Effektive Planung der Arbeitszeit in einem Unternehmen. Erstellen Sie bestimmte Ziele mit einem bestimmten Fertigstellungsdatum

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Der berühmte deutsche Managementspezialist L. Seiwert hat bestimmte Regeln für die Arbeitszeitplanung entwickelt:

Planen Sie Ihren Arbeitstag zu 60 % und lassen Sie 20 % für die Lösung unvorhergesehener Probleme und 20 % für kreative Aktivitäten (z. B. berufliche Weiterentwicklung) übrig.

2. Dokumentieren und kontrollieren Sie den Zeitverbrauch sorgfältig, um ein klares Verständnis davon zu erhalten, den zukünftigen Bedarf zu ermitteln und ihn richtig zu verteilen.

3. Unterteilen Sie die Aufgaben der kommenden Zeit in lang-, mittel- und kurzfristige Aufgaben und legen Sie die Priorität der Maßnahmen zu ihrer Lösung fest.

4. Beenden Sie immer konsequent, was Sie begonnen haben.

5. Machen Sie flexible Pläne.

6.Planen Sie das tatsächliche Aufgabenvolumen, berechnet entsprechend den Fähigkeiten des Teams.

7. Nutzen Sie spezielle Formulare und Karten zur Zeitplanung.

8. Übertragen Sie unerfüllte Aufgaben automatisch in die Pläne der nächsten Periode.

9. Reflektieren Sie in Plänen nicht nur die Maßnahmen selbst, sondern auch die erwarteten Ergebnisse.

10. Legen Sie genaue Zeitvorgaben fest und planen Sie für diese oder jene Aufgabe genau so viel Zeit ein, wie sie wirklich erfordert.

11. Setzen Sie den Grundsatz der Selbstdisziplin um und legen Sie genaue Fristen für die Erledigung aller Arten von Arbeiten fest.

12. Bestimmen Sie Prioritäten in Angelegenheiten.

Wie die Praxis zeigt, sind die Hauptgründe für Arbeitsausfälle: 1) mangelnde Klarheit bei der Festlegung von Zielen und der Festlegung von Prioritäten; 2) mangelnde Planung der Arbeitszeit oder schlechte Organisation; 3) geringe Disziplin der Untergebenen; 4) schwache Führung, Unfähigkeit, mit Untergebenen, Partnern und Besuchern zusammenzuarbeiten.

Die Planung der Arbeitszeit gehört neben der Planung der Aktivitäten der gesamten Organisation zu den Hauptaufgaben einer Führungskraft. In unserem Land haben Manager dies noch nicht gelernt und widmen diesem Prozess viermal weniger Zeit als ihre amerikanischen Kollegen. Wie westliche Ökonomen anmerken, muss die Planung mit einer klaren Zielerklärung beginnen. Dazu wird eine Liste mit Aufgaben und möglichen Hindernissen erstellt, deren Überwindung besondere Zeit erfordert. Durch die zukünftige Analyse dieser Liste können Sie den Plan anpassen und unwichtige Punkte eliminieren. Darüber hinaus ermöglicht die Zeitplanung dem Management, eigene Ideen kritisch zu hinterfragen und effektive Wege zu finden, diese rechtzeitig zu lösen, wodurch eine gewisse Zeitreserve entsteht. Durch die Planung kann sich der Manager unter Berücksichtigung der Fristen und Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben auf das Wesentliche konzentrieren. Durch die Planung verbessert sich die Struktur des Arbeitstages und es entsteht die Möglichkeit, einen Zeitplan zu erstellen.

Der Plan sieht die Lösung bestehender Probleme vor rationale Ordnung . Zunächst werden Arbeiten mit festem Termin oder die arbeitsintensivsten, zeitaufwändigsten Arbeiten geplant. Es ist unerwünscht, unangenehme Dinge aufzuschieben; es ist besser, sie vor anderen zu tun. Als nächstes sind Routinearbeiten und tägliche Pflichten geplant. Die letzten Punkte im Plan sind kleinere und gelegentliche Aufgaben, die nicht viel Zeit erfordern (Lesen der aktuellen Korrespondenz, Rundgänge am Arbeitsplatz). Wichtig ist, dass im Planungsprozess ein genauer Fertigstellungstermin festgelegt wird.

Es kommt jedoch vor, dass der anstehende geplante Arbeitsumfang nicht zum angegebenen Zeitpunkt abgeschlossen werden kann und dann auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden muss.

Voraussetzung für die Planung ist eine sorgfältige Zeitdokumentation und Überwachung ihres Einsatzes. Es gibt verschiedene Arten von Zeitnutzungsplänen: langfristige, mittelfristige und kurzfristige.

Mit Hilfe langfristig Pläne Es wird die Struktur der für die Umsetzung großer Lebensziele benötigten Zeit festgelegt, die auf viele Jahre, manchmal Jahrzehnte ausgelegt ist. Dabei kann es sich um Arbeiten im Zusammenhang mit der Erlangung einer Ausbildung, einer Beförderung usw. handeln. Mittelfristig Pläne- jährlich, in dem Zeit für die Lösung großer spezifischer Produktionsaufgaben aufgewendet wird.

Kurzfristig - eine Aufschlüsselung der Zeit für die Lösung von Problemen enthalten, die mittel- und langfristige Pläne vorgibt. Diese beinhalten: vierteljährlich, monatlich, zehntägig, wöchentlich und täglich . Beginnend mit Monatsplänen wird die Zeit in Stunden berechnet. Unter den kurzfristigen Plänen ist der Tagesplan der wichtigste. Es umfasst nicht mehr als ein Dutzend Probleme, von denen ein Drittel die Hauptprobleme sind, die überhaupt erst gelöst wurden. Diese Dinge sowie die unangenehmsten Dinge werden normalerweise für die erste Tageshälfte (morgens) geplant. Dadurch können sie bis zum Abend fertiggestellt werden. Im Tagesplan werden ähnliche Aufgaben in einem Block zusammengefasst, was deutlich Zeit spart und das Springen von einer Aufgabe zur nächsten vermeidet.

Auch Pausen werden im Tagesplan berücksichtigt. Sie werden anhand der Leistung der Person und der seit Beginn des Arbeitstages verstrichenen Zeit ermittelt. Mit zunehmender Zeit ab Beginn des Arbeitstages nimmt die Müdigkeit zu, was natürlich die Produktivität einer Führungskraft oder Fachkraft verringert.

In der modernen Welt berücksichtigen wir bei der Entwicklung von Tagesplänen BesonderheitenIndividueller Biorhythmus . Es ist notwendig, den Arbeitstag so zu planen, dass die schwierigsten Stunden in die „Höchstleistung“ fallen. Dieser „Höhepunkt“ für „Lerchen“ liegt in den Morgenstunden, „Tauben“ sind in der Mitte des Arbeitstages am aktivsten und „Eulen“ sind am Abend am aktivsten.

Die Kenntnis aller Planungstechniken und -methoden ermöglicht es Ihnen, Aufgaben entsprechend ihrer Komplexität, Schwierigkeit, Verantwortung, Anspannung innerhalb des Arbeitstages richtig zu verteilen und optimal abzuwechseln.

Die beste Möglichkeit, einen Tagesplan festzuhalten, ist die schriftliche Vorlage. Dadurch können Sie die darin enthaltenen Aufgaben nicht ignorieren, Ihr Gedächtnis wird entlastet, Sie werden diszipliniert und Ihre Arbeit wird konzentrierter. Außerdem lässt sich die Umsetzung des Plans anhand von Aufzeichnungen einfacher analysieren.

Die Entwicklung (Erstellung) des Plans erfolgt am Vorabend in mehreren Schritten: Aufgaben werden formuliert (aus dem Monats- oder Zehn-Tages-Plan übernommen, aus dem Vortagesplan übernommen, bisher ungelöst), die zu lösenden Arbeitsstunden werden festgelegt Sie werden festgelegt, im Bedarfsfall werden „Fenster“ gelassen, um dringende Probleme zu lösen, nach jeder Arbeitsstunde 5-10-minütige Pausen einplanen und vorrangige Aufgaben hervorheben.

Der Arbeitsplan der Führungskraft wird am Vormittag gemeinsam mit der Sekretärin unter Berücksichtigung plötzlich auftretender neuer Umstände geklärt. Generell sollte die Tagesplanung flexibel sein, sich aber gleichzeitig klar an die Vorschriften bezüglich der Einladung von Personen (Besucher, Abhaltung von Besprechungen etc.) halten.

Kurze Schlussfolgerungen zum Thema

Arbeitszeit ist der wichtigste Produktionsfaktor, dessen sorgfältiger Umgang große Auswirkungen haben kann. Diese Einstellung zur Arbeitszeit basiert jedoch auf einer eingehenden Untersuchung der Struktur ihrer Kosten und der Identifizierung ungenutzter Reserven.

Die Analyse der Arbeitszeitkosten erfolgt mithilfe von Zeiterfassung und Arbeitszeitfotos, die oft als Zeitdiagnostik bezeichnet werden, was es ermöglicht, erhebliche Verluste zu erkennen und Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Nutzung aufzuzeigen.

Eine große Rolle bei der Verbesserung der Arbeitszeitnutzung kommt der Planung zu, die eine der Hauptaufgaben einer Führungskraft darstellt. Es ist die Arbeitszeitplanung, die es der Führungskraft ermöglicht, sich unter Berücksichtigung der Fristen und Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die Standardisierung und Planung der Arbeitszeit von Künstlern und Führungskräften erhöht die Effizienz ihrer Nutzung erheblich und wirkt sich optimal auf die Endergebnisse der Abteilungen aus.

Wissen Sie, was Planung ist und wie wichtig es ist, einen Plan zu erstellen? Es wird angenommen, dass Sie, wenn Sie ein wenig Zeit in die Planung und Organisation Ihres Arbeitstages investieren, aufgrund einer guten Koordination der Ereignisse und der richtigen Reihenfolge bei der Lösung von Problemen um ein Vielfaches mehr Zeit sparen. Ohne Zweifel bringt Planung kontinuierliche Vorteile und Nutzen.

Es gibt bekannte Statistiken über die Größenordnung ganzer Organisationen, nach denen Wissenschaftler das herausgefunden haben. Diese Büros, die handeln strategische Planung- V langfristig erfolgreicher und finanziell reicher als ihre Konkurrenten, die keine strategische Planung betreiben. Die Planung des Tages ist im Wesentlichen dieselbe Planung, jedoch auf der taktischen Ebene. Planung ist ein wirkungsvolles Werkzeug, um die Ziele eines jeden modernen, erfolgreichen Menschen zu erreichen. Hier sind also die Hauptvorteile der Planung:

WARUM BRAUCHEN SIE PLANUNG?

1. Arbeitsplan. Nichts wird unbeaufsichtigt bleiben.

Obwohl unser Gehirn ein leistungsstarkes Werkzeug bei unserer Arbeit ist, ist unser Gedächtnis leider sehr begrenzt. Es gibt Leute mit besseres Gedächtnis, es gibt Menschen mit einem schlechteren Gedächtnis. Gedächtnis kann entwickelt werden. Aber wenn es viel zu tun gibt, entgeht vielleicht etwas unserer Aufmerksamkeit. Und der Teufel steckt bekanntlich im Detail.

Wissenschaftler gehen davon aus, dass das menschliche Gehirn im Durchschnitt sieben Objekte im Kopf behalten kann (plus oder minus zwei). Darüber hinaus handelt es sich um eine sehr optimistische Einschätzung.

Abgesehen davon, dass wir nichts vergessen, entlasten wir uns auch von Stress – wir hören auf, uns Sorgen zu machen und die Frage zu stellen: „Habe ich für heute alles getan?“ Ich persönlich schreibe diesen Artikel derzeit mit einem Planer in meinem Planer.

2. Wenn Sie sich Zeit für die Planung nehmen, können Sie mehr erledigen.

Vorteile der Planung offensichtlich. Wenn Sie alle Arbeiten im Voraus durchdenken, werden Sie einerseits während der Arbeit nicht davon abgelenkt. Auf der anderen Seite steht Ihnen mehr Zeit zur Verfügung, die Sie entweder für zusätzliche Arbeiten nutzen oder die Arbeit vorzeitig verlassen können. Beides bedeutet im Wesentlichen eine Steigerung der Produktivität. Es wird angenommen, dass die Erstellung eines Tagesplans bei einer Tasse Morgenkaffee nicht länger als 10 Minuten dauert. Und die Zeitersparnis beträgt mindestens zwei Stunden. Im Laufe eines Monats können dadurch bis zu 40 Arbeitsstunden eingespart werden, was einer vollen Vollzeitarbeitswoche entspricht.

3. Die Planung Ihres Arbeitstages hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen.

Heute habe ich zum Beispiel zum ersten Mal zwei Artikel geschrieben, für die ich jeweils 1000 Rubel bezahlt bekomme. Dann habe ich einen allgemeinen thematischen Artikel darüber geschrieben interessantes Thema und ich habe auch Zeit mit der Publikation verbracht, die Sie gerade lesen. All diese Arbeiten stehen auf der Prioritätenliste. Da ich einen klaren Arbeitsplan für den Tag habe, verschwende ich keine Zeit mit Aufgaben, die keine Priorität haben. Dadurch werden wichtige Dinge nicht vergessen oder auf später verschoben. Seien wir ehrlich zu uns selbst. Wichtige Dinge verschieben wir oft auf später, auf morgen. Das heißt, viele von uns leiden unter Prokrastination.

4. Einen Plan für den Tag zu haben, entlastet Sie von Stress und Fristen

Die Vorteile der Planung liegt auch darin, dass wir aufhören, uns Gedanken darüber zu machen, was wir heute tun müssen, ist unklar große Menge Dinge, die gestern hätten erledigt werden sollen. Sie wählen ein machbares Arbeitspensum und arbeiten Tag für Tag, wodurch Sie Fristen und endlosen Stress, weil Sie keine Zeit haben, etwas zu tun, vollständig vermeiden können. Dadurch wird der Arbeitsablauf vorhersehbar und überschaubar.

Hast du von gehört? Im Wesentlichen ermöglicht Ihnen die Planung Ihres Arbeitstages, dieses Prinzip zu Ihrem Vorteil zu nutzen, was bedeutet, dass Sie ein Vielfaches mehr erreichen können. Wir machen zuerst nur die wichtigsten Dalas, weil... Wir haben einen durchdachten Plan. Dann können Sie Nebenaufgaben erledigen oder diese ganz vernachlässigen. Planen Sie Ihren Tag und machen Sie ihn zur Gewohnheit, aber bemühen Sie sich auch für andere Menschen. Dies gilt insbesondere für neue und komplexe Projekte.

• Warum brauchen Sie Planung?

In diesem Artikel wir werden redenüber Nutzen, Nutzen und Vorteile der Planung. Die Planung Ihres Arbeitstages ist ein Werkzeug, das jeder erfolgreiche Mensch nutzt und das Ihre Arbeit besser und produktiver macht. Durch die Erstellung von Plänen bestimmt eine Person den Umfang ihrer Arbeit. Er weiß, was er wann und warum tun muss. Lass uns genauer hinschauen Vorteile der Planung.

Warum brauchen Sie Planung?

1. Arbeitsplan: Und nichts bleibt unbemerkt

Egal wie gut Ihr Gedächtnis ist, wenn die Dinge durch die Decke gehen, werden Sie sich nicht an alles erinnern. Ein Arbeitsplan auf Papier erleichtert das Auswendiglernen und gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Und die Frage „Habe ich schon alles gemacht?“ wird Sie nicht stören, denn Sie haben jederzeit die Möglichkeit, einen Blick in das Tagebuch zu werfen. Die Vorteile der Planung liegen in diesem Fall auf der Hand!

2. Wenn wir Zeit damit verbringen, unseren Arbeitstag zu planen, wird er länger.

Lebenserfahrung große Zahl erfolgreiche Menschen zeigt, dass eine Erhöhung des Zeitaufwands für die Planung zu einer Verkürzung der Ausführungszeit und letztendlich zu einer Zeitersparnis im Allgemeinen führt. Vorteile der Planung Die Idee dahinter ist, dass jede Minute, die Sie mit der Planung einer Aktivität verbringen, 10 Minuten bei der Umsetzung einspart. Das heißt, es gibt eine 1000-prozentige Rendite auf die investierte geistige, emotionale und körperliche Energie.

Einen Plan für den Tag zu erstellen, wird 10-12 Minuten dauern. Durch diese kleine Investition von 10–12 Minuten sparen Sie 100–120 Minuten Ausführung ein, was zusätzliche zwei Stunden produktive Zeit pro Tag bedeutet, d. h. eine Steigerung Ihrer täglichen Produktivität um 25 % ab dem Tag, an dem Sie mit der Planung Ihrer Arbeit beginnen Tag im Voraus. Das sind 2000-2400 Minuten pro Monat, also 4-5 volle Arbeitstage!!! Und kein Zeitverlust!

3. Ein Arbeitsplan legt Prioritäten fest.

Indem Sie die Reihenfolge festlegen, in der Sie die vor Ihnen liegenden Aufgaben ausführen, wissen Sie, in welcher Reihenfolge und was zu tun ist. Sie werden keine Situation mehr erleben, in der wichtigere und notwendigere Dinge vergessen oder auf später verschoben werden, wie es oft der Fall ist, wenn jemand leidet. Prokrastination.

4. Ein Tagesplan sorgt für eine ruhige Gefühlslage.

Die Vorteile der Planung liegt auch darin, dass der Mensch den Umfang seiner Arbeit bestimmt. Er weiß, was er wann und warum tun muss. Da die Formulierung der Hauptaufgaben vor Augen liegt und die Lösungsansätze aufgezeigt werden, wirkt ein neuer Tag voller Arbeit nicht mehr grau und schwierig, sondern vorhersehbar, geplant und beherrschbar. Die Angst vor dem Unbekannten und der Unsicherheit verschwindet. Eine Person verfügt über Informationen, daher ist sie ruhig und emotional bereit, diese oder jene Arbeit auszuführen.

Manche Menschen schaffen es, an einem Tag so viel zu schaffen wie andere an drei. Wie wir sehen, ist das Geheimnis einfach: Bei der Planung des Arbeitstages weiß eine Person, die es schafft, eine große Menge Arbeit zu erledigen, ihre Zeit zu planen und die Hauptaufgaben und Nebenaufgaben hervorzuheben. Heutzutage ist es unmöglich zu handeln, ohne Pläne für den Tag zu machen, obwohl Statistiken zeigen, dass nur 20 % der Bevölkerung einen Aktivitätsplan haben. Wenn Sie den bevorstehenden Arbeitstag noch nie geplant haben, versichere ich Ihnen, dass Sie es sich zur Gewohnheit machen sollten. Wie Sie dabei richtig vorgehen, erfahren Sie im folgenden Artikel: „Methoden der Arbeitszeitplanung“.

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Zeitmanagement, Arbeitszeitplanung oder Arbeitszeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit für einen Unternehmer. Erfolg wird meist als hohe Leistung und das Erreichen sinnvoller Ziele wahrgenommen. Aber vergessen Sie nicht: Gut investierte Zeit ist ein weiteres Schlüsselkriterium für den Erfolg.

Zeitmanagementziele

Arbeitszeitmanagement kann viele Ziele und Aufgaben lösen, der moderne Lebensrhythmus zwingt Sie dazu, mit der Zeit mit großer Aufmerksamkeit umzugehen, und moderne und erfolgreiche Trainer entwickeln viele Techniken, die die Zeit dem geschäftlichen Lebensrhythmus unterordnen. Was aber überrascht: Viele der Gesetze der Zeitkontrolle wurden bereits in der Mitte des 20. Jahrhunderts entdeckt und formuliert, manche sogar schon früher – vor hundert oder noch mehr Jahren, als die Wirtschaft gerade erst anfing, sich durchzusetzen und der Lebensrhythmus stimmte fängt gerade erst an, sich zu beschleunigen.

Das Parkinson-Gesetz besagt: „Arbeit füllt die Zeit aus, die dafür zur Verfügung steht.“ Dieser Aphorismus ist ironisch, aber seine Richtigkeit wird durch das direkte Leben bewiesen. Der englische Historiker beobachtete sich selbst, seine Lieben und dann die Arbeit von Regierungsstellen und offiziellen Institutionen und bemerkte dies sowohl im Alltag als auch in öffentliches Leben Eine Person ist bereit, Zeit mit nutzlosen Dingen zu verschwenden.

Das Parkinson-Gesetz wurde 1955 vom Historiker Cyril Northcote Parkinson in einem Artikel formuliert, der in der britischen Zeitschrift The Economist veröffentlicht wurde.

Wenn sich ein Mensch nicht auf einen Zeitrahmen beschränkt, kann er die Arbeit immer wieder erledigen, endlos etwas korrigieren, anpassen, nach Mängeln suchen, als ob er danach strebt, die Sache zur absoluten Perfektion zu bringen, und nicht nach dem Ergebnis handeln, sondern eintauchen sich selbst dabei.

Die Einhaltung dieses Gesetzes ist jedoch kein Dogma. Im Gegenteil, die Aufgabe eines jeden erfolgreichen Menschen besteht darin, die Trägheit dieser Regel zu überwinden und dieses Gesetz seinen Plänen und Richtlinien unterzuordnen.

Der Zweck des Zeitmanagements besteht darin, die Arbeitszeit zu organisieren, Prioritäten zu setzen, die Zeit zu kontrollieren und sie rational zu nutzen.

Planungsgrundsätze

Die Planung besteht immer aus mehreren Ebenen:

• strategisch global (Planung für mehrere Jahre, dies ist ein oder mehrere Superziele, die sich eine Person setzt)
• strategische Planung für ein Jahr oder sechs Monate (jene allgemeine Aufgaben, was einen Menschen langsam aber sicher seinem Wesen näher bringen wird, Hauptziel)
• taktische Planung für den Monat und die Woche,
• taktische Planung für den Tag.

Jeder von ihnen hat unterschiedliche Anforderungen und auch die Methoden des Zeitmanagements unterscheiden sich deutlich. Sie sind sehr individuell und werden größtenteils vom Einzelnen selbständig geformt.

Eisenhower-Matrix

Natürlich ist auch die Planung des Tages individuell, aber in diesem Fall hat die Geschäftswelt viel Erfahrung im Zeitmanagement gesammelt. Das Hauptprinzip des alltäglichen Zeitmanagements basiert auf der sogenannten Eisenhower-Matrix.

36 US-Präsident Dwight David Eisenhower entwickelte eine Prioritätenmatrix, um seine Arbeitsbelastung zu optimieren Arbeitszeit. Er verstand: Alle Dinge, die ein Mensch an einem Tag tun muss, können in wichtig und unwichtig, dringend und nicht dringend unterteilt werden. Dadurch entsteht folgendes Quadrat mit 4 Zonen:

Am schwierigsten ist es, alle Verantwortlichkeiten und Anliegen auf diese vier Gruppen zu verteilen: zu verstehen, welche Dinge tatsächlich wichtig und welche unwichtig sind. Laut Trainern sind Dinge wichtig, die uns unserem Ziel näher bringen und mit der Planung für das Jahr zusammenhängen.

Das erste Feld sollte idealerweise frei sein, denn wenn es belegt ist, bedeutet das, dass wichtige Dinge nicht rechtzeitig erledigt wurden und Zeitdruck einsetzte. Unwichtige und nicht dringende Angelegenheiten (in der Regel sind dies soziale Netzwerke, ziellos Telefongespräche, Computerspiele usw.) im Idealfall können Sie auch getrost beiseite schieben und sich auf das Wichtige und Nicht-Dringende konzentrieren, das einen wichtigen Platz im Arbeitsplan einnimmt. Dringende und unwichtige Angelegenheiten können in der verbleibenden Zeit erledigt oder deren Erledigung an Kollegen oder Untergebene delegiert werden.

Pareto-Prinzip

Zweite wichtiger Grundsatz steht im Einklang mit der Eisenhower-Matrix und wurde nach dem Soziologen Vilfredo Pareto benannt. Der zweite Name des Prinzips ist das 20/80-Prinzip, Pareto im 19. Jahrhundert. stellte fest: „20 % des Aufwands führen zu 80 % des Ergebnisses, und die restlichen 80 % des Aufwands führen nur zu 20 % des Ergebnisses.“ Es ist wirklich schwer, dagegen zu argumentieren: Die meisten Bemühungen führen nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Es wird sich jedoch als sehr effektiv erweisen, diese Tatsache als selbstverständlich zu betrachten und sie nicht nur auf die Ergebnisse, sondern auch auf die aufgewendete Zeit anzuwenden. Die Hauptsache ist, diese 20 % zu finden wichtige Informationen aus einem Brief oder Geschäftsgespräch, was diese 80 % der Ergebnisse bringen wird. Isolieren Sie im Laufe des Tages inmitten des Kreislaufs der Dinge diese 20 % Ihrer Pläne, deren Umsetzung 80 % des Erfolgs bringen wird.

Folgerung des Pareto-Gesetzes: Normalerweise ist es zu schwierig und mühsam zu verstehen, was vor sich geht, und oft ist es auch nicht notwendig – Sie müssen nur wissen, ob Ihre Idee funktioniert oder nicht, und sie so ändern, dass sie funktioniert, und sie dann beibehalten Situation, bis dies der Fall ist. bis die Idee nicht mehr funktioniert.

Ein weiteres Prinzip des Zeitmanagements basiert auf der menschlichen Physiologie und unter Berücksichtigung seines Biorhythmus. Tagsüber funktioniert der menschliche Körper ungleichmäßig; die Biorhythmuskurve sieht etwa so aus:

Bei der Planung Ihres Arbeitstages ist es wichtig, die Zeit hoher Leistung zu berücksichtigen und unbedingt Zeit für Ruhe und die Möglichkeit zum Entspannen und Abschalten einzuplanen, damit Sie loslegen können negative Konsequenzen Tagesstress.

Viertes Prinzip Planung mag im Widerspruch zu allem erscheinen, was oben beschrieben wurde, aber seine Einhaltung wird zu einem sanften, ruhigen Gefühl des Laufs der Zeit beitragen, einem Gefühl, dass es dem Menschen unterworfen ist. Ein Plan kann einen Menschen nicht beherrschen: Variabilität und Flexibilität der Planung – vielleicht die wichtigste Installation Zeiteinteilung. Dieses Prinzip impliziert die Fähigkeit, Pläne rechtzeitig zu ändern und neue Verbindungsketten zwischen Ereignissen aufzubauen. In der Praxis bedeutet dies, wichtige und dringende Angelegenheiten als die wichtigsten zu erfassen, die das Rückgrat des Tages bilden, und so genannte Pufferzonen für mögliche Änderungen, neue Umstände und unvorhergesehene dringende Angelegenheiten zu lassen.

Mit einem Wort: Produktivität und Geschäftigkeit lassen sich nicht vermischen. Durch die Planung können Sie Zeitmangelsituationen vermeiden und Prioritäten richtig setzen, was die Produktivität Ihres Arbeitstages erheblich steigert.

10 Regeln zur Arbeitszeitplanung

Tatsächlich kann es so viele Regeln geben, wie jede Person aus der folgenden Liste auswählen kann.

• Datenschutzregel. Bei der Arbeit ist es wünschenswert, alleine bleiben zu können: Dazu die Türen schließen, Ruhezeiten einstellen, den Anrufbeantworter einschalten, die Sekretärin um Ruhe bitten. Zeit für ähnliche Arbeit kann morgens oder gegen Ende des Arbeitstages installiert werden, wenn die Bürostimmung nachgelassen hat.
• Arbeitsblockregel. Alle Arbeiten im Büro lassen sich in Blöcke unterteilen: Telefongespräche und Geschäftskorrespondenz, Besprechungen und Besprechungen mit Kollegen, Dokumentation und Papierkram. Durch die Arbeit in ähnlichen Blöcken sparen wir Aufwand und wechseln nicht von einer Tätigkeitsart zur anderen.
• Es gilt die Regel: kleine Teile – richtige Scheiben. Eine große, schwierige Aufgabe, eine strategische Aufgabe, lässt sich nicht mit einem einzigen Kraftaufwand bewältigen, deshalb jeden Tag kleine Teile methodisch erledigen Hauptprojekt Wir nähern uns taktisch dem globalen Ziel.
• Regel zur Delegation von Verantwortlichkeiten. Auch die Fähigkeit, Befugnisse zu delegieren, gehört zum Zeitmanagement.
• Regulierungsregel und Fristenregel. Legen Sie klare Zeitrahmen fest Geschäftstreffen, Besprechungen oder Interviews sowie der Umfang der Arbeit – bedeutet, bewusst und produktiv gegen das Parkinson-Gesetz zu verstoßen und es zu Ihrem Verbündeten zu machen.

Voltaire: Die Zeit ist für jemanden, der sie nutzt, ziemlich lang; wer arbeitet und wer denkt, erweitert seine Grenzen.

• Regel der Priorisierung. Nach und nach können Sie die Fähigkeit entwickeln, bei neuen Fällen und Situationen jedem von ihnen gedanklich einen Status aus der Eisenhower-Matrix zuzuordnen: dringend – nicht dringend, wichtig – unwichtig. Dann richten sich die Prioritäten automatisch aus.
• Die Regel zur Berücksichtigung der Tageszeit und des Biorhythmus. Planen Sie wichtige und dringende Angelegenheiten besser am Morgen. Ihre Umsetzung wird im Arbeitsalltag zu einer Erfolgssituation führen. Besser ist es, abends zu planen: Laut Psychologen und Trainern baut das Unterbewusstsein dann über Nacht den Ablauf für den nächsten Tag optimal auf.

• Notizregel: „Denken Sie auf Papier.“ Notizen sind notwendig: Sie organisieren Ihr Bewusstsein, bilden ein visuelles Bild in Ihrem Kopf und helfen Ihnen, den ganzen Tag über die Kontrolle zu behalten.
• Ergebnisregel. Eine Zusammenfassung am Ende des Arbeitstages kann ein Gefühl von Erfolg und Produktivität vermitteln und dabei helfen, Ihre Aktionen und Pläne für die kommenden Tage zu koordinieren.

Methoden der Arbeitszeitplanung

Die wichtigsten Methoden des Zeitmanagements sind das Führen von Aufzeichnungen, Kalendern und Arbeitstagskarten. Dabei werden ein oder mehrere Zeitmanagementprinzipien zugrunde gelegt: das Schaffen allgemeines Schema, eine Vorlage, die von einer bestimmten Person für ihre tägliche Routine angepasst und verwendet werden kann.

Eine der Methoden des Autors ist in Tracy Browns Buch beschrieben und heißt „Leave Disgust, Eat a Frog!“. Dabei geht es darum, Pläne in positiv gefärbte, angenehme und unangenehme Verantwortlichkeiten zu unterteilen. Wenn Sie Ihre Pläne für den Tag sorgfältig und bewusst analysieren, werden Sie bestimmt Dinge finden, die Sie nicht tun möchten (man könnte sie grob als Frösche oder Kröten bezeichnen). Dies sind die Dinge, die zuerst getan werden müssen: Ekel beiseite legen und metaphorisch „zuerst dieses Froschding essen“.

Brian Tracy: Zum Schluss noch eine Beobachtung: Wenn Sie einen lebenden Frosch „essen“ müssen, sitzen Sie nicht zu lange da und starren ihn an. Weg zum Erfolg hohes Level Professionalität und Arbeitsproduktivität beruhen auf der Aneignung einer stabilen Gewohnheit, die meisten Lösungen zu finden wichtige Aufgaben vom Morgen an, ohne Zeit mit anderen Problemen zu verschwenden. Sie müssen zuerst lernen, „den Frosch zu essen“, ohne sich auf vorläufige, oft müßige Überlegungen einzulassen.

Zusätzlich zu dieser Technik noch ein Ratschlag: Um den Nachgeschmack noch angenehmer zu machen, können Sie nach dem Frosch „ein Dessert essen“: Tun Sie etwas Angenehmes, Geliebtes, das Freude und Freude am Arbeitsplatz bringt.

Eine interessante Methode zur Planung eines Arbeitstages wurde von Alexander und Dmitry Tsyglin, Vertretern der Franklin School, vorgeschlagen:

Video über die Erstellung einer Karte für den Tag

Benjamin Franklin, der Autor des berühmten Aphorismus „Zeit ist Geld“, bemerkte auch Folgendes: Reichtum hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab: von Fleiß und Mäßigung, mit anderen Worten: Verschwenden Sie weder Zeit noch Geld und nutzen Sie beides optimal.

Die moderne Form der Tagesplanung sind spezielle Programme für Smartphones und PDAs (Organizer), die auf Kalender- oder Tabellenkalkulationsfunktionen basieren und es Ihnen ermöglichen, Datum und Uhrzeit zu berücksichtigen, den Zeitrahmen für jedes Ereignis anzugeben und zu verlassen Notizen und Kommentare erstellen und nicht nur taktische Pläne für den Tag erstellen, sondern auch strategische Bewegungen in Richtung des Hauptziels sehen. Sie sind mobil, praktisch und vor allem effektiv moderne Verhältnisse Leben.

Beispielprogramme

Durch die Kombination mehrerer Techniken und die Berücksichtigung möglichst vieler Prinzipien und Regeln des Zeitmanagements können Sie eine Programmvorlage erstellen.

Es ist wichtig, die Hauptsache zu verstehen: Eine Liste von Dingen, die zu tun sind, ist kein Plan. Er wird nur dann zum Planer, wenn er der Regel von Brian Tracy gerecht wird: „Planung geht den richtigen Handlungen voraus und verhindert schlechte Handlungen.“

Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, wird klar, welche Aufgaben zu Blöcken zusammengefasst werden können, welche Aufgaben zu global, aber wichtig und nicht dringend sind (sie sind im Gegenteil in „gleichmäßige Abschnitte“ unterteilt), welche Aufgaben sein können gelten als „Frösche“, die zu einem angenehmen und köstlichen Dessert werden. Sie können sie in Form von Diagrammen oder Diagrammen darstellen, Sie können sie in verschiedenen Farben malen.