenden und Eingeladenen finden Sie in alphabetischer Reihenfolge und mit 1-zeiligem Abstand gedruckt.

Die bei der Sitzung besprochenen Themen sind im Abschnitt TAGESORDNUNG aufgeführt. Die Worte AGENDA werden ab der Nullposition des Druckgeräts gedruckt, gefolgt von einem Doppelpunkt. Die Tagesordnungspunkte sind nummeriert. Jede neue Frage wird ab der 1. Position des Tabulators gedruckt. Die Reihenfolge der Fragen richtet sich nach dem Grad ihrer Wichtigkeit. Die Formulierung von Tagesordnungspunkten sollte mit den Präpositionen about (about) beginnen, wobei der Titel der Position und der Nachname des Redners angegeben werden Genitiv. Der Hauptteil des Protokolltextes ist entsprechend den Tagesordnungspunkten gegliedert. Der Aufbau der Aufzeichnung der Diskussion zu jedem Tagesordnungspunkt erfolgt nach folgendem Schema: SIE HÖREN ZU, SIE sprachen, SIE ENTSCHEIDETEN (ENTSCHIEDEN). Diese Wörter sind in Großbuchstaben geschrieben. Dem Wort ZUHÖREN wird die Nummer des Tagesordnungspunkts vorangestellt, gefolgt von einem Doppelpunkt. Der Nachname des Sprechers wird im Nominativ ab der 1. Stelle des Druckgeräts gedruckt; Nach dem Nachnamen werden Initialen, dann ein Bindestrich und ein s eingefügt Großbuchstabe Verfassen Sie den Inhalt des Berichts in Form einer direkten Rede. Wird der Text des Berichts (Rede) transkribiert oder vom Redner schriftlich vorgetragen, so steht hinter dem Bindestrich auch „Der Bericht liegt bei“ in Großbuchstaben (im Protokoll ohne Anführungszeichen).

Der Diskussion des Berichts können Fragen an den Redner vorausgehen, die zusammen mit den Antworten in den Abschnitt „HÖREN“ aufgenommen werden. Vor der Aufnahme jeder Frage werden die Initialen, der Nachname und die Position des Autors angegeben und ein Bindestrich gesetzt. Der Inhalt der Frage wird in Form der direkten Rede in Großbuchstaben geschrieben. Bevor Sie die Antwort formulieren, schreiben Sie das Wort „Antwort“ (im Protokoll ohne Anführungszeichen), setzen Sie einen Bindestrich und schreiben Sie die Antwort in Form einer direkten Rede. Der Fortschritt der Diskussion des Berichts wird im Abschnitt REFERENZEN widergespiegelt. Nach dem Wort SPOKE wird ein Doppelpunkt gesetzt. Der Nachname des Sprechers wird im Nominativ ab der 1. Stelle des Druckgeräts geschrieben, dann werden die Initialen und die Position des Sprechers angegeben, ein Bindestrich gesetzt und der Inhalt der Rede in Form der indirekten Rede in Großbuchstaben gedruckt .

Die angenommenen Entscheidungen sind im Abschnitt GELÖST (ENTSCHLOSSEN) enthalten. Bei mehreren Lösungen werden diese in arabischen Ziffern mit einem Punkt nummeriert. Jedem Beschluss ist in der Regel die Position, der Nachname und die Initialen der für die Umsetzung verantwortlichen Person beigefügt sowie eine Frist für die Umsetzung angegeben. Kollektiv getroffene Entscheidungen erfordern oft eine Abstimmung. In diesem Fall wird nach dem Abschnitt „BESCHLOSSEN“ Folgendes angezeigt: „Abstimmung“ oder „Abgestimmt“ (im Protokoll ohne Anführungszeichen) und die Abstimmungsergebnisse werden angegeben: einstimmig oder dafür..., dagegen..., Enthaltung. ..

In der Praxis werden abgekürzte und kurze Formen von Protokollen häufig verwendet, wenn eine detaillierte Aufzeichnung des Fortschritts der Diskussion von Themen nicht erforderlich ist. In Kurzprotokollen wird nach der Liste der Anwesenden oder Eingeladenen darauf hingewiesen Ordnungsnummer Tagesordnungspunkt angezeigt und der Titel des Berichts wird gedruckt. Die letzte Zeile des Titels des Berichts (Tagesordnungspunkt) ist unterstrichen und die Namen der Redner in der Reihenfolge ihres Vortrags werden darunter (in Klammern) gedruckt. Der Titel jedes Berichts endet mit einem Protokollbeschluss oder Beschluss. Im Protokoll Kurzform Es werden nur die betrachteten Themen und getroffenen Entscheidungen angegeben. Der verfügende Teil des Protokolltextes kann eine Klausel über die Genehmigung eines Dokuments enthalten. In diesem Fall wird das genehmigte Dokument dem Protokoll beigefügt und mit einem Link zu dessen Nummer und Datum versehen. In der Praxis ist es sehr häufig notwendig, Auszüge aus Protokollen anzufertigen. Der Auszug aus dem Protokoll enthält folgende Angaben:

alle Angaben zum Kopfteil des Protokolls: Name der Organisation, Name der Dokumentart (PROTOKOLLAUSZUG), Datum (Datum der Sitzung), Protokollnummer (laufende Nummer der Sitzung), Ort der Vorbereitung ( Ort des Treffens);

Titel des Textes;

alle Angaben zum einleitenden Teil des Protokolltextes: „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“, „Eingeladene“, „TAGESORDNUNG“;

einzelne Angaben zum Hauptteil des Protokolltextes: „HÖRT“, „ENTSCHLOSSEN“, „Abstimmung“;

Einzelheiten zum formellen Teil des Protokolls: Einzelheiten „Unterschrift“, einschließlich der Wörter „Vorsitzender“, „Sekretär“, Initialen und Nachnamen des Vorsitzenden und des Sekretärs (ohne deren persönliche Unterschrift, da Auszüge in der Regel nicht im Original unterzeichnet werden). Unterschriften, werden jedoch vom Sekretär beglaubigt); ein Hinweis zur Beglaubigung der Kopie.

Aus dem Inhalt des Protokolls werden daher nur diejenigen Elemente übernommen, die interessierten Beamten zur Kenntnis gebracht werden müssen. Um festgestellte Tatsachen und Ereignisse zu bestätigen, verfassen mehrere Personen ein Gesetz. Gesetze werden auf der Grundlage der Ergebnisse von Prüfungen der Tätigkeit eines Unternehmens oder seiner Struktureinheit und einzelner Beamter bei der Annahme und Übergabe von Fällen, der Vorbereitung von Dokumenten zur Vernichtung und der Inbetriebnahme von Gegenständen erstellt.