Matrice prioritaire (analyse des données matricielles). D - pas important et pas urgent

La méthode de détermination des critères par consensus est utilisée lorsque le nombre d'experts est supérieur à 8 personnes, il existe un nombre important de critères (de 6 à 15), il existe grand nombre données classées (environ 10-20 éléments).

La méthode matricielle est principalement utilisée lorsqu'il existe une forte relation entre les éléments classés, et trouver l'élément ayant la plus grande influence est essentiel pour résoudre le problème.

L'ordre des actions dans lequel la matrice de priorité est construite pour les trois options est fondamentalement le même. Les différences résident dans la détermination de l'importance des critères.

La matrice de priorité est intégrée prochaine commande:

1. L'objectif principal est déterminé, pour lequel la matrice de priorité est en cours de construction.

2. Une équipe d'experts est en train d'être formée pour travailler sur cette tâche. Les experts doivent comprendre l'ampleur du problème à résoudre et avoir une idée des méthodes de travail en équipe (par exemple, la méthode du brainstorming, la méthode Delphi, etc.)

3. Faire une liste solutions possibles le problème posé. La liste peut être compilée à l'aide d'autres outils de qualité tels que le brainstorming, les diagrammes d'Ishikawa, etc.

4. La composition des critères est déterminée. Au début, il peut être assez grand. La matrice des priorités n'inclura qu'une partie de ces critères, puisque à l'avenir, il sera réduit en choisissant le plus important et le plus essentiel.

Les approches suivantes peuvent être utilisées pour déterminer la composition des critères :

• analyser la cible. Cela peut être fait avec un diagramme en arbre ou un diagramme d'Ishikawa ;
• identifier les contraintes existantes pour atteindre l'objectif (par exemple, les contraintes financières ou les contraintes de temps) ;
• déterminer les avantages d'atteindre l'objectif ;
• formuler les noms des critères de manière à ce qu'ils puissent être mesurés facilement et objectivement.

5. Un facteur de pondération est attribué à chaque critère. Le facteur de pondération est attribué en fonction de la méthode choisie.

Pour la méthode analytique :

• une échelle de cotation est fixée pour chaque critère ;
• pour chaque valeur numérique de l'échelle, une définition de la signification est donnée. Afin de rendre la différence des coefficients de poids plus visible, une échelle avec des valeurs numériques 1-3-9 est généralement utilisée, où 1 est de faible importance, 3 est de signification moyenne et 9 est de haute importance).

Pour la méthode du consensus :

• un certain nombre de points est fixé, que les experts doivent répartir entre les critères. Le nombre de points ne doit pas être inférieur au nombre de critères ;
• chacun des experts répartit les points attribués entre les critères ;
• le nombre total de points pour chacun des critères est déterminé. Cette valeur sera le coefficient de pondération pour chacun des critères.

Pour la méthode matricielle :

• les critères sont agencés sous la forme d'une matrice L ;
• une échelle est établie pour la comparaison par paires des critères (par exemple, "0" - le critère A est moins significatif que le critère B ; "1" - le critère A et le critère B sont équivalents ; "2" - le critère A est plus significatif que le critère B );
• une comparaison par paire de tous les critères est effectuée.
• le coefficient de pondération de chaque critère est déterminé (le coefficient de pondération est calculé comme la somme de toutes les valeurs de la ligne de la matrice).

6. Les critères les plus significatifs sont sélectionnés. Cela peut être fait en supprimant les critères avec les plus petites valeurs coefficients de poids. Si le nombre de critères n'est pas important, tous les critères peuvent être enregistrés pour un travail ultérieur.

7. Une méthode est établie pour calculer la signification de chacune des décisions de la matrice de priorité (déterminée à l'étape 3) en fonction des critères sélectionnés (déterminés à l'étape 6).

Pour cela, vous pouvez utiliser les possibilités suivantes:

• un ensemble limité de valeurs numériques possibles est pris avec le texte associé (similaire à la méthode analytique spécifiée à l'étape 5);
• un système de vote est utilisé, comme pour la méthode du consensus (étape 5), lorsque chaque expert dispose d'un nombre limité de points pouvant être répartis entre les solutions ;
• utiliser des valeurs numériques négatives pour les relations négatives ;
• une échelle de pourcentage est utilisée au lieu d'une notation directe pour chacune des solutions.

8. Chaque solution est évaluée par rapport à chaque critère.

9. Le score est multiplié par le facteur de pondération du critère correspondant. Les valeurs obtenues sont résumées pour chacune des décisions, ce qui donne l'évaluation finale de la priorité des décisions. Le score final, qui contient la matrice des priorités, peut être laissé tel quel ou converti en pourcentage.

10. La liste de solutions qui en résulte est triée par ordre de priorité. Si nécessaire, la priorité des décisions peut être représentée sous la forme

La première chose que vous devez apprendre en travaillant avec la matrice est avec compétence dans les affaires. Savoir distinguer l'important de l'urgent, le peu urgent de l'insignifiant.

La matrice temporelle est divisée en 4 quadrants, dans lesquels il y a 2 axes d'importance et le même nombre d'axes d'urgence. Les cas et les tâches s'intègrent dans chacun d'eux, ce qui aide à voir visuellement la priorité de chaque composant : que faire en premier, que faire en second, etc.

Le modèle de matrice ressemble à ceci :

Examinons chaque quadrant plus en détail.

Important et urgent

Une gestion du temps idéale signifie que ce quadrant sera vide. Cela est dû au fait qu'avec une hiérarchisation appropriée et l'achèvement des cas en temps opportun, il n'y aura tout simplement pas de blocage. Cela peut n'être normal que de temps en temps, mais le chaos constant dans les affaires est un signe de désorganisation.

Pour éviter les problèmes avec le quadrant A, vous devez organiser une planification compétente dans d'autres domaines et suivre exactement tous les points. Cependant, si le besoin de le remplir se fait néanmoins sentir, alors il convient ici :

• Cas dont l'échec compromet la réalisation de l'objectif.
• Tâches dont l'échec contribue à l'émergence des difficultés et des difficultés de la vie.
• Tâches directement liées à la santé.

N'oubliez pas. Il arrive souvent que des choses du quadrant A puissent être confiées à une autre personne. Si possible, utilisez ce droit.

N'oubliez pas de déléguer des responsabilités. Il arrive souvent que des choses du quadrant A puissent être confiées à une autre personne.

Important mais pas urgent

Les cas et les tâches les plus prioritaires se trouvent ici, il doit donc accorder une attention maximale. Ce sont des activités quotidiennes, dont l'urgence n'est pas si élevée, mais elles sont toujours importantes. Les experts ont remarqué que les personnes qui travaillent spécifiquement avec le quadrant « B » réussissent mieux dans la vie et atteignent leurs objectifs. Ils gagnent plus d'argent et font ce qu'ils aiment, ce qui les rend heureux.

Puisqu'il n'y a pas d'urgence dans les cas, il n'y a pas de panique, ce qui rend l'approche de leur mise en œuvre équilibrée et raisonnable. Cela contribue à son tour haute efficacité et la productivité. Cependant, n'oubliez pas que l'achèvement tardif des tâches du quadrant B les déplace vers le quadrant A.

Ainsi, toutes les activités courantes qui sont liées aux affaires courantes rentrent dans cette zone : l'activité principale, activités sportives, plans de la journée, etc.

Urgent mais pas important

Les activités qui « sous-tendent » ce quadrant ont tendance à être des distractions. Leur mise en œuvre n'a aucune utilité en termes d'atteinte d'objectifs et ne débouche sur aucun résultat. Souvent, ils interfèrent uniquement avec la concentration sur le réel questions importantes et réduire l'efficacité globale. Lorsque vous travaillez avec la matrice, l'essentiel est de ne pas confondre les cas des quadrants "A" et "C", sinon il y aura confusion dans la priorité des cas.

La zone « C » peut inclure des questions liées aux négociations et aux réunions qui sont imposées par quelqu'un, avec la célébration des anniversaires de personnes qui ne sont pas dans un cercle très proche, les tâches ménagères qui surviennent soudainement. Étant donné que les choses de ce quadrant ne font que ralentir et "voler" du temps, il faut leur donner un minimum de temps.

Pas urgent et pas important

Il n'y a absolument aucun avantage à faire des choses qui rentrent dans ce quadrant. Ils doivent être traités en dernier. Même si vous ne les traitez pas du tout, cela ne fera que s'améliorer. Cependant, il est nécessaire de prendre en compte de tels cas, comme on dit, vous devez connaître l'ennemi de vue. Ce sont les plus « dévoreurs » de temps utile dont vous devriez vous débarrasser.

Les choses qui rentrent dans le quadrant D ne sont absolument d'aucune utilité.

Mais la chose la plus intéressante est que les cas de ce quadrant sont très attrayants pour les gens. Voici la plus agréable et la plus simple, sur laquelle vous n'avez pas besoin de travailler. Ils détendent et procurent du plaisir. Un passe-temps agréable rend problématique de les refuser.

Cela comprend parler au téléphone avec des amis et des parents, s'asseoir dans les réseaux sociaux, La navigation sur Internet, jeux informatiques, regarder la télé, traîner dans les clubs.

Bien sûr, le repos est important pour un travail productif, tout comme l'oxygène pour une personne, mais il devrait également être utile. Au lieu de rester assis sur le canapé pendant tout le week-end, organisez des sorties et des voyages dans la nature, élaborez un plan de loisirs actif, cela contribuera d'ailleurs à améliorer votre santé. Lisez un livre informatif ou simplement intéressant pour lequel il n'y avait pas de temps auparavant, cela stimulera l'esprit.

Alors que vous prenez le contrôle de votre vie, rappelez-vous que le repos doit également être planifié. Il est inacceptable qu'elle soit spontanée. Mais ne les négligez pas non plus. Cela se traduit par une oisiveté prolongée, car le surmenage n'a encore profité à personne. Ici, la règle est appropriée: "Temps pour les affaires - heure pour le plaisir".

Un exemple d'horaire pour chaque jour pourrait ressembler à ceci :

Vous pouvez dessiner les feuilles vous-même ou télécharger des formulaires prêts à l'emploi sur Internet.

Priorisation

Au début, par habitude, il sera problématique de déterminer l'urgence et l'importance de chaque cas, mais le résultat final en vaut la peine. Essayez l'exercice suivant :

1. Dessinez un tableau à colonnes : Nb p/p, métier, urgence, importance. Ajustez vous-même le nombre de lignes en fonction de la longueur de la liste.
2. Dans la deuxième colonne, "à faire", notez toutes les tâches et activités que vous faites habituellement.
3. Après cela, passez à l'évaluation de l'importance de chaque activité ou de son urgence.

Pour faciliter cela, utilisez les critères d'importance suivants lorsque vous posez des questions pour chaque cas :

• Accomplir cette tâche est nécessaire pour atteindre mon objectif principal (Oui signifie important ; Non signifie pas important).
• Ne pas le faire a de graves conséquences pour Activités actuelles(Oui - important ; Non - pas important).

Critères d'urgence :

• Si la tâche n'est pas terminée maintenant, elle perd sa pertinence (Oui - urgent ; Non - non urgent).

Cet outil de priorisation simplifiera grandement l'ensemble du flux de travail. Au cours de cette exploration, vous découvrirez combien de temps vous avez perdu jusqu'à présent et combien de temps utile semble être libéré.

Dans le flot incessant des activités quotidiennes, vous pouvez facilement vous perdre, car chaque jour il y en a de plus en plus. Les affaires inachevées d'hier deviennent celles d'aujourd'hui, et ce que nous n'avions pas le temps de faire aujourd'hui est automatiquement reporté à demain. En conséquence, tant de choses peuvent s'accumuler que vous ne pouvez pas comprendre plus tard : ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qui attend d'autre dans les coulisses.

De telles situations ou des situations détaillées se produisent souvent chez des personnes qui ne prêtent pas l'attention voulue au processus de planification de leurs activités. Naturellement, après tout, la gestion du temps et les compétences en gestion du temps ne sont pas enseignées à l'école, et de nombreux parents et autres personnes qui agissent en tant qu'éducateurs dans le processus de notre développement ne savent souvent pas vraiment comment planifier eux-mêmes leurs activités, bien que ce ne soit pas le cas. tout difficile. Il ne reçoit tout simplement pas l'attention qu'il mérite.

Cependant, il existe aujourd'hui de nombreuses excellentes techniques de planification qui vous permettent d'apprendre à utiliser rationnellement votre ressource en temps et à tirer le maximum d'avantages de ce processus pour vous-même. Mais dans cet article, nous n'examinerons pas toutes ces techniques, mais donnerons un exemple d'une seule, qui se distingue par sa simplicité et son efficacité. Cette technique s'appelle la "matrice d'Eisenhower".

La matrice d'Eisenhower est l'un des outils de gestion du temps les plus populaires et est utilisée par de nombreuses personnes à travers le monde, des employés ordinaires et des cadres intermédiaires aux PDG de grandes entreprises et de sociétés de renommée mondiale. Le fondateur de cette matrice est le 34e président des États-Unis, Dwight David Eisenhower. Comme vous pouvez le deviner, cet homme était très occupé et devait faire beaucoup de toutes sortes de choses liées à ses activités. Pour cette raison, il s'est engagé à optimiser son horaire de travail et sa liste de tâches. Le résultat de ses recherches est la matrice que nous considérons.

Le sens de la matrice d'Eisenhower est surtout d'apprendre à bien répartir toutes vos tâches, à distinguer l'important de l'urgent, le non urgent du moins important, et aussi de réduire au maximum le temps pour faire toute affaire qui ne donne pas tout résultat significatif. Parlons de la façon dont tout cela fonctionne dans la pratique.

L'essence de la matrice d'Eisenhower
La matrice d'Eisenhower se compose de quatre quadrants, dont la base est constituée de deux axes - il s'agit de l'axe d'importance (verticalement) et de l'axe d'urgence (horizontalement). En conséquence, il s'avère que chaque quadrant diffère dans ses indicateurs qualitatifs. Toutes les tâches et tous les cas sont enregistrés dans chacun des quadrants, grâce auxquels une image extrêmement claire et objective de ce qui doit être fait en premier, de ce qui doit être fait en second et de ce qui ne doit pas être fait du tout est formée. Tout cela est assez simple, mais il ne sera en aucun cas superflu de donner quelques explications.

Quadrant A : questions importantes et urgentes
Avec une planification idéale, ce quadrant de la matrice devrait rester vide, puisque l'apparition de cas importants et urgents est un indicateur de désorganisation et l'hypothèse d'un blocage. Cette partie du programme se remplit pour de nombreuses personnes en raison de leur paresse inhérente et de leurs priorités incorrectes. Naturellement, de tels cas peuvent parfois apparaître chez chaque personne, mais si cela se produit quotidiennement, il est temps de faire attention à l'autodiscipline.

Ainsi, l'apparition de cas dans le quadrant A doit être évitée. Et pour cela, il suffit de remplir les points des quadrants restants à temps. Mais si quelque chose vaut encore la peine d'entrer dans le premier quadrant, alors ceci :

Cas dont l'échec affecte négativement la réalisation des objectifs
Des choses qui, si elles ne sont pas faites, peuvent causer des difficultés et des problèmes
Cas liés à la santé
Il est également important de se rappeler qu'il existe une chose telle que la "délégation". Cela signifie que lorsqu'il y a des cas dans votre quadrant A qui peuvent être délégués à quelqu'un, cette opportunité doit certainement être utilisée afin de résoudre d'autres questions importantes et urgentes dès que possible.

Quadrant B : important mais pas urgent
Le deuxième quadrant mérite le plus d'attention car les affaires qui s'y trouvent sont les plus prioritaires et les plus prometteuses, et c'est à partir d'elles que devraient consister les tâches quotidiennes de toute personne. On remarque que les personnes qui sont principalement engagées dans les affaires de ce quadrant réussissent dans la vie plus grand succès, obtenir une promotion, gagner plus d'argent, avoir suffisamment de temps libre et vivre une vie heureuse et épanouie.

Faites également attention au fait que le manque d'urgence vous permet d'aborder la solution de tous les problèmes de manière plus délibérée et constructive, ce qui, à son tour, permet à une personne de révéler pleinement son potentiel, de réfléchir indépendamment à toutes les nuances de son activité et gérer le calendrier de ses affaires. Mais ici, entre autres choses, vous devez vous rappeler que les choses qui sont dans le quadrant B, si elles ne sont pas faites en temps opportun, peuvent facilement tomber dans le quadrant A, devenant encore plus importantes et nécessitant un achèvement rapide.

Les experts expérimentés en gestion du temps recommandent d'inclure dans le quadrant B toutes les affaires courantes liées à l'activité principale, la planification et l'analyse du travail, l'entraînement et les activités sportives, le respect de l'horaire optimal et du régime alimentaire. Ceux. tout ce qui fait notre quotidien.

Quadrant C : urgent mais pas important
Les activités qui se trouvent dans ce quadrant sont pour la plupart distrayantes et ne rapprochent pas la personne des résultats escomptés. Souvent, ils empêchent simplement de se concentrer sur des tâches vraiment importantes et réduisent l'efficacité. L'essentiel lorsque vous travaillez avec la matrice est de ne pas confondre les questions urgentes du quadrant C avec les questions urgentes du quadrant A. Sinon, une confusion surviendra et ce qui doit être fait en premier reste en arrière-plan. Gardez toujours vos objectifs à l'esprit et apprenez à distinguer l'important de l'inimportant.

Les choses dans le quadrant C incluent, par exemple, des réunions ou des négociations imposées par quelqu'un de l'extérieur, des anniversaires de personnes peu proches, des tâches ménagères soudaines dans la maison, l'élimination de distractions non vitales mais nécessitant de l'attention (un vase cassé, un micro-ondes a cassé une cuisinière, une ampoule a grillé, etc.), ainsi que toutes sortes d'autres choses qui ne vous font pas avancer, mais vous ralentissent.

Quadrant D : Ni urgent ni important
Les tâches liées au dernier quadrant n'apportent aucun avantage. Dans de nombreux cas, il est utile non seulement de s'en occuper en dernier, mais de ne pas s'en occuper du tout. Bien que vous ayez certainement besoin de les connaître, car. ils sont les gaspilleurs de temps.

Une autre caractéristique des étuis de ce groupe est également intéressante : ils sont très attrayants pour de nombreuses personnes - ces étuis sont faciles à réaliser et donnent du plaisir, permettent de se détendre et de passer un bon moment. Par conséquent, résister à la tentation de s'entraîner avec eux peut être assez problématique. Mais il est absolument nécessaire de le faire.

Dans le quadrant D, vous pouvez enregistrer des choses telles que parler au téléphone avec des amis de quelque chose sans importance, une correspondance inutile ou passer du temps sur les réseaux sociaux, regarder des émissions de télévision et diverses émissions de télévision « stupéfiantes », des jeux informatiques, etc. Bien sûr, chaque personne devrait se reposer et se divertir de temps en temps, mais il existe des moyens plus intéressants et plus évolutifs pour cela : lire bon livres, Jeux d'esprit, visites de gymnases et de piscines, sorties dans la nature, etc. Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas vous débarrasser complètement des choses du quadrant D, alors vous devez reporter leur mise en œuvre au moins jusqu'au moment où les choses des quadrants B et C sont terminées, et le moment où sera consacrée aux affaires du quadrant D doit être minimisée. Ici, le proverbe bien connu conviendra à tout le monde : "Cause is time, fun is a hour".

Dès que vous maîtrisez la matrice d'Eisenhower et apprenez à répartir correctement vos affaires en son sein, vous remarquerez que vous avez pas mal de nouveau temps libre, vous parvenez à tout faire à temps et sans hâte, toutes vos affaires sont en ordre , les objectifs sont atteints les uns après les autres et vous êtes vous-même presque toujours en bonne humeur et bonne humeur. Il s'agit d'être organisé et concentré. Probablement, vous remarquez vous-même de temps en temps que les personnes désorganisées sont toujours dans le cycle de certaines affaires incompréhensibles, elles sont toujours occupées par quelque chose de stupide, mais «très important», elles ont l'air fatiguées et agacées. Caractéristiques distinctives beaucoup peuvent être cités. Mais ce n'est pas ce qui est important, mais le fait que si vous et moi ne voulons pas avoir des résultats similaires, alors nous devons agir différemment. À savoir, nous devons être organisés, comprendre clairement quoi et quand nous devons faire, et pourquoi nous faisons tout cela. Et la matrice d'Eisenhower est idéale pour cela.

Nous vous souhaitons bonne chance et bonne maîtrise de votre nouvelle compétence !

34 Le président américain Dwight David Eisenhower était un homme très occupé. Pour pouvoir faire plus en une journée, il a créé son propre outil efficace la gestion du temps, que l'on appelle aujourd'hui la matrice d'Eisenhower ou la matrice des priorités. Quelle est l'essence de la méthode ?

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

L'idée de la matrice d'Eisenhower est d'apprendre à distinguer rapidement les questions importantes des plus mineures et celles qui ne nécessitent aucune attention. Eisenhower a proposé de diviser tous les cas actuels et prévus en 4 catégories selon le principe d'urgence et d'importance. Pour plus de clarté, il a dessiné un carré et l'a divisé en 4 champs. Chacun des champs contenait une liste de tâches :

• 1 champ : Affaires importantes et urgentes ;
• 2 champ : Questions importantes, mais pas très urgentes ;
• 3ème champ : Non important, mais urgent ;
• 4ème champ : Questions non importantes et non urgentes.

Comment travailler le carré Eisenhower ?

Considérez le carré Eisenhower plus en détail :

1. Questions importantes et urgentes. Que mettriez-vous dans cette catégorie ? Combien de choses urgentes et importantes pourraient être écrites dans ce carré ? L'astuce est que la planification selon Eisenhower ne peut être qualifiée d'efficace que lorsque le tout premier carré est toujours propre, sans une seule entrée. Si vous avez une liste de tâches que vous pouvez attribuer à ce champ de la matrice, cela signifie que quelque chose interfère avec votre travail productif : paresse, manque d'autodiscipline, incapacité à définir correctement les priorités, etc. Tout cela conduit à des travaux urgents. , ce qui a un effet néfaste sur l'état mental et physique d'une personne.
2. Questions importantes mais pas très urgentes. Eisenhower, en créant son système de gestion du temps, était sûr que cette catégorie particulière était la plus importante. Placer une tâche ici en temps opportun et entreprendre son exécution signifie la possibilité de consacrer autant de temps que nécessaire à la résolution du problème. Ainsi, par exemple, une visite opportune chez le médecin préviendra la maladie, et rédiger une thèse d'étudiant est un peu en avance sur le programme laisser place à la correction des erreurs.
3. Pas très important, mais urgent. Ce champ de la matrice d'Esenhower est destiné à placer ici les cas qui interfèrent travail efficace et nécessitent donc une élimination immédiate. Par exemple, réparer une panne d'ordinateur, aider votre belle-mère à transporter des meubles à la maison de campagne, etc.
4. Pas urgent, pas important. Dans la matrice des priorités, il y a aussi une place pour les choses que nous faisons quotidiennement pour nous distraire du travail.

   Ce sont de longs appels téléphoniques, regarder des émissions de télévision, des cassettes d'amis, écrire des lettres, etc. C'est-à-dire toutes ces choses qui sont agréables, mais pas obligatoires. Eisenhower, parlant de priorités, a qualifié ces activités de "pertes de temps" qui affectent négativement la productivité du travail.

Il sera plus pratique de travailler avec le carré Eisenhower si :

• Organisez les tâches dans chaque domaine par ordre d'importance, en les numérotant en lettres latines ou en chiffres. Cela vaut la peine de s'attaquer d'abord aux questions les plus urgentes et les plus importantes;
• Concentrez-vous principalement sur les choses de la case 2. Si les choses de la liste des choses pas très urgentes, mais importantes, tombent dans la case des choses importantes et urgentes, ça va. L'essentiel est qu'un tel mouvement ne devienne pas une tendance ;
• Fixez-vous des objectifs à long terme et décrivez les tâches pour les atteindre étape par étape. Répartir les tâches par carrés ;
• Ne vous laissez pas distraire de ce qui se fait ce moment tâches pour les pauses-cigarette, la consultation du courrier et d'autres choses.

Ainsi, la matrice créée par le président Eisenhower est un outil efficace de gestion du temps qui est utilisé avec succès dans la pratique depuis plus d'un demi-siècle.

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La matrice d'Eisenhower comme outil de priorisation

Il y a une opinion que cette méthode a été utilisée par le général Dwight Eisenhower.

Il a compilé une matrice de classification des cas qu'il a utilisée pour organiser son temps plus efficacement, et cela l'a aidé à réussir à devenir président des États-Unis.

Tous les cas, selon la matrice d'Eisenhower, peuvent être divisés en quatre catégories selon leur importance et leur urgence.

Examinons de plus près chacune de ces catégories.

A. Important et urgent. Les cas de cette catégorie doivent être traités immédiatement. Le mot le plus approprié pour eux est "haut la main".

Demain c'est l'examen, mais les tickets ne sont pas encore appris, et il faut vite finir d'apprendre ce qui a été longtemps remis à plus tard.

"Nous devons vivre de manière à ce que les choses importantes ne se transforment pas en urgences."

B. Important et non urgent. Les cas de cette catégorie sont les plus "offensés", on y prête le moins attention, car ils ne sont pas urgents ! "Le temps dure", nous pensons à ces questions et les mettons en veilleuse. "L'examen est si loin, tout le semestre est devant, vous ne pouvez pas encore y penser

à propos de la préparation ... Bon, il reste encore un mois avant l'examen, j'aurai le temps de tout apprendre ... Encore une semaine entière à venir, il reste du temps ... "Et progressivement, du fait de notre négligence des affaires de la Catégorie À ils deviennent des cas de catégorie MAIS. Et maintenant, c'est la dernière nuit avant l'examen, et nous essayons frénétiquement de nous souvenir d'au moins quelque chose, et notre tête tourne : "Oh, j'aurais dû commencer à me préparer plus tôt !" Pour éviter un scénario similaire d'événements dans votre vie, aux cas de la catégorie À doit être abordé comme un investissement qui doit être fait aujourd'hui afin de réaliser un profit demain.

DE. sans importance et urgent . Des choses délicates qui aiment "faire semblant d'être importantes". Ils se déguisent astucieusement en actes de la catégorie MAIS, et ils arrivent souvent à nous tromper : c'est dans la nature humaine de confondre importance et urgence, ce dont profitent les tâches de catégorie C. Ce sont ces tâches qui créent une atmosphère d'agitation, d'agitation et de hâte éternelle, mais pour une raison quelconque, cela l'état des lieux est souvent considéré comme un indicateur de travail actif. Mais même au début du 20e siècle. F. Taylor, un classique de l'organisation scientifique du travail, a noté qu'une entreprise bien organisée est une entreprise où personne ne court nulle part, ne s'agite pas et où tout se fait lentement, mais à temps et avec une grande qualité. Regardez attentivement votre société personnelle "je". Comment ça va avec toi ?

D. Sans importance et sans urgence("poubelle"). Ces types de cas incluent nos pertes de temps. Ils sont souvent agréables et intéressants, alors on préfère passer nos meilleures heures dessus, et puis on ne sait plus où est passé tant de temps ? Il est nécessaire de «financer» de tels cas selon le principe résiduel, sinon ils «dévoreront» tout le budget de notre temps. Si nous suivons ce principe, ils pourraient bien passer d'absorbeurs à nos aides.

Faites-en une règle : "Je vais écrire un essai sur l'économie, faire un travail sur la gestion du temps, et s'il y a temps libre je vais jouer une heure

dans un jeu vidéo », et respectez-le strictement. Ensuite, le travail important sera fait et il y aura du temps pour le divertissement.

Avantages de la matrice Eisenhower :

- facile à utiliser;

- vous permet de réduire le nombre de cas sans importance ;

- aide à identifier rapidement les tâches et les cas prioritaires.

Matrice de gestion du temps de Stephen Covey

Stephen Coveyétait l'une des rares personnes sur la planète à savoir gérer correctement chaque minute.

Covey a travaillé sur l'auteur système de gestion du temps au cours de plusieurs années, y ayant investi toute l'expérience pratique qu'il avait accumulée au cours de centaines, voire de milliers, de consultations d'affaires et juste hommes d'affaires qui rêve de tout presser hors du temps. Jusqu'à la toute dernière goutte.

Stephen a écrit plusieurs livres sur la productivité. Le plus connu Les sept habitudes des personnes très efficaces. Il décrit les habitudes que vous devez respecter pour devenir plus productif.

En bref sur chacune des habitudes:

1. Etre pro-actif. Changez le monde qui vous entoure pour créer un environnement confortable pour atteindre vos objectifs, vous réaliser et créer. Ignorez les facteurs qui échappent à votre contrôle, comme la politique
2. Commencez avec votre objectif final en tête. Toutes vos actions doivent viser à atteindre cet objectif.
3. Se maquiller matrice de gestion du temps et donner la priorité aux tâches importantes et en même temps non urgentes
4. Agir sur la stratégie gagnant-gagnant(gagné-gagné).

   Dans tout problème, il y a toujours 2 côtés (participants). Réfléchissez à la manière de le résoudre simultanément et de la manière la plus bénéfique pour tous

5. Cherchez d'abord à comprendre la personne, être compris est une question de deuxième importance. Développez l'écoute empathique - acceptez les émotions, les sentiments et pas seulement les mots d'une personne. Et n'oubliez pas de donner votre
6. Efforcez-vous d'attraper l'effet synergique. La synergie signifie que le tout est toujours plus grand que ses parties constituantes. L'effet apparaît lorsque vous travaillez sur des tâches difficiles, ainsi que lorsque vous travaillez en équipe
7. Aiguisez votre scie. Améliorez continuellement vos compétences de planification, de communication et d'empathie

L'élément le plus intéressant et le plus inhabituel de ce qui précède est le troisième élément : "La matrice temporelle".

Qu'est-ce qu'une matrice de gestion du temps et comment l'utiliser

Une matrice est un modèle par lequel on peut déterminer ordre de mission.

Physiquement matrice est un carré divisé en 4 petits carrés. mesuré horizontalement urgence, et verticalement importance.

Toute nouvelle entreprise doit être corrélée à l'un des carrés et, selon le carré choisi, une action spécifique doit être entreprise, par exemple, entreprendre immédiatement la mise en œuvre ou la reporter à plus tard.

Options de cas

La matrice de gestion du temps de Stephen Covey propose 4 options pour le développement des actions.

Si le cas urgent et important, il faut le faire maintenant. La proportion de tels cas peut atteindre jusqu'à 40-50%. Covey soutient que les tâches urgentes et importantes contribuent peu à la réalisation de vos principaux objectifs. Disponibilité un grand nombre de tels cas, avant tout, parlent d'urgence, donc d'une mauvaise organisation du temps de travail et d'une faible productivité personnelle.

Si le cas urgent et important, alors pour sa mise en œuvre, vous devez allouer le maximum de temps, d'attention et de ressources. Ce sont ces choses qui vous mènent à vos objectifs, ce qui signifie que les avantages de la mise en œuvre sont maximaux.

Si le cas urgent et sans importance, vous devez le déléguer (ordonner). Essayez de trouver un interprète pour qui cette tâche est importante. De cette façon, vous économisez votre temps.

Si le cas sans importance et sans importance- ne le fais pas. Parfois, il est psychologiquement difficile de refuser d'accomplir, car l'idée s'est déjà renforcée dans l'esprit que la tâche doit être accomplie. Si vous ne pouvez pas faire preuve de volonté et vous surpasser, placez la tâche sur une liste distincte « À faire un jour ».

Comment gérer un grand nombre de cas à l'aide de la matrice

Très probablement, vous êtes une personne très occupée et le nombre de vos cas se compte en dizaines.

Essayer de les garder en tête ou de les écrire sur papier est contre-productif.

Nous vous présentons LeaderTask - un programme spécialisé pour l'analyse des cas. LeaderTask prend en charge la méthodologie de gestion du temps de Stephen Covey.

Créez 4 dossiers (projets) dans le programme pour travailler sur la matrice temporelle :

Commencez à les remplir de tâches :

Essayer ChefTâche travailler sur la matrice de gestion du temps de Covey.

Télécharger LeaderTask

La matrice d'Eisenhower (portant le nom du 34e président des États-Unis, qui l'a inventée) est l'une des méthodes de gestion du temps permettant de prioriser les tâches de la journée. La matrice ressemble à quatre carrés, qui sont obtenus en croisant les axes "Important - Non Important" horizontalement et "Urgent - Non Urgent" verticalement.

Comment utiliser cette matrice ? Il vous suffit d'y trier vos tâches (par exemple, les tâches du jour) en fonction de leur importance et de leur urgence.

Les questions importantes et urgentes sont celles qui sont très importantes et ne peuvent être retardées. Sans eux, tout s'effondrera, et il sera trop tard pour les faire demain. Ces choses doivent être faites aujourd'hui, tout d'abord - et sans faute. Exemples de tâches importantes et urgentes : terminer une tâche de projet qui est sur le point d'être due ; une visite imprévue chez le dentiste, le traumatologue ou un autre spécialiste ; appel téléphonique urgent à un client ou à une contrepartie. En théorie, la case des affaires importantes et urgentes devrait être vide, mais en pratique, parfois, chaque personne a des affaires importantes et urgentes, certaines d'entre elles sont générées par la paresse, d'autres par un manque de professionnalisme et d'autres par force majeure.

Les choses importantes mais pas urgentes sont des choses importantes qui deviendront bientôt urgentes. Si vous ne prévoyez pas d'attendre cela et d'organiser une course inutile pour vous-même, portez une attention particulière à ces questions. Exemples de tels cas : travaux en cours (prévus) sur vos projets ; planifier de nouveaux projets; évaluation des résultats obtenus par les projets.

Les choses ne sont pas importantes, mais urgentes. En règle générale, les choses qui ne vous rapprochent pas du but, quel qu'il soit, tombent dans ce carré, ce sont des choses qui doivent être faites, mais uniquement pour les faire. Joyeux anniversaire (il s'avère que Vasya est née aujourd'hui), arrivée inattendue d'invités et autres réunions imprévues et imposées qui ne peuvent être refusées. Si vous pouvez déléguer quelque chose à partir de cela, demandez à quelqu'un, faites-le par tous les moyens.

Des choses pas importantes et pas urgentes - c'est la catégorie de cas la plus dégoûtante. Ils ne sont pas importants, ils ne sont pas urgents, mais ils sont ce que vous voulez faire. Ce sont vos pertes de temps - lire des magazines sur papier glacé, jouer à des jeux informatiques, regarder la télévision et surfer sur Internet.

Important : beaucoup de gens commencent à faire les poubelles alors qu'ils sont simplement fatigués. Quand tu veux, tu veux. Donc, c'est la mauvaise décision. C'est vrai - calendrier repos de qualité(cette catégorie est importante, mais pas urgente) et reposez-vous bien, et ne vous engagez pas dans les ordures.

En résumé, en tant qu'outil, la matrice d'Eisenhower fonctionne et, de plus, s'organise bien si vous la suivez. Vous pouvez être fier de vous si la case "Important et Urgent" est souvent vide pour vous : et cela est bien réel si vous vous occupez plus souvent des affaires de la case "Important, mais pas Urgent". C'est ainsi que fonctionnent les professionnels !

Il vous sera utile de déterminer avec quelle efficacité vous passez votre temps, si vous savez établir des priorités et déléguer des responsabilités.

Rédigez un plan pour une journée à partir de votre semaine/journal. Qu'avez-vous fait, quelles tâches
décidé qui vous avez rencontré, qui vous a empêché de travailler, combien de temps cela a-t-il pris ? Divisez ce que vous avez fait dans les quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower, en indiquant le temps passé.

Calculez comment le temps a été réparti sur les quatre quadrants ?

Traitement des résultats.

Quadrant I - les cas qui nécessitent une résolution immédiate. Ils sont à la fois urgents et importants, et donc
et crient sur eux-mêmes : « Fais-le ! Décidez-vous! Répondez à la lettre ! Réunion! Préparez un rapport !

Qu'avez-vous reçu ?
Si le quadrant I a augmenté de manière disproportionnée, cela signifie que les dates et les dates vous contrôlent, pas vous votre vie. Peut-être que vous venez de tout traîner jusqu'à la dernière limite ? Après tout, il est fort possible que les tâches du quadrant II, qui sont également importantes, mais pas urgentes, soient devenues urgentes parce que vous n'avez pas eu le temps de les terminer à temps ? Il vous manque une approche stratégique du problème. Le manager, et juste une personne qui se trouve dans une telle situation, est sous l'épée quotidienne de Damoclès du stress causé par une situation de crise qui perdure. Vous n'avez ni le temps ni la force de réfléchir à des plans à long terme, de préparer des propositions pour un nouveau produit, vos amis, avec qui vous appréciez tant les relations, ont oublié à quoi vous ressemblez. Vous rattrapez le train qui part et, à un moment donné, vous vous retrouvez sur un quai vide avec le cœur brisé.

Pourquoi?
Vous ne définissez pas correctement les priorités, ne savez pas comment déléguer des responsabilités, ne faites pas confiance
à vos employés, tirez tous les fardeaux sur vous-même. Dans cet état de choses, il vous est difficile de
compter pour une augmentation, car Vous n'avez pas d'avis, de vision pour l'avenir de l'entreprise, vous êtes complètement occupé
enjeux importants d'aujourd'hui.

Que faire?
Apprenez à déléguer des responsabilités, formez-vous un suppléant, une doublure, si vous le souhaitez, qui vous remplacera si nécessaire. Préparez une liste des tâches que vos employés peuvent effectuer à votre place. Passez en revue la liste des priorités. Déplacez le centre de gravité de votre activité vers le quadrant II.

Règle d'or : Une crise est plus facile à prévenir qu'à résoudre.

Quadrant II. Important, mais pas urgent - grande philosophie ! Si vous avez réussi à allouer votre temps de manière à ce que le quadrant II se révèle être le plus rempli de cas, vous pouvez être sincèrement félicité !

Qu'avez-vous reçu ?
Vous savez parfaitement « séparer le bon grain de l'ivraie », vous concentrer sur l'essentiel, avoir votre propre vision de tout, car vous disposez de suffisamment de temps pour réfléchir sereinement aux projets en cours et à venir. Avez-vous bon relation d'affaires avec vos collègues, vous avez quelqu'un à qui vous adresser pour une question et un conseil si nécessaire.

Pourquoi?
Votre système de priorisation est bien adapté à votre activité particulière.
Vous savez déléguer des responsabilités et ne perdez pas de temps à résoudre les problèmes des autres.

Quadrant III. Peu importe, mais urgent ? Des bagatelles insignifiantes, des objectifs à court terme, des intérêts et des problèmes momentanés.

Qu'avez-vous reçu ?
Tu ne penses pas que tu bouches tous les trous ? Ou tu l'as arrangé toi-même ? Pourquoi faites-vous la partie la moins importante du travail ? Qui fait tout le reste pour vous ?

Si, en plus, la deuxième place en termes de temps passé dans votre matrice est occupée par le quadrant IV, alors vous êtes le premier candidat au licenciement.

Pourquoi?
Pour une raison quelconque, vous de tous vos fonctions officielles n'ont sélectionné que ceux qui n'ont pas d'importance. De plus, vous avez vous-même déterminé quelle est la chose principale pour vous et quelle est la vanité des vanités. Si vous admettez vous-même que vous perdez du temps sur des tâches sans importance, alors pourquoi faites-vous cela ? Vous n'avez ni objectifs ni plans clairs, à la fois pour le futur proche et pour le long terme. Cela ressemble à du sabotage, et vous en souffrirez vous-même en premier lieu.

Que faire?
Si vous allez chercher un autre emploi, réfléchissez d'abord, sur quelle recommandation de votre direction actuelle pouvez-vous compter avec un tel enthousiasme de travail ? Il est probablement préférable de mettre les choses en ordre sur votre lieu de travail actuel, afin que votre patron vous laisse partir les larmes aux yeux et la promesse de vous accepter dès que vous voudrez revenir. Pour ce faire, vous devez "simplement" déplacer le centre de gravité de vos affaires vers le quadrant II, devenir un employé indispensable et vraiment nécessaire. Pour ce faire, vous devez immédiatement revoir la liste des priorités, les calendriers d'exécution des tâches et maîtriser toutes les techniques permettant de gagner du temps. Vous n'avez nulle part où vous retirer, vous êtes dans une crise qui peut mal finir !

Quadrant IV. Questions sans importance et sans urgence. Pour quoi êtes-vous payé ? Cela ne vous dérange pas de dépenser
votre vie pour faire des actes sans valeur? Les commentaires sont superflus.

"Les choses urgentes ne sont généralement pas les plus importantes,
et les plus importantes ne sont pas les plus urgentes.
D.Eisenhower

Une analyse préliminaire de votre matrice Eisenhower a montré que les personnes qui s'efforcent et réussissent évitent de faire les choses des quadrants III et IV.

Si la plupart de vos cas sont dans les quadrants I et III, il est utile que vous lisiez la note : Quadrants I et III

Pourquoi est-il si difficile de choisir entre tâches prioritaires et tâches secondaires ? Les recherches du neurologue Antonio Damasio montrent que la prise de décision est inextricablement liée aux émotions. Il n'est donc pas surprenant que l'anxiété et la dépression soient souvent caractérisées comme des états de blocage et d'incapacité à prendre des décisions. Usage des outils simples comme la matrice d'Eisenhower, elle aide non seulement à trier les choses, mais aussi à réduire la charge émotionnelle. Au fil du temps, après avoir maîtrisé les principes de ce concept, vous pouvez apprendre à distinguer facilement et rapidement entre important, urgent, secondaire et inutile.

On pense que la matrice Eisenhower est directement liée aux paroles de Dwight D. Eisenhower : « J'ai deux problèmes : urgent et important. Urgent n'est pas important, et important est urgent.

Dwight D. Eisenhower est surtout connu comme le 34e président des États-Unis (de 1953 à 1961). Avant de devenir président, il était général et commandait les forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. En 1950, Eisenhower est devenu le premier commandant suprême allié de l'OTAN en Europe.

spécifique activité professionnelle a constamment forcé Eisenhower à prendre des décisions difficiles et à se concentrer quotidiennement sur diverses tâches. Pour optimiser le processus, il a créé sa propre méthode, largement connue sous le nom de matrice d'Eisenhower. Aujourd'hui, il peut être utilisé non seulement par les généraux, mais aussi les gens ordinaires jusqu'aux femmes au foyer - cela aide à hiérarchiser les tâches en cours et à mettre les choses en ordre.

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower

Cet outil convient à ceux qui sont prêts et capables d'évaluer l'importance de leurs tâches et de les classer clairement. La méthode implique la division des tâches et des actions en quatre groupes :

1. urgent et important;
2. important mais pas urgent;
3. urgent mais pas important;
4. ni urgent ni important.

Le but ultime de la méthode Eisenhower est d'aider à filtrer les éléments non essentiels de décisions importantes et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment.

Si nous imaginons la matrice d'Eisenhower sous forme d'image, elle ressemblera à ceci :

Signification des quadrants dans la matrice

Les tâches sont divisées en quadrants spécifiques, qui à leur tour déterminent quand et pendant combien de temps vous pouvez terminer la tâche.

• Quadrant I - "Faites-le maintenant" (urgent et important)

Cela inclut les tâches prioritaires qui nécessitent une attention immédiate. Ils ont des délais stricts et doivent être effectués avant toute autre chose et personnellement.

• Quadrant II - "Décidez quand vous le ferez" (important mais pas urgent)

Ce quadrant est la partie stratégique de la matrice, idéale pour développement à long terme. Les éléments qu'il comprend sont importants mais ne nécessitent pas une attention immédiate. Dans le même temps, les tâches ont un certain délai et sont également effectuées personnellement.

• Quadrant III - "Déléguer à quelqu'un" (urgent mais pas important)

Ce quadrant comprend Appels téléphoniques, les e-mails et la planification de réunions et d'événements. Ces types de tâches ne nécessitent généralement pas d'attention personnelle, car elles n'impliquent pas de résultat mesurable. Le Quadrant III aide à minimiser les distractions Travail important. La délégation vous permet de vous concentrer sur des choses plus importantes.

• Quadrant IV - "Faites-le plus tard" (pas important, pas urgent)

Les activités qui relèvent du quadrant IV sont des activités connexes qui n'apportent aucune valeur. En termes simples, c'est quelque chose qui peut toujours être reporté sans crainte de conséquences. Ces choses prennent du temps et entravent les tâches les plus importantes que vous contribuez aux deux premiers quadrants.

Choisir une couleur pour la matrice

Attribuez une couleur à chacun des quadrants de la matrice et associez-la à un niveau de priorité.

Par exemple:

Rouge = urgent.

Jaune = important mais pas très urgent.

Vert = urgent mais pas important.

Gris = pas urgent, pas important.

Dans le processus d'utilisation de la matrice à des fins professionnelles, vous constaterez que la plupart des tâches relèvent des quadrants I et III. Les activités du quadrant II produisent les résultats les plus significatifs car ce sont des objectifs commerciaux qui affectent le succès à long terme de l'entreprise et sont rarement classés comme urgents.

La chose la plus difficile à comprendre est ce qui vous distrait du cours prévu. Mais si vous traitez ce problème fondamental de gestion du temps, vous vous débarrasserez des pensées d'heures perdues. Posez-vous deux questions pour guider vos stratégies de prise de décision à long terme :

• Quand effectuerez-vous des tâches importantes mais pas urgentes ?
• Quand pouvez-vous passer du temps sur des tâches importantes avant qu'elles ne deviennent soudainement urgentes ?

Il convient de rappeler que parfois les tâches d'un quadrant tombent soudainement dans un autre. Si une urgence survient, vos priorités changeront. Par exemple, vous possédez petite entreprise, un client mécontent appelle et demande à être mis en relation avec le responsable en raison d'un retard de livraison. Ce problème s'élèvera immédiatement au-dessus des autres éléments de la matrice.

La répartition des tâches par quadrants présente certaines caractéristiques, et elles doivent être prises en compte :

1. Les listes de tâches facilitent la vie. Assurez-vous de poser les bonnes questions lors de l'attribution des tâches pour aider à déterminer ce qui doit être fait en premier. La clé est la priorité.
2. Vous pouvez ajouter de nombreuses activités et tâches à chaque quadrant, mais il est préférable de limiter le nombre maximum à huit éléments. Sinon, vous vous éloignerez de objectif principal- réalisation de la tâche.
3. Créer des matrices distinctes pour la vie professionnelle et personnelle.
4. Vous seul pouvez déterminer le niveau de priorité des éléments de votre liste. Commencez chaque matin avec une liste de tâches à partir de la matrice et à la fin de la semaine, vous verrez le résultat.

Modèle de matrice d'Eisenhower

Pour simplifier le processus de répartition des tâches, utilisez le modèle développé par le service Evernote :

La matrice Eisenhower peut être traduite en logiciel de gestion de projet Trello. Faites une liste de tâches pour chacun des quatre tableaux (= quadrant) et créez un tableau de boîte de réception séparé où toutes les tâches iront jusqu'à ce qu'elles soient affectées aux quadrants. Cela vous permettra d'évaluer visuellement votre charge de travail.

La matrice Eisenhower est un outil simple pour vous aider à éviter l'état de paralysie de l'analyse qui se produit chaque fois que vous ne savez même pas par où commencer.