Serviciul de personal al întreprinderii: munca de birou, fluxul de documente și cadrul de reglementare Gusyatnikova Daria Efimovna

2.1.2. Personal și personal

personal- acesta este documentul principal care este utilizat pentru a oficializa structura, personalul și personalul organizației în conformitate cu cartea (regulamentul). Lista de personal conține o listă a unităților structurale, posturilor, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și statul de plată lunar. Acest document conferă conducerii dreptul de a angaja organizația și diviziile sale structurale cu angajați. De asemenea, pe baza tabelului de personal, departamentul de personal efectuează selecția angajaților pentru posturile vacante, formează o rezervă pentru promovare și organizează pregătire avansată a personalului.

Codul Muncii al Federației Ruse nu necesită prezența obligatorie a unui tablou de personal în fiecare organizație, cu toate acestea, rezoluția Goskomstat al Rusiei nr. 1 prevede că forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea forței de muncă și plata acesteia, inclusiv formularul T-3 (Personal), se aplică organizațiilor de toate formele de proprietate.

Prin decretul nr. 1 al Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei, au fost aduse modificări minore formularului T-3. De altfel, semnăturile vizelor de aprobare de la sfârșitul formularului s-au schimbat. Lista de personal este semnată acum de șeful serviciului de personal și de contabilul șef. Tabloul de personal se aprobă prin ordin (comandă) șeful organizației sau o persoană autorizată de acesta, autoritatea de aprobare a acestui document trebuie stabilită în scris. Într-o astfel de comandă, spre deosebire de forma standard de comandă pentru activitatea principală, nu există nicio parte determinantă, iar ordinul poate începe imediat cu cuvintele „COMAND”, deoarece nu sunt necesare explicații suplimentare pentru a pune în aplicare tabelul de personal. . Deși puteți preciza motivele (dacă există) pentru care are loc aprobarea noii încadrari.

Lista personalului este o sursă pentru stabilirea denumirilor posturilor, specialităților, profesiilor, care sunt reflectate în contractele de muncă și în alte documente privind personalul (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Conform Directorului de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 nr. 37, pregătirea tabloului de personal este responsabilitatea economistului muncii, care, de regulă, face parte din departamentul de organizare și remunerare. Deoarece o astfel de unitate nu este creată în fiecare organizație, dezvoltarea tabelului de personal este cel mai adesea încredințată departamentului de personal, sau departamentului de planificare și economie, sau unui grup de specialiști, sau chiar departamentului de contabilitate. Adică, conducerea companiei decide independent cine este responsabil pentru această muncă.

Dacă șeful organizației impune această obligație unui angajat pentru care nu este prevăzută în contractul de muncă și (sau) fișa postului, atunci o astfel de persoană este numită printr-un ordin pentru activitatea principală. Lucrările de întocmire a acestui document sunt coordonate de adjunctul șefului organizației pentru managementul personalului sau de un alt funcționar desemnat prin ordin al șefului organizației.

În organizațiile cu o putere mare oficială și numerică, este recomandabil să se elaboreze și să se aprobe tabelul de personal al unei unități structurale separate.

Tabelul de personal are cod conform OKUD 0301017, se realizează de regulă în valoare de 3 exemplare (plus exemplare în funcție de numărul de persoane interesate, departamente), formatul formularului A4, perioada de păstrare a acestuia la locul de elaborare și aprobarea este permanenta, in alte organizatii - 3 ani.

Formularul poate fi completat atât manual, cât și cu ajutorul tehnologiei mașinii (imprimare, calcul etc.), însă cu copierea obligatorie a informațiilor pe hârtie. Cu metoda manuală de umplere, toate înscrierile trebuie făcute cu cerneală sau cu un pix clar și clar, fără pete și ștersături. Partea principală a tabelului de personal este un tabel:

Numele diviziunilor structurale, de regulă, sunt indicate în ordine alfabetică. De asemenea, puteți proceda din personalul unității (în ordine descrescătoare). Ca principiu de amplasare, este permisă și utilizarea gradului de importanță funcțională a departamentelor (de exemplu, mai întâi direcția, apoi departamentele de producție, urmate de cele administrative și tehnice). Numele sunt indicate fără abrevieri, la singularul cazului nominativ.

Codificarea diviziunilor structurale este necesară pentru formarea raportării consolidate. În prezent, sistemul de codificare a diviziunii este obligatoriu doar în organele de stat. În ceea ce privește organizațiile neguvernamentale, se introduce dacă acestea includ un număr mare de unități structurale, iar pentru gestionarea personalului se folosesc sisteme automatizate.

Coloana 3 a tabelului conține denumirile profesiilor (posturilor), care pot fi diferențiate pe specialități și calificări. În legislația muncii, termenii „profesie” și „post” sunt folosiți pentru a desemna tipul de activitate de muncă a unui salariat, doar primul termen este pentru o astfel de categorie de personal precum muncitorii, iar al doilea este pentru salariați.

Angajatii- acesta este un grup social de lucrători angajați în principal în muncă mentală (non-fizică), de regulă, care desfășoară conducerea, luarea și dezvoltarea deciziilor manageriale și pregătirea informațiilor. La randul lui, muncitorii numit grup social de lucrători angajați în principal în muncă fizică. Munca acestei categorii de muncitori, de regulă, constă în crearea bogăției materiale, precum și în sprijinul tehnic și de producție al organizației.

Denumirea profesiei este preluată din Regimul unificat de tarifare și calificare a lucrărilor și ocupațiilor muncitorilor (ETKS) al numărului (secțiunea) corespunzătoare. Această procedură este determinată de art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, care stabilește că „Dacă, în conformitate cu legile federale, acordarea de beneficii sau restricții este asociată cu prestarea muncii în anumite funcții, specialități sau profesii, atunci numele acestor posturi, specialitățile sau profesiile și cerințele de calificare pentru acestea trebuie să corespundă denumirilor și cerințelor indicate în manualele de calificare...”. Cerințele de calificare pentru profesii tocmai sunt stabilite de ETCS. În prezent, problemele ETKS sunt revizuite în mod activ, iar problemele legate de definirea denumirilor profesiilor lucrătorilor ar trebui rezolvate în viitorul apropiat.

Situația este diferită cu titlurile de post. Până în prezent, directorul de calificare la nivel de industrie deja menționat pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați este utilizat în activitatea serviciilor de personal. În plus, cerințele de calificare pentru titlurile de post ale industriilor individuale sunt cuprinse în diferite colecții.

Marea majoritate a colecțiilor sunt concentrate pe sectorul public. În sfera comercială, pentru a stabili denumirea corectă a postului, puteți utiliza Clasificatorul integral rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al categoriilor de salarii (OKPDTR). Reamintim că OKPDTR ar trebui folosit doar pentru stabilirea denumirii funcției, și nu a profesiei, deoarece nu reflectă încă numele profesiilor lucrătorilor în conformitate cu noul ETKS.

Recent, organizațiile, în special cele cu capital străin, precum și companiile pasionate de noile stiluri de management, folosesc titluri de muncă străine. Cele mai multe dintre ele pot fi găsite în analogii legislației muncii din Rusia; dar sunt cei a căror listă de atribuţii depăşeşte limitele posturilor existente. De exemplu, comercianți, logistică, supraveghetori etc.

Codul Muncii al Federației Ruse a rezolvat parțial această problemă. Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește definitiv și fără echivoc că numele postului, specialității, profesiei este stabilit în conformitate cu lista personalului. În consecință, în tabelul de personal pot fi incluse și noi titluri de post, de exemplu, dacă organizația introduce noi metode de structurare și gestionare a personalului. Cu toate acestea, este de dorit să se îndeplinească două condiții:

Verificați dacă carnetul de calificare (caracteristicile) postului care se introduce nu conține atribuții similare atribuțiilor pentru posturile pentru care legislația prevede pensii și alte beneficii;

Nu vă lăsați duși de nume noi, deoarece majoritatea aparțin argoului profesional (jargonul) și chiar și în țările în care se folosesc împrumuturi, ele sunt folosite numai în vorbirea colocvială (de exemplu, „headhunter” - „specialist în găsirea de lideri”. ").

Este mai bine să aflați de la inițiatorii introducerii de noi poziții, dacă există numele lor complete și acceptate oficial. Într-adevăr, atunci când părăsește o organizație, un angajat pleacă adesea cu o astfel de înscriere în cartea de muncă, ceea ce poate fi de neînțeles nu numai noului angajator, ci și organismelor care procesează pensiile.

În lista personalului, denumirile profesiilor (posturilor) sunt indicate ca parte a unităților structurale. Aceștia sunt înscriși în ordinea vechimii, începând cu cel mai înalt nivel și terminând cu nivelul junior: șef, șef adjunct, specialist, director tehnic etc. În tabelul de personal este permisă indicarea dublelor titluri de post separate prin „- ”, în timp ce salariul de oficial se stabilește în funcție de primele poziții în dublu titlu.

În cazul în care organizația are angajați care nu fac parte din nicio unitate structurală, atunci aceștia sunt înregistrați ca „alt personal”.

Numele este indicat integral, la singularul cazului nominativ. Abrevieri „șef”, „deputat”, „început” nepermis.

Numărul de unități de personal (coloana 4) este indicat în unități pentru fiecare post sau profesie. Posturile pentru care se prevede întreținerea unei unități de personal incomplete sunt indicate în cotele corespunzătoare (0,2; 0,4 etc.).

În coloana 5 se indică salariile (tarifele) stabilite pentru prestarea muncii în conformitate cu profesiile (funcțiile) enumerate în coloana 3. Potrivit art. 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, un salariu (rata tarifară) este o sumă fixă ​​a remunerației pentru un angajat pentru îndeplinirea unui standard de muncă (atribuții de muncă) de o anumită complexitate (calificare) pe unitatea de timp.

Salariile (tarifele) în conformitate cu art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse sunt stabilite:

Angajații organizațiilor finanțate de la buget - prin legi relevante și alte acte normative de reglementare;

Angajații organizațiilor cu finanțare mixtă (finanțare bugetară și venituri din activitatea de antreprenoriat) - legi, alte acte normative de reglementare, contracte colective, acorduri, reglementări locale ale organizațiilor;

Angajații altor organizații - contracte colective, acorduri, reglementări locale ale organizațiilor, contracte de muncă.

Tariful este un element al sistemului tarifar (adică un set de standarde prin care se diferențiază salariile lucrătorilor din diferite categorii). Când remunerația se bazează pe sistemul tarifar, mărimea cotei (salariului) tarifară din categoria 1 a grilei tarifare unificate nu poate fi mai mică decât salariul minim.

Sistemul de salarizare tarifară include : tarife (salarii), barem tarifar, coeficienți tarifari . Complexitatea lucrărilor efectuate este determinată pe baza facturării acestora.

Facturarea muncii și repartizarea categoriilor de salariu angajaților se efectuează ținând cont de Tariful Unificat și Repertoriul de Calificări al Lucrărilor și Profesiilor Muncitorilor, Ghidul de calificare a funcțiilor de manageri, specialiști și angajați.

Sistemul tarifar de remunerare a angajaților organizațiilor finanțate din bugetele tuturor nivelurilor este stabilit pe baza unei grile tarifare unificate de remunerare a angajaților din sectorul public, aprobată în modul stabilit de legea federală și care constituie o garanție pentru salarizarea salariatilor din sectorul public. Sistemul tarifar de remunerare a forței de muncă a angajaților altor organizații poate fi determinat prin convenții colective, acorduri, ținând cont de cărțile de referință unificate de tarifare și calificare și garanțiile de stat pentru remunerare.

În ceea ce privește indemnizațiile (coloanele 6–8), acestea ar trebui să fie prevăzute și de sistemul de salarizare. Tipurile și sumele alocațiilor sunt indicate în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, legile federale, contractele colective și reglementările locale. După cum este definit de art. 144 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul are dreptul de a stabili diferite sisteme de bonusuri, plăți de stimulente și indemnizații, ținând cont de opinia organului reprezentativ al angajaților. Aceste sisteme pot fi, de asemenea, stabilite printr-un contract colectiv.

Procedura și condițiile de aplicare a plăților de stimulente și compensații(taxe suplimentare, indemnizații, bonusuri etc.)

În organizațiile finanțate de la bugetul federal, acestea sunt înființate de Guvernul Federației Ruse;

În organizațiile finanțate din bugetul unei entități constitutive a Federației Ruse - de autoritățile de stat ale entității constitutive corespunzătoare a Federației Ruse;

În organizațiile finanțate de la bugetul local - de autoritățile locale.

Bonusurile pot fi legate de salarii suplimentare sau de stimulente, cu atingerea oricăror indicatori pentru anumite perioade de timp, sau cu alți factori.

Coloana 9 determină fondul de salariu lunar pentru fiecare angajat. Potrivit art. 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, salariile sunt înțelese ca remunerație pentru muncă în funcție de calificările angajatului, de complexitatea, cantitatea, calitatea și condițiile muncii prestate, precum și de compensații și plăți de stimulente.

Conform orientărilor pentru aplicarea regulilor de procesare a documentelor primare, aprobate prin rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică, în tabelul de personal, salariile pot fi acum indicate nu numai în ruble, ci și folosind valori auxiliare (procente, coeficienți etc.).

Coloana „Notă” este menită să facă modificări operaționale sau să reflecte caracteristici pentru un anumit titlu de post. Adesea, această coloană este folosită pentru a indica numele și inițialele angajaților individuali care dețin funcții de conducere.

După completarea tuturor coloanelor părții principale a tabelului, rândul „Total” indică sumele totale pentru coloanele 4–9. Conform indicatorilor finali din coloanele a 3-a și a 9-a, se întocmește un ordin (ordin) de aprobare a statului cu un anumit număr de unități de personal și un anumit fond de salarii lunar. Ordinul (instrucțiunea) este aprobat de șeful organizației sau de o persoană autorizată de acesta. Numărul și data comenzii sunt reflectate în titlul tabelului de personal.

Dacă s-au făcut erori la completarea formularului, atunci acestea pot fi corectate numai conform regulilor stabilite, adică prin tăierea înscrisurilor greșite și punându-le pe cele corecte peste ele. Totodată, corecturile trebuie convenite cu toate persoanele care au semnat documentul și confirmate prin semnăturile acestora indicând data la care au fost efectuate corecturile.

La întocmirea tabelului de personal, acordați atenție faptului că toate detaliile prevăzute în formularul unificat sunt completate în document. Doar în acest caz va fi considerat finalizat și poate fi acceptat spre aprobare. În special, nu uitați să completați detalii precum numele organizației și codul OKPO. Transcrierile semnăturii sunt, de asemenea, detalii obligatorii. Dacă există linii goale în formular, atunci acestea trebuie tăiate.

Alte formulare pot fi folosite pentru a dezvolta partea tabulară a tabelului de personal. De exemplu:

În acest caz, numele și codul subdiviziunii structurale sunt indicate nu în coloană, ci în linie - titlu.

Economiștii muncii sugerează, de asemenea, utilizarea acestui formular:

Dacă condițiile de remunerare în organizație sunt stabilite într-un anumit interval, atunci tabelul de personal prevede o „furcătură” de salarii. Pentru un grup de lucrători care sunt plătiți la bucată, tabelul de personal poate prevedea introducerea unei secțiuni speciale sau a unei coloane speciale. În acest caz, este indicat numărul total de angajați ai unui astfel de grup. Având în vedere acest lucru, forma de personal poate fi după cum urmează:

Într-o serie de organizații, în special în instituțiile de stat, se folosește o formă „reducere” a tabelului de personal, adică o formă care nu reflectă salariile oficiale și fondul de salarii. În acest caz, numărul total de posturi din tabloul de personal trebuie să corespundă numărului estimat de fonduri de salarii prevăzute în deviz.

La elaborarea tabelelor de personal se practica si indicarea numarului total de angajati. Poate fi atât general - pentru toate posturile (profesiile), cât și pentru fiecare unitate structurală. De exemplu:

Proiectul de personal este supus acordului cu șefii diviziilor structurale, precum și cu alte persoane legate de cel mai înalt nivel de conducere al organizației. Se realizează în funcție de numărul de persoane interesate și se păstrează timp de 3 ani de la aprobarea tabloului de personal.

Copii ale proiectului sunt trimise departamentelor, precum și părților interesate. La pregătirea unui proiect de tabel de personal, nu este necesară utilizarea formularului unificat Nr. T-3. Mai mult decât atât, dacă vorbim cu adevărat despre acord, și nu despre formularea formală a rezoluțiilor „Nu mă deranjează”, „Sunt de acord”, atunci cel mai bine este să pregătiți o astfel de formă a documentului care vă va permite să luați note cu sugestii. , comentarii etc.

Vizele de aprobare sunt aplicate pe ultima pagină. Dacă aprobatorii nu au comentarii, lista de personal este supusă aprobării. Dacă există modificări la anumite prevederi, atunci după detaliile principale ale vizei (poziția aprobatorului, semnătura acestuia, decodarea semnăturii (inițiale, prenume) și data), se indică.

Comentarii atașate

(Semnătura) S.I. Ivanov

20.01.2005

În acest caz, comentariile asupra proiectului (inclusiv opiniile divergente și completările) sunt întocmite pe o fișă separată. Ele pot apărea și pe spatele ultimei pagini a proiectului.

Comentariile șefilor diviziilor structurale, cu acordul funcționarului responsabil cu elaborarea tabloului de personal, sunt luate în considerare prin includerea lor în proiect. Observațiile cu care acest funcționar nu este de acord sau nu este de acord cu alte persoane care aprobă documentul sunt luate în considerare de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta la aprobarea tabloului de personal.

Dacă sunt aduse modificări semnificative proiectului în timpul procesului de aprobare, atunci acesta este supus aprobării din nou. Dacă proiectul include clarificări care nu îi schimbă esența, atunci nu este necesară reaprobarea în timpul revizuirii.

În procesul de pregătire a proiectului și de aprobare a tabelului de personal, sunt generate un număr mare de documente:

Ajutor;

Concluzii;

Note de birou.

Toate se ţin împreună cu proiecte timp de 3 ani după aprobarea tabloului de personal. În plus, dacă statutul (regulamentul) organizației prevede prezentarea unui proiect de tabel de personal pentru aprobare către fondatorii organizației, atunci corespondența cu aceștia (cu excepția proceselor-verbale ale reuniunilor fondatorilor) este supusă depozitare specială.

Tabelul de personal aprobat se trimite un exemplar:

către departamentul HR;

către departamentul principal de contabilitate;

Un exemplar este păstrat ca parte a documentației de management a organizației.

În unele companii, tabelul de personal este inclus în componența informațiilor comerciale și, prin urmare, este emis în doar două exemplare - unul pentru directorul general, unul pentru departamentul principal de contabilitate. Doar părțile (extrasele) referitoare la aceste unități sunt trimise la unitățile structurale, iar partea referitoare la posturile vacante este trimisă la departamentul de personal.

personal- un document cu valabilitate pe termen lung, cu toate acestea, dacă este necesar, se pot face modificări și completări la acesta. Modificările și completările se fac prin ordin al conducătorului organizației sau al unei persoane împuternicite de acesta.

Există două moduri de a face modificări la tabelul de personal.

1. Puteți schimba personalul în sine. Noul tablou de personal pentru următorul număr de înregistrare se aprobă prin ordin pentru activitatea principală.

2. De regulă, atunci când modificările aduse tabloului de personal nu sunt semnificative, acestea pot fi emise prin ordin pentru activitatea principală.

Dacă se fac modificări la tabelul de personal prin intermediul unui ordin, atunci antetul ordinului poate fi după cum urmează:

„Cu privire la efectuarea de modificări la tabelul de personal”;

„Cu privire la schimbarea tabloului de personal”;

„Cu privire la o schimbare parțială a personalului”.

Următoarele motive pot fi invocate ca temei pentru comandă:

Îmbunătățirea structurii organizatorice a companiei;

Desfășurarea de activități care vizează îmbunătățirea activităților unităților structurale individuale;

reorganizarea companiei;

Extinderea sau reducerea bazei de producție a companiei;

Schimbarea legislației;

Optimizarea muncii manageriale;

Planificarea si calculele economice ale departamentului HR, eliminarea dublarii functiilor etc.

Când sunt introduse noi posturi în tabelul actual de personal, cele vechi sunt excluse, numele postului este schimbat, sunt create noi departamente, atunci de multe ori aceste procese afectează personalul care lucrează deja și atunci este necesar să se facă modificări și ajustări personalului documentele angajaților, în funcție de ce modificări se introduc. Poate fi:

Redenumirea unei poziții

Schimbarea poziției;

Redenumirea unității structurale;

Atribuirea unor responsabilități suplimentare;

Modificări ale salariilor de bază (oficiale);

Introducerea de noi divizii;

Introducerea de noi postări (suplimentare);

Lichidarea unei unități structurale;

Reducerea locurilor de muncă.

În toate aceste cazuri, ofițerul de personal trebuie să facă diferit proceduri de prelucrare a documentelor de personal. Să luăm în considerare toate aceste opțiuni separat.

1. Redenumirea unui post are loc atunci când un salariat care lucrează în prezent și îndeplinește anumite atribuții nu modifică nimic care ar presupune modificarea funcției sale de muncă sau a programului obișnuit de lucru. Cu toate acestea, trebuie amintit că potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, numele postului, specialității, profesiei este o condiție esențială a contractului de muncă. Articolul 73 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că, din motive legate de o modificare a condițiilor de muncă organizatorice sau tehnologice, la inițiativa angajatorului, este permisă modificarea condițiilor esențiale ai contractului de muncă determinate de părți. O condiție prealabilă este ca, ca urmare a unor astfel de modificări, funcția de muncă a angajatului să rămână neschimbată. În plus, partea 2 a art. 73 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește, de asemenea, o procedură specială pentru astfel de modificări - angajatul trebuie avertizat în scris cu cel puțin 2 luni înainte de introducerea acestora.

Astfel, în cazul redenumirii unui post, pe lângă efectuarea modificărilor în tabloul de personal (prin emiterea unui ordin pentru activitatea principală), este necesară obținerea consimțământului scris al salariatului. În cazul în care salariatul nu este de acord, trebuie să acţioneze în modul prevăzut la art. 73 din Codul Muncii al Federației Ruse. După aceea, se fac ajustări corespunzătoare la cardul personal T-2 și cartea de muncă.

2. O schimbare a poziției unui angajat în tabloul de personal al unei unități structurale se efectuează în cazul unei modificări a sarcinilor, funcțiilor, domeniului de activitate efectuate de o unitate a organizației. În acest caz, se modifică termenii esențiali ai contractului de muncă (în special, funcția de muncă, drepturile și obligațiile salariatului, caracteristicile condițiilor de muncă, beneficii și compensații, regimul de muncă și odihnă, condițiile de remunerare) . Prin urmare, angajatul este avertizat și cu privire la modificările viitoare în scris în cel mult 2 luni.

3. În cazul în care denumirea unității structurale este indicată în contractul de muncă al salariatului, atunci redenumirea acesteia (schimbarea numelui, de exemplu, în locul „departamentului de marketing” - „departamentului de cercetare de marketing”), în lipsa unui modificarea funcției de muncă a angajatului sau a altor condiții esențiale de muncă, se efectuează după cum urmează, la fel ca o schimbare a numelui funcției angajatului (adică, atunci când se îndeplinesc cerințele articolului 73 din Codul Muncii al Federației Ruse).

4. Impunerea de sarcini suplimentare asupra salariatului prevede extinderea funcției de muncă a salariatului, prevăzută de contractul de muncă. În conținutul său, acest lucru este similar cu combinarea posturilor (profesiilor).

5. O modificare a salariilor de bază (oficiale) din tabelul de personal este efectuată în cazul unei modificări a sarcinilor, funcțiilor, domeniului de activitate efectuate de departamente și angajați individuali ai organizației. Când se schimbă salariile în personal? , trebuie să faceți modificări la următoarele documente ale angajaților:

Contract de muncă. Întrucât, potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, condițiile esențiale ale unui contract de muncă sunt condițiile de remunerare (inclusiv mărimea tarifului sau salariul oficial al unui angajat, plăți suplimentare, indemnizații și plăți de stimulare), apoi atunci când se schimbă rata de salarizare, este necesar să se întocmească modificări la contractul de muncă;

Cartea personală T-2 (secțiunea 3).

6. Bazele organizării (reorganizării) unei unități structurale sunt:

Decizia conducătorului organizației;

Proiect de structura si personalul unitatii cu lista categoriilor de salariati;

Proiect de regulament privind compartimentarea structurală;

Proiect de regulament privind salarizarea salariaților unității.

La determinarea categoriei unității create, se iau în considerare o serie de principii:

Serviciul este creat atunci când gama de sarcini de rezolvat nu poate fi îndeplinită integral în cadrul departamentului și dacă în structură există cel puțin două divizii independente, dintre care una nu este mai mică decât departamentul;

Departamentul, de regulă, este creat în structura serviciului și se caracterizează prin prezența a două arii de activitate clar definite, care nu se suprapun;

Posturile de șefi de departamente se introduc în conformitate cu structura care satisface principiile evidențiate mai sus;

Posturile de specialiști și personal de lucru sunt introduse atunci când apar noi scopuri, sarcini și funcții care nu pot fi îndeplinite de personalul existent sau cu o creștere semnificativă a volumului de muncă la acest loc de muncă.

7. Când este introdusă o nouă poziție (suplimentară), un set de documente este trimis la numele șefului organizației, inclusiv:

Un memoriu de la șeful unității cu motivația introducerii unui nou post (suplimentar) în personalul unității;

Structura unității actualizată;

Schiță de fișă a postului pentru un post nou introdus.

Postul de specialist de conducere și de angajați echivalenti acestuia se introduce dacă există două domenii de activitate independente, fiecare dintre ele realizată de un specialist, dacă există un domeniu de activitate pentru cel puțin doi specialiști;

Postul de specialist superior și de angajați echivalenti acestuia se introduce cu o creștere semnificativă a cerințelor de nivel de calificare impuse oricărui loc de muncă pe baza unei evaluări a afacerii sau a unei evaluări subiective a șefului unității;

Posturile de specialiști și personal de lucru sunt introduse atunci când apar noi scopuri, sarcini și funcții care nu pot fi îndeplinite de personalul existent, sau cu o creștere semnificativă a volumului de muncă la un anumit loc de muncă.

8. Decizia de lichidare a unei unități structurale este întocmită în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse printr-un ordin organizațional cu două luni înainte de intrarea în vigoare a acestei decizii, cu avertismentul către angajații acestei unități cu privire la concedierea din cauza reducerea personalului.

9. Decizia de reducere a postului se ia de conducerea organizatiei in cazul neconcordantei (duplicarii) functiilor, atributiilor, domeniului de activitate desfasurate cu reglementarile interne adoptate in organizatie. Decizia de reducere a funcției ocupate de un angajat al organizației este întocmită prin ordin al organizației, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, cu două luni înainte de intrarea în vigoare a acestei decizii, cu un avertisment către angajat cu privire la viitorul concediere din cauza reducerii personalului.

Concedierea salariatilor din cauza lichidarii unei unitati structurale, reducerea postului ocupat de un salariat, se efectueaza prin ordin de personal cu redactarea corespunzatoare. Aceste probleme sunt discutate mai detaliat în secțiunea „Despre reducerea personalului și a numărului”.

Forma de lucru a tabloului de personal, care conține inițialele și prenumele salariaților care dețin funcții prevăzute de tabloul de personal, se numește înlocuire de posturi sau personal. Alte denumiri ale acestui document pot fi, de asemenea, folosite în practică. Încadrarea nu are o formă unificată; pentru întocmirea acesteia se poate lua ca bază partea tabelară a tabelului de personal. Principala diferență dintre personalul și tabelul de personal este un document dinamic care se modifică în funcție de schimbările în curs (numerice și calitative) în personalul întreprinderii, organizației și nu necesită emiterea unui ordin pentru aprobarea acestuia.

Prioritizarea proceselor Sub influența stimulentelor și a sistemelor de performanță, comunitatea investițională supraestimează importanța rezultatelor și subestimează importanța procesului. După cum a observat Robert Rubin: Nu este că rezultatele nu contează. Cum

autor Boyko Elvira Viktorovna

5.2.3. Lista personalului organizațiilor Lista personalului este o colecție de informații despre unitățile de personal ale organizației. O poziție este o anumită poziție într-un anumit departament al unei organizații. Compoziția tabloului de personal (inclusiv numărul

Din cartea Angajarea. Totul despre gajurile bancare la persoana întâi autor Volkhin Nikolai

2.3.3. Raționalizarea resurselor și personalul Gestionarea resurselor în procesul de garanție se reduce la găsirea unui echilibru între o perioadă rezonabilă de timp pentru efectuarea operațiunilor și numărul minim rezonabil de angajați necesar pentru a le efectua. Soluție la această problemă

Din cartea Cerințe moderne pentru serviciul de personal (departament) autor Ponomareva Natalya G.

6.5. Tabelul de personal (Anexa 18) Tabelul de personal rezumă informații cu privire la numărul de angajați și salariile (se permite să nu se înscrie salariile în tabelul de personal, ci să se indice în ordinul de aprobare a tabloului de personal că salariile

Din cartea Hârtii. Întocmirea documentelor oficiale autorul Demin Yuri

Capitolul 7 Actele care definesc structura și componența companiei: structura organizatorică, calificarea și numărul de personal, personalul În cadrul acestui capitol, vom avea în vedere actele care determină structura și componența companiei. Documentele relevante sunt de obicei dezvoltate pe

Din cartea 1C: Gestionarea unei firme mici 8.2 de la zero. 100 de lecții pentru începători autor Gladkiy Alexey Anatolievici

LECȚIA 68 Fiecare întreprindere își elaborează propriul tablou de personal, întocmit ținând cont de tipul de activitate, specificul

Din cartea Serviciul de personal al întreprinderii: munca de birou, managementul documentelor și cadrul de reglementare autor Gusiatnikova Daria Efimovna

2.1.1. Structura și personalul Structura și personalul unei organizații, întreprindere este un document în care se fixează o listă a unităților structurale în ordinea importanței acestora pentru viața întreprinderii. Nu are o formă unificată,

Din cartea Faster, Better, Cheaper [Nine Methods of Business Process Reengineering] autorul Hammer Michael

Prioritizare Tu alegi de unde să începi transformarea procesului de afaceri. Există trei tipuri de procese: principale - în acest proces, se produce un produs sau serviciu pentru care cumpărătorul este de acord să plătească; auxiliar - acest proces

Din cartea Secretariat autor Petrova Iulia Alexandrovna

3.1.1. Staffing Staffingul este un act juridic care reglementează personalul organizației, componența posturilor și cuantumul remunerației. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de contabilitate primară

Din cartea Training. Manualul Trainerului de Thorne Kay

Gestionarea timpului și prioritizarea Ca orice profesionist, un antrenor trebuie să fie capabil să-și planifice și să-și prioritizeze munca. Este adesea foarte dificil să găsești timp pentru probleme administrative și de marketing. Elaborarea unui plan echilibrat

Din cartea The Perfect Sales Machine. 12 strategii dovedite de performanță a afacerii autorul Holmes Chet

Pasul 5: Prioritizează Dacă ai făcut exercițiul, revizuiește-ți planul pentru mâine și stabilește unde sunt sarcinile tale cele mai dificile. La seminarii, întâlnesc adesea oameni care îi pun la capătul listei, pentru că, de regulă, sunt cei mai laboriosi și

Din cartea A Strong Base: Leadership for Senior Executives autor Colriser George

Stabilirea priorităților de dezvoltare Indiferent de cât timp jucați rolul unei baze de încredere, abilitățile pot fi întotdeauna îmbunătățite și eficiența poate fi crescută prin crearea formei personale de încredere și îndrăzneală. Nu orice lider - o bază solidă combină ființa și acțiunea în același mod

Amplasarea luptătorilor pe câmpul de luptă Nu am vorbit încă despre două puncte atât de importante în activitatea personalului de vânzări, cum ar fi programul de schimb și distribuția vânzătorilor pe planul de tranzacționare.Pentru o muncă eficientă, personalul de vânzări trebuie să aibă un program de lucru convenabil - în pentru a

Din cartea Gamestorming. Jocuri pe care le joacă afacerile de Brown Sunny

Prioritizare forțată SCOPUL JOCULUI În procesul de prioritizare, grupul trebuie să ajungă la o listă comună de elemente. Clasamentul forțat îi obligă pe participanți să ia decizii dificile atunci când fiecare articol este clasat

Angajatorii ruși păstrează documentația legată de necesitatea sistematizării și înregistrării muncii angajaților. Un exemplu de astfel de document este tabelul de personal (de asemenea, în continuare - SR). Acest document este un act local al angajatorului. Aprobat de SHR prin ordin al angajatorului. Acest document trebuie să fie familiarizat cu fiecare angajat în momentul angajării. Pentru acest document, există o formă unificată stabilită normativ, dar nu este obligatorie. Tabelul de personal pentru SRL (exemplu 2017) poate fi descărcat din linkul de mai jos.

Conceptul de personal

Tabelul de personal este un document necesar pentru fiecare angajator, deoarece. ar trebui să conțină informații despre diviziunea existentă a muncii între lucrători.

Importanța tabloului de personal pentru angajator, în special, este evidențiată de funcția departamentală indicată în Scrisoarea Rostrud din 21 ianuarie 2014 N PG/13229-6-1.

Din scrisoarea menționată, în special, rezultă:

• SR este un act de reglementare local obligatoriu pentru angajator;
• nu există reguli statutare pentru întocmirea SR;
• pozitia din contractul de incheiat trebuie sa fie indicata in conformitate cu SR.

Anterior, printre formele obligatorii de documentație primară aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică, exista și un tablou de personal. Până în 2013, nu era permisă utilizarea unor forme independente de astfel de documente. Cu toate acestea, în prezent, obligația de a utiliza forma unificată adecvată pentru organizațiile comerciale și-a pierdut relevanța.

Până în prezent, aceste organizații au dreptul de a determina în mod independent ce formă a acestui document să aplice:

• unificat (formular nr. T-3);
• dezvoltat și aprobat independent.

Ca exemplu de document în cauză, vă sugerăm să descărcați tabelul de personal al unei organizații de construcții (o mostră din linkul de mai jos).

model de personal

Termenul, perioadele, cazurile de aprobare a tabloului de personal nu sunt stabilite prin lege. Prin urmare, decizia acestor aspecte este apanajul angajatorului.

Încadrarea este recunoscută ca act normativ local al angajatorului, care afectează direct activitatea sa de muncă. Prin urmare, există obligația de a familiariza angajații cu acest document împotriva semnării în timpul angajării înainte de semnarea unui contract de muncă.

Formarea tabelului de personal

Tabloul de personal, în special, ar trebui să includă:

• structura organizației care indică funcții, profesii și (sau) specialități, tipuri specifice de muncă;
• personal;
• salariile.

Contractele de munca cu salariatii se incheie in conformitate cu informatiile cuprinse in SR.

Pentru a reflecta corect un anumit tip de lucrare in SR va recomandam sa urmati Procedura, aprobata. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 N 20.

Programul în cauză este aprobat printr-un document administrativ, care este semnat de șeful organizației sau de o altă persoană cu autoritatea corespunzătoare.

Formularul unificat conține detalii care indică necesitatea semnării listei de personal de către șeful departamentului de personal și contabilul șef.

În absența posturilor relevante în organizație, ambele funcții sunt îndeplinite de șeful acesteia.

Tabelul de personal este un act normativ obligatoriu care nu conține numele angajaților organizației. Scopul acestui document este de a oferi o configurație de întreprindere bine definită.

Și anume:

• Compus.
• Numărul de angajați.
• Suma de bani cheltuită pentru plăți.

Documentul este local, adică. documentul intern al angajatorului. Lucrarea intră în vigoare după ce șeful întreprinderii semnează ordinul privind aprobarea tabloului de personal (SR). Controlul fiscal sau inspectoratul de muncă are dreptul de a solicita acest document. Absența acestuia reprezintă o încălcare a legislației privind protecția muncii.

Orice organizație încă de la începutul activității este obligată să aibă anumite reglementări. În plus, fiecare nou angajat trebuie să fie familiarizat cu documentele curente ale întreprinderii. Acest lucru trebuie făcut înainte de semnarea contractului de muncă.

Tabloul de personal (formular T-3) se formează la întreprindere fie de la începutul activității acesteia, fie de la începutul anului în curs. Șeful aprobă documentul prin ordinul corespunzător. Textul ordinului confirmă faptul că tabloul de personal a intrat în vigoare. După ce lucrarea a fost semnată de o persoană autorizată, aceasta este înregistrată în jurnalul corespunzător. Acest proces este însoțit de atribuirea unui număr de înregistrare comenzii. Perioada exactă de stocare a comenzii și orarul nu este reglementată.

Ordinul de modificare a tabloului de personal anulează documentul anterior pentru a se aproba ulterior unul nou.

Valabilitate - la discreția ordinului șefului: de la un an sau mai mult. Atunci când se schimbă structura întreprinderii, este mai oportun să faci modificări la SHR decât să aprobi unul nou. Angajatorul semnează un ordin de modificare a SR, în baza căruia se fac ajustările necesare. Dacă intenționați să extindeți personalul sau invers, a existat o reducere masivă, ar trebui să întocmiți un nou formular T-3.

Forma si continutul

Șeful are dreptul să elaboreze în mod independent un formular de document, ținând cont de activitățile întreprinderii și de nevoile acesteia. Formularele acceptate anterior din ianuarie 2013 nu sunt obligatorii. Majoritatea angajatorilor nu știu cum să întocmească un tabel de personal și, prin urmare, folosesc formularul unificat nr. T-3 ca formular. Este ușor de completat și conține toate datele necesare. Formularul T-3 și procedura de completare au fost aprobate prin Decretul nr. 1 al Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004. Acest document ar trebui să includă următoarele:

1. lista diviziilor structurale;
2. cod departament;
3. post, specialitate, clasificare;
4. numărul de unități de personal;
5. salariile oficiale;
6. indemnizații;
7. fond de salarii.

Responsabilitatea pentru completarea acestui formular este atribuită ofițerilor de personal. În unele cazuri, această sarcină este îndeplinită de un contabil sau de șeful întreprinderii. Pe baza documentului de personal de mai sus, angajatorul are dreptul de a dezvolta un aranjament de personal. Se desfășoară electronic în excel și vă permite să înregistrați date privind înlocuirea angajaților.

Reguli de umplere

Fără greșeală, documentul indică numele complet al organizației în conformitate cu documentele constitutive. De asemenea, pe lângă data întocmirii personalului, se indică data intrării în vigoare a acestuia și perioada de valabilitate. În colțul din dreapta sus este indicat numărul de unități de personal în ziua întocmirii documentului.

Prima coloană indică diviziunile structurale ale organizației, începând cu șeful (administrația). Mai departe, într-o interpretare liberă, fără a se abate de la conceptele general acceptate. Acest lucru se aplică organizațiilor comerciale. Pentru instituțiile de stat, diferența în completarea documentului este că acestea sunt obligate să respecte cerințele clasificatoarelor ruși și ale altor documente de reglementare. În viitor, acest lucru va permite lucrătorilor pensionari să folosească liber beneficiile la care au dreptul. Codul de subdiviziune facilitează gestionarea documentelor și este stabilit de fiecare organizație în mod independent.

În ceea ce privește pozițiile din SHR, numărul de oameni angajați în producție - aici fiecare organizație provine din nevoile personale și profitabilitatea întreprinderii.

În coloana „rata tarifară”, toți indicatorii sunt indicați în ruble. În cazul în care cuantumul salariului nu are o valoare exactă, se stabilesc limite posibile: de la și până la (15.000-20.000).

1. Premii.
2. Suplimentări.
3. Indemnizații compensatorii.

Valoarea alocației este indicată în ruble sau ca procent.

Coloana următoare rezumă cifrele tarifare anterioare și le înmulțește cu numărul de unități de personal. Cifra rezultată este fondul de salarii (ph) pentru luna.

Personalul unui antreprenor individual nu diferă de un document similar pentru un SRL sau orice altă organizație. Conform Codului Muncii al Federației Ruse, la încheierea unui contract de muncă, angajatorul este obligat să familiarizeze potențialul angajat cu „personalul”. Mulți antreprenori individuali nu se grăbesc să întocmească acest document de reglementare. Nerespectarea acestui lucru va duce la o amendă.

Potrivit art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative, valoarea amenzii pentru un funcționar variază în limita a 1.000 de ruble. - 5.000 de ruble. O astfel de încălcare a organizațiilor va costa între 30 și 50.000 de ruble.

Când și cum să faceți modificări

Pentru modificări minore, este suficientă o modificare a programului. Înainte de a efectua o modificare la scară largă a SR, angajatorul trebuie să notifice angajații cu două luni înainte de acțiunea viitoare. Astfel, data ordinului de introducere a modificărilor și data intrării în vigoare a modificărilor sunt diferite. Motivul ajustării este necesitatea:

• modificarea tarifului;
• reducerea personalului;
• redenumiți poziția
• schimba forma salariului.

Deoarece orice modificare afectează interesele angajaților, angajatorul aduce automat modificări la contractele de muncă. Puteți descărca un exemplu de comandă pentru schimbarea tabelului de personal aici.

Extrage

Potrivit art. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse, un angajat al oricărei organizații, precum și organismele de inspecție, pot solicita un extras din document printr-o cerere scrisă. Un extras din SR este întocmit în conformitate cu toate regulile și conține informații specifice. Dacă societatea-mamă are mai multe divizii, atunci după compilarea și aprobarea programului de personal, se generează un extras pentru acestea. Diferența dintre documentul principal și extrasul este că acesta din urmă este marcat cu cuvântul „extras” înaintea numelui și reproduce doar partea necesară a documentului.

Documentația de resurse umane ridică o mulțime de întrebări. Adesea, interesul se manifestă în legătură cu corectitudinea proiectării, pregătirea documentelor în cauză.

Ce este un tabel de personal?

Programul este necesar pentru a forma structura personalului din organizație și dimensiunea acestuia. La formare, se acordă atenție conformității documentului cu statutul instituției.

Include informații despre diviziile structurale, numele profesiilor, lista posturilor angajaților. Actul trebuie să indice numărul de personal necesar pentru funcționarea organizației.

La compilare, se utilizează un formular aprobat de Comitetul de Stat pentru Statistică. Importanța documentului în cauză constă în eficientizarea fluxului de lucru, optimizarea acestuia. Documentul îndeplinește următoarele funcții:

• se creează o structură vizuală a instituției;
• sunt specificate unitățile de stat;
• controlul compoziției cantitative și calitative a lucrătorilor;
• urmărirea mărimii indemnizațiilor plătite, sisteme de plată;
• atunci când apar posturi vacante, selecția unui angajat este facilitată.

Pentru angajator, aspectele pozitive ale documentului sunt posibilitatea de a-l folosi în cadrul unei ședințe de judecată privind reducerea. De asemenea, explică refuzul angajării.

În cazul controalelor în societate de către organismele însărcinate cu fiscalitatea sau socială. asigurare - acest act este necesar. În ciuda prezenței opționale a unui document, inspectorii vor cere un act pentru a putea verifica acumularea corectă a banilor către angajați.

Fotografia prezintă un exemplu:

Exemplu de formă T3

Pentru diferite instituții

Un act întocmit în raport cu instituţiile care activează în domeniul culturii are caracteristici de redactare deosebite. Precum și alte versiuni ale acestui document. Instituțiile culturale includ:

• cluburi situate în oraș/sat;
• case de cultură;
• centre culturale;
• club auto;
• echipa de propagandă.

Competențele de a întocmi lucrarea revin fondatorilor instituțiilor listate. Printre specialiștii unei organizații culturale se numără: regizor, regizor, scenarist, inginer de sunet, director muzical și alții.

Stabilirea tabelului de personal este interconectată cu numărul de persoane care locuiesc în așezare, cu numărul de organizații care funcționează în oraș timp de 12 luni.

Importantă este și prezența în noi.punct de colective cu titlul de folk sau exemplar.

După evaluarea volumului de muncă, a condițiilor specifice de activitate, de comun acord cu fondatorul, în document pot fi incluse posturi suplimentare. Finanțarea suficientă este, de asemenea, o condiție prealabilă pentru includere.

Managerului i se încredințează funcțiile de repartizare a numărului necesar de angajați, ținând cont de dimensiunea statelor de plată.

În fotografie un exemplu de act:

Un exemplu de act redactat

În ceea ce privește o societate cu răspundere limitată, se poate spune că actul este necesar în următoarele scopuri:

• stabilirea structurii personalului;
• analiza calitatii si cantitatii muncii prestate;
• fezabilitatea continuării cooperării cu personalul existent sau recrutarea altora noi;
• confirmarea corectitudinii deducerilor efectuate la buget;
• contributii la pensie;
• argumentarea problemelor controversate în favoarea întreprinderii.

O persoană nu poate fi acceptată pentru o poziție care nu este în document. Atunci când lista de posturi nu este inclusă în act, aceasta este considerată un obstacol în calea reducerii.

În situația în care un antreprenor individual are doi sau mai mulți angajați, el trebuie să întocmească un act de personal. Acest lucru se datorează nevoii de a încheia contracte de muncă, care să precizeze cerințele de calificare, și să stabilească salariul.

În ceea ce privește organizarea construcției, graficul are caracteristici distinctive:

• instituția nu este împuternicită să introducă titluri de post din propria voință, care este asociată cu producția periculoasă (la întocmirea actului se folosesc cărți de referință profesionale cu rating);
• au o structură specială.

Exemplu de firma de constructii

Programul trebuie să reflecte angajamente pentru condițiile de muncă dăunătoare și periculoase pentru lucrători.

În ceea ce privește HOA, nu sunt stabilite instrucțiuni speciale pentru întocmirea actului în cauză. Datorită prezenței programului într-o formă vizuală, puteți vedea câți bani sunt cheltuiți pe un angajat și pe organizație în ansamblu.

Documentul nu conține numele persoanelor care ocupă o anumită funcție, ceea ce este asociat cu posibilitatea de angajare după întocmirea actului. Sosind la interviu, portarul ar trebui să poată stabili imediat salariul și să ia o decizie privind angajarea.

Program în HOA:

Un exemplu de act în HOA

Programul magazinului se bazează pe numărul de angajați. Poate fi un chioșc mic cu un singur vânzător, director și contabil, sau un supermarket mare cu o listă decentă de personal.

Pentru fiecare angajat se încheie un contract de muncă. Indică funcția și rangul în care persoana este angajată.

Tot in domeniul comertului este supus incheierii un acord de raspundere pentru proprietatea angajatorului. Salariatul este obligat să asigure siguranța bunurilor de valoare care îi sunt transferate în legătură cu încheierea unui contract de muncă.

Programul poate conține următoarele rânduri:

Exemple de informații dintr-un document

Într-o unitate de catering, documentul arată cam așa:

Pentru industria de catering

Programarea într-o instituție medicală, de exemplu, într-o clinică, este responsabilitatea managerului sau angajatului care este autorizat de acesta. Standardele pentru numărul de personal sunt date prin ordinele Ministerului Sănătății.

La nivelul legislativ al regiunii în care se află policlinica se stabilește o prevedere privind posibilitatea șefului de a întocmi și aproba documentul.

Titlul posturilor cuprinse în grafic trebuie să corespundă cărților de referință despre profesii. Pot exista excepții în anumite cazuri. Dacă aveți dreptul la beneficii, acest fapt trebuie inclus în program.

Actul personalului unui salon de înfrumusețare indică:

• ierarhia departamentelor;
• numărul de unități de personal;
• valoarea salariilor;
• lista de posturi;
• indemnizații și plăți suplimentare;
• ordin de acumulare.

Un exemplu de act pentru un serviciu de urgență:

Pentru serviciul de urgență

Instituție educațională:

Pentru o instituție de învățământ

Hoteluri:

Pentru hotel

Instrucțiuni pas cu pas pentru compilare

Un act se întocmește în următoarele etape:

Cine o face?

Legiuitorul nu indică cine este responsabil cu întocmirea documentului de personal. În practică, se stabilește că acestea pot fi:

• persoane care ocupă funcții de conducere;
• un grup de persoane special creat în acest scop;
• angajat al departamentului de personal;
• departamentul economic;
• Departamentul legal;
• departamentul de organizare a muncii și a salariilor.

Este necesar ca la pregătirea actului să ia parte un specialist din departamentul economic.

Câți ani se păstrează?

Termenele de păstrare a documentației sunt stabilite de Arhivele Federale. Potrivit actelor elaborate de departamentul specificat, perioada de depozitare va fi de trei ani. Numărătoarea inversă începe din momentul în care documentul a devenit invalid.

Când se schimbă?

Potrivit manualului, care indică calificările posturilor de angajați, subordonați și superiori, responsabilitatea înregistrării revine economistului de muncă. Dat fiind faptul ca nu toate firmele au aceasta pozitie, conducerea decide asupra implementarii lucrarii in cauza.

Exemplu de ordine de modificare

De regulă, la întocmirea unui act, se folosesc sarcini de producție și cantitatea de muncă. Conform datelor specificate, se recrutează personalul și se calculează fondurile necesare pentru plata avansurilor stabilite la nivel legislativ.

Structura întreprinderii nu este eternă, pe măsură ce i se fac ajustări, se schimbă și se dezvoltă. Schimbările pot fi asociate cu creșterea numărului de zone, întreținerea de către organizație, ajustarea tipurilor de activități în care este angajată întreprinderea.

Datorită prezenței unor astfel de circumstanțe, forma activității muncii se schimbă, ceea ce poate duce la o modificare a dimensiunii întreprinderii în direcția creșterii sau scăderii.

Introducerea ajustărilor este asociată și cu o modificare a tarifelor. În ceea ce privește salariul minim, în mod regulat se adoptă modificări în legislație pentru creșterea acestuia. În acest caz, angajatorul, în virtutea capacităţii financiare, are dreptul de a majora salariul.

Rectificările actului se fac pe baza documentației elaborate în compartimentul de contabilitate.

Pentru vreme de război

Instituțiile și organizațiile de diferite forme au dreptul să adopte un orar pentru o perioadă de timp considerată militară. Întocmirea și completarea actului nu creează dificultăți, deoarece se realizează în același mod ca procedura standard.

Baza procesului luat în considerare este sarcina de mobilizare primită de la biroul militar de înregistrare și înrolare și alte structuri, de exemplu, Ministerul Situațiilor de Urgență. Conform documentatiei primite se calculeaza numarul de personal, dupa care informatia se introduce in act.

Secția de internare a spitalului a primit o sarcină pentru perioada de război privind instalarea de paturi suplimentare în valoare de 250 de unități.

După revizuirea cerinței, managerii decid de câți lucrători au nevoie pentru a servi pacienții. În continuare, se întocmește un grafic și se aprobă prin emiterea unui ordin.

Subdiviziunea structurală

Prima coloană a documentului în cauză se numește „Numele unității structurale”. Când programul este întocmit pentru organizațiile comerciale, nu există restricții cu privire la numele departamentelor.

Sunt luate în considerare doar cerințele terminologice, acestea indicând că nu este de dorit să denumim unitatea cu un cuvânt străin puțin cunoscut.

În unele organizații, numele unității afectează dreptul angajatului la beneficii. Un exemplu ar fi instituțiile de sănătate și de învățământ. În acest caz, departamentul de personal preia sarcina de a indica corect numele departamentului.

Pentru a facilita munca departamentului de personal, au fost create clasificatoare ale industriilor periculoase și alte liste. Numele sunt introduse în raport cu apartenența la grup:

• conducerea este inițial indicată;
• producție;
• auxiliar.

Este necesar pentru IP?

Actele legislative nu stabilesc obligația întreprinzătorilor individuali de a întocmi documentul de personal.

Cu toate acestea, în ciuda acestei prevederi, întreprinzătorii individuali nu sunt sfătuiți să neglijeze pregătirea actului. Acest lucru se datorează în primul rând faptului că întreprinzătorul angajează angajați cu care s-a încheiat un contract de muncă.

Indiferent de forma sistemului de impozitare actual, proiectarea graficului vă permite să excludeți impunerea unei amenzi pentru absența acestui act. Ca o excepție, luați în considerare situația în care antreprenorul nu are angajați.

Categorii de locuri de muncă

Pentru anul 2019, legiuitorul nu a elaborat reguli privind formarea uniformă a titlurilor de post în grafic. Normele prescrise în standarde sunt supuse respectării în anumite condiții de muncă și în structuri de importanță de stat. Multe companii au propriile reguli atunci când numesc poziții.

Un exemplu de titlu de post la modă într-o organizație ar fi un manager. De fapt, acesta este același agent de curățare. Totuși, postul se numește manager de servicii de curățenie. Acest nume este folosit pentru a stimula o persoană să lucreze.

Când numărul personalului din organizație este mic, atunci o persoană poate ocupa două posturi simultan.

Notă explicativă

Acest act este necesar atunci când se aprobă un nou program, care indică poziții neutilizate anterior. Nota oferă rațiunea acceptării acestor modificări. Aceeași regulă se aplică și cazurilor în care numărul de angajați este redus.

Un exemplu de notă explicativă

Nota este intocmita de conducerea unitatii unde au fost inovatii. Modificările efectuate trebuie să fie justificate. Pe document este pusă viza șefului organizației, dând motive să se creadă că este de acord cu astfel de ajustări.

Coeficientul districtual

Elaboratorii listei de personal trebuie să aibă în vedere că în coloanele privind tarifele se indică valoarea plății, care corespunde cu salariul stabilit de societate în contractul colectiv.

Coeficienții de importanță regională trebuie indicați în coloana de indemnizație. Astfel de plăți sunt stabilite în conformitate cu reglementările statului.

Programul trebuie să indice pentru ce se face plata indemnizațiilor.

Tipul de documentație de personal considerat, deși nu este obligatoriu, majoritatea organizațiilor întocmesc și se ghidează în activitățile lor de acest act. Acest lucru se datorează funcționalității hârtiei.

Tabelul de personal este o formă convenabilă de sistematizare a datelor privind numărul de personal al unei organizații în contextul diviziilor structurale și luând în considerare statul de plată. Menținerea unui tabel de personal este obligatorie pentru toate întreprinderile. Acesta este unul dintre principalele documente ale companiei, afișează întreaga structură a întreprinderii, precum și fondul de salarii.

Personal: caracteristici de management

Lista de personal afiseaza structura de personal a intreprinderii, defalcata pe departamente, functii, profesii si tinand cont de fondul de salarii (salarii tarifare si indemnizatii pentru posturi). Acest document include toate unitățile structurale, inclusiv posturile vacante.

Completarea acestui document este obligatorie pentru fiecare întreprindere; pentru aceasta, puteți utiliza formularul unificat T-3 sau puteți crea propriul exemplu de tabel de personal. Formularul T-3 dezvoltat de Comitetul de Stat pentru Statistică este clar de completat și ușor de utilizat, așa că majoritatea întreprinderilor preferă să-l folosească.

Tabelul de personal este alcătuit pentru întreaga companie în ansamblu, luând în considerare toate diviziile și sucursalele. Pentru o sucursală se poate întocmi un document separat, dar acesta trebuie inclus în graficul structurii de personal a companiei în ansamblu.

Tabelul de personal se întocmește la începutul întreprinderii, perioada de valabilitate a acesteia este stabilită de companie în mod independent. Totodată, data întocmirii și data expirării trebuie indicate pe document. Majoritatea companiilor realizează personal pentru un an, dar dacă nu există schimbări semnificative în companie, atunci acesta poate fi întocmit pentru câțiva ani.

În cazurile de redenumire a posturilor și departamentelor, introducerea de noi unități structurale, restructurarea structurii organizatorice a companiei, reducerea personalului, este imperativ să se facă modificări în tabloul de personal.

Modificările se fac la ordinul șefului. Comanda poate fi:

• a face modificări (cu modificări unice, de exemplu, adăugarea unei noi poziții);
• să întocmească un nou tabel de personal (recomandat de cel mult 6 ori pe an).

Modificările în tabelul de personal trebuie notificate în scris angajaților care sunt afectați de aceste modificări.

Specialiștii departamentului de personal sau departamentului de contabilitate sunt numiți responsabili cu întocmirea tabelului de personal, dacă firma este mică, acest lucru poate fi făcut de către șef.

Tabelul de personal conține elemente ale unui secret comercial (de exemplu, suma salariului), prin urmare este întocmit într-un singur exemplar și stocat în departamentul de contabilitate, dacă este necesar, se poate întocmi o copie pentru manager. Numai acea parte a documentului care se referă la domeniul lor de responsabilitate este comunicată șefilor diviziilor structurale. Informațiile despre posturile vacante sunt furnizate departamentului de personal.

Lista personalului nu include informații cu numele persoanelor care ocupă funcții individuale. Aceste date sunt introduse într-un document separat neobligatoriu pentru companii - Personal sau înlocuiri, acest document poate duplica exemplul de tabel de personal doar cu o coloană suplimentară cu numele complet al angajatului.

Un exemplu de structură de personal

Personalul întreprinderii trebuie să includă următoarele secțiuni:

1. Numele companiei și codul OKPO.
2. Data documentului, numărul și data expirării.
3. Enumerarea subdiviziunilor structurale ale firmei. Dacă o întreprindere este asociată cu serviciul public sau cu condiții de producție periculoase, atunci numele departamentelor trebuie să corespundă exact clasificatoarelor, directoarelor și reglementărilor de stat și industriale, pentru a nu provoca probleme la înregistrarea pensiilor preferențiale pentru angajați.
4. Codurile departamentelor. Pentru fiecare divizie din întreprindere, este determinat un cod separat, care afișează locul diviziei în structura generală a companiei, ceea ce simplifică foarte mult fluxul de lucru al companiei.
5. Titluri de post. Toate pozițiile companiei trebuie să fie afișate pe departament. Numele trebuie să corespundă clasificatorului întreg rusesc al profesiilor.
6. Numărul de personal care este prevăzut pentru fiecare post. Dacă ar trebui să lucreze cu normă parțială sau cu jumătate de normă, atunci indicatorii corespunzători sunt introduși în tabelul de personal - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 etc.
7. Tarife pe poziție, indicate în ruble, procent din vânzări sau alți indicatori (în funcție de sistemul de salarizare ales la întreprindere).
8. Indemnizații, bonusuri pentru fiecare poziție. De asemenea, pot fi afișate atât în ​​ruble, cât și în procente.
9. Suplimentări pentru condiții dăunătoare de muncă, care sunt aprobate conform unei scheme speciale.
10. Salariul total, ținând cont de indemnizații etc. Din această coloană, este ușor și simplu pentru manager să vadă statul de plată pe lună.
11. Notă. Dacă calculul salariilor este foarte complex, atunci puteți introduce numărul documentului în această coloană, care descrie calculul detaliat.
12. Semnătura șefului, precum și a contabilului șef și a șefului serviciului de personal.
13. Ordinul liderului.

Dacă angajatul nu ocupă o anumită poziție, dar este implicat în efectuarea de muncă temporară, atunci acest lucru ar trebui inclus și în tabelul de personal.

La completarea salariilor și indemnizațiilor tarifare apar adesea erori, acestea putând fi corectate prin tăiere și corectare cu semnătura interpretului.

Rolul personalului în întreprindere

La alcătuirea tabelului de personal, trebuie să respectați cu atenție regulile, deoarece este adesea folosit ca probă în litigii și atunci când solicitați o pensie. Acest document are o perioadă de valabilitate permanentă.

Din document, managerul poate analiza structura întreprinderii, numărul de posturi, fondul de salarii și poate face comentarii.

În unele cazuri, în timpul angajării, un salariat trebuie să fie familiarizat cu evidența funcției sale din tabelul de personal, dacă contractul său de muncă indică faptul că salariul este format conform tabelului de personal.

Un angajat poate solicita și un extras din lista de personal cu date privind funcția și salariul său, este important ca acest document să conțină date referitoare doar la acest angajat.

Organismele de stat (Inspectoratul Fiscal, Fondul de pensii, Fondul de asigurări sociale etc.) necesită adesea personal în procesul de inspecție.