Pregătirea pentru întâlnire.
După ședință trebuie întocmit un proces-verbal. Este considerat documentul principal, deoarece consemnează însuși faptul întâlnirii, ce decizie a fost luată la aceasta și termenul limită pentru implementarea acesteia. Acest document servește ulterior drept bază pentru emiterea unei rezoluții sau decizie.

Pregătirea întâlnirii.

Ședința, de regulă, se poate ține în orice componență. Acesta poate include nu numai membri ai organului colegial, ci și șefi de departamente sau specialiști din anumite structuri de departament. Cu cât pregătirea ședinței este mai minuțioasă, cu atât va dura mai puțin timp pregătirea ședinței și vor fi luate decizii mai eficiente.

În cadrul ședinței se întocmesc câteva documente, care ulterior servesc ca anexă la protocol.

Ordinea de zi este considerată primul din această serie de documente. De obicei este întocmit de secretar. Apoi este trimis tuturor participanților la procesul de întâlnire și persoanelor invitate la acesta. Trebuie să indice numărul și succesiunea problemelor de discutat, data și ora întâlnirii, numele vorbitorului sau, dacă sunt multe, atunci trebuie să enumerați fiecare dintre ele și locul întâlnirii. Forma acestei agende poate varia. Primul exemplu arată un eșantion de agendă mai formală, în timp ce al doilea este potrivit pentru întâlniri operaționale.

Un exemplu de prim proiect al protocolului privind ordinea de zi.

Al doilea exemplu.

Documentele includ și un proiect care să abordeze fiecare dintre problemele care au fost incluse în această agendă. Aceste proiecte sunt pregătite chiar de vorbitori.
În cursul pregătirii pentru întâlnire, se pregătește și o foaie de prezență sau o fișă de înregistrare pentru participanți, un exemplu al acesteia fiind prezentat în exemplul numărul treisprezece. Acesta trebuie compilat atunci când există mai mult de cincisprezece participanți la întâlnire.

Reguli standard pentru înregistrarea protocolului.

Procedura de emitere a protocolului este determinată de GOST. Acest GOST specifică regulile de întocmire a protocolului, și anume titlul și partea finală a acestuia, precum și cerințele pentru textul acestui document.

Titlu.

Indică numele complet al întreprinderii, protocolul, numărul și data acesteia, precum și locul în care a fost întocmit și titlul textului.

Dacă întreprinderea are un nume oficial abreviat, atunci acesta poate fi indicat pe linia de mai jos între paranteze. Acest lucru este arătat în exemplul trei.

Dacă întreprinderea are o organizație-mamă, atunci numele acesteia ar trebui să fie indicat deasupra numelui organizației. Acest lucru este prezentat în exemplul cinci.
Exemplul 3

Exemplul 4

Exemplul 5

Data procesului-verbal este chiar ziua ședinței. Dacă întâlnirea a durat mai mult de o zi, procesul-verbal ar trebui să indice data începerii și sfârșitului acesteia. Acest lucru este arătat în exemplul șase.

Întrunire de consiliu societate pe acţiuni a durat 2 zile: 13 și 14 ianuarie 2009. Protocolul a fost întocmit a doua zi și semnat a doua zi după încheierea ședinței - pe 16 ianuarie.

În această situație, data protocolului va fi „13 - 14.01.2009” sau aceeași perioadă, dar mai mult ortografie completă„13.01.2009 - 14.01.2009”. Este posibilă și o modalitate verbal-digitală de a indica data „13-14 ianuarie 2009”.

Numărul de protocol este număr de serieîntâlnirea în sine.

Titlul textului indică tipul de activitate colegială. Acest lucru este arătat în exemplul șapte.

Exemplul 7

Detaliile antetului pot fi aranjate longitudinal. Acest lucru este arătat în exemplul opt. Sau modul unghiului. Acest lucru este arătat în exemplul nouă.

Exemplul 8

La întâlniri, întâlniri, sesiuni, conferințe.

Protocoalele documentează activitățile organelor colegiale permanente, cum ar fi colegiile de comitete și ministere, guvernele municipale, precum și consiliile științifice, tehnice și metodologice. În plus, întâlniri susținute de șefii diviziilor structurale, deputați CEO, directori, pot fi, de asemenea, înregistrate.

Este obișnuit să se întocmească protocoale care să documenteze activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, seminarii etc.).

Procesul-verbal se întocmește de către secretar pe baza notelor pe care le-a păstrat la ședință. Acestea pot fi note scurte, transcrieri sau înregistrări dictafon. Pentru întocmirea procesului-verbal, secretarul colectează rezumate ale rapoartelor și discursurilor, proiecte de hotărâri înainte de ședință.

Protocol emise pe un formular comun..

Titlul, data și numărul de protocol

Antetul protocolului va fi denumirea organului colegial sau tipul de ședință. De exemplu, Protocolul (de ce?) al ședinței consiliului pedagogic; întâlniri ale șefilor diviziilor structurale etc.

Data procesului-verbal este data ședinței (procesul-verbal se întocmește de obicei după ședință). Dacă întâlnirea a durat câteva zile, data procesului-verbal include datele de început și de sfârșit.

De exemplu: 21 — 24.07.2009 .

Numărul (indexul) protocolului este numărul de ordine al ședinței din cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.

Textul protocolului include următoarele părți:

• introductiv;
• principal.

Introducere

În partea introductivă a procesului-verbal, după titlu, sunt date numele și parafa președintelui și secretarului de ședință. Dintr-o nouă linie după cuvântul " a participat„V ordine alfabetică enumerați nume de familie, inițiale oficiali care au fost prezenți la ședință.

Dacă au existat persoane din alții la întâlnire, atunci după cuvântul „Participat” dintr-un rând nou, cuvântul „ Invitat” și se indică o listă de persoane invitate, în acest caz, înaintea fiecărui nume sunt indicate funcția și denumirea organizației.

În partea introductivă a protocolului ordinea de zi este stabilită.

Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate la întâlnire și fixează succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (vorbitorilor). Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat cu cifre arabe, se formulează folosind prepozițiile „O” sau „Despre”. De exemplu: „Cu privire la aprobarea curriculei”; „Despre rezumat an scolar».

Pentru fiecare articol, este indicat un vorbitor (un oficial care a pregătit acest număr).

Parte principală

În conformitate cu succesiunea problemelor de pe ordinea de zi, se întocmește textul părții principale a protocolului - acesta trebuie să conțină atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Astfel, partea antet a protocolului este întotdeauna formatată în același mod. Dar textul protocolului poate fi stabilit în diferite forme: scurt sau complet.

Protocol scurt- fixează problemele discutate la ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Un astfel de protocol se păstrează cel mai adesea în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională (vezi Fig. 3.3.).

Protocol complet- conține informații nu numai despre problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și note suficient de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și discursurilor participanților la ședință, toate opiniile exprimate, întrebări și observații, comentarii , pozitii. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii (vezi Figura 3.4).

Orez. 3.3. Un exemplu de protocol scurt

Orez. 3.4. Un exemplu de protocol complet

Când se utilizează orice formă de protocol, textul acestuia va fi împărțit în atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Fiecare secțiune are trei părți: „AUZAT”, „VORBIT”, „REZOLUT” (“HOTARAT”), care sunt tipărite din marginea stângă cu majuscule. Acest design vă permite să evidențiați în text discursul vorbitorului principal, participanții la discuția problemei și partea dispozitivă, în care este formulată decizia.

In partea " ASCULTAT» se precizează textul discursului. La începutul textului, dintr-un rând nou la cazul nominativ, se indică numele vorbitorului. Înregistrarea discursului este separată de nume printr-o liniuță. Discursul este povestit la persoana a treia singular. Este permisă indicarea în loc de înregistrare a discursului după prenume („Se atașează înregistrarea discursului”, „Se atașează textul raportului”).

În acest din urmă caz, rapoartele devin o anexă la protocol.

In partea " EFECTUAT» dintr-un rând nou în cazul nominativ indicați numele vorbitorului și după liniuță, textul discursului sau al întrebării (dacă i-a fost adresată vorbitorului în timpul discursului).

In partea " REZOLVAT”(„DECIDE”) reflectă decizia luată cu privire la problema în discuție. Textul dispozitivului este tipărit integral în orice formă a protocolului.

Textul întregului protocol este tipărit cu spațiere de 1,5 rânduri.

Procesul-verbal se întocmește de către secretarul de ședință. Procesul-verbal se semnează de secretar și se depune spre semnare președintelui în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la ședință.

Semnăturile sunt separate de text prin 3 spații între rânduri. Numele postului este tipărit de la marginea câmpului din stânga, ultima literă din prenume este limitată la câmpul din dreapta.

În ziua semnării protocolului de către președinte, acesta trebuie înregistrat.

Extras din protocol

Un extras din procesul-verbal este o copie exactă a părții de text din protocolul original aferentă punctului de pe ordinea de zi pe care se întocmește extrasul. Extrasul reproduce toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pe care se pregătește extrasul și textul care reflectă discuția problemei și decizia luată. Un extras din protocol este semnat doar de secretar, care îl certifică și el. Inscripția de certificare este scrisă de mână, constă din cuvântul „Adevărat”, o indicație a funcției persoanei care certifică copia (extrasul), semnătura personală, prenumele, parafa și data (vezi Fig. 3.5).

Orez. 3.5. Un exemplu de extras din protocol

Extrase din protocoale înlocuiesc uneori o astfel de decizie administrativă. În acest caz, extrasul servește ca instrument de comunicare a deciziilor luate executorilor. În acest caz, secretarul, de exemplu, al Colegiului, în cel mult 2 (două) zile de la semnarea procesului-verbal de ședință, distribuie extrase din procesul-verbal pe anumite aspecte executorilor responsabili. Declarațiile sunt semnate de secretar.

Extrasele din protocoalele trimise unei alte organizații sunt supuse sigilării obligatorii.

Copiile originale ale procesului-verbal se formează de către secretar în cazurile în funcție de tipul ședințelor. De exemplu, „Procesele verbale ale adunărilor generale”, „Procesele verbale ale ședințelor Consiliului de Administrație”, „Procesele verbale ale întâlnirilor cu directorul” etc. În interiorul carcasei, protocoalele sunt sistematizate după numere și cronologie. Cazurile se formează în cursul anului calendaristic.

Protocolul de întâlnire este un act informativ și administrativ, în care se consemnează procesul de discutare a problemelor economice la nivelul întreprinderii. De asemenea, această formă de documentație primară conține deciziile luate de participanții la întâlnire. Menținerea unei astfel de documentații este una dintre componentele necesare oricăror întâlniri la întreprindere..

Acest protocol este responsabil pentru eficacitatea executării deciziilor cu privire la orice problemă.

Cod Civil Federația Rusă la articolul 181, alin. doi se discută în detaliu procedura de eliberare a acestui document. Există o serie de cerințe specifice pe care persoana care ține evidența trebuie să le respecte. Mai jos ne propunem să luăm în considerare modul de întocmire a proceselor verbale ale ședințelor și ce informații ar trebui să fie indicate în acesta.

Pentru soluționarea problemelor legate de locuințe, legiuitorul solicită o ședință anuală obligatorie

Cine tine evidenta

Responsabilități pentru păstrarea înregistrărilor intalnire generala incluse în munca secretarului. Responsabil această persoană incluse și design corect acest document. Secretarul ședinței poate fi nu numai o persoană care deține o funcție similară în personalul întreprinderii. Orice angajat care are autoritatea oficială necesară poate ține procese verbale ale ședințelor.

Cel mai adesea, responsabilitatea întocmirii documentației necesare revine oficialilor care au cunoștințe cu privire la soluționarea problemei luate în considerare. În cazul în care secretarul este slab versat în problema luată în considerare, atunci această persoană sunt permise întrebări suplimentare. Procesul-verbal al adunării generale trebuie să cuprindă deliberările cât mai exact posibil.

Pe lângă luarea de note, sarcina secretarului include procesul de pregătire pentru întâlnire. Responsabilitatea acestei persoane include întocmirea listei de participanți, elaborarea unei schițe a procesului în sine și lucrul cu documentația principală a întâlnirilor anterioare. Această abordare ne permite să evidențiem o serie de aspecte care ar trebui luate în considerare mai întâi.

Structura formei

Pentru fixarea scrisă a problemelor discutate se folosesc formulare speciale stabilite de administrația întreprinderii. Forma procesului-verbal al ședinței de lucru are o anumită structură și standarde de completare. Cel mai adesea, astfel de formulare sunt folosite pentru a menține înregistrări în organele municipale și de stat. Antreprenori individuali iar organizațiile private preferă șabloane obișnuite care sunt compilate pe un computer.

În ciuda celor de mai sus, acest act trebuie să aibă în structura sa următoarele domenii necesare:

• detalii despre întreprinderea în care se poartă negocierile;
• Cuprins;
• data deținerii și numărul de înregistrare al documentului;
• orașul în care are loc întâlnirea;
• lista problemelor luate în considerare;
• element-cheie;
• lista ascultătorilor, secretarul și șeful ședinței.

Un exemplu de compilare a documentului în cauză

Acest formular este alcătuit pe baza materialelor video și audio care sunt realizate de secretar în timpul ședinței. Întocmirea și completarea protocolului este un proces îndelungat care poate dura aproximativ cinci zile.În unele cazuri, care sunt prevăzute de lege sau de un ordin intern al administrației întreprinderii, se pot stabili termene stricte pentru întocmirea formularului. Mai jos ne propunem să luăm în considerare un exemplu de proces-verbal al ședinței.

Proces-verbal - un document care înregistrează cursul discuțiilor asupra problemelor și luarea deciziilor la întâlniri, întâlniri, sesiuni, conferințe

Acest câmp conține numele actului. ÎN situație specifică se scrie cuvântul „Protocol”. În continuare, trebuie să definiți ședința și organismul colegial responsabil cu desfășurarea ședinței. În acest exemplu, vom lua în considerare „Procesul-verbal al ședinței de producție”.

Locul și data evenimentului, numărul de serie

La întocmirea protocolului, este necesar să se indice numărul de înregistrare al acestui document.În majoritatea companiilor, numărul de serie al acestui formular este identic cu numărul întâlnirii. Numărătoarea inversă este de la începutul anului calendaristic. În instituțiile de învățământ, la menținerea numerotării documentelor, numărătoarea inversă este din prima zi a începerii anului universitar. În cazul în care procesul-verbal al adunării generale consemnează hotărârile colegiului provizoriu, actului i se atribuie un număr identic cu termenul de autoritate a colegiului.

În coloana cu date - indicați ziua în care a avut loc ședința.În cazul în care o astfel de întâlnire a durat mai multe zile lucrătoare, ar trebui indicată data începerii negocierilor și sfârșitului discuției problemelor. Pe acest moment trebuie sa platesc Atentie speciala, deoarece prezența câmpurilor lipsă poate face ca documentul să devină invalid. Un exemplu de completare a câmpului de dată: „13.04.2009 - 15.04.2009” sau „11 noiembrie 2015 - 13 noiembrie 2015”.

Mai jos este un șablon de proces-verbal de întâlnire:

ZAO Metallurg

Protocol
întâlnire de producție

Departamentul de marketing
04.11.2017 anul. ____________#5
Orașul Moscova.

Coloana "Locul compilarii" trebuie indicata fara gres. Acest câmp specifică numele punctului din zona în care a avut loc întâlnirea. Este permisă săriți peste completarea acestei coloane în cazul în care numele întreprinderii include numele orașului. Ca exemplu, se pot cita nume precum „Metalugist Ryazan” sau „Uzina de prelucrare a lemnului Omsk”.

Forma de mai sus de compilare a cuprinsului formularului este utilizată atât de întreprinderile private, cât și de instituțiile municipale.

Introducere

În primul paragraf al părții introductive a documentului în cauză sunt indicate numele și parafa președintelui de ședință. Aici ar trebui să indicați numele și funcția angajatului întreprinderii, a cărui autoritate include organizarea de întâlniri. Cu toate acestea, este permis să se precizeze în acest câmp, doar numele angajatului. De asemenea, trebuie spus că președintele de ședință nu este întotdeauna directorul companiei. În continuare, ar trebui să indicați numele complet al secretarului, care înregistrează progresul întâlnirii. În cazul în care ședința de producție este ținută de șeful companiei, aceste date ar trebui să fie afișate în procesul-verbal.

Câmpul „Participanți” este completat cu listarea numelor tuturor participanților la întâlnire. Pentru a completa corect această coloană, ar trebui să vă amintiți următoarele nuanțe:

1. În acest câmp sunt indicate în ordine alfabetică numele și parafa angajaților companiei prezenți în cadrul adunării generale. Trebuie subliniat faptul că funcțiile pe care le dețin nu sunt indicate în această coloană.
2. Dacă la întâlnire au participat mai mult de cincisprezece persoane, ar trebui creată o aplicație separată, în care vor fi enumerate numele și inițialele acestora. Această anexă este ulterior atașată la protocol.
3. Dacă la întâlnire sunt reprezentanți ai altor companii și persoane invitate din alte întreprinderi, este necesar să adăugați coloana „Invitat” la formularul pregătit. Acest câmp conține detaliile persoanelor invitate. Nuanța principală asociată cu completarea acestei coloane este indicarea obligatorie a funcției și a numelui organizației pe care o reprezintă invitatul.
4. Fiecare participant la întâlnire trebuie să semneze într-o secțiune specială, confirmându-și prezența.

Protocoalele documentează activitățile organelor colegiale permanente

După aceea, ar trebui să faceți o mică digresiune și, după aceasta, să introduceți „Agenda”. Această secțiune ar trebui să indice problemele care au fost luate în considerare în timpul întâlnirii. Numerele arabe sunt folosite pentru a numerota fiecare articol din acest câmp. Este permisă folosirea prepozițiilor „despre” și „despre” la formularea unei întrebări. Când completați aceste paragrafe, trebuie să indicați persoana care a vorbit cu acoperirea acestei probleme. Un exemplu este următoarea formulare:

„Despre rezultatele lucrărilor pentru 2016-2017
Vorbitor: Fadeev M.P.

Exemplul de proces verbal al adunării generale de mai sus demonstrează clar structura acestui document.

Diferențele între protocoale multiple și complete

Există două tipuri principale de minute: complet și scurt.În acest sens, atunci când se elaborează un astfel de document, este foarte important să se ia în considerare ce formular este folosit pentru înregistrarea întâlnirii. Completarea unui scurt formular de document ( forma dată utilizat la întocmirea procesului-verbal al ședinței operaționale), partea principală a actului indică următoarele informații:

• problema luată în considerare;
• numele de familie și inițialele vorbitorului;
• decizie aprobată de participanții la discuție.

Când scrieți un protocol complet, această secțiune indică nu numai informațiile de mai sus, ci și punctele principale care caracterizează cel mai clar prezentarea vorbitorilor. Tot aici sunt informațiile și dezbaterile apărute în timpul întâlnirii. La completarea integrală a protocolului, punctul principal trebuie făcut asupra opiniilor exprimate de membrii consiliului de administrație, comentariilor și obiecțiilor existente.

Secțiunea principală

Luând în considerare problema modului de păstrare a proceselor-verbale ale eșantionului de întâlnire și a exemplelor, ar trebui să se acorde o atenție deosebită părții principale a procesului-verbal. În această secțiune, ar trebui să creați mai multe câmpuri, fiecare dintre ele va lua în considerare soluții la problemele indicate pe ordinea de zi. La compilare formular complet formular, în fiecare câmp sunt create trei coloane, care afișează procesul de luare în considerare a problemei și diferitele nuanțe apărute în timpul deciziei.

Numele fiecărei părți trebuie să fie indicat în cuvinte, alocând un câmp separat pentru fiecare coloană. Coloana „Ascultat” indică numele vorbitorului care acoperă problema producției. Numele de familie trebuie indicat numai în cazul nominativ. După ce este indicat numele de familie, se oferă un rezumat scurt (sau complet) al raportului. În cazul în care este imposibil să se precizeze informațiile, textul integral al raportului trebuie atașat într-un document separat, care va acționa ca o anexă la actul în sine. În același timp, în secțiunea „ascultat”, este necesar să notăm că textul discursului este descris în detaliu în anexă.

După aceea, ar trebui să treceți la completarea coloanei „Speaked”. Acest câmp conține declarațiile altor participanți la întâlnire care au luat în considerare problema pe ordinea de zi. Aici ar trebui să indicați și numele de familie și inițialele fiecărui membru al consiliului de administrație care a ținut un discurs. După indicarea inițialelor, trebuie menționat textul discursului în sine.

În rubrica „Hotărâtă” se consemnează decizia membrilor ședinței cu privire la problema de pe ordinea de zi. Conform reglementarilor stabilite, in acest domeniu este necesara indicarea informatiilor complete, indiferent de ce forma de completare a protocolului se foloseste. Dacă problema a fost rezolvată prin vot, ar trebui să se acorde numărul total de voturi, precum și care dintre participanții la ședință au votat „împotrivă” sau „pentru”.

Scurt protocol - fixează problemele discutate la ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate

Păstrarea proceselor-verbale ale ședințelor, stabilirea esenței problemelor ridicate într-o formă concisă, necesită abordarea corectă a completării formularului. În această situație, doar partea de bază a informațiilor ar trebui să fie prezentată în coloanele „Ascultat” și „Speaked”. După semnarea documentului de către șeful de ședință și secretar, acest act intră în vigoare. Toate hotărârile stabilite cu privire la problemele ridicate în ședință trebuie aduse la cunoștința persoanelor care au fost desemnate executori. Pentru aceasta, persoanei executive i se poate înmâna atât o copie a actului propriu-zis, cât și un extras semnat de secretar.

La întreprinderile cu o infrastructură dezvoltată se emit documente administrative speciale (comenzi, rezoluții sau ordine) pentru a organiza îndeplinirea cerințelor specificate în decizie.

Metoda de depozitare

Înainte de a fi arhivat pentru stocare, acest tip de document este clasificat în funcție de tipul de colecție. Atât secretariatul, cât și departamentul care se ocupă de munca de birou pot acționa ca o arhivă. Durata perioadelor de depozitare se determină pe baza regulilor stabilite de întreprindere. Perioada standard de păstrare a documentelor este de 3 ani, după care documentele pot fi distruse.

Procese-verbale ale ședințelor - un act care simplifică adoptarea deciziilor cu privire la problemele de pe ordinea de zi. Cu ajutorul acestui document, sunt create anumite cadre pentru implementarea diferitelor sarcini în activitate economică fiecare întreprindere. În companiile moderne, resursele electronice speciale sunt folosite pentru a crea astfel de lucrări. Această abordare a muncii de birou simplifică foarte mult interacțiunea diferitelor departamente ale companiei.

Documentatie de management

Control

Opțiunea 4

1. Protocol, tipuri de protocoale, caracteristici de proiectare 4

2. Gestionarea corespondenței trimise 9

3. Emite un act de radiere a proprietății 11

4. Întocmește un memoriu 12

Referințe 14

1. Protocol, tipuri de protocoale, caracteristici de proiectare

Proces-verbal - un document care stabilește cursul discuțiilor și luării deciziilor la ședințele, ședințele și ședințele organelor colegiale.

O caracteristică a protocolului este că este utilizat pentru documentarea activităților organelor colegiale: temporare (ședințe, conferințe, ședințe, comisii) și permanente (consilii de ministere și comitete, consilii academice ale instituțiilor științifice, prezidii).

Întocmirea și executarea protocoalelor sunt încredințate secretarilor organelor colegiale relevante (obișnuite sau alese în cursul activității lor). Secretarul, împreună cu președintele organului colegial, răspunde de exactitatea informațiilor cuprinse în procesul-verbal. Procesul-verbal se întocmește pe bază de înregistrări scrise de mână, inclusiv text sau pe bandă, ale ședinței, precum și documentele pregătite pentru ședință: ordinea de zi, textele sau rezumatele rapoartelor și discursurilor, proiecte de hotărâri.

Principalele tipuri de protocol:

Scurt protocol - fixează problemele discutate la ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Se recomandă desfășurarea acesteia în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională.

Protocolul complet consemnează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și conținutul rapoartelor și discursurilor participanților la întâlnire suficient de detaliat.

Procesul-verbal se întocmește pe baza procesului verbal al ședinței (transcript) și transmite textul procesului de discutare a fiecărei probleme și de luare a unei decizii cu privire la aceasta.

Procesul-verbal se întocmește pe antetul organizației și conține următoarele detalii: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data ședinței, numărul procesului-verbal, locul unde a fost întocmit procesul-verbal. (locul unde a avut loc întâlnirea), titlul textului, textul, semnăturile, vize de familiarizare. Antetul textului protocolului este denumirea evenimentului care se înregistrează (ședință, ședință, ședință) și numele organului colegial a cărui activitate este înregistrată.

Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală. Partea introductivă a textului protocolului ar trebui să arate: cine a condus evenimentul care este înregistrat; cine a ținut protocolul; care a fost prezent la ședință (ședință, ședință etc.) dintre funcționarii care sunt membri ai organului colegial care ține ședința; care a fost invitat (dacă este cazul) la întâlnire dintre angajații organizației sau din alte organizații; ce probleme s-au discutat la întâlnire.

Informațiile despre șeful de ședință, secretar și cei prezenți includ numele și parafa funcționarilor, indicate, respectiv, după cuvintele: „Președinte”, „Secretar”, „Participat” (fără ghilimele). Pentru persoanele invitate suplimentar la întâlnire din rândul angajaților organizației, pe lângă nume și parafe, se indică funcția ocupată, iar pentru specialiștii din alte organizații, funcția și denumirea organizației. Informații despre persoanele invitate la întâlnire pot fi incluse în secțiunea „Prezență” sau în secțiunea specială „Invitați”.

La astfel de evenimente colective precum întâlniri, există adesea un număr mare de participanți, menționând care în partea introductivă a textului protocolului este nepotrivit. În acest caz, se întocmește o listă separată a celor prezenți la ședință, care se anexează ulterior procesului-verbal.

În protocolul propriu-zis, în secțiunea „Prezență”, este indicat doar numărul total al celor prezenți cu link către lista atașată. De subliniat că secțiunile „Participate” și „Invitate” au o importanță deosebită în raport cu alte secțiuni ale protocolului, întrucât afectează direct forța juridică a acestui document, arătând legitimitatea desfășurării unui eveniment colectiv. Aceste secțiuni reflectă prezența unui cvorum al ședinței, de exemplu. numărul minim necesar de membri ai organului colegial suficient pentru începerea lucrărilor reuniunii (sesiuni, conferințe). În lipsa unui cvorum (majoritate simplă sau 2/3) stabilit pentru acest organ colegial, ședința este inacceptabilă, întrucât deciziile sale vor fi ilegale. Cuvintele „Președinte”, „Secretar”, „Participat”, „Invitat” sunt tipărite din poziția zero a dispozitivului de tipărire, se pune o liniuță din poziția a 2-a, numele de familie sunt scrise în cazul nominativ, apoi inițialele sunt a pune. Numele celor prezenți și invitați sunt aranjate în ordine alfabetică și tipărite cu 1 rând spațiere.

Problemele luate în considerare în cadrul ședinței sunt enumerate în secțiunea AGENDA. Cuvintele AGENDA sunt tipărite din poziția zero a dispozitivului de imprimare, urmate de două puncte. Punctele de pe ordinea de zi sunt numerotate. Fiecare întrebare nouă este introdusă de la prima tabulatură. Secvența întrebărilor este determinată de gradul de importanță a acestora. Formularea punctelor de pe ordinea de zi ar trebui să înceapă cu prepozițiile despre (despre), numele postului și prenumele vorbitorului sunt date la genitiv. Partea principală a textului protocolului este construită în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi. Construirea unei evidențe a discuției fiecărei probleme de pe ordinea de zi se realizează conform schemei: ASCULTAT VOCAT REZOLVAT (HOTARAT). Aceste cuvinte sunt tipărite cu majuscule. Înainte de cuvântul ASCULTAT puneți numărul punctului de pe ordinea de zi, după două puncte. Numele vorbitorului este tipărit la caz nominativ din poziţia I a aparatului de tipar; după prenume pune inițiale, apoi liniuță și cu majusculă scrieți conținutul raportului sub formă de discurs direct. Dacă textul raportului (discurs) este textual sau prezentat de vorbitor în scris, atunci după liniuță se scrie și cu majusculă „Raportul este atașat” (fără ghilimele în protocol).

Discutarea raportului poate fi precedată de întrebări adresate vorbitorului, care, împreună cu răspunsurile, sunt incluse în secțiunea ASCULTAT. Înainte de înregistrarea fiecărei întrebări, sunt indicate inițialele, numele și poziția autorului acesteia și se pune o liniuță. Conținutul întrebării este scris cu majuscule sub formă de discurs direct. Înainte de a formula răspunsul, se scrie cuvântul „Răspuns” (în protocolul fără ghilimele), se pune o liniuță și se scrie răspunsul sub formă de vorbire directă. Progresul dezbaterii raportului este reflectat în secțiunea SPEAKERS. După cuvântul SPEAKED este plasat două puncte. Numele vorbitorului se scrie la caz nominativ din pozitia 1 a dispozitivului de tipar, apoi se indică inițialele și poziția vorbitorului, se pune o liniuță și se tipărește conținutul discursului cu majuscule sub formă de vorbire indirectă.

Deciziile adoptate sunt cuprinse în secțiunea REZOLȚĂ (DECIDE). Dacă există mai multe soluții, acestea sunt numerotate cu cifre arabe cu punct. De regulă, fiecare decizie este însoțită de o indicație a funcției, prenumele și parafa persoanei responsabile de implementarea acesteia și conține termenul limită de implementare. Deciziile luate colectiv necesită adesea un vot. În acest caz, după secțiunea REZOLȚĂ, se indică următoarele: „Votarea” sau „Votat” (fără ghilimele din procesul-verbal) și se dau rezultatele votului: în unanimitate sau pentru ..., împotrivă..., abținut .. .

În practică, formele abreviate și scurte de protocoale sunt adesea folosite atunci când nu este necesară o înregistrare detaliată a discuției problemelor. În procese-verbale prescurtate, după lista celor prezenți sau invitați, se indică numărul de ordine al problemei de pe ordinea de zi și se tipărește titlul raportului. Este subliniat ultimul rând din titlul raportului (punctul de pe ordinea de zi), iar sub rând (în paranteze) sunt tipărite numele vorbitorilor în ordinea prezentării acestora. Titlul fiecărui raport se încheie cu o decizie sau rezoluție protocolară. În protocol forma scurta sunt indicate numai problemele luate în considerare și deciziile luate. Dispozitivul textului protocolului poate conține o clauză privind aprobarea oricărui document. În acest caz, documentul aprobat este atașat la protocol și are o referință la numărul și data acestuia. În practică, de foarte multe ori trebuie să faci extrase din protocoale. Un extras din protocol conține următoarele detalii:

toate detaliile titlului părții procesului-verbal: numele organizației, denumirea tipului de document (EXTRAS DIN PROCES-VERBAL), data (data ședinței), numărul procesului-verbal (numărul de ordine al ședinței), locul compilare (locul întâlnirii);

titlul textului;

toate detaliile părții introductive a textului protocolului: „Președinte”, „Secretar”, „Participat”, „Invitat”, „AGENDA”;

detalii separate ale părții principale a textului protocolului: „AUZAT”, „HOTARAT”, „Vot”;

detalii privind partea de formatare a procesului-verbal: detalii „Semnătura”, inclusiv cuvintele „Președinte”, „Secretar”, parafa și prenumele președintelui și secretarului (fără semnăturile lor personale, ca extrasele, de regulă, nu sunt semnate cu semnături originale, dar certificate de secretar); copie marca de certificare.

Astfel, din cuprinsul protocolului sunt preluate doar acele elemente care trebuie aduse la cunoștința funcționarilor interesați. Pentru a confirma faptele și evenimentele stabilite, un act este întocmit de mai multe persoane. Actele sunt întocmite pe baza rezultatelor auditurilor activităților întreprinderii sau unității sale structurale și ale funcționarilor individuali, la acceptarea și transferul cazurilor, pregătirea documentelor pentru distrugere, acceptarea obiectelor pentru funcționare.

Instruire

Pregătirea. Înregistrați toți participanții întâlniri, indicați, dacă este posibil, în ordine alfabetică numele, funcțiile. Trebuie să reflectați astfel de informații în protocol cât mai exact posibil, fără abrevierile obișnuite.

Metode de compilare a unui protocol. Totul depinde de modul în care se obișnuiește să se înregistreze informații despre întâlniri X comisioaneîntr-o anumită organizație sau companie: fie stenografie, înregistrare sonoră, fie note scrise de mână. În funcție de aceasta, va trebui să întocmești, transcriind o transcriere sau înregistrare sonoră, plus conținutul tezei din rapoartele care au fost ale zilei.

Vă rugăm să rețineți că există încă o parte introductivă și principală în textul protocolului. Partea introductivă este aceeași pentru întreg și scurt, iar în ea sunt indicate numele secretarului care conduce procesul-verbal și al președintelui. comisioane, precum și numărul total de participanți întâlniri. Persoane care nu sunt membri oficiali comisioane, dar cei prezenți, totuși, sunt marcați în puncție drept „invitați”.

Niciun protocol nu are forță documentară până când nu este semnat de secretar și președinte. Acest condiție cerută.

Efectuarea atâtor acțiuni economice și juridice este însoțită de compilare. Natura informațiilor conținute în acesta variază în funcție de tip protocol, cu toate acestea, unele modele generale în scrierea acestui document pot fi identificate.

Instruire

Domeniul de aplicare al protocoalelor este extrem de larg: se întocmesc protocoale privind contravențiile administrative și asupra săvârșirii unor acțiuni de cercetare, se țin procese verbale și ședințe ale acționarilor etc. Cum trebuie scris protocolul? Ce informații ar trebui incluse în el?

În primul rând, protocolul trebuie să conțină numele organizației care îl întocmește: Horns and Hooves LLC, Judecătoria N-sky etc. Acesta este urmat de numele documentului - protocolul în sine și o indicație a evenimentului înregistrat. De exemplu, procesele-verbale ale unei adunări a acționarilor sau procesele-verbale de audiere a unui martor.
B trebuie să indice data acțiunii înregistrate (întâlnire, interogatoriu etc.), numărul acesteia (sau numărul dosarului în care se află), precum și ora de începere și de sfârșit a evenimentului înregistrat.

După informațiile specificate, este necesară listarea persoanelor care participă la acțiunea înregistrată, indicând rolul pe care îl îndeplinesc. De exemplu: „Judecătorul Ivanov I.I., la dirijor