Où soumettre un rapport sur le nombre moyen d'employés. Informations sur l'effectif moyen : qui doit soumettre, dans quel délai, comment remplir Pénalité en cas de non-communication des informations sur l'effectif moyen

L'effectif moyen des organisations nouvellement créées est l'un des premiers rapports obligatoires. Les entreprises oublient souvent de fournir ce document au Service fédéral des impôts. En attendant, il existe des délais législatifs pour le déposer.

Même si l'entreprise n'a pas encore réussi à conclure des contrats de travail avec le personnel embauché, l'effectif moyen à l'ouverture est soumis selon les règles générales. Voyons comment remplir ce formulaire, quand le soumettre et où. Pour votre commodité, à la fin de l'article se trouve un rapport sur l'effectif moyen de l'organisation nouvellement créée - un exemple est disponible en téléchargement.

Au niveau législatif, l'obligation de fournir ce rapport est inscrite à l'article 3 de la loi. 80 Code des impôts de la Fédération de Russie. Pourquoi les agences gouvernementales de contrôle ont-elles besoin de ces informations ? Tout d'abord, les informations sur l'effectif de l'année écoulée permettent de justifier le format de soumission des déclarations et autres formulaires au Service fédéral des impôts, à la Caisse d'assurance sociale et à la Caisse de pension. Si l’indicateur de capital total d’une entreprise dépasse 100 personnes, elle n’aura qu’à le déclarer par voie électronique. Si le nombre est inférieur à 100 personnes, la déclaration papier est également autorisée.

De plus, le calcul du nombre d'entreprises permet de justifier la légalité du recours à des régimes spéciaux. Par exemple, la gestion d’une entreprise simplifiée est autorisée si son effectif ne dépasse pas 100 personnes. Le SSC lors de l'ouverture d'une SARL est obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit le statut juridique de l'entreprise et les types d'OKVED. De plus, cette norme s’applique également aux entrepreneurs. Certes, dans ce dernier cas, il existe des exceptions. Si l'entrepreneur individuel n'a pas embauché d'employés, vous n'avez pas besoin de remplir et de soumettre ce rapport.

Quand et où est le nombre moyen d'employés embauchés lors de l'ouverture d'une SARL ?

Des informations sur l'effectif moyen d'une organisation nouvellement créée sont fournies à la division territoriale du Service fédéral des impôts du lieu d'immatriculation du contribuable. La fréquence générale de soumission de ces données est annuelle. Dans ce cas, le document est soumis sur la base des résultats de l'année écoulée avant le 20 janvier de l'année suivante.

Mais si l'entreprise vient d'être enregistrée, la nouvelle organisation soumet des informations sur le nombre moyen d'employés au plus tard le 20e jour du mois civil suivant le mois d'ouverture. Cette exigence s'applique également aux entreprises réorganisées. Les personnes morales soumettent le formulaire, qu'elles aient ou non conclu un contrat de travail. Entrepreneur individuel - uniquement lors de l'enregistrement des relations de travail avec le personnel embauché.

Par exemple, pour 2017, il fallait déclarer avant le 22 janvier. Selon les normes de l'article 7 du stat. 6.1 La date limite du Code des impôts a été légèrement retardée en raison de la coïncidence de la date de dépôt approuvée (20 janvier) avec un jour de congé - le samedi. Disons que l'entreprise a été enregistrée le 19 juin 2018. Dans ce cas, la déclaration est requise avant le 20 juillet. Et si un entrepreneur individuel sans spécialistes embauchés a été enregistré à la même date, il n'est pas nécessaire de soumettre des informations.

Nombre moyen d'employés lors de l'ouverture d'une SARL - procédure de remplissage

Le formulaire de déclaration standard est approuvé par l'administration fiscale. Le formulaire actuel est valable conformément à l'arrêté du Service fédéral des impôts de Russie n° MM-3-25/174@ du 29 mars 2007. Le document n'a pas changé depuis son élaboration, car il s'agit d'un simple type de déclaration avec données minimales.

L'effectif moyen d'une organisation nouvellement créée, un échantillon est affiché ci-dessous, est renseigné selon les règles générales. Le calcul de l'indicateur prend en compte les salariés avec lesquels l'entreprise a conclu des contrats de travail. Si l'entreprise ne compte qu'un seul salarié, qui est également administrateur, il doit être inclus dans le calcul de l'indicateur. Si l'organisation n'embauche pas un seul spécialiste et qu'il n'y a qu'un fondateur avec lequel aucun contrat de travail n'a été signé, l'indicateur d'effectif sera « 0 ».

La procédure de calcul de l'effectif en 2018 (tant la masse salariale que la masse salariale moyenne) est réglementée par Rosstat dans l'arrêté n° 772 du 22 novembre 2017. Elle détermine quelles catégories de personnel ne sont pas incluses dans les calculs (travailleurs externes à temps partiel ; personnes embauchées dans le cadre du GPA ; femmes en congé de maternité, etc.) ; lesquels sont inclus (ceux en arrêt maladie, en déplacement professionnel, travailleurs à domicile, etc.). L'Ordre prévoit également un algorithme de calcul mathématique des indicateurs d'un trimestre, d'un mois, d'une année (complète ou non).

Note! Les recommandations typiques des agents du fisc pour remplir le rapport sont contenues dans la lettre n° CHD-6-25/353@ datée du 26 avril 2007. Le formulaire comporte une page. Le certificat contient des informations sur l'entreprise. Le nom de la branche territoriale du Service fédéral des impôts et son code sont indiqués séparément. La date à laquelle le MSS est déterminé est inscrite dans l'ordre suivant :

• À compter du 01/01/2018 – lors de la soumission des rapports pour l’année complète 2017.
• Le 1er jour du mois qui suit le mois d'ouverture sur le calendrier - lors du dépôt des déclarations pour une entreprise nouvellement créée.

L'indicateur est indiqué sous forme arrondie, c'est-à-dire en unités entières. Le TSS pour l'année est calculé à partir des valeurs d'effectif mensuelles (moyennes) en additionnant les données et en divisant le total par 12 mois. Le document est certifié soit par le chef d'entreprise, soit par un mandataire.

Nombre moyen d’employés – zéro déclaration

Dans le cas d'informations sur le nombre (moyenne), cette option est possible lorsqu'un indicateur zéro est indiqué dans le document. Ce n’est pas une violation. Par exemple, le retour de l'effectif moyen d'une organisation nouvellement créée s'accompagnera d'une valeur nulle si l'entreprise n'a qu'un fondateur, mais aucun employé.

Dans une telle situation, il est nécessaire de soumettre le formulaire pour éviter des pénalités. Le montant de la sanction est de 200 roubles. (Clause 1 de l'article 126 du Code général des impôts). De plus, la responsabilité administrative est prévue dans la partie 1 de l'art. 15.6 Code des infractions administratives. L'amende pour un fonctionnaire, c'est-à-dire un manager, est de 300 à 500 roubles.

Quel est l'effectif moyen à indiquer lorsque la SARL ne fonctionne pas ? Lors de la suspension des activités, peu importe la raison pour laquelle l'entreprise n'est pas exercée. Pour rendre compte du SSC, l'employé responsable prend des données sur le numéro de l'année précédente. S'il n'y a pas d'employés certains mois, la valeur pour cette période sera nulle. Pour déterminer l'indicateur de l'année, les données mensuelles sont d'abord additionnées, puis le total est divisé par 12.

Masse salariale moyenne lors de l'ouverture d'une SARL - exemple de formulaire

Supposons que l’entreprise ait été enregistrée en juin 2018. Le même mois, l’employeur a noué une relation de travail avec 3 salariés. Les informations sont soumises au Service fédéral des impôts selon la procédure générale, c'est-à-dire avant le 20 juillet 2018.

Dans ce cas, l'entreprise remplit un formulaire indiquant ses données. Les informations sont extraites des documents d’immatriculation. La colonne date contient « 01/07/2018 ». L'indicateur d'effectif est de 3, y compris le directeur. Le rapport est soumis à la division territoriale du Service fédéral des impôts du lieu d'enregistrement de l'entreprise. Format de soumission : papier ou électronique. Lors de la soumission « sur papier », deux exemplaires du document sont remplis - l'un reste chez le contribuable.

Si vous trouvez une erreur, veuillez surligner un morceau de texte et cliquer sur Ctrl+Entrée.

Jusqu'au 21 janvier, les inspecteurs des impôts attendent des informations des organisations et des entrepreneurs sur le nombre moyen d'employés. Les règles selon lesquelles cet indicateur doit être déterminé pour 2018 ont changé.

Qui soumet le rapport et quand ?

Tous les employeurs ne sont pas tenus de soumettre au bureau des impôts un rapport sur le nombre moyen d'employés. Par exemple, les entrepreneurs sans personnel n'ont pas besoin de déclarer (clause 3, article 80 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Le tableau montre les organisations qui doivent soumettre le rapport. Vérifiez si votre entreprise en fait partie.

Tableau. Qui soumet les informations sur le nombre moyen d’employés ?

Ne vous y trompez pas, nous ne parlons pas de rapports statistiques (formulaire P-4 « Informations sur le nombre et les salaires des employés »).

Les informations sur le nombre moyen d'employés sont soumises sous la forme recommandée, qui a été approuvée par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 29 mars 2007 n° MM-3-25/174. Vous pouvez soumettre la déclaration à l'administration fiscale soit par voie électronique, soit sous forme papier.

Dans ce cas, les règles de calcul s'appliquent de la même manière que pour le reporting statistique et pour le formulaire 4-FSS : elles ont été approuvées par l'arrêté Rosstat n° 772 du 22 novembre 2017 (ci-après dénommé l'arrêté n° 772). Ce document a remplacé l'arrêté précédent de Rosstat du 26 octobre 2015 n° 498, qui était en vigueur jusqu'en 2018, et il existe des différences.

Un exemple de remplissage d'informations sur le nombre moyen d'employés pour 2018.

Comment calculer le nombre moyen d'employés

Considérons étape par étape le calcul du nombre moyen d'employés.

Étape 1. Calculez l'effectif pour chaque jour du mois

N'ajouter au rapport que les salariés avec lesquels des contrats de travail ont été conclus (article 76 des Instructions pour remplir le formulaire, approuvées par l'arrêté n° 772). Peu importe que l’employé soit en vacances, en congé de maladie ou en voyage d’affaires. Mais il y a des employés qui n'ont pas besoin d'être indiqués dans le nombre moyen. Ils sont nommés au paragraphe 78 de l'arrêté n° 772 :

• les salariés sous contrat de fonctionnaire ;
• les travailleurs externes à temps partiel ;
• les fondateurs de l'organisation qui ne reçoivent pas de salaire ;
• avocats, etc

Exemple 1. Calcul du nombre d'employés

Au 30 novembre 2018, Sosna LLC comptait 12 salariés. Deux d'entre eux sont des travailleurs externes à temps partiel et un employé travaille sous contrat.

12 personnes - 2 personnes - 1 personne = 9 personnes

Étape 2 : Déterminer le nombre mensuel d'employés à temps plein

Pour calculer le nombre moyen d'employés à temps plein, utilisez la formule :

L'effectif total des salariés à temps plein pour chaque jour du mois comprend les week-ends et les jours fériés.

N’incluez pas les travailleuses en congé de maternité, en congé « enfants » ou les travailleuses à temps partiel dans le calcul. Ne tenez pas non plus compte des salariés qui ont pris un congé à leurs frais pour étudier ou pour entrer dans une université (article 79 de l'arrêté n° 772).

Attention: Si une salariée travaille à temps partiel pendant son congé de maternité, ne l'excluez pas de la masse salariale moyenne. Ces règles sont établies dans l'arrêté n° 772 et sont en vigueur depuis 2018. Cet élément manquait dans l'ancienne procédure de remplissage du formulaire, approuvée par l'arrêté Rosstat n° 498 du 26/10/15.

Exemple 2. Calcul du nombre mensuel de travailleurs à temps plein

Revenons aux conditions de l'exemple 1. Le nombre d'employés de Sosna LLC au 30 novembre est de 9 personnes. Sept d'entre eux travaillent à temps plein. Deux salariées sont parties en congé maternité les 5 et 19 novembre.

Déterminons le nombre de salariés inscrits sur la liste de paie pour tous les jours de novembre :

(9 personnes x 4 jours) + (8 personnes x 14 jours) + (7 personnes x 12 jours) = 232 personnes.

Calculons le nombre moyen d'employés à temps plein :

232 personnes/30 jours = 7,73 personnes

Étape 3 : Calculez le nombre mensuel d'employés à temps partiel

Comptabiliser les travailleurs à temps partiel dans l'effectif mensuel au prorata des heures travaillées. Comptez le nombre en deux étapes (article 79.3 de l'arrêté n° 772) :

1. Déterminez le nombre de jours-homme travaillés par les travailleurs à temps partiel. Pour ce faire, divisez le nombre mensuel d'heures de travail par la durée de la journée de travail.
2. Calculez le nombre mensuel. Pour ce faire, divisez le nombre de jours-homme par mois par le nombre de jours calendaires ouvrés dans le mois.

Exemple 3.Calcul du nombre mensuel de travailleurs à temps partiel

Le nombre d'employés de Sosna LLC au 30 novembre était de 9 personnes. Deux salariés travaillent à temps partiel : 2 et 6 heures par jour.

Calculons le nombre de jours-homme pour novembre :

2 heures-personnes x 21 jours / 8 heures + 6 heures-personnes x 21 jours / 8 heures = 21 heures-personnes

Calculons le nombre moyen d'employés par mois :

21 jours-personnes / 21 jours = 1 personne.

Étape 4. Calculez le nombre moyen d'employés par mois

Pour obtenir le nombre moyen d'employés pour un mois, additionnez le nombre d'employés à temps plein et à temps partiel pour cette période. Si vous obtenez un indicateur fractionnaire, arrondissez-le à une valeur entière (article 79.4 de l'arrêté n° 772).

Déterminons cet indicateur pour novembre à l'aide des données des exemples précédents :

7,73 personnes + 1 personne = 8,73 personnes (arrondi à 9 personnes).

Étape 5. Déterminer le nombre moyen d'employés pour l'année

Calculez le nombre moyen d'employés pour l'année à l'aide de la formule :

Attention

Pour déterminer le nombre d'employés du premier trimestre, additionnez le nombre d'employés de janvier, février et mars et divisez par 3. Le nombre pour six mois et 9 mois est déterminé de la même manière.

Exemple 4. Calcul final de l'effectif moyen de l'année

En 2018, le nombre moyen d'employés chez Sosna LLC était de :

Déterminons l'indicateur pour l'année :

(8 personnes + 8 personnes + 7 personnes + 8 personnes + 8 personnes + 9 personnes + 9 personnes + 8 personnes + 8 personnes + 7 personnes + 9 personnes + 7 personnes) / 12 mois = 8 personnes

Le comptable a rempli le rapport comme indiqué dans l'exemple ci-dessous.

Il reste à ajouter que si vous soumettez en retard des informations sur l'effectif moyen, les inspecteurs infligeront une amende de 200 roubles à l'entreprise ou à l'entrepreneur (clause 1 de l'article 126 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Pour le chef d’une organisation, la sanction variera entre 300 et 500 roubles. (Article 15.6 du Code administratif).

Échantillon. Informations sur l'effectif moyen 2018 (échantillon complété)

La notion d'effectif moyen est inextricablement liée aux activités des entreprises et des entrepreneurs, dès leur immatriculation. Malgré le fait que le calcul de cet indicateur soit exigé par diverses autorités, dont l'administration fiscale, une définition clairement définie n'est contenue que dans les instructions pour remplir le rapport statistique 1-T. Conformément aux instructions, l'effectif moyen est la somme du nombre de salariés d'une entreprise (ou d'un entrepreneur individuel) pour chaque mois de l'année de reporting, qui doit être divisé en 12 mois calendaires. Cependant, dans certaines situations, les employeurs se demandent si le nombre moyen d'employés peut être de 0 personne. Pour comprendre la situation, il faudra considérer les cas dans lesquels mesurer la valeur de cet indicateur pose problème.

Dans quels cas est-il nécessaire de fournir des informations sur l’effectif moyen ?

Le principal consommateur de ces informations est l'administration fiscale, puisque c'est cette autorité qui impose aux contribuables de fournir annuellement ces informations. L'administration fiscale doit communiquer l'effectif moyen calculé au plus tard le 20 janvier de l'année suivant la fin de la période de déclaration.

Il est également nécessaire de calculer le nombre moyen d'employés des autorités statistiques, notamment pour remplir les rapports statistiques sous les formulaires P-4 et 1-T.

Nombre moyen d'employés des entrepreneurs individuels sans employés

Malgré le fait que les entrepreneurs individuels ne sont pas des personnes morales, il existe certaines conditions dans lesquelles cette catégorie de contribuables doit générer et transmettre des informations sur l'effectif moyen aux organismes habilités.

La plupart des entrepreneurs suivent généralement les heures de travail à l’aide de feuilles de temps. Pour calculer l'indicateur considéré, il faut additionner le nombre quotidien de salariés présents sur les lieux de travail pendant une année, divisé par 12 mois (si l'entreprise est en activité depuis moins d'un an, il doit être divisé par le nombre de mois d'activité). l'année au cours de laquelle l'activité a été exercée.

Certaines nuances doivent être prises en compte lors du calcul de cet indicateur :

1. L'entrepreneur lui-même ne doit pas être pris en compte dans le calcul ;
2. Lors du calcul de l'effectif moyen, seuls les salariés avec lesquels l'interaction est basée sur un contrat de travail signé doivent être pris en compte.

Lors de la détermination de la valeur de l'indicateur considéré, les catégories de travailleurs suivantes ne doivent pas être prises en compte :

• Citoyens travaillant sous contrat étudiant ;
• Personnes transférées vers une autre entreprise ;
• Employés dont les activités sont exercées en dehors du territoire de la Fédération de Russie ;
• Citoyennes en congé de maternité.

Que faire si les activités d’un homme d’affaires ne font que prendre de l’ampleur et qu’il n’a pas d’employés ? Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de calculer et de fournir des informations sur le nombre moyen d'employés.

Ainsi, dans les situations suivantes, l'entrepreneur ne doit pas calculer le nombre moyen :

1. Si l'entrepreneur ne dispose pas de personnel embauché travaillant sur la base de contrats de travail ;
2. S'il y a des salariés avec lesquels des contrats civils ont été signés.

Ainsi, si un entrepreneur n'a pas embauché de salariés, l'effectif moyen calculé peut être égal à zéro. Actuellement, si une telle situation se présente, il n'est pas nécessaire de soumettre une déclaration zéro au fisc.

Nombre moyen d'employés d'une SARL sans employés

Les entrepreneurs ne sont pas les seuls à avoir des difficultés à calculer l’effectif moyen. Dans ce cas, le gestionnaire doit se concentrer sur les normes prescrites par la législation fiscale. Le cadre juridique détermine la nécessité de soumettre à l'inspection même un rapport contenant une valeur nulle pour l'indicateur. Contrairement à un entrepreneur, qui n'est pas pris en compte, un dirigeant (directeur, directeur général) doit être présent dans l'entreprise.

Comment est calculé l’effectif moyen s’il y a un administrateur ? Dans ce cas, si l'unique fondateur de la société est représenté comme administrateur, il ne peut être pris en compte pour la détermination de l'effectif moyen, puisqu'il n'y a pas de relation de travail avec un tel administrateur et, par conséquent, le contrat n'est pas signé.

Ainsi, un administrateur n'est inclus dans le calcul de l'effectif moyen que lorsqu'il travaille dans le cadre d'un contrat de travail et reçoit à ce titre une compensation monétaire sous forme de salaire.

Ainsi, si une SARL n'a pas d'employés, le nombre moyen d'employés peut être nul. Toutefois, une valeur nulle de l'indicateur ne dispense pas l'entreprise de soumettre une déclaration à l'administration fiscale à la fin de l'année civile.

En résumant ce qui précède, on constate que la valeur de l'indicateur d'effectif moyen peut prendre une valeur nulle tant pour l'entrepreneur que pour l'entreprise. Cependant, l'obligation de soumettre un rapport zéro à l'inspection ne concerne que les organisations.

Les entités commerciales, quelle que soit leur forme de propriété, sont tenues d'envoyer chaque année des informations sur le nombre moyen d'employés aux autorités de régulation. Cet élément joue un rôle crucial dans l'activité économique - par exemple, c'est sur cette base que les organisations sont classées par taille d'entreprise. Par conséquent, la valeur numérique est incluse dans un grand nombre de rapports envoyés aux statistiques et au service des impôts.

L'effectif moyen est un élément spécialement calculé qui reflète le nombre moyen d'employés travaillant dans une entité commerciale au cours d'une période donnée.

Cette valeur doit être calculée par chaque entité commerciale qui a embauché des employés. La période de calcul, en fonction des besoins, peut être choisie de n'importe quelle manière : mois, trimestre, semestre, année, etc.

Mais même lors du calcul de différentes périodes, la technologie permettant d'obtenir l'indicateur ne change pas.

En 2014, un assouplissement a été apporté aux entrepreneurs : ils n'ont désormais plus à documenter d'informations sur le nombre moyen d'employés s'ils effectuent le travail de manière indépendante, sans embaucher de tiers.

Attention: L'un des domaines d'application importants de l'élément obtenu est la division des entités commerciales en groupes en fonction du nombre d'employés impliqués. Et ceci, à son tour, déterminera la possibilité de recourir à l’un ou l’autre régime fiscal préférentiel. De plus, le numéro de paie est utilisé pour déterminer le salaire moyen de l'organisation.

La durée de conservation du rapport dans les archives d'une entité commerciale est de 5 ans.

Délais de remise d'un rapport sur l'effectif moyen en 2019

Le jour auquel une entité commerciale est tenue de fournir aux autorités de régulation un rapport sur l'effectif moyen dépend du fonctionnement de l'entité elle-même :

• Les entrepreneurs individuels et les entreprises en activité depuis longtemps sont tenus de soumettre un rapport avant le 20 janvier de l'année qui suit l'année du rapport. Si ce jour tombe un week-end ou un jour férié, le délai est alors avancé au premier jour ouvrable. En 2019, le 20 janvier est un dimanche, le rapport devra donc être soumis avant le 21 janvier 2019.
• L'effectif moyen des organisations nouvellement créées doit être communiqué au plus tard le 20 du mois suivant celui de la création de l'entreprise. La deuxième fois, vous devrez envoyer le rapport dans les délais, à la fin de l'année civile. Ainsi, pour une SARL nouvellement créée, deux dates ont été déterminées auxquelles un rapport devra être déposé au cours de la première année de son existence.
• Si un entrepreneur individuel ou une entreprise est fermé, le rapport final doit être soumis le jour où l'entité commerciale est radiée du registre d'État.

Où les rapports sont-ils soumis ?

La loi stipule qu'une entreprise doit soumettre un rapport sur l'effectif moyen au Service fédéral des impôts situé sur son site. Si une entreprise possède des succursales ou des divisions distinctes, toutes les informations sont compilées dans un seul rapport, soumis par la société mère.

Les entrepreneurs individuels qui ont des salariés doivent envoyer un rapport à l'adresse de leur inscription ou de leur résidence réelle.

Attention: si un entrepreneur individuel est enregistré dans un sujet et exerce des activités dans un autre, il doit toujours soumettre un rapport d'effectif au Service fédéral des impôts à son adresse enregistrée.

Modalités de soumission des informations

Ce formulaire peut être soumis aussi bien sous forme papier qu'électronique ; il existe plusieurs manières de le soumettre :

• Vous pouvez soumettre le rapport complété sur papier personnellement à l'inspecteur ou par l'intermédiaire d'un représentant autorisé muni d'une procuration. Le formulaire doit être établi en deux exemplaires, l'un restera au Service fédéral des impôts et le second avec accusé de réception sera renvoyé à l'entité commerciale ;
• Envoi par courrier sous enveloppe en lettre recommandée ;
• Via Internet, en utilisant les services EDI. Dans ce cas, le fichier lui-même doit être signé avec une signature qualifiée.

Attention: dans certaines régions, lors de la soumission d'un rapport sur papier, vous devez également fournir un fichier sur une clé USB ou un autre support. Avant de vous rendre dans une agence gouvernementale, il est recommandé d'appeler et de clarifier ce besoin.

Téléchargez le formulaire et l'exemple de remplissage du formulaire UND 1110018

Des dossiers:

Comment remplir un rapport sur le formulaire KND 1110018

Le formulaire KND 1110018 n’est pas très difficile à remplir. Mais avant de faire cela, vous devez déterminer la valeur du nombre moyen selon la liste.

En haut du formulaire se trouvent les codes TIN et KPP, et à côté se trouve le numéro de feuille. Ce sera toujours 001. Il faut rappeler que si le formulaire est rempli par une entreprise, il comportera deux cellules vides dans le champ TIN qu'il suffira de rayer. Si le rapport est préparé par un entrepreneur individuel, il ne comportera pas de code de point de contrôle, qui est également complètement barré.

À l'étape suivante, le Service fédéral des impôts saisit le document dans lequel le formulaire est envoyé - cela doit d'abord être fait en lettres, puis le code doit être saisi en chiffres.

L'étape suivante consiste à saisir la date à partir de laquelle les informations sont fournies :

1. Dans le cas où un rapport annuel prévu est établi, le 1er janvier de l'année en cours est inscrit ici.
2. Si le rapport est soumis en raison de la création d'une entité commerciale ou de sa fermeture, vous devez alors indiquer ici le 1er jour du mois suivant le mois de cet événement.

Sur la ligne suivante se trouve un champ dans lequel vous devez saisir le numéro. Il est rempli de gauche à droite ; si des cellules restent vides, elles doivent être barrées.

La partie inférieure du rapport est divisée en deux parties ; l'entité commerciale ne doit remplir que la colonne de gauche.

Le remplissage dépend de la personne qui fournit le formulaire complété :

• Le directeur inscrit lui-même son nom complet, la date de remise du document et le vise de sa signature personnelle ;
• L'entrepreneur doit indiquer la date de livraison et l'apposer d'une signature ;
• Si le rapport est soumis par procuration, vous devez indiquer le nom complet du mandataire ou le nom de la société. La date de livraison est également indiquée et le tout est signé. Dans la colonne du bas, vous devez saisir des informations sur la procuration signée. Le formulaire de procuration lui-même est joint au formulaire en pièce jointe.

Comment calculer le nombre moyen d'employés

De tels calculs dans une entreprise sont généralement effectués par un comptable ou un responsable du personnel.

Cet indicateur étant d’une grande importance pour les activités de l’organisation, son calcul doit être abordé en toute responsabilité, car une grande précision de sa détermination doit être maintenue.

En effet, sur la base des résultats obtenus, la possibilité de recourir à un régime fiscal préférentiel peut être déterminée pour l'entreprise. En outre, l'autorité de contrôle a le droit de vérifier à tout moment l'exactitude du calcul.

Les données permettant de calculer l'indicateur sont sélectionnées à partir des documents de saisie des temps, des arrêtés d'embauche, de licenciement des salariés et autres formulaires similaires.

La plupart des programmes informatiques comptables calculent l'indicateur automatiquement, sur la base des données qui y sont saisies. Mais même dans ce cas, il est recommandé de revérifier le calcul, ainsi que les sources d'information.

Le salarié doit comprendre le processus de calcul de l'indicateur afin de le vérifier à tout moment.

Étape 1. Calcul du nombre d'employés chaque jour du mois

À cette étape, vous devez déterminer le nombre d'employés qui avaient des contrats de travail valides avec l'entité commerciale chaque jour du mois. Ce nombre inclut nécessairement les salariés qui sont malades ce jour-là, sont en vacances ou partent en déplacement professionnel.

Les personnes suivantes sont également exclues du calcul :

• S'ils travaillent à temps partiel (ils sont comptabilisés sur leur lieu de travail principal) ;
• Effectuer des travaux sur ;
• Les salariées en congé de maternité ou qui s'occupent d'enfants de moins de 3 ans ;
• Employés qui travaillent moins d'heures. Dans le même temps, si cette condition est établie en raison de restrictions légales, il est alors nécessaire d'en tenir compte.

Les week-ends et jours fériés du mois, il est nécessaire d'embaucher le même nombre de travailleurs que le jour ouvrable précédent. Plusieurs nuances en ressortent : si un employé démissionne vendredi, il sera toujours inclus dans le calcul des effectifs samedi et dimanche.

Attention: si l'entreprise n'a pas un seul salarié embauché, mais a un directeur nommé (même s'il ne perçoit pas de salaire et qu'aucune retenue n'est effectuée), le nombre de 1 personne est indiqué pour chaque jour du mois.

Étape 2. Détermination du nombre mensuel moyen de travailleurs à temps plein

A cette étape, le nombre d'employés chaque jour du mois qui travaillent toute la journée de travail est déterminé. Ce nombre est ensuite divisé par le nombre de jours calendaires du mois de calcul.

SSCHpol=(NUMBER1+NUMBER2+…+NUMBER31)/DAYSmois, où

SSChpo l est le nombre moyen de travailleurs à temps plein par mois ;

NUM1, NUM2, NUM3- il s'agit du nombre de salariés à temps plein pour chaque jour calendaire du mois ;

JOURSmois- le nombre de jours calendaires dans le mois de calcul.

L'indicateur obtenu doit être arrondi selon des règles mathématiques à la centième place.

Exemple de calcul. Il y a 31 jours calendaires en juillet 2017. Du 1er au 14, l'entreprise employait 38 personnes, du 15 au 22 - 37 personnes, du 23 au 31 - 41 personnes. Déterminons le nombre.

Le nombre moyen d'employés à temps plein est de :

(14x38+8x37+9x41)/31 = 38,61 personnes.

Étape 3. Détermination du nombre moyen mensuel de travailleurs à temps partiel

Pour calculer cet indicateur, vous devez déterminer le nombre total d'heures travaillées par les salariés à temps partiel au cours du mois. Si l'un d'entre eux a eu une période de vacances ou de maladie dans le mois de calcul, alors le nombre d'heures de ces jours est fixé en fonction du jour ouvrable précédent.

Une fois le nombre d’heures déterminé, l’effectif est directement calculé. Pour le calculer, il faut diviser la somme des heures travaillées par le produit du nombre de jours ouvrables dans un mois et de la durée normale de travail pour une journée complète de travail.

SSHheure= HEURE/NORDn*NORheure, où

SSHheure- nombre moyen de travailleurs à temps partiel par mois,

HEURE- le nombre d'heures travaillées par les salariés à temps partiel au total,

NORDDN- nombre de jours ouvrables dans un mois

NORheure- des horaires de travail standards fixes. Si une entreprise travaille sur une semaine de 40 heures, alors sa valeur est de 8 heures ; avec une semaine de 32 heures, elle est de 7,2 heures.

Le résultat doit également être arrondi au centième le plus proche.

Exemple de calcul. En juillet, les travailleurs à temps partiel ont travaillé au total 242 heures. L'entreprise fonctionne selon une semaine de travail de 40 heures, avec 22 jours ouvrables en juillet.

Calcul du nombre : 242/(8*22)=1,38 personnes.

Étape 4. Détermination du nombre mensuel moyen de tous les employés

Cet indicateur est obtenu en additionnant le nombre d'employés à temps plein et à temps partiel précédemment obtenu.

La formule suivante est utilisée pour le calcul :

SSChmes=SSChpol+SSChh, où

SSChmes- nombre total moyen par mois ;

SSCHpol- nombre mensuel d'employés à temps plein ;

RSCHheure- nombre mensuel de salariés travaillant à temps partiel.

Le résultat final doit être arrondi à un nombre entier selon les exigences mathématiques. Cela signifie qu’un total inférieur à 0,5 est rejeté et qu’un total supérieur à cette valeur est arrondi à 1.

Exemple de calcul. A l'aide des valeurs obtenues précédemment, on trouve le numéro du mois :

38,61+1,38=39,99

Cette valeur doit être arrondie à 40.

Étape 5. Calcul du nombre moyen annuel d'employés

Pour déterminer cet indicateur pour l'année, vous devez prendre les valeurs calculées de l'effectif moyen pour les périodes mensuelles. Lors du calcul de cet indicateur, il est nécessaire d'additionner toutes les valeurs mensuelles de l'effectif moyen et de diviser le résultat obtenu par le nombre de mois - par 12.

SSChg=(SSChya+SSChf+…+SSChd)/12, où

SSChg- indicateur de l'effectif moyen pour l'année sous revue.

SSChya, SSChf, etc. – effectif moyen pour janvier, février, mars, etc.

L'indicateur d'effectif moyen ne doit pas inclure de nombres fractionnaires. Par conséquent, selon les règles mathématiques, il doit être arrondi après calcul.

La législation prévoit les modalités de détermination de l'effectif moyen des entreprises enregistrées au cours de l'année en cours.

Attention: La particularité de cette méthode suppose que pour le calcul il est nécessaire de résumer les indicateurs de l'effectif moyen uniquement à partir du moment de l'ouverture de l'entreprise. Cependant, le dénominateur de la formule doit encore inclure le nombre de mois – 12. Cette valeur n’est pas ajustée en tenant compte de la période d’activité de l’organisation.

L'indicateur d'effectif moyen est également utilisé dans le reporting intermédiaire, qui est présenté sur un trimestre, un semestre et 9 mois. Pour déterminer ces valeurs, la formule discutée ci-dessus peut être utilisée.

Seules les données sont prises pour le nombre de mois requis, et au dénominateur il est nécessaire de fixer un chiffre correspondant à chaque période de calcul. Par exemple, pour un effectif trimestriel - 3, semestriel - 6, 9 mois - 9.

Pénalité pour défaut de soumission d'informations sur le nombre moyen d'employés

La responsabilité d'une entité économique en cas de soumission tardive de rapports contenant des informations sur l'effectif moyen, ainsi que en cas de non-présentation de ce formulaire, est établie par le Code des impôts de la Fédération de Russie.

Le montant réglementaire des sanctions qui peuvent être imposées à une entité commerciale pour violation de la loi et défaut de présentation de rapport est fixé à deux cents roubles.

La loi prévoit que ces sanctions peuvent s'appliquer à l'employé responsable chargé des fonctions d'établissement et d'envoi des rapports sur le nombre moyen d'employés au Service fédéral des impôts. L'amende qui lui est imposée peut varier de 300 à 500 roubles.

N'oubliez pas qu'il y a aussi un point : si une entité est tenue responsable du non-respect des délais ou de l'omission de soumettre un rapport sur l'effectif moyen, alors l'obligation de le soumettre lui reste toujours.

Important: En cas d'infractions répétées, la réglementation prévoit un doublement des sanctions.

Un rapport sur le nombre moyen d'employés est soumis par toutes les organisations et entrepreneurs individuels qui ont agi en tant qu'employeurs au cours de l'année civile. Peu importe que des activités financières et économiques aient été exercées. Dans les calculs, le comptable doit s'appuyer sur l'arrêté Rosstat n° 428 du 28 octobre 2013.

Les informations sur le nombre moyen d'employés sont soumises par :

• organismes opérationnels sur la base des résultats de l'année civile - au plus tard le 20 janvier;
• les nouvelles organisations pour la première fois - au plus tard le 20e jour du mois suivant celui au cours duquel l'organisation a été créée, et la deuxième fois - à la fin de l'année au plus tard le 20 janvier ;
• lors de la liquidation d'une entreprise ou d'un entrepreneur individuel - au plus tard à la date officielle de liquidation de l'organisation ou de fermeture de l'entrepreneur individuel.

Comptons les têtes

Le numéro de paie moyen est basé sur le numéro de paie. Cette synthèse des données montre la composition complète des salariés, y compris ceux qui sont en arrêt maladie, en vacances ou en déplacement professionnel. La masse salariale ne comprend pas uniquement les salariées en congé de maternité, en congé de maternité et en congé d'éducation sans solde.

L'effectif est toujours établi pour une date précise : le premier ou le dernier jour du mois. Les week-ends et jours fériés sont comptés selon le jour ouvrable précédent.

Je cherche la moyenne

Le nombre moyen d'employés est le nombre total d'employés d'une entreprise pendant une certaine période. Cette période peut être d'un an, d'un trimestre, d'un semestre ou d'un mois.

Lors du calcul de l'effectif moyen, il ne faut pas oublier que les exigences de Rosstat et de l'inspection des impôts pour le rapport SSC diffèrent des exigences de la Caisse de pension et de la Caisse d'assurance sociale. Dans le premier cas, les informations n'incluent pas les travailleurs externes à temps partiel et ceux qui travaillent sous contrat ou contrat civil. Les travailleurs internes à temps partiel ne sont comptés qu'une seule fois - au lieu principal. Les informations sur le nombre moyen d'employés soumises à la Caisse de pension et à la Caisse d'assurance sociale incluent ces deux catégories de travailleurs. Dans ce cas, les travailleurs à temps partiel prennent en compte à la fois la charge de travail principale et supplémentaire.

Calcul pour les jours ouvrables complets

Nous examinerons étape par étape comment calculer le nombre moyen d'employés d'une entreprise. Commencez par le nombre d’employés travaillant des journées complètes. Nous résumons les données du mois et divisons le montant obtenu par le nombre de jours calendaires (!) du mois. Autrement dit, en janvier, nous divisons par 31, en février - par 28 (29) et ainsi de suite, quel que soit le nombre de jours fériés/week-ends/jours ouvrables.

Un exemple de calcul du nombre moyen d'employés : l'organisation emploie 47 personnes, en juillet 29 d'entre elles ont travaillé 31 jours, 15 personnes ont travaillé 20 jours, 3 personnes n'ont travaillé que les 4 derniers jours.

La moyenne ressemblera à ceci : (29 * 31) + (15 * 20) + (3 * 4) = 1211 / 31 = 39,06

Calcul des jours de travail à temps partiel

Dans un deuxième temps, il est nécessaire d'obtenir des données sur les salariés qui travaillaient à temps partiel ou selon un horaire posté. L'effectif moyen de ces catégories est déterminé par rapport à l'horaire généralement accepté dans l'entreprise et à la durée standard de la journée. Par exemple, pour une semaine de travail de 40 heures, ce sera égal à 8 heures, pour une semaine de 48 heures, ce sera 9,6.

La formule de calcul ressemble à ceci : nous divisons le nombre d'heures travaillées par une personne par mois par la durée standard de la journée de travail et divisons par le nombre de jours ouvrables (!) dans le mois.

Exemple : une organisation a embauché deux employés pour effectuer un certain nombre de tâches pendant une journée de travail de 4 heures. En avril, l'un a travaillé 12 jours, l'autre 18. Le nombre moyen de salariés à temps partiel pour le mois de référence était de 0,7 :

• premier - 48/8/21 = 0,28 ;
• seconde - 72/8/21 = 0,42 ;
• total - 0,28 + 0,42 = 0,7.

Résumer les résultats de l'année

Pour obtenir l'effectif moyen annuel, additionnez les résultats mensuels de l'ensemble des salariés (temps plein et temps partiel). Le nombre obtenu doit être divisé par 12 mois.

Les informations sur le nombre moyen d'employés dans l'un des départements sont soumises sous forme de nombre entier. Rosstat ne réglemente pas la manière d'arrondir les résultats des calculs. Le plus souvent, dans la pratique, l'arrondi mathématique est utilisé : un nombre jusqu'à 0,5 est arrondi à zéro, au-delà de 0,5 - à un.

La question se pose souvent : que faire s'il y a une personne dans l'effectif d'un entrepreneur individuel, qu'elle a travaillé moins d'un mois complet et que le SCH est de 0,33 ? Dans ce cas, faites une exception et mettez une unité dans le rapport.

N'oubliez pas que seul le nombre final est arrondi. Si vous souhaitez obtenir un résumé des données de l'année, il n'est pas nécessaire de modifier les résultats trimestriellement ou mensuellement. Il en va de même si vous souhaitez établir un rapport mensuel : il ne faut pas additionner les chiffres de chaque salarié. Arrondissez toujours le total.