Préparation de la réunion.
Après la réunion, un procès-verbal doit être dressé. Il est considéré comme le document principal car il enregistre le fait même de la réunion, la décision qui y a été prise et le délai de sa mise en œuvre. Ce document sert ensuite de base à l'émission d'une résolution ou d'une décision.

Préparation de la réunion.

En règle générale, la réunion se tient dans n'importe quelle composition. Il peut comprendre non seulement des membres du corps collégial, mais également des chefs de service ou des spécialistes de certaines structures départementales. Plus la réunion est préparée de manière approfondie, moins il faudra de temps pour se préparer et plus les décisions seront prises efficacement.

Au cours de la réunion, certains documents sont établis, qui servent ensuite d'annexe au procès-verbal.

Le premier de cette série de documents est considéré comme l'ordre du jour. Il est généralement rédigé par le secrétaire. Il est ensuite envoyé à tous les participants au processus de réunion et à ceux qui y sont invités. Il doit indiquer le nombre et l'ordre des questions à discuter, la date et l'heure de la réunion, le nom de l'orateur, ou s'ils sont nombreux, alors vous devez lister chacune d'elles et le lieu de la réunion. La forme de cet ordre du jour peut varier. Le premier exemple montre un échantillon d'un ordre du jour plus formel, tandis que le second est adapté aux réunions opérationnelles.

Le premier exemple de protocole concernant l’ordre du jour.

Deuxième exemple.

Les documents comprennent également un projet visant à résoudre chacune des questions incluses dans cet ordre du jour. Les intervenants préparent eux-mêmes ces projets.
En préparation de la réunion, une feuille de présence ou une feuille d'inscription pour les participants est également préparée ; un exemple en est présenté dans l'exemple numéro treize ; Il doit être établi lorsqu'il y a plus de quinze participants à la réunion.

Règles modèles pour l'élaboration d'un protocole.

La procédure d'élaboration du protocole est déterminée par GOST. Ce GOST précise les règles d'élaboration du protocole, à savoir son titre et sa partie finale, ainsi que les exigences relatives au texte de ce document.

Titre.

Il indique le nom complet de l'entreprise, le protocole, son numéro et sa date, ainsi que le lieu où il a été rédigé et le titre du texte.

Si l'entreprise a un nom abrégé officiel, il peut être indiqué ci-dessous entre parenthèses. Ceci est illustré dans le troisième exemple.

Si l'entreprise dispose d'une organisation supérieure, son nom doit être indiqué au-dessus du nom de l'organisation. Ceci est illustré dans l’exemple cinq.
Exemple 3

Exemple 4

Exemple 5

La date du procès-verbal est le jour même de la réunion. Si la réunion a duré plus d'une journée, les dates de début et de fin doivent être indiquées dans le procès-verbal. Ceci est illustré dans l’exemple six.

Réunion du conseil d'administration société par actions a duré 2 jours : les 13 et 14 janvier 2009. Le protocole a été rédigé le lendemain et signé le lendemain de la fin de la réunion, le 16 janvier.

Dans cette situation, la date du protocole sera « 13 – 14.01.2009 » ou la même période, mais plus écriture complète« 13/01/2009 – 14/01/2009. » Une méthode verbale-numérique pour indiquer la date « 13-14 janvier 2009 » est également possible.

Le numéro de protocole est considéré numéro de série la réunion elle-même.

Le titre du texte indique le type d'activité collégiale. Ceci est illustré dans l’exemple sept.

Exemple 7

Les détails du titre peuvent être disposés longitudinalement. Ceci est illustré dans l’exemple huit. Ou de manière angulaire. Ceci est illustré dans l’exemple neuf.

Exemple 8

Lors de réunions, de réunions, de séances, de conférences.

Les protocoles documentent les activités des organismes collégiaux permanents, tels que les conseils de comités et de ministères, les gouvernements municipaux ainsi que les conseils scientifiques, techniques et méthodologiques. Par ailleurs, des réunions tenues par les chefs des divisions structurelles, les adjoints directeur général, réalisateurs, peuvent également être enregistrés.

Il est courant de dresser des procès-verbaux pour documenter les activités des instances collégiales temporaires (conférences, réunions, séminaires, etc.).

Le procès-verbal est dressé par le secrétaire sur la base des notes qu'il a tenues lors de la réunion. Il peut s'agir de courtes notes, de transcriptions ou d'enregistrements vocaux. Pour préparer les procès-verbaux, le secrétaire rassemble les résumés des rapports et des discours, et projette les décisions avant la réunion.

Protocole établi sur un formulaire général.

Titre, date et numéro de protocole

L'en-tête du protocole sera nom de l'organe collégial ou type de réunion. Par exemple, Procès-verbal de (quoi ?) une réunion du conseil pédagogique ; réunions des chefs d'unités structurelles, etc.

La date du procès-verbal est la date de la réunion (le procès-verbal est en règle générale établi après la réunion). Si la réunion a duré plusieurs jours, la date du procès-verbal comporte les dates de début et de fin.

Par exemple: 21 — 24.07.2009 .

Le numéro (index) du protocole est le numéro d'ordre de la réunion au cours de l'année civile ou de la durée du mandat de l'organe collégial.

Texte du protocole comprend les parties suivantes :

• introduction;
• principal

Partie introductive

Dans la partie introductive du procès-verbal, après le titre, sont indiqués les noms et initiales du président et du secrétaire de séance. À partir d'une nouvelle ligne après le mot " Présent"V ordre alphabétique lister les noms de famille, les initiales fonctionnaires, présent à la réunion.

S'il y avait des personnes d'autres pays à la réunion, alors après le mot « Présenté », le mot « était imprimé sur une nouvelle ligne. Invité" et une liste des personnes invitées est indiquée ; dans ce cas, le poste et le nom de l'organisation sont indiqués avant chaque nom.

Dans la partie introductive du protocole l'ordre du jour est indiqué.

Il consiste en une liste de questions discutées lors de la réunion et établit la séquence de leur discussion et les noms des orateurs (rapporteurs). Chaque point de l'ordre du jour est numéroté avec un chiffre arabe et est formulé à l'aide des prépositions « O » ou « À propos ». Par exemple : « Sur l'approbation des programmes éducatifs » ; « À propos de résumer année scolaire».

Pour chaque point, le rapporteur (le fonctionnaire qui a préparé le dossier) est indiqué.

Partie principale

Conformément à l'ordre des questions à l'ordre du jour, le texte de la partie principale du protocole est rédigé - il doit contenir autant de sections que le nombre de points inscrits à l'ordre du jour.

Ainsi, la partie en-tête du protocole est toujours formatée de la même manière. Mais le texte du protocole peut être énoncé dans différentes formes: court ou complet.

Bref protocole— enregistre les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et décisions prises. De tels procès-verbaux sont le plus souvent tenus dans les cas où la réunion est de nature opérationnelle (voir Fig. 3.3.).

Protocole complet- contient des informations non seulement sur les questions discutées, les décisions prises et les noms des orateurs, mais également des enregistrements assez détaillés transmettant le contenu des rapports et discours des participants à la réunion, toutes les opinions exprimées, les questions et remarques exprimées, les commentaires, les positions. Un procès-verbal complet vous permet de documenter une image détaillée de la réunion (voir Figure 3.4).

Riz. 3.3. Exemple de protocole court

Riz. 3.4. Exemple de protocole complet

Lors de l'utilisation de toute forme de protocole, son texte sera divisé en autant de sections qu'il y a de points à l'ordre du jour.

Chaque section se compose de trois parties: « ÉCOUTÉ », « PARLÉ », « DÉCIDÉ » (« DÉCIDÉ »), qui sont imprimés à partir de la marge gauche en lettres majuscules. Cette conception permet de mettre en évidence dans le texte le discours de l'orateur principal, les participants à la discussion de la question et le dispositif dans lequel la décision est formulée.

Dans la partie " ÉCOUTÉ"Le texte du discours est précisé. Au début du texte, sur une nouvelle ligne, le nom du locuteur est indiqué au nominatif. L'enregistrement du discours est séparé du nom de famille par un tiret. Le discours est présenté à la troisième personne singulier. Il est permis, au lieu d'enregistrer un discours, d'indiquer après le nom de famille (« L'enregistrement du discours est joint », « Le texte du rapport est joint »).

Dans ce dernier cas, les rapports deviennent une annexe au protocole.

Dans la partie " EFFECTUÉ» à partir d'une nouvelle ligne au nominatif indiquer le nom de famille de l'orateur et après un tiret, le texte du discours ou de la question (si elle a été posée à l'orateur pendant le discours).

Dans la partie " DÉCIDÉ"("DÉCIDE") reflètent la décision prise sur la question en discussion. Le texte du dispositif est imprimé intégralement sous toute forme du protocole.

Le texte de l’ensemble du protocole est imprimé avec un interligne de 1,5.

Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance. Le procès-verbal est signé par le secrétaire et soumis au président pour signature dans un délai de 3 (trois) jours ouvrés après la réunion.

Les signatures sont séparées du texte par un interligne de 3. Le titre du poste est imprimé à partir du bord de la marge gauche, la dernière lettre du nom est limitée à la marge droite.

Le jour de la signature du protocole par le président, il doit être enregistré.

Extrait du protocole

Un extrait du procès-verbal est une copie exacte d'une partie du texte du procès-verbal original relatif au point de l'ordre du jour pour lequel l'extrait est en cours d'établissement. L'extrait reproduit tous les détails du formulaire, la partie introductive du texte, le point de l'ordre du jour sur lequel l'extrait est en cours de préparation et le texte reflétant la discussion de la question et la décision prise. L'extrait du protocole est signé uniquement par le secrétaire, qui le certifie également. L'inscription de certification est écrite à la main et se compose du mot « Vrai », une indication de la qualité de la personne certifiant la copie (extrait), une signature personnelle, un nom, des initiales et une date (voir Fig. 3.5).

Riz. 3.5. Un exemple d'extrait du protocole

Des extraits de protocoles remplacent parfois une telle décision administrative en tant que décision. Dans ce cas, l'extrait sert d'outil de communication des décisions prises aux exécuteurs testamentaires. Dans ce cas, le secrétaire, par exemple, du Directoire, au plus tard 2 (deux) jours après la signature du procès-verbal de la réunion, distribue aux dirigeants responsables des extraits du procès-verbal sur des questions individuelles. Les déclarations sont signées par le secrétaire.

Les extraits de protocoles envoyés à un autre organisme doivent être certifiés par un sceau.

Les originaux des procès-verbaux sont rassemblés par le secrétaire dans des dossiers selon le type de réunion. Par exemple, « Procès-verbaux des assemblées générales », « Procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration », « Procès-verbaux des réunions avec l'administrateur », etc. Au sein d'un dossier, les protocoles sont systématisés par des chiffres et une chronologie. Les dossiers sont formés au cours de l'année civile.

Le procès-verbal de la réunion est un acte d'information et d'administration qui enregistre le processus de discussion des questions économiques au sein de l'entreprise. Cette forme de documentation primaire contient également les décisions prises par les participants à la réunion. La conservation de cette documentation est l'un des éléments nécessaires de toute réunion dans l'entreprise..

C'est ce protocole qui est responsable de l'efficacité de l'exécution des décisions sur toute question.

Code civil Fédération Russe L'article 181, paragraphe deux, détaille la procédure d'élaboration de ce document. Il existe un certain nombre d'exigences spécifiques auxquelles la personne qui prend le dossier doit se conformer. Nous proposons ci-dessous de réfléchir à la manière de rédiger les procès-verbaux des réunions et aux informations qui doivent y être incluses.

Pour résoudre les problèmes de logement, le législateur exige une assemblée annuelle obligatoire

Qui est responsable de la tenue des registres ?

Responsabilités de tenue de registres des progrès Assemblée générale fait partie du travail du secrétaire. En charge cette personne entre et conception correcte ce document. Le secrétaire de l'assemblée peut être non seulement une personne occupant un poste similaire au sein du personnel de l'entreprise. Tout employé disposant de l'autorité officielle nécessaire peut rédiger des procès-verbaux de réunions.

Le plus souvent, la responsabilité de rédiger la documentation nécessaire incombe aux fonctionnaires qui ont les connaissances nécessaires pour résoudre le problème en question. Dans le cas où le secrétaire connaît mal la question à l'étude, alors à cette personne Vous êtes autorisé à poser des questions supplémentaires. Le procès-verbal de l'assemblée générale doit rendre compte du processus de discussion de la manière la plus précise possible.

En plus de prendre des notes, le travail du secrétaire consiste à préparer la réunion. Les responsabilités de cette personne incluent la compilation d'une liste de participants, l'élaboration d'un aperçu du processus lui-même et le travail avec la documentation primaire des réunions précédentes. Cette approche nous permet d'identifier un certain nombre de questions qui devraient être considérées en premier.

Structure du formulaire

Pour enregistrer par écrit les questions discutées, des formulaires spéciaux établis par l'administration de l'entreprise sont utilisés. Le formulaire de procès-verbal de réunion de travail a une certaine structure et des normes pour son remplissage. Le plus souvent, ces formulaires sont utilisés pour tenir des registres dans les organismes municipaux et étatiques. Entrepreneurs individuels et les organisations privées préfèrent modèles réguliers, qui sont compilés sur un ordinateur.

Malgré ce qui précède, cet acte doit avoir dans sa structure les champs nécessaires suivants :

• les détails de l'entreprise où se déroulent les négociations ;
• table des matières;
• date de réalisation et numéro d'enregistrement du document ;
• ville où se tient la réunion ;
• énumérer les questions examinées ;
• élément clé;
• inscription de l'audience, du secrétaire et du président de séance.

Un exemple de rédaction du document en question

Ce formulaire est établi sur la base de supports vidéo et audio réalisés par le secrétaire lors de la réunion. L'élaboration et le remplissage d'un protocole sont un processus long qui peut prendre environ cinq jours. Dans certains cas, prévus par la loi ou par un arrêté interne de l'administration de l'entreprise, des délais stricts peuvent être fixés pour l'établissement du formulaire. Ci-dessous, nous proposons de considérer un exemple de conception de procès-verbaux de réunion.

Procès-verbal - un document qui enregistre les progrès de la discussion des questions et de la prise de décision lors des réunions, sessions, sessions, conférences

Ce champ indique le nom de l'acte. DANS situation spécifique le mot « Protocole » est écrit. Ensuite, vous devez définir la réunion et l'organe collégial chargé de la tenir. Dans l’exemple donné, nous considérerons le « Procès-verbal de la réunion de production ».

Lieu et date, numéro de série

Lors de l'établissement d'un protocole, vous devez indiquer le numéro d'enregistrement de ce document. Dans la plupart des entreprises, le numéro d'ordre de ce formulaire est identique au numéro de réunion. Le compte à rebours commence au début de l'année civile. Dans les établissements d'enseignement, lors du maintien de la numérotation des documents, le compte à rebours est effectué à partir du premier jour de la rentrée universitaire. Dans le cas où le procès-verbal de l'assemblée générale enregistre les décisions d'un conseil d'administration provisoire, l'acte reçoit un numéro identique à la durée du mandat du conseil d'administration.

La colonne date indique le jour où la réunion a eu lieu. Si une telle réunion a duré plusieurs jours ouvrables, la date du début des négociations et de la fin de la discussion des questions doit être indiquée. Sur ce moment doit être abordé Attention particulière, car la présence de champs manquants peut faire perdre au document sa force juridique. Un exemple de remplissage du champ date : « 13/04/2009 – 15/04/2009 » ou « 11 novembre 2015 – 13 novembre 2015 ».

Vous trouverez ci-dessous un modèle de compte rendu de réunion :

JSC "Métallurgiste"

Protocole
réunion de production

Département commercial
04.11.2017. ____________№5
Ville de Moscou.

La colonne « Lieu de compilation » doit impérativement être indiquée. Ce champ indique le nom du point de la zone où a eu lieu la rencontre. Il est permis d'omettre cette colonne si le nom de l'entreprise comprend le nom de la ville. A titre d'exemple, on peut citer des noms tels que « Métallurgiste de Ryazan » ou « Usine de menuiserie d'Omsk ».

Le formulaire ci-dessus pour établir une table des matières du formulaire est utilisé à la fois par les entreprises privées et les institutions municipales.

Partie introductive

Au premier alinéa de la partie introductive du document considéré, sont indiqués le nom et les initiales du président de l'assemblée. Ici, vous devez indiquer le nom et le poste de l'employé de l'entreprise dont le pouvoir inclut la tenue de réunions. Cependant, il est permis d'indiquer uniquement le nom de famille du salarié dans ce champ. Il faut dire aussi que le président de l'assemblée n'est pas toujours le directeur de la société. Ensuite, vous devez indiquer le nom du secrétaire qui enregistre le déroulement de la réunion. Si la réunion de production est dirigée par le patron de l'entreprise, ces données doivent être affichées dans le procès-verbal.

Le champ « Participants » est rempli en répertoriant les noms de tous les participants à la réunion. Afin de remplir correctement cette colonne, vous devez vous rappeler les nuances suivantes :

1. Dans ce champ, sont indiqués par ordre alphabétique les noms et initiales des salariés de la société présents lors de l'assemblée générale. Il faut souligner que les postes qu’ils occupent ne sont pas indiqués dans cette colonne.
2. Si plus de quinze personnes ont participé à la réunion, une demande distincte doit être créée dans laquelle leurs noms et initiales seront indiqués. Cette annexe est ensuite jointe au protocole.
3. S'il y a des représentants d'autres entreprises et des personnes invitées d'autres entreprises à la réunion, vous devez ajouter la colonne « Invité » au formulaire préparé. Ce champ indique les détails des personnes invitées. La principale nuance associée au remplissage de cette colonne est l'indication obligatoire du poste et du nom de l'organisation que représente l'invité.
4. Chaque participant à la réunion doit signer dans une section spéciale confirmant sa présence.

Des protocoles documentent les activités des organes collégiaux permanents

Après cela, vous devriez faire une courte digression, puis introduire l'« Agenda ». Cette section doit indiquer les questions qui ont été discutées lors de la réunion. Des chiffres arabes sont utilisés pour numéroter chaque élément de ce champ. Il est permis d'utiliser les prépositions « à propos » et « à propos » lors de la formulation d'une question. Lorsque vous remplissez ces éléments, vous devez indiquer la personne qui a parlé de cette question. Un exemple est la formulation suivante :

«Sur les résultats des travaux pour 2016-2017
Intervenant : Député Fadeev"

L’exemple de procès-verbal d’assemblée générale ci-dessus démontre clairement la structure de ce document.

Différences entre les protocoles multiples et complets

Il existe deux principaux types de préparation de protocole : la forme complète et la forme courte.À cet égard, lors de la préparation d'un tel document, il est très important de réfléchir à la forme utilisée pour enregistrer la réunion. En remplissant le court formulaire de document ( ce formulaire utilisé lors de l'établissement du procès-verbal d'une réunion opérationnelle), la partie principale du rapport contient les informations suivantes :

• la question à l'étude ;
• nom et initiales de l'orateur ;
• décision approuvée par les participants à la discussion.

Lors de la rédaction d’un protocole complet, cette section indique non seulement les informations ci-dessus, mais également les principaux points qui caractérisent le plus clairement la présentation des intervenants. Sont également présentés ici les informations et les débats qui ont eu lieu lors de la réunion. Lors du remplissage d'un protocole complet, l'accent doit être mis sur les opinions exprimées par les membres du conseil d'administration, les commentaires et objections existants.

Section principale

Lorsque vous examinez la question de savoir comment conserver le procès-verbal d'une réunion, des échantillons et des exemples, vous devez accorder une attention particulière à la base du procès-verbal. Dans cette section, vous devez créer plusieurs champs, dont chacun examinera des solutions aux questions inscrites à l'ordre du jour. Lors de la compilation forme complète Dans ce formulaire, trois colonnes sont créées dans chaque champ, qui affichent le processus d'examen du problème et les diverses nuances survenues au cours du processus de prise de décision.

Le nom de chaque partie doit être indiqué en lettres, avec un champ distinct attribué à chaque colonne. Dans la colonne « Écouter », le nom de l'intervenant qui couvre la problématique de production est indiqué. Le nom de famille ne doit être indiqué qu'au nominatif. Une fois le nom indiqué, un bref (ou complet) résumé du rapport est donné. En cas d'impossibilité de présenter les informations, le texte intégral du rapport devra être joint dans un document séparé, qui fera office d'annexe à l'acte lui-même. Parallèlement, dans la rubrique « écouté », il faut noter que le texte du discours est décrit en détail en annexe.

Après cela, vous devez remplir la colonne « Parlé ». Ce champ indique les déclarations des autres participants à la réunion qui ont examiné la question à l'ordre du jour. Ici, vous devez également indiquer le nom et les initiales de chaque membre du conseil d'administration qui a prononcé un discours. Après avoir indiqué les initiales, il faut énoncer le texte du discours lui-même.

Dans la colonne « Décidé », la décision des membres de l'assemblée concernant la question inscrite à l'ordre du jour doit être enregistrée. Selon la réglementation en vigueur, des informations complètes doivent être indiquées dans ce champ, quelle que soit la forme de remplissage du protocole utilisée. Si le problème a été résolu par vote, le nombre total de votes doit être indiqué, ainsi que celui des participants à la réunion qui a voté « contre » ou « pour ».

Bref protocole - enregistre les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et les décisions prises

La tenue de procès-verbaux de réunions décrivant l'essence des questions soulevées sous une forme concise nécessite une approche correcte pour remplir le formulaire. Dans cette situation, vous ne devez fournir que la partie fondamentale des informations dans les colonnes « Écouter » et « Parler ». Une fois le document signé par le président de séance et le secrétaire, cet acte entre en vigueur. Toutes les décisions établies concernant les questions soulevées lors de la réunion doivent être communiquées aux personnes qui ont été nommées exécuteurs testamentaires. Pour ce faire, l'exécutif peut se voir remettre soit une copie de l'acte lui-même, soit un extrait signé par le secrétaire.

Dans les entreprises dotées d'une infrastructure développée, des documents administratifs spéciaux (directives, résolutions ou arrêtés) sont émis pour organiser la mise en œuvre des exigences spécifiées dans la décision.

Méthode de stockage

Avant d'être déposé aux archives pour stockage, ce type de document est catégorisé en tenant compte du type de collection. Le secrétariat et le service chargé de la gestion des documents peuvent faire office d'archives. La durée des périodes de stockage est déterminée en fonction des règles établies dans l'entreprise. La durée standard de conservation des documents est de 3 ans, après quoi les documents peuvent être détruits.

Les procès-verbaux des réunions sont un acte qui simplifie la prise de décisions concernant les questions inscrites à l'ordre du jour. A l'aide de ce document, un certain cadre est créé pour la mise en œuvre de diverses missions dans activité économique chaque entreprise. Dans les entreprises modernes, des ressources électroniques spéciales sont utilisées pour créer de tels documents. Cette approche du travail de bureau simplifie grandement l'interaction entre les différents services de l'entreprise.

Support documentaire à la direction

Test

Option 4

1. Protocole, types de protocoles, caractéristiques de conception 4

2. Traitement de la correspondance envoyée 9

3. Rédiger un acte de radiation immobilière 11

4. Rédigez un mémo 12

Bibliographie 14

1. Protocole, types de protocoles, caractéristiques de conception

Les procès-verbaux sont un document consignant l'avancement des discussions et des prises de décision lors des réunions, conférences et sessions des organes collégiaux.

Une particularité du protocole est qu'il est utilisé pour documenter les activités des organes collégiaux : temporaires (réunions, conférences, réunions, commissions) et permanents (collèges de ministères et comités, conseils académiques d'institutions scientifiques, présidiums).

L'élaboration et l'exécution des protocoles relèvent de la responsabilité des secrétaires des organes collégiaux concernés (réguliers ou élus au cours de leurs travaux). Le secrétaire, conjointement avec le président de l'organe collégial, est responsable de l'exactitude des informations contenues dans le protocole. Les procès-verbaux sont établis sur la base d'enregistrements manuscrits, notamment sténographiques ou magnétoscopiques, de la réunion, ainsi que des documents préparés pour la réunion : ordre du jour, textes ou résumés de rapports et discours, projets de décisions.

Principaux types de protocole :

Bref procès-verbal - enregistre les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et les décisions prises. Il est recommandé de la réaliser dans les cas où la réunion est de nature opérationnelle.

Le protocole complet enregistre non seulement les questions discutées, les décisions prises et les noms des orateurs, mais également de manière suffisamment détaillée le contenu des rapports et des discours des participants à la réunion.

Le protocole sténographique est compilé sur la base d'un rapport sténographique de la réunion (transcription) et transmet littéralement le processus de discussion de chaque question et d'élaboration d'une décision à ce sujet.

Le procès-verbal est dressé sur papier à en-tête de l'organisme et contient les précisions suivantes : nom de l'organisme, nom du type de document, date de la réunion, numéro du procès-verbal, lieu d'établissement du procès-verbal (lieu de la réunion), titre de le texte, le texte, les signatures, les visas de familiarisation. Le titre du texte du protocole est le nom de l'événement enregistré (réunion, séance, réunion) et le nom de l'organe collégial dont les travaux sont enregistrés.

Le texte du protocole se compose de deux parties : introductive et principale. La partie introductive du texte du protocole doit indiquer : qui a dirigé l'événement enregistré ; qui a tenu le procès-verbal ; qui était présent à la réunion (réunion, réunion, etc.) parmi les fonctionnaires compris dans l'organe collégial dirigeant la réunion ; qui a été invité (si nécessaire) à la réunion parmi les employés de l’organisation ou d’autres organisations ; quelles questions ont été discutées lors de la réunion.

Les informations relatives au président de séance, au secrétaire et aux personnes présentes comprennent les noms et initiales des fonctionnaires, indiqués respectivement après les mots : « Président », « Secrétaire », « Présent » (sans les guillemets). Pour les personnes en outre invitées à la réunion parmi les employés de l'organisation, en plus du nom et des initiales, le poste occupé est indiqué, et pour les spécialistes d'autres organisations - le poste et le nom de l'organisation. Les informations sur les personnes invitées à une réunion peuvent être incluses dans la section « Participé » ou dans une section spéciale « Invité ».

Lors d'événements collectifs tels que les réunions, il y a souvent un grand nombre de participants, dont la liste dans la partie introductive du texte du protocole est inappropriée. Dans ce cas, une liste distincte des personnes présentes à la réunion est établie et ensuite jointe au procès-verbal.

Dans le protocole lui-même, dans la rubrique « Participants », seul le nombre total des personnes présentes est indiqué en référence à la liste ci-jointe. Il convient de souligner que les sections « Présent » et « Invité » revêtent une importance particulière par rapport aux autres sections du protocole, car elles affectent directement la force juridique de ce document, démontrant la légalité de la tenue d'un événement collectif. Ces sections reflètent la présence d'un quorum de la réunion, c'est-à-dire le nombre minimum requis de membres d'un organe collégial suffisant pour démarrer les travaux de la réunion (réunion, réunion). En l'absence d'un quorum normativement établi pour un organe collégial donné (une majorité simple ou 2/3), la tenue d'une réunion est inacceptable, car ses décisions seraient illégales. Les mots « Président », « Secrétaire », « Présent », « Invité » sont imprimés à partir de la position zéro du dispositif d'impression, un tiret est placé à partir de la 2ème position, les noms sont écrits au nominatif, puis les initiales sont placées. Les noms des personnes présentes et invitées sont classés par ordre alphabétique et imprimés avec un interligne de 1.

Les questions discutées lors de la réunion sont répertoriées dans la section ORDRE DU JOUR. Les mots AGENDA sont imprimés à partir de la position zéro du dispositif d'impression, suivis de deux points. Les points de l'ordre du jour sont numérotés. Chaque nouvelle question est imprimée à partir de la 1ère position de la tabulatrice. L'ordre dans lequel les questions sont classées est déterminé par leur degré d'importance. La formulation des points de l'ordre du jour doit commencer par les prépositions sur (à propos), le titre du poste et le nom de famille de l'orateur sont indiqués au génitif. La partie principale du texte du protocole est structurée en fonction des questions inscrites à l'ordre du jour. La structure de l'enregistrement de la discussion de chaque point de l'ordre du jour s'effectue selon le schéma suivant : ILS ONT ÉCOUTÉ ILS PARLENT ILS ONT DÉCIDÉ (DÉCIDÉ). Ces mots sont imprimés en majuscules. Le mot ECOUTÉ est précédé du numéro du point de l’ordre du jour, suivi de deux points. Le nom de famille de l'orateur est imprimé au nominatif à partir de la 1ère position du dispositif d'impression ; après le nom de famille, ils mettent les initiales, puis un tiret et un s lettre capitale rédiger le contenu du rapport sous forme de discours direct. Si le texte du rapport (discours) est transcrit ou présenté par l'orateur par écrit, alors après le tiret, « Le rapport est joint » est également écrit en majuscules (dans le protocole sans guillemets).

La discussion du rapport peut être précédée de questions à l'orateur, qui, avec les réponses, sont incluses dans la section ÉCOUTÉ. Avant d'enregistrer chaque question, les initiales, le nom et la qualité de son auteur sont indiqués et un tiret est placé. Le contenu de la question est écrit en majuscules sous forme de discours direct. Avant de formuler la réponse, écrivez le mot « Réponse » (dans le protocole sans guillemets), mettez un tiret et écrivez la réponse sous forme de discours direct. Les progrès de la discussion du rapport sont reflétés dans la section CONFÉRENCIERS. Un deux-points est placé après le mot SPOKE. Le nom de famille de l'orateur est écrit au nominatif à partir de la 1ère position du dispositif d'impression, puis les initiales et la position de l'orateur sont indiquées, un tiret est placé et le contenu du discours est imprimé en majuscules sous forme de discours indirect .

Les décisions adoptées sont contenues dans la section RÉSOLU (DÉCIDÉ). S'il existe plusieurs solutions, elles sont numérotées en chiffres arabes avec un point. En règle générale, chaque décision est accompagnée d'une indication de la qualité, du nom et des initiales de la personne chargée de son exécution et contient un délai d'exécution. Les décisions prises collectivement nécessitent souvent un vote. Dans ce cas, après la rubrique RÉSOLU, est indiqué : « Vote » ou « Voté » (dans le protocole sans guillemets) et les résultats du vote sont donnés : à l'unanimité ou pour..., contre..., abstention. ..

Dans la pratique, des formes abrégées et courtes de protocoles sont souvent utilisées lorsqu'un compte rendu détaillé de l'avancement des discussions sur les questions n'est pas requis. Dans les protocoles abrégés, après la liste des personnes présentes ou invitées, le numéro d'ordre du point à l'ordre du jour est indiqué et le titre du rapport est imprimé. La dernière ligne du titre du rapport (point de l'ordre du jour) est soulignée et les noms des orateurs dans l'ordre de leur présentation sont imprimés sous la ligne (entre parenthèses). Le titre de chaque rapport se termine par une décision ou une résolution protocolaire. Dans le protocole forme abrégée Seules les questions examinées et les décisions prises sont indiquées. Le dispositif du texte du protocole peut contenir une clause sur l'approbation de tout document. Dans ce cas, le document approuvé est joint au protocole et comporte un lien vers son numéro et sa date. En pratique, il est très souvent nécessaire de réaliser des extraits de protocoles. L'extrait du protocole contient les détails suivants :

tous les détails de la partie en-tête du protocole : nom de l'organisation, nom du type de document (EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL), date (date de la réunion), numéro du protocole (numéro d'ordre de la réunion), lieu de préparation ( lieu de la réunion);

titre du texte ;

tous les détails de la partie introductive du texte du protocole : « Président », « Secrétaire », « Présent », « Invités », « AGENDA » ;

détails individuels de la partie principale du texte du protocole : « ÉCOUTÉ », « DÉCIDÉ », « Vote » ;

détails de la partie formelle du protocole : détails « Signature », y compris les mots « Président », « Secrétaire », initiales et noms du président et du secrétaire (sans leurs signatures personnelles puisque les extraits, en règle générale, ne sont pas signés avec l'original signatures, mais sont certifiées conformes par le secrétaire) ; une note sur la certification de la copie.

Ainsi, seuls les éléments qui doivent être portés à la connaissance des responsables intéressés sont extraits du contenu du protocole. Pour confirmer des faits et des événements établis, plusieurs personnes rédigent un acte. Les actes sont rédigés sur la base des résultats des audits des activités d'une entreprise ou de son unité structurelle et de certains fonctionnaires, lors de la réception et du transfert des dossiers, de la préparation des documents de destruction et de la mise en service des objets.

Instructions

Préparation. Inscrivez tous les participants réunions, indiquer, si possible, par ordre alphabétique leurs noms et fonctions. Vous devez refléter ces informations dans le protocole aussi précisément que possible, sans les abréviations habituelles.

Modalités d'élaboration d'un protocole. Tout dépend de la manière dont il est habituel d'enregistrer les informations sur réunions X commissions dans une organisation ou une entreprise donnée : soit une sténographie, un enregistrement sonore ou des notes manuscrites. En fonction de cela, vous devrez composer, retranscrire une transcription ou un enregistrement audio, ainsi que le contenu abstrait des rapports qui ont été remis ce jour-là.

Veuillez noter que le texte du protocole comporte toujours une partie introductive et principale. La partie introductive est la même en version complète et courte, et les noms du secrétaire tenant le procès-verbal et du président y sont indiqués. commissions, ainsi que le nombre total de participants réunions. Les personnes qui ne sont pas membres officiels commissions, mais les personnes présentes sont néanmoins marquées dans la perforation comme « invitées ».

Aucun protocole n'a de valeur documentaire tant qu'il n'est pas signé par le secrétaire et le président. Ce condition requise.

La réalisation de nombreuses actions économiques et juridiques s'accompagne de la préparation de documents. La nature des informations qu'il contient varie selon le type protocole, cependant, certaines tendances générales dans la rédaction de ce document peuvent être identifiées.

Instructions

Le champ d'application des protocoles est extrêmement large : des procès-verbaux sont dressés sur les infractions administratives et sur la commission de certaines actions d'enquête, des procès-verbaux et des assemblées d'actionnaires sont tenus, etc. Comment rédiger un protocole ? Quelles informations doivent y être reflétées ?

Tout d'abord, le protocole doit contenir le nom de l'organisation qui l'a rédigé : Horns and Hooves LLC, N-sky District Court, etc. Ceci est suivi du nom du document - le protocole lui-même et une indication de l'événement qui est enregistré. Par exemple, un procès-verbal d'une assemblée d'actionnaires ou un procès-verbal d'interrogatoire d'un témoin.
La date de l'action enregistrée (réunion, interrogatoire, etc.), son numéro (ou le numéro du dossier sur lequel elle a été réalisée), ainsi que l'heure de début et de fin de l'événement enregistré doivent être indiqués.

Après les informations spécifiées, il est nécessaire de lister les personnes participant à l'action enregistrée, en indiquant le rôle qu'elles jouent. Par exemple : « Le juge Ivanov I.I., alors qu'il dirigeait