Comment remplir un cahier de travail. Quelles sont les règles de base pour remplir et traiter un cahier de travail

21.10.2019

Enregistrement d'un cahier de travail lors d'une candidature à un emploi: la séquence d'actions d'un responsable du personnel

Étudions la séquence dans laquelle le spécialiste du service du personnel de l'entreprise-employeur doit fixer l'inscription d'un salarié au travail dans son carnet de travail.

Avant de remplir le cahier de travail, le responsable du personnel doit s'assurer qu'à ce moment-là, un accord a été signé entre l'employé et l'employeur et qu'un ordre a été émis par le chef d'entreprise pour embaucher une personne. Ensuite, muni d'un stylo à encre noire, bleue ou violette, un officier du personnel peut remplir un cahier de travail.

La séquence optimale d'actions pour l'officier du personnel est la suivante :

remplir la colonne 3 de la section principale du cahier - "Informations sur le travail";
remplir la colonne 1 de la section concernée ;
remplir la colonne 2 ;
compléter la colonne 4.

Cette séquence, comme le montre souvent la pratique des officiers du personnel russes, permet de minimiser les erreurs lors de l'utilisation d'un classeur.

Si une personne postule pour un emploi pour la première fois, le responsable du personnel devra également remplir la page de titre du document.

Examinons maintenant plus en détail les caractéristiques de l'exécution de chaque action. Commençons par remplir la page de titre du cahier d'exercices - nous convenons que cela est nécessaire.

Remplir un classeur lors d'une demande d'emploi : page de titre

Remplir la page de titre du cahier ne devrait pas être difficile. Sur celui-ci sont fixés :

nom, prénom, patronyme, date de naissance de l'employé (au format XX.XX.XXXX, comme dans le passeport);
éducation de l'employé (par diplôme, certificat);
sa profession ou sa spécialité conformément au document sur l'attribution d'une spécialité ou d'une qualification (plus loin dans l'article, nous examinerons cette nuance plus en détail);
date de remplissage du document;
signature de l'employé;
la signature de l'employé du service du personnel de l'entreprise dans laquelle le classeur est rédigé - aussi lisiblement que possible ( option parfaite pour le responsable du personnel - entrez votre nom de famille à la main);
sceau de la société.

Remplir la page de titre du classeur: nuances

Il existe un certain nombre de nuances dans le remplissage de la page de titre du classeur. Tout d'abord, vous devez faire attention au fait que:

le responsable du personnel signant le cahier doit avoir l'autorisation appropriée, délivrée par ordre du directeur de l'entreprise (si ce n'est pas le cas, le directeur doit signer le document);
la norme selon laquelle, depuis avril 2015, les personnes morales russes ont le droit de ne pas utiliser le sceau dans leur travail (article 2 de la loi du 6 avril 2015 n ° 82-FZ), Rostrud ne recommande pas d'étendre la procédure pour remplir un classeur (lettre Rostrud du 15 mai 2015 n° 1168-6-1), il faut donc mettre un sceau dans tous les cas, et s'il n'y est pas, il faut le commencer.

Dans le même temps, l'utilisation du sceau par l'entreprise doit être légitimée en indiquant des informations sur le sceau dans la Charte de l'organisation.

Ci-dessus, nous avons noté que titre de page les classeurs peuvent indiquer des informations sur la profession ou la spécialité de l'employé. La base pour faire des entrées dans la colonne appropriée devrait être un document confirmant qu'une personne possède les compétences nécessaires. Ce n'est pas toujours un diplôme l'enseignement supérieur, puisque le poste occupé par une personne ne correspondra pas nécessairement aux qualifications reçues à l'université. Par exemple, si un employé est titulaire d'un baccalauréat en physique et souhaite devenir ingénieur assistant pour la sécurité du travail, il doit être certifié pour le poste correspondant - et seulement après cela, le responsable du personnel pourra faire une entrée dans la colonne sur la profession sur la page de titre du cahier d'exercices. Jusque-là, cette colonne peut être laissée vide.

Pour modifier quelque chose sur la page de titre du classeur, vous avez besoin de :

barrer les informations précédentes d'un trait horizontal continu ;
saisir de nouvelles informations un peu plus haut ou sur la même ligne que les données précédentes) ;
sur la page du classeur adjacente à la couverture, enregistrez une entrée reflétant l'essentiel des modifications apportées (par exemple, "Le nom de famille a été changé en nom de famille tel ou tel sur la base d'un acte de mariage").

Les formulaires de nouveaux classeurs sont en règle générale vendus avec des hologrammes qui sont à coller sur le classeur et servent à protéger certaines informations inscrites dans le document : une fois collé, un hologramme ne peut être retiré sans endommager le document. La loi n'oblige pas les employeurs à utiliser des hologrammes, mais ils peuvent, par exemple, protéger le numéro cahier de travail, signature de son propriétaire ou de son employeur.

Remplir un classeur lors d'une candidature à un emploi : saisie des données dans la colonne 3 "Informations sur le travail"

Dans la colonne 3 de la section principale du classeur, dans la première des lignes disponibles en haut, le nom complet et abrégé de l'employeur est enregistré. Si le responsable du personnel dispose d'un cachet d'entreprise dans lequel les deux détails sont indiqués, vous pouvez l'utiliser et imprimer les détails correspondants dans le classeur de cette manière.

La prochaine ligne disponible, située sous celles dans lesquelles le nom de l'entreprise est inscrit, indique le titre du poste de l'employé embauché dans le cadre de la phrase « accepté au poste ». Si le contrat de travail spécifie dans quelle unité structurelle de l'entreprise l'employé travaille, des informations à ce sujet sont également saisies dans les lignes correspondantes de la colonne 3. Sinon, rien ne doit être saisi dans le classeur.

Les données indiquées dans la section "Informations sur le travail" du classeur et non liées au licenciement ne doivent être certifiées par aucune signature ou sceau. À leur tour, les informations consignées dans le document lors du licenciement d'un employé sont certifiées par les signatures du responsable du personnel et de l'employé démissionnaire, ainsi que par le sceau de l'entreprise.

Remplir la colonne 1

Après avoir rempli la colonne 3 de la section "Informations sur l'œuvre", vous pouvez procéder à la saisie des informations dans la colonne 1 de la section correspondante. ça corrige numéro de série entrées du classeur. Il doit être un de plus que celui correspondant à l'entrée précédente. La toute première entrée dans le classeur - concernant l'embauche d'une personne par le premier employeur - devrait avoir le numéro 1, la seconde (par exemple, reflétant le fait du licenciement) - 2. Le nouvel employeur devra remplir le classeur en utilisant le numéro de série 3 et les numéros suivants.

Le numéro de série de l'entrée dans le cahier de travail est inscrit sur la ligne opposée à la première ligne, à partir de laquelle les informations de la colonne 3 contenant le nom du poste de l'employé sont indiquées - c'est-à-dire en face de la phrase "accepté au poste".

Remplir la colonne 2

Après avoir rempli la colonne 1, il sera optimal de saisir les données dans la colonne 2 de la section « Informations sur le travail » du classeur.

Dans la colonne 2, la date de début de travail du salarié embauché est enregistrée en fait - à partir du premier jour de son apparition au travail. Il ne coïncidera pas nécessairement avec celui qui apparaît dans la commande, ni ne correspondra à la date à laquelle l'agent du personnel a rempli le cahier.

La date d'embauche de l'employé est enregistrée sur la ligne située au même niveau que la ligne indiquant le numéro de série de l'entrée dans le classeur (dans la colonne 1) et celle à partir de laquelle commencent les informations sur le poste de l'employé. à saisir (en colonne 3).

Remplir la colonne 4

L'action suivante du responsable du personnel consiste à remplir la colonne 4 de la section "Informations sur le travail". Tout est assez simple ici. Il est nécessaire d'inscrire le mot «Ordre» dans la ligne opposée à celle dans laquelle la phrase «embauché pour le poste» est présente, puis d'indiquer la date et le numéro du document pertinent attestant le fait d'embaucher l'employé.

Remplir un classeur lors de la candidature à un emploi: autres nuances

Nous étudierons quelles autres nuances caractérisent la procédure de remplissage d'un cahier de travail par un agent du personnel lors de la demande de travail d'un employé.

l'opportunité d'indiquer le nom complet de l'entrepreneur individuel, si l'employeur dispose des statut légal(c'est-à-dire que dans le premier champ de la colonne 3, nous écrivons «Entrepreneur individuel Ivanov Petr Sergeevich»);
l'inadmissibilité de toute abréviation lors de l'écriture de texte sur les pages d'un classeur;
la nécessité de saisir des informations uniquement dans les champs vides du cahier de travail (ils ne doivent comporter aucune inscription ni trace du sceau de l'employeur précédent).

Où puis-je télécharger des exemples de cahiers de travail terminés ?

Les experts de notre portail ont préparé pour vous un fichier séparé avec des exemples de pages de classeur qui reflètent les spécificités du remplissage de ce document lors de la demande de travail d'un employé, en tenant compte des nuances dont nous avons discuté ci-dessus. Un exemple de remplissage d'un cahier de travail lors de la candidature à un emploi en 2018 peut être téléchargé à partir du lien ci-dessous.

Comment rédiger un encart dans un cahier de travail, apprenez de l'article .

Résultats

Un cahier de travail est un document qu'il est important de maintenir sans erreurs. Cela s'applique à la fixation de toute information qu'il contient, y compris celle qui reflète la procédure de demande de travail d'un employé. Cette procédure peut impliquer le remplissage séquentiel de plusieurs sections à la fois et de la colonne du classeur.

Vous pouvez étudier d'autres nuances de flux de travail dans la gestion du personnel dans les articles :

Chaque employé sait qu'un livret de travail est le document principal confirmant son expérience de travail et indiquant qu'il est engagé dans un certain type d'activité. Par conséquent, il est évident que la conception et l'achèvement du travail doivent être traités avec un soin particulier, car même des erreurs et des inexactitudes apparemment mineures peuvent avoir des conséquences indésirables à l'avenir.

Malheureusement, les employés du service du personnel ou les personnes autorisées à se livrer à de telles activités ne connaissent pas toujours toutes les subtilités de la maintenance de ce document. Par conséquent, cet article, dans lequel nous analyserons en détail les exigences pour remplir un cahier de travail et certaines caractéristiques de ce document, sera utile à la fois aux employés eux-mêmes et au service du personnel.

Exigences légales

Pour commencer, il convient de noter que ce moment sur le territoire de Fédération Russe Il existe 2 types de cahiers de travail, selon la période de leur ouverture. Le premier type est travail de style soviétique, c'est à dire. délivrés à un salarié ayant commencé son activité avant 2003, jusqu'à leur remplacement par des carnets du second type. Échantillon de travail 2003 légèrement différent, principalement apparence(taille plus petite, couleur différente). Et pour le moment, tous les citoyens qui commencent leur activité professionnelle reçoivent des livres du modèle 2003.

La procédure de remplissage du travail est régie par le décret gouvernemental, qui établit la forme du document, les règles de son entretien et de son stockage, et l'instruction spéciale approuvée par le ministère du Travail en 2003, qui décrit en détail comment remplir le travail et que faire en cas d'entrée erronée. En outre, le statut du livret de travail en tant que document principal d'un salarié confirmant sa spécialisation et son ancienneté est déterminé par le Code du travail.

Pour souligner la gravité du document, une responsabilité administrative est établie en cas de non-respect des règles de tenue et de conservation d'un cahier de travail (Code des infractions administratives).

Nous avons donc analysé dans quels actes juridiques vous pouvez vous familiariser avec les exigences de la législation en matière de cahiers de travail. Ensuite, considérez quelles règles sont établies pour remplir le travail.

Notons tout d'abord que la responsabilité de la saisie des informations et de la conservation des cahiers de travail est légalement attribuée à l'employeur ou à une personne autorisée par l'employeur. Qui se réfère spécifiquement à ces personnes, nous analyserons plus en détail. Lors de l'embauche, l'employeur continue de tenir des registres de la main-d'œuvre déjà existante ou, si l'employé obtient d'abord un emploi, commence un nouveau livre.

Une période spéciale a été établie au cours de laquelle l'employeur est tenu de faire une note dans le livre de travail d'un employé nouvellement arrivé. Selon les exigences des textes réglementaires, un carnet de travail est tenu pour chaque salarié ayant travaillé plus de cinq jours. Toutes les inscriptions s'effectuent dans un délai d'une semaine à compter de la date de l'acte nécessitant l'inscription au livre de travail (embauche, mutation, attribution, etc.), à l'exception du procès-verbal de licenciement qui s'effectue directement le jour de l'émission de l'arrêté de licenciement.

Toutes les entrées du livre sont faites en russe. L'exception concerne les républiques faisant partie de la Fédération de Russie, qui ont établi une langue d'État différente. Sur le territoire de ces républiques, les employeurs peuvent choisir la langue dans laquelle tenir les registres (le russe ou la langue officielle de la république).

Les stylos à plume, à bille et à gel peuvent être utilisés pour les notes. L'encre peut être bleue, noire ou violet, mais il est souhaitable qu'ils soient étanches et ne se décolorent pas avec le temps.

Il est important de noter que les dossiers aucune abréviation autorisée(par exemple, c'est une erreur d'écrire "pr." au lieu de "commande"), toutes les informations sont indiquées en toutes lettres. Chaque entrée se voit attribuer un numéro de série. Il existe également des exigences particulières pour l'enregistrement des dates : vous devez spécifier le jour et le mois (en chiffres arabes, 2 caractères chacun, par exemple, le 2 mai - 02.05), l'année (en chiffres arabes, 4 caractères, c'est-à-dire que vous ne pouvez pas écrire 02.05 .14, correctement - 02.05 .2014).

Le cahier de travail contient plusieurs sections. Veuillez noter qu'il est important de respecter la règle d'enregistrement des informations exactement dans la section à laquelle elles appartiennent. S'il n'y a pas de place pour une nouvelle entrée dans cette section, elle ne doit pas être ajoutée à une autre section. Dans ce cas, un insert doit être cousu dans le cahier de travail.

Voyons donc quelles informations doivent être saisies dans le cahier de travail. Tout d'abord, il s'agit d'informations sur l'employé. Décomposons-le ligne par ligne :

Nom et prénom. Les conditions d'entrée sont assez standard - elles doivent correspondre à ce qui est écrit dans le passeport. Veuillez noter que même si le passeport est rédigé avec une erreur et que, selon les règles de grammaire, votre nom ou patronyme est orthographié différemment, vous ne devez pas l'écrire correctement dans le cahier de travail. Par conséquent, assurez-vous que la personne qui remplit la feuille de travail n'a apporté aucune correction et que l'entrée dans le livre correspond exactement à l'entrée dans le passeport.
Date de naissance. Nous avons déjà décrit les exigences d'enregistrement des dates ci-dessus.
Éducation. Les informations doivent être complètes. C'est-à-dire que, par exemple, vous ne pouvez pas simplement écrire "supérieur", il serait correct d'indiquer "plein supérieur".
Métier / spécialité. Il est écrit au nominatif, conformément aux données indiquées dans le document sur l'éducation.
Date de fin des travaux. Les exigences sont les mêmes.
Suivie par signatures la personne qui a rempli le travail et l'employé qui possède le cahier de travail.
A la fin mettre sceller.

Si une erreur a été commise lors du remplissage de la page de titre du travail, elle est corrigée en barrant simplement l'entrée erronée et en saisissant les informations correctes. DE verso cover est une référence à un document confirmant l'exactitude des données. Le lien est certifié par le sceau et la signature de la personne qui a effectué la saisie.

En outre, des informations sur le travail effectué par l'employé (par exemple, conseiller juridique, ingénieur, cuisinier, etc.), sur le transfert à un autre emploi sur une base permanente, sur la récompense de l'employé pour ses réalisations professionnelles (diplômes, titres, autres types de incitations, à l'exception des primes), ainsi que le licenciement.

Notez que les informations sur les sanctions ne sont pas inscrites dans le cahier de travail, sauf dans les cas où le licenciement est une sanction disciplinaire.

Toutes ces informations doivent être saisies uniquement sur la base et dans le strict respect de l'ordre ou de l'ordre de l'employeur. Ces informations tiennent dans une grande section Détails du travail. Voyons comment le remplir :

Tout d'abord, le nom complet de l'employeur est entré. Cette entrée n'est pas numérotée. Actif règle générale, qui n'autorise aucune abréviation. Par conséquent, il est impossible d'écrire Zarya LLC ou Kolos CJSC, la forme organisationnelle et juridique doit être entièrement déchiffrée.
Que faire en cas de changement de nom de l'entreprise ? Ces informations doivent être reflétées dans le travail. L'inscription doit être faite comme suit: dans la colonne 3, sans indiquer le numéro d'ordre de l'inscription, il est noté qu'à partir d'une certaine date l'entreprise telle ou telle (complètement) est renommée en ... (complètement). La colonne 4 indique le document qui est à la base du changement de nom.
Les autres entrées sont conservées sous le nom de l'employeur. La colonne 1 contient le numéro de série de l'entrée.
Colonne 2 - date. Les règles de saisie des dates sont décrites ci-dessus.
Colonne 3. Occupe la place principale. Les informations sur l'embauche, le licenciement, le transfert, etc. sont directement saisies ici. Important! À côté d'un tel enregistrement doit figurer la signature du propriétaire de la main-d'œuvre, confirmant qu'il connaît ces informations.
Colonne 4 - motifs d'entrée. Cela indique la date et le numéro de l'ordre, de l'ordre, du protocole de l'employeur, sur la base desquels l'entrée a été faite dans la colonne 3.

Si la feuille de travail n'est pas remplie correctement, vous ne pouvez pas simplement barrer la mauvaise. La correction est faite sur le lieu des travaux, dans les registres où l'erreur a été commise, ou sur le nouveau lieu des travaux sur présentation de justificatifs (documents) confirmant la nécessité de la correction.

Comme pour une entrée régulière, la date et le numéro sont indiqués pour la correction. Dans la colonne 3 "Informations sur le travail", il est indiqué que l'entrée n° ... n'est pas valide. Après cela, sans indiquer le numéro de série, la date de l'entrée qui a été faite par erreur est entrée, et dans la colonne 3 - les informations correctes. La colonne 4 doit contenir les motifs pour lesquels une telle inscription a été faite. Après cela, les données sur l'auteur des corrections, la date, le sceau et l'enregistrement "corrigé correctement" sont indiqués.

Pour plus d'informations sur la création d'entrées dans le livre, vous pouvez regarder la vidéo :

Qui doit remplir le travail

Comme déjà mentionné ci-dessus, l'employeur ou une personne autorisée par lui doit conserver le livret de travail. Examinons de plus près la question de savoir qui peut être une telle personne.

L'employeur ne peut charger de remplir et de conserver les cahiers de travail que le salarié qui, conformément au contrat de travail ou Description de l'emploi obligé de faire ce travail. La nomination se fait par l'émission d'un ordre. Ce n'est qu'après cela que la personne indiquée dans l'acte délivré par l'employeur peut commencer à travailler avec des cahiers de travail.

Notez qu'une telle commande doit être émise, car. il est porté à la connaissance de l'inspecteur du travail lors des inspections, et en présence de violations des règles de tenue des livrets de travail fonctionnaires sont responsables.

Mais que doit faire une petite entreprise lorsqu'il n'y a personne parmi les employés qui puisse être autorisé à tenir des livres de travail ? Cette activité doit alors être exercée directement par l'employeur. Pour ce faire, il doit par arrêté prendre en charge les cahiers de travail des salariés, leur entretien et leur stockage. Ainsi, l'employeur (directeur) sera autorisé à faire des inscriptions dans tous les cahiers de travail, y compris le sien.

Caractéristiques du remplissage d'un livre en double

Un duplicata du livret de travail est délivré si ce document est perdu (y compris en cas de perte massive des livrets de travail des salariés à la suite de circonstances extraordinaires) ou est devenu inutilisable (par exemple, brûlé), ainsi que dans le cas où les dossiers de mutation ou de licenciement sont invalidés, ou lorsqu'un salarié est réintégré au travail après un acquittement par un tribunal dans une affaire pénale dans laquelle il était le défendeur.

Où puis-je demander un duplicata ? Pour obtenir un duplicata, vous devez soumettre une demande écrite à l'employeur du dernier lieu de travail. Une exception est le cas où le licenciement d'un salarié a été déclaré illégal en ordre judiciaire, mais l'employé est déjà employé nouveau travail. Ensuite, un duplicata est délivré par un nouvel employeur.

Un duplicata du livret de travail doit être délivré au plus tard 15 jours après application ouvrier. Sur le titre de page dossier de travail est fait "Dupliquer" dans le coin supérieur droit.

Lors du remplissage d'un duplicata, l'expérience professionnelle totale de l'employé (nombre d'années, de mois et de jours) est indiquée au total, sans préciser les employeurs, les postes et les périodes de travail spécifiques. A noter que lorsqu'un salarié entre dans un nouvel emploi, l'administration doit faciliter la réception par ce salarié des documents attestant de son ancienneté, si nécessaire.

Comment remplir une IP d'emploi?

Un entrepreneur individuel (ci-après - IP), comme tout employeur, tient des livres de travail de ses employés. Cependant, doit-il conserver son cahier de travail ? L'entrepreneur individuel est lui-même un employeur, c'est-à-dire il ne peut pas conclure de contrat de travail avec lui-même, ce qui signifie que n'a pas le droit de faire des inscriptions dans son cahier de travail. Cela ne peut être fait par aucune autre personne, la seule exception peut être le cas lorsqu'un entrepreneur individuel obtient un emploi quelque part.

Qu'en est-il de l'expérience de travail? Les entrepreneurs individuels versent des cotisations au fonds de pension et des impôts sur leurs revenus. Ainsi, ils sont crédités d'ancienneté même en l'absence de livret de travail.

Exemples de dossiers en travail

Un exemple de demande d'emploi :

Le nom de l'employeur est indiqué, comme décrit ci-dessus.
Dans la colonne 1 - le numéro de série de l'enregistrement.
Colonne 2 : date d'entrée conformément aux exigences décrites précédemment.
Colonne 3 : « Accepté (a) au poste de conseiller juridique/comptable/ingénieur/… »
Colonne 4 : « Arrêté du 02.05.2014 n° 1 ».

Exemple d'enregistrement de transfert :

Colonne 3 : "Transféré (a) au poste / dans le service de ... au poste de chef du service juridique / chef comptable / ... "

Exemple de lettre de démission :

Colonne 1 et 2 : similaire au dossier d'admission.
Colonne 3 : « Licencié (a) pour (raison), clause ... de la partie ... de l'article ... du Code du travail de la Fédération de Russie »
Colonne 4 : semblable au relevé d'emploi.
Ci-dessous, il est indiqué qui a fait l'entrée, et la signature de cette personne et le sceau sont apposés.

Un exemple d'entrée de récompense :

Colonne 1 et 2 : similaire au dossier d'admission.
Colonne 3 : "Remis (a) d'un diplôme / cadeau de valeur / commande / ... pour (motif d'attribution)".
Colonne 4 : semblable au relevé d'emploi.

Erreurs typiques lors du remplissage

considérons erreurs typiques, que l'employeur ou une personne autorisée par lui autorise lors du remplissage des cahiers de travail des salariés:

Le plus souvent, il arrive que l'employeur autorise les abréviations (dans la date, au nom de l'employeur, dans le nom complet). Comme nous l'avons déjà découvert, cela est absolument impossible à faire, alors soyez prudent, revérifiez l'intégralité de la saisie de toutes les informations.
Utilisation de symboles romains. Il a également déjà été souligné que seuls les chiffres arabes sont autorisés.
Corriger les erreurs avec un simple barré. Nous avons discuté de la procédure de correction ci-dessus.
L'écart entre le nom complet dans le travail et ce qui est indiqué dans le passeport. Assurez-vous de vérifier que ces détails correspondent.
Une indication dans la colonne « Profession » sur la page titre du poste pour lequel le salarié est accepté, et non la profession selon le diplôme.
Absence des signatures et sceaux nécessaires.
Non-respect des délais de saisie des informations dans le cahier de travail. Nous avons discuté des dates ci-dessus.
Absence de référence au paragraphe, à la partie et au numéro d'article Code du travail lors de la saisie d'une note concernant le licenciement d'un employé.
Faire des inscriptions sur la sanction dans le cahier de travail (sauf pour le licenciement comme sanction disciplinaire).
Faire des entrées sur le prix dans la section "Informations sur le travail". Pour cette catégorie d'inscriptions, il existe une section distincte "Informations sur les récompenses".

Dans cet article, nous avons essayé de recueillir des réponses à toutes les questions pouvant survenir lors du processus de saisie de données dans un cahier de travail. Nous espérons que ces informations vous aideront à faciliter votre travail et à éviter conséquences désagréables et des erreurs dans la tenue de cet important document.

Un livret de travail est un document obligatoire pour toute personne qui travaille - cela est requis par la loi. Mais la loi exige aussi remplissage correct ce document. Comment remplir un cahier de travail conformément aux normes modernes - nous apprendrons plus loin.

Remplir la page principale

Page d'accueil Le cahier de travail contient des informations de base, qui sont divisées en lignes spécialement désignées. Considérez ligne par ligne comment remplir correctement cette page :

Nom et prénom. Il est nécessaire que les informations ici soient indiquées en pleine conformité avec les données du passeport. Sinon, il sera très difficile de prouver que le document appartient à cette personne en particulier, et à aucune autre. Toute modification n'est pas autorisée !
Date de naissance. Seuls les chiffres arabes sont utilisés pour remplir cette ligne ! Le mois et la date comportent toujours deux caractères. Par exemple, si c'est le 6 mars, dans le cahier de travail, nous écrirons 06.03. L'année s'écrit toujours sur 4 caractères, sans abréviations.
Éducation. Il est important de fournir ici des informations complètes, sans utiliser d'abréviations. Le lieu d'études et le niveau d'études (supérieur, secondaire, complet ou non) sont indiqués de la manière la plus détaillée possible.
Date d'achèvement. Selon la législation moderne, une entrée dans le livre de travail doit être effectuée au plus tard 5 jours après l'emploi. La date de remplissage est saisie selon les mêmes règles que la date de naissance.
Signatures. Il devrait y avoir 2 signatures ici, dont la première appartient au propriétaire de la main-d'œuvre et la seconde au remplisseur, c'est-à-dire la personne responsable.

Le sceau de l'organisation valide le livret de travail. Il est généralement mis par le directeur de l'entreprise ou le chef du département.

Saisie d'enregistrements maîtres

Lors de la création d'enregistrements de base sur le lieu de travail d'une personne, il est nécessaire d'être guidé par la même règle: en aucun cas les abréviations ne doivent être utilisées! Les feuilles principales sont un tableau avec des colonnes qui fournissent certaines informations sur le lieu de travail et ses caractéristiques. Considérez séquentiellement quelles sont les caractéristiques du remplissage dans ce cas:

Numéro d'enregistrement. La première colonne contient le numéro de série de l'entrée en cours. Dans ce cas, 0 n'est pas utilisé. Autrement dit, si nous devons faire la première entrée, alors ce sera comme ça - "1".
Date d'achèvement. Précisé dans la commande jour-mois-année. Il est saisi conformément aux règles de saisie des dates sans aucune abréviation.
Informations directes. Ici, ils écrivent, embauchent un employé, sont transférés à un autre endroit ou poste, ou. Les informations doivent être détaillées. La signature d'un employé est placée à côté - cela signifie qu'il est au courant des actions ultérieures et qu'il n'a aucune plainte à formuler.
Base d'action décrit dans la colonne 3. Par exemple, il peut s'agir d'une ordonnance de licenciement, d'une ordonnance d'emploi, etc. Assurez-vous d'indiquer à partir de quelle date le document décrit. Par exemple, Protocole du 23.04.2001.

Ici vous pouvez voir un exemple de remplissage d'un cahier de travail et.

Règles importantes pour remplir un cahier de travail

Le document doit être rempli avec un stylo, qui peut avoir de l'encre noire, bleue ou violette. Il peut s'agir de gel, de balle ou de plume.
Toutes les entrées sont faites en russe ou dupliquées dans une autre langue, qui est établie dans le sujet au niveau de l'État.
Chaque entrée a son propre numéro de série. Vous ne pouvez pas remplir une ligne sans lui attribuer un numéro dans la première colonne.

Les corrections dans le cahier de travail ne sont pas autorisées. En cas d'erreur, en règle générale, une note est faite "Une erreur a été commise dans ...".

Vidéo : Comment prendre des notes sur le travail dans un cahier de travail ?

La vidéo suivante vous montre comment enregistrer correctement votre travail. Pour cela, vous devez avoir sous la main un cahier de travail, un stylo bleu, des arrêtés d'embauche, de mutation ou de licenciement, un sceau :

Responsabilité de la tenue des dossiers

La première chose qu'un employé doit savoir est la responsabilité de maintenir et de maintenir un cahier de travail. Selon la loi, l'employeur en est responsable, qui est tenu de saisir les informations nécessaires dans le cahier de travail en temps opportun, de le stocker, de publier les encarts nécessaires, etc. En fait, l'employeur ne traite pas ces questions directement, mais par l'intermédiaire de personnes responsables, qu'il est tenu de nommer de manière indépendante par des ordres d'action interne.

Il est important de noter que la responsabilité de la tenue d'un livret de travail incombe également à l'entrepreneur individuel s'il garde des salariés. Qui est entrepreneur individuel dans le cahier de travail, il est proposé d'apprendre de la vidéo:

Les documents législatifs suivants font référence au cahier de travail :

Lorsque l'entreprise ne dispose pas d'un service du personnel ou de personnes spéciales chargées des cahiers de travail, l'employeur en assume la responsabilité. À ce jour, la loi prévoit une responsabilité administrative sous la forme d'une amende ou d'une suspension temporaire des activités.

Tenir un cahier de travail est facile si vous suivez toutes les règles. Il est important de noter qu'en cas de perte d'un livret de travail, l'employeur est tenu d'en délivrer un duplicata au salarié dans les 15 jours suivant le signalement.

Nous présentons des exemples prêts à l'emploi de remplir des cahiers de travail en 2019, qui sont préparés en stricte conformité avec le Code du travail de la Fédération de Russie.

Les troudoviks ont commencé à infliger des amendes aux comptables et aux agents du personnel pour des erreurs dans le remplissage des cahiers de travail. Le magazine "Simplification" vous aidera à corriger les erreurs sans pénalité :

Règles pour remplir un cahier de travail en 2019

Les instructions pour remplir les cahiers de travail ont été approuvées par le ministère du Travail et du Développement social de la Fédération de Russie en date du 10 octobre 2003 n ° 69.

Selon les instructions :

les enregistrements des dates dans toutes les sections doivent être faits en chiffres arabes (jour et mois - à deux chiffres, année - à quatre chiffres).

Par exemple, si un salarié a été embauché le 25 décembre 2017, une entrée est faite dans le cahier de travail : « 25/12/2017 »

pour faire des inscriptions, utilisez un stylo plume, gel ou stylo à bille en noir, bleu ou violet
les abréviations ne sont pas autorisées

Par exemple, "pr." au lieu de "commander", etc.

dans les sections "Informations sur le travail" et "Informations sur le prix", il n'est pas permis de rayer les entrées faites plus tôt (même si elles ne sont pas valides)

Même une petite faute de frappe dans le travail est une raison pour que la CRF ne compte pas l'ancienneté du travailleur, voyez quelles erreurs peuvent être dangereuses dans l'article.

Comment corriger une erreur dans un classeur

S'il est nécessaire de modifier une entrée, il est nécessaire d'indiquer après la dernière d'entre elles le numéro de série suivant, la date de la nouvelle entrée, puis dans la colonne 3 écrire: "L'entrée pour le numéro tel ou tel n'est pas valide. "

Après cela, vous devez saisir les données requises. Par exemple : « Accepté par tel ou tel métier (poste) ». Ensuite, la colonne 4 reprend la date et le numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur, dont l'entrée a été incorrectement saisie dans le cahier de travail, ou la date et le numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur. employeur, sur la base duquel la saisie correcte est effectuée.

De la même manière, une mention de mutation à un autre emploi, etc., est invalidée.

Si la fiche de licenciement dans le livret de travail est invalide

S'il existe une mention dans le livret de travail concernant un licenciement ou un transfert dans un autre emploi permanent, reconnu par la suite invalide, un duplicata du livret de travail est délivré sur demande écrite du salarié sans faire d'inscription déclarée invalide.

En même temps, dans le coin supérieur droit de la première page du cahier de travail en double, une inscription est faite: "Dupliquer".

Sur la première page (page de titre) du cahier de travail précédent, il est écrit : « Un duplicata a été délivré à la place » en indiquant sa série et son numéro.

Cahiers de travail électroniques

L'idée de passer aux cahiers de travail électroniques a longtemps été évoquée, car il est évident qu'un cahier de travail papier est gênant tant pour l'employé que pour l'employeur. De plus, la Caisse de retraite de la Fédération de Russie consacre chaque année énormément de temps à transférer les informations du travail et à les traiter. Sur la base de ce qui précède, nous sommes arrivés à la conclusion que le document électronique est vraiment une bonne solution.

Le gouvernement de la Fédération de Russie a l'intention d'autoriser l'utilisation des cahiers de travail "normaux" et électroniques. Dans tous les cas, la transition se fera progressivement, et remplir des cahiers de travail sur papier reste encore une urgence en 2019.

Exemples de remplissage d'un cahier de travail en 2019

Le sceau dans le travail n'est mis que s'il est disponible.

Comment écrire des mots dans un cahier de travail

DROIT: Licencié en raison de la réduction du personnel de l'organisation, clause 2 de la partie 1 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie

MAUVAIS: Licencié en raison de la réduction du personnel de l'organisation, paragraphe 2, partie 1, art. 81 du Code du travail de la Fédération de Russie

Mise en page de la page de titre

La page de titre est remplie par l'organisation (IP), le travail dans lequel pour l'employé était le premier dans la vie. Sur la page de titre, vous devez écrire le nom de l'employé, sa date de naissance, sa formation, sa profession, la date de remplissage du cahier de travail, la signature de l'employé et la signature de la personne qui tient les dossiers du personnel dans l'entreprise ( responsable du personnel, comptable, gestionnaire ou entrepreneur individuel).

Apporter des modifications à la page de titre

Pour apporter des modifications sur la page de titre, barrez la mauvaise et écrivez la bonne inscription à droite selon notre échantillon. Datez et signez.

Recrutement

Le processus d'embauche se déroule ainsi. Dans la colonne de gauche, inscrivez le numéro et la date de l'enregistrement. Dans la colonne "informations sur l'embauche ...", écrivez le nom complet et l'abréviation de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel.

Exemple:

Société à responsabilité limitée Alfa (Alfa LLC)

Entrepreneur individuel A.A. Petrov (IP AA Petrov)

Transfert à un autre poste

Le transfert à un autre poste est délivré par ordre. Voir un exemple de livre ci-dessous.

Licenciement à la demande du salarié

Le licenciement est prononcé en stricte conformité avec le Code du travail de la Fédération de Russie. Dans le même temps, il est nécessaire d'écrire sur la base de quel article du Code du travail de la Fédération de Russie l'employé a été licencié. Si vous faites une erreur ici, l'employé peut contester le licenciement devant le tribunal. Vous ne pouvez pas raccourcir l'inscription.

Le format devrait ressembler à ceci : Contrat de travail résilié à l'initiative de l'employé, clause 3 de la partie 1 de l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Au-dessous de cette inscription se trouve la signature du responsable du personnel et la signature de l'employé.

Veuillez noter qu'en cas de licenciement, la signature du responsable du personnel et de l'employé est apposée dans le livre.

Licenciement pour cause de réduction des effectifs

Pour le licenciement en raison d'une réduction du personnel, le libellé doit être le suivant: Licencié en raison d'une réduction du personnel de l'organisation, clause 2 de la partie 1 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie

Erreur dans le nom de l'entreprise

Dans le cahier de travail, vous indiquez le nom complet et abrégé de l'entreprise sous forme d'en-tête - avant le relevé d'emploi (Instruction n° 69). Les incohérences dans l'intitulé doivent être corrigées afin que le PFR ne prive pas le salarié de l'ancienneté dans votre entreprise. Le nom dans le livre peut différer de la charte si la société a apporté des modifications au registre d'État unifié des entités juridiques ou des informations incorrectement écrites.

L'entreprise a changé de nom.Écrivez que l'organisation a été renommée et indiquez les détails du document sur la base duquel l'entreprise a changé de nom.

Vous avez fait une erreur dans le titre. Si vous avez rempli le mauvais nom avant l'entrée du travail, annulez l'entrée. Pour ce faire, notez sans numéro qu'une erreur s'est glissée dans le nom (voir exemple 6 ci-dessous). Le mauvais nom ne peut pas être barré.

Pour chaque personne engagée dans une activité de travail, le livret de travail est un document d'une importance primordiale. De plus, il est nécessaire non seulement dans le processus d'emploi sur divers lieux de travail, mais également pour l'enregistrement ultérieur d'une pension. D'où la demande d'une approche sérieuse pour enregistrement d'un cahier de travail.

Ces exigences sont prévues par la législation du travail en vigueur, y compris le Code du travail de la Fédération de Russie et les décrets du gouvernement de la Fédération de Russie. n° 225 du 16/04/2003 et n° 69 du 10.10.2003. Certes, les actes juridiques énumérés contiennent un certain nombre de dispositions contradictoires qui, dans certains cas, peuvent confondre les responsables de remplir des cahiers de travail. Si de telles questions controversées surgissent lors de l'inscription dans le cahier de travail, il est nécessaire de s'inspirer principalement des dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie, car il a la plus grande force juridique. Dans cet article, nous avons essayé de résumer toutes les recommandations sur la conception des cahiers de travail, ce qui sera certainement une aide précieuse pour les agents du personnel. Alors, commençons…

Règles pour remplir les cahiers de travail en 2017

Le livret de travail est soumis à enregistrement pour un salarié exerçant une activité de travail sur le lieu de travail principal pendant une période de plus de 5 jours. Dans le même temps, les inscriptions dans le livre sont faites à la fois de travail permanent et saisonnier, intérimaires, ainsi que les indépendants dans le cas où ils assurent la mise en œuvre de toutes les mesures de sécurité sociale. Si une personne est un travailleur à temps partiel, son carnet de travail est conservé sur le lieu de travail principal.

Entrées dans le classeurémis sans aucune abréviation. Un numéro de série individuel leur est attribué dans chaque section. Les dates d'entrées sont indiquées exclusivement en chiffres arabes. Le mois et le jour de la date d'enregistrement sont toujours indiqués par deux chiffres (01,02,10,25) et l'année par quatre (par exemple, 2017).

Lorsqu'une personne trouve un emploi dans un nouveau lieu de travail, l'authenticité du livre de travail qu'elle a soumis est vérifiée, à savoir la correspondance des données du passeport indiquées sur la première page du livre est vérifiée, la présence d'un sceau du premier lieu de travail sur la page de titre. Si le sceau spécifié manque, le livre est invalidé et l'employeur en établit un nouveau. En outre, un nouveau livre est commencé si une personne obtient un emploi pour la première fois.

S'il existe un dernier relevé de travail non clos, lorsqu'il n'y a pas de trace de son licenciement, faire entrée du cahier de travail l'admission dans un nouveau lieu est interdite. De plus, aucun enregistrement n'est fait dans le livre de travail sur les sanctions disciplinaires contre son propriétaire, mais les notes concernant l'établissement d'une expérience continue, ou non compensant des périodes de temps spécifiques dans expérience continue doivent être affichés dans le bon ordre.

Règles pour remplir les cahiers de travail: sections

Le cahier de travail comprend 3 sections relatives à :

Informations personnelles sur l'employé ;
Des informations sur les lieux de son emploi et les postes occupés ;
Informations sur ceux qui ont eu lieu pendant activité de travail prix.

La première section du cahier de travail, située sur la page de titre, indique le nom complet de l'employé, sa date de naissance, sa formation et sa spécialité. Rappelez-vous qu'aucune abréviation remplir un cahier de travail n'est pas fait. Également sur la page de titre se trouve la signature de l'employé lui-même, l'employé du service du personnel qui a rempli le cahier de travail, le sceau de l'organisation avec les armoiries est apposé.

La section suivante du cahier de travail est destinée à faire des entrées sur l'embauche, les transferts internes et également le licenciement. Obligatoire quand remplir un cahier de travail les postes occupés par la personne, ainsi que les noms complets des employeurs, sont indiqués. Pour confirmer chaque saisie, le numéro de la commande correspondante, le cachet ou le sceau de l'organisation est indiqué.

Et enfin, la section sur les récompenses. Il reflète toutes les récompenses, ainsi que les incitations accordées à l'employé. Les dates des attributions, leur type, le document conformément auquel l'attribution a été faite sont indiqués.

Avec l'utilisation complète du nombre de feuilles dans une section particulière, un encart spécial y est rédigé. Dans le même temps, une note est faite dans le livre sur la publication d'un encart indiquant une date précise. Cette inscription est faite sous la forme d'un tampon sur la page de titre ou sa double page. Dans ce cas, il n'est pas possible de faire une trace manuscrite de la délivrance de l'encart. L'insert est cousu dans le livre et sans lui est considéré comme invalide, et la numérotation des pages qu'il contient continue la numérotation dans le livre lui-même. La page de titre de l'encart doit porter le sceau de l'employeur.

Comment sont faites les entrées dans le cahier de travail

Compte tenu du contenu des sections ci-dessus, les entrées du cahier de travail. La partie titre est rédigée lors de l'emploi au premier lieu de travail, ainsi qu'en cas de révélation de fausses informations dans le travail existant, ce qui le rend invalide.

En ce qui concerne le remplissage de la section concernant les informations sur les lieux de travail, il y a quelques règles pour remplir les cahiers de travail. Lors de la première entrée dans un nouveau lieu, un cachet d'organisation est apposé reprenant tous détails nécessaires. S'il n'y a pas de tampon, le nom de l'organisation est écrit à la main.

colonne 1 "Numéro de commande"

indique le numéro de séquence de l'enregistrement. Seuls les chiffres arabes peuvent être utilisés ;

colonne 2 "Date"

Date d'embauche, de mutation interne ou de licenciement. Encore une fois, exclusivement des chiffres arabes sont utilisés;

colonne 3 "Informations sur l'admission (transfert, licenciement) au travail, changement de nom de l'entreprise, du département"

les informations spécifiées sont remplies sans abréviations en référence aux articles des actes juridiques. Par exemple, "licencié par accord des parties conformément au paragraphe 1 de l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie". Sous réserve de l'établissement d'un procès-verbal de congédiement, la signature du propriétaire du livre doit être apposée ;

colonne 4 "Base pour effectuer une entrée"

Comme motif pour faire entrées dans le classeur peuvent être des ordres, des protocoles, des décisions Assemblée générale. En plus du titre du document, son numéro et sa date de compilation doivent être indiqués.

En ce qui concerne le remplissage de la section sur les récompenses, des exigences similaires pour indiquer les informations dans les colonnes s'appliquent. Il est important de prendre en compte que cette section contient des informations sur l'attribution de titres honorifiques, l'attribution de récompenses d'État, de certificats d'honneur, de diplômes, de badges. Et voici les informations sur la remise des prix en espèces et cadeaux précieux ne sont pas spécifiés ici.

Avez-vous besoin d'inscriptions dans le cahier de travail concernant l'emploi à temps partiel?

Comme indiqué ci-dessus, remplir un cahier de travail doivent être effectués sur le lieu de travail principal. La législation actuelle n'exige pas de faire des entrées sur le travail à temps partiel, cela ne peut être fait que si le propriétaire du livre le souhaite. Pertinent entrée du cahier de travail est également délivré au service du personnel du lieu de travail principal sur la base des documents présentés par l'employé depuis le lieu de travail, où il est répertorié comme un emploi à temps partiel.

Dans le cas où l'emploi à temps partiel est exercé au sein d'une entreprise, alors afin d'effectuer les entrées dans le classeur sont utilisés documents internes. De même, un procès-verbal de licenciement d'un emploi à temps partiel est établi.

Que dois-je faire si quelque chose doit être corrigé lors du remplissage d'un cahier de travail?

Il arrive que lors du remplissage d'un cahier de travail, il soit nécessaire d'apporter des corrections aux données indiquées sur la page de titre. Par exemple, en raison du mariage, le nom de famille a changé. Dans le même temps, les informations précédemment indiquées sont soigneusement barrées d'une ligne et une nouvelle entrée est faite à côté d'elle indiquant le document qui lui a servi de base. Ce lien est posté sur à l'intérieur la couverture du livre, puis l'employé du service du personnel qui a fait l'inscription appose sa signature et le sceau de l'organisation.

Si des corrections doivent être apportées en raison d'une erreur commise plus tôt, par exemple, si le nom ou la date de naissance de l'employé sont incorrects, l'entrée est invalidée et la bonne est effectuée à la place. Encore une fois, n'oubliez pas la signature de l'employé qui l'a faite et le sceau de l'organisation.

En présence de formulaires de livrets de travail endommagés, ainsi que périmés, l'employeur doit prendre des mesures pour les détruire. Cela se fait dans le strict respect des règles de travail avec des formulaires soumis à une comptabilité stricte. Dans le même temps, une commission spéciale est créée, la destruction est effectuée avec l'exécution de l'acte correspondant. Il doit indiquer la raison de la destruction, lister les numéros des livres.

Il y a des nuances

Assez souvent, les travailleurs du personnel réfléchissent à la manière d'indiquer dans le cahier de travail des données sur la non-inclusion d'une certaine période dans l'expérience de travail continue. Par exemple, lors de la réalisation de travaux correctifs.

À remplir un cahier de travail Dans ce cas, vous devez écrire le contenu suivant "Le temps de travail du (date) au (date) ne compte pas pour l'ancienneté continue". N'oubliez pas d'attribuer un numéro d'ordre à cette entrée, d'indiquer son fondement et sa date.

Dans le cas où, pendant le travail d'un employé pour un employeur particulier, le nom de l'organisation change, alors le correspondant entrée du cahier de travail est rendu obligatoire. Ceci est extrêmement important, car le sceau de l'organisation change en parallèle, ce qui signifie que lorsqu'un employé est licencié, il peut y avoir des problèmes pour effectuer une entrée au nom de l'employeur renommé. Une exigence similaire s'applique aux cas où le titre du poste d'un employé est modifié.