Положение о дистанционной работе. Особенности регулирования труда дистанционных работников

Развитие техники и средств связи привели к тому, что у многих работников пропала необходимость находиться в офисе для исполнения трудовой функции. Так, вне офиса вполне могут работать юристы, бухгалтеры, дизайнеры, айтишники и даже специалисты отдела продаж, если используется телемаркетинг. Не так давно этот факт признали и законодатели, закрепив определенные правила для удаленной работы в Трудовом кодексе. Как правильно оформлять таких сотрудников? Можно ли перевести на «дистанционку» действующих работников? На какие «подводные камни» может наткнуться бухгалтер в связи с удаленной работой сотрудников? На эти и другие вопросы мы ответим в настоящей статье.

В чем выгода

Дистанционная работа — это удобно и для работника, которому не нужно тратить время, деньги и силы на ежедневные поездки в офис, и для работодателя, который может не только экономить на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда, связь, техника, программы, поддержка), но и более гибко подходить к найму персонала. Ведь дистанционный работник может работать не только вне офиса, но и из другого города и даже из другой страны. На эту же чашу весов ложатся и поведенческие стереотипы молодых сотрудников, которые изначально более ориентированы на работу вне офиса.

Все эти факторы, взятые вместе, приводят к возрастающей популярности удаленной работы. Но законодательство до недавнего времени такое явление, как «дистанционная работа» обходило стороной, и работодатели были вынуждены изобретать различные «схемы». Но вот в прошлом году Федеральным законом от 05.04.13 № 60-ФЗ Трудовой кодекс, наконец, был дополнен новой , посвященной особенностям регулирования труда дистанционных работников.

В чем отличие от надомной работы

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении положений новой главы ТК РФ, — это отличие «дистанционщика» от надомника. Ведь регулирование надомного труда в ТК РФ было изначально, но на практике для оформления отношений с теми, кто не сидит в офисе «с девяти до шести» эти нормы не применялись. И вот почему.

Во-первых, нормы о надомниках устроены таким образом, что регулируют трудовую деятельность производственного характера. Такой вывод следует уже из определения, данного в ТК РФ: надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Т.е. речь идет о чем-то материальном, создаваемом руками сотрудника. Применить эту статью к юристу, бухгалтеру, редактору сайта или дизайнеру, согласитесь, непросто.

Во-вторых, надомник, согласно ТК РФ, — полноценный работник, в отношении которого нужно выполнять все предусмотренные Кодексом процедуры (полноценное оформление, оборудование рабочего места, обеспечение его безопасности и выполнения им требований охраны труда и т п.). А это в ситуации с дистанционным работником невозможно. С ним один-то раз встретиться для заключения договора не всегда возможно.

Эти недостатки и попытался устранить законодатель, принимая нормы об удаленной работе. Теперь в Кодексе четко указано, что дистанционный работник выполняет трудовую функцию. При этом он выполняет ее вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и даже вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Взаимодействие между работником и работодателем происходит по телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе посредством интернета ( ТК РФ). По общему правилу работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом и техникой.

Дистанционному сотруднику не требуется проходить медицинский осмотр, трудовой договор с ним можно заключить и расторгнуть в электронной форме. Наконец, «дистанционщику» не обязательно делать запись в трудовой книжке, оплачивать сверхурочную работу и обеспечивать безопасность труда в полной мере. В общем, условия куда более реалистичные для выполнения, нежели правила для надомников.

Как правильно составить договор

Перейдем от теории к практике. Первым делом рассмотрим, какие формулировки нужно включить в трудовой договор, если планируется, что работник будет трудиться дистанционно.
Так, в договоре надо обязательно указать на характер работы. Например, это может быть такая формулировка: «Работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». Местом работы указываем адрес сотрудника (или иной адрес по его желанию) — этого требует ТК РФ. Требуется указать и режим работы, так как ТК РФ исключений для дистанционного труда не делает. Тут формулировка будет стандартной: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы — 8 часов».

Далее в договоре нужно зафиксировать положения, касающиеся подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка ( ТК РФ). Здесь мы рекомендуем такую формулировку: «На работника распространяются Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей сути условия настоящего трудового договора о дистанционной работе».

В договоре нужно установить порядок обеспечения сотрудника различными ресурсами. Так, можно указать, что «работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и доступом к сети интернет». А можно возложить подобную обязанность и на работодателя: «Не позднее 5 рабочих дней с даты заключения настоящего трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения». Третий вариант —зафиксировать обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника на технику и (или) оплату телефона и интернета. Например, так: «Работодатель обязуется не позднее пятого числа каждого месяца компенсировать расходы работника по оплате счетов за интернет и мобильный телефон по фактическим затратам, но не более 10 тыс. рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с Положением о компенсации расходов работникам, занятым вне места расположения работодателя (дистанционно), утвержденным работодателем».

Наконец, в договоре надо зафиксировать сроки и порядок сдачи работы, а также порядок и периодичность коммуникаций с работодателем, указав адреса электронной почты, на которые работник должен отправлять все свои сообщения работодателю.

Что писать в Табеле учета рабочего времени

Обязанность работодателя по учету времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ТК РФ), в связи с дистанционной работой не отменяется. На наш взгляд, табель на «дистанционщика» можно заполнять так: в будние дни ставить явку (код «Я» или «01»), в выходные и праздники — отдых (код «В» или «26»). Количество отработанных часов ставим в соответствии с трудовым договором.

Можно пойти и другим путем, зафиксировав в трудовом договоре, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению (вариант, предусмотренный ТК РФ в качестве основного), и извещает о режиме работы работодателя письменно. В таком случае можно заполнять Табель на основании отчетов сотрудников. Но этот вариант законодательно не урегулирован, поэтому мы бы не рекомендовали применять его повсеместно. Тем более что это может повлечь и налоговые проблемы (см. ниже вопрос про компенсации).

Перевести работника на «дистанционку»

На дистанционную работу можно принимать не только новых сотрудников, но и переводить «действующих». Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Предмет этого соглашения — изменение характера труда. Соответственно, в соглашение включаете все формулировки, касающиеся нового режима труда, которые мы приводили выше. Не забудьте указать дату, с которой применяется новый порядок работы.

«Дистанционная» командировка

Следующий интересный момент, с которым может столкнуться бухгалтер — выплата командировочных дистанционному сотруднику. Например, «дистанционный» юрист может выезжать в другие города для участия в рассмотрении дела, или посещать различные семинары и форумы. Возникает логичный вопрос: могут ли у сотрудника, работающего дистанционно, быть командировки? И, соответственно, примет ли налоговая такие расходы?

В силу НК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Каких-либо исключений для командировки указанная глава не содержит. Таким образом, работодатель может направить дистанционного работника в служебную командировку. И, соответственно, учесть все связанные с этим расходы при налогообложении.

Регистрировать ли обособленное подразделение

Отметим еще один важный для бухгалтера пункт: прием сотрудника на дистанционную работу гарантированно не влечет образования обособленного подразделения. Ведь в Трудового кодекса прямо сказано, что подобная работа выполняется вне обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. А согласно Налогового кодекса обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Как видим, эти два определения прямо противоречат друг другу. Так что речи о регистрации подразделения в данном случае не идет.

Учет компенсаций

Трудового кодекса предусматривает возможность установить для дистанционных работников компенсации, связанные с использованием личного имущества для выполнения работы. Причем компенсировать можно не только расходы на связь и интернет, но и оплачивать «амортизацию» компьютера, планшета и иного оборудования. Тут важно, чтобы это условие было зафиксировано именно в трудовом договоре, а не в отдельном документе (служебной записке с визой или приказе), как это допускает ТК РФ в отношении обычных работников.

Еще один нюанс связан с распределением компенсируемых расходов на произведенные в связи с выполнением трудовых обязанностей и вне их. Для расходов в виде абонентской платы такое распределение можно проводить на основании соотношения количества рабочих часов и общего количества часов в периоде. Эти данные, понятно, нужно взять из трудового договора и Табеля учета рабочего времени.

По расходам, которые можно четко отнести к тому или иному времени (оплата расходов на связь, например, или по оплате тех или иных программ, доступов и т п.) работодателю также важно знать — в рабочее ли время произведен тот или иной расход. Но в условиях, когда работник сам определяет режим рабочего времени и времени отдыха, это сделать затруднительно. Соответственно, нужно либо требовать с работника соответствующий отчет и сохранять его в бухгалтерии, либо установить в трудовом договоре четкую продолжительность рабочего времени.

Сегодня понятия «дистанционная работа» и «дистанционные работники» прочно вошли в обиход. Однако многие вопросы, связанные с заключением трудового договора с удаленными сотрудниками и особенностями их трудового положения, остаются открытыми.

Кто такой дистанционный работник

Согласно ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Дистанционной считается работа, которая соответствует следующим признакам (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ):

Работник выполняет свои обязанности вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, другого обособленного подразделения, в том числе расположенного в другой местности);

Вне стационарного рабочего места;

Вне территории или объекта, которые контролирует работодатель;

При условии выполнения своих функции работник держит связь с работодателем непосредственно через сеть «Интернет» или иную информационно-коммуникационную сеть общего пользования.

Отметим, что в данном случае работодатель лишается возможности прямо или косвенно контролировать рабочее место такого сотрудника.

Трудовое законодательство не устанавливает, какую должность должен занимать работник, с которым может быть заключен трудовой договор о дистанционной работе. Таким образом, сделать дистанционным можно практически любого работника. Другой вопрос - целесообразность дистанционной работы работодатель решает самостоятельно. Так, сделать дистанционными работниками можно веб-дизайнеров, программистов, работающих в удаленном доступе, и других сотрудников, работа которых не требует их присутствия в офисе.

Следует помнить, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).

Заметим, что понятие «дистанционный работник» достаточно сильно отличается от определения такой категории работников, как «надомники». На первый взгляд обе эти категории работников кажутся схожими, однако правовое регулирование их положения во многом различается.

Основные отличия дистанционных работников от надомников приведены в табл. 1.

Таблица 1. Дистанционные работники и надомники: основные отличия

Принимаем на работу дистанционного работника

При оформлении дистанционного работника на работу возможны две ситуации.

Работник может лично прибыть в офис работодателя, например, для того, чтобы предоставить документы или подписать трудовой договор. В этом случае оформление его на работу ничем не отличается от оформления прочих сотрудников.

Если у работника нет возможности прибыть к месту расположения работодателя, его оформление на работу происходит посредством электронного документооборота. Но и в этом случае порядок оформления работника на работу практически не отличается от обычного оформления сотрудников.

Рассмотрим подробнее порядок оформления на работу дистанционного работника.

Документы, необходимые для заключения трудового договора

Статьей 65 ТК РФ предусмотрен перечень документов, которые необходимо предоставить работнику при заключении трудового договора. Такими документами являются:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, а также если у работника нет трудовой книжки установленного в РФ образца или трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине;

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые. Отметим, что если трудовой договор заключается с дистанционным работником впервые и путем обмена электронными документами, такой работник получает страховое свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ);

Документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Иных документов ТК РФ, в том числе и глава 49.1 ТК РФ, предоставлять не требуют.

Дистанционный работник может направить перечисленные документы (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ):

В электронном виде (например, в виде отсканированных копий, отправленных на электронный адрес работодателя). При этом работодатель обязан направить работнику электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), уведомляющий о получении соответствующих документов (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Отметим, что поскольку работник отправляет соответствующие документы в электронной форме, верность их копий так же может подтверждаться ЭП работника;

По почте заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом направляемые работодателю копии должны быть нотариально удостоверены. Отметим, что ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ прямо предусматривает возможность требования работодателем направления дистанционным сотрудником указанных документов по почте в приведенном порядке.

Обратите внимание!

Согласно ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ сведения о дистанционной работе по соглашению сторон могут не вноситься в трудовую книжку такого работника. Если работник поступает на работу впервые, трудовую книжку ему можно не оформлять. А документом о его трудовом стаже и трудовой деятельности станет экземпляр трудового договора, присланный работнику.

Но если работник настаивает на внесении соответствующей записи в трудовую книжку, он должен предоставить ее лично или направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). О том, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, мы расскажем ниже.

Ознакомление с локальными нормативными актами работодателя

В соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (далее - ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором.

При принятии на работу дистанционного сотрудника работодатель может отправить ему такие документы в электронном виде (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). В свою очередь дистанционный работник должен выслать работодателю электронный документ, подтверждающий факт своего ознакомления с присланными документами. Такой документ также должен быть заверен усиленной квалифицированной ЭП работника (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Оформление трудового договора

Для того чтобы трудовой договор с работником считался трудовым договором о дистанционной работе, в нем следует отразить ряд существенных условий.

Условие о дистанционности работы

Обязанность указать в трудовом договоре на то, что работа является дистанционной, прямо не следует из ТК РФ. Но нужно обратить внимание на следующий момент.

По общему правилу одним из обязательных условий трудового договора является условие о месте работы. А в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, в трудовом договоре должно быть указано место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Действующее законодательство РФ не содержит норм, прямо указывающих на то, что следует понимать под местом работы дистанционных сотрудников и каким образом отражать условие о месте работы в трудовом договоре, заключаемом с данными сотрудниками. Но часть 1 ст. 312.1 ТК РФ указывает на то, что дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места. Отметим, что в данном случае в трудовом договоре не требуется перечислять все признаки дистанционной работы.

Таким образом, в трудовом договоре указывается только сам факт того, что работа является дистанционной.

Согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием, включаемым в трудовой договор, является условие о месте работы. При этом ст. 57 ТК РФ не делает исключений для дистанционных работников. Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения (см. письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Исходя из вышесказанного, сформулировать данное условие можно следующим образом: «Работа по настоящему трудовому договору является дистанционной. Местом работы является место нахождения работника, определяемое работником самостоятельно, находящееся вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя».

Ввиду того что постоянным местом работы для дистанционного сотрудника может быть закрепленная за ним территория, считаем возможным указание в трудовом договоре также следующей формулировки места работы дистанционного сотрудника: «Работа по настоящему трудовому договору является дистанционной. Постоянным местом работы, в целях настоящего трудового договора, считается закрепленная за работником территория, а именно: г. _________(как вариант - г. Москва)».

Место заключения трудового договора

В трудовом договоре в качестве места заключения трудового договора указывается место нахождения работодателя. В связи с этим в качестве места нахождения работодателя следует указать место нахождения организации (ее головного офиса). Обусловлен данный вывод следующим.

Согласно ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя. Согласно п. 2 ст. 54 ГК РФ местом нахождения организации является место расположения ее исполнительного органа. Для организаций, имеющих филиалы и представительства, местом нахождения будет место нахождения самой организации (ее головного офиса).

Однако возможны случаи, когда на работу сотрудника принимает руководитель филиала (представительства). Такие полномочия ему могут быть предоставлены на основании доверенности, выданной организацией (п. 3 ст. 55, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В этом случае при заключении трудового договора в качестве места заключения трудового договора также необходимо отразить место нахождения организации (ее головного офиса).

Сформулировать данное условие договора можно следующим образом: «Место заключения трудового договора _______ (указать место нахождения организации)».

Срок подтверждения получения электронных документов

Следующим условием, которое необходимо отразить в трудовом договоре с дистанционным работником, является условие о сроках направления подтверждений в виде электронных документов, заверенных ЭП.

Согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ работодатель и дистанционный работник могут поддерживать связь путем обмена электронными документами. При этом оба обязаны использовать усиленную квалифицированную ЭП. Каждая из сторон трудового договора, при получении от другой стороны электронных документов, должна подтвердить их получение. Сделать это следует, направив контрагенту документ-подтверждение в электронной форме. Заметим, что ТК РФ не обязывает работника и работодателя подписывать такой документ усиленной квалифицированной ЭП. Однако в целях защиты конфиденциальности информации рекомендуем установить такую обязанность за работником в трудовом договоре. Срок, в течение которого следует направить такое подтверждение, необходимо также закрепить в договоре.

Сделать это можно, включив в трудовой договор следующее условие: «Сторона, получившая от другой стороны электронный документ по сети «Интернет» или иной телекоммуникационной сети обязана направить в адрес другой стороны электронное подтверждение о получении такого документа. Соответствующее подтверждение, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью, направляется в течение _______ (как вариант - одного рабочего дня) с момента его получения».

Заметим, что ТК РФ не предусматривает обязанности как работника, так и работодателя предоставлять такие подтверждения с каким-то конкретным содержанием. Обязательным является лишь факт отправки электронного документа той или иной стороне. Таким образом, работодатель может самостоятельно разработать содержание такого подтверждения. При этом образец электронного подтверждения может быть неотъемлемым приложением к трудовому договору.

Условие о техническом оснащении работника

Согласно ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ трудовой договор может предусматривать дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем. Причем ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ установлено, что порядок и срок обеспечения работника оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением должны быть предусмотрены в трудовом договоре.

В то же время если работник будет использовать свое оборудование и программное обеспечение, работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Срок и порядок выплаты такой компенсации также следует отразить в трудовом договоре.

Если работодатель намерен предоставить работнику оборудование, допустима, например, такая формулировка: «Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

Персональный компьютер ________ (указать марку и модель ПК);

- ____________________________(указать иное другое оборудование, которое работодатель намерен предоставить работнику, как вариант, принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

Базу данных «Консультант Плюс»;

Программу «1С Бухгалтерия»;

- ____________________________(указать иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _____________ (указать срок в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем ____________ (как вариант, доставки по месту проживания работника)».

Если работодатель хочет выплачивать работнику компенсацию за использование оборудования и программного обеспечения, принадлежащего работнику, соответствующее условие можно сформулировать следующим образом: «Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать компенсацию в размере __________ руб. за использование работником при исполнении своих трудовых функций следующего оборудования и программного обеспечения:

Персональный компьютер ________ (указать марку и модель ПК);

Мобильный телефон _____________ (указать марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером ____________ (указать номер рабочего телефона);

- ____________________________(указать иное другое оборудование);

Справочно-правовая система ________________(указать название);

Бухгалтерское программное обеспечение _______________(указать название);

- ____________________________(указать иное другое программное обеспечение, за которое выплачивается компенсация).

Компенсация, предусмотренная в настоящем пункте выплачивается работнику в следующие сроки _______ (как вариант - в сроки, предусмотренные ЛНА работодателя для выплаты зарплаты)».

Условие о режиме труда и отдыха дистанционного работника

Если работник не устанавливает себе режим рабочего времени и отдыха самостоятельно, соответствующее условие также должно быть закреплено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

«Дистанционному работнику устанавливается восьмичасовой рабочий день. Время начала рабочего дня с ______, время окончания рабочего дня________».

Наряду с этим работодателю необходимо предусмотреть условие о порядке предоставления работнику отпуска (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ). Данное условие может повторять условия, предусмотренные в трудовых договорах с «офисными» работниками организации.

Порядок и срок предоставления отчетов работодателю

Согласно ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ в трудовом договоре следует предусмотреть условие о порядке и сроках предоставления отчетов дистанционным работником работодателю. Сформулировать такое условие можно следующим образом: «Дистанционный работник представляет работодателю еженедельный отчет о проделанной работе. Соответствующий отчет предоставляется в электронной форме ____________________ (указать дополнительные условия предоставления отчета работником) по электронному адресу __________________, в срок не позднее __________(как вариант - 17-00 пятницы недели, за которую предоставляется отчет)».

Дополнительные основания для увольнения

В трудовом договоре работодатель вправе предусмотреть дополнительные основания для увольнения работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Заметим, дополнительные основания не должны носить дискриминационного характера (ст. 3 ТК РФ) и не должны ухудшать положение дистанционных работников по сравнению с другими категориями работников.

Например, не является основанием для увольнения работника факт изменения его жилищно-бытовых условий. В отличие от надомника, работник не обязан выполнять свои трудовые функции именно на дому. Смена работником места жительства не отразится на исполнении им своих должностных обязанностей. В данном случае велик риск того, что уволенный работник добьется восстановления на работе, мотивируя свои претензии дискриминационным характером такого условия.

В то же время систематический отказ работника от использования в работе средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем, может стать весомым основанием для увольнения.

Дополнительными поводами для увольнения могут стать такие случаи, как:

Неоднократное нарушение дистанционным работником сроков представления отчетов о выполненной работе;

Неоднократное несоблюдение работником сроков выполнения порученной ему работы или несоответствия ее результатов требованиям, закрепленным в трудовом договоре;

Неоднократное нарушение сроков о подтверждении дистанционным работником факта получения документов в электронном виде.

Работодателю недостаточно просто предусмотреть соответствующие основания в трудовом договоре. Следует разработать и закрепить в ЛНА (правилах внутреннего трудового распорядка) процедуру установления факта таких нарушений.

Так, факт отказа работника от использования предоставленных ему средств защиты информации должен быть документально зафиксирован. Сделать это можно, например, путем составления техническим специалистом докладной записки, на основании которой составляется акт о соответствующем нарушении.

Условие о заполнении трудовой книжки

По соглашению сторон трудовая книжка может не заполняться (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Данное условие можно отразить в трудовом договоре следующим образом: «Сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе, в трудовую книжку работника не вносятся».

Условие о защите информации

В трудовом договоре может быть предусмотрен порядок использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

ТК РФ не уточняет, что подразумевается под средствами защиты информации, предоставленными или рекомендованными работодателем.

Согласно ст. 2 Закона РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной тайне» средства защиты информации - это технические, криптографические, программные и другие средства, предназначенные для защиты сведений, составляющих государственную тайну, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля эффективности защиты информации. Считаем, что данное определение можно применить и к случаям заключения трудового договора с дистанционным работником.

Например, средством защиты информации может быть разработанная работодателем система кодировки электронных документов.

Отметим, что ТК РФ не заставляет работодателя применять такие средства защиты в обязательном порядке. Работодатель сам определяет уровень секретности той информации, которой он намерен обмениваться с дистанционным работником. Если сведения содержат информацию, отнесенную работодателем к категории коммерческой тайны, их целесообразнее защитить.

Работодатель может самостоятельно разработать такие средства защиты (с помощью своих сотрудников или по заказу сторонней организации) или же воспользоваться готовыми средствами защиты, приобретя их в специализированной организации.

В любом случае обязанность работника использовать такие средства должна быть зафиксирована в трудовом договоре. Сформулировать данное условие можно следующим образом: «При исполнении своих трудовых обязанностей работник обязан использовать следующие средства защиты информации, предоставленные работодателем:

- _____________________ (указать наименование средства защиты информации).

Данные средства защиты информации используются работником в соответствии с инструкцией по их эксплуатации, предоставленной работодателем и являющейся неотъемлемым приложением к настоящему договору».

Заключение трудового договора

Дистанционный работник - единственный работник, с которым можно заключить трудовой договор путем обмена электронными документами, как это следует из положений ст. 312.2 ТК РФ. Аналогичным образом заключаются и соглашения об изменении трудового договора.

Важно: для заключения договора просто обмена электронными документами недостаточно. Работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения такого трудового договора обязан выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

В связи с этим заметим следующее.

Часть 2 ст. 312.2 ТК РФ говорит о том, что работодатель обязан направить работнику один экземпляр трудового договора по почте. Данный экземпляр должен быть подписан работодателем и оформлен должным образом. При этом ТК РФ не возлагает на дистанционного работника обязанности отослать работодателю трудовой договор со своей подписью. Из анализа ст. 312.2 ТК РФ можно сделать вывод, что для заключения трудового договора со стороны работника достаточно всего лишь обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП работника, и высылки работодателю электронного подтверждения о том, что присланные ему по Сети документы получены. Высылать работодателю бумажный экземпляр трудового договора, подписанного собственноручно работником, от работника не требуется.

Самому работодателю не следует отсылать работнику два подписанных экземпляра договора и ждать возвращения одного из них. Свою обязанность по отсылке договора в бумажном виде он может считать исполненной с момента получения уведомления о вручении соответствующей корреспонденции работнику под подпись.

Приказ о приеме на работу

Работника следует ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Соответствующий приказ в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной ЭП работодателя, должен быть направлен работнику.

О факте получения сотрудником приказа будет свидетельствовать электронное уведомление от работника с усиленной квалифицированной ЭП.

Ознакомившись с приказом, работник также должен подписать его своей усиленной квалифицированной ЭП и отправить работодателю.

О получении работодателем подписанного работником приказа будет свидетельствовать электронное уведомление, полученное дистанционным работником. Соответствующие выводы можно сделать из анализа ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ.

Личная карточка

Личная карточка дистанционного работника заполняется в том же порядке, что и при принятии на работу обычного сотрудника. Каких-либо особенностей регулирующих порядок ее заполнения нормы ТК РФ не предусматривают.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена форма № Т-2 «Личная карточка работника». Заметим, что с 1 января 2013 г. применение данной формы не является обязательным. Однако работодатель вправе использовать данную форму при оформлении приема на работу работников.

Отметим, что унифицированная форма личной карточки предусматривает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить оформленную личную карточку такому сотруднику в электронной форме. Работник должен подписать ее своей усиленной квалифицированной ЭП и отправить ее обратно работодателю. Отметим, что соответствующее оформление также должно сопровождаться обменом электронными уведомлениями о получении электронного документа между работником и работодателем (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовая книжка

Если трудовым договором с работником не предусмотрено иное, работодатель обязан внести в трудовую книжку сотрудника соответствующую запись.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек работников, а также порядок их заполнения устанавливаются следующими нормативно-правовыми актами:

- постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;

Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»;

- постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Введение в ТК РФ новых норм, регулирующих правовое положение дистанционных работников, не повлекло за собой изменения соответствующих документов.

Таким образом, трудовая книжка дистанционного работника заполняется в том же порядке, что и трудовая книжка «офисного» работника.

Пример заполнения трудовой книжки дистанционного работника приведен в табл. 2.

Таблица 2. Пример заполнения трудовой книжки дистанционного работника

Табель учета рабочего времени

Дистанционный работник включается в штатное расписание организации наряду с другими работниками. Как и в случае с прочими работниками, работодатель обязан обеспечить учет рабочего времени такого работника (ст. 91 ТК РФ). Но согласно ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению.

Возникает вопрос о том, как вести учет рабочего времени в данном случае?

Компетентные органы никак не комментируют данную ситуацию. Однако, по нашему мнению, в данном случае в табеле учета рабочего времени в будние дни проставляется отметка о присутствии («Я» или «01»), в выходные и нерабочие праздничные дни - отметка об отдыхе («В» или «26»). Количество отработанных часов ставится в соответствии с условиями трудового договора.

Работник оформлен на дистанционную работу без создания стационарного рабочего места, работу выполняет по домашнему адресу. С сегодняшнего дня Работник пропал и не выполняет должностных обязанностей. Можно ли в таком случае ставить "нн" в табеле учета рабочего времени и как быть работодателю в данном случае?

Ответ

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов.

Самое главное для работодателя правильно определить, какая работа действительно дистанционная.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

• можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
• можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
• можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

• не нужно организовывать рабочее место;
• не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

• трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
• есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
• нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

• лично;
• в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

• в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
• в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

• лично под роспись;
• через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ , но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

• порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

• ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
• мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
• _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

• программу Контур.Бухгалтерия;
• ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

• в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
• если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

• по почте заказным письмом с уведомлением; или
• в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись .

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.