Effectif correct. Élaboration d'un tableau des effectifs

La dotation est un plan de dotation. Certaines entreprises négligent la préparation du tableau des effectifs, puisqu'il ne s'agit pas d'un document principal et que le formulaire no T-3, qui sert à le préparer, est de nature consultative. Cependant, dans la pratique recrutement nécessaire et aide l'employeur tant pour le contrôle interne et la gestion que pour la communication avec les organismes d'inspection. Aujourd'hui, nous comprenons tous les aspects de sa préparation et de son entretien.

Qu'est-ce qui menace le manque de personnel?

On demande généralement au tableau des effectifs de fournir la main-d'œuvre et contrôles fiscaux lors des contrôles. Son absence est interprétée comme une violation de la législation du travail et de la protection du travail. Pour une telle infraction exécutif ils sont condamnés à une amende de 1 à 5 000 roubles, l'organisation - d'un montant de 30 à 50 000 roubles (article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Le tableau des effectifs permet de justifier le licenciement de salariés pour réduire les effectifs dans une affaire judiciaire. Sans tableau d'effectifs, il est difficile pour un employeur de prouver que le licenciement est justifié. Il sera également impossible de prouver qu'au moment du licenciement, il n'y avait pas de postes vacants dans l'organisation qui pourraient être offerts aux employés licenciés (l'employeur est obligé d'offrir d'autres emplois en cas de réduction en vertu de l'article 179 du Code du travail de la Russie Fédération).

Qui et comment doit établir et tenir à jour le tableau des effectifs ?

D'une manière générale, la dotation est le devoir sacré d'un économiste du travail du ministère de l'organisation et de la rémunération ( Guide de qualification postes de cadres, spécialistes et autres employés, résolution du ministère du Travail de Russie n ° 37 du 21 août 1998). Cependant, en fait, la liste du personnel est préparée par des comptables, des agents du personnel et des avocats. Le chef d'entreprise et le chef comptable sont officiellement responsables du tableau des effectifs, puisqu'ils le signent.

Le tableau des effectifs peut être établi pour n'importe quelle période, mais il est généralement fait pour un an. Pour que cette procédure se déroule comme sur des roulettes à chaque fois, il convient de la décrire dans les instructions de travail de bureau :

• indiquer les modalités et les règles d'élaboration et d'introduction des modifications ;
• la forme de l'arrêté d'approbation du tableau des effectifs ;
• les responsables de la formation et de la signature de la liste du personnel et des commandes des personnes ;
• la composition des réglementations légales et locales de l'employeur, sur la base desquelles le tableau des effectifs est créé;
• employés avec lesquels il est nécessaire de coordonner le projet de tableau d'effectifs et ses modifications.

Quel est le format de dotation ?

La dotation en personnel est un acte réglementaire local décrivant structure organisationnelle entreprise et son personnel. Le calendrier est établi conformément au formulaire n ° T-3 (résolution n ° 1 du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie «Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement» du 5 janvier 2004 ), qui est consultatif. Il peut être adapté aux besoins de l'entreprise. Toutefois, à notre avis, il est préférable d'utiliser le formulaire no T-3, car il contient toutes les données nécessaires.

Comment remplir le formulaire n° T-3 ?

Les détails du formulaire sont formatés comme suit :

Nom de l'entreprise devrait être pleinement conforme à ce qui est inscrit dans documents fondateurs, y compris le nom abrégé et le nom sur une langue étrangère. S'il existe un nom abrégé, il est indiqué entre parenthèses, après le nom complet.

Code d'organisation- huit caractères du code selon le classificateur panrusse des entreprises et des organisations (OKPO).

Date de préparation format HH.MM.AAAA

Validité. Il est indiqué combien de temps la dotation sera valable et à partir de quelle date elle entre en vigueur.

Nous remplissons les colonnes, il y en a 10 au total.

Nom de l'unité structurelle indiqué sans abréviation conformément au classificateur d'unités approuvé par l'employeur. S'il n'y a pas de classificateur, alors ordre alphabétique ou par ordre décroissant du nombre d'employés dans l'unité.

Si la fourniture d'avantages aux employés dépend du nom de l'unité, le nom de l'unité doit être indiqué conformément aux classificateurs industriels des industries dangereuses et aux autres documents pertinents.

Code de lotissement structurel. Il est également indiqué conformément au classificateur dans lequel ils se trouvent par importance fonctionnelle. S'il n'y a pas de classificateur, les codes peuvent être attribués aux subdivisions par ordre alphabétique ou autrement.

Position (spécialité, profession), catégorie, classe (catégorie), qualification. Il est indiqué sans abréviations dans la composition de l'unité structurelle, à partir du chef, se terminant par l'exécuteur technique. Attention: pour les travailleurs - professions, pour les employés - postes (paragraphe 7 de l'article 144 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Nombre d'unités de personnel indiqué pour chaque poste ou profession. Si un travail à temps partiel est envisagé, il est indiqué dans les parts appropriées (par exemple, 0,5 ; 2,75, etc.).

Taux de rémunération, salaire est indiqué dans le montant d'un salaire mensuel, en fonction du système salarial (tarif, salaire, pourcentage de bénéfice, taux de participation au travail, etc.) Le salaire doit être indiqué en roubles ou en pourcentage, coefficients, etc. Il vaut mieux abandonner la pratique d'indiquer les salaires en dollars. Formellement, cela n'est pas interdit, le Code du travail de la Fédération de Russie ne parle que de l'obligation de l'employeur de payer les salaires en roubles. Autrement dit, le salaire est simplement traduit en roubles au taux actuel. Cependant pratique d'arbitrage dit qu'il y a infraction.

Le Code du travail de la Fédération de Russie ne contient pas de normes interdisant directement à l'employeur de fixer les salaires en devises étrangères (unités conventionnelles), car dans la partie 1 de l'art. 131 du Code du travail de la Fédération de Russie se réfère uniquement au paiement des salaires en espèces dans la monnaie de la Fédération de Russie (en roubles). Mais selon la partie 3 de l'art. 129 du Code du travail de la Fédération de Russie, le taux tarifaire et le salaire ont un montant fixe, qui doit rester inchangé pendant la durée du contrat. Et puisque la taille du salaire est toujours calculée au taux actuel, la baisse du dollar, selon le tribunal, peut entraîner une détérioration des conditions de rémunération du salarié.

Allocations. Les colonnes 6 à 8 indiquent les paiements incitatifs et compensatoires établis par la loi ou à l'initiative de l'employeur.

Dans le graphique Total le montant total des colonnes 5 à 8 (traitement et indemnités) multiplié par le nombre d'unités de personnel est indiqué.

Noter est rempli si les informations contenues dans les colonnes du formulaire sont ambiguës et nécessitent des éclaircissements.

Les signatures sous le projet de tableau des effectifs sont apposées par le chef et le chef comptable.

N'oubliez pas d'inscrire le numéro du document dans la colonne appropriée du formulaire.

Le plan de dotation est prêt, quelle est la suite ?

Le tableau des effectifs est homologué par l'arrêté correspondant à l'activité principale. Le texte de l'arrêté indique le fait de l'approbation du tableau des effectifs, le nombre total d'unités d'état-major et la date d'entrée en vigueur du document. La commande est signée par le chef d'entreprise ou toute autre personne habilitée, puis elle est inscrite au registre des commandes de l'activité principale. Le numéro d'enregistrement est apposé sur la commande. Ensuite, la commande et la liste du personnel sont envoyées pour un stockage indéfini, en règle générale, avec d'autres commandes pour l'activité principale.

Comment faire des changements ?

Le tableau des effectifs étant approuvé par arrêté, des modifications y sont également apportées par arrêté. La date de publication de l'ordre de modification et la date d'entrée en vigueur de la modification ne sont généralement pas les mêmes. Si les modifications sont mineures, des modifications du calendrier sont émises, et si elles sont importantes, un nouveau tableau des effectifs est établi avec un nouvel arrêté pour son approbation.

Les modifications du tableau des effectifs affectent généralement les employés, elles sont donc suivies d'une modification des contrats de travail. Dans la plupart des cas, leur application nécessite l'accord des salariés, le respect des délais d'information du personnel, etc.

Attention : la prise de connaissance par le salarié de l'arrêté de modification du tableau des effectifs ne vaut pas confirmation de son consentement à modifier les conditions Contrat de travail.

Voyons comment refléter l'évolution du salaire des employés. L'employeur est tenu d'en informer le personnel deux mois à l'avance, puis d'émettre une ordonnance de modification du tableau des effectifs. L'arrêté indique les postes, les nouveaux salaires et la date d'entrée en vigueur des changements. Les employés du service du personnel, qui apporteront des modifications aux contrats de travail, prennent connaissance de la commande sous la signature.

Ensuite, des accords supplémentaires sont conclus avec les employés. En eux, il ne suffit pas de se limiter au fait d'une augmentation ou d'une diminution de salaire - vous devez indiquer les raisons (selon les articles 22 et 132 du Code du travail de la Fédération de Russie, le salaire d'un employé dépend de les qualifications, la complexité du travail effectué, la quantité et la qualité de la main-d'œuvre dépensée). Sinon, l'employé, par exemple, pourra exiger un paiement supplémentaire pour les périodes précédentes au cours desquelles il a fait la même chose, mais pour moins d'argent.

Attention: pour réduire unilatéralement le montant du salaire en vertu de l'art. 74 du Code du travail de la Fédération de Russie n'est possible que lorsque les conditions de travail organisationnelles ou technologiques changent. Par exemple, lors de la prise Nouvelle politique gestion du personnel, lors de la modernisation de la production, de la réduction du volume des produits, de la réorganisation de la production.

Cependant, pour une telle manœuvre, la position et les qualifications de l'employé ne doivent pas changer, l'employeur doit prouver que les conditions spécifiées dans le contrat de travail ne pourraient pas être maintenues, et l'absence de décision de réduire les salaires entraînerait des réductions massives d'effectifs. . Les arguments sous la forme d'une baisse de la demande de services ou de produits ou d'une baisse des profits ne suffisent pas.

Question

Dans le tableau des effectifs, à la ligne « pour la période », faut-il indiquer la date à partir de laquelle le tableau des effectifs entre en vigueur ou suffit-il d'indiquer seulement un mois ?

(L'exigence du formulaire unifié du SHR reflète que le tableau des effectifs a été approuvé un certain jour du mois et le numéro de l'arrêté est indiqué. L'arrêté d'approbation du SHR indique la date à partir de laquelle le SHR entre en vigueur Obliger).

Réponse

Pour faciliter la planification entité légale ou individuel, qui est un entrepreneur individuel, fournit forme unifiée N T-3 (approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie «sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement» du 01/05/2004 N 1). Ce formulaire n'est pas obligatoire pour l'utilisation, mais n'est qu'une recommandation. Selon Rostrud, les organisations non gouvernementales ont le droit d'utiliser les formulaires de documents comptables primaires élaborés par elles de manière indépendante (lettres du 09/01/2013 N 2-TZ, 23/01/2013 N PG / 409-6-1, 14/02/2013 N PG/1487-6- un). Malgré cela, il est recommandé d'utiliser le formulaire unifié N T-3 dans le travail, car il contient tous les détails nécessaires.

Dans le formulaire unifié N T-3, les informations sont saisies selon les règles suivantes :

la ligne "Pour la période" indique la durée de validité du tableau des effectifs, ainsi que la date de son entrée en vigueur.

Si vous n'allez pas établir de dotation pour une période déterminée, vous ne devez spécifier que la date d'entrée en vigueur.

Il y a souvent des questions sur les dates à indiquer dans la ligne "pour la période __________ de" __ "__________ 200_" et dans la colonne "Date de compilation". Dans le premier cas, il est nécessaire de refléter la période pour laquelle le tableau des effectifs est approuvé (généralement un an), et la date à partir de laquelle il commence à fonctionner, et dans le second, la date à laquelle le tableau des effectifs est effectivement établi .

La liste du personnel est approuvée par ordre (instruction) du directeur de l'organisation ou d'une personne autorisée par lui. Les détails de ce document doivent être indiqués à la ligne "Approuvé par l'arrêté de l'organisation en date du "__" __________ 200_ N __".

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organisations (formulaire T-3) est l'un des documents personnels obligatoires qui doivent être présents dans chaque entreprise. En tant que formulaire de dotation, vous pouvez utiliser le formulaire T-3, ou vous pouvez développer indépendamment un formulaire qui convient à votre organisation, qui tiendra compte des caractéristiques individuelles de vos activités. Vous pouvez télécharger le tableau des effectifs T-3 ci-dessous. Comment bien remplir ce formulaire ?

Remplissage d'échantillons de personnel

Le formulaire T-3 contient des informations sur la dotation en personnel de l'organisation. Cela comprend des informations sur les divisions de l'entreprise, le nom des unités d'emploi, leur nombre. Aussi, pour chaque poste, le taux tarifaire, diverses primes et indemnités sont indiqués. De plus, pour tous les postes, les coûts totaux par mois sont calculés. Ainsi, le tableau des effectifs permet d'évaluer le niveau du budget salarial mensuel.

Ce document personnel est approuvé, il peut être établi, par exemple, au début de l'année ou dès le début des activités de l'organisation. L'organisation choisit elle-même la date d'expiration. Si l'organisation se développe de manière dynamique, il est logique d'établir chaque année une nouvelle liste du personnel et d'indiquer sa période de validité - 1 an. Si l'organisation est petite, votre emploi du temps durera peut-être plusieurs années. Dans tous les cas, sur le formulaire T-3, vous devez indiquer la date de début du document et la période de validité.

Si, au cours de l'activité dans l'état de l'entreprise, il y a des changements mineurs (le nombre d'unités de personnel change, le salaire de certaines unités officielles change, le nom du poste change), alors il est logique de ne pas approuver un nouveau tableau d'effectifs, mais de changer celui en cours. Pour cela, le responsable établit une commande appropriée et les modifications nécessaires sont apportées au formulaire T-3 actuel. Si les changements sont massifs en relation, par exemple, avec, il est préférable d'établir un nouveau tableau des effectifs.

La préparation de ce document est confiée aux employés du service du personnel et, à défaut, aux employés du service comptable.

Le formulaire T-3 lui-même est rempli assez simplement: vous devez établir un en-tête et un tableau avec les positions.

Le tableau des effectifs du formulaire T-3 contient des informations sur les divisions structurelles de l'entreprise, indiquant leurs codes selon la classification interne de l'organisation; le nom des positions selon le classificateur OKPDTR et leur numéro. Le système de rémunération de ce poste (salaire, indemnités) est également reflété.

Le salaire total pour chaque poste est multiplié par le nombre de ces unités, la valeur résultante reflétera le budget mensuel des employés de ce poste. Additionnez ensuite les valeurs mensuelles les salaires tous les postes, et le budget mensuel pour l'ensemble du personnel de l'organisation est obtenu.

Une fois le formulaire T-3 rempli, il est soumis pour approbation au gestionnaire, qui appose une marque sur son approbation en haut du formulaire.

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Tableau des effectifs de l'organisation (formulaire T-3). Exemple de conception

La dotation est un document essentiel au travail de toute organisation. En effet, la liste du personnel contient toutes les informations sur les divisions de l'entreprise, les postes, ainsi que les salaires et primes versés aux employés. Vous ne pouvez embaucher un employé que dans ce service et pour ce poste qui sont inscrits dans le tableau des effectifs de l'entreprise. Le tableau des effectifs est arrêté à une date prédéterminée par arrêté, et il est approuvé chaque année au 1er janvier.

Comment rédiger un formulaire T3 ?

Habituellement, lors de la compilation du tableau des effectifs, le formulaire T-3 est utilisé.

En haut du formulaire, le nombre d'unités de personnel et la date à partir de laquelle le document entre en vigueur sont indiqués. Si vous ne spécifiez pas la période de validité du document, il sera valide jusqu'à ce que de nouvelles modifications soient apportées ou jusqu'à ce qu'un nouveau tableau d'effectifs soit publié.

Le formulaire T-3 est divisé en dix colonnes, chacune ayant son propre objectif :

• 1, 2 - indiquer les noms et le code de chaque division de la société ;
• 3 - pour l'intitulé du poste ;
• 4 - pour indiquer le nombre d'unités de personnel (si le taux n'est pas plein, alors cela est également indiqué);
• 5 - pour le salaire (en roubles);
• 6,7,8 - pour indiquer les augmentations de salaire ;
• 9 - le montant des salaires et indemnités pour eux, multiplié par le nombre d'unités de personnel;
• 10 - ajouts.

Le formulaire doit être signé par le chef comptable, un employé du service du personnel et le chef de l'organisation. Familiarisez-vous avec les informations sur la manière dont un stage doit avoir lieu sur le lieu de travail conformément au Code du travail de la Fédération de Russie.

Les tableaux de dotation ne doivent pas inclure de titres de poste dans d'autres langues. Par action similaire, une personne qui établit le tableau des effectifs peut être amenée à payer une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles.

Avec des changements mineurs dans le tableau des effectifs, le chef doit émettre un ordre de modification. Si les changements sont suffisamment perceptibles, il est préférable d'approuver un nouveau tableau des effectifs.

En cas de réduction des salaires, le responsable doit émettre un décret sur les modifications du tableau des effectifs, cependant, le document sera valable au plus tôt deux mois après la délivrance de l'arrêté. Ensuite, il faut signer de nouveaux accords avec les salariés.

Ordonnance d'approbation

Vidéo

Voir la vidéo pour une description du concept de dotation.

Le calendrier LLC est un document qui permet à l'organisation de développer en détail la structure actuelle, de décrire tous les postes et les travaux qui s'y rapportent. Cela permet de répartir plus intelligemment les coûts associés à la rémunération du travail. Le document est souvent utilisé pour justifier la légalité du licenciement.

Qui fait le tableau des effectifs

Le Code du travail ne contient aucune mention selon laquelle la liste du personnel est obligatoire pour tous. Mais il n'y en a pas et cela abolirait complètement la pratique d'utiliser ce type de papier. Il existe des arguments forts en faveur de l'établissement du tableau des effectifs :

1. Plus facile de décider quantité nécessaire employés, ainsi que les frais d'entretien.
2. Il est plus facile de voir la structure globale de l'entreprise.

La dotation est utilisée lorsqu'il est nécessaire d'attribuer des dépenses au coût de production, ou d'appliquer certains avantages fiscaux.

Quel formulaire est utilisé pour la dotation?

L'organisation peut choisir l'un des Options disponibles pour :

• forme unifiée, si le chef a pris la décision appropriée;
• un document auto-développé, encore une fois - avec l'approbation du directeur.

Non. T-3 - c'est ainsi qu'une version unifiée du formulaire d'un document est désignée.

Le tableau des effectifs peut être qualifié de "document impersonnel". Après tout, il n'écrit pas sur des employés spécifiques. Et sur combien de postes au total, quels salaires sont utilisés pour quoi. Des personnes spécifiques sont nommées à un poste particulier, lorsque le chef a déjà rempli la liste du personnel, confirme son admission.

L'essentiel est d'éviter que les mêmes postes aient des salaires différents. Il sera alors plus facile d'éviter les litiges.

Constitution du tableau des effectifs

La dotation en personnel devrait faire partie du travail de bureau dans une entreprise particulière. Le développement, la création du document est effectué par un employé dont le devoir correspondant est prescrit dans les instructions.

Le directeur peut décider que le responsable du personnel ou le chef comptable s'occupera de cette affaire. Ce travail peut être pris par le réalisateur lui-même.

La dotation est le plus souvent constituée un an à l'avance. A partir du moment où le directeur approuve le document, celui-ci devient un acte normatif local. C'est la base sur laquelle repose tout le travail de bureau dans l'entreprise.

Conformément au tableau des effectifs, il convient d'effectuer les opérations suivantes :

1. Transferts internes.
2. Inscription des nouveaux employés.

Cela est particulièrement vrai des noms usuels des postes et des unités structurelles.

Si nécessaire, les effectifs peuvent être ajustés. Vous pouvez décider de créer un nouveau document si les modifications sont considérées comme importantes. Sinon, tout reste à l'ancien.

Champs principaux

Les principaux champs du tableau des effectifs

La forme unifiée du calendrier T-3 a été approuvée par Roskomstat. Vous pouvez concevoir votre propre formulaire, mais il ne peut pas se passer des champs suivants :

• le nombre total de travailleurs;
• suppléments à , le cas échéant ;
• salaires généraux;
• le nombre d'unités ouvertes dans l'État pour chacune des spécialités ;
• liste des postes pour chacun des départements;
• nom des divisions structurelles.

La datation se fait deux fois. Lors de la compilation, puis - lors de l'approbation. Assurez-vous d'indiquer le temps pendant lequel la dotation restera en vigueur. Mais il n'est pas nécessaire de préciser la date d'expiration exacte.

La procédure d'établissement du tableau des effectifs

Le processus de planification ressemble à ceci :

1. Vient d'abord le nom de la société, qui est renseigné selon les documents d'enregistrement.
2. Ensuite, allez au nom du document lui-même, sa date et son numéro.

La colonne n°1 est consacrée au nom des unités. Les entreprises privées peuvent opérer ici à leur propre discrétion. Industrie et tout-russe règlements utilisé pour parler de entreprises d'État et les entreprises avec des conditions spéciales.

Les classificateurs, les ouvrages de référence dans le sens de l'activité aideront ici. Cela est dû au fait que certaines catégories de salariés bénéficient d'avantages supplémentaires. Tous les noms sont mis uniquement en utilisant le cas nominatif.

Dans la deuxième colonne mettre le numéro de la division attribuée à chacun des départements. Il est donc plus pratique de construire une hiérarchie, d'appliquer des désignations numériques.

La colonne n ° 3 décrit les postes, les professions et les chiffres. Tout devrait aller dans l'ordre décroissant.

4 colonnes - un endroit où ils écrivent le nombre d'unités de personnel fournies pour chacun des postes. Ici, l'organisation peut compter sur ses besoins. Il est acceptable d'utiliser des taux partiels.

Dans la colonne n ° 5, les salaires ou les taux tarifaires sont fixés pour chacun des postes. La devise doit être le rouble. Vous pouvez utiliser non pas des valeurs spécifiques, mais une plage de nombres pour ceux qui occupent certains postes.

Les colonnes 6 à 8 sont généralement consacrées aux augmentations de salaire en roubles.

La colonne 9 décrit le salaire mensuel total pour un poste particulier.

La case 10 est généralement associée à des notes concernant les postes vacants, si elles sont disponibles dans l'organisation.

Si l'entreprise n'utilise pas de salaire, mais un système de rémunération différent, il est alors nécessaire d'indiquer exactement quelle unité est utilisée dans les calculs. Il n'est pas permis de réduire les colonnes obligatoires, bien qu'il soit possible de faire des ajouts si nécessaire. Si la colonne n'est pas nécessaire, elle reste simplement vide.

Les tableaux de dotation peuvent être constitués de plusieurs feuilles à la fois. Ensuite, le document doit être agrafé et les pages numérotées. Au verso de la couture, le directeur appose sa signature et son sceau sur l'inscription de certification.

Le formulaire lui-même ne peut pas être complété par le sceau de l'organisation. Sur la dernière feuille, seuls le chef, le chef comptable, ainsi que les chefs de départements doivent signer.

À propos des modifications

Apporter des modifications au tableau des effectifs

La structure d'une entreprise peut changer à mesure que l'entreprise continue de fonctionner. Par exemple, des divisions sont ouvertes et supprimées, de nouveaux postes sont créés, les salaires évoluent à la hausse.

Pour effectuer des ajustements, soit un nouveau calendrier est établi, soit une publication est publiée concernant l'introduction de nouvelles informations dans un document existant. De nouvelles entrées doivent être faites dans la documentation du personnel.

Les tableaux d'effectifs ne sont pas établis comme un document obligatoire pour tout le monde, même dans la législation actuelle ce n'est pas écrit. Mais le document aide à comprendre la structure globale et les coûts de main-d'œuvre. Il est tout simplement plus facile pour un gestionnaire d'avoir une vue d'ensemble s'il dispose de toutes les informations nécessaires.

A propos de la dotation de "A" à "Z", voir la vidéo suivante :

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